Les coûts liés aux fonctions support

Les coûts liés aux fonctions supportClub des contrôleurs de gestion des ministères économiques et financiers

Club des contrôleurs de gestion

des ministères économiques et financiers

Les coûtsliés aux fonctions support

MINISTÈRE DE L’ÉCONOMIE, DE L’INDUSTRIE ET DU NUMÉRIQUE

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Sommaire

Objectifs du document 3

Fiche 1 La gestion des ressources humaines (GRH) 4

Fiche 2 L’immobilier 7

Fiche 3 La logistique 13

Fiche 4 L’informatique 18

Zoom Calculer le coût d’un projet informatique 20

Annexe n°1 La masse salariale 22

Annexe n°2 Précisions sur l’immobilier 25

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Objectifs du document

Ce guide complète le « Guide méthodologique de calcul du coût d’une prestation » (*),

en proposant une approche harmonisée de calcul des coûts directs liés aux fonctions

support au sein des ministères économiques et financiers.

Il est le fruit des travaux des représentants des directions et du secrétariat général des

ministères économiques et financiers.

Le terme « coût » est utilisé de manière générique et peut recouvrir aussi bien un ensemble

de charges (comptabilité générale) qu’un ensemble de dépenses (comptabilité budgétaire).

Les fonctions «support » comprennent traditionnellement les ressources humaines, l’in-

formatique (ou systèmes d’information), les fonctions financières, l’immobilier, la logis-

tique, les achats, la communication et les affaires juridiques. Elles concernent l’ensemble

des directions et représentent de réels enjeux pour l’accomplissement des missions des

ministères économiques et financiers.

Ce guide traite des quatre fonctions support principales : la gestion des ressources

humaines, l’immobilier, la logistique et l’informatique. Il comporte également une annexe

sur la masse salariale (dépense de titre 2) qui doit être prise en compte dans chacune de

ces fonctions, ainsi qu’une annexe précisant certaines notions liées aux coûts immobiliers.

Afin de répondre concrètement aux besoins des contrôleurs de gestion, les fiches

reprennent le périmètre de chaque fonction et décrivent les coûts identifiés dans un

tableau retraçant les éléments à prendre en considération ainsi que les comptes PCE

pouvant y être associés (la mention des comptes PCE ayant pour principal objectif de

faciliter les recherches et les analyses du contrôleur de gestion).

Sont également abordés les modalités d’utilisation des données et les éventuels points

d’attention.

Le contrôleur de gestion devra analyser précisément le périmètre du coût à évaluer afin

de ne pas intégrer plusieurs fois le même élément dans le coût élaboré et assurer un

contrôle de cohérence avec les données budgétaires ou comptables existantes. De même,

il exercera son propre jugement et appréciera la situation en analysant objectivement

et précisément le coût à chiffrer afin de déterminer, in fine, les éléments de coût qu’il

prendra en compte en fonction de l’objectif poursuivi.

(*) http://www.performance-publique.budget.gouv.fr/sites/performance_publique/files/files/documents/performance/controle_gestion/documentation/guides/16Guide_methodo_calcul_cout_prestation_SG_Bercy_2012.pdf

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Fiche 1 : La gestion des ressources humaines (GRH)

1. Éléments de coûts

La gestion des ressources humaines (GRH) comprend essentiellement des dépenses

de personnels (titre 2) car cette activité supporte principalement la masse salariale des

personnels affectés à la gestion des RH.

Il n’existe donc pas de compte PCE spécifique associé à ces coûts autres que ceux retracés

dans la fiche masse salariale, en dehors de la formation continue qui implique aussi des

dépenses hors titre 2.

Il est possible d’identifier de nombreuses activités liées à cette fonction :

L’administration du personnel : - l’enregistrement, le suivi et le contrôle des données individuelles, et collectives

du personnel ;

- l’application des dispositions légales et réglementaires ;

- la gestion des conflits et le suivi des temps de travail ;

- les relations sociales et syndicales ainsi qu’avec les organismes comme l’URSSAF.

La gestion au sens large : - l’acquisition des Ressources Humaines par la gestion de l’emploi, les programmes

de recrutement, les plans de carrières, les mutations et promotion, l’analyse des postes et l’évaluation des personnes ;

- la gestion des carrières par l’accompagnement professionnel associé aux mutations, changements de postes et promotions, la mise en œuvre des campagnes d’évaluation et de leurs conséquences sur le déroulement de carrière des agents, la préparation au départ à la retraite ;

- la gestion de la paie et des rémunérations par le suivi des grilles de salaires, de l’intéressement et de la participation, la liquidation des salaires et indemnités des agents ;

- la gestion de la formation par la détection des besoins, l’élaboration des plans de formation, la mise en œuvre des actions de formation et l’évaluation des résultats.

L’amélioration des conditions de travail : - l’hygiène et la sécurité au travail et dans les trajets, la médecine statutaire ;

- l’ergonomie des conditions de travail ;

- l’action sociale, la politique du handicap, la diversité au travail ;

- la prévention des risques psychosociaux et des maladies professionnelles.

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La formation continue

Un point particulier lui est consacré dans cette fiche dès lors qu’elle implique, pour le

contrôleur de gestion, le suivi de coûts spécifiques auxquels sont associés des comptes PCE.

Trois types de coûts caractérisent la formation continue :

- le coût pédagogique de la formation : rémunération de l’intervenant, location éventuelle d’une salle et/ou de matériel (informatique, visuel…) ;

- les frais annexes liés aux indemnités versées à l’agent formé pour le transport et l’hébergement ;

- le coût de masse salariale en raison de l’absence de l’agent formé à son poste.

