EDUS – Gestion de projetINFO 3.1

Chapitre III. Gestion financière

A. DéfinitionsA.1. Comptabilité générale et analytique  Comptabilité générale : enregistrement des résultats de l’exploitation pour

l’ensemble de l’organisation (recettes et dépenses). Présentation des comptes par nature (type) de produit et de coût.Principal objectif : clarté des mouvements financiers, réponse aux obligations légales(cfr plan comptable ), information sur le résultat général de l'activité en terme financier : fonction passive, établie après exercice.

Comptabilité analytique : enregistrement des résultats de l’exploitation par secteur d’activités (centre de frais ou centre de responsabilités). Présentation des comptes par destination (secteur).Elle se définit comme un instrument d'analyse des coûts des différentes fonctions de l'entreprise. Elle a pour principal objectif d’éclater les résultats de la comptabilité générale par secteur, pour le passé et le présent.

Bilan : image de la valeur (patrimoniale) de l’organisation à un moment donné.Actif : utilisation des ressources (immobilisés, actifs circulants, clients, banque…).Passif : ressources pour l’activité (fonds propres, emprunts…). Les comptes de bilan se prolongent d’année en année jusqu’à la clôture de l’activité.

Compte de pertes et profits : résultats financiers des différentes activités de la période considérée : débit : dépenses - crédit : recettes.Appelé aussi « compte de résultat » ou « compte de l’exploitation ». Le compte de résultat est remis à zéro tous les ans.

Amortissement : constitution d’une réserve financière destinée à remplacer les bâtiments, le matériel, au terme prévu de son utilisation.

Centre de responsabilités : unité de travail d’une organisation (secteur, département, service…) que l’on veut distinguer sur le plan financier et organisationnel.

A.2. BudgetEnsemble de prévisions financières exprimées en terme quantitatif conçu pour la gestion d’un centre de responsabilité pour une période déterminée dans le futur.

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La gestion budgétaire s’appuie sur des prévisions, fonction des conditions intérieures et extérieures à l’entreprise. A partir de ces prévisions, les responsables de l’entreprise reçoivent, après accord, des attributions – programme et moyens – pour une durée limitée – en valeur (et en quantité, si possible). Un rapprochement a lieu généralement entre ces budgets et les réalisations afin de mettre en relief les différences qui en découlent. L’explication et l’exploitation de ces écarts constituent le contrôle.

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Cette définition nous indique déjà trois choses essentielles :1. les prévisions sont fonction des conditions intérieures et extérieures à

l’entreprise,2. la méthode budgétaire est quantifiée,3. la méthode budgétaire s’applique à l’ensemble de l’entreprise.

4 catégories :

1. Budget de personnel :

Il comporte deux volets :- l'aspect quantitatif et qualitatif d'une part: effectifs nécessaires pour

l'activité prévue et sa qualification,- l'aspect pécuniaire d'autre part: le coût du personnel en y incluant toutes les

charges inhérentes du travail du personnel: Assurances, charges patronales, déplacements,...

2. Budget d’investissement :Concerne tous les biens mobiliers, immobiliers, stocks et gros matériel. (investissement = tout bien acquis tendant à maintenir ou développer la capacité de production d'un bien du service, ou d'accroître la qualité de l'activité quelle qu'elle soit (valeur minimale : 300 €).

3. Budget d’exploitation :Concerne toutes les opérations qui relèvent du cycle d'exploitation courant: recettes et dépenses.

4. Budget de trésorerie :Prévoit l'importance des fonds nécessaires à l'échéancier des dépenses courantes et d'investissement. (cf. exercice « établir un budget de trésorerie »).

Il est parfois établi des budgets complémentaires par destination: pour un projet ou programme particulier, le budget peut ou non faire partie intégrante du budget peu global du service ou de l'institution concernée.La gestion budgétaire trouve également pleinement sa raison d’être dans la procédure de contrôle de gestion, c’est-à-dire l’analyse de l’écart financier entre les coûts et recettes projetés par rapport aux dépenses et recettes réalisées pour une période donnée.Cette analyse permet : - de responsabiliser les acteurs,

- d’apporter les concepts nécessaires,- d’assurer un contrôle des mouvements financiers.

