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Le référentiel de l’évaluation interne. Présentation du guide pratique Croix Rouge Février 2012. PRESENTATION DES OUTILS COMMUNS. 3 outils communs pour l’évaluation interne - PowerPoint PPT Presentation
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Le référentiel de l’évaluation interne
Présentation du guide pratique Croix Rouge
Février 2012
PRESENTATION DES OUTILS COMMUNS3 outils communs pour l’évaluation interne
le référentiel : un document regroupant un certain nombre d’exigences sous forme de critères. C’est à la fois un outil de mesure et un outil de communication interne et externe mettant en avant les critères de qualité de l’ADIMC74.
le tableur de cotation : un outil informatique qui permet l’organisation de l’évaluation, l’enregistrement des cotations et le suivi des mesures.
le guide pratique : une aide à la compréhension et à l’utilisation des deux précédents outils ainsi qu’à la structuration de la démarche.
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Présentation de la structure du référentiel
3
Ce document comprend 5 chapitres :
CHAPITRE 1 : Un projet d’établissement adapté et respectueux du projet associatif est défini et mis en œuvre.
CHAPITRE 2 : Un accompagnement personnalisé est proposé à « l’usager »
CHAPITRE 3 : Les ressources humaines, administratives, financières et logistiques sont articulées dans une dynamique d’efficience.
CHAPITRE 4 : Un travail en réseau est structuré.CHAPITRE 5 : Un management de la qualité et de la
bientraitance est mis en œuvre.
Chaque chapitre est divisé en plusieurs sous-chapitres, eux-mêmes comprenant plusieurs items. Chaque item se décline en un ou plusieurs critères. Les critères correspondent aux exigences identifiées, le référentiel ESAT comprend 311 questions.
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Chapitre Sous-chapitre Item Critère
les information livrées par le référentiel
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2.1-a L’ESAT identifie différents types d’entrées.
N° CRITÈRE TYPE ADMINISTRATION DE LA PREUVE
31 Il existe une procédure permettant d’identifier tous les modes d’accueil de l’ESAT en amont de la CDAPH
P Contrôle de la documentation interne.
32 Il existe une procédure permettant de structurer une entrée après confirmation de la CDAPH
P Contrôle de la documentation interne.
Le critère qui est l’exigence à partir de laquelle l’établissement va devoir se coter. Un commentaire est parfois rajouté afin de donner des précisions sur cette exigence.
Les modalités d’administration de la preuve Les modalités de l’administration de la preuve donnent les informations nécessaires à la collecte des données permettant de coter chaque critère. Il y a 7 modalités d’administration de la preuve :
- Evaluation par le groupe de travail encadrants - Evaluation par le groupe de travail des professionnels de proximité - Evaluation par le groupe de travail CVS et/ou des représentants d’ateliers - Contrôle de la documentation interne - Contrôle du matériel et des locaux - Enquête auprès des travailleurs - Enquête auprès des partenaires de l’établissement La typologie des critères
Chaque lettre renseignée dans la colonne "Type" est un code correspondant à un type de critère. Il permet d’identifier la nature du critère et est nécessaire pour réaliser une cotation pertinente.
Correspondance lettres/critèresCode Types de critère
CPCritère de cohérence et de pertinenceExemple : L’ESAT prend en compte les capacités physiques et les capacités de compréhension ainsi que le potentiel de développement des travailleurs, dans l’attribution d’un poste de travail.
IA Critère d’implication des acteursExemple : Les travailleurs sont associés à cette évaluation.
MPCritère de moyenExemple : Tous les encadrants bénéficient systématiquement d’une formation à l’animation d’équipe.
PCritère de procédureExemple : Il existe une procédure permettant de structurer une entrée après confirmation de la CDAPH.
R Critère de réalisationExemple : Le modèle de projet personnalisé est conçu en équipe pluridisciplinaire.
SCritère de satisfaction des acteurs Exemple : La qualité des coopérations mises en œuvre avec les professionnels externes est satisfaisante.
TCritère de travaux et/ou d’équipementsExemple : Dans les ateliers, des panneaux ou des supports compréhensibles pour les travailleurs rappellent les règles d’hygiène et de sécurité.
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2ième outil Le tableur de cotation
7
Le tableur est construit dans le logiciel EXCEL et remplit plusieurs fonctions :
Faciliter l’organisation de la démarche d’évaluation au sein de chaque structure ;
Permettre l’enregistrement des données d’évaluation par le biais de :
o une note attribuée à chaque critère
o un commentaire qui précise la note attribuée au critère et, le cas échéant, des pistes d’actions pour répondre à l’exigence du référentiel lorsque celle-ci n’est pas satisfaite ;
Contrôler l’état d’avancement de l’évaluation tout au long de la démarche ;
Faciliter l’analyse des données et par conséquent l’élaboration du plan d’actions.
