Les Services d'archives et la notion d'utilisateur une étude du R A M P

Programme général d'information et UNISIST

Organisation des Nations Unies

pour l'éducation, la science et la culture Y, &*'

PGI-84 /WS/5

Paris, 1984

PGI-84/WS/5 PARIS, 1984 Original anglais

LES SERVICES D'ARCHIVES ET LA NOTION D'UTILISATEUR UNE ETUDE DU RAMP

par

Hugh A. Taylor

Programme général d'information et UNISIST

Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture

Notice recommandée pour le catalogage :

Taylor, Hugh A. Les Services d'archives et _la notion d'utilisateur : une étude du RAMP établie par Hugh A . Taylor /pour le/ Programme général d'information et UNISIST -Paris : Unesco, 1984. - iii, 69 p. ; 30 cm. - (PGI-84/WS/5).

I - Titre II - Unesco. Programme général d'information et UNISIST III - Programme de gestion des documents et des archives (RAMP)

© Unesco, 1984

PGI-84/WS/5

PREFACE

Afin de mieux répondre aux besoins des Etats membres, plus particulièrement à ceux des pays en développement, dans ce domaine spécialisé qu'est celui de la gestion des documents et de l'administration des archives, la Division du Programme général d'information de 1'Unesco a mis au point un programme à long terme, le Programme de gestion des documents et des archives (Records and Archives Management Programme - RAMP).

Le RAMP reflète dans ses éléments essentiels les grands thèmes du Programme général d'information lui-même. Il comprend ainsi des projets, des études et d'autres activités destinés à :

1. Promouvoir la formulation de politiques et de plans en matière d'infor­mation (aux niveaux national, régional et international).

2. Promouvoir et diffuser des méthodes, règles et normes pour le traitement de 1'information.

3. Contribuer au développement des infrastructures de l'information.

4. Contribuer au développement de systèmes d'information spécialisés dans les domaines de l'éducation, de la culture et de la communication des sciences exactes et naturelles et des sciences sociales.

5. Promouvoir la formation pratique et théorique des professionnels et des utilisateurs de l'information.

La présente étude, établie aux termes d'un contrat passé avec le Conseil inter­national des archives (CIA), est destinée à aider les archivistes et les profes­sionnels de l'information à créer, mettre au point et évaluer des systèmes et des services modernes d'archives, eu égard notamment à la conception et au rôle de l'utilisateur.

Toute observation ou suggestion concernant cette étude sera la bienvenue et doit être adressée à la Division du Programme général d'information, Unesco, 7, place de Fontenoy, 75700 Paris. On pourra se procurer à la même adresse d'autres études du RAMP, dont une liste figure en annexe.

(i)

TABLE DES MATIERES

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Avant propos

1 . NATURE DU PROBLEME 1

1.1 La nécessité de communiquer dans un environnement fragile 1

1.2 Les archives : un patrimoine dont l'on prend de plus en plus conscience 2

1.3 Les moyens d'enregistrement et le rôle de l'archiviste 2

1.4 L'évolution des archives 5

2. L'INFORMATION, L'UTILISATEUR ET L'UNIVERS DU SAVOIR 8

2.1 La nature de 1 ' information 8

2.2 La recherche de l'information et le cerveau humain 10

2.3 L'univers de la connaissance et la démarche scientifique 11

2.4 Le dilemme de 1 ' archiviste 11

2.5 L'utilisation de l'information 12

3. BESOINS ET COMPORTEMENT DE L'UTILISATEUR 15

3.1 Besoins fondamentaux 15

3.2 Le caractère subjectif de la recherche 16

3.3 La réaction de l'archiviste face au comportement de l'utilisateur . 17

3.4 La réaction du bibliothécaire face au comportement du lecteur 19

3.5 L'administrateur et l'archiviste en tant qu'utilisateur 20

3.6 La communicabilité et 1'archiviste 23

4. LE RECENSEMENT, L'EVALUATION ET L'ACCROISSEMENT : PRELUDE AU SERVICE ... 25

4.1 Le recensement 25

4.2 L'évaluation : tri, élimination et conservation sélective 25

4.3 L ' accroissement 26

5. L'UTILISATEUR EN SALLE DE LECTURE : AMELIORATION DES SYSTEMES MANUELS DE RECHERCHE 29

5.1 Les archives classiques 29

5.2 Possibilités d'amélioration 30

(ü)

Page

5.3 Les "archives totales" 31

5.4 Photographies 33

5.5 Films cinématographiques et enregistrements sonores 35

5.6 Peintures, dessins, estampes et cartes 36

6. ARCHIVES LISIBLES PAR MACHINE 40

6.1 Les problèmes de l'utilisateur 40

6.2 Les problèmes de 1 ' archiviste 44

7. L ' AUTOMATISATION DANS LA SALLE DE LECTURE 47

7.1 Nécessité de 1'automatisation 47

7.2 Avantages pour le chercheur 48

7.3 Avantages pour 1'archiviste 49

7.4 Les conséquences de la normalisation 49

7.5 Relations avec les systèmes de bibliothèque automatisée 50

8. RESEAUX 53

8.1 Origines 53

8. 2 Types de réseau 53

9. AU-DELA DE LA SALLE DE LECTURE : LES SERVICES DE VULGARISATION 56

9.1 Attitudes 56

9.2 Définition et champ d'activité 56

10r L'UTILISATEUR FACE A L'AVENIR : FORMATION DES ARCHIVISTES, RECHERCHE ET DEVELOPPEMENT 58

10.1 Formation des archivistes 58

10.2 Recherche et développement 59

BIBLIOGRAPHIE 60

(iü)

AVANT-PROPOS

De par sa nature même, la présente étude avait un champ très vaste, puisque les services d'archives et l'utilisateur de ces services y étaient considérés dans l'op­tique des techniques actuelles de communication et des progrès réalisés parallèle­ment en bibliothéconomie.

Je me suis efforcé de traiter les principaux thèmes actuellement débattus en en donnant une vue d'ensemble et en faisant ressortir leur étroite interdépendance. Une étude des utilisateurs étant indispensable à l'archiviste, je forme le voeu que ce travail préliminaire n'ait pas seulement un intérêt pratique immédiat mais qu'il suscite aussi des recherches spécifiques et scientifiques sur la question. Mon principal regret est d'avoir dû limiter mes recherches presque exclusivement aux sources d'information existant en langue anglaise, en raison surtout de l'insuffi­sance de. mes connaissances linguistiques.

Je tiens tout particulièrement à remercier M. Frank B. Evans de ses conseils ainsi que M. Michael Cook de l'Université de Liverpool et M. Michael Roper du Public Record Office de Londres, qui ont bien voulu prendre connaissance de mon manuscrit et formuler à son sujet de très précieuses suggestions.

Hugh A. Taylor

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1. NATURE DU PROBLEME

1.1 La nécessité de communiquer dans un environnement fragile

1.1.1 La surface de la planète Terre est infiniment plus fragile que l'on ne le croyait. C'est ainsi que l'exploitation des ressources naturelles présente

désormais pour le monde de considérables risques écologiques. L'environnement de l'homme est quant à lui aujourd'hui déstabilisé par la destruction biologique massive et par l'approfondissement du fossé entre les riches et les pauvres. A ceci, il faut ajouter la menace d'extermination de l'humanité, qui ne semble pas près de s'apaiser. Contrairement à ce qui se passe chez les animaux, notre volonté de sur­vivre en tant qu'espèce n'a pas un caractère instinctif ; en effet, pour survivre, l'homme est fondamentalement tributaire de sa culture, qu'il s'agisse des habitudes acquises ou des institutions, et doit constamment chercher à l'actualiser pour s'adapter et pour échapper au désastre. On distingue, toutefois, une certaine prise de conscience et divers mouvements d'opinion qui pourraient conduire à un monde plus stable à condition que l'homme soit capable de surmonter et de transcender les transformations que subit son échelle de valeurs, l'ordre de priorité qu'il attribue aux choses et la façon dont il se perçoit et dont il communique avec les autres. Au fond du problème se trouve le besoin de communiquer plus pleinement non seule­ment par les mots et par les gestes mais encore par tous nos sens en faisant appel aux techniques de communication, qui sont le prolongement de nous-mêmes.

1.1.2 Les archivistes ne devraient pas se considérer comme des travailleurs isolés au service d'un public restreint à caractère ésotérique, ils font partie

d'un milieu culturel dont dépend la survie de l'humanité. Certes, il est quasiment impossible de définir la notion de culture, mais, aux fins de la présente étude, on peut entendre par là ce qui nous rend plus complets et davantage capables d'interaction dans notre "village planétaire".

1.1.3 Pour pouvoir assumer le rôle de gardiens du passé, qui est dévolu aux archi­vistes, il leur faut avant tout être des communicateurs, non pas au sens res­

trictif d'un point de vue à faire valoir ou d'une image de marque à améliorer (en­core que cela puisse être parfois nécessaire), mais au sens où leur revient la tâche écrasante de transmettre la mémoire collective d'une génération à la suivante, de renforcer la puissance du souvenir et d'enregistrer dans cette mémoire les ressources dignes d'être conservées définitivement, ce qui est peut-être le plus difficile de tout. Il suffit d'imaginer un organisme doté du pouvoir de détruire tous les documents d'archives existants, sur quelque support que ce soit, notamment sous forme imprimée, pour comprendre à quel point ce travail est précieux. Cette destruction aurait sans doute pour effet de frapper les hommes d'amnésie et de les exposer ainsi à la démence, tant il est vrai que nous sommes dépendants des objets qui constituent à la fois le support sur lequel est consigné notre vécu et des éléments de référence pour l'avenir.

1.1.4 De même que leurs collègues des bibliothèques, des musées, des galeries d'art, et que ceux qui travaillent sur les sites historiques, les archivistes

sont parfaitement conscients que tout notre environnement culturel, pour ce qui se rapporte au passé, est précaire aussi du point de vue matériel et par conséquent du point de vue social. Les acides qui sont le sous-produit de l'industrie et qui sont présents dans les déchets ont accéléré la destruction de la pierre, du papier et d'autres matériaux, tant et si bien que le seul fait d'entreposer des archives, des livres et d'autres objets dans des dépôts ne saurait garantir leur survie. Si l'on ajoute à cela les destructions dues à l'ignorance, à la guerre, à la violence et aux calamités naturelles, on peut se demander comment nous sommes parvenus à ne pas subir plus de pertes encore.

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1.2 Les archives : un patrimoine dont l'on prend de plus en plus conscience

1.2.1 Ce n'est pas d'hier que les documents sont considérés comme une source d'information précieuse pour la recherche historique et la recherche scienti­

fique en général, mais on assiste aujourd'hui, à l'échelon local, à une prise de conscience aussi vive que croissante de l'intérêt qu'il y a à conserver sur place ou à proximité du lieu où ils ont été créés les objets anciens, produits de l'acti­vité humaine ou de la nature, que l'on peut considérer comme des "biens culturels" et comme des éléments d'une appréhension holistique du lieu et du temps, qui suppose non seulement la lecture de documents relatifs au passé mais aussi, dans une certaine mesure, l'expérience directe du passé dans le présent.

1.2.2 Cette évolution revêt une très grande importance pour l'archiviste, car elle ouvre des perspectives et des possibilités sans fin. En même temps, le désir

de plus en plus fréquemment manifesté de retrouver des racines familiales, qu'il participe de la crainte subconsciente de l'extinction ou d'une perception croissante de la famille humaine, comme un agrégat de clans et de tribus, au sens qu'ont ces termes dans une culture préalphabétique, a déjà révolutionné 1'archistique par l'accroissement qu'il suscite du nombre des demandes de consultation de documents pour des recherches généalogiques. La conjonction de ces deux mouvements, le souci de reconstituer l'histoire personnelle et familiale et celui de préserver le patrimoine, ne manquera pas d'avoir de profondes conséquences pour les archivistes, appelés, de ce fait, à travailler en collaboration plus étroite avec leurs collègues des autres professions de la conservation, ce qui leur vaudra d'être mieux appréciés du public et d'en récolter, indirectement, les fruits sur le plan financier. Tout cela contribue à les conduire au centre des organisations sociales où, en tant que gardiens de la mémoire collective, ils se trouvaient placés jadis.

1.3 Les moyens d'enregistrement et le rôle de l'archiviste

1.3.1 Lorsque nous étudions l'évolution de notre profession, nous avons tendance à nous limiter aux deux derniers siècles et à l'Europe ; pour bien nous

situer, il pourrait être utile d'étudier 1'archivistique dans l'ensemble du monde et à travers l'histoire.

1.3.2 Nous nous considérons volontiers comme appartenant à l'une des professions les plus anciennes qui soient ; nous devrions donc étudier la manière dont

elle a évolué au fur et à mesure que changeaient les moyens d'enregistrement du patrimoine dont nous avons la garde depuis des millénaires et chercher à savoir comment les archivistes et les archives elles-mêmes ont influencé les utilisateurs. Peut-être la situation que nous connaissons aujourd'hui a-t-elle eu des précédents ; l'étude du passé devrait donc nous aider à nous orienter pour l'avenir.

1.3.3 La présente étude traite des services offerts aux utilisateurs ; or il est bien évident qu'en un sens chacune de nos activités est un service rendu à

l'utilisateur, directement ou indirectement. Sans utilisateurs (y compris nous-mêmes) , les documents et l'information qu'ils contiennent n'ont qu'une "énergie" potentielle, laquelle est libérée par l'interaction dynamique des hommes et :

(a) du "support" : parchemin, papier ou bande magnétique ;

(b) de la configuration et de la forme des symboles (écriture cunéiforme,

pictogrammes ou alphabet phonétique) ;

(c) de l'information elle-même généralement définie comme le "contenu".

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1.3.4 Ces trois éléments ont beaucoup influé, au cours des siècles, sur le rôle joué par l'archiviste en tant que gardien du passé ; ainsi donc, pour pouvoir

communiquer vraiment avec les utilisateurs de nos services, il nous faut bien com­prendre l'effet des différents moyens de communication, qui fait partie intégrante du message, puisque tous les messages ont pour but de produire un effet, quel que soit cet effet (1) .

1.3.5 Dans les sociétés de tradition non écrite, le passé est constamment renouvelé et célébré par la recréation des mythes et des légendes des communautés tri­

bales, participant d'une .sagesse collective communiquée en partie par le shaman, qui permet à ces communautés de se voir inculquer les vérités éternelles qui les concernent. Il n'y a pas chez elles de conception linéraire d'un temps toujours plus lointain ni du déroulement ou encore d'un progrès de l'histoire, qui contribue à fragmenter l'expérience culturelle des sociétés alphabétisées. Les devoirs et les rites coutumiers sont.transmis par la tradition orale ; le patrimoine de la tribu, c'est la totalité de sa vie et de ses aptitudes, enracinées dans la terre et les ressources naturelles. Nous avons peut-être là un message à recevoir au moment où nous entrons dans l'ère postalphabétique que ne gouvernent plus, comme par le passé, le texte ou la tyrannie du mot. Comme les archivistes, les utilisateurs de leurs services commencent à se familiariser avec toute une gamme de médias qui, comme cela se passe en photographie, ne sauraient être interprétés par une "lecture littérale" (2).

1.3.6 Les progrès de l'écrit ont profondément influé sur la façon dont nous commu­niquons (3) ; c'est là un élément important pour les archivistes et les

bibliothécaires, gardiens de la communication écrite. Cette optique peut nous aider à mieux comprendre la façon dont nous percevons le document d'archives et peut être considérée comme un prolongement de la diplomatique en tant qu'étude des formes sous lesquelles l'information est transmise dans les archives écrites. On peut, par exemple, établir des analogies intéressantes avec les formes d'enregistrement posté­rieures au manuscrit puis au livre imprimé, qui méritent d'être étudiées par les archivistes. Les tablettes d'argile n'étaient pas écrites mais frappées, comme le papier sous le cylindre d'une machine à écrire ; les rouleaux de microfilms s'appa­rentent aux rouleaux de parchemin et aux bandes magnétiques et posent d'ailleurs, en matière de recherche de l'information, des problèmes analogues.

1.3.7 On a pu montrer l'effet que le support matériel des documents exerce sur l'organisation de la société (4) et, par conséquent, sur les utilisateurs,

ce qui peut aider les archivistes à mieux comprendre la dynamique de la bureaucratie dont l'activité est attestée par les documents. Le papyrus et le papier, par exemple, permettaient une transmission rapide et précise de l'information sur de longues distances, ce qui favorisait une forte centralisation de l'administration civile et des opérations militaires. Enfin, le vecteur de la communication a sur nos sens une influence complexe que l'on ne saisit pas pleinement. Le recours à l'alphabet phoné­tique pour véhiculer l'information a problablement influé sur les sens mais cette influence change une fois encore à l'heure où, dans notre travail d'archivistes, nous nous entourons d'images visuelles que nous nous efforçons d'interpréter correctement pour nous-mêmes et pour les utilisateurs. Simultanément, la disposition linéaire de la matière imprimée et la possibilité de reproduire exactement les lignes grâce à la presse à imprimer ont contribué à modeler notre conception de la science, notre perspective ainsi que notre perception de l'histoire, ce qui n'est pas le moins important. C'est là un vaste-sujet qu'il n'est pas possible de déve­lopper ici, mais qui est d'une grande portée pour notre façon d'aborder la recherche de l'information à une époque où l'écrit n'est plus le seul mode de communication et où nous nous efforçons de compléter le savoir livresque par la compréhension de l'image et la reconnaissance des formes.

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1.3.8 Le savoir livresque n'est qu'une partie de notre patrimoine car nous héritons des produits de tous les systèmes de communication. Notre mission s'est pro­

gressivement étendue non seulement aux archives administratives et familiales, mais aussi à celles qui concernent toutes les facettes de la société, le passé récent et (par la gestion des documents) l'avenir prévisible.

1.3.9 Nous avons accumulé pour un seul de ces supports une montagne de papier qui ne représente elle-même qu'un fragment de tout ce que la bureaucratie éta^

tique et privée a produit pendant l'ère industrielle, où la structure répétitive des registres, dossiers de correspondance et fichiers parodie la production en série et la fragmentation des tâches sur les chaînes de montage. Nous rassemblons aussi des illustrations, photographies, cartes et films et notre rôle traditionnel de conservateurs d'archives porte aussi bien la marque des supports de documents pré­cédemment décrits que des vecteurs de la communication (pictogrammes, idéogrammes, alphabet phonétique, manuscrits ou imprimés avec toute l'iconographie qui les accom­pagne) . Si on y ajoute ce que produisent la radio, la télévision, l'ordinateur et le satellite et qui peut être enregistré de façon plus ou moins permanente, il n'est pas étonnant que l'évaluation et la sélection posent de formidables problèmes. Actuellement,, le seul coût de la conservation est limitatif et nous empêche d'être submergés par un océan d'archives. Cependant, on produit et on conserve de.plus en plus de documents à relativement moindres frais et le moment où l'information deviendra le principal produit de base et où notre profession atteindra peut-être son apogée approche rapidement.

1.3.10 On a dit que l'automatisation rendait l'information si instantanée qu'elle était devenue un prolongement de notre système nerveux. Nous commençons à

nous rendre compte que les systèmes de recherche d'information reposant sur la description écrite et 1'indexage qui, autrefois, ne fonctionnaient au mieux qu'assez bien, deviennent vite incapables de satisfaire les nouvelles exigences du savoir. A l'ère de l'ordinateur, nous entrons dans une période de "tribalisme" global en ce sens que nous apprenons, en tant qu'individus, à entrer dans un rapport appro­fondi avec nous-mêmes et avec notre environnement, ce qu'attestent l'étude des masses, la quantification et d'autres manifestations du fait que l'on ne s'inté­resse plus exclusivement aux grands personnages (habituellement des hommes) et aux événements importants. Les administrations sont décentralisées et le savoir et l'information sont de nouveau rapidement accessibles aux individus et aux petits groupes grâce au terminal d'ordinateur qui fonctionne de plus en plus en mode inter­actif, "dialogué", ce qui exige des techniques tout à fait différentes. Comme Marshall McLuhan le fait observer :

"Dans l'écriture on a tendance à isoler un aspect d'une question et à orienter constamment l'attention sur cet aspect. Dans le dialogue, il y a tout aussi naturellement entre les multiples aspects d'une question une interaction sus­ceptible de faire jaillir l'intuition ou la découverte. Un point de vue est seulement une manière de voir quelque chose. La connnaissance intuitive, pour sa part, est la prise de conscience soudaine d'un processus complexe d'interaction, un contact avec la vie des formes. Les étudiants en program­mation informatique ont dû apprendre comment aborder toute connaissance d'un point de vue structurel. Pour enregistrer sur bande une connaissance quelle qu'elle soit, il faut en comprendre la forme, d'où la découverte de la diffé­rence fondamentale existant entre classification des connaissances et recon­naissance des formes" (5).

1.3.11 Dans notre travail d'archivistes nous avons essayé d'éviter les pires excès d'une classification inadéquate, et le fait que nous ayons de plus en plus

affaire à des supports non écrits met à lourde épreuve notre acculturation linéaire et notre formation universitaire. Nous nous occupons constamment de la mosaïque de

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documents qui subsistent et du lacis d'information dont ils sont le support. Nous ne cherchons pas à établir un classement par matière artificiel, mais nous nous efforçons à une véritable "reconnaissance des formes" respectant l'ordre archivis-tique organique du fonds, pour autant que ce soit approprié ou possible. Cette manière de traiter les documents d'archives nous donne des aperçus insaisissables autrement, que nous nous efforçons de partager avec l'utilisateur grâce à l'inven­taire et à 1'indexage sous toutes leurs formes. D'après McLuhan :

"Lorsqu'il y a surabondance de données, les détails disparaissent et le schéma relationnel qui en ressort apparaît nettement. C'est l'un des aspects de la dynamique de la rupture comme ouverture" (6).

1.3.12 Nous avons là un exemple assez typique de cas où McLuhan travestit en fait ce qui n'est qu'une recherche ; la réalité n'est pas aussi simple. M. Theall

montre clairement que :

"Il n'est pas exact de dire que l'information n'est pas spécialisée. Si généraux que puissent être les processus de programmation et la manière dont l'information est stockée dans un ordinateur, elle n'y entre que si des éléments provenant de diverses sources spécialisées sont fournis. On pourrait dire que 1'information ne devient pertinente que dans la mesure où elle est différenciée et spécialisée, car sans différenciation il n'y a ni communi­cation, ni apprentissage. La notion d'intégration par l'information de McLuhan est trop vague, car il s'attache uniquement au fait que l'information dans son sens le plus large est une notion extrêmement abstraite et générale traitée par des techniques abstraites et générales, alors que c'est une énorme quantité de détails particuliers, qu'il faut maîtriser et comprendre, qui est en train de submerger la société" (7).

1.3.13 C'est de là que provient essentiellement la tension qui existe entre l'archi­viste et l'utilisateur, entre la méthode de recherche selon la "provenance",

dont la stratégie repose sur le respect de l'ordre organique primitif du fonds, et le repérage, la recherche de l'information qui fait appel à un système d'indexage par matière très perfectionné (8).