En fonction de la commande, pour obtenir un coût global de la formation, le contrôleur

de gestion peut ajouter la part de la masse salariale des agents de sa structure dispensant

des formations en interne.

Sources d’informations : CHORUS

Nature de la dépense Comptes PCE

Indemnités de stage : transport déplacement logement 6154000000

Formation management, communication et RHFormation linguistiqueFormation Hygiène Sécurité Conditions de Travail (HSCT)Formation permis (tous véhicules)Autres formations technique / métier

6118480000

Formation informatique (y.c. bureautique) 6118410000

Formation aux outils bureautiques 6118420000

Autres transports et déplacements 6153180000

Location de matériel informatique 6113220000

Personnel non informatique extérieur à l’administration 6128200000

Autres services et prestations de service 6188000000

2. Modalités d’utilisation

Les coûts ainsi obtenus peuvent être utilisés directement ou retraités au moyen d’une

mesure des temps (pour obtenir la composante RH rattachée à une activité donnée) ou

d’un nombre de journées-stagiaire dans le cas de la formation continue.

Dans le cas particulier de la formation continue, il peut être plus pertinent pour le

contrôleur de gestion de retraiter le coût total de la formation (addition des trois types

de coûts listés précédemment) afin d’obtenir un coût jour/élève.

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3. Points d’attention

S’agissant de la formation, les comptes PCE proposés sont généraux et ne concernent

pas uniquement l’activité formation. Le contrôleur de gestion devra tenter d’obtenir

d’autres informations pour déterminer ce qui relève de la formation ou non au sein du

compte PCE considéré.

S’agissant des dépenses hors titre 2 d’action sociale, de santé et sécurité au travail,

celles-ci ne sont pas individualisables mais pourront être intégrées dans le calcul d’un coût

global de la gestion des ressources humaines d’une structure au moyen d’un coût/agent.

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Fiche 2 : L’immobilier


L’immobilier se décompose selon les items suivants pour lesquels un coût pourra être

défini :

- les loyers budgétaires (utilisation du parc domanial) ;

- les loyers financiers (locations du parc privé) ;

- la gestion du parc immobilier : prestations de service (nettoyage, gardiennage), énergies et fluides (électricité, gaz, fuel, chauffage, eau) ;

- l’entretien courant (travaux de maintenance préventive et corrective).

- l’entretien lourd (travaux de mise en conformité et en état) ;

- les travaux structurants et opérations immobilières d’envergure augmentant la valeur du bien immobilier (telles que définies dans le Code des marchés publics -> construction ou réhabilitation).

Chacun de ces items est détaillé dans l’Annexe 2.

N.B. : Le contrôleur de gestion devra s’assurer de la cohérence des données dont il dispose avec les référentiels budgétaires et comptables déjà existants (briques immobilières du référentiel d’activité Chorus et document de politique transversale « Politique immobilière de l’État » qui distinguent entre les dépenses à la charge du propriétaire et celles liées à l’occupant). Afin d’ai-der le contrôleur de gestion, le cas échéant, à reconstituer ces deux dépenses, les comptes PCE identifiés comme relevant clairement de dépenses liées au propriétaire apparaissent en gras dans les tableaux ci-dessous et ceux relevant clairement des dépenses de l’occupant en italique. Les dépenses liées aux autres comptes PCE devront faire l’objet d’une expertise plus approfondie afin de déterminer leur rattachement.

1 - Loyers budgétaires (utilisation du parc domanial)

Sources d’informations : CHORUS, CHORUS module immobilier RE-FX, Outils de gestion du parc immobilier.


Loyers budgétaires 6113140000

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2- Loyers financiers (locations du parc privé)

Sources d’informations : CHORUS, CHORUS module immobilier RE-FX, Outils de gestion du parc immobilier


Loyers privés logementLoyers privés hors logement

6113110000

Charges locatives 6113120000

Charges de copropriété 6113130000

Indemnités dommages et intérêts 6222000000

Redevances de financement du parc immobilier 6112100000

Redevance de financement des Partenariats Public-Privé 6173000000

3 - Gestion du parc immobilier



Énergies et fluides (eau) 6062100000

Énergies et fluides (électricité) 6062200000

Énergies et fluides (gaz naturel et gaz conditionné) 6062300000

Énergies et fluides (fioul de chauffage) 6062400000

Énergies et fluides (chauffage urbain et réseaux de climatisation) 6062600000

Énergies et fluides (autres énergies : charbon, bois, biomasse…)Énergies et fluides (fluides industriels et médicaux)

6062800000

Services de gardiennage et de sécurité 6181000000

Nettoyage courant (bureau, hôtellerie, plonge)Nettoyage spécifique (biomédical, industriel)

6182000000

Collecte, traitement des déchets non dangereux (yc déchets industriels banals)Collecte et traitement des déchets dangereuxContenant et compacteur de déchets

6183000000

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Contrat de prestations multiservicesContrat multiservices - multi techniquesPrestation agence immobilière, yc réservation logement et salle

6188000000

Taxe foncière 6212300000

Taxe d’habitation 6212400000

Taxe de balayage (immeubles domaniaux) 6212831000

Taxe sur les bureaux (immeubles domaniaux) 6212832000

Autres taxes locales et spéciales d’équipement 6212838000

4 - Entretien courant : travaux de maintenance préventive et corrective

La maintenance préventive part de la surveillance de l’état du matériel et de la conduite

d’analyses périodiques pour déterminer l’évolution de la dégradation du matériel et la

période d’intervention.

