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L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers Rapport présenté par Alain Casanova, Marc Dubourdieu et Claude Barreix Octobre 2012

L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers

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L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers. Rapport présenté par Alain Casanova, Marc Dubourdieu et Claude Barreix Octobre 2012. - PowerPoint PPT Presentation

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Page 1: L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers

L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers

Rapport présenté par

Alain Casanova, Marc Dubourdieu et Claude Barreix

Octobre 2012

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L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers

Cadre, champ et méthodes

• Lettre de mission de la directrice des ressources humaines, adjointe au secrétaire général du 7 août 2012

- - analyse de l’impact de l’entretien professionnel sur le bien-être au travail des agents évalués et sur leurs conditions de travail- étude sur toutes les étapes du dispositif et sur le contenu des entretiens - des recommandations pour faire évoluer le dispositif existant ou améliorer les outils RH d’accompagnement

• Champ- Personnel de l’administration centrale, titulaires et non titulaires, cas particulier des A+

• Méthodes- Contraintes de calendrier- Questionnaires, entretiens, sondage

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L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers

Sommaire

• Le diagnostic

- - Entretien professionnel et culture de management

- Adéquation des procédures administratives aux objectifs du dispositif

• Les propositions

- 7 propositions pour approfondir la culture de management dans l’entretien

- 10 propositions pour réduire la charge administrative et mutualiser les expériences et les bonnes pratiques

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Diagnostic de la culture de management en matière d’entretien

L’entretien professionnel est-il accepté?

• Une pratique ancienne

• Un fait acquis et une procédure acceptée de tous (pratiquement pas de refus de participer)

• Un dispositif législatif et réglementaire stabilisé

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Diagnostic de la culture de management en matière d’entretien

L’entretien professionnel est-il porteur de risques psychosociaux?

• Les analyses théoriques de psychologie du travail sont nuancées.

• La jurisprudence est prudente sur l’affirmation d’un lien entre entretien professionnel et RPS.

• Les acteurs hygiène et sécurité et conditions de travail ne relèvent pas actuellement de cas de lien direct entre entretien professionnel et atteinte à la santé des agents.

• Les acteurs du processus d’entretien professionnel à l’administration centrale signalent surtout les effets indirects négatifs qui résultent du contexte de travail ainsi que du décalage entre appréciations et conséquences concrètes de l’entretien.

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Diagnostic de la culture de management en matière d’entretien

L’entretien professionnel est-il bien réalisé?

• Les instructions aux directions : bien cadrées mais trop tardives.

• L’implication de la hiérarchie : une adhésion générale à optimiser et des initiatives particulières à mutualiser

• La formation des acteurs : variée pour les évaluateurs, marginale pour les évalués

• L’organisation de la campagne sur le terrain : contraintes de calendrier, harmonisation des formulaires , articulation des travaux.

• L’analyse du formulaire de compte rendu d’entretien :convergence des observations et auditions sur une complexité formelle et trop de sujets traités

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L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers

Diagnostic de la culture de management en matière d’entretien

L’entretien professionnel est-il utile?

• Des échanges utiles mais des attentes différentes des acteurs

• Une exploitation partielle des entretiens

au niveau des évaluateurs N+1 et N+2au niveau des BRHau niveau de la DRH

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Diagnostic de l’adéquation des procédures administratives aux objectifs du dispositif

Un calendrier et un enchaînement des procédures à revisiter

• Un processus lourd et complexe

La procédure de détermination des réductions d’ancienneté

L’attribution du bonus

La réalisation des entretiens d’évaluation professionnelle

• Des pratiques diversifiées d’adaptation aux contraintes

• Une mise en œuvre pas exempte de risques contentieux

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L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers

Diagnostic de l’adéquation des procédures administratives aux objectifs du dispositif

Un bilan coût – avantage qui suscite des interrogations

• Un coût non négligeable

• Une charge concentrée sur une courte période

• L’instabilité du contexte et l’instabilité des acteurs

• La multiplicité des objectifs nuit à son efficacité

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L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers

Les 17 propositions : 7 pour approfondir la culture de management dans l’entretien

Améliorer les conditions de réalisation de l’entretien• Impliquer et formerProposition 1 : Identifier et pondérer clairement la bonne pratique de l’entretien comme

critère d’évaluation de l’encadrement, y compris pour la détermination du bonus.