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Ce contrôle de gestion doit donc s’effectuer de manière permanente.

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B. Comptabilité

B.1. Principes d’application : Créer des centres de frais homogènes ou centres de responsabilités

(homogènes par rapport aux charges qui leur sont imputées: personnel, frais généraux...).

Les charges directes sont affectées sans équivoque de par leur destination(ex. : personnel affecté en permanence à un centre de frais, investissement destiné à un seul service...).

Les charges indirectes peuvent être affectées selon différents moyens appropriés :- soit l'on dispose de mesures précises: consommation en électricité si chaque

section possède un compteur...- soit l'on définit des clés de répartition. (ex. : m2 pour le nettoyage, m3 pour

le chauffage...). Découpage en sections homogènes sera défini « comptablement » de manière

à être le plus près possible de l'organisation réelle de l'activité de l'institution. Nécessité de cohérence.

Dans la mesure du possible, éviter au maximum les imputations de charges indirectes. L'imputation directe permet d'obtenir les résultats par centre de frais le plus proche possible de la réalité.

Comme on peut le constater, l'utilisation de ces principes de comptabilité ne peut s'inscrire que dans le cadre d'une source de responsabilité de gestion qui implique :

- une analyse des coûts/recettes,- un système de communication de ces informations qui permette de transformer ces centres de frais en centres de responsabilités.

B.2. Analyse des coûts :Ensemble des techniques d'aide à la décision concernant les dépenses, c'est donc un instrument privilégié de la maîtrise des coûts.Les coûts peuvent se différencier par : - leur contenu,

- leur champ d'application,- leur moment de calcul,- leur conception économique.

Différenciation par le contenu : - coûts complets, - coûts partiels,

EDUS – Gestion de projetINFO 3.6

- directs, - variables.

EDUS – Gestion de projetINFO 3.7

Différenciation par le champ d'application :- par fonction : production, administration, nursing...- par activité : chirurgie, cuisine...

Différenciation par le moment de calcul :- coûts prévisionnels, standards... (préétablis),- coûts constatés.

Différenciation selon la conception économique :- coût comptable : qui suit la règle comptable (ex. : amortissement en 5 ans),- coût économique : qui reflète la réalité (ex. : amortissement réel en 3 ans),- coût moyen,- coût marginal, en relation au volume d'activité (c'est-à-dire de la dernière

unité produite).

Economie d'échelle

C. Gestion budgétaire

C.1. Etapes de l’élaboration du budget

1.Préparation par centre de responsabilitéChaque responsable de centre d'activité prépare son budget à partir des objectifs qu'il s'est assigné (ou qui lui ont été assignés) pour la période à venir considérée. Cette préparation se fait à partir d'informations en provenance de son service et des autres services (personnel, comptabilité, achats...).

La préparation porte sur les différents volets cités plus haut : En personnel : déterminer en fonction de l'activité prévue les effectifs en

nombre et qualification. En matériel à investir : en fonction des besoins, préparer le choix de

matériel à acquérir (avec l'aide éventuelle du service des achats qui lance les offres de prix).

En frais d'exploitation : à partir des éléments fournis par la comptabilité ou par l’expérience en tenant compte des modifications prévues d'activités, de l'évolution des prix, etc.

EDUS – Gestion de projetINFO 3.8

2.Approbation provisoireLe budget préparé dans ses différents volets est discuté avec la Direction générale.Y sont discutés par exemple : la répartition des effectifs, la nécessité d'acquérir tel équipement, la réduction de frais de fonctionnement... Cette discussion aboutit à l'établissement par centre de responsabilité d'un budget provisoire non encore valorisé en totalité.