1.4 L'évolution des archives

1.4.1 Avant d'étudier les services et les utilisateurs d'archives de notre société dite postindustrielle, il est peut-être bon de considérer le rôle de ceux à

qui la garde des archives a été confiée depuis les origines, dans l'Antiquité, à une époque où le règne du rationalisme scientifique et du progrès industriel n'avait pas encore fragmenté la société et les services. Et surtout, la notion de biblio­thèque en tant que dépôt d'ouvrages et d'écrits sur l'activité humaine et sur d'autres aspects de la connaissance ne semblait pas s'opposer à celle du dépôt d'archives contenant les registres où sont consignées les manifestations mêmes de cette activité (9), en partie parce que les bibliothèques ne contenaient que des manuscrits et en partie parce que l'histoire n'était pas encore devenue une branche de la connaissance reposant sur le document écrit et toujours en quête d'insaisis­sables témoignages qui permettent d'établir sans conteste possible ce qui s'est réellement passé. Les bureaucraties s'appuyaient sur un système traditionnel très élaboré de dépôts d'archives dont les créateurs étaient les principaux clients, mais que le public consultait probablement aussi comme il consulte aujourd'hui par exemple les cadastres ; ces dépôts étaient constitués dans les temples mais ce pouvait aussi être dans un palais, une forteresse, une entreprise commerciale ou au siège de l'Etat, et ce que nous appellerions aujourd'hui les fonds et collections et le matériel archivistique de sa bibliothèque reflétaient ses centres d'intérêt. La question de savoir si l'art de l'écriture a fixé la religion ou vice versa peut

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se discuter, mais le conservateur des archives était le dépositaire non seulement de l'information mais aussi et surtout de la sagesse. Grâce à son érudition, il était capable de communiquer le contenu des livres et documents, et, par conséquent, restait essentiel à l'administration. C'est probablement lui qui, dans la maison des rois prêtres, a inventé la forme du dossier administratif. Pendant des siècles, le conservateur des archives a gardé son rôle de dépositaire et d'administrateur auprès du siège du pouvoir jusqu'à ce qu'avec les progrès fulgurants de la science le passé devienne synonyme de ténèbres.

1.4.2 Paradoxalement, la profession moderne d'archiviste est née des édits de la Révolution française, qui a définitivement coupé le passé du présent et a,

en un sens, ravalé le conservateur des archives au rang de serviteur de l'historien. Cette fonction constituera toujours une partie importante de notre travail, mais nous devons être bien mieux armés si nous voulons utiliser pleinement nos capacités en nous familiarisant avec tous les supports de documents pour essayer de retrouver notre place au coeur des systèmes administratifs et informatifs où, pour la survie des documents, il est de plus en plus nécessaire que les décisions concernant la conservation permanente des enregistrements informatiques et la forme la plus effi­cace qu'elle peut prendre soient prises au moment de la production du document. Grâce à ces compétences, nous deviendrons des consultants en même temps que des conservateurs et nous serons estimés pour notre connaissance non seulement des archives du passé, mais aussi de la nature, des limites et de l'effet des documents pendant leur cycle de vie.

1.4.3 Les éléments qui composaient les bibliothèques de l'Antiquité méritent d'être soigneusement étudiés à la lumière du regain de coopération entre archivistes

et bibliothécaires que l'on observe aujourd'hui. L'art de l'écriture a permis de codifier et de consigner la tradition orale et, par là même, a fini par l'affaiblir. L'alphabet a contribué à normaliser le savoir et les bibliothèques officielles ont pu disposer de textes exacts. La forme, la taille et le support des documents ont également été normalisés, dans une certaine mesure par commodité, jusqu'à ce que le volume supplante graduellement le rouleau. Une marque était souvent apposée sur les tablettes d'argile pour en déterminer l'usage. Les normes imposées et consignées au moment de la création du document ont une immense valeur aussi bien pour l'utili­sateur que pour le conservateur et ceci est particulièrement vrai pour les archives informatiques.

1.4.4 Les bibliothèques du monde antique étaient grandes et très fréquentées et leurs collections étaient généralement classées par matière ,- des inventaires

topographiques largement utilisés attestent l'existence d'instruments de recherche efficaces tels que des bibliographies descriptives (10). Il semble que le classement n'était pas assez rigide ou détaillé pour détruire la structure organique du matériel archivistique. Sous la responsabilité du conservateur des documents, la coexistence des archives et des ouvrages de bibliothèque était bien adaptée à la société de l'époque. Pour ce qui est des civilisations sumérienne, babylonienne et assyrienne, "peu de périodes de l'histoire de l'homme occidental démontrent aussi bien le rôle culturel de la communication par les arts graphiques et l'utilité pratique d'ar­chives et de bibliothèques bien organisées" (11).

1.4.5 Au cours des siècles derniers, le livre imprimé nous a opposés à nos collègues bibliothécaires, dont les bibliothèques se sont rapidement développées et

ont souvent éclipsé les dépôts d'archives. Cela a parfois semé la discorde entre nous, mais il ne fait aucun doute maintenant que ce qui nous rapproche est beaucoup plus important que ce qui nous divise et nous devrions à l'avenir travailler ensemble à mieux servir l'utilisateur et tirer parti de nos traditions respectives pour trouver des solutions communes ou similaires en particulier aux problèmes de la documentation non écrite, sujet sur lequel nous avons presque tout en commun.

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1.4.6 L'objet de la présente étude est d'explorer ces possibilités, dans un effort pour retrouver l'approche essentiellement holistique de la sagesse, de la

connaissance et de l'information qu'avaient nos lointains ancêtres(12).

Notes

1. Hugh A. Taylor, The Media of Record: Archives in the Wake of McLuhan, Atlanta, Georgia Archive, vol. 6, n° 1, 1978, p. 1-10.

2. Marshall McLuhan, Pour comprendre les médias : les prolongements techno­logiques de l'homme, Paris, Seuil, 1968, 392 p.

3. Marshall McLuhan, The Gutenberg Galaxy: the Making of Typographical Man, (La Galaxie Gutenberg : la genèse de l'homme typographique), Paris, Gallimard (Idées 372, 373), 1977, 532 p.

4. Harold A. Innis, The Bias of Communication, Foreword by Marshall McLuhan, Toronto, University of Toronto Press, 1971, 226 p.

5. Innis, op. cit., p. ix.

6. McLuhan, The Gutenberg Galaxy. (Le passage cité ne figure pas dans la tra­duction française publiée chez Gallimard) •

7. Donald F. Theall, The Medium is the Rear View Mirror, Montreal, McGill-Queens University Press, 1971, p. xv.

8. Richard H. Lytle, Intellectual Access to Archives: 1. Provenance and Content Indexing Methods of Subject Retrieval, American Archivist, vol. 33, n° 1, 1980, p. 64-75 Richard H. Lytle, Intellectual Access to Archives: 2. Report of an Experiment comparing Provenance and Catalogue Indexing Méthodes of Subject Retrieval, American Archivist, vol. 43, n° 2, 1981, p. 191-207.

9. Elmer D. Johnson, History of Libraries in the Western World, Metuchen, N.J., 2e édition, 1976, 354 p. Elmer D. Johnson, Communication : an Introduction to the History of Writing, Printing, Books and Libraries, 4e édition, Metuchen, N.J., The Scarecrow Press Inc., 1973, 304 p.

10. James Thompson, A History of the Principles of Librarianship, London, Clive Bingley, 1977, 236 p.

11. Johnson, History of Libraries, p. 30.

12. On trouvera dans les allocutions adressées à la Société des archivistes par son président, M. Félix Hull, entre 1978 et 1983, des observations sur la profession d'archiviste, y compris sur les relations avec l'utilisateur, qui sont le fruit d'une profonde réflexion. La liste de ces allocutions figure dans la bibliographie. Pour une vue d'ensemble de la recherche sur les utilisateurs dans les bibliothèques, voir G. Ford éd., User Studies: an Introductory Guide and Select Bibliography, CRUS occasional paper l, University of Sheffield, 1977, 92 p. En outre, les travaux du neuvième Congrès international des archives, qui a eu lieu en 1980, ont essentiellement été consacrés à l'utilisation des archives, les actes en ont été publiés dans Archivum, vol. 29, 1982.

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2. L'INFORMATION, L'UTILISATEUR ET L'UNIVERS DU SAVOIR

2.1 La nature de 1'information

2.1.1 Nous usons du terme "information" avec une si grande liberté que nous avons tendance à considérer son sens comme allant de soi. Voici ce qu'Anthony Debons

écrit à ce sujet :

"Nous parlons de l'information, d'un côté, en utilisant ce terme comme subs­tantif désignant un objet que nous pouvons acheter, vendre, nous procurer, utiliser, puis, passant sans autre forme de procès à la forme verbale, nous en discutons comme d'une aetion que nous faisons - acquérir de l'information, développer l'information... Pour ma part, je suis enclin à considérer l'infor­mation à la fois comme un processus et comme un bien, ces deux formes étant régies par des lois différentes, quoique liées entre elles" (1).

2.1.2 II me semble que, dans notre profession, nous avons pris plus ou moins conscience de ces deux aspects il y a déjà un certain temps. Quelle que soit

la qualité de la description qu'elles offrent d'un élément d'information, les fiches de catalogue ne peuvent, de par leur nature même, comporter que des indications très limitées. Elles ne sauraient en aucun cas se substituer à l'archiviste qui sans cesse entretient le processus de collecte de l'information et qui, ce faisant, comprend la nature et les rapports des sources dans toute leur complexité, jamais parfaitement transmise par le mot écrit. S'il est vrai que les ordinateurs par­viennent de mieux en mieux à manier ces relations, nous ne devons pas pour autant sous-estimer l'esprit humain, qui est infiniment plus subtil. Lorsque l'on parle de systèmes d'information, on a affaire pas simplement à des listes et à des fiches, mais aussi à des archivistes dont la compétence et le savoir sont d'un ordre qui dépasse de si loin les "instruments de recherche" matériels dont nous disposons qu'ils peuvent être une source de force considérable pour un service d'archives - mais aussi de relative faiblesse, en ce que, étant mortels, ils sont un jour ou l'autre amenés à cesser leurs activités professionnelles.

2.1.3 Dans ses travaux sur l'éducation des enfants, Jean Piaget a établi une utile distinction entre connaissance operative et connaissance figurative, dont

nous pourrons peut-être tirer parti pour comprendre les systèmes d'instruments de recherche. La connaissance operative se rapporte à toutes sortes de facultés : savoir marcher, savoir interpréter les règles sociales, savoir écrire et intégrer le temps dans sa pensée. La mesure dans laquelle un chercheur possède ce type d'information influe directement sur son aptitude à accroître ses connaissances figuratives, qui ne sont autres que 1'"information comme fait codé", bien connue de tous les utilisateurs d'instruments de recherche.

2.1.4 Mais peut-être attendons-nous de nos instruments de recherche plus qu'ils ne peuvent nous apporter en supposant qu'il suffit, pour parer à tout, d'une

prolifération infinie d'informations d'ordre figuratif. Pour reprendre les termes de Hans Furth,

"L'importance traditionnellement attribuée au symbole en tant que support de connaissances peut faire aisément passer à côté du point essentiel sur lequel repose toute connaissance, à savoir l'aspect opératif. Fondamentale­ment, la connaissance operative n'est liée à aucun apport figuratif ou symbo­lique spécifique ; tandis que l'intelligence d'un contenu symbolique ou non symbolique, quel qu'il soit, est toujours liée aux capacités opératoires auxquelles l'individu assimile ce contenu" (2).

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2.1.5 Pour pousser notre réflexion théorique sur l'information un peu plus avant, nous pouvons considérer celle-ci comme une forme d'énergie qui éclairerait

les relations entre individus, lieux et objets ("mettre en lumière" est après tout une expression tout à fait courante). Klaus Otten distingue trois types d'information :

1. L'information structurale, qui est codée (à l'aide d'un système linguis­tique ou autre) et classifiée. Le catalogue en est un excellent exemple.

2. L'information probabiliste, qui est l'acte de communication entre indi­vidus ou entre individus et instruments de recherche (et pourquoi pas entre ordinateurs, lorsque ceux-ci "dialoguent" ?). Dans quelle mesure l'information structurale est-elle alors transmise ?

3. L'information sémantique, qui fait intervenir tout le contexte de l'information transmise et les hypothèses sur la base desquelles le système a été élaboré au départ. Nous supposons que l'information est assimilée suivant certains modes inspirés de systèmes de communication plus anciens. Quels sont-ils ? Cela apparaît plus clairement lorsque l'on compare l'inventaire et l'index en tant qu'instruments de recherche. La quantité d'information contextuelle transmise par l'inventaire a des chances d'être beaucoup plus grande, l'information structurale pouvant fort bien en revanche être moindre. D'une manière plus générale "le système de valeurs de l'utilisateur vient se superposer à des correspon­dances établies d'une manière semi-arbitraire entre structures symbo­liques et signification" (3).

2.1.6 Ces divers types d'information se retrouvent non seulement dans nos instru­ments de recherche, mais aussi dans les documents auxquels ceux-ci se

rapportent. Il convient de reconnaître en outre que "l'information fait l'objet de trois opérations : stockage, transmission et prise de décision". En termes d'archi-vistique, ces opérations sont respectivement l'évaluation et la conservation sélec­tive du document original, la recherche des éléments d'information qu'il contient (qui, de nos jours, ne s'effectue pas nécessairement par consultation directe) et, phase la plus importante du point de vue des instruments de recherche, le traitement, qui correspond à la "prise de décision". Comment faire pour saisir de manière sélective et sous une forme condensée et abrégée, l'information contenue dans ce document ? Les décisions que l'archiviste prend à ce stade sont capitales, car c'est d'elles que dépend la fidélité avec laquelle l'information sera transmise.

2.1.7 L'étude de l'arrière-plan culturel des archives, des bibliothèques, des moyens d'enregistrement et de communication révèle que la perception de

l'information pertinente par l'utilisateur est un processus d'une extrême complexité. Nous avons vu que le médium support est lui-même porteur d'un message propre, qui peut être lié, si l'on prend le cas d'un objet appartenant au patrimoine historique, à la forte charge affective associée à l'évocation d'une certaine période, ou simplement à sa forme plastique, et non textuelle. Par ailleurs, face au contenu d'un même ouvrage ou d'un même document, chaque lecteur réagira à sa manière, tout comme les divers témoins d'un accident de la circulation perçoivent l'événement différemment.

2.1.8 La réaction de l'utilisateur varie en fonction de sa formation et son milieu, ainsi que de l'usage qu'il veut faire de l'information recherchée. Là

encore, la question qui se pose est de savoir quel était le degré de pertinence de l'élément d'information fourni et s'il a été entièrement répondu aux besoins de l'utilisateur. Compte tenu de toutes ces variables et parce qu'en un sens le conte­nu n'existe pas antérieurement à l'utilisation, l'on pourrait dire que "le contenu

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d'un médium, c'est son utilisateur", et qu'en conséquence il varie d'un individu à l'autre. Pour nous résumer, "le message, dans un quelconque processus de communi­cation humaine, c'est la totalité des effets matériels, mentaux ou sociaux, voulus ou non, de ce processus" (4). Nous ne saurions admettre la théorie de la communi­cation (5) qui réduit l'information à la coïncidence entre signaux émis et reçus indépendamment de la signification du message véhiculé. Une émission radiodiffusée dans une langue inconnue de l'auditeur reste tout aussi incompréhensible, que la réception soit bonne ou mauvaise. De même, une lettre peut fort bien ne pas faire passer les émotions éprouvées par son auteur.

2.2 La recherche de l'information et le cerveau humain

2.2.1 II y a, comme on sait, opposition entre les hémisphères gauche et droit du cerveau : alors que le premier organise l'espace visuel dans un cadre rigide

comportant des centres et des limites fixes, à l'intérieur duquel les processus sont logiques, analytiques et linéaires, comme les processus de classification, d'indexation et de recherche logique de solutions, le second, par où nous appré­hendons les formes abstraites et les figures complexes, correspond à l'espace acoustique, qui est sans frontières ni centres, et où les perceptions sont holis­tiques, symboliques, intuitives et créatives, un peu comme celles que nous avons souvent en "bouquinant" ou simplement en rêvant.

2.2.2 Nos systèmes de recherche de l'information, dans leur état actuel, font encore fortement appel aux facultés qui ont leur siège dans l'hémisphère

gauche du cerveau, alors que nous devrions nous efforcer d'y faire intervenir de plus en plus l'hémisphère droit. Pour s'exprimer verbalement, le domaine relevant de cet hémisphère exige un comportement linguistique complexe qui pour le moment n'est pas à la portée de l'ordinateur. D'où la nécessité évoquée par J.C.R. Licklider de constituer "une base logique enrichie par l'expérience tirée de l'interaction avec la communauté parlante qui l'utilise" (6). Alors que le scientifique cherche à assigner une signification précise à chaque mot, la plupart des humanistes uti­lisent le langage naturel en jouant de toutes ses richesses sémantiques. A l'extrême, il y a le poète, dont les mots peuvent avoir de vastes et multiples résonances.

2.2.3 Peut-être ces considérations nous aideront-elles dans une certaine mesure à comprendre pourquoi la recherche de l'information pertinente est parfois si

décevante. Par opposition aux archivistes, qui ont tendance à faire primer les aspects de leur travail liés à la conservation et à organiser leurs systèmes de recherche de l'information en fonction de l'origine en respectant la structure organique des dossiers, les bibliothécaires, qui doivent se préoccuper davantage du service du public, disposent d'une quantité considérable de travaux sur les utilisateurs que, dans leur effort pour trouver des solutions, les archivistes auraient intérêt à étudier avec soin ; cela étant, nous ne possédons encore que très peu de données précises sur les stratégies et les comportements des utili­sateurs et les définitions de 1'information sur lesquelles reposent ces travaux manquent de cohérence. Pour reprendre les termes de T.D. Wilson :

"Le problème apparemment tient non pas tant à l'absence d'une définition unique qu'au fait que l'on ne dispose pas d'une définition appropriée eu égard au niveau et à l'objet de la recherche. Dans le contexte des recherches sur les utilisateurs, le terme "information" désigne aussi bien une entité ou un phénomène matériel (c'est le cas lorsqu'on se réfère au nombre de livres lus pendant une période donnée, au nombre des revues auxquelles un abonnement a été souscrit, etc.) que le moyen de communication par lequel passent les messages (c'est le cas lorsque nous parlons d'information orale ou écrite) ou que les données factuelles déterminées empiriquement et pré­sentées dans un document ou transmises oralement, telles que faits, avis ou opinions (7) .

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Il y a là un avertissement précieux, dont les archiviste qui entreprennent de telles études auraient intérêt à tenir compte.

2.3 L'univers de la connaissance et la démarche scientifique

2.3.1 Les scientifiques et les érudits visent essentiellement à construire, tout en l'enrichissant, un corpus cohérent de connaissances, lequel dépasse les

ressources dont peut disposer une bibliothèque et fait intervenir la relation que le savoir lui-même entretient avec son contexte. Pour les aider dans cette tâche, les bibliothèques se sont développées et spécialisées sans plan d'ensemble bien défini et un certain nombre de bibliothécaires ont recommandé que soient appliquées à la recherche de l'information enregistrée les techniques de résolution de pro­blèmes faisant appel à des modèles scientifiques (8). Ce type de technique comporte les stades suivants :

1. Identification du problème.

2. Analyse des solutions actuelles.

3. Détermination des éléments qui s'opposent à l'amélioration de la situation.

4. Invention et expérimentation de nouvelles solutions qui, à leur tour, donnent naissance à de nouveaux problèmes.

2.3.2 Cette démarche présuppose un corpus autonome et objectif de connaissances cohérentes édifié avec le temps à la manière d'un corpus de lois. Elle

s'inspire d'une certaine philosophie des sciences d'après laquelle nous apprenons à connaître le monde en résolvant les problèmes qu'il nous pose, en formulant des conjectures et en corrigeant nos erreurs, en confrontant nos hypothèses avec la réalité. Elle n'implique aucune sorte de finalité. Nous nous approchons de la vérité par un mouvement asymptotique ; ce que nous découvrons ne coïncide jamais parfaitement avec elle, mais constitue une approximation raisonnable. Telle est bien la démarche des scientifiques, dont la contribution aux activités de la commu­nauté consiste tour à tour à publier, à critiquer et à formuler de nouvelles théories.

2.4 Le dilemme de l'archiviste

2.4.1 Pour nous, archivistes, cette démarche est tout à fait acceptable, mais nos difficultés se trouvent accrues de par la nature des fonds que nous traitons.

Nous nous efforçons de construire un corpus cohérent de connaissances à l'aide de l'information que nous collectons au cours du travail auquel nous nous livrons pour affiner nos instruments de recherche, travail qui s'opère souvent à partir de livres, d'articles, de notes, de citations d'historiens et autres écrivains, qui nous sont accessibles, du moins dans une certaine mesure, par l'intermédiaire des systèmes de recherche bibliographique. Mais, outre ce matériel, il existe un vaste corpus d'information que nos instruments de recherche sont impuissants à saisir, ainsi qu'une masse plus importante encore et chaotique d'information qui pourrait être exploitée au moyen de techniques d'évaluation et de stratégies d'accroissement. Tout cela n'est que la matière première susceptible de servir à la constitution d'un "corpus cohérent de connaissances" et n'a pas conséquent rien à voir avec la plupart des éléments qui constituent les fonds des bibliothèques.

2.4.2 Les bibliothécaires diraient qu'eux aussi sont impuissants à saisir l'infor­mation, faute de stratégies de recherche et d'instruments d'analyse appropriés,

mais il existe (ou devrait exister), dans le contenu d'un livre consacré à telle

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ou telle activité humaine, une cohérence qui est absente d'une série documentaire, en particulier des dossiers de correspondance générale, où se trouvent consignées les opérations proprement dites qui sont le produit de cette activité, en ce sens qu'ils constituent un "corpus de connaissances", et non de l'information organisée.

2.4.3 De même, la plupart des textes publiés, ou simplement imprimées, reçoivent de leur auteur ou de leur titre une certaine identité qui, dans la plupart

des cas, en rend l'acquisition, ou tout du moins le repérage, relativement facile. Contrairement aux textes imprimés qui, ayant été écrits pour être lus par un certain public, ont un jour ou l'autre un certain impact dans la société, les textes manus­crits, qui n'ont le plus souvent jamais été rédigés dans cette intention, demandent à être localisés. Tant que les archivistes n'ont pas fait le classement et l'inven­taire des documents entrant dans leurs collections, ni mis cette information à la disposition du public par l'intermédiaire des moyens relativement limités qui sont actuellement les leurs, ces documents ne peuvent guère contribuer à l'édification d'un corpus cohérent de connaissances. Ajoutons à cela que nous ne savons pas très bien quels sont les documents qui sont encore "dehors", en la possession de particuliers.

2.4.4 Ce qui se trouve entre les mains des archivistes est pour l'essentiel un ensemble organisé de documents et d'expérience vécue consignée sur un support.

Dès qu'il réagit au contact de ce matériau, l'utilisateur devient lui-même contenu et le corpus de connaissances est au bout du compte affaire de perception. L'inter­prétation est assimilée au matériau tout comme lors de l'application d'un corpus de lois.

2.4.5 Le défaut de cohérence rend la recherche infiniment plus complexe pour l'archiviste, mais en renonçant à la démarche fort peu systématique qui est

actuellement celle de la plupart d'entre nous, pour adopter la technique des essais et des erreurs, nous nous donnerons l'un des éléments nécessaires pour fonder une -méthodologie valable.

2.5 L'utilisation de l'information

2.5.1 II a également été signalé (9) que l'information demandée par l'utilisateur dépendait davantage de l'usage auquel celui-ci la destinait que de la disci­

pline qui était la sienne. D'après les études dont elle a fait l'objet, l'infor­mation scientifique et technique représente soit un savoir organisé qui fait partie du corpus cohérent des connaissances, soit un savoir appliqué, selon que l'on a affaire au scientifique ou au technicien ; quant au professionnel de l'information, il arrive que, peu soucieux des besoins auxquels elle est censée répondre et du problème de l'utilisation, il n'y voie que des données à fournir. Là encore, la valeur attribuée à l'information peut modifier le sens d'expressions clés. Par exemple, l'accès à l'information par "commande manuelle" représente le moyen d'obtenir, pour le chercheur, tous les originaux dont il a besoin, pour le planifi­cateur, des abrégés de différents points de vue, et pour le documentaliste, des analyses et des références.

