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Le travail collaboratif à l’heure du réseau

social au Lycée Jean Perrin

Article publié par : M. KAROURI Moneir

Espaces de travail partagés, réseaux sociaux, conférences Web, communications unifiées

: la collaboration professeurs/élèves se met à l'heure du 2.0. Grâce aux outils de travail

collaboratif, plusieurs personnes (élèves et enseignants) peuvent mener à bien une même

tâche, où qu’ils soient sur la planète et tant qu’ils disposent d’une connexion internet.

Ces outils sont devenus les couteaux suisses des travailleurs nomades.

Quel est l’intérêt du travail collaboratif ?

La filière STMG impose dans son programme officiel l’utilisation didactique d’une

plateforme collaborative dans les enseignements technologiques et plus largement généraux.

Les élèves doivent maitriser les outils de base dans ce domaine et doivent pouvoir travailler

entre eux mais également avec leurs enseignants en classe et hors classe afin d’émerger une

certaine intelligence collective. Ces outils doivent également faciliter l’apprentissage des

cours et des travaux pratiques notamment prévus dans le cadre des épreuves d’étude de

gestion en première et de projet en Terminale. Sans parler par ailleurs de la capacité de ces

outils à favoriser et motiver nos élèves dans leurs travaux par un suivi régulier, ludique et actif

en dehors des heures de cours.

Quels outils choisir ?

Après ciblage des offres « Education » ou « Entreprise », nous avons décidé de lister

et analyser un certain nombre d’espaces collaboratifs avant d’établir notre choix :

Open source comme Ovidentia ou Moodle : http://www.ovidentia.org/

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https://moodle.org/

Avantages :

- Open source donc gratuit et libre d’exploitation avec une communauté

d’informaticiens qui travaille pour l’évolution récurrente de ce logiciel (principe de

diffusion du code source à un plus large public) ;

- Connaissance de Moodle car ancienne plateforme collaborative utilisée au LGT Jean

Perrin sous l’impulsion de M. Walter Olivier avant de quitter l’établissement ;

Inconvénients :

- Doit être installé, paramétré, maintenu, mise à jour etc. par un administrateur ;

- Doit être installé, paramétré, maintenu, mise à jour etc. par une SSII qui à terme risque

d’être trop coûteuse (environ 500 € à prévoir chaque année amputés sur la TA ou les

réserves) ;

- Par ailleurs, le réseau de l’établissement doit être capable de supporter (Attention donc

au faible débit !!!). Il faut une installation sereine d’une telle plateforme très lourde à

mettre en œuvre.

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Azendoo : organisation de projets et communication simplifiée

https://fr.azendoo.com/

Avantages :

- Ses outils de communication et son interface conviviale : La plate-forme utilise les

codes des réseaux sociaux : chaque utilisateur crée son profil, ajoute sa photo, ses

coordonnées, etc. Ensuite on peut créer ou rejoindre des « sujets de collaboration » (un

projet, une réunion…) ;

- Pour simplifier les échanges, Azendoo offre une fonctionnalité de messages courts et

enrichis : on peut poster en quelques clics une question, un commentaire, une réponse,

ou demander l’approbation des collaborateurs sur un point précis. Et à chaque

message, on peut joindre des liens ou documents de tout type ;

- L’outil permet également de créer des « to do lists », de les partager, ou d’affecter des

tâches à vos collaborateurs.

- Synchronisation possible avec plusieurs outils nomades comme Google Drive,

Evernote, DropBox, Box et Skype. Donc possibilité de contourner le faible espace de

stockage de la version gratuite grâce aux outils GoogleDocs, DropBox et Box

notamment. On peut dépasser allégrement les 15 Go avec un nombre illimités

d’utilisateurs !

- Ces outils sont en plus accessibles en version tablettes et smartphones.

- Couplé avec FaceYourManga, vous pouvez créer des avatars très sympas et créer une

véritable ambiance de travail chaleureuse avec vos élèves…

Inconvénients :

- En version gratuite, l'espace de stockage est limité à 100 Mo seulement !

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Mindmeister : brainstorming en ligne et gestion de projets par des schémas

http://www.mindmeister.com/fr

Avantages :

- Mindmeister est une plate-forme de gestion de projet à partir de représentations

visuelles. L’outil utilise ce qu’on appelle le « mindmapping », c’est-à-dire les « cartes

mentales ». Tout part d’un premier élément, un mot clé, une idée, le nom d’un projet,

placé au centre de l’écran. Puis chaque collaborateur peut lui associer d’autres

éléments, reliés entre eux : des tâches, un planning, d’autres mots clés… On peut aussi

ajouter des notes, des liens, des fichiers, des icônes ou des images sur l'ensemble de la

cartographie.