La maintenance corrective est exécutée après détection d’une panne et destinée à remettre

un bien dans un état dans lequel il peut accomplir une fonction requise.



Outillage : matériel et équipement de chantier 6065100000

Matériel et petits équipement électrique 6065300000

Fournitures de nettoyage : quincaillerie, droguerie, consommables (hors travaux)Matériel de serrurerieMatériel de menuiserie (porte, fenêtre)Matériel de chauffage et plomberie

6065400000

Maintenance et installation du matériel de sécurité (accès, alarme) 6065500000

Équipement de lutte contre incendie (ELI) 6065500000

Équipement de nettoyage 6065600000

Pièce rechange 6065700000

Droguerie 6068300000

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Fournitures diverses 6068800000

Entretien des terrains, bâtiments et constructions :Maintenance des installations électriquesMaintenance chauffage, ventilation, climatisation (CVC)Maintenance de voirie et réseaux divers (VRD) hors routeContrat de maintenance multi techniques

6115210000

Entretien et réparation des biens mobiliers et immobiliers :Petits travaux de métallerie et serrureriePetits travaux de menuiserie (bois, aluminium, PVC)Petits travaux de peinture et revêtements (sols et murs)Petits travaux de maçonnerie et cloisonsPetits travaux de couverture étanchéité

6115230000

Entretien des espaces verts 6115240000

Maintenance et installation des systèmes de sécurité incendie (SSI) 6115410000

Maintenance et installation des équipements industriels 6115470000

Contrôles réglementaires et diagnostics 6136000000

5 - Entretien lourd (travaux de mise en conformité et en état financés par le pro-

gramme 309 et listés dans sa charte de gestion)

Les obligations réglementaires se sont multipliées. Elles nécessitent la réalisation de

travaux afin d’effectuer les mises en conformité nécessaires.



Immobilisations corporelles en cours (IEC) : bâtiments non spécifiques (bâtiments domaniaux)

2313100000

Matériaux de construction (ciment, plâtre, carrelage, bois, revêtements)

6061100000

Prestation d’assistance à maîtrise d’ouvrage (MOA)Prestation de maîtrise d’œuvre (MOE)

6111200000

Étude préalable, audit, expertise liée aux travaux 6117200000

Entretien des terrains, bâtiments et constructions :Maintenance des installations électriquesMaintenance chauffage, ventilation, climatisation (CVC)Maintenance de voirie et réseaux divers (VRD) hors routeContrat de maintenance multi techniques

6115210000

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Entretien des ascenseurs :Maintenance ascenseur, monte-charge, escalier mécaniqueMaintenance appareil de levage lourd (élévateur, plateforme)

6115450000

Contrôles réglementaires et diagnostics 6136000000

6 - Travaux structurants et opérations immobilières d’envergure augmentant

la valeur du bien immobilier (telles que définies dans le Code des marchés publics

-> construction ou réhabilitation)

Sur le plan budgétaire, le suivi de telles opérations est facilité par l’existence de tranches

fonctionnelles (TF) qui permettent d’individualiser les dépenses.

Le compte PCE 2313100000 est, a priori, le plus utilisé.



Immobilisations corporelles en cours (IEC) : bâtiments non spécifiques (bâtiments domaniaux)

2313100000

Travaux en cours sur biens non contrôlés – part financière 2410000000

Travaux en cours sur biens non contrôlés – part financière – Tiers 2420000000

Travaux de construction bâtiment neufTravaux de rénovation de bâtiment (yc bâtiments historiques)Travaux de réhabilitation de bâtimentTravaux de mise aux normes des bâtiments

Pas de compte PCE identifié seulement des

groupes de marchandises

Entretien et réparation des biens mobiliers et immobiliers :Travaux de dépollution, décontamination

6115230000

Travaux de démolition et de déconstruction de bâtiment 6188000000


Les coûts ainsi obtenus peuvent être utilisés directement ou retraités par le calcul d’un

coût/m2, d’un coût/agent ou d’un coût unitaire propre à l’activité étudiée.


La présente fiche liste les dépenses hors titre 2 liées à la fonction immobilière. Il convient

également de prendre en compte les coûts directs en masse salariale liés à cette fonction

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et, le cas échéant, les coûts indirects de structure (management, pilotage, soutien,

secrétariat…).

Les biens immobiliers de l’État, qui sont considérés comme n’ayant pas une durée d’uti-

lisation déterminable, et les travaux relevant des comptes de classe 2 ne font pas l’objet

d’amortissement (Cf. Recueil des Normes Comptables de l’État).

Les comptes PCE relatifs à l’entretien courant, à l’entretien lourd aux travaux structurants

et opération immobilières d’envergure peuvent être identiques. Dans ce cas, seule l’activité

mentionnée dans le progiciel Chorus permet d’opérer une distinction.

Certaines directions des ministères économiques et financiers comptabilisent les dépenses

de mobilier dans les dépenses liées à l’immobilier. Toutefois, la majorité d’entre elles les

intègrent dans les dépenses liées à la logistique ; c’est également le choix opéré par le

présent document.

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Fiche 3 : La logistique


La logistique est une notion dont la définition peut être particulièrement large et dont le

périmètre peut différer d’une direction à l’autre. Elle a pour objet de gérer un ensemble

de moyens généraux relatifs à l’organisation d’une structure.

Dans le cadre de la présente fiche, la logistique se décline à travers les items les plus

fréquemment retenus présentés dans les tableaux ci-dessous.