2.5.2 Dans la mesure où on les retrouve parmi les divers utilisateurs d'un même matériel, ces différents systèmes de valeurs méritent d'être étudiés de plus

près par les archivistes, qui devraient s'y référer pour définir les divers degrés de détail autour desquels articuler leurs instruments de recherche. Il convient en l'occurrence de tenir compte non seulement de la profession et de la discipline des utilisateurs, mais encore de leurs fonctions et de leur rôle. Le traitement de l'information ne revêt pas la même signification pour l'administration centrale, les milieux d'affaires et ceux de l'enseignement, parce qu'ils ne partent pas du même point de vue. Dans quelle mesure nous est-il possible de répondre aux exigences de publics aussi différents ?

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2.5.3 La qualité doit elle aussi être reconnue comme variable autonome : quel est le degré de précision et de pertinence de l'information qui entre dans nos

instruments de recherche ? Une quantité considérable d'énergie se dissipe au cours du processus d'élimination qui accompagne le passage de l'information d'un groupe d'utilisateurs à l'autre. En tant qu'utilisateurs, les archivistes en font eux-mêmes l'expérience, lorsqu'ils trient des fonds d'archives publiques ou décident de prendre en charge tel fonds privé de préférence à tel autre, et dans la manière dont ils sélectionnent l'information à incorporer dans les instruments de recherche.

2.5.4 Une sélection très rigoureuse et la rédaction de notices très complètes per­mettent sans doute de répondre aux besoins d'un public plus large, et cela

peut en soi être un facteur d'évaluation du processus de sélection. Cependant, si l'instrument de recherche n'est pas à la hauteur des besoins, faute de rigueur, l'utilisateur sera contraint de passer du temps à "affiner le produit jusqu'à ce qu'il soit conforme à ses besoins". Tout biais et toute omission cohérente et logique d'information doivent être clairement indiqués dans l'instrument de recherche, de manière à ce que l'utilisateur en soit averti d'entrée de jeu.

2.5.5 L'utilisateur étant un être complexe, sa relation à l'information ne saurait être que multidimensionnelle. Pour reprendre les termes de Homer Hall : "Là

où fleurit la dichotomie, le simplisme part en guerre contre le droit à la diffé­rence". Nous avons besoin de toutes les connaissances qu'il est raisonnablement possible d'acquérir sur les utilisateurs, et non pas seulement sur leurs domaines d'intérêt immédiat. Il faudrait aussi, lorsque nous construisons nos instruments de recherche, que nous songions davantage aux utilisateurs potentiels. A qui ces instruments sont-ils destinés ? Un même instrument de recherche doit-il être au service de toutes les catégories d'utilisateurs ? L'augmentation du nombre des instruments spécifiquement conçus à l'intention du généalogiste n'est-il pas un signe des temps (10) ?

Notes

1. Anthony Debons, dir. pub., Information Science : Search for Identity, New York, Harcourt, Bruce, Jovanovich, 1972, p. 13.

2. Debons, op. cit., p. 25

3. Debons, op_. cit. p. 99.

4. Barrington Nevitt, Archivist and Comprehensivit, Communication inédite lue en 1978 devant l'Association canadienne des archivistes, p. 2.

5. Claude E. Shannon et Warren Weaver, Théorie mathématique de la communication, Paris, Retz, 1975, 192 p.

6. J.C.R. Licklider, Libraries of the Future, Cambridge, Mass., MIT Press, 1965, p. 205.

7. T.D. Wilson, "On User Studies and Information Needs", in Journal of Documen­tation , vol. 37, n° 1, 1981, p. 3.

8. Don R. Swanson, "Libraries and the Growth of Knowledge", in Library Quarterly, vol. 49, 1979, p. 3-25.

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9. Homer J. Hall, "Patterns in the Use of Information: The Right to be Different", in Journal of the American Society for Information Science, March 1981, p. 103-112.

10. Toutefois, lorsque nous planifions pour l'avenir, il ne nous est pas possible de savoir exactement "(1) ce à quoi la société ressemblera ; (2) ce que les mots voudront dire ; (3) ce que sera le comportement des individus ; (4) quelle vue ceux-ci auront des événements". Allen Kent, "Insoluble Problems", in Debons, op. cit., p. 30le

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3. BESOINS ET COMPORTEMENT DE L'UTILISATEUR

3.1 Besoins fondamentaux

3.1.1 Jusqu'à présent nous avons considéré et essayé de définir un univers ou corpus de connaissances et de documents qui place les bibliothécaires comme

les archivistes devant la tâche immense et difficile d'optimiser son utilisation par tous les moyens d'information existants. Nous avons déjà vu qu'en un certain sens le chercheur devient lui-même contenu, par interaction, et que les utilisateurs ont des besoins qui se situent à différents niveaux selon leur discipline, leur échelle de valeurs et leur rôle dans la société. Jusqu'à ce que le chercheur fasse appel à ce corpus de documents et de connaissances, celui-ci ne saurait être consi­déré comme de l'information au sens dynamique du terme ; ses conservateurs au fil des siècles ont cherché à la fois à préserver les ressources qu'il représente et à les rendre accessibles. Toutefois la communicabilité prise dans le sens de possibi­lité physique d'accès doit être distinguée de la communicabilité intellectuelle et n suffit pas à mesurer le degré de satisfaction de l'utilisateur suivant qu'il a été entièrement ou partiellement répondu à ses besoins. Quels sont donc ces besoins et dans quelle mesure leur satisfaction dépend-elle de l'archiviste et non de l'utili­sateur lui-même ?

3.1.2 En lettres et en sciences sociales, les besoins de l'utilisateur sont surtout d'ordre humain et il est essentiel que nous envisagions le problème autant

que possible dans une optique holistique. Sur le plan de nos instruments de recherche, d'autre part, nous devons souvent plier une demande d'information à des modalités de recherche conçues pour s'appliquer et pour convenir au plus grand nombre possible de cohortes d'utilisateurs. Lorsque les bibliothécaires de l'Antiquité ont classé leurs collections, ils ont amorcé une tradition d'ordonnancement des ressources qui a survécu jusqu'à ce jour. Le classement a su s'adapter au développement des connaissances et, en ce sens, il a apporté une réponse efficace à la demande de l'uti­lisateur en l'aidant à rétrécir le champ de ses recherches. En revanche, mais cela était inévitable, le classement a fragmenté les ressources d'une manière qui devient de moins en moins acceptable dans notre monde où l'interdisciplinarité est de règle dans les études comme dans l'action. Le lecteur lui aussi a souvent tendance à "faire son marché" en classant ses "desiderata" selon une liste fragmentaire, alors que nous aurions besoin de mieux le connaître en tant qu'individu pour pouvoir iden­tifier ses besoins réels.

3.1.3 La satisfaction des grands besoins peut être vue comme une progression hiérarchique vers la complétude (1), dont les étapes peuvent se dissimuler

derrière une demande spécifique. Selon Maslow, nos besoins physiologiques doivent être satisfaits en premier et tant qu'ils ne le sont pas ils dominent nos pensées, comme une sensation de faim permanente. Gravissons un échelon dans la hiérarchie de nos besoins : nous recherchons ensuite la sécurité et l'ordre et voulons être libérés de la peur. Une fois cette peur éloignée, nous pouvons accepter l'amour et l'affection et nous réagissons aux autres d'une manière plus confiante tout en nous sentant plus sûrs de nous. Nous acquérons un plus grand respect de nous-mêmes et sentons croître l'estime que les autres ont pour nous, ce qui nous donne un senti­ment général de confiance en nous, de force et de capacité de faire face aux cir­constances. Cela nous amène enfin à nous réaliser nous-mêmes et à nous percevoir vraiment tels que nous sommes dans toute notre singularité.

3.1.4 Ce résumé simplifie à outrance la thèse de Maslow ; il peut cependant nous être d'une utilité directe pour la compréhension des utilisateurs. Même pour

ceux chez qui la plupart des besoins essentiels sont sans doute satisfaits, le désir de savoir et de comprendre est fonction desdits besoins. On ne sait pas grand chose de la psychopathologie cognitive, la soif de connaissance ne prenant généralement pas la forme d'un appel à l'aide névrotique, mais il est permis de concevoir une application de la théorie des besoins adaptés à notre activité comme nous allons le voir.

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3.1.5 Le besoin premier de l'utilisateur qui n'a guère fréquenté les dépôts d'archives est souvent d'obtenir la réponse moins à une demande spécifique,

qui sera parfois mal délimitée, qu'à des interrogations non formulées du genre : "Est-ce ici que l'on peut répondre à ma question ?", "Comment dois-je me comporter dans cet environnement ?", "Saurai-je m'y retrouver ?" "Qu'est-ce que je suis censé savoir déjà ?". Au fond, c'est un besoin de connaître et de comprendre la marche à suivre. Une fois ce besoin satisfait, un système de recherche clair et logique, aussi simple soit-il, dont les catalogues, répertoires et index sont judicieusement présentés, engendre un sentiment de sécurité. Si l'utilisateur se sent raisonnable­ment assuré et mis en confiance dans cet environnement, d'où sont exclus les facteurs d'hésitation (assimilable à une forme de peur) et où l'atmosphère est visiblement non menaçante, une relation plus personnelle peut alors s'établir et l'on peut commencer à cerner les besoins réels du chercheur. A mesure de leur satisfaction - soit que le lecteur utilise directement les instruments de recherche, soit qu'il mobile l'aide du personnel - s'instaure un climat de confiance et de respect de soi, les archivistes apprécient le fait que leurs documents servent et chacun y trouve un enrichissement, si modeste soit-il.

3.2 Le caractère subjectif de la recherche

3.2.1 Dès lors que l'on met, au départ, plus l'accent sur les besoins fondamentaux de l'individu en tant que personne que sur la demande formulée, le corpus

de connaissances ou de documents considéré cesse d'être une entité objective "scientifiquement" impersonnelle pour devenir une ressource qui a besoin pour être pleinement communiquée de l'intervention de l'utilisateur (ce terme englobant aussi l'archiviste). Selon un raisonnement très voisin, Maslow soutient que la science n'est ni autonome ni autorégulée, mais qu'elle est fondamentalement une créature ou création du scientifique, résultant d'activités qui ressemblent étrangement à celles des archivistes et des bibliothécaires : eux aussi résolvent des problèmes, posent des questions, suivent leur intuition, formulent des hypothèses, les^mettent à . l'épreuve, contrôlent et vérifient leurs conclusions, cherchent à en tirer des règles générales, conçoivent des méthodes et des techniques et recueillent l'histoire et les archives de la profession.

3.2.2 En résumé, "la science n'est qu'une des voies d'accès à la connaissance des réalités naturelles, sociales et psychologiques" (2). Patrick Wilson constate

qu'en physique, si l'influence subjective du scientifique est indéniable, il n'en existe pas moins un corps de constantes, de théories et de lois fondamentales préci­sément déterminées ; en sciences sociales et en sciences du comportement il en va tout autrement, ce qui tient pour une bonne part à la complexité de l'être humain. Les motivations, les normes et les groupes sociaux fluctuent constamment et d'une manière qui ne peut être ni comptée ni mesurée, et, par exemple classer un comporte­ment selon qu'il s'écarte ou non de la norme donne une vision éminément subjective de la normalité (3).

3.2.3 Wilson émet aussi l'idée qu'il pourrait être intéressant de considérer une bonne partie de la recherche en sciences sociales (exception faite de l'éco­

nomie) comme de la recherche historique, les sciences sociales étant alors vues comme de l'histoire en marche, de même qu'on peut parfaitement concevoir l'histoire comme de l'anthropologie culturelle rétrospective. En outre, la recherche dans les sciences de la terre est pour une bonne part descriptive et historique, et de ce fait liée à la géographie, en particulier à la géographie humaine. On voit donc que, dans une large gamme de domaines, le savoir et les recherches en cours sont :

1. Incomplets. L'aboutissement que serait une histoire "définitive" n'existe pas.

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2. Provisoires dans leurs conclusions et en constant besoin de révision.

3. Contestables parce que s'appuyant sur l'interprétation et sur le choix d'un angle d'approche (4).

3.2.4 Ce qui nous occupe est, véritablement, un travail d'art destiné à produire un effet, à savoir : le dépouillement de documents et d'autres sources de

connaissance pour rendre de manière cohérente la complexité humaine par le truche­ment d'un énoncé de caractère général pouvant être compris et utilisé par le lecteur.

3.3 La réaction de l'archiviste face au comportement de l'utilisateur

3.3.1 Les archivistes auraient besoin d'en savoir beaucoup plus sur la façon dont les spécialistes des domaines précités opèrent dans leurs recherches pour

accroître l'univers de la connaissance. Nous aurions besoin d'une science du déve­loppement de la connaissance, d'une science de l'information qui serait au stockage et à la recherche de l'information ce que la physique est aux sciences de l'ingénieur (5).

3.3.2 A l'instar des autres sciences comportementales, la science de l'information est encore à prédominance historique avec une faible composante théorique,

un assemblage de notions fondées sur l'expérience pratique ; ceci est particulière­ment vrai des archives. Or une science archivisitique qui élaborerait ses théories à partir d'une symbiose des supports de recherche et des études interdisciplinaires nous amènerait peut-être à provoquer les effets que les utilisateurs et nous-mêmes recherchons, plutôt que de réagir constamment à des situations engendrées par les besoins spécifiques des utilisateurs. Dans cette optique, nous devrions porter plus d'attention non seulement à ce dont traite un document (ce faisant nous réagissons à l'utilisateur), mais encore à ce à quoi il peut servir, dans la définition des stratégies d'accroissement par acquisition de documents originaux ou de copies et dans l'élaboration des instruments de recherche, en y incluant des éléments cri­tiques aussi bien que descriptifs.

3.3.3 Nous voyons à présent qu'exception faite des sciences physiques à leur plus haut degré d'objectivité et de spécificité, qui ne nous concernent générale­

ment pas en tant qu'archivistes, la plage restante de ce que l'on peut considérer comme de la recherche historique présente un bon nombre des problèmes que con­naissent tous les chercheurs en sciences humaines, qui par la force des choses font de plus en plus appel aux bibliothèques de collectivité et aux réseaux de biblio­thèques pour compléter leur documentation propre (6). De même qu'en période de restrictions budgétaires la politique d'acquisition d'une bibliothèque doit assurer un juste équilibre entre publications en série et monographies, documents anciens et documents récents, de même les archivistes imposent certaines limites aux recherches par les principes qu'ils appliquent en matière de tri, d'élimination et de conservation sélective des documents et de prise en charge de collections de manuscrits.

3.3.4 Le chercheur en sciences humaines apprécie la flânerie au hasard des rayons, qui transcende les frontières du classement et de la structure organique d'un

fonds permettant à des notions vagues ou à des impressions floues d'intervenir con­curremment aux sources. Il arrive que l'on doive travailler avec plusieurs sources simultanément, pour éviter les distorsions linéaires et une approche strictement sérielle du temps et de la culture. Weintraub se demande aussi s'il existe obliga­toirement un rapport entre quantité d'information et utilité des connaissances. Ne risque-t-on pas d'amasser et de rechercher de plus en plus d'information sur de moins en moins de matière ? En tant qu'archivistes, nous ne nous occupons pas de quantités ni de mesures exactes, et même pour les spécialistes de l'histoire

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quantitative les séries d'archives les plus riches et les plus complètes ont un champ restreint, eu égard à la nature et aux limites de l'information qu'elles contiennent.

3.3.5 Comment pouvons-nous être certains, même faisant de notre mieux, que les besoins du chercheur ont été satisfaits ? Il restera toujours là un problème

particulièrement difficile à résoudre. Les demandes de documents ne sont pas néces­sairement de bons indicateurs de pertinence, celle-ci pouvant être inversement proportionnelle au nombre d'articles consultés.

3.3.6 La première demande formulée par l'utilisateur ne peut être que conjecture, en ce sens qu'elle est limitée aux éléments descriptifs du problème que

possède alors le demandeur (6). Elle sera parfois fondée sur une référence inexacte ou à côté de la question. On constate que le chercheur n'a recours à la bibliothèque que lorsqu'il pense avoir de bonnes chances de succès, et même dans ce cas le bibliothécaire peut être appelé à interpréter sa demande pour reconstituer les besoins qu'elle exprime au travers de conjectures fragmentaires et des "attributs investigables" qui peuvent lui venir plus ou moins en mémoire. Aussi n'insistera-t-on jamais trop sur l'intérêt d'un système faisant la part du "flair". Les attri­buts investigables dont nous parlons peuvent être :

(a) soit inhérents à l'article ou à la référence,

(b) soit rapportés, c'est-à-dire fournis par les bibliothécaires, les

vedettes-matière, les catégories de classement ou les termes d'indexage.

Le dialogue s'instaure à partir d'une première intuition, progressivement affinée

dès que possible par des listes d'auteurs et de titres et des "plages à éliminer" (7) .

3.3.7 Les études réalisées sur l'utilisation des bibliothèques par la communauté des chercheurs en sciences humaines n'ont donné que des résultats limités

malgré une préparation soigneuse, elles ont surtout permis de formuler des hypo­thèses ou de confirmer des impressions que les bibliothécaires eux-mêmes avaient pu former au travers de leur expérience vécue. "Les recherches menées jusqu'ici tiennent surtout de l'exploration ou du déblayage de terrain" (8). Dans l'une de ces études récentes (9), il apparaissait que moins de la moitié des étudiants de doctorat interrogés avaient sollicité l'aide ou les conseils du personnel pour leurs recherches, et encore leurs demandes d'information se limitaient-elles à des pro­blèmes de prêt entre bibliothèques. En sciences humaines, le matériau de recherche ne se périme pas, comme en témoigne l'étude des index et de la typologie des citations. Il semble que les monographies soient plus utilisées que les publications en série (10). Garfield affirme que les chercheurs en sciences humaines ne bâtissent pas toujours de manière logique et directe en partant des travaux de leurs prédé­cesseurs mais ouvrent parfois des perspectives totalement nouvelles. Quoi qu'il en soit, la réinterprétation les ramène aux textes classiques, phénomène moins fréquent dans la recherche en sciences exactes et naturelles. La flânerie au hasard des rayons défiant toute statistique, cette multiplicité des titres consultés ne peut être confirmée que comme règle générale.

3.3.8 D'autres grands types de comportements ont été décrits, qui pourraient aussi servir de point de départ pour des études consacrées aux utilisateurs (11).

Parmi les sources d'information, il faut distinguer clairement les systèmes de recherche formels et informels, à savoir d'une part les bibliothèques et d'autre part les institutions dont la vocation essentielle n'est pas l'information, par opposition à la consultation informelle d'individus qui fait en particulier inter­venir le "collège invisible" (12) des bibliothécaires et des pairs : l'utilisateur est alors contraint de dévoiler l'étendue de son savoir (ou de son ignorance) s'il

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veut que le dialogue aboutisse, et son amour-propre peut en souffir. Les besoins peuvent varier en fonction de l'environnement économique, le milieu où le demandeur évolue pouvant être plus ou moins riche en matière d'information. Tel ou tel régime politique proscrit même complètement certaines catégories d'information.

3.4 La réaction du bibliothécaire face au comportement du lecteur

3.4.1 Traditionnellement, deux méthodes s'offrent au bibliothécaire pour aider le lecteur (13). La première consiste à fournir un produit fini, à savoir

l'information requise par l'utilisateur. C'est ce que l'on a appelé la théorie maximaliste du travail de référence, où toutes les références bibliographiques, monographies ou autres documents nécessaires sont apportés au lecteur à sa place. Dans la seconde formule, le lecteur est guidé à travers les différents systèmes de recherche, mais c'est essentiellement à lui qu'incombe la responsabilité de trouver le matériel requis.

3.4.2 Le lecteur se trouve ainsi dans l'embarras si le rôle du bibliothécaire n'est pas clairement défini dans tel ou tel cas particulier. "Quel genre d'aide

puis-je attendre du bibliothécaire, se demande-t-il, et jusqu'où peut-elle aller ?" Pendant un temps certaines bibliothèques ont totalement exclu l'aide de type didac­tique, d'autres lui font maintenant une large place pour des raisons d'économie.

3.4.3 La tradition didactique voit les bibliothécaires comme des éducateurs ; elle tire ses origines des premières années du mouvement pour les bibliothèques

publiques et gratuites. Les autodidactes cherchant à progresser personnellement étaient les bienvenus, mais les jeunes scolarisés et les étudiants, censés recevoir leur éducation dans les établissements qu'ils fréquentaient, étaient beaucoup moins bien accueillis et les intéressés furent nombreux à déserter les bibliothèques une fois devenus adultes.

3.4.4 Les archivistes eux aussi ont parfois un peu cette attitude, fût-ce incon­sciemment, et se plaignent souvent de ce que les professeurs de lycée ou d'univer­sité comptent beaucoup trop sur eux pour orienter et conseiller leurs élèves dans leurs recherches. C'est l'une des raisons qui explique la réaction souvent assez mitigée suscitée par l'arrivée d'un élève isolé dans un dépôt d'archives et a fortiori d'un groupe d'élèves.

3.4.5 Le problème, lorsque l'aspect "instruction" prend trop d'importance c'est que le lecteur ne sait pas trop bien s'il doit trouver ce qu'il recherche

à partir d'indications très générales relatives aux sources à consulter, ni dans quelle mesure l'archiviste ou le bibliothécaire en sait suffisamment pour répondre à des questions ou à des besoins formulés de façon plus précise, ni même si ce genre de demande serait bien accueillie. L'incapacité à communiquer pourra ainsi se muer en manque de confiance et en sentiment d'indifférence à son égard ressenti par l'utilisateur, les attitudes condescendantes qu'engendre parfois le service public ne faisant rien pour arranger les choses.

3.4.6 La solution de ces problèmes réside sans doute dans une formation approfondie des utilisateurs concernant les ressources et les services de la bibliothèque

ou du dépôt d'archives consulté, le personnel et les lecteurs travaillant alors en collaboration plus étroite.

3.4.7 A cette fin, les bibliothécaires ont été invités (14) à faire moins appel aux systèmes actifs automatisés de recherche, avec lesquels il peut y avoir

une incidence élevée de références non pertinentes, et à mettre plus à contribution leur connaissance personnelle des sources, en améliorant pour ce faire la descrip­tion bibliographique et en donnant plus d'importance à l'indication de contenu.

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Par exemple les titres des chapitres de certaines monographies pourraient le cas échéant figurer dans les notices analytiques. Le contenu est-il décrit de façon suffisamment détaillée dans les index-matières ? En tout état de cause, un médiateur ayant suffisamment de connaissances "à l'ancienne" et d'expérience de la recherche devrait toujours être là pour affiner, reformuler et résoudre de manière empirique les questions formulées, étant donné que la plupart des bases de données obéissent à une logique booléienne, qui autorise l'abandon ou l'adjonction de termes mais n'accepte pas une formulation différente. La recherche automatisée devenant de plus en plus sophistiquée, nous avons un besoin urgent de médiateurs de haut vol. Shinebourne juge également nécessaire^ pour pouvoir apprécier la position d'un auteur, de disposer d'une somme d'informations complémentaires sur ses appartenances, sur les buts et objectifs qu'il a poursuivis en créant son oeuvre sur la méthodo­logie qu'il a adoptée, et sur les résultats et conclusions de ses recherches, qu'ils soient de nature prescriptive ou descriptive. Ces indications feraient pendant aux informations du même ordre consignées dans les notices de contenu ou les annotations par lesquelles les archivistes s'attachent à préfacer les inventaires.

