Embed Size (px)
Citation preview
1
SERIA Rennes - Diffusion
Les satellites d’OCÉAN
SERIA OCEANLotanetNotation
InscrinetInscription
en ligne
EpsnetNotation et harmonisation
des notes en EPS
NotanetNotation DNB
Épreuves en CCF
DelibnetDélibérations
OrganetOrganisationdes examens
PublinetPublicationdes résultats
Saisie de laréglementation
Regnet
Océan permet aux services gestionnaires des Rectorats et Inspections Académiques,l’organisation et la gestion des examens et concours. Autour d’Océan, différentesapplications Internet ont été développées :
La saisie de la réglementation est assurée par REGNET, Inscrinet est un service permettantles inscriptions des candidats.
L’organisation des examens dans les centres comme l’attribution de salles pour lescandidats, l’édition de listes ou d’étiquettes de table peut-être gérée par l’applicationOrganet.Epsnet est une application Web de gestion des notes de l ’Éducation Physique et Sportiveaux baccalauréats général et technologique.
Avec Notanet, les établissements saisissent les notes globales du contrôle continu en coursde formation pour les candidats au Diplôme National du Brevet.
L'application Lotanet permet aux correcteurs de saisir les notes des épreuves en contrôle encours de formation ou en contrôle ponctuel à partir de bordereaux de notation.
Quant à l'application DELIBNET, elle favorise la gestion des opérations déconcentrées dansles centres d’examen lors des délibérations des jurys, et permet d’intégrer rapidement lesnotes et décisions modifiées vers les bases centrales OCEAN afin de faciliter le suivi et lapublication des résultats.
Enfin, l’affichage de listes de candidats admis ou admissibles ainsi que l’affichage de résultatindividuel sont assurés par l’application Publinet.
2
SERIA Rennes - Diffusion
GénéralitésDélibnetexapro : outil de gestion des délibérations des jurys
dans les centres
= Permet de modifier les notes dans le centre dedélibération
= Fournit les listes d’affichage des candidatsadmis
= Autorise l’édition des relevés de notes après délibération du jury
= Permet au chef de centre d’orchestrer les délibérations
= Réduit les délais de publication des résultats
DELIBNET est alimenté par la base de données OCEAN suite au processus de saisie desnotes des candidats et du calcul de décisions.
Suite à chaque délibération de jury, les notes modifiées sont saisies et les décisions sontrecalculées immédiatement. Après vérification à l'aide des listes de contrôle, les listesd’affichage des admis sont éditées dans le centre.
Suivant le choix du gestionnaire académique les relevés de notes pourront ou non êtreédités dans le centre.
Le rôle du chef de centre est essentiel, il orchestre l'ensemble des délibérations. Il a lapossibilité de modifier une note avant délibération en cas d'erreur dûment constatée, il aégalement les prérogatives pour marquer un candidat suspecté de fraude et suivre lesdemandes d’inscription sur liste rouge des publications de résultats.
L'utilisation de l'outil DELIBNET permet de réduire les délais de publication des résultats.
3
SERIA Rennes - Diffusion
Les examens concernés
Délibnetexapro un outil disponible pour
= Baccalauréat professionnel
La version DélibnetBCG-BTN est disponible pour les baccalauréats général ettechnologique.
= Brevet de technicien supérieur
Elle offre les moyens d’organiser et de suivre les délibérations des 1er et 2nd
groupes.
L’outil DELIBNET ‘exapro’ a été conçu pour suivre les délibérations du baccalauréatprofessionnel dans un premier temps.
Il a été expérimenté pour suivre les délibérations du brevet de technicien supérieur dansquelques académies en 2005, son utilisation est généralisée pour la session 2006.
Il convient de préciser qu’il existe une autre version de l’outil. DELIBNET 'BCG-BTN' estdisponible pour les baccalauréats général et technologique . Elle offre les moyensd’organiser et de suivre les délibérations des premier et deuxième groupes.
4
SERIA Rennes - Diffusion
Les différents services
= au gestionnaire académique
Une application composée de 4 services dédiés
= aux jurys de délibération
= aux chefs de centre
= au service informatique académique
DELIBNET est composé de 4 services.
Le gestionnaire du service des examens est chargé de paramétrer les fonctions accessiblesaux jurys, d’ouvrir et de fermer les délibérations et d’en suivre l’état d’avancement.
Il utilise pour cela le service GESTIONNAIRE.