- Ce mode de fonctionnement se prête particulièrement au processus de création, par

exemple pour réaliser un brainstorming en ligne, à distance.

- Vrai plus : la plate-forme est également disponible sur smartphones et tablettes Apple

et Android.

Inconvénients :

- Nombre d’utilisateurs très limités en synchronisation : impossibilité de travailler

simultanément sauf à effectif réduit à 3 ou 4. Alternative : A utiliser uniquement pour

un groupe de projet par exemple.

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Wimi : la gestion de projet simple et efficace

http://fr.wimi.pro/

Avantages :

- Wimi est, avec Zoho, l'outil qui s'oriente le plus vers la gestion de projet pure. Sur la

page d'accueil de la plate-forme, on peut voir clairement quels sont les projets en

cours, les tâches, les personnes travaillant dessus, les évènements associés...

- Le logiciel peut se synchroniser avec un agenda Outlook ;

- Enfin, une fonction de partage de fichiers et de calendrier complète l'ensemble. Un

outil bien pensé et pratique pour s'organiser en équipe.

Inconvénients :

- La version gratuite vous permet de gérer jusqu’à 3 projets, et de disposer d’1 Go

d’espace de stockage.

- Le prix pour la version payante : 19 € par mois pour seulement 10 utilisateurs mais par

contre, 100 Go d’espace disque, 49 € par mois pour 30 utilisateurs par exemple malgré

un espace de stockage très important : 300 Go ! Pour 50 utilisateurs, on passe à 89 €

par mois et 600 Go de stockage…

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Zoho Projects : le couteau suisse de la gestion de projets

http://www.zoho.com/

Avantages :

- Zoho Projects propose tout un panel d’outils bien utiles à la gestion de projets et au

travail en collaboration : gestionnaire de tâches, suivi de bugs, calendrier, partage de

documents, timesheets…

- Et pour communiquer facilement avec les autres intervenants du projet, un forum et un

chat dédiés au projet sont à disposition.

- Pour une vue globale de l’état d’un projet, le tableau de bord, recensant toutes les

dernières évolutions, se révèle indispensable.

- La solution proposée par Zoho est simple d’utilisation et très complète.

Inconvénients :

- La version gratuite reste très limitée (possibilité de créer un seul projet, 10 Mo de

stockage).

- Pour profiter au mieux de Zoho Projects, on doit donc investir dans un abonnement,

assez onéreux, à partir de 199$ par an.

- Seul un hébergement US est possible et non français et plus largement, européen…

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Office 365 : la suite Microsoft Office en ligne et en partage

http://office.microsoft.com/fr-fr/

Avantages :

- Office 365 permet de retrouver en ligne tous les outils bureautiques de la suite

Microsoft Office. Bien pratique pour tous ceux qui y ont leurs repères !

- L’intérêt est également de pouvoir accéder à tous les logiciels et documents en cours

depuis n’importe quel terminal, y compris mobile : smartphone, tablette, ordinateur

portable…

- Les documents sont hébergés sur le « Cloud », et partageables entre plusieurs

utilisateurs.

- On peut aussi travailler à plusieurs sur un même fichier, et rester informé des

modifications apportées par d’autres.

Inconvénients :

- Attention, en revanche, Office 365 est payant : la version Petite Entreprise Premium

(jusqu’à 10 employés) est disponible en abonnement mensuel ou annuel ; on paie en

fonction du nombre d’utilisateurs et le prix peut vite augmenter de manière

disproportionnée compte tenu du nombre l’élèves en filière STMG au LGT Jean

Perrin soit 120 approximativement.

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Google : des outils bureautiques collaboratifs

http://www.google.fr/intx/fr/enterprise/apps/business/

Google a multiplié les outils pour offrir la plupart des services d'une suite bureautique et

collaborative. Entre Google Docs (création et édition de documents), Google Drive (stockage

et synchronisation de fichiers), Gmail (messagerie mail), Calendar (calendrier et agenda),

Forms (outil de présentation proche de Powerpoint de Microsoft), on peut créer et partager

des documents facilement, en utilisant un seul compte pour l’ensemble.