3.5 L'administrateur et l'archiviste en tant qu'utilisateur

3.5.1 Du point de vue de la réponse apportée aux besoins des utilisateurs, nous avons vu que les bibliothèques et les archives ont beaucoup en commun, mais

les archives connaissent de surcroît des problèmes qui dans une large mesure leur sont propres.

3.5.2 Un certain nombre de notions et de définitions utiles ont été élaborées (15) en partant de l'hypothèse de base que les archives sont créées d'une manière

organique par des personnes ou des institutions dans le cadre des affaires qui les occupent, pour leur propre usage et non pas au premier chef pour l'usage et l'infor­mation de tiers, à la différence des ouvrages conçus pour être publiés. Les biblio­thécaires nomment souvent "documents officiels" des documents d'archives, par exemple les rapports annuels imprimés des ministères, que l'on a choisi de mettre à la disposition du grand public pour son information immédiate par voie de publi­cation et qui, à ce titre, deviennent des ouvrages de bibliothèques tout en conti­nuant à poser à certains égards les mêmes problèmes de recherche que les documents d'archives originaux.

3.5.3 Delmas établit une distinction entre 1'"utilisateur/compilateur" qui consulte à des fins juridiques ou fiscales ou dans tout autre but administratif des

documents d'"archives administratives" non communicables au public, et "l'utili­sateur/lecteur" qui cherche des renseignements dans des "archives historiques". Il voit un inutile gaspillage de travail dans la conservation séparée de ces archives et nous rappelle que les particuliers, en fait, utilisent certaines catégories d'archives administratives que la loi impose de conserver pour le cadastre, le calcul de l'assiette de l'impôt, etc. Les archives administratives sont utilisées non seulement par les organes publics de prise de décision et leurs fonctionnaires, mais aussi par les chefs d'entreprises privées dont les activités touchent, par exemple, aux ressources naturelles. Ces archives alimentent souvent des chercheurs qui produisent des documents d'information auxquels le public a parfois accès. Ces archives administratives sont fortement décentralisées et composent un ensemble très diversifié d'informations sur l'institution qui les a produites ; il importe de garder en mémoire ce service offert aux utilisateurs, qui est para-archivistique d'un point de vue historique et devrait, chaque fois que faire se peut, être étroi­tement lié à la gestion des archives et documents historiques, afin que toutes ces activités deviennent complémentaires les unes des autres.

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3.5.4 Delmas fait aussi observer que les archivistes sont eux-mêmes utilisateurs d'archives lorsqu'ils traitent les documents qui les composent ou les con­

sultent pour le compte du public, et qu'il y a un lien étroit entre communicabilité et utilisation par le public. Ce qui donne à penser que les études réalisées sur les utilisateurs devraient englober les demandes auxquelles il est répondu par correspondance et par téléphone, sur lesquelles une masse d'informations pourrait être rassemblée.

3.5.5 Si .Delmas s'intéresse essentiellement aux utilisateurs de documents des services publics ou d'organismes divers à toutes les phases de leur existence,

Berner met plutôt l'accent sur certaines caractéristiques des archives historiques, qui incluent également des documents provenant du secteur privé (16) ; il établit entre la tradition "archives publiques" (TAP) et la tradition "manuscrits histo­riques" (TMH) dans les rapports avec l'utilisateur aux Etats-Unis une utile distinc­tion qui peut aussi avoir une certaine pertinence ailleurs.

3.5.6 A la technique consistant à traiter les vestiges fragmentaires de papiers de famille très anciens (qui se présentent généralement sous forme de corres­

pondance) par catalogage et enregistrement pièce à pièce, selon les principes de la bibliothéconomie (TMH), s'oppose la méthode des archives publiques qui consiste à traiter les documents par organisme d'origine dans l'ordre originel de leur création (TAP). Selon Berner, le classement par matière selon la TMH donne l'illusion d'une unité organique qui ne correspond peut-être plus à la réalité. Depuis quelque temps, la prise en charge de collections importantes de documents privés faisant appel à une large gamme de supports différents et relativement complètes d'un point de vue archivistique a fait quelque peu tomber en défaveur le catalogage article par article selon les principes de la TMH. On considère à juste titre que ces fonds ont un caractère tout aussi organiquement archivistique que ceux qui proviennent des organismes publics encore que même là un classement par trop ordonné et symétrique puisse masquer le contexte originel de certains documents.

3.5.7 D'une manière générale, on voit clairement apparaître une tendance à l'abandon du catalogage pièce à pièce (sauf pour les documents d'intérêt exceptionnel)

et à l'établissement de répertoires des collections de manuscrits sur le modèle des inventaires d'archives publiques, le degré de détail ne dépassant pas le titre du dossier.

i

3.5.8 Ces deux traditions, que vient compliquer le relatif abandon de la TMH avec ses conséquences pour les systèmes de recherche, se présentent à tout utili­

sateur d'un fonds d'archives et posent aux archivistes des problèmes qui leur sont propres. Au cours des ans, la plupart des dépôts d'archives de quelque importance auront donc accumulé un ensemble d'auxiliaires de recherche variables en qualité, en précision et en complexité, certains disposés selon la TMH, et d'autres selon la TAP. Berner fait en outre observer que s'il existe un index collectif des noms de personnes, des noms de lieu et des matières, celui-ci vraisemblablement sera entaché d'illogisme, de particularismes, de subjectivité, et manquera d'une solide rigueur interne. En outre, la TMH imprègne les principes d'indexation des manuscrits des Anglo-American Cataloguing Rules (AACR II) (mais la question est à l'examen) et de l'une des principales bases de données bibliographiques des Etats-Unis, qui contient également une information à caractère archivistique, celle de l'Ohio College Library Center (OCLC), sans parler du National Union Catalogue of Manuscript Collection (NUCMC) qui pour l'instant n'a pas été automatisé.

3.5.9 Le traitement des archives selon la TAP, qui suppose souvent une gestion des documents, une phase de préarchivage ou quelque autre forme de tri, apporte

peut-être déjà une plus grande cohésion dans les titres des dossiers et favorise la normalisation des noms propres.

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3.5.10 Etant donné que les documents d'archives sont rarement des articles isolés et qu'il est nécessaire de se rapporter à leur contexte d'origine pour

comprendre pleinement leur contenu, les archivistes de la tradition TAP font la part belle à la structure organique du fonds dans l'ensemble du processus descriptif, de façon à faire apparaître la forme et la physionomie du corpus d'information contenu dans les documents. Sauf en cas d'inventaire très sommaire ou provisoire, la des­cription du contenu doit être plus qu'une simple description matérielle, même si elle reste obligatoirement bien en deçà du catalogage pièce à"pièce de la TMH. Au contraire, la description bibliographique d'un ouvrage selon les principes des AARC-II comporte essentiellement la collection, la mention de responsabilité et l'adresse bibliographique. La description de contenu se limite à l'affectation de quelques descripteurs tirés d'un thésaurus comme la table des vedettes-matière de la Bibliothèque du Congrès.

3.5.11 L'absence de normalisation entrave sérieusement l'automatisation, avec les avantages qu'elle aurait pour l'utilisateur, sur lesquels nous reviendrons.

Toutefois les archivistes s'efforcent de connaître dans ses grandes lignes le contenu des séries et des collections qu'ils ont à traiter ; c'est là une force qu'il est sûrement possible de mettre à profit. Il n'y a pas non plus de normali­sation des index, qui peuvent être établis directement à partir de documents ori­ginaux, à partir des descriptions d'article ou à partir des états figurant dans les inventaires.

3.5.12 Peu de normes ayant été adoptées à ce jour, si ce n'est dans quelques dépôts d'archives isolés, les chercheurs doivent avoir recours à la médiation per­

sonnelle de l'archiviste, lequel pour sa part doit s'appuyer sur une expérience de la recherche et sur des connaissances spécifiques d'un très haut niveau. Il en ira probablement toujours ainsi, même une fois adoptée une certaine normalisation, étant donné que les archives traitent de l'unique et du spécifique, à tout le moins au niveau de l'article.

3.5.13 Déjà nous voyons que l'utilisateur aura beaucoup à gagner à ce que les biblio­thécaires étudient les méthodes de description de contenu employées par les

archivistes, et à ce que les archivistes étudient les formats normalisés, les lan­gages documentaires et la construction de thesaurus, si importants pour les biblio­thécaires et les professionnels de l'information. Jusqu'à présent, peu d'études ont été réalisées par les archivistes sur les besoins et le comportement des utilisateurs.. Nous qui privilégions le respect de la constitution organique du fonds, nous avons eu tendance à faire un travail centrifuge à partir de la construction textuelle, qui est encore pour une bonne part une description d'artefacts, reconstituant ainsi une bureaucratie sans les bureaucrates. Exercice fort utile certes, mais ne lui a-t-on pas donné trop d'importance ? Nous savons que, dans le meilleur des cas, nous fournissons un service qui satisfait plus ou moins nos clients mais, en l'absence d'études plus poussées, nous n'avons aucun moyen de déterminer dans quelle mesure nous pourrions faire mieux.

3.5.14 L'archiviste fait le lien entre l'orientation vers la provenance et le con­tenu, en particulier lorsque les instruments de recherche par matière sont

limités à l'index figurant dans le guide général du dépôt d'archives et que le lecteur arrive à repérer les documents où il trouvera l'information qu'il cherche par déduction, d'après tel ou tel nom de personne qu'il associe dans son esprit avec la question qui l'intéresse (16). L'archiviste tient pour acquis que le classement des documents en fonction de leur provenance offre au chercheur une grande capacité de rappel mais qu'il ne peut en attendre une grande précision. Cette pré­cision peut-elle être améliorée ?

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3.6 La communicabilité et l'archiviste

3.6.1 Le service le plus vital sans doute qu'un archiviste peut rendre à un chercheur est de lui permettre d'accéder au matériel requis. Cette question

ayant été examinée longuement et brillamment il n'y a pas si longtemps par Sue Hobert dans son manuel sur le travail de référence et la communicabilité (17), nous nous contenterons ici d'un résumé. La communicabilité peut être de trois sortes :

3.6.1.1 Communicabilité physique. Elle est liée à l'évaluation et à l'acquisition, étant donné que le document recherché peut ne plus exister ou n'avoir pas été

reçu par le dépôt d'archives. Elle est également liée à l'accessibilité intellec­tuelle, dans la mesure où interviennent des facteurs tels qu'un horaire commode et une salle de lecture appropriée qui puisse stimuler la réflexion et l'inspiration, sans parler du service de photocopie qui sera parfois la seule façon d'assurer l'accès à distance. L'accès physique peut être refusé pour des raisons de conser­vation ou parce que le matériel n'a pas encore été traité. Rappelons à cet égard que la communicabilité physique ne signifie pas nécessairement une stricte égalité d'accès, dans la mesure où l'on peut considérer qu'un chercheur habitant loin du dépôt d'archives et n'ayant pas les moyens de payer les frais de reproduction est en un sens privé de cet accès. C'est pourquoi certains contribuables bénéficient parfois de tarifs préférentiels.

3.6.1.2 Communicabilité juridique. L'accès à certains matériels peut être limité pour des raisons de sécurité nationale ou de respect de la vie privée, mais

les archivistes doivent s'efforcer de mettre à la disposition du public la plus grande quantité possible de documents et de prévoir pour les autres un délai à l'expiration duquel ils pourront être communiqués. Un document confidentiel peut être en un sens considéré comme non existant, mais l'archiviste doit au moins pouvoir faire apparaître son existence dans les archives. Dans certaines archives universitaires, des priorités d'accès favorisent les enseignants et les étudiants, le souci du grand public ne passant qu'en second. Ces politiques de communication doivent être clairement énoncées à l'avance.

3.6.1.3 Communicabilité intellectuelle. Elle dépend de l'efficacité de l'ensemble des opérations archivistiques. Retards dans le traitement des documents,

instruments de recherche insuffisants, archivistes incompétents et installations de reproduction insatisfaisantes, ce sont là, en effet," autant de facteurs de délais ou d'entraves à l'accès intellectuel. Il faut prendre grand soin d'éviter la non-communication délibérée ou systématique de documents autres que confidentiels. Si l'archiviste a fait de son mieux pour satisfaire le chercheur et peut expliquer la non-communication d'un document par un retard de traitement, le chercheur devra bien se faire une raison. La mosaïque que forme l'ensemble des informations qu'il est possible de chercher dans un dépôt d'archives est dans une large mesure subjec­tive et de caractère sélectif. Il ne peut en être autrement. Un problème peut se poser lorsqu'un chercheur qui a découvert des informations l'intéressant dont l'archiviste n'a pas connaissance est tenté d'en réclamer pour un temps l'usage exclusif ; cette demande est raisonnable dans la mesure où 1 '.archiviste est mis au courant. D'une manière générale, les dépôts d'archives publiques ne devraient pas autoriser la pratique de l'usage exclusif.

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NOTES

1. Abraham H. Maslow, Motivation and Personality, 2nd edition, New York, Harper and Row, 1970, 369 p.

2. Maslow, op. cit., p. 8.

3. Patrick Wilson, Limits to the growth of knowledge: the case of the social and behavioural sciences, Library Quarterly, vol. 50', 1980, p. 4-12.

4. Wilson, op. cit., p. 11-12.

5. Wilson, op. cit., p. 16.

6. Karl J. Weintraub, The Humanistic Scholar and the Library, Library Quarterly/ vol. 50, n° 1, 1980, p. 22-39.

7. Don R. Swanson, Libraries and the Growth of Knowledge, Library Quarterly, vol. 49, 1979, p. 3-25.

8. Sue Stone, Humanities and Scholars: Information Needs and Uses, Journal of Documentation, vol. 38, n° 4, décembre 1982, p. 305.

9. Cynthia Corkill and Margaret Mann, Information Needs in the Humanities : Two Postal Surveys, Centre for Research on User Studies, University of Sheffield, 1978, 158 p.

10. Eugene Garfield, Retrieval in Arts and Humanities. Library Quarterly, vol. 50, n° 1, 1980, p. 40-57.

11. Wilson, op. cit.

12. Blaise Cronin, The Invisible College and information transfer: a review, and commentary, with special reference to the social sciences, Journal of Documen­tation , vol. 38, n° 3, 1982, p. 212-236.

13. Anita R. Schiller, Reference Service: Instruction or Information, Library Quarterly, vol. 35, n° 1, 1965, p. 52-60. Voir également Colin Harris, "User Education and User Studies" in L.J. Taylor éd., British Librarianship and Information Work, vol. 2, London, Library Asso­ciation, 1983, p. 145-163.

14. J. Shinebourne, User needs, the new technology and traditional approaches to library services, Journal of Information Science, vol. 2, 1980, p. 135-140.

15. Bruno Delmas, User Needs and Archive Facilities: a tentative typology and ana­lysis (projet ronéotypé), Paris, Unesco, ICA, mars 1977, 29 p.

16. Richard C. Berner, Towards National Archival Priorities: a Suggested Basis for Discussion. American Archivist, vol. 45, n° 2, 1982, p. 165-174.

17. Mary Jo Pugh, The Illusion of Omniscience: Subject Access and the Reference Archivist, American Archivist, vol. 45, n° 1, Winter 1982, p. 33-44.

18. Sue E. Holbert, Archives and Manuscripts: Reference and Access, Chicago, Society of American Archivists, 1977, 30 p.

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4. LE RECENSEMENT, L'EVALUATION ET L'ACCROISSEMENT : PRELUDE AU SERVICE

4.1 Le recensement

4.1.1 Sous une forme ou sous une autre, le recensement a toujours fait partie du travail de l'archiviste : on voit qu'il doit nécessairement précéder l'éva­

luation, l'acquisition, le classement ou l'inventaire - lorsqu'on tente d'appré­hender la nature et l'envergure de la tâche qui nous occupe. Il intervient naturel­lement dès la mise en place d'un nouveau dépôt, car il faut souvent commencer par reclasser les documents selon la provenance et l'ordre primitif des fonds ; il est indispensable pour déterminer le degré de détail de l'inventaire à établir et, dans un programme de gestion des documents, il constitue un préalable à l'établissement des plans de tri.

4.1.2 De surcroît, le recensement sert soit à déterminer l'organisation du matériel dont la survie dépasse le stade du dépôt d'archives en vue d'en assurer une

plus grande protection et un contrôle plus rigoureux, soit à offrir à l'utilisateur une source d'information complémentaire. Les archivistes sont depuis longtemps des membres honoraires du "collège invisible" grâce auquel les universitaires peuvent s'informer réciproquement des références et des sources qui leur sont utiles (1) . C'est ainsi que, d'une manière informelle et aléatoire, notre connaissance des sources se trouve complétée ; mais un recensement organisé et préparé avec soin sur un thème particulier peut nous faire pénétrer plus avant dans des domaines jusque-là inexplorés ; et il existe, sur ce sujet, un manuel bien utile (2).

4.1.3 Le recensement archivistique répond avant tout non seulement au besoin d'identification des fonds mais aussi à la nécessité d'en améliorer la

communicabilité. Il doit amener le détenteur à prendre conscience de la valeur des documents qu'il a, qu'ils entrent ou non finalement dans un dépôt d'archives. Le recensement doit être organisé par grands sujets ; il peut porter sur des matériels de recherche spécialisés et intéresser une zone étendue ; ou bien, s'il s'agit d'un lieu déterminé, surtout en milieu rural, il peut être opportun de procéder, à l'instar d'une "fouille archéologique", à un inventaire approfondi et de portée générale de tous les documents finalement conservés (3).

4.1.4 Quoi qu'il en soit, aucun effort ne doit être ménagé pour publier d'une façon ou d'une autre l'information obtenue, si l'on veut éviter que celle-ci

reste à l'état de simple instrument de recherche au sein de l'institution d'origine ; et elle doit, si possible, être reliée au réseau national- d'information, qu'il soit automatisé ou non. Il convient toutefois d'avoir constamment présent à l'esprit que les pièces d'archives privées que l'on a repérées sont .susceptibles de changer de mains ; si elles ne sont pas placées dans des archives reconnues et si elles ont été classées avant d'être inventoriées, ce classement risque d'être sensiblement per­turbé. Au cas où elles feraient l'objet de recherches, il se peut que l'on autorise leur dépôt temporaire dans des archives.

4.2 L'évaluation : tri, élimination et conservation sélective

4.2.1 Cette question a été abondamment traitée dans un manuel récent qui fait autorité (4). Disons simplement que l'évaluation condamne les documents à

mort avec une irrévocabilité et une régularité qui ôtent à quiconque tout moyen de les utiliser, aujourd'hui comme à l'avenir. C'est certes une opération tout à fait nécessaire, mais les plans de tri devraient être révisés de temps à autre, d'autant qu'il existe une chance réelle pour que le progrès technologique permette dans un avenir raisonnablement proche de réduire certains fonds d'archives particulièrement volumineux, comme ceux des administrations fiscales et des tribunaux, et d'en maî­triser la masse. L'échantillonnage, quelles que soient les considérations qui l'im­posent de nos jours, reste une solution de rechange peu satisfaisante, qui limite beaucoup les possibilités d'étude quantitative satisfaisante (5).

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4.2.2 II ne faudrait jamais poser comme principe que tous les documents conservés dans un dépôt ont une valeur permanente. Sans doute l'expression "valeur

durable" serait-elle préférable. Il se peut fort bien qu'après réévaluation cer­taines catégories de documents ne soient dorénavant plus jugés dignes d'être con­servés, soit parce qu'ils n'auraient jamais dû être archivés, soit parce que toutes les recherches possibles ont déjà été faites à leur sujet. Peut-on raisonnablement penser que quelqu'un en demande de nouveau un jour communication ? Se trouvera-t-il un chercheur dont la tâche sera sensiblement affectée si ces documents ne sont plus disponibles ? Leur destruction pourra-t-elle vraiment compromettre le progrès du savoir ? Toute pièce mise au rebut à un caractère irremplaçable et présente peut-être un intérêt pour quelqu'un, mais l'on ne saurait tout conserver. Le caractère effectif de l'utilisation et le résultat de la réévaluation doivent entrer en ligne de compte dans toute politique de conservation (6).

4.3 L'accroissement

4.3.1 Les archivistes sont par nature toujours enclins à accroître leurs fonds ; ils sont au service d'une société accapareuse qui, dans le passé, a regroupé

dans de vastes dépôts la plupart des documents et des objets auxquels elle attachait le plus grand prix. Sans cette centralisation, on n'aurait pu assurer un entretien et une conservation de caractère professionnel, mais pour scrupuleux qu'aient été les archivistes dans le respect de la provenance et de l'ordre d'origine, nombre de pièces ont été arrachées de leur contexte. Dans leurs débuts, les dépôts présentaient beaucoup de place encore inoccupée, des vides gênants et instables, qui servaient souvent à juger du succès de l'archiviste. Avec les acquisitions vinrent le statut et le prestige, et le manque de place pour entreposer les nouvelles entrées servit souvent à justifier les demandes d'agrandissement des locaux. Les attributions étaient souvent générales et vagues, et dans les archives publiques tout particu­lièrement, on avait tendance à accepter des documents d'un intérêt marginal sous prétexte qu'ils serviraient un jour, à prendre en charge ce qui était le plus facile à acquérir et à accumuler un impressionnant métrage linéaire. Un grand nombre de pièces d'origine autant publique que privée ont sans douté été archivées telles quelles, sans que l'on réfléchisse à l'utilité qu'elles pouvaient avoir, alors que le but de l'accroissement devrait être la communicabilité et non la quantité - encore que la quantité, tout comme la qualité, sera toujours un facteur à prendre en considération. Depuis lors, qualité et quantité ont commencé à être régulées grâce à la gestion des documents et à des mandats précis élaborés, dans la mesure du possible, en coopération et non en concurrence avec les confrères.

4.3.2 II reste cependant beaucoup à faire pour améliorer le service rendu au public. Les bibliothécaires en sont pleinement conscients, qui ont réparti

les dépenses d'achat, de traitement, de prêt et de reproduction de façon à moduler la disponibilité des ouvrages en fonction de leur utilité effective on supputée. De nombreuses archives n'ont pas à prévoir un gros budget au titre de leurs acqui­sitions et tendent de ce fait à négliger le coût des opérations ultérieures néces­saires pour mattre celles-ci à la disposition du public. A la différence de? biblio­thécaires, nous ne pouvons trouver ailleurs les mêmes pièces, mais ces considérations financières devraient-elles peser davantage sur notre politique d'accroissement et d'évaluation ? Il se peut que des matériels extrêmement précieux se perdent de nos jours du fait que nos rayonnages sont encombrés de pièces bien moins utiles qu'il faut traiter dès lors qu'elles sont là ; cependant, ces pièces présenteront-elles jamais un intérêt quelconque pour la recherche ? Sans doute un réexamen déchirant s'impose-t-il là, pour autant que l'on sache reconnaître ce qui vaut la peine d'être conservé durant un certain temps dans les archives mais qui ne présente pas une valeur permanente.

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4.3.3 Nous devrions certainement encourager ceux qui trouvent les moyens de créer et d'entretenir leurs propres archives, dont ils se considèrent comptables

envers leurs successeurs et envers la société. De graves contraintes économiques nous contraignent de répartir la tâche ; l'époque où l'acquisition faisait l'objet d'une vive concurrence et répondait à des critères mal définis est probablement révolue, et l'avènement du réseau et de la base de données atténuera de plus en plus les inconvénients qui peuvent en résulter pour l'utilisateur.

4.3.4 Encore plus avancée est la notion de coût social dans le secteur privé, qui veut que le coût de l'édification d'une société commerciale, financière ou

industrielle doit être supporté par le consommateur (à l'instar du coût social de la pollution industrielle qui doit l'être par le corps social) et que le public trouve un certain dédommagement dans la communicabilité des archives. C'est ce qui devrait se passer de plus en plus souvent avec les archives des grandes sociétés. De même, pourquoi ceux qui ont contribué à la création d'une entreprise florissante ne devraient-ils pas voir conservé en permanence dans les archives le témoignage de leur travail ?