3.Valorisation par les centres spécialisésLes services concernés (personnel, achat, comptabilité) valorisent les éléments prévus au budget provisoire. Par exemple, le service du Personnel établit en coût de personnel de chaque service à partir des informations et des décisions prises à l'étape précédente. La valorisation se fait pour les dépenses comme pour les recettes.

4.Etablissement du budget global provisoireLes trois volets du budget pour chaque service sont collationnés pour établir le budget global provisoire de l'ensemble de l'établissement. Le collationnement amène à devoir apporter éventuellement des corrections pour obtenir une bonne interprétation des budgets, éviter les doubles emplois...

5.DécisionsPar les instances concernées (Conseil d'Administration et Conseil Médical, Pouvoir subsidiant), les décisions finales sont prises. La décision peut ne pas être complète ou définitive suite à une demande de complément d'information. Les décisions sont communiquées aux responsables des services qui peuvent alors passer les commandes auprès du service des achats en fonction des échéances fixées.

Le budget constitue un élément clé du système de contrôle de gestiondans son implication financière.

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PLAN COMPTABLE - BILAN

SCHÉMA GÉNÉRAL

1. COMPTES DE BILAN

ACTIF (affectation des ressources)

Classe 2 - immobilisé- créances à long terme

Classe 3 - stockClasse 4 - créances à court termeClasse 5 - disponible

PASSIF (origine des ressources)

Classe 1 - fonds propres- dettes à long terme

Classe 4 - dettes à court terme

2. COMPTES DE RÉSULTATS

Classe 6 - charges (achats, frais généraux, personnel, amortissements, autres charges,- charges financières, charges exceptionnelles)

Classe 7 - produits

3. ÉLÉMENTS DU BILAN

ACTIF PASSIF(affectation des ressources) (origine des ressources)

Immobilisé : terrain, immeuble, matériel

Non exigible : capital, réserve, subsides, résultats de l'exercice.

Réalisable : stocks, débiteursDisponible : banque - caisse Exigible : long terme (emprunts),

court terme

EDUS – Gestion de projetINFO 3.10

C.2. Le centre de responsabilité (cf. info 3.1) (cf. g. saelens)

C.2.1. DéfinitionLe centre de responsabilité est le niveau retenu pour la préparation et le suivi du budget et des autres informations financières, où seront mis en rapport l'activité et les moyens pour la réaliser, avec désignation d'un responsable pour la fixation des objectifs initiaux et la mise en oeuvre éventuelle de corrections en cours d'année.

Il ne peut y avoir de C.R. que s'il y a effectivement un responsable qui bénéficie d'une autorité et d'un pouvoir réel reconnu pour être à même de décider (cfr délégation de pouvoir dans le contexte de la gestion participative).

L'ensemble des C.R. doit couvrir la totalité des activités du projet.

En conclusion, le système de budgétisation sera : participatif, global (complet), basé sur des informations sûres, s'inscrivant dans les objectifs généraux du projet, les objectifs qualitatifs seront considérés comme des facteurs économiques et

donc traduits si possible en termes quantitatifs (recettes, coûts).

C.2.2. Les pathologies budgétaires

Budgetgénéral

Budgetdes

départements

Budgetdes

centres deresponsabili

té

Institution

Fonctions

Sous-fonctions

EDUS – Gestion de projetINFO 3.11

Maladies Type de budgétisation Type de contrôle Dysfonctionneme

nt

Bureaucratie

Prédominance de la règle

budget statu quo.

Budget autorisation de dépenses.

Contrôle avant l'action par le supérieur hiérarchique.

Autocontrôle inexistant.

Contrôle de type administratif.

Reconduction des erreurs du passé.Gommage des écarts (enregistrements différés, achats inutiles ou anticipation de la facturation).

Prévisionnite+

phobie des écarts

Prédominance de la prévision (au détriment des objectifs et des programmes d'action).

Prévisions par extrapolation des évolutions constatées dans le passé.

Contrôle destiné principalement à actualiser les prévisions.

Contrôle à dominante comptable et financière.