Gmail : le premier outil de travail collaboratif

https://mail.google.com/

Les webmails sont les premiers outils collaboratifs sur internet. Ils permettent à 2 personnes

ou plus de travailler sur un sujet avec un fonctionnement questions/réponses. Pour que la

collaboration par email soit efficace et qu’elle ne mène pas à des discussions à rallonge,

bondées de célèbres phrases « Mes réponses en rouge », en bleu ou en vert, il faut respecter

certaines règles d’efficacité. Voici les règles usuelles imposées aux élèves depuis la classe de

Première STMG en Science de Gestion :

- Un email doit toujours correspondre à un sujet ou un objet. Pour traiter plusieurs

sujets, envoyez plusieurs emails ;

- Utilisez des titres explicites et des trigrammes dans vos emails ([MK] pour Moneir

KAROURI par exemple). Cela permet de filtrer automatiquement les emails reçus et

donc de travailler par lots, règle essentielle de productivité ;

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- A moins que ce soit pour traiter un sujet de fond, faites au plus court dans vos emails.

Voici un bon exemple de structure : une introduction, une liste de points importants et

une planification ;

- Utiliser les marqueurs de Gmail pour différencier les emails importants, les emails en

attente de réponse, les emails à ne surtout pas effacer, les emails à traiter en priorité,

… ;

- Organiser intelligemment vos filtres et vos règles de redirection pour ne pas mélanger

les projets et les collaborateurs ;

- Utiliser une messagerie électronique comme Thunberbird ou Outlook afin de

synchroniser vos mails directement sur votre PC ou smartphone et de conserver une

double sauvegarde. L’avantage aussi de Thunderbird est que l’on peut lire ses emails

en mode hors-connexion. Gmail propose un mode hors-connexion, mais il faut

installer un plugin navigateur. Ce n’est pas encore très intuitif comme fonctionnement.

A savoir aussi que Gmail permet d’utiliser 5 autres boîtes email dans sa version

gratuites. Il faut malheureusement passer à Google Apps pour pouvoir gérer plus

d’email.

Google Docs : éditer des fichiers à plusieurs

https://drive.google.com

Google Docs peut vite devenir un incontournable, surtout pour éditer des fichiers au format

tableur : gestionnaire de comptes, de tâches… A titre personnel, mon Google Docs est devenu

une vraie arborescence de fichiers et de dossiers, partagés avec mes élèves selon les projets.

Google Docs est un outil de travail collaboratif gratuit et très surprenant et sous-estimé... Il

est par exemple possible de travailler à plusieurs sur un même fichier, au même moment. Les

utilisateurs « connectés » au fichier sont alors affichés et les modifications sont apportées

dans des couleurs différentes, quasiment en temps réel. Sans avoir réellement utilisé toutes les

possibilités des « spreadsheets », on peut même réaliser des graphiques, des cartes, des

diagrammes, du langage VBA ! Et la réactivité par rapport à Excel (alors que mise en ligne)

est bluffante…

Google Agenda : un agenda collaboratif pour tout le monde

https://www.google.com/calendar/render?pli=1

En plus d’être mon agenda personnel pour l’organisation hebdomadaire de mes travaux et

pour l’enregistrement des rendez-vous, des soirées, des événements à ne pas manquer, …

Google Agenda permet de créer des agendas partagés. Idéal pour partager en 1 clic une

réunion virtuelle ou un événement important (TP, DM, voyage, heure de vie de classe etc.)

avec tous ses élèves.

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Evernote : un outil précieux pour organiser son travail

https://evernote.com/intl/fr/

J’utilise Evernote depuis environ 2 ans maintenant essentiellement sur I-Phone pour des

raisons personnelles (achat des courses par exemple, rappel des RDV…). Je n’ai toujours pas

abandonné mon fameux bloc-notes sur I-phone ou mes post-it mais je l’utilise de manière

différente aujourd’hui. Evernote commence à me faire gagner encore plus en productivité

avec ma classe. Je ne l’ai pas encore adopté dans toutes ses potentialités avec mes élèves et

pourtant, Evernote dispose d’un mode collaboratif.

Ce mode permettrait par exemple de partager la liste des tâches en cours, des tâches

prioritaires et des tâches secondaires, éventuellement rattaché à différents projets ou travaux

(DM à rendre, projets à réaliser, …). On lit souvent sur la toile que de nombreux

entrepreneurs sur internet qui ont réussi ne peuvent plus se passer d’Evernote et qu’il est

devenu un outil indispensable à l’organisation d’une activité sur internet.

EverNote est un Must Have, surtout pour le nomade que je suis, toutes mes données sont

reliées de mon smartphone à mon ordinateur et peuvent être diffusés en temps réel à mes

élèves en fichier texte ou audio ! Un gain de temps énorme.