Ce tableur comporte plusieurs onglets :
Les onglets
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L’onglet "Lisez-moi" L’onglet "Lisez-moi" donne de nombreuses explications sur l’outil tableur et son fonctionnement :
- L’intitulé des colonnes de la feuille Evaluation - Les procédures de sélection (l’utilisation des filtres) - La symbolique des couleurs - Les autres onglets disponibles
L’onglet "Evaluation" Dans l’onglet "Evaluation", le tableur reprend l’ensemble des chapitres, sous-chapitres, items et critères du référentiel. Au total, 10 colonnes sont identifiées :
Les colonnes déjà renseignées et « figées » : Titre de la colonne Action
Item Le n° de l’item du référentiel ESAT CRf
Critère Le n° du critère
Libellé Le libellé du critère
PPA Indique si c’est une Pratique Prioritaire pour les Personnes Accompagnées
Type Le type de critère
Modalité La modalité d’administration de la preuve
Domaine Le domaine d’activités concerné
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Les modalités d’administration de la preuve sont ainsi codifiées :
Codes Modalités
gdt.enc Evaluation par le groupe de travail encadrants
gdt.pro Evaluation par le groupe de travail des professionnels de proximité
gdt.cvs Evaluation par le groupe de travail CVS et/ou des représentants d’ateliers
ctrl.doc Contrôle de la documentation interne
ctrl.mat Contrôle du matériel et des locaux
quest.tr Enquête auprès des travailleurs
quest.ext Enquête auprès des partenaires de l’établissement D’autre part, les domaines d’activités sont en nombre de 11 et ainsi codifiés dans le tableur : Codes Domaine Codes Domaine
1 ACC Accueil et admission 7 RES Travail en réseau, ouverture vers l’extérieur.
2 DYS
Recueil de la satisfaction et traitement des dysfonctionnements, évènements indésirables et des réclamations.
8 GRH Gestion des ressources humaines (salariés)
3 PPP Projet professionnel personnalisé 9 RISQ Gestion des risques
4 REAL Réalisation et suivi de l’accompagnement 10 LOG Logistique et informatique
5 MAN Management de la bientraitance 11 PIL Pilotage de l’activité et gestion financière
6 DRO Respect des droits des travailleurs
10
Evaluation
Une cotation de 1 à 4 (ou n) est attribuée à chaque critère et inscrite dans cette colonne.Niveau 1 : l’exigence n’est pas satisfaiteNiveau 2 : l’exigence n’est pas satisfaite mais des mesures sont amorcées pour réduire l’écart et elles sont formaliséesNiveau 3 : l’exigence est satisfaiteNiveau 4 : l’ exigence est satisfaite et la structure a mis en place un dispositif de contrôle pour vérifier que l’exigence reste satisfaite.
Urgence La colonne « Urgence » donne des repères lors de l’élaboration du plan d’actions. Elle permet d’identifier différentes logiques de priorisation .
Analyse La case « Analyse » permet de rédiger un commentaire afin de justifier la cotation et les pistes d’actions envisagées, en particulier pour les critères côtés 1 et 2.
•Les colonnes à renseigner lors de la phase de cotation :
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L’onglet "Organisation"Cet onglet donne des informations pour organiser la récolte des données. Suivant la proposition d’organisation qui vous est présentée dans le chapitre II (ci-dessous), ce tableau présente une répartition des critères à partir du croisement de deux variables : la modalité d’administration de la preuve et le domaine.
Exemple d’informations données :Le groupe de travail des professionnels de proximité devra coter 19 critères concernant le domaine de la gestion des risques.
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Type Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4
CP Une partie des informations récoltées ne correspond pas à ce qui est attendu
Une partie des informations récoltées ne correspond pas à ce qui est attendu.
Des mesures sont prises pour palier ce déficit
Les informations récoltées correspondent à ce qui est attendu
Un audit interne pour contrôler la cohérence et la pertinence des informations récoltées est
réalisé régulièrement et planifié
IA Peu ou pas de consultations des acteurs
Des mesures sont prises pour consulter l'ensemble des acteurs
Le projet, les orientations, les prestations sont définis en concertation avec l'ensemble des acteurs concernés
Une analyse des résultats est réalisée avec les acteurs concernés
MP Les moyens mis en œuvre sont jugés insuffisants ou insatisfaisants
Les moyens mis en œuvre sont jugés insuffisants ou insatisfaisants.
Un plan d'actions d'amélioration est défini
Les moyens mis en œuvre sont jugés satisfaisants
Une évaluation systématique de l'efficience des moyens mis en œuvre est réalisée
P
Aucune procédure et/ou pas d'outils formalisés.
