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29 novembre 2018
Le SCI : au-delà de la contrainte, une source de plus-value optimisable
Bienvenue
Programme
13h30 Accueil des participant-e-s
13h45 Introduction
13h50 Cadre normatif et utilisation du SCICadre légal Claude BurgdorferConnexions SCI et qualité (ISO) Pascal GüngerichApport mutuel SCI et contrôle de gestion Franck Fournier
14h10 Modèle de SCI financier (Matérialisation, matrices et environnement) Claude Burgdorfer
14h40 Mise en œuvre du SCI basée sur la solution FRACTAL Pascal Güngerich
15h10 Pause
15h30 Retour d’expérience 1: Mise en place du SCI par obligation légale Nicolas Pfund
15h50 Retour d’expérience 2: Mise en place du SCI par volonté Christophe Maradan
16h10 Table ronde, échanges et questions Animée par M. Thierry Bregnard
17h00 Apéritif dînatoire
Cadre légal
Cadre normatif et utilisation SCI
Claude BurgdorferreviXpert SA
Dispositions légales – Code des obligations
Art. 728a al. 1 ch. 3: L’organe de révision vérifie s’il existe un système de contrôle interne.
Art. 728a al. 2: L’organe de révision tient compte du système de contrôle interne lors de l’exécution du contrôle et de la détermination de son étendue.
Art. 728 b COL’organe de révision établit à l’intention du conseil d’administration un rapport détaillé contenant des constatations relatives à l’établissement des comptes, au système de contrôle interne ainsi qu’à l’exécution et au résultat du contrôle.
Catégories Critères
Société ouverte au public • Cotée en bourse• Débitrice d’un emprunt par obligation• Actifs représentant 20% du total du bilan
Entreprise d’une certaine importance économique
Total du bilan > CHF 20 millions 2 des 3 critères remplisau cours de 2 années successives
Chiffre d’affaires > CHF 40 millions
Emplois à plein temps > 250
Indépendamment de la forme juridique, concerne toutes les entreprises soumises à l’obligation de «contrôle ordinaire»
Dispositions légales – Autres lois
NAS 890 («Normes d’Audit Suisses»)• L’objet de la présente norme est de décrire la procédure qui permet d’obtenir une
appréciation sur l’existence d’un SCI conformément à l’art. 728a al. 1 ch. 3 CO. • Entrée en vigueur: 2008
Art. 60 al. 1 à 5 LFinEC (1.1.2015)Les communes et autres entités de droit public, tels les syndicats, doivent mettre en place un contrôle de gestion (art. 59 LFinEC) et un SCI (art. 60 LFinEC) d’ici au 1er janvier 2018.
Art. 17 RLFinECLe contrôle cantonal des finances et les organes de révision des communes procèdent à un contrôle ordinaire au sens de l’art. 728 du Code des obligations (CO). Ce contrôle comprend la vérification et l'attestation de l'existence d'un système de contrôle interne. L'article 727b, alinéa 2 CO est applicable.
Art. 18 al. 2 LSubL’organe de révision procède en principe à un contrôle ordinaire.
Art. 18 al. 3 LSubLes institutions bénéficiant d'une subvention inférieure à 300.000 francs par année sont soumises à un contrôle restreint, sous réserve d'une obligation de contrôle ordinaire imposée par le droit fédéral ou cantonal.
Connexions SCI et qualité (ISO)
Pascal GüngerichFractal-Swiss Group SA
Système de management de la qualité (SMQ) etSystème de Contrôle Interne (SCI)
Quelles similitudes existe-t-il entre un SMQ et un SCI ?
Pourquoi parler de qualité alors que
nous sommes ici pour le SCI ?
Les deux démarches peuvent-elles s’associer ?
Exigences réglementaires
NAS 890
Norme d’Audit Suisse sur la
vérification de l’existence d’un
système de contrôle interne
ISO 9001
Norme Internationale sur
le système de management de la
qualité
Les deux types de systèmes sont
définis par l’existence d’un
standard de référence
Qualité Finances
Les points communs entre le SCI et le SMQ
Mise en œuvre d’une démarche orientée par
processus / cycle
Maîtrise de la gestion documentaire
Identification et maîtrise des risquesAmélioration continue
1er point commun > Processus = Cycle
Direction
Réalisation
Ressources humaines
Marketing
Acquisition / prospection
Développement
Système de management
Infrastructures
Finances
Environnement de contrôle
Achats et fournisseurs
Immobilisations
Stocks
Ressources humaines
Informatique
Finances
Ventes et débiteurs
Processus usuels dans unsystème ISO 9001 Cycles exigés par la NAS 890
2ème point commun > Maîtrise documentaire
Définition des pratiques de l’organisation via directives, procédures et instructions de travail.