Dropbox : pour partager tout type de fichier

https://www.dropbox.com/

Dropbox est un service de synchronisation en ligne qui permet en quelques sortes de partager

un dossier avec plusieurs utilisateurs, en toute transparence. Bien mieux pour l’instant que

Google Drive, Dropbox permet d’éditer tout type de fichiers partagés avec mes logiciels

préférés : Pack office certes mais également Opensource comme LibreOffice ou Openoffice.

En utilisant Dropbox, plus besoin d’envoyer des fichiers en pièce jointe par email pour chaque

modification. La modification sera synchronisée directement sur le disque dur de chaque

collaborateur.

Dropbox et Google Drive sont aussi de bons moyens pour partager des fichiers volumineux,

contournant ainsi les limites de tailles des pièces jointes dans les emails (25Mo pour Gmail et

10 Mo sur Hotmail).

DropBox permet de sauvegarder et de partager jusqu’à 2 Go gratuitement.

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Box : partage simple et sécurisé où que vous soyez

https://www.box.com/

Box est un hébergeur gratuit et collaboratif de fichiers. En s’y inscrivant, on peut accéder à 5 Go

d'espace de stockage (beaucoup plus que DropBox !).

Une fois le profil créé, on peut décider de partager chaque dossier avec les élèves sélectionnés. De

cette façon, on peut travailler avec nos contacts sur le même espace.

Par ailleurs, Box compte un marché d'applications appelé "OpenBox". Il permet par exemple

d'intégrer les contacts de réseaux sociaux (FaceBook, Twitter, Linkeldin, Tumblr, Instagram…) pour

travailler avec eux.

Les fichiers peuvent être également édités en ligne grâce au service en ligne "Zoho". Par conséquent,

le collaborateur autorisé peut modifier le document pour remplir des objectifs fixés.

Enfin, Box propose des offres professionnelles qui augmentent l'espace de stockage et donne accès à

des options avancées telles que les applications premiums, le téléchargement accéléré, la sécurité

renforcée, etc. Ces offres ne sont pas utiles pour l’utilisation que nous souhaitons en faire : 12 € par

utilisateur et par mois pour un nombre de collaborateurs illimités avec un minimum de 3…

Miranda : un des meilleurs logiciel de chat

http://www.miranda-im.org/

Miranda est un logiciel de chat multi-protocoles. Grâce à Miranda, on peut chatter avec le

même logiciel sur Gtalk, MSN, Yahoo Messenger, …Bien plus pratique que le Gtalk intégré à

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Gmail, ce logiciel permettra de choisir les créneaux horaires de chat, pour ne pas être perturbé

lors des tâches importantes.

Avec Miranda, on peut chatter avec tous ses élèves, sans se soucier du protocole utilisé. On

peut même utiliser le protocole de chat de Facebook grâce à un plugin très simple à installer.

Inconvénient : La présentation est très spartiate et le maniement est loin d’être aisé

notamment pour les élèves. C’est un bon logiciel pour les habitués mais il faut mettre les

mains dans le cambouis pour l’apprécier avec toutes ses fonctionnalités.

Pidgin : le fameux client de Messagerie multi-protocoles du monde libre !

http://pidgin.im/

Pour la messagerie instantanée, il y a ceux qui ne démordent pas de leur logiciel fétiche (MSN

Messenger, ICQ, Yahoo Messenger...) et ceux qui préfèrent profiter de tous les mondes et

utilisent une messagerie instantanée multi-protocole (Trillian ou Miranda IM (Instant

Messenger) par exemple). Le logiciel libre Pidgin / GAIM se situe dans la seconde catégorie.

Il est compatible avec AIM (protocoles Oscar et TOC), ICQ, MSN Messenger, Yahoo, IRC,

Jabber, Gadu-Gadu, et Zephyr.

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Des fonctions originales sont présentes comme le remplacement automatique de texte ("mdr"

devient "mort de rire"...) ou les actions spécifiques à l'arrivée d'un contact. Développé pour

tourner sur de multiples plateformes, Pidgin / GAIM utilise les bibliothèques GTK ce qui

donne un look très "Linux" au logiciel.

Note importante concernant la version 2.5.0 : En plus de la correction parfaite de certains

bugs, cette nouvelle version apporte la possibilité de recevoir les messages des contacts en

différé lorsque nous sommes hors ligne.

PidGin est plus « lourd » à installer que son concurrent Miranda 9 Mo contre 2.8Mo mais est

plus facile d’accès pour un élève de Terminale dans son paramétrage et dans son utilisation au

quotidien.

Skype : La vidéoconférence par excellence !

http://www.skype.com/fr/

Principe de base : Le logiciel Skype permet de passer des appels internationaux gratuitement.

