Les partenariats avec l’UGAP

La convention du groupement de commandes Garonne en Midi-Pyrénées

Optimisation et suivi

ARS Midi-Pyrénées – 22 mai 2013

1 - Les partenariats UGAP dans le cadre du programme PHARE

2 - L’optimisation des conventions partenariales

3 - Le suivi des conventions partenariales

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SOMMAIRE

L’UGAP, la centrale d’achat public

L’UGAP est un établissement public industriel et commercial (EPIC) de l’Etat, créé en 1985.

placée sous la double tutelle :• du ministre de l’Economie et des Finances, • du ministre chargé de l’Education nationale.

elle a le statut de centrale d’achat, en application des directives européennes de 2004 qui ont créé cette nouvelle catégorie de pouvoir adjudicateur, et du Code des marchés publics (art 9) ;

permettant ainsi aux personnes publiques de satisfaire leurs besoins en dispense des procédures obligatoires de publicité et de mise en concurrence prévues par le code des marchés publics (CMP).

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L’UGAP est composéed’un siège de 400 personnes, dont une direction de l’Offre (achats, qualité et politiques publiques, logistique) de près de 150 collaborateurs …

… et d’un réseau de 600 collaborateurs, organisé en 8 directions interrégionales et réparti sur 26 implantations régionales.

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Une centrale d’achat présente en région

Typologie de clients 2012 en M€ HT

Etat administrations 458

Opérateurs 187

Collectivités territoriales 631

Hospitalier 365

Social 108

Total 1 749

Fournitures / Services2012 en M€

HT

Informatique / Télécoms / Reprographie/Conso bureau

462

Médical 319

Mobilier / Equip. général 150

Services / Combustibles 329

Véhicules 489

Total 1 749

Les types de clientèle Les fournitures et services

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Une centrale d’achat généralisteLes résultats à fin 2012

1 – Les partenariats UGAP

Rappel de la politique partenariale de l’UGAP

Les conventions partenariales

Les tarifications en Midi-Pyrénées

Les commandes enregistrées à fin 2012

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La politique partenariale de l’UGAP

Dans un contexte économique de plus en plus difficile, la réduction des dépenses publiques représente un enjeu important et ouvre la réflexion sur la mutualisation des achats et la recherche de gains .

La politique partenariale de l’UGAP a été mise en œuvre pour répondre à ce besoin et favoriser les échanges avec les acheteurs publics tout en préservant la souplesse des achats à effectuer.

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Les 3 types de tarification de l’UGAP

•Les clients “occasionnels” : le prix de vente est le prix catalogue

prix de vente = prix catalogue

•Les clients “grands comptes” : le prix de vente est le prix catalogue minoré d’un pourcentage.

prix de vente= prix catalogue – remise

•Les clients “partenaires” : le prix partenaire est celui pratiqué pour les clients ayant signé une convention de partenariat (engagement sur la durée / volume)

prix de vente = prix d’achat UGAP + marge

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Les conventions partenariales

Conventions signées•UNI-HA•RESAH IDF•EPSAN (EPS Alsace Nord)•HACOM 276 (GC Haute-Normandie)•GSC achats du Centre•Phare Basse -Normandie•Phare Languedoc-Roussillon•Phare Nord-Pas-de-Calais …

•Et DGOS pour les véhicules des établissements médico-sociaux…

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Les conventions partenarialesEN SUD-OUEST

Aquitaine (groupement de fait 46 établissements)

-14 CH et 1 groupement de commandes pour les EHPAD landais14 M€ HT (univers médical)

Poitou-Charentes/Limousin (groupement de fait 81 étab.)

-19 CH du Poitou-Charentes et 1 groupement de commandes EPSILIM pour les CH et EHPAD du Limousin-25 M€ HT (univers médical)-6 M€ HT (univers mobilier)

Midi-Pyrénées (groupement de commandes 48 établissements)20 M€ HT (univers médical)

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En Midi-PyrénéesLa convention du groupement de commandes « Garonne » coordonné par le CH de Cahors a été signée pour 4 ans, jusqu’au 18 octobre 2016.

