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Les entretiens d’accompagnement

3. L’entretien d’accueil

4. L’entretien de positionnement

5. L’entretien centré sur les difficultés

6. L’entretien de régulation

7. Les entretiens d’évaluation

8. L’entretien d’accompagnement de l’alternance

Sommaire

Les entretiens d’accompagnement

2

•Poser les bases d’une relation de confiance

• Identifier les motivations et besoins de la personne

• Fixer les objectifs de la mission, de l’emploi ou de la formation

Accueillir • Accueillir chaleureusement, dans un endroit

au calme,•S’assurer que la personne est pleinement

disponible, tout comme vous.

Définir le contrat de communication•Rappeler l’objectif de l’entretien, sa durée et

son déroulement,•Rappeler les règles auxquelles chacun

s’engage (discrétion, confidentialité, utilisa-tion des résultats…),

•S’assurer de la compréhension et de l’accord de la personne.

Se présenter mutuellement• Présenter son parcours et préciser son rôle,• Questionner la personne sur son parcours

(expériences professionnelles, forma-tions…)

Explorer les attentes et besoins •Questionner la personne sur son projet pro-

fessionnel et ses motivations,•Identifier son style d’apprentissage (cf. fiche

« Evaluer le profil de l’apprenant),

Présenter le contenu de la mission, de l’emploi ou de la formation• Présenter les objectifs, le contenu, les mo-

dalités d’apprentissage et l’organisation,• Faire le lien entre ses besoins et les objec-

tifs,• Identifier les freins ou craintes éventuels.

Convenir des règles de fonctionnement• Rappeler les règles et responsabilités de cha-

que acteur dans la relation d’apprentissage,• S’assurer de la compréhension et de l’adhésion

de la personne.

Conclure• S’assurer qu’il ne reste pas de question en

suspens,• Réaffirmer sa disponibilité et son soutien.

•Préparez votre entretien (réunir les docu-ments nécessaires : CV, lettre de motivation de la personne, référentiel de compétence du métier ou de la formation…)

• Prenez le temps de faire parler la personne et de la questionner sur ses représentations de la mission, de l’emploi ou de la formation visée

• Utilisez une charte d’engagements récipro-ques afin de faciliter les échanges en phase 6. Exemples d’engagement :

•L’apprenant s’engage à faire part de ses difficultés en toute transparence

•L’accompagnateur s’engage à mettre en œuvre tous les moyens afin d’aider l’apprenant à dépasser ses difficultés

Objectifs

Etapes

Conseils

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L’entretien d’accueilL’entretien d’accueil est généralement réalisé avant le démarrage d’un parcours de formation.

Synthèse

3

•Définir les compétences et connaissances détenues par une personne en référence à un emploi, une mission ou une formation.

• Préciser ce qui est acquis et ce qui doit faire l’objet d’un apprentissage.

• Construire un parcours de formation ou de professionnalisation adapté.

• Engager la personne dans un processus d’apprentissage.

Accueillir •Accueillir chaleureusement, dans un endroit

au calme.•S’assurer que la personne est pleinement

disponible, tout comme vous.

Définir le contrat de communication•Rappeler l’objectif de l’entretien, sa durée et

son déroulement. •Rappeler les règles auxquelles chacun

s’engage (discrétion, confidentialité, utilisa-tion des résultats…).

•S’assurer de la compréhension et de l’accord de la personne.

Explorer les compétences et connaissances acquises• Retracer le parcours de formation (initiale et

continue) de la personne.•Questionner sur les expériences significati-

ves au regard du référentiel ciblé. •Guider l’analyse des compétences développées

lors de ces expériences.

Elaborer un diagnostic•Identifier avec la personne les écarts de

connaissances et de compétences avec le référentiel.

Elaborer le parcours de professionnalisation• Identifier avec la personne les modali-

tés d’apprentissage qui lui permettront d’acquérir les compétences manquantes (module de formation, mission apprenante, tutorat…)

Contractualiser• Formaliser le parcours de formation.• Rappeler les engagements réciproques.•S’assurer de l’adhésion de la personne.

•Préparez votre entretien (réunir les docu-ments nécessaires : CV, lettre de motivation de la personne, référentiel de compétence du métier ou de la formation…).

