Le monitoring d’un essai clinique · Ce document confidentiel est conservé par l’investigateur principal dans un dossier spécifique à la ... DES PATIENTS (exemple: aplasie

Le monitoring d’un essai clinique

Naima BELDJOUDI

25 novembre 2016

Surveillance de l’avancement d’un essai clinique.

Garantie que la conduite de l’essai clinique, les

enregistrements et les rapports sont réalisés

conformément :

- Au protocole

- Aux Procédures Opératoires Standards du promoteur

- Aux Bonnes Pratiques Cliniques (BPC)

- Aux obligations réglementaires en vigueur

Le monitoring, c’est quoi ?

URC Paris Nord Val de Seine 2

§ 5.18.1 des BPC, les objectifs du monitoring sont de :

Vérifier que les droits, la sécurité et la protection des

patients qui se prêtent à la recherche sont satisfaits.

Vérifier que la recherche est conduite conformément au

protocole en vigueur, aux Bonnes Pratiques Cliniques

(BPC) et aux dispositions législatives et réglementaires en

vigueur.

Vérifier que les données rapportées sont exactes,

complètes et cohérentes avec les documents sources.

Le monitoring, pour quoi ?

3 URC Paris Nord Val de Seine

L’Attaché de Recherche Clinique (ARC) est :

- mandaté par le promoteur,

- assure le lien entre le promoteur et l’investigateur et

- rend compte au chef de projet.

Il est responsable du contrôle qualité de l’essai

(fiabilité et authenticité des données scientifiques recueillies)

et du bon déroulement de l’essai dans les centres.

Le monitoring, par qui ?


Selon le plan de monitoring rôle du chef de projet.

Ce plan d’encadrement de la recherche est fonction :

- de la complexité de l’étude,

- de son niveau de risque (selon les promoteurs),

- du calendrier de visites des patients,

- du rythme d’inclusion.

Il doit ensuite être adapté à la qualité du travail de

chaque centre investigateur et/ou aux modifications

apportées au protocole.

Le monitoring, comment ?


La première visite de suivi doit idéalement se dérouler

dans le mois qui suit la première inclusion dans chaque

centre (service clinique +/- pharmacie).

Elle est très importante car elle permet :

- De s’assurer du bon respect des procédures,

- De voir les erreurs et de les corriger avant l’inclusion

d’un trop grand nombre de patients,

- De rappeler les points importants du protocole,

- De modifier les circuits logistiques si nécessaire.

Le monitoring, quand ?


Mise à jour du classeur investigateur :

- Nouvelle version de protocole

- Autorisation de l’ANSM et avis favorable du CPP

- Mise à jour du FDF et des CV (voir diapo suivante)

- Correspondance (newsletters, mails…)

- Vérification du remplissage de la liste des patients

inclus et du registre des patients éligibles non inclus

- Ajout d’étiquettes d’inclusion vierges

- Mise à jour des feuilles de route

- Comptabilité des NIFC vierges et des CRF restants…

La visite de monitoring (1)


FDF annoté

La visite de monitoring

TITRE DE LA RECHERCHE : Essai randomisé multicentrique d’efficacité et de tolérance du traitement de l’accès palustre simple d’importation par Riamet® versus Malarone®.

N° IDRCB : 2010-019950-42 CODE : P081222

LIEU DE RECHERCHE : Centre .....

Nom - Prénom

Paraphe (1)

Fonction dans le

service Tâches dans la

recherche (2)

CV fourni

(3)

Date de début de fonction dans la

recherche

Date de fin de fonction dans la

recherche Date et Signature

Investigateur Principal :

Date et Signature

Investigateur Principal

1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8

Signature IP

PH, CCA, PATT... 1 à 8 si n°CNOM

Signature Collaborateur 1

Contre- Signature IP

TEC / ARC, IDE... 1, 2, 5, 6, 7







Signature

Collaborateur 5 Contre- Signature

IP

Signature


IP

Signature


IP

(1)

Indiquer les initiales utilisées dans toute la documentation (2)

Reporter dans cette colonne les numéros des tâches assignées par l’investigateur principal :

1. Sélection des patients ; 2. Information du patient ; 3. Recueil du consentement ; 4. Randomisation ; 5.Suivi du patient ; 6.Remplissage des cahiers d’observation ; 7. Correction des cahiers d’observation ; 8. Déclaration des EIG (3)