1 - Les dépenses liées aux postes de travail

Les dépenses liées aux postes de travail regroupent les dépenses de mobilier, les fourni-

tures de bureau et les dépenses liées aux postes informatiques et téléphoniques (dont

la valorisation des coûts est décrite dans la fiche consacrée à l’informatique).



Mobilier :Petit outillage à main et coupant - Outillage électroportatif (perceuse, meuleuse, scie électrique …)

6065100000

Piles et batteries 6065300000

Achat de mobilier de bureau - Achat mobilier d’hébergement, de restauration - Achat mobilier médical et hospitalier - Achat mobilier technique et de sécurité

6066500000

Petit et gros matériel électroménager 6068200000

Fournitures horticoles, matériel, plantes et fleurs 6068800000

Location de mobilier 6113210000

Déménagement (agent et transfert service) et garde meuble 6157200000

Dératisation, désinfection et désinsectisation 6188000000

Fournitures de bureau :Fournitures de bureau et accessoiresPapier et dérivés

60666100006066620000

2 - Les dépenses liées aux missions des services

Les dépenses liées aux missions regroupent l’ensemble des dépenses nécessaires à la

réalisation des différentes missions des agents.

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a. Les véhicules et services connexes

Achats immobilisés



Transport terrestre :Véhicule particulier (VP)Véhicule utilitaire (PTAC > 3,5T)Véhicule poids lourd (PTAC > 3,5T)Véhicule tout-terrainAutocar et autobus et autres véhicules de transport > 9 placesVéhicule sanitaire, ambulance (tout type)Véhicule de lutte contre incendie (tout type)Remorque, porte-voiture, porte moto, conteneur et caravaneChariot élévateur et autres engins de manutentionAutres véhicules et engins (dont véhicules non immatriculés)

2182100000

Transport naval :Navire, bateau et autres embarcations civils yc pièces détachées

2182200000

Transport aérien :Avion, hélicoptère et autres aéronefs civils yc pièces détachées

2182300000

Achats non immobilisés



Carburants, huiles, produits pétroliers :Carburéacteur, gazole de navigation (pipe ou affrété)Tout carburant livré en vrac (yc outre-mer)Carburant automobile livré en station-serviceTout carburant appro plate-forme aérienne et portuaireTout carburant appro OPEX et étrangerHuiles et lubrifiants, ingrédients et conditionnement

6062500000

Pièces détachées et accessoires automobiles 6065700000

Motocycle, quad, vélos et autres véhicules à 2 roues 6066700000

Entretien préventif, réparation, nettoyage des véhicules terrestresAménagement des véhicules et engins (tout type)

6115330000

Location de véhicules gamme commerciale longue duréeLocation de véhicules gamme commerciale courte et moyenne duréeLocation d’autres véhicules et engins spéciaux (toute durée)

6113230000

Redevance de financement du matériel de transport 6112800000

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b. Les autres dépenses de logistique



Affranchissement :Matériel de traitement du courrierMaintenance de matériel de traitement du courrierFrais expédition courrier standard - Frais expédition colis (<30kg) - Frais expédition express (<30kg) - Prestation courses et tournées, collecte courrier - Prestation de mise sous pli et routage - Location maintenance de machines à affranchir

606640000061154700006161000000

Voyages et déplacements :BagagerieTransport ferroviaire de personnes - Transport aérien de personnes (yc taxes aéroport) - Transport maritime de personnes - Transport de personnes par taxi (tout type) - Transport de personnes handicapées, médicaliséesAutres frais de déplacement (visa, vaccin, péage, parking)Prestations d’agence de voyageFrais hôtels et hébergement – Frais de restaurant

60688000006151000000

615318000061841000006184200000

Reprographie :Consommable industriel impression, encrageMaintenance équipement centre reprographie, éditique et impressionServices externalisés de reprographie

606880000061154300006118500000

Accueil physique et téléphonique :Accueil, conciergerie, réservation

6188000000

Abonnements et documentation :Presse d’information généralePresse d’information spécialisée et techniqueOuvrages divers (livres, imprimés, cartes, publications)Base de données documentaires

6118100000

Restauration et alimentation :Produits frais alimentaires (viande, poisson, lait, fruit, légume) -Épicerie et produits surgelés - BoissonsPrestations de traiteurDistributeurs de boissons et confiseriesLocation de petit matériel (vaisselle, coutellerie)

6061200000

615600000060665000006113240000

Vêtements et habillement :Produits textiles (tissus) - Article chaussant - Effets cérémonie, coiffe, accessoires (passementerie, drapeaux) - Vêtements de travail divers (prêt-à-porter) - Équipement de protection individuelle (EPI)Prestation fabrication et distribution vêtementsLocation maintenance vêtements et EPI - Services de blanchisserie (traditionnelle et industrielle)

6064000000

60672000006188000000

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Monnaies, médailles, insigne, trophée, objets commémoratifs 6068400000

Études et audits 6117200000

Frais de représentation 6118600000

Prestations et matériel d’archivage (yc œuvres d’art) 6157200000

Traduction et interprétariatSecrétariat sténotype

6188000000

Laboratoires : Consommables de laboratoire 6063100000

Équipement, matériel de laboratoire et de mesure - Maintenance équipement et matériel de laboratoire

6063300000

Prestations labo, mesure, analyse, essai, contrôle 6188000000


Les coûts ainsi obtenus peuvent être utilisés directement ou retraités par le calcul d’un

coût/agent ou d’un coût unitaire propre à l’activité étudiée.


La présente fiche liste les dépenses hors titre 2 liées à la fonction logistique. Il convient

également de prendre en compte les coûts directs en masse salariale liés à cette fonc-

tion et, le cas échéant, les coûts indirects de structure (management, pilotage, soutien,

secrétariat…).