Harmonisation
FormationSubstitution
Formalisation des tâches effectuées en tant qu’élément probant (Enregistrements).
Les objectifs de la maîtrise documentaire
3ème point commun > Orientation «risques»
L’analyse de risques est un instrument
essentiel de la maîtrise des
processus/cycles.
1. Identifier
Liaison PC-écran
2. Analyser
3. Évaluer
4. Prioriser
5. Traiter
4ème point commun > Amélioration continue
Tout système dans lequel un processus d’amélioration continue est mis enœuvre voit une amélioration de ses performances.
Constats sur les deux systèmes
Les exigences réglementaires de ISO 9001 et de NAS 890 sontdistinctes mais impliquent de répondre à des exigences similaires.1
Une démarche commune dans un système de managementintégré (SMQ + SCI) semble dès lors tout-à-fait opportune.2
Cette mise en commun n’influence pas le partage desresponsabilités ; chaque entité conserve son indépendance.3
Apport mutuel SCI etcontrôle de gestion
Franck FournierDeciPerf
Cadre normatif et utilisation du SCI
Apport mutuel SCI et contrôle de gestion
Des objectifs communs…
PERFORMANCE ET AMÉLIORATION CONTINUE
Cadre normatif et utilisation du SCI
Apport mutuel SCI et contrôle de gestion
Le contrôle interne est un facteur de fiabilité des indicateurs de performance
Le SCI au service du contrôle de gestion
Cadre normatif et utilisation du SCI
Apport mutuel SCI et contrôle de gestion
Le contrôle de gestion au service du SCI
Le contrôle de gestion joue un rôle d’alarme en cas de perte d’efficacité du SCI.
Matérialisation, matrices, environnement
Modèle de SCI financier
Claude BurgdorferreviXpert SA
SCI – vos attentes – nos réponses – conditions-cadres
Respect des exigences légales Assurer la fiabilité des infos financières Aide à la décision Adapté à la taille et aux besoins Valeur ajoutée («usine à gaz») Simplicité Convivialité pour les utilisateurs Minimaliser les coûts
Evaluation des risques vs contrôles Structure en 7 cycles
(environnement de contrôle; puis IT, bouclement financier, investissements, stocks, RH, produits, dépenses)
Implantation sous forme de «coaching» Outil intégré à FRACTAL («workflow») «Cockpit live»
Vos attentes Nos réponses
× Projet soutenu par le Conseil d’administration («top-down»)× «Acceptabilité opérationnelle»× Nomination d’un/d’une chef(fe) de projet× Assurance de l’engagement et de la collaboration des ressources
Facteurs clés de succès
SCI – notre outil – notre approche
Environnement de contrôle• Intégrité et valeurs éthiques • Gestion de l’entreprise • Philosophie et style de direction • Structure organisationnelle • Compétences et domaines de
responsabilité • Information et communication • Evaluation permanente du SCI • Evaluation des risques et activités
de contrôle • Fraude
Identification des domaines à risques / domaines-clés de votre organisation selon des critères quantitatifs et qualitatifs.
Cycles principaux1. Informatique2. Finances3. Ventes et débiteurs4. Achats et fournisseurs5. Immobilisations6. Stocks et production7. Ressources humaines
Identifier les
domaines clés
Identifier les
risques
Evaluer les
risques
Identifier les
contrôles
Evaluer les
contrôles
SCI – notre outil – identification des risques
• Bibliothèque de risque basée sur notre expérience• Adapté à la taille et à la complexité de votre société• Objectifs du contrôle
SCI – notre outil – évaluation des risques
• Evaluation simple et rapide des risques • Chaque risque est évalué sur deux axes :
• La magnitude du risque résulte de la conjugaison entre les axes :
SCI – notre outil – identification des contrôles
• Identification des contrôles existants ou à mettre en place pour prévenir ou corriger les risques.
• Mention des responsables des contrôles, de leurs fréquences et du type de contrôle.
SCI – notre outil – évaluation des contrôles
• Evaluation simple et rapide des contrôles • Chaque contrôle est évalué sur deux axes :
• La pertinence du contrôle résulte de la conjugaison entre les axes :
SCI – notre outil – cockpit et indicateurs
Un véritable tableau de bord «live» à disposition du management
SCI – Un processus continu
Cycle de vie de la qualité d’un contrôle
SCI – Evaluation de la qualité du SCI
Fixation d’objectifs
Processus Peu fiable Informel Standardisé Surveillé
1 2 3 4
Informatique
Finances
Ventes et débiteurs
Achats et fournisseurs
Etc.