Le service JURY s’adresse à chacun des jurys pour lui permettre, à l’issue desdélibérations, de saisir les notes modifiées, l’édition des listes de résultats et éventuellementdes relevés de notes.
Il existe également un service dédié au chef de centre afin qu’il suive l’état d’avancement desdélibérations.
Il peut gérer les candidats suspects de fraude et suivre les demandes d’inscription sur listerouge des publications de résultats.
Charge aux informaticiens des rectorats d’installer, de paramétrer l’application DELIBNET etde gérer les échanges avec l'application Océan via le service informatique .
5
SERIA Rennes - Diffusion
Des services initialisés à partir d’Océan
Délibnet et Océan
RelevésNotes
Listes Affichage
3
Notes, décisionsmodifiées4
PublicationsPublinet ...
5
Centre de délibérationService Jury,Service chef de centre
2
WEBDélibnet
Rectorat / académieService Gestionnaire
Jurys
Océan
- Candidats- Notes, décisions Délibnet
1
Delibnet est un produit dont les données sont initialisées à partir d’une base examenOCEAN.
DELIBNET est donc piloté par la réglementation issue du produit OCEAN. Celle-ci a étévalidée par le Ministère de l’Éducation Nationale.
Les candidats à l’examen qui auront été préalablement affectés dans des centres dedélibération et éventuellement à des jurys dans le produit OCEAN seront chargés dans leproduit DELIBNET.
Il faut noter que dans l’outil DELIBNET, le jury désigne une unité de délibération, quireprésente une spécialité de l'examen ou bien un jury « réel », si dans OCEAN, il existedes candidats affectés à un jury.
Concernant les examens professionnels, les délibérations se déroulent à différentes dates, ilest donc possible d’effectuer des chargements partiels et progressifs.
Après l’ouverture des délibérations, les services Jury et Chef de Centre permettent de saisirles notes modifiées, en direct ou suite aux délibérations, avec recalcul immédiat desdécisions.
Une fois les décisions contrôlées, les listes d’affichage des admis sont éditées directementdans le centre.
Suivant le choix du gestionnaire académique, les relevés de notes pourront être édités : soitdirectement dans le centre après délibération soit à partir d'OCEAN après la remontée desnotes.
Dans le centre, il est important de marquer la fin des délibérations pour que le gestionnaireacadémique renvoie au plus vite les notes et décisions modifiées vers la base OCEAN afind'accélérer la publication des résultats.
6
SERIA Rennes - Diffusion
Le poste de travail
Des outils accessibles par les établissements centres dedélibération via un réseau sécurisé
= un navigateurInternet Explorer 6 ou sup., Mozilla firefox, Netscape 7, ...
doté des outils suivants :
Un vidéo projecteur à disposition dans les salles peut favoriser les délibérations en direct
Un ordinateur de génération actuelle disposantd’un accès rapide à Internet (ADSL ou Numéris)
connecté à une imprimante pour l’édition deslistes et des relevés de notes
C a t h e r i n e F o n t a i n e©Mot i f imp ri m a n t e4 / 1 2 / 0 1
WEBDélibnet
= le logiciel « Acrobat Reader » téléchargeable sur internet http://www.adobe.fr/products/acrobat/readstep2.html
DELIBNET est accessible dans les centres de délibération.
Cet outil gérant des données particulièrement sensibles, son accès doit se faireimpérativement à partir du réseau sécurisé RACINE.Chaque centre doit disposer de postes de travail en nombre suffisant pour gérer au mieuxl’accès à l’application DELIBNET par l’ensemble des jurys.
Chacun des postes doit être équipé d’un logiciel de navigation comme Internet Explorer 6 ouversion supérieure, Nescape 7.0 ou supérieur ou Mozilla firefox 1.7 par exemple.
Les documents produits par l’application DELIBNET sont au format PDF et nécessitentl’installation du logiciel Acrobat Reader, il est téléchargeable à l’adresse indiquée.
Si les relevés de notes sont imprimés dans le centre d’examen il est nécessaire de disposerde papier infalsifiable.
Il est utile de préciser que la mise à disposition d'un vidéo projecteur dans les salles dedélibération peut favoriser la saisie en direct des notes modifiées avec recalcul immédiat destotaux et décisions.
SERIA Rennes - Diffusion
La page d’accueil
Un accès aux différents services avec authentification
Service Jury Service chef de centreSaisir votre code,votre mot de passe
Votre accès est sécurisé et vous est personnel
Valider votre saisie
Que vous soyez chef de centre ou membre d’un jury, vous accédez au service DELIBNETdans un environnement sécurisé.