4.3.5 L'époque des grands mécènes et des grands collectionneurs, qui ont fait naître autour d'eux de nombreuses archives, a permis de conserver de manière

permanente une masse de témoignages inestimables concernant les élites sociales. En conséquence, et du fait également des courants de l'historiographie, on a beaucoup écrit à leur sujet et des interprétations historiques ont été édifiées autour d'elles. On sait, cependant, que ce fut souvent au détriment d'une politique d'accroissement plus équilibrée, plus diversifiée culturellement et plus systéma­tique, que nous devrions maintenant poursuivre avant qu'il ne soit trop tard, afin de répondre à la demande de l'utilisateur (et de la stimuler). Le peu d'intérêt que nous avons porté par le passé à l'histoire de la femme et aux minorités culturelles illustre ce propos. Nous devons reconnaître le rôle joué par les archives dans l'éclairage des grandes questions de notre époque, et nous devrions nous abstenir de les dénaturer avec des indicateurs peu représentatifs de notre culture (7). Nous avons tendance à être surchargés d'archives de caractère bureaucratique et à ignorer celles, fragiles et éphémères, du mouvement écologique, par exemple, qui pourrait un jour induire dans notre société des changements que nous pouvons à peine imaginer.

4.3.6 Comment ce type de symétrie et d'élargissement du champ de nos archives doit-il être réalisé, étant donné que le volume des locaux et les autres

ressources sont partout limités ? Peut-être nous faudrait-il, par exemple, recon­naître certains grands traits communs dans le développement de municipalités voi­sines ; chacune pourrait ainsi se spécialiser dans un aspect de ce développement, comme le logement ou les relations industrielles, ce qui offrirait certains avan­tages au chercheur. Quoi qu'il en soit, nous devrions de plus en plus souvent nous enquérir auprès des utilisateurs de leurs souhaits et de leurs besoins, de sorte que nos décisions finales en matière d'évaluation et d'accroissement soient aussi éclairées que possible.

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NOTES BIBLIOGRAPHIQUES

1. Voir le chapitre 3, note 11.

2. John A. Fleckner, Archives and Manuscripts: Surveys, Chicago, Society of American Archivists, 1977, 28 p.

3. Hugh A. Taylor, Family History: some new directions and their implications for the archivist, Archivarla, vol. 11, 1981, p. 228-231.

4. Maynard J. Brichford, Archives and Manuscripts: Appraisal and Accessioning, Chicago, Society of American Archivists, 1977, 24 p. Voir aussi C M . Dollar, Appraising Machine Readable Records, American Archivist, vol. 41, 1978, p. 423-430.

5. Felix Hull, Utilisation des techniques d'échantillonnage dans la conservation des archives : (RAMP) Principes directeurs. Paris, Unesco, 1981, 77 p.

6. Leonard Rapport, No Grandfather Clause: Re-appraising Accessioned Records, American Archivist, vol. 44, n° 2 Spring 1981, p. 143-150.

7. Gerald F. Ham, The Archival Edge, American Archivist, vol. 38, n° 1, 1975, p. 5-13.

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5. L'UTILISATEUR EN SALLE DE LECTURE : AMELIORATION DES SYSTEMES MANUELS DE RECHERCHE

5.1 Les archives classiques

5.1.1 Dans un service d'archives, grand ou petit, les archivistes héritent des installations et moyens de recherche de leurs prédécesseurs, quels qu'en

soient les qualités et aussi les défauts. Si ce service conserve à la fois les documents versés par les institutions dont il dépend et des papiers du secteur privé, on trouvera vraisemblablement en salle de lecture un mélange d'instruments de recherche, le plus souvent créés selon les besoins, sans grande planification préalable. Il existe en général des règles définissant la disposition et la présen­tation des inventaires et la nature des informations qui doivent apparaître dans un inventaire ou dans les limites d'une fiche de catalogue ou d'indexage. Les dépôts d'archives ont tendance à créer chacun leur propre "style", qui évolue au fil des années et présente une certaine cohérence ; la compétence et les connaissances du personnel peuvent en faire un instrument de recherche tout à fait efficace.

5.1.2 Les inventaires les plus cohérents sont sans doute ceux qui recensent les archives publiques ou administratives, traitées suivant les principes du

respect des fonds et, dans les cas appropriés, du respect de l'ordre primitif, et contenant souvent des informations supplémentaires sous forme, par exemple, de brèves introductions en indiquant le champ et le contenu. Certaines séries, ou certains niveaux de classement à l'intérieur de la série, peuvent avoir fait l'objet d'un traitement plus détaillé, comme l'établissement et 1'indexage de regestes chrono­logiques, mais cete pratique disparaît rapidement étant donné le volume croissant des nouvelles acquisitions à enregistrer. Les inventaires sont indexés séparément ou cumulativement, et il peut exister une liste de vedettes-matière ou un thésaurus pour faciliter les opérations. Comme les archives récentes, publiques ou non, sont essentiellement préservées et conservées pour être consultées par les agents de l'organisme qui les constitue, et comme elles sont reçues dans un ordre organique destiné à en faciliter l'utilisation par ceux-ci, les points de desserte ont toute chance d'être ceux qui répondent le mieux aux besoins de l'institution d'origine, mais pas forcément à ceux de la recherche spécialisée dans d'autres domaines.

5.1.3 Les collections de manuscrits ont, d'autre part, été traitées avec plus de souplesse, en particulier dans les cas où seule la correspondance a survécu,

et dans les dépôts d'archives des collèges et universités où la priorité est donnée aux travaux de recherche du personnel et des étudiants, les documents sont parfois classés par ordre chronologique ou dans l'ordre alphabétique des noms de créateurs avec une description détaillée et un indexage par sujet dans la tradition des régestes chronologiques. On a de plus en plus tendance, toutefois, à reconnaître la nature archivistique des fonds familiaux importants et, si l'on veut préserver les relations internes et réduire le travail d'établissement des catalogues des­criptifs en raison du volume des fonds, beaucoup des problèmes de recherche documen­taire rencontrés dans le cas des archives publiques commencent à se poser. C'est ainsi que les inventaires de ces collections ressemblent de plus en plus à ceux des archives publiques (1) .

5.1.4 Les autres catégories d'instruments généraux de recherche se limitent en gros à un guide général des fonds et collections du dépôt, à des guides

thématiques de fonds comme des archives économiques ou des collections ethniques, et éventuellement au guide national, dans lequel on trouve des informations sur les ressources intéressantes du point de vue de la recherche dans d'autres dépôts ou d'autres lieux de conservation.

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5.1.5 En outre, dans chaque dépôt d'archives, il y a presque toujours des micro­films d'originaux conservés ailleurs et un service plus ou moins développé

permettant de faire des microfilms et des photocopies.

5.1.6 D'autre part, des accumulations de cartes, de photographies, d'estampes et de peintures et même de films sont souvent encore entreposées avec les collec­

tions d'archives écrites, ou confiées à des divisions de conservation séparées.

5.1.7 Dans ce type classique d'organisation, les archivistes sont la principale source d'accès par matière, car ils sont les seuls à connaître les idio­

syncrasies de 1'indexage-matières du dépôt. En outre, ils se spécialisent souvent dans tel ou tel domaine de recherche documentaire selon leur formation, leurs intérêts ou les collections qu'ils ont eu à traiter. Avant tout, ils forment le lien entre le classement par provenance des archives publiques et leur contenu thématique avec lequel ils se sont familiarisés par un contact régulier au fil des années (2). Ils présument que le public s'attend à un taux de rappel élevé et à un faible degré de précision dans l'exploration de ces archives qui sont souvent dépouillées et répertoriées de façon très sommaire par des étudiants sous la super­vision des archivistes. Cela limite encore les possibilités descriptives, quelle que soit la logique du classement par provenance. Les inventaires d'archives publiques doivent être le plus documentés possible.

5.1.8 II n'est pas surprenant que les chercheurs explorent en général leur sujet de recherche par l'intermédiaire des noms des personnes ayant un rapport

avec ce sujet. Les index des noms propres sont beaucoup plus faciles à établir, et les archivistes emportent souvent avec eux leur connaissance des domaines spécia­lisés lorsqu'ils sont promus dans un autre service, quand ils partent à la retraite ou à leur mort !

5.2 Possibilités d'amélioration

5.2.1 L'utilisateur a intérêt à ce que les systèmes de recherche soient organisés de façon logique et expliqués de telle sorte que, pendant la plus grande

partie de ses recherches, il puisse travailler indépendamment de l'archiviste, se sente à l'aise avec le système dans tous les domaines de recherche et soit assuré que la mise à jour est faite de façon régulière (3). Les index doivent orienter le chercheur vers les inventaires où des schémas supplémentaires et éventuellement des contextes pertinents apparaîtront, lui donnant ainsi accès aux documents eux-mêmes. Il est essentiel que tous les instruments de recherche soient, autant que possible, interdépendants, mais il faut reconnaître que de nombreux index anciens sont auto­nomes et imposent des recherches spécifiques.

5.2.2 On ne dira jamais assez à quel point l'introduction d'éléments normalisés dans les notices descriptives et l'utilisation rigoureuse des vedettes-

matière et d'un thésaurus pour 1'indexage facilitent la tâche de l'utilisateur, qui peut effectuer ses recherches indépendamment de l'archiviste, et préparent le terrain pour une automatisation efficace.

5.2.3 II faudrait aussi mettre à la disposition des utilisateurs divers niveaux descriptifs et ne pas s'en tenir à l'ancienne dichotomie document non traité/

document traité de manière exhaustive. A condition qu'il y ait un niveau approprié de contrôle matériel, les utilisateurs peuvent parfois tirer parti d'indications très limitées de champ et de contenu et s'en contenter. Selon certains spécia­listes (4), même les informations de base figurant dans un registre des entrées peuvent aider les utilisateurs, que ce soit sur place ou à l'intérieur d'un réseau (5).

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5.2.4 Les archivistes des systèmes de type classique décrits ci-dessus étaient autrefois relativement satisfaits des services qu'ils pouvaient offrir, et

les utilisateurs aussi, mais les limites des méthodes à l'ancienne sont de plus en plus évidentes.

5.2.5 Au cours d'une expérience réalisée au Centre d'études administratives de la région de Baltimore (6), on s'est efforcé de déterminer scientifiquement

par laquelle des deux méthodes ci-après les utilisateurs retrouvaient davantage de documents sur un sujet précis :

1. la "méthode de la provenance" : recherche à partir d'inventaires où il fallait déduire le contenu des documents des opérations qui y étaient consignées, mais dont la libre consultation faisait apparaître des schémas et des éléments utiles. L'accent est souvent mis sur les fonds secondaires dans un système de description à cinq niveaux (7) ; ou

2. la "méthode de l'indexage de contenu" : recherche du contenu désiré à partir d'un thésaurus, ou de tout autre système comportant un indexage par matière.

5.2.6 Dans cette expérience, les archivistes avaient identifié tous les dossiers pertinents qu'ils pouvaient repérer sur des sujets secondaires spécifiques

grâce à leur vaste connaissance préalable des collections, constituant ainsi la base-témoin. On a alors demandé à des chercheurs de repérer la documentation existant sur ces sujets par l'une ou l'autre des méthodes décrites ci-dessus.

5.2.7 Les résultats ont fait apparaître des taux assez médiocres de repérage des références pertinentes par les deux méthodes et un faible pourcentage de

recoupement des dossiers, ce qui laisse penser qu'un très grand nombre d'entre eux ont échappé aux deux méthodes de recherche. Le fait que les deux méthodes soient arrivées à égalité est surprenant car les index-matières étaient extrêmement éla­borés et les inventaires étaient considérés par le personnel comme assez médiocres.

5.2.8 Les conclusions générales ne peuvent être que provisoires, mais on estime qu'une version améliorée de la "méthode de la provenance" risque d'être plus

efficace, et, dans les deux cas, la connaissance que l'utilisateur possède du système est une variable essentielle. Cette expérience a permis de conclure en outre que les archivistes devaient évaluer leurs systèmes de recherche puisqu'il apparaissait qu'une grande partie des documents conservés dans les dépôts n'était pas aussi accessible que les archivistes et les utilisateurs l'imaginaient ; il fallait donc poursuivre la recherche pour améliorer ces techniques. Le système cohérent de classement, de description et d'indexage de Richard Berner, centré sur la notion de fonds secondaire, mérite d'être pris en considération (8).

5.3 Les "archives totales"

5.3.1 Les documents écrits sont les plus nombreux dans les fonds et collections de tous les dépôts, à l'exception des plus spécialisés, et il est tout à fait

compréhensible que, par le passé, on ait prêté assez peu d'attention aux autres supports qui étaient souvent conservés avec les collections d'origine. Les cartes, plans et dessins d'architecture ont probablement été les premiers documents à être classés séparément parce qu'ils étaient souvent encombrants et peu maniables ; des collections complètes de photographies sont restées intactes mais inexploitées pendant des années ; on considérait que les peintures, dessins et estampes topo­graphiques avaient un intérêt archivistique et historique qui échappait aux galeries d'art ; les pellicules cinématographiques, documents éminemment déroutants pour les archivistes, ont connu le même sort que les photographies ou ont été totalement négligées.

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5.3.2 Depuis plusieurs années, les archivistes s'efforcent d'exhumer ces supports avec beaucoup d'énergie et de bonheur, mais cela ne va pas sans créer des

complications, du point de vue tant des conservateurs que des utilisateurs. Parallè­lement, le rôle des archives a changé et embrasse maintenant toute la gamme des documents ayant une valeur permanente ; c'est ce que nous appelons au Canada les "archives totales". Un article récent donne un aperçu des problèmes (9) ; dès l'introduction, l'auteur fixe quatre objectifs principaux à tout système d'archives totales, ces objectifs pouvant être éventuellement concomitants :

1. Acquisition de documents rendant compte de tous les aspects de l'activité sociale.

2. Acquisition de documents enregistrés sur toutes formes de support.

3. Action sur l'ensemble du cycle de vie des documents, dans le cadre d'un programme de gestion des documents.

4. Participation au développement de réseaux pour l'échange d'information et la planification des stratégies.

Ces objectifs ont tous une importance pour l'utilisateur, mais surtout le deuxième, car il peut conduire à créer des unités opérationnelles distinctes pour la conser­vation des documents non écrits, ou même pour celle des archives publiques écrites et des papiers du secteur privé.

5.3.3 Si l'on ne veille pas de très près au traitement intellectuel des documents, la séparation selon les catégories de support peut provoquer une dispersion

des fonds, qui sera ensuite impossible à réparer. Cela est vrai en particulier des cartes qui ont été isolées de leur série ou collection d'origine. Il est indispen­sable de garder une trace "sur le papier" de tout document extrait d'une collection complète, en y joignant une note relative aux versements éventuellement opérés. En outre, la politique de versement doit être cohérente.

5.3.4 Un problème plus difficile se pose lorsque, par exemple, des photographies sont isolées d'une collection comprenant en majeure partie des manuscrits

pour -être regroupées dans la division de photographie, qui les juge de qualité médiocre ou d'une valeur négligeable en tant que documents photographiques ; toute­fois, la division des manuscrits peut souhaiter que ces documents soient conservés, d'où la nécessité de définir avec beaucoup de soin les politiques d'acquisition des différentes divisions.

5.3.5 Le respect de la réglementation concernant la communicabilité peut être plus difficile à assurer lorsque les documents auxquels la réglementation

s'applique sont dispersés. On peut même imaginer le cas où toute une division serait transférée dans un autre département, par exemple des cartes dans une bibliothèque ou des peintures dans un musée, ce qui perturberait gravement les systèmes de recherche documentaire.

5.3.6 Ici encore, il faut peut-être envisager de dédoubler les postes de spécia­listes d'un grand service d'archives en fonction du support, au lieu de

conférer à une même personne compétence sur l'ensemble des différents types de documents.

5.3.7 II faut savoir affronter ces questions, car elles ont en général une impor­tance directe pour l'utilisateur qui, idéalement, souhaite consulter dans la

même salle de lecture tous les documents dont il a besoin, quel qu'en soit le support. Les archivistes eux aussi aimeraient le plus souvent classer et décrire leurs acquisitions dans leur totalité et devenir les spécialistes de ces collections.

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5.3.8 En toute honnêteté, il faut reconnaître néanmoins que chaque support exige ses spécialistes si l'on veut assurer une gestion professionnelle des

documents. Par exemple, la manipulation, le classement, la description et l'inter­prétation supposent des opérations très différentes selon qu'il s'agit de photo­graphies, de textes écrits ou de cartes. Les utilisateurs acceptent cet état de fait, mais ils voudraient être assurés que les différentes divisions d'un service d'ar­chives ont entre elles des relations logiques et cohérentes et que les archivistes se consultent régulièrement au sujet du tri des documents, des priorités d'acqui­sition et de problèmes connexes.

5.3.9 Une solution serait de mettre en place un service central de référence et de renseignements où l'on trouverait des exemplaires des instruments de recherche

de chaque division rassemblés en un même endroit, et où les lecteurs pourraient con­sulter des archivistes se tenant à leur disposition pour orienter leurs recherches. Cela est irréalisable pour les catalogues sur fiches qui sont difficiles à recopier et, même s'ils le sont, dont la copie ne peut pas être tenue à jour. En revanche, ce serait réalisable avec le système automatisé, utilisant une présentation norma­lisée, au moins à un premier niveau de contrôle et de référence bibliographiques, par exemple à celui de la série. On trouverait dans les diverses divisions des instruments de recherche et des index plus détaillés. Nous y reviendrons de façon plus approfondie dans la Section 7 "L'automatisation en salle de lecture".

5.3.10 Le risque serait que les divisions des services d'archives s'efforcent, dans leur enthousiasme et leur spécialisation par support, d'acquérir des documents

qui trouveraient mieux leur place ailleurs, dans un musée par exemple (voir 5.6, "Peintures, dessins, estampes et cartes") et que cette accumulation provoque, par manque de pertinence archivistique, des tensions entre collègues. La direction doit veiller à ce que les choses ne se passent pas ainsi et à ce que les formateurs d'archivistes donnent à leurs élèves des bases solides d'archivistique englobant tous les supports.

5.4 Photographies

5.4.1 De plus en plus, nous nous rendons compte que les photographies n'ont pas toujours la valeur qu'on leur donne au premier abord. Il ne faut jamais les

considérer indépendamment du photographe et des qualités techniques de l'appareil qu'il a utilisé. Plus qu'aucun autre support, la photographie donne'une illusion de savoir, mais cette ouverture étroite sur le temps et l'espace, qui fixe l'instant, manque souvent de couleurs et de précision et peut tout aussi bien mystifier qu'informer. Il n'en est pas moins vrai qu'une photographie est une image du passé, qui contient des éléments descriptifs que ne peut fournir la narration en prose, dont ils restent pourtant complémentaires (10). Avant tout, il faut identifier l'événement ou le moment par d'autres moyens et comprendre le propos du photographe si l'on veut tirer tout le parti possible du témoignage fixé sur la pellicule. Schellenberg insiste sur le fait que le sujet des photographies et autres documents iconographiques est plus important que leur "provenance et leurs origines fonction­nelles", et cela est bien dans la tradition littéraire qui privilégie l'interpré­tation littérale des images au détriment de l'interprétation visuelle, en les isolant du contexte considéré pourtant comme indispensable à la compréhension correcte des documents écrits (11).

5.4.2 Les photographies manquent de syntaxe et fractionnent le monde en instantanés maniables, mais elles n'expliquent, rien ni comment les choses fonctionnent,

et, dans la mesure où elles ne nous donnent que la surface des choses, elles risquent de cacher plus qu'elles ne montrent. Les fonctions opèrent dans le temps, et seuls la prose et le film peuvent les décrire (12). Au contraire, les photographies, qui capturent des moments précis avec une grande richesse de détails, aident à révéler la gestalt (la forme), les poses et les mouvements que les archivistes et les

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utilisateurs de photographies doivent s'efforcer d'interpréter correctement. Pour bien comprendre la nature de l'événement, nous avons besoin d'en savoir le plus possible sur le photographe et son matériel. Toutes les photographies sont l'expression littérale d'un point de vue, d'une intention, et il arrive qu'on les retouche pour souligner cette intention, honnêtement ou non, selon les cas (13).

5.4.3 Selon Susan Sontag, "collectionner des photographies, c'est collectionner le monde", et c'est là un problème essentiel des stratégies d'acquisition. Même

si la collection des négatifs d'un photographe professionnel, qui peuvent se chiffrer par milliers, est classée dans l'ordre originel et soigneusement inventoriée, la masse de renseignements supplémentaires que contiennent les images elles-mêmes apparaît démesurée lorsque l'on s'efforce de classer les détails significatifs pour les utilisateurs. Cela est encore plus vrai lorsque l'on s'oriente vers l'étude des catégories sociales autres que les élites, des "familles ordinaires" dont les col­lections personnelles d'instantanés, s'ils comportent des indications permettant de les identifier, peuvent apporter des informations qui, depuis l'avènement du télé­phone, n'apparaissent plus dans la correspondance ; là encore, on peut tirer de ces documents toutes sortes d'informations secondaires qui parfois peuvent se montrer aussi importantes pour la postérité que l'histoire de la famille révélée à la façon d'un film projeté en accéléré. D'autre part, l'archiviste de documents photo­graphiques doit s'intéresser aussi à l'histoire de la photographie.

5.4.4 II n'est donc pas surprenant qu'il n'y ait pas beaucoup, ou même pas du tout, de normes pour l'analyse par matières ; cela est peut-être dû en partie à la

disposition actuelle des notices descriptives qui mettent l'accent sur la mention de responsabilité et les caractéristiques physiques et ne comportent pas toujours des microreproductions des originaux. Il est rare qu'il existe des normes pour les éléments descriptifs, mais on trouve dans la documentation spécialisée une bonne analyse de l'utilisation, pour le catalogue des photographies, de la Description bibliographique internationale normalisée des documents autres que les livres (ISBD (NBM)) ; toutefois, cette étude ne traite pas des moyens de recherche (14).

5.4.5 Les utilisateurs de photographies sont souvent pressés, et les exigences des éditeurs, des producteurs de cinéma et de télévision, qui rivalisent d'ingé­

niosité pour obtenir des images inédites, constituent une menace pour les documents originaux en raison même de cette précipitation (15). L'établissement de' clichés de référence sous forme d'épreuves ou de montages sur cartes à fenêtre est coûteux et doit être sélectif, ce qui est forcément une source d'erreurs, quel que soit le soin apporté à la sélection. Les copies par photostat, qui sont maintenant d'assez bonne qualité, sont une solution pratique si les quantités ne sont pas trop grandes. Il faut déconseiller absolument l'utilisation de ces dossiers "indexés à la source" rassemblant des épreuves originales et des épreuves souvent indifférenciées qui sont encore fréquents dans les archives et où le taux de détérioration peut être très élevé. Maintenant que l'on reconnaît la valeur des épreuves tirées par le photo­graphe lui-même, tant du point de vue archivistique que du point de vue artistique, il faut les entourer d'une protection spéciale. Il est sage d'avoir en consultation libre des épreuves des clichés les plus utilisés et les plus importants, car même

si les professionnels savent en général ce qu'ils veulent, il faut respecter les "flâneurs" quels qu'ils soient. En tout état de cause, les utilisateurs doivent être informés da la présence de documents non exploités, afin qu'ils puissent au moins établir l'existence de sources éventuelles à consulter ultérieurement (16).