Proposition 2 : Les responsables des RH des directions doivent veiller à la qualité de l’entretien par une animation adaptée, notamment par une formation volontariste. La DRH doit s’assurer de la bonne fin de ces actions.

• Recentrer l’entretienProposition 3 : Détacher le sujet de l’avancement différencié d’échelon du dispositif de

l’entretien professionnel et supprimer la rubrique correspondante dans le CREP. • Donner à l’entretien tous ses effetsProposition 4 : Organiser l’exploitation des données fournies par les CREP, au niveau des

directions et de la DRH et la production de bilans qualitatifs annuels.

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Les 17 propositions : 7 pour approfondir la culture de management dans l’entretien

Améliorer la qualité des entretiens

• ContrôlerProposition 5 : Organiser un contrôle qualité de second niveau portant sur l’organisation et

l’analyse du contenu des entretiens professionnels.

• EvaluerProposition 6 : Conduire régulièrement des enquêtes de satisfaction auprès d’un échantillon

représentatif des évalués et des évaluateurs.

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L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers

Les 17 propositions : 7 pour approfondir la culture de management dans l’entretien

Traiter les silences ou les signaux faibles suite à l’entretien

• Pallier le défaut d’expression de l’agent en donnant une autre occasion de s’exprimer

Proposition 7 : Engager la réflexion en vue de l’éventuelle création d’une fonction de

médiateur chargé de mener des actions de conciliation entre les agents et leur hiérarchie.

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Les 17 propositions : 10 pour réduire la charge administrative et mutualiser

Améliorer le phasage de l’entretien

• Revoir le calendrier et l’enchainement des processus

Proposition 8 : Lancer les campagnes d’entretien professionnel dès le mois de novembre avec un objectif de 100 % des entretiens réalisés au 31 janvier.

Proposition 9 : Conduire les processus de détermination des réductions d’ancienneté et de la part variable indemnitaire à partir du mois de février.

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L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers

Les 17 propositions : 10 pour réduire la charge administrative et mutualiser

Aller vers l’unicité des formulaires

• Unifier ce qui peut l’être, harmoniser ce qui ne peut être immédiatement unifié

Proposition 10 : Utiliser un formulaire de compte rendu d’entretien unique pour tous les personnels de l’administration centrale des ministères économiques et financiers, titulaires et non titulaires.

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L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers

Les 17 propositions : 10 pour réduire la charge administrative et mutualiser

Simplifier le formulaire et le rendre plus opérationnel• La rubrique « fonctions exercées »Proposition 11: Relier la description des fonctions au contenu de la fiche de poste.

• La rubrique « objectifs »Proposition 12 : Elaborer et diffuser, au niveau de la DRH, en collaboration avec les

directions, une doctrine de définition des objectifs et de la mesure de leur réalisation.

• Les rubriques « évaluation… » et « appréciation … »Proposition 13 : Fusionner les grilles d’évaluation des acquis de l’expérience professionnelle

et d’appréciation de la valeur professionnelle.

• Les rubriques « perspectives d’évolution… » et « formation »Proposition 14 : Simplifier la rubrique relative aux perspectives d’évolution professionnelle

en la centrant particulièrement sur la mobilité. Proposition 15 : Renforcer les instructions tendant à ce que la rubrique relative aux besoins

de formation soit remplie et soit centrée particulièrement sur les formations d’adaptation à l’emploi et de perfectionnement.

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Les 17 propositions : 10 pour réduire la charge administrative et mutualiser

La dématérialisation des formulaires d’entretien

• Dématérialiser en cohérence avec le SIRH

Proposition 16 : Prévoir la dématérialisation du formulaire d’entretien professionnel dans le cadre du projet de dématérialisation du dossier individuel des agents.

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Les 17 propositions : 10 pour réduire la charge administrative et mutualiser

La mutualisation des bonnes pratiques

• Mutualiser dans une perspective d’harmonisation

Proposition 17 : Mutualiser les bonnes pratiques en matière de gestion des entretiens professionnels, aux niveaux ministériel et interministériel.