Les impressions réalisées par les centres de reprographie et par des sociétés extérieures

sont intégrées dans les dépenses liées à la logistique. Si l’on souhaite aller au-delà,

pour calculer le montant global des dépenses d’impression, il conviendra d’y ajouter les

impressions réalisées sur les copieurs locaux (qui sont, elles, intégrées dans les dépenses

informatiques).

La majorité des directions des ministères économiques et financiers comptabilisent les

dépenses de mobilier dans les dépenses de logistique (comme le présent document). À

noter toutefois que certaines d’entre-elles comptabilisent le mobilier dans les dépenses

liées à l’immobilier.

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Selon le degré d’analyse recherché, les données budgétaires issues du progiciel CHORUS

devront être parfois complétées par des données analytiques plus précises, présentes

dans d’autres outils. Par exemple :

- Les données budgétaires permettent d’obtenir le coût des activités. Pour connaître les coûts par service, il convient de réaliser une analyse des éléments présents, notamment, dans les outils de suivi des dotations globales de fonctionnement.

- Afin d’analyser les coûts d’affranchissement, il peut être nécessaire de connaître le détail du coût par nature (type de produit postal) et/ou par service émetteur Un portait internet dédié (myneopost.fr) permet actuellement d’obtenir des restitutions présentant ces éléments.

- La décomposition budgétaire de l’item « Voyages et déplacements » ne permet pas d’appréhender certains coûts très précis, tels que ceux liés aux congés bonifiés ou aux changements de résidence administrative. Ces données sont en général suivies dans d’autres outils par les secteurs métiers.

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Fiche 4 : L’informatique


L’informatique regroupe 3 items pour lesquels un coût peut être défini :

- la bureautique ;

- l’audiovisuel ;

- les dépenses informatiques liées au développement, à la maintenance applicative, à l’exploitation et à la production.

NB : certains comptes PCE retracent à part entière des dépenses liées en totalité au domaine infor-matique. D’autres sont des comptes PCE dont une partie seulement relèvent de l’informatique (ils sont notés « partiel » dans les tableaux).

1- Bureautique

Le coût de la bureautique est décrit à partir des indications présentes dans le guide

méthodologique de la performance et de la note DSI concernant la dépense informatique

prise en compte dans le triennal 2015-2017.

Au-delà des coûts décrits ci-dessous, le contrôleur de gestion pourra également intégrer

les coûts de personnel rattachés à l’assistance utilisateurs bureautique et métier.

Source d’information : CHORUS


Téléphonie :Équipement de téléphonie mobileÉquipement de téléphonie fixe, yc autocommutateur (PABX)Services de téléphonie mobileServices de téléphonie fixeServeurs VoIP ToIP

60663100006066320000616210000061622000006162400000

Redevances pour concessions, brevets, licences, marques, procédés, logiciels, droits et valeurs similaires (partiel) :Logiciel de bureautique

6240000000

Support et maintenance logiciels (partiel) 6115110000

Matériel informatique :Poste de travail (PC, portables, écrans)Périphériques et petits matériels divers (partiel)Serveurs (partiel)

606611000060661800006066120000

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Location de matériel informatique tout type (partiel) 6113220000

Achat imprimante 6066210000

Achat copieur 6066220000

Fournitures, conso encrage yc cartouche et toner imprimantes 6066630000

Location copieur (hors consommable et maintenance)Entretien de matériels de reprographie (partiel)

61132200006115430000

Maintenance copieur, matériel multifonctions, scan, fax (réparation, consommable, encrage) (partiel)

6115120000

Formation informatique (y compris bureautique) (partiel) 6118410000

2 - Audiovisuel



Matériel audiovisuel (partiel) 6066140000

3 - Autres dépenses informatiques (ensemble des dépenses liées au développement,

à la maintenance applicative, à l’exploitation et à la production)



Assistance et maîtrise d’ouvrage informatique :Audit et conseil stratégie SIConseil urbanisationExpertises techniquesConseil qualité et méthodeÉtude projet applicatifSupport utilisateurs (hotline, helpdesk)

6111200000

Sous-traitance de services informatiques :Forfait de développementHébergement informatique (hors maintenance)Prestation de numérisation (tout type)Tierce maintenance applicative (TMA)Tierce recette applicative (TRA)Tierce maintenance matériel (TMM)Forfait services projet applicatif (ingénierie de projet)Autre maintenance informatique (hors TMA)Prestation d’installation matérielSupervision exploitation des serveurs

6111100000

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Prestations de sécurité télécommunications 6188000000

Matériels informatiques :Serveurs informatique (tout type)Grand système (mainframe)Autres matériels informatiques (partiel)Location matériel informatique (partiel)Entretien matériel informatique (partiel)

60661200006066130000606618000061132200006115120000

Réseaux informatiques :Frais réseau télécom et internet Équipement réseaux de donnéesServices réseaux de données

6162300000

Logiciels :Redevances concession brevets licences marques (partiel)Entretien logiciel

61624000006115110000

Ces dépenses peuvent être suivies individuellement ou dans le cadre du calcul du coût

d’un projet informatique.

Zoom : calculer le coût d’un projet informatique

Les coûts informatiques d’un projet sont de deux ordres :

Les coûts de développement : dépenses engagées pour spécifier, développer et mettre en œuvre le service, de la phase de pré-étude d’opportunité à la mise en service.