5.4.6 Dans l'ensemble, les historiens ont mis du temps à utiliser la photographie, à titre d'illustration mais aussi comme base de leurs travaux de recherche,

alors même que les témoignages photographiques sont depuis longtemps admis comme pièces à conviction par les tribunaux. Mais il faut reconnaître qu'une longue tradition et une formation à l'utilisation des matériaux écrits conditionnent la

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volonté et l'imagination et qu'un effort considérable est nécessaire pour s'inté­resser à d'autres supports. Un excellent compte rendu (avec photographies à l'appui) de l'expérience d'un historien dans ce domaine (17) explique bien les problèmes et les frustrations des chercheurs. En l'absence de systèmes efficaces de recherche par matière, les archivistes spécialistes des documents photographiques doivent mémoriser beaucoup de choses et le sujet de recherche doit être exploré avec eux, peut-être davantage que de coutume ; les petits musées et les petits services d'archives ont souvent d'excellents documents, mais ils n'ont pas les ressources que requiert la fragilité technique du support ; les archivistes et les historiens doivent juger de l'importance et de la qualité de l'image en vue de sa publication éventuelle ; les retards et les difficultés que supposent les comparaisons d'épreuves photographiques existant dans divers dépôts peuvent être frustrants, même s'ils sont inévitables, et à l'heure actuelle, il faut encore beaucoup compter sur la mémoire humaine ; enfin, la possibilité, lorsqu'elle existe, de photographier des originaux est très appréciée des utilisateurs.

5.4.7 L'archiviste de documents photographiques doit-il participer à la "création d'archives", comme c'est le cas pour l'histoire orale (qui est elle-même

souvent associée à un document photographique) ? Les arguments ne manquent pas en faveur d'une réponse affirmative si l'on a le temps et les crédits nécessaires, en particulier lorsque des édifices vont être démolis ou à l'occasion d'événements exceptionnels ; il est important aussi de garder des témoignages de l'évolution dans le temps à plusieurs années d'intervalle. Il existe naturellement d'autres possibi­lités, trop nombreuses à énumérer ici, mais le principe est assurément tout à fait légitime.

5.5 Films cinématographiques et enregistrements sonores

5.5.1 Le film, qui est constitué d'une série de vues fixes, est un document photo­graphique, mais étant donné que le son et le mouvement y sont séquentiels et

épisodiques, il présente une forte ressemblance avec le récit et le livre imprimé. Comme les livres, les films (à l'exception des films d'amateurs) sont destinés à être "publiés" par un système de distribution. Il s'agit là d'un support qui s'adresse à un grand public et l'intérêt des films du point de vue de la recherche, comme dans le cas des photographies, vient à la fois de ce qu'ils disent par leur contenu et aussi de ce qu'ils ont à dire sur la société et, plus précisément, sur les artistes qui les ont faits et qui ont participé au tournage. En conséquence, les politiques d'accroissement des archives cinématographiques au niveau national sont parfois extrêmement complexes. "Le contenu national" peut viser non seulement le lieu et le thème, mais aussi les exécutants et la production ; les utilisateurs, étant donné leur intérêt pour le film en tant que moyen d'expression artistique, préfèrent que cette question soit traitée de la manière la plus large possible et souhaitent aussi pouvoir disposer de copies des grands classiques du répertoire international. Les extraits de films, par opposition à la projection intégrale, n'intéressent que les professionnels (directeurs et producteurs) du cinéma et de la télévision. Les droits résiduels limitent considérablement l'utilisation pédagogique ou didactique du cinéma et de la télévision de type commercial. Les chercheurs peuvent visionner indivi­duellement les documents et, à cette fin, les originaux sont généralement transférés sur bandes vidéo. En bref, le fonctionnement d'archives cinématographiques peut être coûteux si l'on veut préserver la qualité des documents ; en outre si l'on s'efforce de définir et d'appliquer des critères pour l'acquisition systématique des meilleures émissions de télévision, les coûts risquent de monter en flèche.

5.5.2 Les films, d'autre part, se prêtent très bien au catalogage selon les AACR II, avec des entrées par article, mais pour les films d'actualité en particulier,

le chercheur peut avoir besoin d'une analyse plus fine, y compris d'une liste des

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prises de vue. Le principe de l'inventaire chronologique complet et systématique de chaque film présente un intérêt certain car les films, comme les rouleaux de par­chemin du Moyen Age, sont très malcommodes à manipuler pour des recherches.

5.5.3 II n'a été question, jusqu'à maintenant, que du produit fini, mais, pour l'archiviste, le plus important est la documentation, les "coupures" et

autres pièces qui donnent des témoignages et des informations sur la production. Dans la mesure où il faut tenir compte de tous ces éléments, un service d'archives doit-il être considéré comme un centre de recherche sur les films de reportage, les documentaires, etc., ou bien est-ce là le rôle d'une cinémathèque comme cela arrive souvent, en particulier si la cinémathèque assure aussi la distribution ? Il faudrait évidemment établir une distinction précise entre les copies d'exploitation et la copie d'archivé qui est ou non ce que l'on pourrait appeler "l'original", souvent difficile à identifier car certains films existent en plusieurs versions légèrement différentes. Bien entendu, il peut y avoir à la fois une cinémathèque et des archives dans une même organisation, mais cela pose un problème de principe qui peut grandir avec le temps. Nous ne conservons pas une brique avec les archives commerciales d'une briqueterie, et nous ne gardons pas toujours un exemplaire des livres publiés avec les manuscrits littéraires et la correspondance d'un auteur. Pourquoi devrions-nous garder la copie d'exploitation d'un film dans un service d'archives plutôt que dans une cinémathèque ? Du point de vue de l'utilisateur et de l'archiviste spécia­lisé une distinction nette simplifierait le repérage et les recherches, mais il faudrait encore approfondir la question.

5.5.4 Les documents sonores, qu'il s'agisse d'émissions de radio enregistrées, de prises de son en direct ou de toute forme d'"histoire orale", présentent des

problèmes de catalogage tout à fait similaires, et l'utilisateur n'a guère d'instru­ments de recherche à sa disposition, à moins que l'on ait procédé à une transcription longue et coûteuse. On préfère maintenant, le plus souvent, conserver la bande origi­nale, ou au moins un échantillon représentatif, avec la transcription ; l'adaptation du vidéodisque à l'archivistique, à laquelle les Archives publiques du Canada tra­vaillent actuellement, devrait faciliter la recherche de l'information pour tous les supports mentionnés plus haut, à condition que les éléments nécessaires à l'identi­fication des documents et la description catalographique soient normalisés et que le système soit automatisé.

5.6 Peintures, dessins, estampes et cartes

5.6.1 De tous les supports d'archives, l'iconographie et la cartographie révèlent mieux qu'aucun autre l'étroite relation qui existe entre les divers aspects

de la préservation du patrimoine. Pendant des siècles, l'estampe a été, pour des générations, le seul moyen courant de connaissance visuelle des oeuvres d'art, des réalisations scientifiques et des pays lointains, et les schémas sur lesquels elle était construite venaient renforcer l'instruction acquise par l'écrit (18). En Occident, ces images, qui pouvaient être reproduites avec exactitude, ont précédé de quelques années seulement l'imprimerie typographique à caractères mobiles. L'estampe a rendu possible la publication des cartes et la représentation de la surface terrestre en projection plane. Les estampes sont conservées par les biblio­thèques, les galeries d'art et les services d'archives, les cartes imprimées par les bibliothèques et les services d'archives, et les globes par ces mêmes institutions et également des musées. Est-ce parce que l'image rassemble alors que le texte divise ? Aucun de ces supports ne relève au sens strict des archives, mais ils sont étroitement liés historiquement à leurs équivalents manuscrits ou peints, et toutes les pièces imprimées ne sont pas publiées.

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5.6.2 Face à ces anomalies, il faudrait peut-être considérer le travail de l'artiste comme relevant essentiellement de la communication et traiter ces témoignages

d'actes de communication comme des archives, au même titre que les messages écrits. Ils sont certainement riches de renseignements et il semble arbitraire d'isoler les oeuvres d'art d'un artiste de son journal, de sa correspondance et de ses registres. Tous ces éléments forment un tout attestant une activité. Le fait qu'un artiste produise un chef-d'oeuvre, alors que les oeuvres d'un autre artiste sont de qualité médiocre, n'a pas à être pris en considération à cet égard (19). Cela ne signifie pas que les oeuvres d'art ne doivent pas être conservées dans une galerie d'art pour y être présentées au public, ou que la production d'un artiste ne doit pas être dis­persée à travers le monde. Cela veut simplement dire que, d'un point de vue archivis-tique et documentaire, l'archiviste doit essayer de porter à la connaissance de l'utilisateur la totalité des documents existants. Ce qui est considéré comme ayant une grande valeur artistique peut varier avec le temps et les services d'archives ont peut-être en prime des chefs-d'oeuvre dans leurs divisions iconographiques. De même, les galeries d'art ont des oeuvres précieuses pour leur contenu historique, mais, à l'heure actuelle, les détails n'en sont pas inventoriés pour les besoins de la recherche.

5.6.3 En ce qui concerne le catalogage, l'application des principes des AACR II pose de véritables problèmes à l'archiviste spécialiste d'iconographie et on

trouvera une description détaillée d'un système plus approprié dans un manuel récent (20).

5.6.4 II est urgent de disposer d'une documentation plus étendue sur ces images ou représentations visuelles dans les catalogues sur fiches grâce aux éléments

suivants :

1. une copie de 1'image ;

2. une notice descriptive indiquant les matériaux et les techniques utilisés pour produire l'image ;

3. une annotation ou une description estimative ou critique ;

4. une nouvelle sémantique empruntée à la terminologie en usage chez les théoriciens de l'art, par opposition aux systèmes de classification bibliographique (21).

Un système associant le texte et la microfiche est utilisé par les Archives publiques du Canada, avec des fiches séparées pour chaque artiste. Selon Estelle Jussim :

"L'histoire n'est pas une compilation d'événements exceptionnels auxquels cor­respondent des ensembles de documents visuels exceptionnels : il s'agit plutôt d'un exercice normatif d'évaluation quantitative, pour lequel le contenu d'un grand nombre de documents visuels peut apporter des témoignages utiles" (22).

Les professionnels de l'information peuvent-ils apprendre à tirer parti de ces ensembles visuels ?

5.6.5 Parfois à la limite de l'art, ou étroitement associées à des plans ou à des descriptions topographiques, les anciennes cartes, qu'elles soient imprimées

ou manuscrites, peuvent être aussi précieuses, ou aussi trompeuses, que les gravures et les peintures de la même période. Depuis quelques années, la photographie aérienne offre une bien plus grande précision et les négatifs sont souvent conservés dans les divisions de cartographie ; ce sont les pellicules originales et non les tirages qui en ont été faits qui constituent le document original (23).

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5.6.7 Bientôt, le chercheur pourra utiliser des données brutes de terrain et des statistiques enregistrées sous forme numérique, qui constitueront "l'original"

et qui pourront être transcrites à n'importe quelle échelle ou selon n'importe quel mode de projection. Ehrenberg estime que "ces caractéristiques ont des conséquences très importantes pour les chercheurs de l'avenir, puisqu'ils seront en mesure d'uti­liser des dossiers contemporains pour créer des cartes qui n'existent pas à l'heure actuelle" grâce à toute une gamme de méthodes de reproduction (24).

5.6.8 Une description bibliographique internationale normalisée (ISBD) des cartes vient d'être mise au point. Les archivistes cartographes peuvent donc

appliquer des normes dont ne disposent pas encore la plupart de leurs collèges spécialistes d'autres supports.

NOTES

1. Richard C. Berner, Manuscript Collections and Archives - a Unitary Approach, Library Resources and Technical Services, vol. 9, 1965, p. 213-220. (Berner est l'auteur de plusieurs articles sur ce sujet).

2. Voir la Section 3 ci-dessus, Note 17.

3. Lydia Lucas, Efficient Finding Aids: Developing a System of Control of Archives and Manuscripts, American Archivist, vol. 44, n° 1, Winter 1981, p. 21-26.

4. David Bearman, Towards National Information Systems for Archives and Manus­cripts: Opportunities and Requirements, Chicago, Society of American Archivists, Sept. 1982, p. 8.

5. Bearman, op. cit., p. 14-16.

6. Voir la Section 1 ci-dessus, Note 8.

7. O.W. Holmes, Archival Arrangement: five different operations at five different levels, American Archivist, vol. 27, 1964, p. 21-42.

8. Description récente dans University of Washington Libraries, Manual for Accessioning Arrangement and Description of Manuscripts and Archives, Seattle, 1982, 98 p.

9. Terry Cook, The Tyranny of the Medium: A Comment on 'Total Archives', Archi­varla 9, 1980, p. 141-150. On trouvera une réponse à cet article dans Andrew Birrell, The Tyranny of Tradition, Archivarla 10, 1980, p. 249-252.

10. Walter Rundell, Photographs as Historical Evidence: Early Texas Oil, American Archivist, vol. 41, n° 4, 1978, p. 373-398.

11. T.R. Schellenberg, The Management of Archives, New York, Columbia University Press, 1965, p. 325.

12. Susan Sontag, Sur la photographie, Editions du Seuil (1978), Paris, 1983, p. 325.

13. Peter Robertson, More than Meets the Eye, Archivarla 1, n° 2, 1976, p. 33-44.

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14. David Mattison and Sandra Sherman, Cataloguing Historical Photographs with ISBD (NBM), Archivarla 5, 1978, p. 101-108.

15. Richard B. Huyda, Photographs arid Archives in Canada, Archivarla 5, 1978, p. 7-16.

16. Robert Weinstein and Larry Booth, Collection, Use and Care of Historical Photographs, Nashville, American Association for State and Local History, 1977, 222 p.

17. Rundel1, op. cit.

18. William M. Ivins, Prints and Visual Communication, Cambridge, Harvard Univer­sity Press, 1953, 190 p.

19. Hugh A. Taylor, Documentary Art and the Role of the Archivist, American Archivist, vol. 42, n° 4, 19 79, p. 417-428.

20. Hugh A. Taylor, The Arrangement and Description of Archival Materials, Munich, K.G. Saur, 1980, p. 93-113.

21. Estelle Jussim, The Research Uses of Visual Information, Library Trends, April 1977, p. 763-778.

22. Jussim, op. cit., p. 765.

23. Ralph E. Ehrenberg, Archives and Manuscripts: Maps and Architectural Drawings, Chicago, Society of American Archivists, 1982, 64 p.

24. On trouvera une étude philosophique intéressante de la carte considérée comme une forme de communication dans laquelle elle acquiert un sens par la volonté de l'auteur et renvoie à une signification pour l'utilisateur, ouvrant la voie à "une théorie générale de la cartographie", dans l'ouvrage de Arthur H. Robinson et Barbara Bartz Petchenik, The nature of maps: essays towards understanding maps and mapping, Chicago, University of Chicago Press, 1976, 138 p.

NOTE SUPPLEMENTAIRE

L'ouvrage ci-après sur l'interprétation des photographies qui témoignent de relations privées a été porté à l'attention de l'auteur après la frappe finale du présent article ; voir le paragraphe 5.4.3 ci-dessus :

Robert U. Akeret, Photoanalysis: how to interpret thé hidden psychological meaning of personal and public photographs, New York, Peter H. Wyden, 1973/ 250 p.

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6. ARCHIVES LISIBLES PAR MACHINE

6.1 Les problèmes de l'utilisateur

6.1.1 Les archives informatiques se distinguent de toutes les formes traditionnelles de dépôt et de recherche manuelle. Le support qu'elles utilisent est à

l'heure actuelle le seul parmi les plus courants qui ne puisse pas être perçu direc­tement par l'oeil ou par l'oreille bien qu'en raison de sa capacité de réponse et de transformation presque instantanée, on ait pu le comparer à un prolongement de notre système nerveux.

6.1.2 Pour l'utilisateur, les archives informatiques présentent des inconvénients et des avantages : des inconvénients, en ce que le mode classique, presque

linéaire, d'exploration de la documentation par nature fragmentaire enregistrée sur supports traditionnels, qui procède en fonction de la provenance, de l'ordre orga­nique du fonds et à-l'aide d'un fichier, fait place à l'exploration d'un ensemble intégré de données nécessitant des stratégies de recherche et des opérations d'ana­lyse et de reconnaissance des formes de nature tout à fait différente. Les avantages sont directement liés aux inconvénients dans la mesure où, une fois que le chercheur a maîtrisé ces techniques d'exploration, il peut exploiter pour ses recherches la capacité de la machine de traiter ses propres données, qui est vaste (bien qu'elle ne soit pas infinie).

6.1.3 La recherche scientifique en histoire et en sciences sociales fondée sur l'analyse quantitative, qui doit tant à l'ordinateur (bien que ses origines

remontent à des systèmes manuels extrêmement laborieux de collecte et de traitement de données brutes), est en train de modifier notre conception du passé. Nous per­cevons le temps moins comme une continuité que comme une influence s'exerçant cons­tamment sur notre présent d'une manière subtile qui nous échappe souvent ; nous essayons de vivre dans nos environnements régionaux plutôt que de les dominer. Nous essayons de repérer les structures plutôt que de les imposer, et nous essayons désespérément de ne pas prendre la partie pour le tout. Samuel Hays distingue à cet égard deux éléments principaux :

"Le premier est un souci de repérer les grandes caractéristiques structurelles de la société et leurs modifications à long terme...le désir de ne pas se contenter de la vision étroite de segments limités d'espace et de temps, et d'avoir pour cadre de référence un ensemble de concepts articulés de l'évo­lution sociale. L'autre est le désir, lié au premier, de faire porter l'étude du passé sur l'ensemble de la société..., sur les êtres et les faits qui ne sont ni des personnalités ni des événements marquants, pas simplement les masses en tant que telles, mais toutes les couches de la société, de bas en haut, en tant qu'elles forment un tout présentant de l'intérêt" (1).

6.1.4 Kenneth Thibodeau a posé en termes plus précis la question de savoir si nous sommes à une époque de transformations profondes ou superficielles. Pour

répondre à cette question il nous faut :

"Tout d'abord, des masses de données, organisées de façon cohérente et appropriée. Deuxièmement, des instruments de mesure objectifs et non équi­voques du changement. Troisièmement, la capacité d'extraire des données l'information dont nous avons besoin pour appliquer ces instruments et procéder aux épreuves nécessaires" (2).

6.1.5 Les techniques de la recherche quantitative et de la reconnaissance des formes permettront de surmonter les difficultés tenant au fait que les

vestiges fragmentaires qui subsistent des papiers des élites (sans parler du reste) déforment notre vue des choses :

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"Ce que la recherche quantitative vise c'est non pas une connaissance totale mais une approximation de plus en plus affinée de la réalité ; cette méthode a été définie au moyen d'une métaphore mathématique des plus heureuses comme "l'asymptote de la vérité"" (3).

6.1.6 La recherche sociale historique est systématique plutôt qu'intuitive, c'est-à-dire que l'historien n'acquiert plus "le sens d'une époque" en se plongeant

dans les documents qui l'attestent, mais vérifie les descriptions et les hypothèses historiques en les sondant tactilement à l'aide de l'ordinateur. Toutefois, les aspects techniques de cette expérience mathématique ne devraient pas éclipser les concepts et la méthode (4). La prépondérance des études quantitatives sur 1'histoire politique et urbaine aux Etats-Unis résulte directement du fait que les documents appropriés sont disponibles (5) (et la plupart d'entre eux grâce à l'ordinateur), mais il faut éviter de trop attendre de la quantification. L'archiviste, comme l'historien, a lui aussi appris à se méfier de l'ordinateur.

6.1.7 Les techniques employées présentent un grand intérêt pour l'archiviste, parce que dans la recherche d'une objectivité accrue, les documents deviennent

essentiels, et la glose de l'historien superfétatoire. Il est de moins en moins acceptable de parler d'un homme politique ou d'un entrepreneur "type" dans un domaine donné ; les dichotomies et les généralités ("noirs et blancs", "caractère national") deviennent moins importantes, de même que dans les archives elles-mêmes, ce qui indique que dans nos techniques de catalogage nous devrions être très prudents lors­que nous classons et rangeons par catégories des informations détachées de leur contexte. Ce qu'il faut, par conséquent, c'est réunir un grand choix de descriptions et de documents disparates correspondant à tous les niveaux de la société.

"L'objectif est de trouver des données qui soient uniformes dans tout le système et qui indiquent la diversité grâce à un certain nombre de variables. C'est ce qui se passe pour les données relatives au revenu, à la propriété, à la religion, aux groupes ethniques, et à un grand nombre d'autres facteurs. La nécessité d'obtenir des données locales n'en apparaît que mieux, et ce à tous les niveaux du système, et pas simplement à un seul. Cette nécessité contribue à définir la nature des archives" (6).

6.1.8 C'est dans ce contexte que les données uniformes, mais dénuées de signification considérées isolément, des documents de l'administration centrale et locale

deviennent si importantes, surtout au niveau de la série (activités opérationnelles déterminées de tel ou tel ministère) et du dossier administratif ou juridique. Ce sont précisément là les séries que les archivistes ont jusqu'à présent trouvées si difficiles à traiter, en partie parce qu'elles ne se prêtent pas à la recherche par sujet, en partie à cause de leur volume, et en partie à cause de leur absence de signification au niveau de l'article, lorsqu'on ne dispose que de moyens de recherche manuels. Nous nous sommes quelquefois consolés en ayant recours à la méthode des agrégats ou à celle de l'échantillonnage, mais ni l'une ni l'autre n'ont été d'un grand secours à nos clients. Nous sommes pour la plupart assez sensibles pour avoir mauvaise conscience en pensant à ce que nous avons dû détruire, mais compte tenu du manque de place et du peu de signes de l'existence d'une demande qui se sont mani­festés jusqu'à présent, nous n'avions pas le choix. Même dans la gestion des archives, le rapport coût-efficacité (ou, pour être plus exact, le coefficient d'utilité) doit être raisonnable. L'échantillonnage n'est guère utile pour l'analyse de blocs, lors­qu'il s'agit, par exemple, d'établir un rapport entre les résultats d'un recensement et les dossiers fiscaux.

6.1.9 L'analyse quantitative appliquée à l'histoire régionale est esentiellement pluridisciplinaire et fait appel à des supports d'information multiples. Vu

leur caractère spatial et non linéaire, les études géographiques et urbaines doivent

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s'appuyer sur des cartes et des ¡photographies et notamment des séries chronologiques de cartes topographiques et de photographies aériennes. Les modifications de l'habitat que révèlent les photographies peuvent également être associées à l'évo­lution des modes de vie et des fortunes des familles. "La réthorique du géographe c'est la réthorique de la carte" (7) et un ensemble cohérent de photographies fait apparaître une "forme" (gestalt) qu'il serait difficile de percevoir de toute autre manière.

6.1.10 II existe un autre élément nouveau que l'archiviste devrait étudier et qui est l'interconnexion des données conçue comme une sorte de microbiographie (8).

De même que l'amateur de pièces anciennes nous a transmis l'amour du document comme artefact à apprécier en tant que tel, de même le généalogiste reste fidèle à l'idée que nous sommes tous des maillons de la chaîne des êtres vivants, des éléments d'une sorte de double spirale universelle, mais alors que la tâche principale et plutôt aride de la généalogie consiste à établir l'organigramme de chaque famille selon une hiérarchie donnée, l'interconnexion des données est une opération horizontale ayant pour objet de relier les informations concernant la même personne qui figurent dans divers dossiers. La naissance, le mariage ou le décès d'un individu constituent un exemple d'interconnexion simple de données extraites des registres appropriés. On pourrait ajouter à celles-ci les données relatives au lieu de résidence, à la re­ligion, au service militaire et bien d'autres, et ainsi constituer des ensembles de données biographiques sur des individus appartenant à des groupes significatifs, ensembles qui seraient ensuite quantifiés et córreles. On pourrait, de cette façon, constituer des fichiers d'information entièrement nouveaux à partir de sources dispa­rates. Ces fichiers, quelles que soient leurs implications sur le plan des libertés individuelles, présenteraient un certain intérêt pour les experts de l'interconnexion des données. A ce type d'approche s'apparente l'analyse des cohortes, qui étudie, par exemple, la vie des individus nés pendant une année donnée. Le tri par échan­tillonnage des documents à conserver porte évidemment un coup fatal à l'interconnexion des données.