Exigence de qualité du Conseil d‘administration:
au minimum niveau 3 „standardisé“
• Le processus est évalué dans son intégralité et mesuré aux objectifs de qualité fixés par le conseil d’administration.
• Cette analyse permet d’identifier précisément le/les processus ne remplissant pas les objectifs fixés et les domaines dans lesquels des mesures doivent être prises.
SCI – Standard «COSO»
COSO – Référentiel de contrôle interne défini par le « Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission »
SCI – notre outil – son implantation
Projet (mandat)
Intégration du SCI dans un système de management intégré
Mise en œuvre du SCI basée sur la solution FRACTAL-SWISS®
Pascal GüngerichFractal-Swiss Group SA
Qu’est-ce que le portail FRACTAL-SWISS® ?
Une plateforme collaborative Intranet
Un portail développé autour des outils MS-Office
Une philosophie pour structurer les processus et leurs données
Un outil contribuant à l’harmonisation des pratiques
Un accès simple et rapide aux documents et enregistrements
Un moyen de mettre en œuvre simplement et efficacement votre système de management
Page d’accueil
ConclusionsDémo Live
Vue d’un processus
Description des
exigences internes et pratiques (Directive,
procédures, instructions de travail).
Accès au manuel d’instructions
Ouverture directe du manuel
d’instructions
Procédure de contrôle – Cycle Finances
L’intégralité de l’exemple utilisé pour cette
démonstration est basé sur le cas du «Contrôle des
caisses».
Utilisation d’un modèle de document
Sélection du modèle de document
nécessaire au contrôle
Création d’un enregistrement
Série de macro-fonctions intégrées par l’application
FRACTAL-SWISS®.
La création d’un enregistrement permet de sauvegarder le document
pris dans la partie «Modèles» dans la zone
correspondante de la partie «Enregistrements».
Macro-fonction «Sauver dans Fractal».
Zone de classement des enregistrements
Une structure en «miroir» facilite le classement entre «Modèles» et «Enregistrements».
Les éléments de contrôles sont déposés dans
l’espace prévu à cet effet de
manière automatique
selon l’emplacement
du modèle utilisé.
Contrôle de l’enregistrement
Le contrôle n’est pas conforme puisque le montant en caisse est supérieur à la limite fixée de CHF 1’000.
Ce problème nécessite d’être traité afin de
déterminer les mesures à prendre.
Création d’une annonce
L’annonce peut être validée une fois que tous les champs qui pouvaient l’être ont été
renseignés.
Envoi d’un email
Un email est créé sur la base des informations
entrées dans la fenêtre de saisie de l’annonce. Ce
message peut être immédiatement envoyé.
Traitement de l’annonce
En complément de l’email envoyé, l’annonce est entrée dans une liste des annonces. La personne en charge de l’annonce peut alors compléter cette annonce en
définissant cause, mesure et autre éléments manquants.
Documents liés à l’annonce
Un répertoire spécifique à
chaque annonce est créé afin
d’héberger les documents propres à l’annonce. La validation du
cas se trouve dans le dossier.
TRAÇABILITÉ ASSURÉE
Suivi des annonces
La liste des annonces permet de suivre l’état des annonces jusqu’à
la réalisation de leurs actions.
Une partie «statistiques» fournit des informations sur l’état général
du suivi des annonces.
Environnement structuré et maîtrisé
Modèles de documents
servants aux contrôles
Evidences objectives via des éléments de contrôles
Suivi des actions
d’améliora-tions
Traçabilité intégrale des opérations effectuées
Règles de travail et
description des pratiques
En résumé, FRACTAL-SWISS® intègre :
PAUSE
Mise en place du SCI par obligation légale
Retour d’expérience n°1
Nicolas PfundChancelier
Commune de la Grande Béroche
Mise en place du SCI par volonté
Retour d’expérience n°2
Christophe MaradanAdministrateur / Directeur
Batigestion SA &Batigestion FM Service SA
Table ronde
Franck Fournier Contrôleur de gestion, DeciPerfClaude Burgdorfer Expert-comptable diplômé - CPA / Associé - Partner, reviXpert SAPascal Güngerich Conseiller en gestion d’entreprises, Fractal-Swiss Group SAChristophe Maradan Admin. / directeur , Batigestion SA & Batigestion FM Services SANicolas Pfund Chancelier, Commune de La Grande Béroche
Animé par :Thierry Bregnard Professeur HES, HEG Arc
MERCI