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L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers. Rapport présenté par Alain Casanova, Marc Dubourdieu et Claude Barreix Octobre 2012. - PowerPoint PPT Presentation
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L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers
Rapport présenté par
Alain Casanova, Marc Dubourdieu et Claude Barreix
Octobre 2012
L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers
Cadre, champ et méthodes
• Lettre de mission de la directrice des ressources humaines, adjointe au secrétaire général du 7 août 2012
- - analyse de l’impact de l’entretien professionnel sur le bien-être au travail des agents évalués et sur leurs conditions de travail- étude sur toutes les étapes du dispositif et sur le contenu des entretiens - des recommandations pour faire évoluer le dispositif existant ou améliorer les outils RH d’accompagnement
• Champ- Personnel de l’administration centrale, titulaires et non titulaires, cas particulier des A+
• Méthodes- Contraintes de calendrier- Questionnaires, entretiens, sondage
L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers
Sommaire
• Le diagnostic
- - Entretien professionnel et culture de management
- Adéquation des procédures administratives aux objectifs du dispositif
• Les propositions
- 7 propositions pour approfondir la culture de management dans l’entretien
- 10 propositions pour réduire la charge administrative et mutualiser les expériences et les bonnes pratiques
L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers
Diagnostic de la culture de management en matière d’entretien
L’entretien professionnel est-il accepté?
• Une pratique ancienne
• Un fait acquis et une procédure acceptée de tous (pratiquement pas de refus de participer)
• Un dispositif législatif et réglementaire stabilisé
L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers
Diagnostic de la culture de management en matière d’entretien
L’entretien professionnel est-il porteur de risques psychosociaux?
• Les analyses théoriques de psychologie du travail sont nuancées.
• La jurisprudence est prudente sur l’affirmation d’un lien entre entretien professionnel et RPS.
• Les acteurs hygiène et sécurité et conditions de travail ne relèvent pas actuellement de cas de lien direct entre entretien professionnel et atteinte à la santé des agents.
• Les acteurs du processus d’entretien professionnel à l’administration centrale signalent surtout les effets indirects négatifs qui résultent du contexte de travail ainsi que du décalage entre appréciations et conséquences concrètes de l’entretien.
L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers
Diagnostic de la culture de management en matière d’entretien
L’entretien professionnel est-il bien réalisé?
• Les instructions aux directions : bien cadrées mais trop tardives.
• L’implication de la hiérarchie : une adhésion générale à optimiser et des initiatives particulières à mutualiser
• La formation des acteurs : variée pour les évaluateurs, marginale pour les évalués
• L’organisation de la campagne sur le terrain : contraintes de calendrier, harmonisation des formulaires , articulation des travaux.
• L’analyse du formulaire de compte rendu d’entretien :convergence des observations et auditions sur une complexité formelle et trop de sujets traités
L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers
Diagnostic de la culture de management en matière d’entretien
L’entretien professionnel est-il utile?
• Des échanges utiles mais des attentes différentes des acteurs
• Une exploitation partielle des entretiens
au niveau des évaluateurs N+1 et N+2au niveau des BRHau niveau de la DRH
L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers
Diagnostic de l’adéquation des procédures administratives aux objectifs du dispositif
Un calendrier et un enchaînement des procédures à revisiter
• Un processus lourd et complexe
La procédure de détermination des réductions d’ancienneté
L’attribution du bonus
La réalisation des entretiens d’évaluation professionnelle
• Des pratiques diversifiées d’adaptation aux contraintes
• Une mise en œuvre pas exempte de risques contentieux
L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers
Diagnostic de l’adéquation des procédures administratives aux objectifs du dispositif
Un bilan coût – avantage qui suscite des interrogations
• Un coût non négligeable
• Une charge concentrée sur une courte période
• L’instabilité du contexte et l’instabilité des acteurs
• La multiplicité des objectifs nuit à son efficacité
L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers
Les 17 propositions : 7 pour approfondir la culture de management dans l’entretien
Améliorer les conditions de réalisation de l’entretien• Impliquer et formerProposition 1 : Identifier et pondérer clairement la bonne pratique de l’entretien comme
critère d’évaluation de l’encadrement, y compris pour la détermination du bonus.