Objectifs plus proches de l'hypothèse basse que de l'hypothèse haute.Standards techniques trop « faciles ».Réactions d'autodéfense: stocks tampons, anticipation de livraisons ou de facturation, retards de facturation ou d'enregistrement de factures fournisseurs, transfert d'imputation comptable...

Perfectionnite

Budgets - carcans extrêmement détaillés

(on veut « tout prévoir »).Autant de rubriques budgétaires que de postes comptables.

Contrôle comptable et tatillon.

Multiplication des états budgétaires.

Hypertrophie du contrôle budgétaire.

Excès de détails risquant de masquer l'essentiel.

Tentation indépendantis

te

Deux types de budgétisa-tion en concurrence : - budgétisation de

type « belligérant et séparatiste », les responsables étant incités à négocier des « accords budgétaires », dans un climat qui reste conflictuel,

Contrôle destiné à évaluer les performances des unités de gestion décentralisées.

Contrôle mettant en lumière les qualités de négociateur des responsables budgétaires plutôt que leurs qualités de gestionnaire.

Transformation de l'entreprise en champ de bataille ou, au contraire, recherche de l'entente cordiale (au détriment des performances).

« Débitite chronique » (chaque unité recherchant les occasions de

EDUS – Gestion de projetINFO 3.12

- budgétisation de type « gentlemen's agreement », les budgets servant à délimiter les territoires dans une optique de « paix négociée ».

"facturer les défaillances aux services « responsables »).

C.2.3. Quelques principes comptables (cfr bibliogr. Mikolajczak & Mathieu)

I. Fondements

1.L'entité "entreprise"Enoncé : le système comptable ne permet de connaître que des entités identifiables. Nous appelons E. (« entreprise ») l'entité comptable de base.Commentaire : comptabilité - outil d'information. Il s'agit donc de définir clairement à quelle entité elle se rapporte.

2.L'unité de mesure monétaireEnoncé : l'unité de mesure monétaire est utilisée comme dénominateur commun permettant de mesurer une entité économique et ses transformations.Commentaire : il n'est de mesure possible que si l'instrument de mesure est unique, ici en l'occurrence la monnaie tout sera traduit en valeur monétaire. Certaines valeurs non quantifiables peuvent être évaluées à partir du risque à provisionner (ex. : accidents de travail).

3.Permanence des méthodesEnoncé : toute méthode d'appréciation ou de présentation, une fois déterminée, ne peut être modifiée dans le temps.Commentaire : il peut cependant y avoir modification de méthode si une autre procédure s'avère mieux adaptée pour l'info de l'E. et sa gestion. Dans cette hypothèse, il y a lieu de mentionner clairement dans les états financiers la nature de la modification et son impact sur les chiffres présentés. Cette unicité de méthode est particulièrement importante dans le cas de comparaison entre entités distinctes.

4.Continuité de l'entreprise

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Enoncé : en compta, on considère l'E. comme entité à durée non limitée. La compta n'est pas l'évaluation d'un patrimoine mais un outil de gestion dynamique d'une E. avec des objectifs à long terme.Commentaire : l'E. est présumée exercer son activité dans la continuité (cfr valeur des amortissements).

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II. Saisie des faits comptables

1.La justificationEnoncé : toute écriture comptable s'appuie sur une pièce justificative datée et porte un indice de référence à celle-ci.Commentaire : ce principe est indispensable pour la régularité des comptes, comme instrument de preuves et déterminera sa qualité économique et juridique à l'opération comptable.

2.UniversalitéEnoncé : selon ce principe, la compta doit saisir l'ensemble des opérations, des avoir, droits et obligations ainsi que l'ensemble des engagements et responsabilités de l'entité.Commentaire : l'ensemble des opérations doit trouver son expression dans le plan comptable.

3.Non CompensationEnoncé : en compta aucune compensation ne peut être effectuée entre des avoirs et des dettes, des charges et des produits ni entre des droits et des engagements.Commentaire : si une E. a, par exemple, en même temps une créance vis-à-vis d'un tiers, elle ne peut annuler la première. Il faut garder trace de l'un et de l'autre même si en terme de résultat les deux s'annulent.