Ils comprennent les éléments suivants :

- Études préliminaires : définition des objectifs du projet, décision d’opportunité ;

- Expression des besoins ;

- Marché public : de la rédaction à la notification du marché… ;

- Coût de développement : Etude & Réalisation / recette / mise en production ;

- Investissements : achats de matériels et logiciels propres au développement ;

- Masse salariale des personnels internes impliqués dans le projet (équipe projet, groupes de travail,…) ;

- Coût de la formation des formateurs et des utilisateurs.

Les coûts d’exploitation, de production et de maintenance : dépenses nécessaires au bon fonctionnement de l’application après sa mise en service et à l’infrastructure technique.

Ils comprennent les éléments suivants :

- Masse salariale des personnels internes impliqués dans la maintenance en condition opérationnelle du projet au prorata du temps passé sur le projet ;

- Investissements : achats de matériels et logiciels liés à l’exploitation et à la maintenance ;

- Coût de maintenance matériel et logiciel ;

- Coût des évolutions éventuelles.

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Les coûts ainsi obtenus peuvent être utilisés directement ou retraités au moyen d’un

coût/agent, d’un coût/utilisateur, d’un coût par poste de travail ou d’un coût unitaire

propre à l’activité étudiée.


La présente fiche liste les dépenses hors titre 2 liées à la fonction informatique. Il convient

également de prendre en compte les coûts directs en masse salariale liés à cette fonc-

tion et, le cas échéant, les coûts indirects de structure (management, pilotage, soutien,

secrétariat…).

Les impressions réalisées par les copieurs locaux sont intégrées dans les dépenses liées

à l’informatique. Si l’on souhaite aller au-delà, pour calculer le montant global des

dépenses d’impression, il conviendra d’y ajouter les impressions réalisées par les centres

de reprographie et par des sociétés extérieures (qui sont, elles, intégrées dans les dépenses

logistiques).

Le coût électrique « bureautique » (estimé à partir des métriques fournies par la DSI) ne

figure pas dans les dépenses de bureautique au motif que les fluides (dont électricité)

sont recensés dans le coût immobilier. Toutefois, en fonction du besoin, ce coût pourra

être ajouté au coût bureautique.

En revanche, le câblage courant faible sera classé dans les coûts informatiques car la nou-

velle nomenclature des groupes de marchandises l’intègre dans le domaine Informatique

et télécoms.

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Annexe n°1 : La masse salariale

La masse salariale est composée de 3 items pour lesquels un coût pourra être défini :

- les rémunérations d’activités ;

- les cotisations et contributions sociales ;

- les prestations sociales et allocations diverses.

La présente fiche retient comme éléments constitutifs des dépenses de personnel ceux

décrits par la direction du budget dans le macro-processus n°8 (p50) : http://www.

performance-publique.budget.gouv.fr/sites/performance_publique/files/files/documents/

gestion_publique/referentiels/macroprocessus/MP8-Pilotage-de-la-masse-salariale-et_des_

emplois.pdf

La masse salariale est principalement composée des dépenses liées aux rémunérations

des personnels, telles les rémunérations principales, les salaires, les primes et indemnités,

les charges employeurs, les impôts et les taxes assis sur les rémunérations.

Elle comprend également d’autres dépenses connexes, qui ne sont pas en relation directe

avec les salaires d’activité à proprement parler, mais correspondent, pour l’essentiel, à

des prestations sociales - ou équivalent - à la charge de l’État en tant qu’employeur (ou

ancien employeur de certains agents).

Il convient de rappeler que si la masse salariale est composée pour une large part de la

rémunération indicée, elle englobe également des éléments ne reposant pas sur une

masse indiciaire tels que les salaires des contrats aidés, certaines rémunérations à la

tâche, des prestations sociales, etc.

La catégorie 21 retrace les rémunérations d’activité

Les rémunérations principales directement versées :

- la rémunération des agents (titulaires, non titulaires, civils, militaires d’active ou de réserve, ouvriers…) ;

- la rémunération des personnels payés « à la tâche » (jurys de concours, vacataires…) ;

- les indemnités versées aux stagiaires, liés à l’État par un acte de recrutement (concours, etc.) ;

- le remboursement de la rémunération des personnels mis à disposition par d’autres ministères (remboursements internes à la personne morale « État »).

Les différentes primes et indemnités dont les indemnités forfaitaires, représentatives de

frais.

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Les charges connexes à la rémunération principale et notamment :

- le supplément familial de traitement ;

- les heures supplémentaires.

Les autres rémunérations notamment celles des agents en formation professionnelle ou

en cessation progressive d’activité.

La catégorie 22 retrace les cotisations et contributions sociales

Les cotisations patronales versées par l’État employeur ;

Les autres cotisations sociales (compte d’affectation spéciale « Pensions ») ;

Les impôts, taxes et versements assimilés sur rémunérations ;

Les pensions militaires d’invalidité (PMI) –allocations et indemnités diverses.

La catégorie 23 retrace les prestations sociales et allocations diverses

Les prestations directes employeurs sont des prestations sociales obligatoires versées

directement par l’État à ses agents, celui-ci étant son propre assureur pour un certain

nombre de risques sociaux et ne cotisant pas aux caisses de sécurité sociale.

Ces prestations directes concernent notamment les pensions civiles et militaires de

retraite, les pensions pour invalidité, les rentes viagères d’invalidité, les allocations

diverses et accessoires dont les allocations temporaires d’invalidité (ATI) versées par le

CAS « Pensions », les allocations pour perte d’emploi, les allocations liées à l’invalidité

[allocation d’invalidité temporaire (AIT)], les prestations liées aux accidents du travail et

aux maladies professionnelles, les revenus de remplacement liés au congé de fin d’activité.