Elle permet d’accéder aux tarifications suivantes :

Partenarial pour l’univers médical

Equipements lourds et consommables taux 3,5%

Mobiliers et autres équipements taux 5%

Meilleures remises grands comptes pour les autres univers

Informatique, communication, fournitures remises 2% à 3%

Mobilier et équipement général remises 2% à 7%

Prestations de services remise 2 %

+ Partenarial pour l’univers véhicules taux 3,4 % (cf. DGOS)

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En Midi-PyrénéesSEGMENTS EXCLUS

Les marchés non exécutés par l’UGAP (par exemple, les réactifs de laboratoires, la maintenance d’ascenseurs, le crédit-bail…)

UNIQUEMENT pour les remises grands comptes-Multimédia, télécommunications et réseaux, services de télécommunications, prestations et tablettes numériques, solutions d’impression-Equipement général, produit d’hygiène et d’entretien-Combustibles.

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Les commandes enregistrées en 2012

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Cdes enregistrées

HT

INFORM MEDICAL MOBILIER SERVICES VEHICULES TOTAL

2011 1 919 700 3 930 124 597 275 142 268 184 514 6 773 881

2012 1 536 273 7 429 965 588 084 105 266 402 058 10 061 646

Ecart % -20% 89% -2% -26% 118% 49%

2 - L’optimisation des conventions•Les avances et les commandes en ligne

•Présentation des offres et du programme d’appels d’offres

•Désignation de référents pour les univers actés pour les préconisations à l’achat

•Mutualisations complémentaires d’’engagements pour d’autres univers et pour les EHPAD

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LES AVANCES

MINORATION DU TAUX PARTENARIAL DE 0,2 à 0,5 %

Possibilité de verser des avances à la commande de 40, 60, 80 ou 100 %

Pour les commandes de + de 8000 € HT pour les univers « médical » et « véhicules »

Courrier pour acter volonté de l’établissement pendant un an

Remarque sur les avances 100 % : en cohérence avec la notion de service fait (garantie, paiement fournisseur)

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LES COMMANDES EN LIGNE

MINORATION DU TAUX PARTENARIAL DE 0,5 %

Site Ugap.fr adapté au monde public avec paiement par carte achat

Possibilité de présentation possible de la commande en ligne lors d’une réunion d’acheteurs

Pour les commandes univers « médical » à ce jour (exemple : petits matériels , équipements de soins, DM / DMS…)

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LES COMMANDES EN LIGNE

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MEDICAL Hors : offre séjour (long et court) et biomédicalVEHICULES Non (seulement devis en ligne)

CONSOMMABLESRemarque : les produits pétroliers (fioul, GNR, carburant) nécessitent un process d'inscription particulier.Hors : logiciels, serveurs et stockage, réseau et sécurité,Solutions et prestations informatiques, reprographie, Système de téléphonie, service sde téléphonie fixe

AUDOVISUELHors : classe Mobile, laboratoire multimédia, visioconférence, balladodiffusion

MOBILIER

Hors : table de réunion modulaire (p 218 219), banques d'accueil sauf accessoires et rangements (p 244 à 245 et 246 à 249), panneau acoustique (p 252 253), rangement modulable (p 79)

BIBLIOTHEQUE MEDIATHEQUE Hors : structure et mobilier à insérer

EQUIPEMENT GENERALHors : rayonnage semi -lourd, self service, cuisson, conservation, laverie

SERVICES Non (seulement tarifs)

INFORMATIQUE

PRESENTATION DES OFFRES DISPONIBLES ET DU PROGRAMME D’AO

PLUSIEURS REUNIONS A PRIORISER

Présentation des offres informatiques / communication (exemples : PII, téléphonie, micro-informatique…)

Présentation des nouvelles offres médicales (exemple : DMS, endoscopie…)

Présentation du programme d’appels d’offres médicales et mise en place de référents pour mettre en œuvre les préconisations d’achat.