La page d’accueil du service vous permet de vous authentifier.Selon le service demandé vous devez saisir soit votre code établissement soit votre codejury puis votre mot de passe avant de cliquer sur le bouton « Valider ».
Après authentification, vous avez accès aux différentes fonctions du service.
Nous rappelons que le jury désigne une unité de délibération, qui représente une spécialitéde l'examen ou bien un jury "réel", si dans OCEAN, il existe des candidats affectés à unjury.
Les mots de passe vous sont communiqués par le gestionnaire académique. En cas d’oubli,vous devrez contacter votre correspondant de la Division des Examens et Concours.
A noter qu’il ne peut y avoir deux utilisateurs connectés en même temps pour le même jury.La connexion la plus récente annule la connexion précédente qui n’est donc plus active. Ceprincipe évite de rencontrer des situations de blocage en cas de problèmes lors d’unedéconnexion par exemple.
SERIA Rennes - Diffusion
L’ergonomie
Une disposition d’écran normalisée
L’entête présentsur tous les écrans
Le menu contextueld’accès
aux fonctions
Le contenude l’écran
DELIBNET adopte une disposition d’écran normalisée suivant la charte ergonomique desEPLE.
L’écran est composé de 3 zones :
- L’entête présent sur tous les écrans regroupe les informations d’identification, les accès àl ’aide et à la documentation,
- Le menu d’accès aux fonctions qui évolue suivant le service en ligne mais égalementsuivant l’état d ’avancement de la délibération,
- Le contenu de l’écran qui affiche les éléments correspondant à la fonction en cours etéventuellement les commandes utiles.
9
SERIA Rennes - Diffusion
L’ergonomie
Une aide en ligne et une assistance à tout instant
Un accès à l’aidecontextuelle
Un lien vers lemanuel utilisateur
Les personnes à contactersi besoin d’assistance
Une déconnexionrapide de l’application
Sur chaque écran, des accès immédiats
- A l’Aide afin d’obtenir des informations propres à la fonction activée,
- Au manuel utilisateur au format pdf
Par le lien Contact, vous visualisez les coordonnées des personnes à joindre si vous avezbesoin d’assistance.
Vous pouvez quitter rapidement le service par un simple clic sur Quitter.
10
SERIA Rennes - Diffusion
Le service gestionnaire
- Ouverture délibérations- Verrouillage délibérations
Ouverture / Verrouillage
Le pilotage des délibérations au sein du service des examensde l’académie
Modification candidat
- Modification note avantdélibération
- État avancementdélibérations
Suivi
- Délibération anonyme- Édition relevés de notes- Contrôle nombre candidats
Paramétrage
DélibnetService
gestionnaire
Le gestionnaire du service des examens se connecte au service Gestionnaire de DELIBNET.
Deux profils d’utilisateur sont prévus pour accéder à ce service :- le gestionnaire avec des droits de mise à jour, il a accès à toutes les fonctionnalités du service,
- le gestionnaire ayant seulement des droits de consultation, il peut suivre l’avancement desdélibérations.
A noter qu’il ne peut pas y avoir deux utilisateurs connectés au service en même temps avec les droitsde mise à jour.Le paramétrage s’applique à l’ensemble des jurys. Le gestionnaire déclare si oui ou non lesdélibérations se font en anonyme. Si oui, dans le service jury, les noms, prénoms et dates denaissance des candidats ne sont pas affichés sur les écrans de consultation des candidats et de saisiedes notes.
Le gestionnaire indique si les relevés de notes peuvent être édités directement dans les centres dedélibération.
Il précise également si les jurys comptent et saisissent le nombre de candidats par type de décisionavant de valider la délibération.Le processus de délibération est géré par étapes (ouverture, saisie des notes modifiés, éditions) :
- Le gestionnaire académique procédera à l’ouverture des délibérations soit pour l’ensemble des juryssoit en sélectionnant les jurys concernés.En fin de délibération, le gestionnaire contrôle le verrouillage des délibérations afin de renvoyer lesnotes et décisions modifiées vers la base académique OCEAN.
- Le gestionnaire peut suivre l’état d’avancement des délibérations. Il peut modifier l’étape d’unedélibération en avançant ou reculant dans le processus.
- La fonction de modification d’un candidat permet de modifier une note avant délibération en casd'erreur dûment constatée.