Tout collaborateur ayant une fonction de recueil de consentement et de déclaration d’EIG, doit justifier de sa qualité de personnel médical inscrit à un Ordre professionnel

Formulaire

MalaRia

FORMULAIRE DE DELEGATION DE FONCTIONS

Page __ / __


La liste des patients inclus

LISTE D’IDENTIFICATION DES PATIENTS INCLUS

«Essai randomisé multicentrique d’efficacité et de tolérance du traitement de l’accès

palustre simple d’importation par Riamet® versus Malarone®» Pr. Bouchaud (SMIT, Hôpital Avicenne) et Dr. Houzé (Laboratoire de parasitologie, Hôpital Bichat)

Lieu de réalisation de la recherche :

Investigateur principal:

Nom Prénom Date de

naissance Numéro

d’inclusion Date de l’inclusion

Ce document confidentiel est conservé par l’investigateur principal dans un dossier spécifique à la recherche et dans un lieu sécurisé.

Cette liste ne doit pas

quitter le classeur

investigateur

C’est le seul moyen de faire la

concordance entre l’identité

complète du patient et son n°

d’inclusion dans l’étude


Si critère(s) de non-inclusion... ou refus de participation…

Compléter la liste des

patients éligibles non-

inclus (onglet 2 classeur investigateur)

Ce registre des patients éligibles et non-inclus est une obligation éditoriale

pour la publication des résultats de l’étude (flow chart).


Pour chaque patient inclus, l’ARC vérifiera :

1) Le consentement : son existence et sa conformité.

- Date, nom et signature notés par la personne concernée

- Version en vigueur à la date de signature

- Date de signature antérieure à tout acte lié à la recherche

- Paraphe présent sur chaque page de la note d’information (si la note

d’information est dissociée du formulaire du consentement)

- Date, nom et signature notés par l’investigateur (n°CNOM obligatoire)

- Signataire notifié sur le FDF

- Date au mieux le même jour que le patient

- Nombre d’exemplaires : 1 pour l’investigateur, 1 pour le patient, 1 pour le

promoteur (si dans les POS) sous enveloppe scellée signée par l’IP du

centre (parfois 1 exemplaire supplémentaire pour le laboratoire en cas

d’analyses génétiques).



Des formulaires de consentement non-conformes ou

absents entraînent l’impossibilité d’utiliser les données

du patient.

Soyez vigilants dès le début pour vous éviter un travail inutile par la

suite (TEC, IRC : pensez à vérifier le consentement si vous êtes

présents au moment de l’inclusion)


Monitoring du consentement = étape incontournable

avant la vérification des données sources car c’est le

consentement du patient qui autorise l’ARC à consulter

son dossier médical.

En l’absence de consentement, aucun représentant

du promoteur n’est habilité à vérifier les données

sources.

PAS DE CONSENTEMENT = PAS DE MONITORING



2) La notification dans le dossier médical du patient

- des modalités d’information et de recueil de son

consentement pour

- sa participation au protocole X

- avant tout acte spécifique à la recherche.

Point important car ce sera la première chose

vérifiée en cas de perte de consentement.



3) Le respect des critères d’inclusion et de non-inclusion

4) Les EIG (Evènements Indésirables Graves)

Faire l’inventaire des EIG :

Les nouveaux EIG

→ Vérifier leur notification

→ Vérifier si le formulaire est complété ou le faire compléter

Les EIG notifiés

→ Vérifier la mise à jour du suivi (Follow up)

Remarque pour l’AP-HP : existence d’une grille EIG



Exemple de grille EIG

Grille de Classification des Evénements Indésirables pour une Recherche Biomédicale portant sur un médicament ou un produit assimilé Risque de la Recherche : I__B__I Comité de Surveillance Indépendant : Oui □ Non X

Grille d'EIG pour la Recherche Biomédicale (Art. R. 1123-54 du Code de la Santé publique) Essai randomisé multicentrique évaluant l’efficacité et la tolérance du Riamet® par comparaison à la Malarone® dans le traitement de l’accès palustre simple d’importation – P081222

Essai MalaRia

NE PAS NOTIFIER PAR FAX au promoteur (pas de remplissage du formulaire de déclaration d'EIG)

mais à reporter sur les pages événements indésirables du CRF

A NOTIFIER SANS DELAI par l'investigateur au promoteur (envoi du formulaire de déclaration d'EIG par fax au 01 44 84 17 99)

et à reporter sur les pages événements indésirables du CRF

Evénements autres

Effets Indésirables Non Graves attendus Connus pour être liés : au(x) médicament(s) expérimental (aux) ou aux procédures de la recherche.