Existence de procédures et/ou d'outil, mais non finalisé.
Pas de plan d’actions pour corriger l'écart
Aucune procédure et/ou pas d'outil formalisé.Existence de procédures et/ou d'outils, mais
non finalisés.Un plan d’actions pour corriger les écarts est
établi
Les procédures et les outils sont mis en forme et actualisés. Les personnes
concernées sont informées
Une revue documentaire systématique est planifiée 1 fois par an ou tous les 2 ans pour
mettre à jour, améliorer, communiquer les procédures et/ou les outils réactualisés
RLes objectifs ne sont pas atteints.
La procédure et/ou l'instruction ne sont pas appliquées
Les objectifs ne sont pas atteints. La procédure et/ou l'instruction ne sont pas
appliquées. Des mesures sont prises pour améliorer la mise en œuvre des procédures et
des instructions
Les objectifs sont atteints.Les procédures et/ou les instructions sont
appliquées
Un audit interne est réalisé régulièrement et planifié pour :
* Contrôler la mise en œuvre des procédures ou des décisions
* Évaluer les effets de ces procédures ou de ces décisions
S 0 à 80% d'acteurs répondant satisfaits 0 à 80% répondants satisfaits.Des actions correctives sont prévues 81% à 100% répondants satisfaits
Évaluation régulière de la satisfaction.Suivi de la mise en œuvre d'un plan d'actions
correctives
TInfrastructure ou équipement inexistant
ou utilisable mais non-conforme ou encore insuffisant.
Pas de travaux ou d'achat planifié
Infrastructure ou équipement inexistant ou utilisable mais non-conforme ou encore
insuffisant.Travaux ou achat planifiés : plan,
spécifications, autorisations, budget...
Infrastructure conforme, équipement conforme et en quantité suffisante
Vérification régulière du bon état ou de la conformité de l'équipement
Ex de graphique sur les niveaux de critères atteints sur la dimension ACCUEIL
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Cohérence et pertinence
Procédure
Satisfaction
Réalisation
Travaux
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
62.5
0
50
62.5
100
niveau atteintreste à faire
Ex de graphique sur le niveau de réalisation atteint par domaine évalué
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Accueil
GRH
réseau
Dysfonctionnement
Accueil
Projet professionnel personnalisé
Management bientraitance
pilotage de l'activité
logistique et informatique
risque
droits des travailleurs
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Niveau de réalisation
Niveau de réalisation
Ex de graphique illustrant le niveau d’urgence des plans d’action à mettre en œuvre en fonction des domaines évalués
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Accueil
GRH
réseau
Dysfonctionnement
Réalisation de l'accompagnement
Projet professionnel personnaliséManagement bientraitance
pilotage de l'activité
logistique et informatique
risque
droits des travailleurs
0
50
100
Priorité d'action en fonction des niveaux d'urgence
niveau d'urgence
Ex de graphique illustrant le niveau de cotation moyen des critères par chapitre
Interprétation : le chapitre « PE » a globalement peu d’exigences non satisfaites ou peu satisfaites (20 %) par rapport aux exigences satisfaites cotées 3 et 4 qui représentent 80%
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Le Pro
jet d'ét
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t
Personnali
sation de l'
accompag
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t
Les re
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ent
Le tra
vail e
n résea
u
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on de la b
ientra
itance
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
cotation à 4
cotation à 3
cotation à 2
Cotation à 1 (exigence non satisfaite)
Recommandations croix rouge pour réussir l’évaluation interne
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1. Former les évaluateurs à l’utilisation du référentiel et du tableur de cotation.
2. S’approprier de façon globale le référentiel avant de démarrer la collecte des données et la cotation.
3. Toujours resituer le critère dans le contexte de son chapitre / sous-chapitre / item.
4. Répondre à la question posée à travers le critère et seulement à cette question, sans chercher à interpréter…« La procédure est formalisée. Même si elle n’est pas écrite sur papier glacé, il suffit qu’elle soit écrite ».
5. Ne coter « 4 » que lorsque l’exigence est contrôlée régulièrement.
6. Renseigner systématiquement la colonne « Analyse » aussi précisément que possible : justification de la cotation et préconisations.
7. L’animation des collectifs d’évaluateurs est assurée par le référent d’évaluation interne.
8. Par souci de rigueur et de cohérence, seul le référent saisit les cotations dans le tableur.
9. Ne pas s’affranchir des modalités d’administration de la preuve prévues dans le référentiel.
10. Assurer une information systématique et régulière des équipes pour chaque nouvelle phase de l’évaluation afin de construire un sens partagé de la démarche.