11
SERIA Rennes - Diffusion
Le service juryDeux étapes dans le processus de délibération d’un jury
… et tout au long du processus des fonctions particulièresaccessibles uniquement par le chef de centre
Fonctions accessibles en fonction del’état d’avancement de la délibération
• Saisie des notes modifiées
• Contrôle des décisions
• Validation des modifications de notes • Édition des listes pour affichage
• Édition ou non des relevés de notes
• Verrouillage de la délibération
Le processus de délibération d'un jury est découpé en deux étapes.
La première étape propose les fonctions suivantes : - la saisie des notes modifiées,
- l’édition des listes pour contrôle et enfin la validation qui marque la fin de cette étape.
La seconde étape donne accès aux fonctions d’édition des listes pour affichage etéventuellement des relevés de notes.
Elle se termine par le verrouillage de la délibération. Cette action de clôture est trèsimportante puisqu’elle donne le feu vert pour les remontées de notes vers la base centraleOCEAN.
Certaines fonctions du service jury, que nous présenterons plus loin, ne sont accessibles quepar le chef de centre.
12
SERIA Rennes - Diffusion
La modification des notes
Choisir le candidat dansla liste anonymée ou non
Service Jury
Et saisir la ou les note(s) modifiée(s)
Re-calcul immédiat du total des points et de la décision
La fonction Modification de notes permet aux membres du jury de saisir les notes modifiéessuite à la délibération.
La liste des candidats du jury peut être affichée dans l’ordre qui vous convient, il suffit decliquer sur l’entête de colonne de votre choix.
il faut noter que si le gestionnaire académique a choisi les délibérations en anonyme, lesnoms, prénoms et dates de naissance des candidats ne sont pas affichés sur les écrans desaisie des notes modifiées.
L’accès à l’écran de saisie des notes pour un candidat se fait par simple clic sur sonnuméro.
Après modification d’une ou plusieurs notes, le total des points est immédiatement recalculéet la nouvelle décision est affichée.
13
SERIA Rennes - Diffusion
Les éditions pour contrôle
Des listes de pointage à votre disposition pour vérifier les notes modifiées
Service Jury
Liste de tous les candidat dujury classés dans l’ordre
d’édition des procès verbaux
Liste des candidats pour lesquels une note au moins a été modifiée
Au cours de l’étape de saisie des notes modifiées, des listes de contrôle sont à votredisposition :
- la liste de pointage de tous les candidats du jury,- la liste des candidats pour lesquels une note au moins a été modifiée, entraînant le recalculde la décision.
Pour faciliter le contrôle, les candidats sont édités dans le même ordre que sur les procèsverbaux.
Il convient de rappeler que les listes générées dans DELIBNET sont au format PDF, ce quinécessite le logiciel Acrobat Reader sur votre poste de travail.
14
SERIA Rennes - Diffusion
La validation
La validation marque la fin de la première étape du processusde délibération
Valider l’étape -Saisie de notes modifiées - pour passer à l’étape
- Éditions -
Service Jury
Après la saisie et le contrôle des notes modifiées, vous validez l’étape de saisie des notespour accéder à l’étape Éditions.
A noter que suivant le choix du gestionnaire académique, avant de valider cette étape, vousdevez ou non renseigner le nombre de candidats par décision afin d'opérer à un contrôle.
Il est important de savoir qu’après la validation, toute modification de notes est impossible.Si la validation est faite par erreur, pour revenir à l’étape précédente, il faudra utiliser lafonction Retour sur le jury. Celle-ci n’est autorisée qu'au chef de centre.
15
SERIA Rennes - Diffusion
La fin de la délibération
Les éditions disponibles en fin de processus de délibération
Service Jury
• Liste d’affichage des admis
• Liste des admis par établissement
• Les relevés de notes
Les documents pour communication
• Liste des non admis
• Liste des suspects fraudeurs
• Liste des candidats inscrits sur liste rouge des publications
Les listes de travail
A cette étape du processus vous éditez :
- la liste des admis pour affichage, les candidats sont classés par ordre alphabétique,
- la liste des admis par établissement d'origine, les candidats sont également classés parordre alphabétique.
A noter que suivant le choix du service académique , vous pourrez éditer ou non les relevésde notes dans le centre de délibération.
A ce stade, vous disposez également de listes de travail comme :
la liste des non admis , la liste des suspects fraudeurs ou encore la liste des candidatsinscrits sur la liste rouge des publications.
SERIA Rennes - Diffusion
Le verrouillage
Le verrouillage marque la fin du processus de délibération
Service Jury
Valider l’étape Editions pour verrouiller la délibération
Le verrouillage met fin à toutes les opérations de délibération.