Il suffit pour cela d'installer Skype sur son ordinateur et bénéficier ainsi de crédits illimités de

communication. Cependant, il est nécessaire que votre interlocuteur ait également un compte

Skype.

L'application offre d'autres perspectives plus intéressantes sur le plan pédagogique,

notamment celle de monter des conférences, d'enseigner à distance, et encore plus grâce à la

dernière innovation Visio-call. Cette dernière permet de réaliser des conversations temps réel

et face à face pour peu que vous et votre interlocuteur disposiez tous deux d'une webcam.

(jusqu’à 10 utilisateurs en simultané néanmoins)

Pour passer un appel vidéo, il suffit d'aller dans les contacts, de vérifier que la personne à

contacter est bien en ligne (une coche verte apparaît à côté de son nom). Notez que votre

contact ne doit pas utiliser Skype depuis un téléphone mobile. Cliquez sur le contact, puis sur

"Appel Vidéo".

Par ailleurs, la conversation peut également se dérouler d'une manière autre que l'appel et la

vidéo. L'utilisateur peut par exemple faire des messages via texto. Enfin, le logiciel peut être

installé sur un smartphone.

L'utilisateur peut également ouvrir son compte Facebook depuis l'application.

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« Feu » Affinitiz : Créez un réseau social à votre image

http://affinitiz.com/

La plate-forme communautaire affinitiz permet de créer son propre réseau social thématique.

Plus de 20 modules personnalisables peuvent être déployés pour répondre précisément aux

besoins d’une audience cible. Couplée avec un outil de CMS performant, la plate-forme

communautaire ainsi créée peut s’intégrer avec un site Internet.

J’ai sélectionné ce type de plateforme il y a deux ans pour son aspect justement

communautaire : j’ai ainsi crée un sentiment d’appartenance pour un groupe d’élèves de

Première STMG avec qui j’échangeais les travaux en simultané, à plusieurs directement par le

biais de cet outil.

L’ergonomie est intuitive et le design totalement personnalisable. Plusieurs fonctionnalités

sont disponibles dans la version gratuite : Publications, Images, Vidéos, Chat, Forum,

Commentaires, Calendrier, mailing, newsletters.

Cependant, l’espace de stockage disponible est quasi-inexistant : 50 Mo et n’autorise que

l’échange et le dépôt de petits fichiers. On peut inscrire jusqu’à 30 utilisateurs dans la version

gratuite.

Par ailleurs, plutôt qu’une plateforme, Affinitiz constitue un blog communautaire fermé qui

est très utile sur le plan coopératif mais pas collaboratif. Les élèves peuvent voir et modifier

les travaux de tous leurs camarades de classe. Il est impossible de travailler en groupe

restreint et séparé.

Pour finir avec les inconvénients et autre problème de taille, Affinitiz est malheureusement

fermé. Tous les comptes gratuits au premier semestre 2014 ont été clôturés car nombre

d’administrateurs n’utilisait que cette version là. L’équilibre financier de cette entreprise étant

compromise, seuls les versions payantes Pro (et non particuliers) sont disponibles dès

aujourd’hui soit 99 €/mois.

En termes de prospective, on pourrait également évoquer Netvibes pour le partage de flux

RSS ou WordPress pour la gestion de contenu.

Les solutions payantes et tout en un comme AgoraProject, Assemblive, EgroupWare,

SalesForce, ScambiaWorkPlace ne seront pas évoqués dans cette analyse comparative soit

parce que les prix sont prohibitifs soit parce qu’ils sont à dimension « Moyenne et Grande

Entreprise » soit parce que l’analyse des plateformes comme Wimi ou Office365 seraient

redondantes avec leurs études respectives (mêmes fonctionnalités proposées, fourchette de

prix identique…).

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Avec tout çà, quelle plateforme choisir ?

Au Lycée Jean Perrin, nous avons privilégié donc uniquement les solutions gratuites

hébergées à l’extérieur quitte à rassembler plusieurs applications pour obtenir une

plateforme collaborative complète et efficace pour les élèves.

AZENDOO semble être le meilleur compromis : gratuit, intuitif, « synchronisable » avec

plusieurs applications nomades comme GoogleDrive, EverNote, DropBox, Box, Skype.

On peut aussi ajouter un client de messagerie multi-protocole comme Pigdin.

Actuellement, l’ensemble de mon équipe d’économie et gestion est convaincu par

AZENDOO et l’utilise couramment avec leurs élèves aussi bien dans les enseignements

de spécialité que pour les autres matières technologiques.