Les prestations familiales versées aux agents de l’État et aux pensionnés outre-mer.

Les autres charges correspondent à des prestations facultatives directement versées par

l’État à ses agents.

Sources d’informations : POEMS, ATLAS, Outil DB 2BPSS, CHORUS,…


Catégorie 21 Rémunérations d’activité 641 : 641111 à 64188

Catégorie 22 Cotisations et contributions sociales645 : 645111 à 645886211 : 62111 à 621188

65115

Catégorie 23 Prestations sociales et allocations diverses 646 à 648 : 64612 à 6488

Remboursement des personnels mis à disposition (par autre personne morale)

6121000000

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Points d’attention

Pour être complet, le contrôleur de gestion ne devra pas oublier les remboursements des

« mises à disposition » (MAD) qui sont classés en titre 3 mais complètent le titre 2 car ils

représentent également une dépense de personnel.

De même, en fonction de la commande, le contrôleur de gestion intégrera ou non

dans son calcul de coût les montants versés au titre du compte d’affectation spécial

« Pensions » (CAS Pensions).

Compte tenu de l’importance des montants versés au titre du CAS Pensions, il est

recommandé de les prendre en compte et de le mentionner dans les précisions métho-

dologiques rappelant le périmètre de calcul.

Le recueil des règles de comptabilité budgétaire, disponible sur le site www.perfor-

mance-publique.budget.gouv.fr (rubriques : cadre de la gestion-publique/le cadre et la

gestion budgétaires), détaille le CAS Pensions qui correspond aux regroupements des

comptes PCE 220, 221, 222 et 225 dans Chorus.

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Annexe n°2 : Précisions sur l’immobilier

La présente annexe apporte des précisions utiles au contrôleur de gestion compte tenu

de la complexité et du caractère stratégique de l’immobilier, notamment depuis la

parution de la circulaire du Premier ministre du 16 janvier 2009 relative à la poli-

tique immobilière de l’État qui mentionne que les schémas pluriannuels de stratégie

immobilière (SPSI) doivent préciser les besoins immobiliers des administrations dans un

souci de réduction du coût des surfaces occupées.

1 - Loyers budgétaires (utilisation du parc domanial – notion d’État propriétaire)

Les administrations doivent payer des loyers pour les immeubles de bureaux qu’elles

occupent et dont l’État est propriétaire, selon les modalités de mise en œuvre décrites

ci-après.

Les gestionnaires reçoivent une facture de France Domaine (avis d’échéance) au titre des

immeubles soumis à loyer et doivent la payer sur une dotation reçue en début d’année

(dotation budgétée en autorisations d’engagement et en crédits de paiement). Les auto-

risations d’engagement sont consommées trimestriellement, au moment du paiement

de chaque avis d’échéance.

Les conventions d’utilisation (quasi-baux publics) conclues entre l’administration

occupante et France Domaine mentionnent le montant du loyer budgétaire à

acquitter. Ce loyer réel, aligné sur la valeur du marché, vise à responsabiliser les

ministères sur le coût d’exploitation des surfaces occupées.

Les surfaces sont disponibles notamment dans Chorus RE-FX (module immobilier du progiciel Chorus).

Une note du Service France Domaine du 19 février 2010 définit la typologie des surfaces de l’État :

- SHOB (surface hors œuvre brute) : correspond à la somme des surfaces de plancher de chaque niveau (elle est calculée à partir du nu extérieur des murs).

- SHON (surface hors œuvre nette) : SHOB déduction faite des superficies de plancher hors œuvre dont la hauteur est inférieure à 1,80 m, des locaux techniques…

- SUB (surface utile brute) : SHON – (éléments structurels + locaux techniques en étages + caves et sous-sol).

- SUN (surface utile nette) : SUB – (surfaces légales et sociales + surfaces de services généraux + logements + restauration + surfaces spécifiques). La SUN se décompose donc en surface de bureau, surface de réunion et surface annexe de travail.

N.B : au niveau réglementaire, la notion de surface de plancher a remplacé celle de SHOB et de SHON. Elle correspond à la somme des surfaces de planchers de constructions closes et couvertes comprises sous une hauteur de plafond supé-rieur à 1,80 m et calculée à partir du nu intérieur des façades. Pourtant, la note précitée du Service France Domaine n’a pas à ce jour été modifiée afin de tenir compte de cette évolution.

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2 - Loyers financiers (locations dans le parc privé)

Bien que les baux fassent l’objet d’une validation préalable par France Domaine, chaque

bail peut comporter des clauses spécifiques. Les loyers financiers peuvent comporter des

clauses financières complexes : charges constatées d’avance, franchises (réductions de

prix) de loyer pour certains exercices…

Sur le plan budgétaire, les autorisations d’engagement doivent être budgétées en fonction

de la durée de l’engagement ferme contenue dans le bail.

Or, le marché locatif connaît aujourd’hui un certain nombre d’évolutions qui renforcent

bien souvent le caractère pluriannuel ferme des baux afin d’obtenir des conditions de

location financièrement intéressantes. Il est nécessaire de tenir compte de ces éléments

par exemple au moment de la budgétisation. Ainsi, il n’est pas rare que les baux com-

portent des clauses avec une durée ferme de 9 ans, sans possibilité de dénonciation

tous les 3 ans. Il n’y alors pas de clause de résiliation autre que celle de droit commun.

3 - Gestion du parc immobilier

La circulaire du 16 janvier 2009 précitée relative à la politique immobilière de l’État

appelle à une rigueur accrue dans l’exploitation et dans le comportement des occupants

notamment s’agissant de la consommation des fluides.