Suite à cette action, les notes et décisions modifiées peuvent être remontées rapidementvers la base OCEAN afin d'accélérer le suivi et la publication des résultats.
Il est important de savoir que si le verrouillage est fait par erreur, il est possible de revenir àl’étape précédente, par la fonction Retour sur le jury. Celle ci n’est autorisée qu'au chef decentre.
17
SERIA Rennes - Diffusion
Les fonctions particulières
Des actes de gestion de la responsabilité du chef de centre
Service Jury
Authentification du chef de centre par saisiedu code établissement et de son mot de passe
• Modifier l’état d’avancement d’une délibération
par la fonction Retour sur le jury
• Marquer un candidat ‘suspecté de fraude’
• Modifier une note avant délibération
• Inscrire un candidat sur la liste rouge des publications
Certaines fonctions du service jury sont réservées au chef de centre, leur accès est soumis àsaisie du code établissement et mot de passe pour authentification du responsable.
Il a les habilitations pour modifier l’état d’avancement d’une délibération. Cette fonction serautilisée, entre autre, si l’étape de validation (ou bien celle de verrouillage) est franchie parerreur.
Cette fonction sera également activée si le chef de centre est amené à modifier une noteavant délibération.En effet il est indispensable de revenir à l’état initial du processus de délibération pour avoiraccès à la fonction ‘ Modifier une note avant délibération ’.
Cette procédure permet d’ajouter une note absente ou de modifier une note pour laquelle uneerreur a été dûment constatée.
Nous attirons votre attention sur le fait que cette action peut avoir des incidences sur lesautres opérations.Le chef de centre peut également inscrire un candidat qui le demande, sur la liste rouge despublications pour qu’il soit exclut des listes d’affichage.
Enfin il a la possibilité de marquer un candidat ‘suspecté de fraude’.
18
SERIA Rennes - Diffusion
La synthèse du processus
La chronologie des états d’avancement de la délibération
Service Jury
Paramétrage - 100
Saisie des notes modifiées - 110
Editions - 130
Délibération terminée - 140
Ouverture délibération
Validation
Verrouillage
Le retour arrière ou l’avancement dans le processussont des prérogatives du chef de centre
Saisie note avant délibération
- 105 -
Retour sur le jury
Pour terminer la présentation du service jury, nous vous proposons un récapitulatif desétapes du processus de délibération.
Après le chargement des notes et décisions des candidats dans la base DELIBNET, le juryest à l’état "Paramétrage".
La délibération du jury est déclarée ouverte par le gestionnaire académique. L’état passealors à "Saisie des notes modifiées".Les membres des jurys vont saisir les notes modifiés après délibération et contrôler lesdécisions modifiées avant de valider la délibération.
L’état d’avancement dans le processus est maintenant "Editions".
Les listes d’affichage, listes de travail et éventuellement les relevés de note sont alors éditésdans le centre.En fin de processus, la délibération est verrouillée et l'état d’avancement devient"Délibération terminée". Les informations peuvent alors remontées vers la base centraleOCEAN.
Tout au long du processus, le chef de centre peut modifier l’état d’avancement de ladélibération.Il peut entre autre positionner la délibération à l’état "Saisie de notes avant délibération" pourcorriger une note suite à une erreur de saisie par exemple.
19
SERIA Rennes - Diffusion
Le service chef de centre
Un service dédié pour un meilleur suivi des délibérations
Ces fonctions sont également accessibles au chef de centre via le service Jury
• Suivre l’avancement des délibérations des jurys du centre
• Marquer un candidat ‘suspecté de fraude’
• Modifier l’état d’avancement d’une délibération
• Inscrire un candidat sur la liste rouge des publications
Delibnet propose au chef de centre un service dédié pour un meilleur suivi des délibérationsqui se déroulent dans son établissement.
Par la fonction État des Jurys, il visualise sous forme de liste l’état d’avancement del’ensemble des délibérations. Il peut choisir un affichage par centre de délibération, parnuméro de jury ou encore par état d’avancement.
Il est le seul à avoir les habilitations pour modifier l’état d’avancement d’une délibération.
Pour rappel, cette fonction sera utilisée, entre autre, si pour un jury donné, l’étape devalidation (ou bien celle de verrouillage) est franchie par erreur.
Comme dans le service Jury, il peut inscrire un candidat sur la liste rouge des publications derésultats ou bien marquer un candidat "suspecté de fraude".