Effets Indésirables Graves attendus Connus pour être liés : au(x) médicament(s) expérimental (aux) ou aux procédures de la recherche.

Effets Indésirables Graves inattendus

1. EVENEMENTS POUVANT ETRE GRAVES mais non liés aux médicaments(s) expérimental(aux) ou aux procédures de la recherche : Description : Tout ce qui est en rapport avec l'évolution naturelle et habituelle de la pathologie Hospitalisations programmées pour suivi etc… 2. EFFETS INDESIRABLES EVENTUELLEMENT GRAVES MAIS BIEN CONNUS, TRES FREQUENTS ET BIEN MAITRISES DONT LA DECLARATION N'APPORTERAIT RIEN A LA SECURITE DES PATIENTS (exemple: aplasie médullaire lors des chimiothérapies...) : à ne pas notifier sauf si aggravation (exemple: infection compliquant l'aplasie médullaire...).

Description :

Liés au Riamet® -Céphalées -Etourdissements -Troubles du sommeil -Anorexie - Douleurs abdominales, diarrhées, nausées, vomissements

Liés à la Malarone® : -Céphalées -Douleurs abdominales, diarrhées, nausées, vomissements

Description :

Liés au Riamet® - allongement de l’intervalle QTc avec retentissements cliniques détectés au cours du suivi Liés à la Malarone® : - Hépatite - Œdème de Quincke - Choc anaphylactique - Pancytopénie

Cette colonne se remplira au fur et à mesure des notifications par les investigateurs.

Notifier tous les événements présentant l'un des critères de gravité* noté ci-dessous, à l'exception de ceux identifiés dans les autres colonnes

*Critères de gravité: 1- Décès 2- Mise en jeu du pronostic vital 3- Nécessite ou prolonge l'hospitalisation 4- Séquelles durables 5- Anomalie ou malformation congénitale 6- Evénement jugé grave par l'investigateur (raison à préciser) ATTENTION : toute découverte d'une GROSSESSE au décours d'une recherche biomédicale doit être immédiatement déclarée au promoteur et fera l'objet d'un suivi jusqu'à l'accouchement.

Nom, prénom et signature de l'investigateur coordonnateur :

Nom, prénom et signature du responsable de l’URC :

Nom, prénom et signature du référent projet :

Nom, prénom et signature du responsable pharmacovigilance :

Nom, prénom et signature du coordonnateur médical :


1) Compléter le formulaire d’EIG du CRF (papier, électronique) et le signer,

→ En cas d’absence de l’investigateur, tout le monde peut notifier un EIG au promoteur en indiquant son

nom et sa fonction (IDE, TEC…). Le formulaire devra ensuite être complété (imputabilité), daté et

signé par un investigateur.

2) Le faxer au promoteur (pôle pharmacovigilance en général) et ce, sans délai (après si possible un appel téléphonique immédiat en cas de décès ou d’une menace vitale).

Remarque : en cas de décès notifié d’un sujet participant à la recherche, l’investigateur communiquera au promoteur tous les renseignements complémentaires demandés : compte-rendu d’hospitalisation…

Il faut tout ANONYMISER : indiquer uniquement le n° du patient + le nom de l’étude

Exemple : Numéro du patient : ____-______

(n° de centre / n° de randomisation)

Attribué par CleanWEB™ après inclusion

AUCUN Nom / Prénom, NIP, n° de sécurité sociale...

Comment notifier un EIG ?