Un outil de suivi des fluides (OSF) s’inscrit dans cette politique de rationalisation des coûts.

L’OSF permet de suivre par bâtiment les consommations et les dépenses en eau, énergie

et émission de CO2. Il présente donc un réel intérêt pour le contrôleur de gestion des

directions ci-après : le Secrétariat Général (SG) des Ministères économiques et financiers,

la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) et France Domaine pour la gestion

des cités administratives, la Direction Générale des Douanes et Droits Indirects (DGDDI),

l’Institut National de la Statistique et des Études Économiques (INSEE).

Ces directions et services assurent le pilotage de l’outil. Parallèlement, le bureau gestion

et expertise immobilière ministérielle (SAFI-GIM) assure la coordination entre eux.

4 - Entretien courant

Une maintenance satisfaisante peut permettre d’éviter des travaux lourds. Elle peut être

préventive et désigne alors le remplacement, la révision ou la réfection d’un élément

matériel avant que celui-ci n’entraîne une avarie. La maintenance corrective consiste, elle,

à éliminer une avarie ou une altération dans le fonctionnement d’un élément matériel

par sa réparation, sa restauration à l’état antérieur ou son remplacement.

5 - Entretien lourd (travaux de mise en conformité et en état)

Les obligations réglementaires se sont multipliées. Elles nécessitent la réalisation de

travaux afin d’effectuer les mises en conformité nécessaires. Par exemple, la loi du 11

février 2005 pour l’égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des

personnes handicapées impose de respecter des normes en matière d’accessibilité des

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Comptabilisation des travaux à immobilisation ou non ? :

L’imputation comptable de travaux immobiliers varie selon que la dépense engagée est assimilée à une immobilisation ou une charge.

Pour ce faire, une grande distinction peut être effectuée :

- Immobilisation : la dépense vient augmenter la valeur du bien immobilier (classe 2) ; puis la dépense est comptabilisée, selon un rythme défini légalement d’amortissement, en dépense d’exploitation (classe 6)

- Charge : la dépense, venant grever la valeur du bien, est directement comptabilisée en « classe 6 ».

Il est important de ne pas confondre ces deux notions car les comptes doivent être le reflet de la situation financière de l’État.

Par ailleurs, les modalités de suivi des biens immobiliers dans le progiciel Chorus impliquent d’identifier pour chacune des dépenses le bien concerné par son numéro d’inventaire (n° Chorus RE-FX).

établissements recevant du public. De même, des dispositifs réglementaires en matière

de mise en sécurité des ascenseurs doivent être respectés.

Sur le plan budgétaire, le programme 309 prend notamment en charge les travaux

d’entretien lourd, relevant du propriétaire. Sauf exception, les crédits de ce programme

budgétaire sont gérés, au niveau déconcentré, par le Préfet de région.

6 - Travaux structurants et opérations immobilières d’envergure (telles que

définies dans le Code des marchés publics : construction ou réhabilitation).

Sur le plan comptable, ils peuvent être comptabilisés en immobilisation selon les condi-

tions ci-après.

Ce document a été réalisé dans le cadre du Club des contrôleurs de gestion des ministères économiques et financiers qui :

s’attache à l’enrichissement mutuel de ses membres dans une optique de montée en compétence et de professionnalisation ;

est un lieu d’échange d’informations, d’expériences et de références, à visée opérationnelle ; met en relation les contrôleurs de gestion ministériels afin de mutualiser leurs bonnes pratiques et

tendre ainsi vers une harmonisation progressive des modalités d’exercice et d’utilisation du contrôle de gestion au sein des ministères économiques et financiers.

Le Club regroupe les directions et services suivants :

AIFE – Bureau des cabinets – DAJ – DGDDI – DGE – DGFIP – DG INSEE - DG Trésor

Secrétariat général : CPFI - DRH 2C - DSI – SAFI 1C – SEP 1A – SEP 2A - Sircom

Ont plus particulièrement contribué à l’élaboration de ce guide :

Cécile ARNAUD (SG/CPFI) Patrick CARREL (SG/DSI) Marie CHRISTIE (SG/DRH 2C) Laurent GRANGERET (SG/SAFI 1C) Jérôme HORGUE (SG/SEP 2A) Silvia LAMBERTUCCI (SG/SEP 2A) Murielle LERICOLAIS (DGFiP) Emmanuel MOREAU (SG/SAFI 1C) Bouchra NAZZAL (SG/SAFI 1C) Franck ORIOL (DGDDI) David TALAGA (SG/SEP 1A) Laura VAN HOEK (DG Trésor)

Ont également apporté leur soutien et leurs nombreux conseils :

Aren BASMADJIAN (DGE) Marlyse BOD (AIFE) Catherine BISSON (DG INSEE) Magali CLEMENT (DGFiP) Sylvie CORZANI (Bureau des cabinets) Roselyne COUPRIE (DG INSEE) Hélène COUSIN (DGFiP) Arnaud DEMOY (DGE) Raphaëlle GREGOGNA (SG/IGPDE) Patrick GRISELLE (DG INSEE) Gowtam JINNURI (DGDDI) Philippe LATASTE (DGDDI) Brigitte LEKIME (SG/SIRCOM) Sylvie LEYGUE (DAJ) Béatrice SIMON (DGFiP) Igor SOULIGOUX (DGFiP)

Club des contrôleurs de gestion

des ministères économiques et financiers

Sous-direction des affaires budgétaires et de la performance

Bureau performance et contrôle de gestion SAFI 1C

MARS 2015

Documents

Les coûts liés aux fonctions support