6.1.11 L'histoire comparative, enfin, permet, par exemple, de juxtaposer l'histoire des prairies du Canada et celle des steppes de l'URSS, ou d'étudier le pro­

blème de l'urbanisation dans le monde à partir du fichier conservé à Berkeley (Californie) (9). A mesure que le village planétaire devient une réalité, les archi­vistes devraient veiller à ce que leurs systèmes de catalogage et de recherche de l'information soient compatibles sur le plan international ; c'est précisément à cette fin qu'a été conçu l'UNIMARC. Nous arrêterons là notre présentation des nou­velles tendances des études historiques car il nous faut à présent examiner certaines des caractéristiques générales de l'état actuel de la documentation conservée et la façon dont les archivistes s'efforcent de résoudre les problèmes nouveaux.

6.1.12 Les ordinateurs révèlent des types de comportement inconnus jusqu'à présent (10), étant donné qu'ils explorent leur mémoire d'une manière non

linéaire, rappelant à bien des égards le balayage qui fait apparaître l'image sur l'écran de télévision. Un autre fait tout aussi important est qu'avec les archives informatiques,l'historien et l'administrateur ont désormais accès aux mêmes systèmes de recherche de données pourvu que la documentation ait été préservée (11). Cet état de choses est en constraste total avec les dossiers traditionnels que l'adminis­trateur qui les a constitués et assemblés est seul à connaître à fond mais que personne après lui ne peut exploiter de la même manière, ce qui fait qu'au moment où l'historien y a accès, il doit parfois se contenter d'une ligne de description dans un inventaire recensant une partie seulement du dossier original. Mais avec les archives informatiques, la gestion des documents et l'administration des archives deviennent des opérations pratiquement identiques. Le passé est non plus distant et vague, mais, dans un certain sens, toujours présent. Il est possible que,

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lorsque les ordinateurs seront moins coûteux, les archives aient tendance à con­server davantage de documents présentant une valeur permanente sous une forme lisible par machine. De vastes bases de données seront constituées dans les domaines de la santé, de la sécurité sociale, de la police et de la justice, et les archivistes devront veiller à ce que ces bases (lorsqu'elles ne sont pas cumulatives), soient périodiquement démantelées avant d'être mises à jour, en prenant des "instantanés" du fichier comme on le ferait pour une projection en accéléré. Ce processus présen­terait un grand intérêt pour l'histoire régionale, mais en ce qui concerne les Archives publiques du Canada, il est à la fois encore trop coûteux et trop expéri­mental à l'heure actuelle. Les archivistes et les historiens doivent également se souvenir que les données statistiques réunies à des fins administratives ne sont utiles que pour le présent et l'avenir immédiat.

"Il s'ensuit qu'il n'existe que peu d'archives historiques et, en l'occur­rence, de statistiques historiques, susceptibles de rendre compte des mutations sociales à long terme. Dans le meilleur des cas, elles consignent les changements sociaux à court terme nécessaires pour justifier la rentabi­lité des investissements d'un ministère ou d'une fondation publique. Peu d'organismes de ce type se préoccupent de mesurer le rendement à 50 ou 100 ans de distance. D'autre part, les spécialistes des sciences sociales sont tous axés sur le moment présent... S'ils consultent les données c'est pour ana­lyser les problèmes actuels plus que les mutations sociales. Il serait possible de réunir des données en vue de décrire les mutations sociales à long terme, mais on ne le fait pas. Et, parce que la documentation historique est ainsi orientée vers le moment présent, l'historien lui-même a tendance à décrire l'histoire comme une séquence d'événements courants plutôt que du point de vue de l'évolution sociale. Cette orientation a été trop forte pour que la plupart des historiens y échappent" (12).

6.1.13 Cependant, les spécialistes de l'histoire régionale et quantitative sont depuis longtemps conscients de l'existence des banques de données, et ceux

qui s'occupent des sciences politiques sont désormais connus des archivistes qui traitent des archives informatiques. La possibilité d'inclure les données du cadastre dans des banques de données (13) est très prometteuse (bien qu'elle risque, par ailleurs, de se heurter à d'épineux obstacles juridiques) car on pourrait établir une relation entre ces données et la fixation de l'orthographe et la photographie, l'utilisation des sols et les informations sur les familles obtenues par les recen­sements ; mais on entre là dans le domaine de la vie privée, domaine qui dans certains pays est protégé par la loi jusqu'à la consommation des siècles. Tous les archivistes respectent la vie privée des personnes et la défendent scrupuleusement, mais reconnaissent en même temps la valeur unique que présentent les informations relatives à la personne, informations qu'aucun agrégat ou substitut symbolique ne peut remplacer. En fin de compte, les gens sont tous soit fiers du passé éloigné de leur famille, soit indifférents à ce passé. Les documents concernant la personne, qui ont été systématiquement recueillis et présentent une valeur réelle devraient être conservés d'une manière ou d'une autre.

6.1.14 Même les données que les chercheurs rassemblent pour leur usage personnel sont trop volumineuses pour qu'ils puissent les exploiter à fond et les archi­

vistes devraient être beaucoup plus conscients qu'ils ne le sont du contenu et des possibilités que recèlent les banques de données en tant que prolongement des systèmes d'archivage et de recherche de documents qu'ils gèrent. Les archives spécia­lisées font les spécialistes. "Peut-être l'objectif le plus important des archives de données est-il non pas de rassembler des données, mais de faciliter la recherche" (14).

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D'autre part :

"Le regroupement de données provenant de sources très diverses permettrait en fait de constituer une nouvelle base de données se prêtant aux techniques d'analyse statistique qui seront mises au point en même temps que les nou­velles techniques informatiques. En outre, de nouvelles stratégies de recherche devront être élaborées, étant donné que les exigences de cette recherche dépasseront les capacités du chercheur isolé. La recherche historique de l'avenir sera probablement le fait d'équipes de chercheurs. En tout cas, elle offrira d'extraordinaires possibilités aux historiens capables d'élaborer et d'analyser les données avec imagination et créativité" (15).

6.1.15 Les spécialistes de l'analyse des politiques ont eux aussi constaté que les éléments de l'environnement historique révélés par l'analyse quantitative

sont importants pour mesurer l'influence de la politique sur la population (à la différence de l'analyse qui repose surtout sur les théories behavioristes) (16).

6.2 Les problèmes de l'archiviste

6.2.1 Parmi les problèmes que les archives informatiques posent aux archivistes, l'évaluation est le plus contraignant. Pouvons-nous prévoir le type de

problèmes auquel se heurteront dans l'avenir les spécialistes des sciences sociales ou les théories qu'ils expérimenteront, et constituer des bases de données en fonction de ces prévisions, ou devons-nous tout simplement nous borner à archiver autant de données détaillées qu'il nous est raisonnablement possible de le faire en vue de recherches que nous ne pouvons pas prévoir ? La ligne de conduite la plus sage se situe probablement entre ces deux extrêmes.

6.2.2 Certaines considérations d'ordre qualitatif (qui pourraient également s'appliquer aux archives de type classique) concernent tout particulièrement

les archives informatiques. En effet, il faut évaluer la qualité de conception des questionnaires et la richesse en informations des réponses reçues. Les fichiers de données informatiques qui garderont un intérêt pour la recherche presque à perpé­tuité (données de recensements, par exemple) devraient être hautement prioritaires, mais il s'écoulera peut-être un certain temps avant qu'un grand nombre d'entre eux ne soient utilisés, ce qui fait qu'il est difficile pour nous de statuer (17). Même les fichiers informatiques de documents courants peuvent être très utiles parce qu'ils sont complets, détaillés et manipulables. Les chercheurs pourraient peut-être fournir aux spécialistes des archives informatiques des "échelles de valeur" en ce qui concerne les données originales à archiver ; on risque en effet de nuire au bon fonctionnement des services en accumulant trop de données, surtout si les systèmes de référence et de recherche documentaire sont surchargés et ne peuvent pas être aussi efficaces qu'ils devraient l'être.

6.2.3 Fishbein soutient en outre que, comme dans les archives classiques, le per­sonnel chargé des archives publiques s'intéresse essentiellement aux aspects

fonctionnels des dossiers de données informatiques, à leur origine (administration, politique) et aux droits de la personne. La valeur que présente l'information pour d'autres types de recherche est bien entendu reconnue comme presque aussi importante, mais elle passe malgré tout après ces sujets prioritaires. Par contre, les archi­vistes travaillant dans des centres de données créés surtout à l'intention des chercheurs des universités et des collèges mettent l'accent sur la valeur de l'infor­mation en tant que telle ; la structure d'enregistrement et le système de codage visent en général à satisfaire le chercheur. Pourtant, les spécialistes de la quanti­fication se doivent d'étudier les rouages administratifs traditionnels et l'origine des dossiers, s'ils veulent les apprécier à leur juste valeur, et les archivistes peuvent et doivent les aider dans cette tâche.

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6.2.4 Si l'on veut que l'Etat et les chercheurs tirent pleinement parti des archives informatiques dans les années à venir, il faut qu'il y ait une collaboration

aussi étroite que possible entre les départements, les fonctionnaires chargés de la gestion des documents et les archivistes (18). Il est très courant à l'heure actuelle que les archivistes s'occupant d'archives informatiques concluent directement des arrangements avec les départements, parce que les fonctionnaires chargés de la gestion des documents n'ont pas suffisamment l'expérience des archives informatiques. Il faut corriger ce déséquilibre, si l'on veut que la vie des dossiers suive son cours normal, et que le département ou les archives ne soient encombrés par des dossiers plus longtemps qu'il ne faudrait ou trop tôt. En particulier, il faut éla­borer des normes documentaires pour les archives informatiques et les respecter strictement, en informatisant autant de documents que possible et en les versant aux fichiers. La Division des archives informatiques des Archives publiques du Canada fournit au chercheur, sur sa demande, une copie des résumés et une analyse des données et des manuels de documentation sur microfiches. Le catalogage est fait suivant les règles AACR II. Le personnel se compose d'archivistes travaillant sur les données et de techniciens, si bien qu'à la différence des archives de type classique, le support lui-même a de plus en plus tendance à devenir abstrait et invisible pour l'archiviste. Ce qui reste, c'est une présentation de l'information comportant la plupart des avantages du texte imprimé et aucun de ses inconvénients (19), avant-goût de la bibliothèque et des archives de l'avenir.

6.2.5 II n'est pas étonnant qu'il faille du temps pour accoutumer les chercheurs à ce nouveau type de service. Au bout de dix ans, seul un faible pourcentage

des spécialistes des sciences sociales du Canada utilisent les ressources de la Division des archives informatiques des Archives publiques du Canada, mais ce support qui vient tout juste de naître promet de supplanter tous ses ancêtres (20) .

NOTES

1. Samuel P. Hays, The Use of Archives for Historical Statistical Enquiry, Meyer H. Fishbein, éd., The National Archives and Statistical Research, Athens, Ohio Press, 1973, p. 60.

2. Kenneth Thibodeau, Machine Readable Archives and Future History, Computers and the Humanities, vol. 20, 1976, p. 91.

3. W.O. Aydelotte, A.G. Bogue, and R.W. Fogel, The Dimensions of Quantitative Research in History, Princeton, Princeton University Press, 1972, p. 11.

4. Samuel P. Hays, Historical Social Research: Concept, Method and Technique, Journal of Interdisciplinary History, vol. 4, 1974, p. 475.

5. Charles M. Dollar, Documentation of Machine Readable Records and Research: a Historian's View, Prologue, vol. 3, 1971, p. 28.

6. Hays, The Use of Archives, p. 103.

7. Hays, Historical Social Research, p. 84.

8. E.A. Wrigley, éd., Identifying People in the Past, London, Arnold, 1973, 159 p.

9. Robert P. Swierenga, Computers and Comparative History, Journal of Inter­disciplinary History, vol. 5, 1974, p. 267.

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10. J.M. Clubb and H. Allen, Computers and Historical Studies, Journal of Ame­rican History, vol. 54, n° 3, 1967, p. 604.

11. Lionel Bell, The Archival Implications of Machine Readable Records, Archivum, vol. 26, 1979, p. 85-92. See also M. Roper, The changing face of the file: machine readable records and the archivist, Archives, vol. 14, 1979-1980, p. 145-150.

12. Hays, The Use of Archives, p. 63

13. Angus C. Hamilton, Problems in Land Registration and in Filing Environmental Data in Eastern Canada, The Canadian Surveyor, vol. 25, 1969, p. 16.

14. D. Nasatir, Archives de données de sciences sociales : objectifs, fonction­nement et problèmes, Paris, Unesco, 1973, p. 10.

15. Dollar, op. cit., p. 28.

16. C L . Geda, et al, éd. Archivists and Machine Readable Records, Chicago, Society of American Archivists, 1980, p. 22.

17. Meyer Fishbein, "The traditional archivist and the appraisal of machine readable records", in Geda, op_. cit. , p. 59.

18. Harold Naugler, "The machine readable archives program of the PAC: the first five years", in Geda, op. cit., p. 70.

19. Licklider, Libraries of the Future, p. 4.

20. Pour un examen plus approfondi des incidences des archives automatisées et lisibles par machine pour les études quantitatives, voir aussi une série d'articles intitulée "Public History: State of the Art 1980" in the Public Historian, vol. 2, n° 1, et une autre série d'articles intitulée "The New History: the 1980's and beyond" in Journal of Interdisciplinary History, vol. 12, n° 1-2,'1981, en particulier ceux de Bogue et Herlihy (voir la bibliographie pour d'autres détails et des études supplémentaires de J.M. Clubb, C M . Dollar, R.I. Hofferbert et d'autres auteurs).

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7. L'AUTOMATISATION DANS LA SALLE DE LECTURE

7.1 Nécessité de l'automatisation

7.1.1 Avec le temps, les inconvénients des systèmes traditionnels d'administration des archives deviennent de plus en plus évidents. Ils ont déjà été examinés

en partie (voir les sections 5.1 à 5.4), mais il faut encore mentionner la diffi­culté de la mise à jour régulière et exacte de l'information aussi bien pour les archivistes que pour le public ; le risque de voir la plupart des dossiers et autres sources d'information rester inexploités si l'on n'en améliore pas l'inventaire et 1'indexage afin d'en accroître l'intérêt pour les utilisateurs habituels et un public plus large ; la difficulté de la recherche d'informations connexes dans une vaste gamme de sources et de supports ; le temps nécessaire pour effectuer des recherches dans lesquelles on en est venu à accepter une faible précision et un taux de rappel élevé, peut-être dans l'espoir qu'en fouillant les notes marginales on finira par trouver ce que l'on cherche. Ce n'est pas là, toutefois, le mode de flânerie qui est considéré par 1'humaniste comme créatif et constructif (voir par. 3.3.4). En attendant, les archivistes doivent, eux aussi, passer beaucoup de leur temps à traiter les fonds placés sous leur garde, pour avoir la déception de constater que leurs instruments de recherche non normalisés ne sont pas compatibles et ne peuvent être fondus dans l'intérêt du chercheur. Cette perte de temps pourrait être en grande partie évitée, si on pouvait partager davantage d'informations sur 1'indentification de la responsabilité (dans une administration, par exemple). Les coûts salariaux ne cessent de grimper ; si l'on ne fait pas davantage appel à la technologie, les archives traditionnelles risquent de devenir un réservoir de ressources culturelles largement inutilisées. Le développement de l'automatisation est indispensable.

7.1.2 Trois récentes contributions des Etats-Unis d'Amérique (1) ont résulté de la réunion d'un groupe d'étude d'archivistes et d'un colloque d'utilisateurs,

qui ont permis la confrontation de certaines des plus brillantes idées formulées en Amérique du Nord sur la question. Nous nous en sommes largement inspirés pour les paragraphes qui suivent, dans l'espoir qu'un plus large public y trouvera matière à réflexion.

7.1.3 L'informatisation des archives n'est naturellement pas une nouveauté et plusieurs expériences et programmes entrepris à partir des années 60 ont

permis d'accumuler une somme de connaissances et de résultats peut-être plus utile que les instruments de recherche mis au point au cours de cette période où le matériel et le logiciel étaient encore très primitifs par rapport à ce qui se fait actuellement. La plupart des produits résultaient de stratégies simples consistant à trier et à recombiner des données pour établir des listes et des index imprimés sur ordinateur, qui ressemblaient encore de près au livre et présentaient à peu près les mêmes limites. Depuis, beaucoup de progrès ont été faits dans la normalisation des modèles de présentation des données, la définition de zones à longueur variable, l'affichage hiérarchique et la mise au point de techniques d'indexage plus élaborées, mais le produit final a toujours été essentiellement une publication, quelle qu'en soit l'utilité. Aux Etats-Unis, on citera l'exemple bien connu du Répertoire des dépôts d'archives et de manuscrits des Etats-Unis (Directory of Archives and Manus­cript Repositories in the United States) de la Commission nationale des publications et des archives historiques (Historical Publications and Records Commission) et du guide de leurs fonds et collections, en cours d'élaboration à partir d'une base de données utilisant le système SPINDEX III, qui ne peuvent être consultés en ligne.

7.1.4 II n'est pas inutile de rappeler que l'Equipe spéciale nationale sur les systèmes d'information (National Information Systems Task Force) avait été

chargée par la Société des archivistes américains (Society of American Archivists) de recommander lequel des deux systèmes devait être adopté sur le plan "national"

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NHPRC et SPINDEX, ou le Catalogue collectif national des collections de manuscrits (National Union Catalogue of Manuscript Collections) fondé sur un schéma de biblio-théconomie et pas encore informatisé. L'Equipe spéciale s'est rendu compte qu'il s'agissait en fait non pas de choisir entre deux systèmes, mais d'examiner toutes les conséquences de l'informatisation sur la profession d'archiviste, l'archivis-tique et l'administration des archives, notamment de l'apparition des réseaux, qui permettent grâce à une coopération efficace d'améliorer considérablement les systèmes manuels. (Voir également la Section 8, "Réseaux").

7.1.5 II va sans dire que, pour être efficaces, les services d'archives informatisés doivent être utilisés en commun. C'est à partir du catalogage partagé que

s'est effectuée l'automatisation des bibliothèques, qui a suscité l'apparition d'un grand nombre de services d'une vaste somme de compétences et d'importantes économies d'échelle. On ne peut, en l'espèce, établir de parallèle direct avec les archives, où l'automatisation va plus probablement améliorer les services que réduire les coûts. Quels en seront donc les principaux avantages ?

7.2 Avantages pour le chercheur

7.2.1 En archivistique, l'utilisateur attend de l'automatisation l'équivalent de ce qu'apporte "le bon ouvrage fourni au bon moment" ; McCrank définit

d'ailleurs le "service de renseignements" comme l'application des procédures nor­males d'utilisation des instruments de recherche traditionnels associée à l'inter­rogation en ligne et aux recherches par lots à l'aide de la logique booléienne pour limiter le champ de la demande. La consultation libre d'analyses des instruments de recherche, libellées en clair, comme pour les recherches juridiques, est également considérée comme un service "de renseignements", de même que la lecture des copies de documents d'archives originaux visualisés sur écran, peut-être avec omission des noms propres dans le cas du registre de recensement, par exemple. La "recherche" dans ce type de contexte serait limitée à l'étude des originaux eux-mêmes.

7.2.2 De toute évidence, ces avantages sont immenses pour l'utilisateur qui pourrait accéder à ces sources de renseignements en consultant les bases de données

appropriées, qu'il s'agisse de réseaux locaux porteurs d'informations régionales ou de réseaux consacrés à des thèmes ou des études particulières. Il n'y aura probable­ment jamais un seul grand réseau ou base de données intégré, mais il faut assurer de plus en plus la compatibilité des instruments en les normalisant, à condition que 1'obsolescence du matériel ne devienne pas un problème. En tout état de cause, les diverses bases de données pourraient être consultées successivement. Une fois les documents requis localisés, les gestionnaires de la base de données devraient égale­ment pouvoir en fournir une microfiche pour un prix modique.

7.2.3 Pour développer ce type de service, il importe de ne considérer que les systèmes généralisés de gestion de bases de données, qui ne sont pas limi­

tatifs et se prêtent à toutes sortes de modèles de données. On s'efforce actuelle­ment de faire approuver un modèle MARC révisé pour les manuscrits et les archives publiques conforme aux AACR II, pour éviter d'avoir à cataloguer au niveau de l'article. Le progiciel SPINDEX est probablement le plus souple qui existe actuelle­ment en Amérique du Nord, bien qu'on ne puisse l'utiliser en ligne.

7.2.4 Tout cela permettrait de "feuilleter", par ordinateur interposé, toute une gamme de ressources autrement inaccessibles, ce qui pourrait à la longue

devenir plus efficace que les méthodes traditionnelles de recherche parmi les rayons de bibliothèque.

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7.2.5 En bref, l'utilisateur pourrait de nouveau effectuer de plus en plus de recherches dans un lieu central comme autrefois, et lui seraient épargnés

les lourdes pertes de temps et les frais de déplacement entraînés par la décentra­lisation croissante des ressources due en partie au mouvement de prise de conscience de la valeur du patrimoine.

7.3 Avantages pour l'archiviste

7.3.1 Bearman a observé une tendance suicidaire (venant de nos sympathies à l'égard des utilisateurs) à coopérer davantage dans l'intérêt des chercheurs que dans

celui de nos institutions (2). Les politiques d'acquisition, par exemple, demeurent très concurrentielles et manquent d'esprit de planification régionale. D'une manière générale, nous partageons les informations sur les fonds et collections réunis dans nos dépôts d'archives, mais nous unissons rarement nos ressources pour acheter des fonds ou normaliser les vedettes.

7.3.2 Bearman avance aussi l'idée intéressante que sont portées sur les notices principales du catalogue d'une bibliothèque traitées selon les AACR II non pas des informations sur le contenu, mais des vedettes d'accès comme les mentions d'auteur, d'éditeur, etc. qui, une fois normalisées, peuvent être réutilisées indéfiniment. L'échange de ce type de mentions faisant autorité n'a pas été exploré en matière d'archives où il y a pourtant des prescriptions analogues, comme l'utilisation et l'orthographe normalisées des noms de lieux et des hiérarchies administratives qui changement constamment. Cette approche mérite d'être approfondie et peut nous amener à reconsidérer l'argument selon lequel toutes les archives étant uniques, elles ne peuvent faire l'objet d'un catalogage partagé. Cela peut être vrai au niveau de l'article, mais pas à celui de la série.

7.3.3 En raison du faible pourcentage de la documentation conservée dans les dépôts d'archives d'Amérique du Nord qui a fait l'objet d'un traitement complet et

des dimensions limitées de la plupart de ces dépôts, nous avons tous eu tendance à négliger l'intérêt que présentent pour l'utilisateur les notices de nos registres d'entrée et des autres instruments analogues de contrôle qu'il faut commencer par élaborer lors de chaque nouvelle acquisition et principalement les éléments de la notice, si brève soit elle, qui permettent d'identifier les documents et en dé­crivent le contenu intellectuel. Cette information, si elle était fournie à un réseau (automatisé ou non) par les très petits centres de dépôt, pourrait être très utile à l'archiviste autant qu'à l'utilisateur. On pourrait faire valoir que l'en­registrement d'entrée d'un fonds ne constitue pas un moyen de contrôle suffisant pour permettre la recherche, mais pour les très petits fonds composés de quelques documents cela pourrait être valable ; les grands fonds sont très souvent reçus en bon ordre, du moins en un ordre suffisant pour pouvoir être consultés. De toute façon, l'existence des sources d'information mérite d'être enregistrée, en vue d'une assistance éventuelle pour un traitement ultérieur et de la planification d'acquisi­tions en commun.