5) La randomisation / le respect du bras de randomisation

6) Les médicaments expérimentaux (ME)

Vérifier la gestion et l’attribution des traitements :

→ Durée et conditions de stockage adéquates

→ Approvisionnement suffisant pendant toute la durée de la recherche

→ Dispensation uniquement aux personnes se prêtant à la recherche et

aux doses spécifiées dans le protocole : voir ordonnance (parfois

imprimée via le logiciel de rando) + concordance traitement / rando

→ Réception, utilisation et retours contrôlés et documentés

→ Destruction des ME non utilisés conformément aux procédures

Vérifier que les instructions nécessaires concernant l’utilisation, la manipulation,

la conservation, et le retour des ME ont été données aux personnes qui se prêtent

à la recherche (notice, carnet patient…).



7) Le remplissage du CRF et en particulier le recueil des

critères de jugement.

Les données du CRF sont confrontées aux données sources

(dossier médical, cahier infirmier, résultats de laboratoire, compte-

rendu d’échographie, de scanner, radio…) afin d’identifier :

→ Les erreurs de transcription

→ Les données illisibles

→ Les données manquantes (ex : report des EI)

→ Les déviations au protocole

→ Les EIG non notifiés

Assure la qualité et la véracité des données de la recherche.



Les corrections sur le CRF : se font avec l’investigateur ou

une personne habilitée (FDF)

La donnée à corriger est barrée tout en restant lisible

La nouvelle donnée est inscrite à proximité

Apposition du paraphe et de la date de la correction à côté

Exemple :

Nombre de jours d’antibiothérapie :


0 2 8


8) Répondre aux queries si le data est fait au fil de l’eau.

9) Discussion avec les équipes.

Entretien en fin de visite avec l’investigateur principal,

les collaborateurs, TEC, IDE, radiologue…

→ moment d’échange investigateur / promoteur.

(discuter des problèmes rencontrés dans le centre et

aider à trouver des solutions)



Suite à la visite de monitoring :

- L’ARC rédige un rapport de suivi selon le délai défini avec

le chef de projet ou selon les POS du promoteur.

- Le rapport de suivi mentionne la date, le lieu de recherches,

le nom de l’ARC et le nom des investigateurs ou des autres

personnes rencontrées ou contactées.

- Ce rapport fait état des observations et faits significatifs,

déviations et insuffisances constatées lors de la visite de

monitoring, conclusions, mesures prises ou à prendre à des

fins de conformité.

- L’ARC transmet son rapport au chef de projet et

- Envoie un mail de suivi au centre.

Monitoring : et après ?


Le chef de projet :

→ Élabore - des procédures, le plan de monitoring - des documents types pour faciliter le monitoring des ARC

→ Établit - des plannings et calendriers - des tableaux de reporting - des formulaires : rapport, check list …

→ Lit, corrige, valide les rapports

→ Prépare des newsletter, mailing

→ Vérifie le travail des ARC

Monitoring : et après ?


Et le TEC / IRC dans tout ça ?

Visite de monitoring


→ Le TEC / IRC assiste l’investigateur tout au long de

l’essai, de l’initiation à la clôture.

→ Concernant le monitoring, il peut être sollicité pour :

- la prise du RDV de monitoring

- la préparation des documents nécessaire pour la visite :

classeur investigateur, consentements, CRF, dossiers

médicaux ► anticiper la sortie des dossiers +++

- l’accueil de l’ARC et sa présentation aux équipes

- effectuer les corrections du CRF (si FDF ok)

- faire part des difficultés rencontrées dans le centre

→ Il sera également destinataire du mail de suivi.

Visite de monitoring


Des questions ?


Visite de clôture


Clôture, définition

La fermeture du centre intervient lorsque les

inclusions et le suivi des personnes incluses sont

terminés conformément au protocole ou de façon

prématurée selon la décision notifiée par le

promoteur.


Clôture : Quand ? Où ?

La visite finale intervient une fois que tous les

sujets recrutés par le centre ont terminé l’essai.

Elle a lieu dans tous les centres qui ont été ouverts

et ont reçu du matériel / produit, qu’ils aient ou non

inclus des patients dans l’essai.

Cette visite met un terme à la participation du

centre.


Clôture, fin prématurée

Arrêt de participation d’un centre :

- Absence d’inclusions ou trop faible recrutement,

- Départ de l’IP (non remplacé),

- Non respect du protocole, des BPC, voire fraude.