4.Spécialisation de l'exerciceEnoncé : les produits et charges sont enregistrés au fur et à mesure qu'ils sont acquis ou qu'ils ont été engagés (et non lors de leur encaissement ou paiement), mais il faut les enregistrer dans les états financiers de la période concernée.a. Réalisation:Enoncé : ce principe détermine le moment où un produit comptable doit être enregistré.Commentaire : ce principe permet de définir clairement le résultat de la période comptable.

b. Rapprochement des produits et des charges :Enoncé : principe selon lequel un lien doit être établi, dans la mesure du possible entre les produits et les charges qui ont été engagées en vue de les engendrer.Commentaire : ce principe vise un double objectif: déterminer le résultat (accroissement d'actif net) d'une période comptable, en comptabilité générale ou le résultat d'un produit, projet, en comptabilité analytique.

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EDUS – Gestion de projetINFO 3.16

III. Evaluation

1.Evaluation distincteEnoncé : pour chaque groupe d'objets similaires, une règle d'évaluation appropriée doit être appliquée.Commentaire : chaque élément du bilan doit être évalué selon des règles qui visent à donner une image fidèle de la situation de l'E. eu égard au principe de continuité(ex. : valeur du stock, valeur du marché).

1.PrudenceEnoncé : ne pas présenter Commentaire : L'information comptable doit être la plus adéquate, permettant au lecteur d'évaluer le risque.

2.ObjectivitéEnoncé : l'évaluation doit être fondée sur des méthodes fiables et des données contrôlables. Celles-ci doivent être libres de préjugés et d'influences subjectives.Commentaire : la méthode doit être techniquement valable, appropriée aux circonstances et clairement explicitée.

3.Importance relativeEnoncé : les états financiers doivent révéler toutes les opérations dont l'importance peut affecter les évaluations ou les décisions.Commentaire : chaque E. appréciera l'information à communiquer (un minimum légal est requis) en fonction de la conception qu'elle a pour réaliser les objectifs qu'elle s'est assignée.

IV. Information

1.PériodicitéEnoncé : la vie d'une E. est, du point de vue comptable, obligatoirement divisée en périodes annuelles ou plus courtes.Commentaire : ce principe doit être appliqué indépendamment de la vie journalière de l'E.

1.ComparabilitéEnoncé : la forme et le contenu des comptes annuels doivent rendre possible la comparaison dans le temps et entre les E.Commentaire : (cfr principe I,3 « permanence des méthodes ») en fonction du critère de continuité dans le temps, aucune comparaison n'est possible

EDUS – Gestion de projetINFO 3.17

si les méthodes, règles, valeurs ne sont pas identiques ou clairement énoncées.

2.Image fidèleEnoncé : le principe implique que la personne qui prend connaissance des informations comptables peut se fier sur celles-ci, tant sur les valeurs actives que passives, des charges et des produits ainsi que ses droits et engagements.Commentaire : nécessité d'appliquer ce principe et de faire tout commentaire complémentaire si nécessaire.

CONCLUSIONL'information comptable s'inscrit dans un système d'information dont elle constitue

un élément indispensable mais non suffisant pour porter un jugement sur la situation de l'entreprise.

L'ensemble des développements peut être synthétisé comme suit:

entité-entreprise définie unité de mesure monétaire

Sujetdominé par permanence des méthodes

présomption de continuité de l'exploitation

justification des enregistrementsnon compensation

exigences de spécialisation de l'exercice:sécurité technique - réalisation du résultat

- rapprochement produits / charges

Opérations

enregistré via

exigences quantau contenu

importance relativeévaluation distinctecontrôleobjectivitéprudence

exigences techniques périodicitédes utilisateurs comparabilité

Rapportsynthétisé par

exigences des utilisa- IMAGEteurs sur le contenu FIDÈLE