Présentation des offres véhicules (exemple : ambulances, TPMR, LLD, LMD, LCD, véhicules électriques…)

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LES MUTUALISATIONS COMPLEMENTAIRES

MINORATION DU TAUX DE MARGE

PAR LA MISE EN PLACE DE NOUVEAUX TAUX PARTENARIAUX

AUTRE UNIVERS A ETUDIER, L’INFORMATIQUE

Comprend les offres informatiques et communication, la reprographie, les télécommunications et la téléphonie, les PII prestations intellectuelles informatiques, les fournitures de bureau, le papier, les consommables informatiques

Réunion des responsables informatiques et recensement des engagements à organiser

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LES MUTUALISATIONS COMPLEMENTAIRES

MINORATION DU TAUX DE MARGE

PAR LA MISE EN PLACE DE NOUVEAUX TAUX PARTENARIAUX

AUGMENTATION DES VOLUMES POUR L’UNIVERS MEDICALAUTRES UNIVERS A ETUDIER, LE MOBILIER ET L’EQUIPEMENT GENERAL

Par la mutualisations des engagements pour les EHPAD de Midi-Pyrénées

Réunions des EHPAD dans chaque département pour présenter la politique partenariale et recensement des engagements à organiser

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3 – Le suivi des conventions

3 types de gains à l’achat

Documents de suivi des conventions signées (septembre 2013)

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La mesure des gains à l’achat

Il peut être caractériser 3 types de gains :•Le gain « tarification »•Le gain « marché »•Le gain « recours »

Les calculs des 3 types de gains sont à l’étude pour homogénéiser les méthodologies dans le cadre du programme PHARE et fournir les mêmes types de documents à l’ensemble des établissements.

Dans la cadre de la convention partenariale, les gains « tarifaires » seront mis en œuvre.

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GAIN TARIFICATION

Le gain « tarification » est le gain réalisé par une baisse du taux intermédiation de l’UGAP.

Exemple :- En 2011, le montant des achats de l’hôpital X est de 1 070 K€ pour

un taux de 7% (soit montant achats Ugap 1 000 K€, marge 70 K€)- En 2012, le montant des achats de l’hôpital X est de 1 050 K€ pour

un taux de 5% (soit montant achats Ugap 1 000 K€, marge 50 K€)

Le gain en terme de tarification est donc de (7% - 5%) = 2%

Ce pourcentage étant appliqué au montant des achats 2012

2%* 1000 = 20

Le gain tarification est donc de 20 K€

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GAIN MARCHE

Le gain « marché » correspond à la comparaison des prix lors de la notification d’un marché.

Pour les achats récurrents (prix ancien marché / prix nouveau marché)

Pour les achats ponctuels et/ou nouveaux (prix cible / prix nouveau marché)

Exemple :-Un produit est acheté à 100€-Lors du renouvellement du marché, le produit est acheté à 90€

le gain marché est donc de 10 euros, soit 10%

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GAIN RECOURS

Le gain « recours » correspond aux économies engendrées par le recours à une structure de mutualisation. On suppose que tout achat transféré vers une structure mutualisée engendre un gain à l’achat de 15% (cf. % de gain moyen retenu par convention avec le SAE)

Exemple:

En 2011, l’hôpital X achète 100 K€ de matériel informatique.•90 K€ par une structure mutualisée•10 K€ individuellement

En 2012, l’hôpital X achète 100K€ de matériel informatique par une structure mutualisée. •10K€ de matériel informatique sont donc transférés vers une structure mutualisée. 10*15%=1,5Le gain « recours » est donc de 1,5K€

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Les documents de suivi

Un tableau des commandes enregistrées par univers, par établissements avec segments de produits.Evolution des univers et des tranches tarifaires

Un tableau des gains tarifaires entre les prix partenariaux, les prix grands comptes et les prix standards par établissement et par segments de produits.Respect des conditions tarifaires.

Deux fois dans l’année (juin et décembre)

A définir et valider préalablement avec le coordonnateur du groupement de commandes « Garonne » avant mise en œuvre (septembre 2013).

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Contact partenariat :

Virginie TOURRILHESDirectrice interrégionale adjointe UGAP Sud-ouest

Portable : 06 66 49 01 45

vtourrilhes@ugap.fr

Contact en Midi-Pyrénées :

Morgan MACIAGChargé de clientèle grands comptes hospitaliers

Portable : 06 66 48 66 72

mmaciag@ugap.fr

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Merci pour votre attention

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