Arrêt prématuré de l’étude :

- Effets secondaires graves majeurs

- Inefficacité du traitement évidente ou perte de chance

dans un bras de l’étude (analyse intermédiaire,

comité de surveillance)

- Alerte des autorités pour l’utilisation d’un produit


Visite de clôture, objectifs

Valider les dernières données (consentements, CRF, EIG,

perdus de vue, finalisation des listes, queries…)

Gestion des traitements et retours

Vérification de la présence de tous les documents

réglementaires, mise à jour si besoin

Récupération des documents à archiver par le promoteur

URC Paris Nord 31 URC Paris Nord Val de Seine

Visite de clôture, objectifs

Inventaire du matériel de l’essai et reprise

Règles de publications

Rappel des obligations de l’investigateur

→ ARCHIVAGE (durée variable selon le type de recherche, voir diapo suivante)

→ AUDIT et INSPECTION possibles


Archivage, durée ?

Pour les recherches portant sur des dispositifs médicaux : 15 ans

Pour les recherches portant sur des dispositifs médicaux de diagnostic in vitro : 15 ans

Pour les recherches portant sur des dispositifs médicaux incorporant une substance qui si

elle est utilisée séparément, est susceptible d’être considérée comme un médicament dérivé

du sang : 40 ans

Pour les recherches portant sur des médicaments à usage humain : 15 ans

Pour les recherches portant sur des médicaments à usage humain dérivés du sang : 40 ans

Pour les recherches portant sur des produits cosmétiques : 10 ans

Pour les recherches portant sur des produits sanguins labiles, organes, tissus d’origine

humaine ou animale, ou préparations de thérapie cellulaire : 30 ans

Pour les recherches portant sur des produits non mentionnés à l’article L.5311-1 du code de

la santé public : 15 ans


Article L5311-1 du CSP

34

1° Les médicaments, y compris les insecticides, acaricides et antiparasitaires à usage humain, les préparations magistrales, hospitalières et officinales, les substances stupéfiantes, psychotropes ou autres substances vénéneuses utilisées en médecine, les huiles essentielles et plantes médicinales, les matières premières à usage pharmaceutique ;

2° Les produits contraceptifs et contragestifs ;

3° Les biomatériaux et les dispositifs médicaux ;

4° Les dispositifs médicaux de diagnostic in vitro ;

5° Les produits sanguins labiles ;

6° Les organes, tissus, cellules et produits d'origine humaine ou animale, y compris lorsqu'ils sont prélevés à l'occasion d'une intervention chirurgicale ;

7° Les produits cellulaires à finalité thérapeutique ;

8° Le lait maternel collecté, qualifié, préparé et conservé par les lactariums ;

9° Les produits destinés à l'entretien ou à l'application des lentilles de contact ;

10° (Abrogé) ;

11° Les procédés et appareils destinés à la désinfection des locaux et des véhicules dans les cas prévus à l'article L. 3114-1 ;

12° Les produits thérapeutiques annexes ;

13° (Abrogé) ;

14° Les lentilles oculaires non correctrices ;

15° Les produits cosmétiques ;

16° Les micro-organismes et toxines mentionnés à l'article L. 5139-1 ;

17° Les produits de tatouage ;

18° Les logiciels qui ne sont pas des dispositifs médicaux et qui sont utilisés par les laboratoires de biologie médicale, pour la gestion des examens de biologie médicale et lors de la validation, de l'interprétation, de la communication appropriée en application du 3° de l'article L. 6211-2 et de l'archivage des résultats ;

19° Les dispositifs à finalité non strictement médicale utilisés dans les laboratoires de biologie médicale pour la réalisation des examens de biologie médicale.

URC Paris Nord Val de Seine

http://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do;jsessionid=CB011ED6040AD4031FAA65169A041331.tpdjo03v_1?cidTexte=LEGITEXT000006072665&idArticle=LEGIARTI000006687809&dateTexte=&categorieLien=cid






Un courrier de fin d’étude est adressé à chaque centre participant (direction de l’établissement, pharmacie, services techniques, et investigateur).

La visite de fermeture du centre peut avoir lieu avant le gel de

base : dans ce cas l’investigateur est prévenu qu’il peut recevoir des demandes de corrections différées.

Mise à jour par l’ARC du classeur investigateur (la

correspondance (copie), modifications substantielles, les différentes versions du protocole, de la brochure investigateur,...) → Liste complète dans les BPC.