• Complétez l’entretien par un questionnaire de connaissances, un questionnaire de style d’apprentissage, des mises en situation…

• Prenez le temps d’approfondir les expé-riences de la personne qui n’a pas toujours conscience des compétences qu’elle a pu développer à cette occasion.

Objectifs

Etapes

Conseils

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L’entretien de positionnementL’entretien de positionnement est réalisé avant le démarrage d’un parcours de formation. Il permet de « positionner », c’est-à-dire comparer le profil de l’apprenant au regard du référentiel de compétences visé.

Synthèse

4

•Analyser avec la personne la situation qui pose problème.

• Identifier les causes.

• Mettre en place un plan d’actions.

Accueillir •Accueillir chaleureusement, dans un endroit

au calme.•S’assurer d’être pleinement disponible.•Si l’entretien est à l’initiative de la personne,

l’inviter à s’exprimer sur sa demande afin d’identifier les objectifs de l’entretien.

Définir le contrat de communication•Rappeler l’objectif de l’entretien, sa durée et

son déroulement.•Rappeler les règles auxquelles chacun

s’engage (discrétion, confidentialité, utilisa-tion des résultats…).

•S’assurer de la compréhension et de l’accord de la personne.

Explorer la difficulté• Faire décrire la difficulté dans la situation

d’apprentissage de façon très précise.• Reformuler afin de vérifier sa compréhen-

sion des informations fournies.

Diagnostiquer les causes •Formuler des hypothèses sur la ou les cau-

ses de la difficulté rencontrée.•Chercher à vérifier ces hypothèses en ques-

tionnant la personne.

Remédier à la difficulté• Amener la personne à résoudre elle-même

sa difficulté.• S’assurer de la pertinence de la solution au

regard de la difficulté.• Si nécessaire, faire des suggestions.

Conclure• S’assurer auprès de la personne de l’atteinte

de l’objectif fixé.• Si possible, en tirer les enseignements de

manière plus globale.• Etablir, si nécessaire, un plan d’actions.• Témoigner de sa confiance.

•Prenez le temps d’explorer de manière ap-profondie la difficulté avant de faire des hypothèses.

• Résistez à la pression de la personne qui souhaite obtenir une solution immédiate

• Dans certains cas, vous devrez faire pren-dre conscience du problème avant de définir avec la personne le contrat de progrès.

• Adoptez une attitude bienveillante (calme et patience)

Objectifs

Etapes

Conseils

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L’entretien centré sur les difficultésL’entretien centré sur les difficultés doit être réalisé avec rigueur dès l’apparition d’une difficulté d’apprentissage.

Synthèse

Différents types de difficultéLors de son apprentis-sage, l’apprenant peut rencontrer différents types de difficultés, à des moments diffé-rents : difficultés liées à la compréhension ou la réalisation d’une tâche, baisse de motivation, de difficultés d’intégration, d’organisation dans son travail,….et parfois, une difficulté peut en cacher une autre !

5

•Amener la personne à prendre conscience du problème si ce n’est pas le cas.

• Identifier les causes.

• Définir les actions permettant le ou les changements nécessaires.

Accueillir •Accueillir dans un endroit au calme.•S’assurer d’être pleinement disponible.

Définir le contrat de communication•Rappeler l’objectif de l’entretien, son thème,

sa durée et son déroulement.

Partager le constat• Expliquer le problème ou le dysfonctionne-

ment par des faits concrets.•Expliquer votre ressenti et les impacts du

problème.• Inviter la personne à s’exprimer sur sa vision

de la situation.• Rechercher les causes éventuelles.

Rechercher des solutions•Inviter la personne à proposer des change-

ments concrets• Si besoin, faire des propositions.

Contractualiser• Amener la personne à s’engager sur les

changements attendus.• Déterminer un prochain rendez-vous de

contrôle dans un délai raisonnable.• Rappeler les bénéfices de ces changements.• Réaffirmer sa confiance.

•Soyez à l’écoute mais ferme sur ce qui est négociable de ce qui ne l’est pas.

• Ne tournez pas autour du pot et exprimez de manière très factuelle le problème.

• Maîtrisez vos émotions. Il ne s’agit pas de régler vos comptes ou de faire une leçon de

morale mais de rechercher un changement de comportement.

• N’allez pas trop vite vers la solution. S’assurer d’abord de la prise de conscience du problème par la personne.