Proposition 2 : Les responsables des RH des directions doivent veiller à la qualité de l’entretien par une animation adaptée, notamment par une formation volontariste. La DRH doit s’assurer de la bonne fin de ces actions.
• Recentrer l’entretienProposition 3 : Détacher le sujet de l’avancement différencié d’échelon du dispositif de
l’entretien professionnel et supprimer la rubrique correspondante dans le CREP. • Donner à l’entretien tous ses effetsProposition 4 : Organiser l’exploitation des données fournies par les CREP, au niveau des
directions et de la DRH et la production de bilans qualitatifs annuels.
L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers
Les 17 propositions : 7 pour approfondir la culture de management dans l’entretien
Améliorer la qualité des entretiens
• ContrôlerProposition 5 : Organiser un contrôle qualité de second niveau portant sur l’organisation et
l’analyse du contenu des entretiens professionnels.
• EvaluerProposition 6 : Conduire régulièrement des enquêtes de satisfaction auprès d’un échantillon
représentatif des évalués et des évaluateurs.
L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers
Les 17 propositions : 7 pour approfondir la culture de management dans l’entretien
Traiter les silences ou les signaux faibles suite à l’entretien
• Pallier le défaut d’expression de l’agent en donnant une autre occasion de s’exprimer
Proposition 7 : Engager la réflexion en vue de l’éventuelle création d’une fonction de
médiateur chargé de mener des actions de conciliation entre les agents et leur hiérarchie.
L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers
Les 17 propositions : 10 pour réduire la charge administrative et mutualiser
Améliorer le phasage de l’entretien
• Revoir le calendrier et l’enchainement des processus
Proposition 8 : Lancer les campagnes d’entretien professionnel dès le mois de novembre avec un objectif de 100 % des entretiens réalisés au 31 janvier.
Proposition 9 : Conduire les processus de détermination des réductions d’ancienneté et de la part variable indemnitaire à partir du mois de février.
L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers
Les 17 propositions : 10 pour réduire la charge administrative et mutualiser
Aller vers l’unicité des formulaires
• Unifier ce qui peut l’être, harmoniser ce qui ne peut être immédiatement unifié
Proposition 10 : Utiliser un formulaire de compte rendu d’entretien unique pour tous les personnels de l’administration centrale des ministères économiques et financiers, titulaires et non titulaires.
L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers
Les 17 propositions : 10 pour réduire la charge administrative et mutualiser
Simplifier le formulaire et le rendre plus opérationnel• La rubrique « fonctions exercées »Proposition 11: Relier la description des fonctions au contenu de la fiche de poste.
• La rubrique « objectifs »Proposition 12 : Elaborer et diffuser, au niveau de la DRH, en collaboration avec les
directions, une doctrine de définition des objectifs et de la mesure de leur réalisation.
• Les rubriques « évaluation… » et « appréciation … »Proposition 13 : Fusionner les grilles d’évaluation des acquis de l’expérience professionnelle
et d’appréciation de la valeur professionnelle.
• Les rubriques « perspectives d’évolution… » et « formation »Proposition 14 : Simplifier la rubrique relative aux perspectives d’évolution professionnelle
en la centrant particulièrement sur la mobilité. Proposition 15 : Renforcer les instructions tendant à ce que la rubrique relative aux besoins
de formation soit remplie et soit centrée particulièrement sur les formations d’adaptation à l’emploi et de perfectionnement.
L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers
Les 17 propositions : 10 pour réduire la charge administrative et mutualiser
La dématérialisation des formulaires d’entretien
• Dématérialiser en cohérence avec le SIRH
Proposition 16 : Prévoir la dématérialisation du formulaire d’entretien professionnel dans le cadre du projet de dématérialisation du dossier individuel des agents.
L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers
Les 17 propositions : 10 pour réduire la charge administrative et mutualiser
La mutualisation des bonnes pratiques
• Mutualiser dans une perspective d’harmonisation
Proposition 17 : Mutualiser les bonnes pratiques en matière de gestion des entretiens professionnels, aux niveaux ministériel et interministériel.