Déroulement d’une clôture


Contacts - Prendre RDV avec l’investigateur principal du centre (tel, mail…)

- Prendre RDV avec la pharmacie du centre si possible le même jour

- Prendre RDV avec le laboratoire si besoin → Envoyer courriers Investigateur / Pharmacie / Labo de RDV pour la visite de clôture précisant notamment : * la date et l’horaire d’arrivée, * les références de l’étude, * les éléments essentiels pour optimiser la visite.

Avant la clôture… (1)


Objet : essai XXXXX – PXXXXX Visite de Fermeture du Centre n°02 – La Pitié Salpêtrière Bonjour Dr XXXX, Les inclusions de l’essai intitulé XXXXX, « Etude multicentrique randomisée en double insu des effets de l’administration de …………………. », se sont terminées le 26/11/2012. 31 patients ont été inclus dans votre centre. La dernière visite de suivi prévue par le protocole était planifiée pour le 28/05/2013. Je vous informe par ce courrier que, comme convenu avec XXX et le Dr XXXX, je viendrai à l’hôpital de la Pitié Salpetrière le mercredi 16 janvier 2014 à partir de 9h00 pour effectuer la visite de fermeture de votre centre. Afin d’optimiser au mieux le déroulement de cette visite, merci de :

Mettre à disposition de classeur investigateur

Mettre à jour la liste des patients inclus ainsi que la liste des patients éligibles mais non inclus

Réfléchir aux conditions d’archivage (lieu, boîtes d’archivage …)

Imprimer toute la correspondance du centre en lien avec le protocole. Encore merci pour votre participation. Bien cordialement,

Exemple de courrier clôture centre


Objet : essai XXXXXX – PXXXXX Visite de Fermeture du Centre n°02 – La Pitié Salpetrière Bonjour Mme XXXXX, Les inclusions de l’essai intitulé XXXXXXX, « Etude multicentrique randomisée en double insu des effets de l’administration de …………………… », se sont terminées le 26/11/2012. 31 patients ont été inclus dans votre hôpital. La dernière visite de suivi prévue par le protocole était planifiée pour le 28/05/2013. Je vous informe par ce courrier que je viendrai, comme convenu avec XXXXXXX, à la pharmacie de l’hôpital de la Pitié Salpetrière le jeudi 17 janvier 2014 à 16h30 pour effectuer la visite de fermeture de votre centre. Afin d’optimiser au mieux le déroulement de cette visite, merci de :

Mettre à disposition de classeur pharmacie et les documents relatifs à l’essai (fiches de retour pour destruction à l’AGEPS …)

Mettre à disposition le cas échéant les coffrets de traitement XXX retournés ou non utilisés restant à la pharmacie

Réfléchir aux conditions d’archivage des documents de l’essai (lieu, boîtes d’archivage …)

Rassembler votre correspondance en lien avec le protocole.

Encore merci pour votre participation.

Exemple de courrier clôture pharmacie


Préparation de la visite

Imprimer pour emporter :

- le dernier rapport de monitoring (aide pour voir ce

qu’il reste à mettre à jour, ce qui est en attente)

- les queries qui concernent le centre

- la liste de tous les EIG recensés dans le centre Rq : comparer le tableau ainsi créé (ou transmis par le pôle PV du

promoteur) avec l’ensemble des feuilles EIG récupérées.



Préparation de la visite

Préparer pour emporter :

- Les enveloppes Promoteur de consentements,

- Une copie des courriers de RDV de Clôture,

- Un maximum de documents réglementaires et autres

correspondant aux classeurs Investigateur et

Pharmacie pour leur mise à jour,

- La liste des dates des précédentes visites afin de

pouvoir mettre à jour la monitoring log,

- Préparer en partie le rapport de clôture (à emporter)



Chez l’investigateur

- Vérifier la bonne documentation des EIG

- Récupérer les CRF vierges restants (vérifier le nombre par rapport au nombre d’inclus) et les enveloppes de décodage

→ si le promoteur ne les archive pas, ils sont détruits par ce dernier (traçabilité +++)

- Mettre à jour le classeur investigateur (Cf. check list BPC)

→ signer la monitoring log et la faire signer par l’IP

- Récupération des exemplaires promoteur des consentements sous enveloppe scellée datée et signée par l’IP (liste des consentements présents notés au dos de l’enveloppe)