Objectifs

Etapes

Conseils

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L’entretien de régulationL’entretien de régulation est réalisé dès l’apparition d’un problème de comportement ou d’un dysfonctionnement dans la mise en œuvre du parcours.

Synthèse

6

•Qualifier les acquisitions.

•Fixer des objectifs de développement.

• Engager l’apprenant.

Accueillir •Accueillir chaleureusement, dans un endroit

au calme,•S’assurer d’être pleinement disponible.

Définir le contrat de communication•Rappeler l’objectif de l’entretien, son thème,

sa durée et son déroulement,•Rappeler les règles auxquelles chacun

s’engage (discrétion, confidentialité, utilisa-tion des résultats…),

•S’assurer de la compréhension et de l’accord de la personne.

Explorer le domaine évalué•Inviter en premier lieu l’apprenant à faire

une appréciation globale de ses prestations.•L’amener à identifier ses réussites et les

points qu’il pense pouvoir améliorer.•Reprendre chaque point à évaluer et faire

part de son appréciation en argumentant.•Rechercher les points d’accords et discuter

des points de vue divergents.

Diagnostiquer •Amener l’apprenant à identifier ses difficul-

tés.•Si besoin, reprendre rendez-vous pour me-

ner un entretien plus approfondi (cf. Entre-tien centré sur les difficultés).

Remédier• Amener la personne à identifier des solu-

tions.•Valider avec lui la pertinence de ses solu-

tions.

Conclure•Formaliser le plan d’actions avec un délai

précis.•S’assurer de l’engagement de l’apprenant.•Réaffirmer sa confiance.

•Demandez à votre apprenant de préparer l’entretien selon le déroulement ci-dessus.

• Appuyez vous sur une grille d’analyse de critères objectifs et assurez vous que ces critères sont bien compris par l’apprenant.

Communiquez-la à l’avance à votre appre-nant.

• Prenez le temps de rechercher l’accord et d’approfondir les difficultés rencontrées avant de rechercher des solutions.

Objectifs

Etapes

Conseils

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Les entretiens d’évaluationLes entretiens d’évaluation peuvent être réalisés à différents moments de la formation :- En amont, pour évaluer les pré-requis, les attentes, les motivations (cf. Entretien de positionnement)- Pendant la formation pour évaluer les acquis et établir un plan de progrès- A l’issue de la formation pour faire un bilan des acquis- quelques temps après la formation pour évaluer l’acquisition des compétences en situation de travail

Synthèse

7

•Aider la personne à analyser son vécu en entreprise.

• Adapter le parcours tutoral si nécessaire.

• Soulever les difficultés éventuelles.

Accueillir •Accueillir chaleureusement, dans un endroit

au calme.•S’assurer que la personne est pleinement

disponible, tout comme vous.

Définir le contrat de communication•Rappeler l’objectif de l’entretien, sa durée et

son déroulement. •Rappeler les règles auxquelles chacun

s’engage (discrétion, confidentialité, utilisa-tion des résultats…).

•S’assurer de la compréhension et de l’accord de la personne.

Explorer le thème•Inviter la personne à faire le bilan de sa der-

nière période en entreprise.• Questionner sur sa relation avec les mem-

bres de son équipe et son tuteur.• Identifier clairement ce qui a pu être mis en

pratique de ce qui n’a pas pu l’être.

Analyser les réussites et les difficultés ren-contrées•Reformuler en valorisant les réussites .• Identifier les causes des difficultés rencon-

trées. • Amener la personne à trouver ses solu-

tions).

Conclure• Formaliser le plan d’action si il y a lieu.• Encourager.• Rappeler sa disponibilité.

•Formalisez avec l’apprenant, avant cha-que départ en entreprise, des objectifs d’application des connaissances afin de fa-ciliter le transfert pédagogique. Puis repre-nez-les pour guider l’entretien.

• Profitez de ce moment pour évaluer égale-ment la bonne compréhension des attendus

du métier (posture adéquate, compréhen-sion des enjeux…).

• Si des difficultés sont apparues lors de la période en entreprise, il peut être néces-saire de planifier un entretien centré sur les difficultés (cf fiche « Entretien centré sur les difficultés »)..

Objectifs

Etapes

Conseils

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L’entretien de suivi d’un parcours en alternanceL’entretien de suivi d’un parcours en alternace peut être réalisé à chaque retour d’une période en entreprise.

Synthèse

8