Pendant la clôture… (1)


Classement

des documents

de l’essai dans

des cartons ou

boîtes d’archivage

mis à disposition

dans le centre

Etiquetage

Modèle ci-contre


CONSERVATION DES DOCUMENTS ESSENTIELS SUR SITE INVESTIGATEUR

PROMOTEUR : Département de la Recherche Clinique et du Développement de l’AP-HP

« Essai XXXX » « P – AOM »

« Etude multicentrique randomisée en double insu des effets de l’administration ……………………… »

Boîte n° ___ / ___

Liste des documents archivés Versions (n° et date)

………………………………………………. …………………………………….

………………………………………………. …………………………………….

………………………………………………. …………………………………….

………………………………………………. …………………………………….

Cette étude s’est terminée en ……………………………… (année X)

Ne pas détruire avant ………………………………… (année X + 15)


A la Pharmacie

- Mettre à jour le classeur Pharmacie du centre (courrier RDV

de Clôture, documents réglementaires …)

- Récupérer une copie des formulaires de comptabilité des

traitements de l’essai.

----------------------------------------------------------------------------------

Remarque importante : un monitoring régulier et bien fait

(suivi +++) = une clôture rapide



L’ARC, après sa visite, adresse un courrier de fermeture au

centre à archiver dans le classeur investigateur.

Le chef de projet envoie les courriers officiels de clôture de la

recherche à l’attention des directeurs des hôpitaux, des

pharmaciens chefs, du CPP, et de l’autorité compétente.

Après la visite de clôture…


Cette dernière visite :

- Met fin au travail effectué pour un projet donné,

- Permet également de faire un bilan de la collaboration

ARC / Investigateur.

Résultats de la Recherche :

Le promoteur envoie un courrier aux investigateurs pour les

informer des résultats globaux de la recherche.

Clôture, conclusion


Brochure investigateur. Mises à jour de la brochure investigateur.

Documenter le fait que les nouvelles informations pertinentes

concernant les médicaments expérimentaux sont fournies au fur et

à mesure.

Amendements/modifications éventuels des documents suivants :

- protocole (page se signature, engagement scientifique…) et cahiers

d’observation ;

- document d’information et formulaire de recueil du consentement ;

- supports susceptibles d’être utilisés en vue du recrutement des

personnes ;

- autres supports de recueil des données.

Check list clôture (BPC)


Amendements/modifications éventuels des documents suivants :

Documenter les révisions qui ont été effectuées sur ces documents

au cours de la recherche. Prouver l’adéquation entre la version des

documents mis à jour et le déroulement de la recherche.

Attestation délivrée par l’assureur.

La date à laquelle il est envisagé de commencer la recherche

Information des investigateurs de la fin de la recherche ou de son

arrêt anticipé. Documentation que l’investigateur a été informé de

la fin de la recherche ou de son arrêt anticipé.



Avis du CPP et avis du CPP pour toute modification substantielle de la recherche. Documenter l’avis favorable du CPP nécessaire à la mise en place de l’amendement.

Autorisation de l’AFSSAPS/ ANSM ou, à défaut, accusé de réception de l’AFSSAPS indiquant, le cas échéant, la date à laquelle, à défaut d’une autorisation expresse, la recherche est réputée autorisée. Et également, Autorisation de l’AFSSAPS/ ANSM pour toute modification substantielle de la recherche et, le cas échéant, la preuve de l’envoi à l’AFSSAPS/ANSM suivie d’un délai de 35 jours, à défaut d’une autorisation expresse.



CV des investigateurs et des collaborateurs impliqués dans la

recherche. Pour l’investigateur, permettre d’évaluer la

compétence et l’aptitude à diriger et surveiller la recherche.

Formulaire de Délégations de Fonctions : Document de recueil

des signatures et paraphes des personnes autorisées à saisir

ou corriger des données dans le cahier d’observation.

Permettre de vérifier que les données ont été recueillies dans le

cahier d’observation par des personnes autorisées.



Procédures de levée de l’insu. Description de l’attribution des

traitements aux personnes et système permettant l’accès au

code de randomisation en cas d’urgence. Documenter le

système qui, en cas d’urgence, doit permettre d’identifier

rapidement le médicament expérimental pour une seule

personne qui se prête à la recherche à la fois.

Documentation de la notification au promoteur par l’investigateur

des événements indésirables conformément aux dispositions

législatives et réglementaires, ainsi qu’au protocole.

Rapport de la visite de mise en place de la recherche. Documenter

la revue des procédures et des modalités pratiques du

déroulement de la recherche, avec l’investigateur et l’équipe

impliquée dans la recherche.



Monitoring Log complet

Liste complète de la correspondance des codes d’identification des personnes incluses dans la recherche avec l’identité de ces personnes. Permet à l’investigateur d’avoir la liste exhaustive des personnes ayant participé a la recherche, afin d’accéder aux dossiers archives/ sources en cas d’audit ou d’inspection. Cette liste doit être conservée conformément aux dispositions législatives et réglementaires en matière de confidentialité.



Liste des personnes sélectionnées dans la recherche. Identifier

les personnes sélectionnées, ayant donné leur consentement et

ayant éventuellement déjà eu un premier examen, durant la

période de sélection de la recherche. Ces personnes ne sont

pas encore considérées comme incluses dans la recherche

biomédicale.

Liste chronologique des inclusions des personnes dans la

recherche. Faire l’état des inclusions chronologiques des

personnes dans la recherche ; les personnes sont identifiées

par leur numéro dans la recherche.



Documents d’information et formulaires de recueil du consentement

complétés, datés et signés. Prouver que le consentement libre,

éclairé, recueilli par écrit de chaque personne qui se prête à la

recherche a été obtenu avant sa participation à la recherche, et

conformément à la loi. Objectiver l’accord donné par la personne

concernée aux personnes chargées du contrôle de la qualité

d’accéder aux données individuelles strictement nécessaires à

ce contrôle (original chez l’investigateur)

Documents sources. Prouver l’existence de la personne qui se prête

à la recherche et l’intégrité des données rapportées. Inclure les

documents originaux liés à la recherche, les traitements et les

antécédents de la personne.



Cahiers d’observation complétés, datés et signés et tout autre document/support servant au recueil des données. Attester que l’investigateur confirme les données recueillies et transmises au promoteur. (copie investigateur, original promoteur)

Queries / Requêtes : Documentation des corrections apportées au cahier d’observation et à tout autre document/support servant au recueil des données. Documenter les corrections et les ajouts au cahier d’observation, ou à tout autre document/ support servant au recueil des données, par des personnes dûment autorisées pour ce faire. (copie investigateur, original promoteur)



Documentation sur le gestion et la comptabilité des UT : vérifier

l’ensemble des ordonnances prescrites, la documentation de la

destruction des médicaments non utilisés

Document récapitulatif par personne se prêtant à la recherche

indiquant : les différents résultats avec la date et l’heure de

prélèvement et celle de l’exécution des analyses, les résultats

des échantillons de contrôle avec les mêmes renseignements

chronologiques, les éventuelles remarques ainsi que les

incidents survenus.

Documenter l’ensemble des résultats pour un type d’analyse

donné ; document réalisé par le biologiste conformément à

l’arrêté du 26 novembre 1999 modifié relatif à la bonne

exécution des analyses de biologie médicale.



Valeurs ou bornes des valeurs de référence des analyses de laboratoire ou des tests et examens prévus dans le protocole en vue d’évaluer l’efficacité ou la sécurité du médicament. Documenter les valeurs de référence.

Document de gestion des échantillons biologiques prélevés (le cas échéant). Permettre de connaître l’identification et la localisation des échantillons biologiques conservés, si des dosages/ analyses ont besoin d’être refaits.



Communications autres que les visites effectuées sur le lieu de recherches :

lettres ;

comptes rendus de réunions ;

comptes rendus téléphoniques ;

messages électroniques ;

télécopies...

Documenter tout contact pertinent concernant la gestion et la conduite de la recherche, les déviations au protocole, les événements indésirables.



Rapport final :

Dans un délai d’un an suivant la fin de la recherche, un rapport

final est établi et signé par le promoteur et l’investigateur

coordonnateur. Tous les investigateurs sont informés des

résultats de la recherche par l’investigateur coordonnateur ou par

le promoteur. Il peut s’agir du résumé du rapport final.



Merci de votre attention

59