7. 4 Les conséquences de la normalisation

7.4.1 Supposons qu'un centre de dépôt ou un groupement régional de dépôts envi­sagent une certaine automatisation. Il doit maintenant être clair qu'il faut

établir une spécification fonctionnelle destinée à servir de modèle, qui indiquera diverses options normalisées, et faire une analyse approfondie du système de gestion de chaque dépôt (pas seulement de son système de recherche de l'information), car l'automatisation pourrait bien avoir d'utiles retombées sur le plan de la gestion et de la conservation, comme par exemple la circulation interne de l'information qui, en permettant aux utilisateurs de faire connaître leurs suggestions, peut aboutir à l'addition ou à la modification de termes d'indexage.

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7.4.2 L'automatisation est fondée naturellement sur la nécessité de normaliser en premier lieu les éléments constituants des données qui décrivent les

diverses opérations d'archivage, une donnée étant définie comme "la plus petite unité distincte d'information nécessaire à l'activité pour laquelle elle est dé­finie. Ainsi, dans une recette culinaire, les "ingrédients" sont une donnée" (3). A cette fin, un dictionnaire des données (Data Element Dictionary) a été élaboré (Société des archivistes américains, 1982) , pour décrire les opérations de base relatives à tout support de documents d'archives.

7.4.3 II faut bien préciser que normaliser, qu'il s'agisse de données ou de description de contenu (thésaurus), revient à imposer non pas une tyrannie

mécanique, mais un langage précis et une série de normes souples et régies par des principes et des directives. Une description précise utilisant un langage normalisé peut être une création élégante, un art plus qu'une science.

7.4.4 Enfin, pour commencer il faudra peut-être laisser de coté la plupart des instruments de recherche exis-tants dans leur mode d'utilisation manuel et

repartir à zéro en employant les normes agréées. Il nous faut reconnaître que nous avons hérité de ressources très utiles avec les systèmes de recherche des archives traditionnelles et qu'il nous faut avancer avec prudence, car :

"Selon les théories les plus avancées de la connaissance, l'homme pense en manipulant et en modifiant des schemes. On obtient un nouveau concept, non en créant un nouveau scheme à partir de rien... mais en adaptant un scheme existant, ou au besoin en combinant plusieurs schemes rénovés en une nouvelle structure complexe... L'idée... est d'éliminer les schemes de l'échelon supérieur, ceux du système et du sous-système, et de conserver, en vue de leur modification et réutilisation éventuelles, les schemes de l'échelon inférieur, ceux des éléments constituants" (4).

Licklider voit la disparition de la bibliothèque en tant que système et du livre en tant que sous-système, tout en retenant toutes les qualités de visualisation de la page et les ressources bibliographiques de la bibliothèque pour la "bibliothèque de l'avenir" ; on pourrait en dire autant pour la "salle de lecture de l'avenir" aux archives.

7.5 Relations avec les systèmes de bibliothèque automatisés

7.5.1 Si nous avons beaucoup à apprendre des bibliothécaires sur la dynamique des systèmes automatisés et, plus particulièrement, des stratégies d'exploration

libre des résumés analytiques et des copies de documents ou de collections, la création de fiches de catalogue dans le cadre d'un programme de catalogage partagé perdra probablement de l'intérêt. Il peut sembler avantageux d'adapter les pratiques de traitement archivistique à des modèles initialement destinés à la bibliothèque, mais tout ce qu'une notice de catalogue peut faire est de renvoyer à des instruments de recherche manuels plus détaillés ne figurant pas dans la base de données. Cela peut toutefois être utile dans un très grand service d'archives où l'on établit un premier contrôle bibliographique s'appliquant à l'ensemble du centre de dépôt et à tous les supports (voir le paragraphe 5.3.9). Une Equipe spéciale pour les Archives publiques du Canada a recommandé de poursuivre les essais d'application du système AACR II, en vue desquels des modèles de notices avaient été élaborés pour chaque support. Ce système était déjà utilisé avec succès pour la Bibliothèque des Archives publiques et les archives lisibles par machine. En 1977, le système PRECIS a aussi été proposé par la même Equipe spéciale comme le mode d'indexage le plus susceptible de répondre aux besoins des Archives, mais il faudrait évidemment procéder à des essais poussés.

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7.5.2 Par ailleurs,

"La plupart des fonctions élémentaires de catalogage des livres et des publications en série étant maintenant automatisées, il faut surtout viser pendant les dix prochaines années dans les principales bibliothèques de recherche à achever le catalogue en ligne, en y intégrant des collections spéciales, en entreprenant des conversions rétrospectives et en le reliant aux bases de données bibliographiques et analytiques. Chacun de ces efforts coïncide avec les besoins et les intérêts de la communauté des archivistes" (5).

Il n'en reste pas moins vrai que tous les modèles et toutes les règles qui ont été initialement mis au point pour répondre aux besoins des bibliothèques, s'ils ne sont pas adaptés à ceux des archivistes, risquent de n'être guère rentables.

7.5.3 Quel que soit l'avenir immédiat des relations entre les archives et les bibliothèques et de notre expérience partagée de l'automatisation, la pro­

fession d'archiviste subira à la longue une profonde évolution. L'information de caractère archivistique étant de plus en plus mise en ligne, la spécialisation par sujet dans les stratégies de recherche axées sur les sources primaires et leurs substituts risque fort de détruire la relation symbiotique existant entre l'archi­viste et les documents eux-mêmes.

7.5.4 En archivistique, non seulement la fonction de recherche va s'éloigner des fonctions de garde, de traitement et de gestion des documents, mais on va

peut-être même voir apparaître des archivistes de renseignement qui se rapprocheront davantage des professionnels de l'information que de leurs collègues s'employant essentiellement à acquérir, traiter et gérer des documents d'archives. Il est à espérer que ces rôles demeureront interchangeables si l'on ne veut pas arriver à une dissociation de la profession d'archiviste.

7.5.5 En tout état de cause, il est évident qu'avec l'abondance des sources d'infor­mation existantes, l'archiviste risque même de devenir un conseil et un

spécialiste de l'évolution des modèles de communication, qui sera consulté pour concevoir le mode d'enregistrement d'information le meilleur et le plus durable et travaillera aux côtés d'analystes fonctionnels et de bibliothécaires, d'informa­ticiens et de planificateurs, à une époque où cette différenciation pourra sembler bizarre et démodée, et dans une société axée sur l'utilisateur où le matériel d'archives tel que nous le connaissons sera devenu un précieux patrimoine d'objets culturels qui auront survécu aux ravages de l'acidité.

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NOTES

1. David Bearman, Towards National Information Systems: Strategies and Frameworks, Chicago, Society of American Archivists, juin 1982, 27 p.

David Bearman, Towards National Information Systems: Opportunities and Requirements, Chicago, Society of American Archivists, sept. 1982, 39 p.

L. McCrank, éd., Automating the Archives, American Society for Information Science, White Plains, N.Y. , Knowledge Industry Publications Inc., c. 1981, 363 p.

Voir également, dans la bibliographie figurant à la fin de la présente étude, Bartle and Cook, Arad and Olsen, Roper, M., Cook, M. , Archives and the Computer.

2. Bearman, op. cit., sept. 1982, p. 14.

3. Bearman, op. cit., juin 1982, p. 12.

4. Licklider, Libraries of the Future, p. 3.

5. Bearman, op. cit., sept. 1982, p. 17.

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8. RESEAUX

8.1 Origines

8.1.1 La création de réseaux d'archives traduit les profondes mutations de la société postindustrielle. Le centralisme, avec la distinction caractéris­

tique de l'ère du chemin de fer, entre des centres clairement identifiables et la périphérie et le développement de conglomérats industriels urbains, cède la place à un déclin des villes, un retour des populations à la campagne et une décentrali­sation administrative croissante. Nous sommes aujourd'hui à l'ère des associations de circonstance, des groupes d'intérêt, des équipes spéciales et de la gestion matricielle. Toutes ces formes d'organisation contrastent avec les hiérarchies administratives et politiques, héritées du passé qui, si elles ne sont pas encore abolies, se voient systématiquement remises en question. L'information est devenue un produit de première nécessité : rien d'étonnant à ce que les institutions d'archives doivent, comme tant d'autres, s'organiser ou évoluer vers une organi­sation en réseaux, à l'image de l'informatique et de l'ordinateur. Tout ce qui a été dit dans ce qui précède au sujet des relations entre l'utilisateur et l'archi­viste donne à penser que la question n'est pas de savoir si les réseaux vont se mettre à proliférer mais quand la conjoncture économique le permettra. Si les réseaux ne sont pas encore tous informatisés, tous devraient être conçus en fonction de l'informatisation (1).

8.2 Types de réseau

8.2.1 Par définition, il peut y avoir toutes sortes de réseaux, qui répondent aux objectifs les plus divers (2). Leur fonction même étant de favoriser la

coopération et la collaboration, ils donnent aux principaux dépôts d'archives la possibilité de mettre leurs ressources en commun avec celles des dépôts de moindre importance et de contribuer à l'amélioration de ces derniers. Ceux-ci, à leur tour, font connaître le contenu de leurs fonds et collections, ce qui permet aux utili­sateurs de se faire une idée claire des ressources archivistiques disponibles qui, au sein d'une région, répondent à leurs besoins. La formule des réseaux présente également des avantages sur le plan administratif : partage des frais de matériel et des dépenses relatives à des services tels que la formation, la conservation, etc. (cf. également la Section 7, "L'informatique dans la salle de lecture", p. 47)

8.2.2 Les réseaux offrent les possibilités suivantes :

1. Le dépôt central peut prendre la plupart des initiatives relatives aux opérations d'archivistique y compris le catalogage, laissant aux services satellites le soin d'assurer l'accès local à l'information et aux documents, y compris le traitement.

2. Des archives publiques peuvent déposer, après traitement, certains documents de l'administration locale dans un dépôt local agréé, par exemple une université de la région, ou donner à ce dépôt mandat de prendre directement en charge les documents d'archives créés par les autorités locales, etc. Le mode de fonctionnement serait probablement celui d'une fédération souple.

3. Un réseau constitué de dépôts d'archives importants peut rémunérer un coordonnateur local et affecter une quantité appréciable de temps de travail, de locaux et de crédits à des projets conjoints.

4. Un réseau peut favoriser l'élaboration de programmes d'acquisition concertés et non plus concurrents.

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5. Le transfert matériel de fonds et collections entre membres du réseau peut être autorisé, dans l'intérêt de l'utilisateur.

6. Un consortium d'institutions autres que des archives peut choisir de financer un dépôt central au lieu que chacune crée pour son compte un service d'archives.

7. Il convient de se rappeler que les dépôts annexes des archives natio­nales constituent de fait des réseaux qui sont souvent étroitement intégrés, tout en restant à certains égards indépendants, voire con­currents (cf., par exemple, la politique d'acquisition des Bibliothèques présidentielles aux Etats-Unis).

8.2.3 Quel que soit au demeurant le cadre institutionnel, il y a toute une série d'orientations qui sont également possibles :

1. Constitution, sans préjudice de la décentralisation et des possibilités ultérieures d'informatisation, d'un fonds regroupant des archives lo­cales éparpillées et volumineuses intéressant les milieux autres que les élites.

2. Spécialisation régionale concertée des acquisitions des divers membres du réseau dans des domaines déterminés, comme l'histoire régionale de l'agriculture. Parallèlement, possibilité pour tous de prendre en charge des documents d'intérêt durable, comme les archives d'hommes politiques locaux.

8.2.4 Les utilisateurs et les créateurs d'archives ne se satisfont pas, ce qui est compréhensible, d'une situation où les documents ne sont ni totalement

centralisés ni conservés à l'endroit où ils ont été créés. La formule du réseau constitue un compromis, dans la mesure où il est matériellement impossible qu'un original soit simultanément conservé en deux endroits ; de plus un réseau doit, sous peine d'inefficacité, observer un certain nombre de règles :

1. Les dépôts d'archives qui font partie du réseau ne doivent pas conserver plus de documents qu'ils ne peuvent en traiter.

2. Les décisions relatives au tri et à l'élimination doivent être réalistes, et tenir compte des locaux et du personnel disponibles pour faire face à l'augmentation rapide des entrées.

3. Les systèmes d'information doivent être dans toute la mesure du possible normalisés.

4. La prestation de services n'est pas la seule fonction d'un réseau. La conservation des documents et la gestion économique sont également des fonctions importantes.

5. Les conditions de participation au réseau doivent faire l'objet d'un accord écrit et sans ambiguïté.

6. Dans la mesure du possible, les membres du réseau doivent verser une contribution annuelle calculée en fonction d'un barème. Il n'est pas possible d'assurer le financement permanent de réseaux uniquement à l'aide de dons ou de subventions occasionnels.

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7. Le réseau peut faire appel à du personnel, spécialisé ou non, pour assurer la bonne marche des services techniques.

8. Il faut tirer pleinement parti des contacts à la base et des activités locales de vulgarisation, en mettant à profit les ressources du réseau.

NOTES

1. Bearman, op. cit., sept. 1982»

2. The Midwest Archivist, vol. 6, n° 2, 1982. Cette publication est le recueil des exposés faits à la Conférence nationale sur les réseaux régionaux d'archives, Madison, Wisconsin, Etats-Unis d'Amérique, 1981. La présente section s'en inspire largement.

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9. AU-DELA DE LA SALLE DE LECTURE : LES SERVICES DE VULGARISATION

9.1 Attitudes

9.1.1 Les archivistes ont en règle générale une attitude ambivalente à l'égard de la vulgarisation. D'une part, en effet, nous mesurons toute la valeur

des ressources dont nous avons la garde, comme matériel d'exposition et comme source d'inspiration, et nous sommes conscients aussi de tous les moyens par lesquels les documents d'archives peuvent être mis en valeur, sous quelque forme que ce soit, comme objets culturels. D'autre part, nous sommes à bon droit con­vaincus que notre mission est d'abord de garder les documents, de les traiter et de renseigner les chercheurs, ce qui ne nous laisse guère de temps ni d'argent à consacrer à des activités parfois perçues comme facultatives. Le travail de vulga­risation s'ajoute donc aux tâches quotidiennes de l'archiviste, qui l'accepte sans enthousiasme, voire à contrecoeur, surtout s'il doit lui consacrer trop de soirées ou de week-ends.

9.1.2 En fait, toutes ces activités sont reliées comme par un fil invisible et la vulgarisation s'inscrit dans le prolongement des autres, celles qui

définissent la mission essentielle de la politique archivistique. Les services de vulgarisation sont essentiellement un prolongement des services de renseignements (1). Les observations qui suivent s'inspirent de l'ouvrage mentionné en référence et de trois autres (2).

9.2 Définition et champ d'activité

9.2.1 Lorsqu'il se livre à un travail de vulgarisation, lorsqu'il s'occupe de "programmes s'adressant au grand public", tels qu'ils sont ordinairement

présentés en Amérique du Nord, l'archiviste, au lieu de répondre à la demande du lecteur prend lui-même l'initiative de proposer des expériences et des vues nou­velles à divers "publics", par le biais de publications, d'ateliers, de conférences et d'expositions qui peuvent avoir pour effet de développer l'exploitation des archives et d'inciter les archivistes à tirer la leçon d'éventuelles critiques en faisant montre d'une plus grande complaisance à l'égard des lecteurs.

9.2.2 Les archivistes déploient souvent des talents insoupçonnés dans le travail de vulgarisation et, comme les programmes très sophistiqués continueront à

être l'exception plutôt que la règle, nos clients, qui nous imaginent volontiers dans des rôles plus conventionnels, pourront apprécier l'intérêt et l'ingéniosité dont nous savons faire preuve, cependant que nous apprendrons à mieux communiquer.

9.2.3 La plupart des services d'archives sont amenés à participer à des programmes s'adressant au public, même si les archivistes n'en ont pas conscience, dans

la mesure où toute relation qui ne se limite pas à un tête à tête entre dans cette catégorie, les publications, les causeries et les tournées en constituant les formes les plus traditionnelles.

9.2.4 II est capital de déterminer soigneusement le public potentiel avant de définir le programme. Les thèmes des expositions doivent être nettement

circonscrits ; les ateliers doivent répondre à des besoins manifestes ; il est possible de gagner de nouveaux publics, de nouveaux groupes de lecteurs, et de cultiver les utilisateurs habituels.

9.2.5 Les archivistes doivent veiller à ne pas viser trop haut, à développer leurs programmes de façon progressive, au même rythme que leurs dotations en per­

sonnel ; les activités de vulgarisation, d'abord organisées dans le bâtiment même qui abrite les archives, s'étendront ensuite sur le terrain à des groupes restreints

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pour enfin favoriser des projets, comme la présentation d'archives ethniques, propres à intéresser une communauté tout entière.

9.2.6 L'extension des activités en direction des établissements scolaires, même animée des meilleures intentions, sera souvent éphémère s'il n'y a pas, au

sein du personnel, quelqu'un qui dispose du temps nécessaire pour travailler en étroite collaboration avec les enseignants et les aider à repérer les documents qui correspondent au programme scolaire (3). Malheureusement les enseignants eux-mêmes trouvent difficilement le temps nécessaire à ce travail de préparation, perdant ainsi, fatalement, des occasions pourtant prometteuses.

9.2.7 Le développement des réseaux, de l'informatique, voire de la télévision interactive, peut favoriser la décentralisation d'une grande partie des

activités de recherche et de groupe ou même permettre un travail à domicile, auquel cas nombre des activités dites de vulgarisation deviendront partie intégrante des fonctions principales des services d'archives.

NOTES

1. Elsie F. Freivogel, Education Programs: Outreach as an Administrative Function, American Archivist, vol. 41, n° 2, 1978, p. 147-153.

2. Gail F. Casterline, Archives and Manuscripts: Exhibits, Chicago, Society of American Archivists, 1980, 70 p.

Ann Pederson and Gail F. Casterline, Archives and Manuscripts: Public Programs, Chicago, Society of American Archivists, 1982, 94 p.

Hugh A. Taylor, Clio in the Raw: Archival Materials and the Teaching of History, American Archivist, vol. 35, 1972, p. 317-330.

3. Michael Cook, Teaching with Archives, International Journal of Archives, vol. 1, n° 1, 1980, p. 25-36.

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10. L'UTILISATEUR FACE A L'AVENIR : FORMATION DES ARCHIVISTES, RECHERCHE ET DEVELOPPEMENT

10.1 Formation des archivistes

10.1.1 II est clair que la formation des archivistes, tout en continuant à privi­légier leur mission essentielle, qui est de conserver des documents pour la

postérité, quels que puissent être les besoins immédiats, doit en même temps développer chez eux la capacité à faire connaître les sources d'information abon­dantes et complexes de leurs fonds et collections, qu'elles portent sur des périodes révolues ou sur le passé récent.

10.1.2 Les archivistes commencent aussi à comprendre que l'afflux régulier, dans les dépôts d'archives, de pièces présentant un intérêt permanent n'est

possible qu'au prix d'une gestion efficace des documents dont nous devons bien saisir le principe puisque nous travaillons en étroite collaboration avec les gestionnaires.

10.1.3 Nous avons beaucoup à apprendre des bibliothécaires (la réciproque est vraie) en ce qui concerne la saisie et la récupération de l'information au moyen de

modèles et de procédures normalisés suffisamment souples pour convenir à tous les supports, y compris le matériel des bibliothèques.

10.1.4 II est temps d'"harmoniser" les programmes de formation des archivistes, des bibliothécaires et des documentalistes (1), de façon à ce que, dans la

mesure du possible, ceux-ci bénéficient au départ d'une formation identique, avant de se spécialiser dans leurs disciplines respectives. Il a également été proposé (2) d'incorporer à cette formation l'étude de l'histoire et de l'information. Cette évolution contribuerait grandement à développer la compréhension mutuelle et la collaboration, pour le plus grand profit de l'utilisateur, qui s'intéresse par défi­nition à l'information, quelle qu'en soit la source, et qui, à terme, se félicitera de la mise en place de systèmes intégrés. Delmas fait en outre observer que l'harmo­nisation des formations, au demeurant possible et nécessaire, doit se fonder non pas sur la vision théorique d'une profession idéale, mais sur la nature des documents et collections d'archives à traiter, ce qui est sans doute la seule démarche réa­liste. Cet effort d'harmonisation risque d'être incomparablement plus difficile si les archives comportent surtout des documents historiques très anciens.

10.1.5 On a également montré qu'un redressement de la situation actuelle, qui est une situation de récession mondiale, s'accompagnerait sans doute d'un déve­

loppement spectaculaire de l'activité archivistique dans les pays d'Europe et du Tiers Monde (3), accompagné d'un besoin accru de personnes formées au traitement de l'information qui, nécessaire à la satisfaction des utilisateurs, serait aussi un facteur décisif d'harmonisation. L'arrivée d'une nouvelle vague d'archivistes abordant avec confiance la nouvelle société de l'information contribuerait grande­ment au développement de la profession.

10.1.6 II n'y a pas lieu d'aborder ici le détail des programmes d'études puisque aussi bien Delmas a échafaudé quelques modèles intéressants ; disons ce­

pendant que tout étudiant en archivistique aurait intérêt à étudier ce que Delmas appelle la "psychosociologie des communications", une discipline pratiquement inexistante dans la plupart des écoles et des programmes de formation d'archivistes.

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10.2 Recherche et développement

10.2.1 En fait de recherche, les archivistes ont été jusqu'à présent réduits à la portion congrue, à telle enseigne que notre profession semble plus artisa­

nale que scientifique, ce qui ne signifie pas qu'il faille mépriser le caractère pragmatique et réaliste de ses principes de base. Toutefois, dans l'intérêt de l'utilisateur comme de la profession, il est temps que certains archivistes aient la possibilité de se soustraire à leurs tâches quotidiennes pour se livrer à des études détaillées sur des expériences de récupération de l'information, l'élabo­ration de modèles de disposition des données, les besoins et comportements des chercheurs, toutes activités dont les bibliothécaires ont tiré le plus grand profit. Il est indispensable que la théorie pure soit mise à l'épreuve et que ses décou­vertes soient incorporées aux programmes universitaires de formation archivistique et d'autres formations, dans l'intérêt de la profession tout entière.

10.2.2 Un certain nombre d'instituts de recherche appartenant aux grandes régions linguistiques pourraient répondre à ce besoin. "La science archivistique"

doit, si elle prétend à un statut authentiquement scientifique, reposer sur un corpus de connaissances qui ne saurait se réduire aux apports de l'observation personnelle ni même de la sagesse collective. Grâce à l'informatique, nous disposons aujourd'hui des outils nécessaires ; tout ce qu'il nous faut, c'est la volonté d'entreprendre des recherches et la possibilité de nous y consacrer.

10.2.3 II est nécessaire enfin que les utilisateurs se forment aux techniques et méthodes nouvelles qui s'appliquent à leurs disciplines respectives ; les

archivistes et les bibliothécaires auraient un rôle à jouer à cet égard, en guidant le chercheur qui pénètre dans la salle de lecture ou s'approche du terminal. La recherche est appelée à devenir plus que jamais une entreprise commune de l'archi­viste et du chercheur qui, armés de leurs qualifications respectives, s'emploieront, côte à côte dans notre monde troublé, à faire jaillir le savoir de l'information et la sagesse du savoir.

NOTES

1. Bruno Delmas, La formation des archivistes - analyse des programmes d'études de différents pays et réflexion sur les possibilités d'harmonisation, (PGI/E.T./HARM/6), Paris, Unesco, 1979, 75p.

2. L.J. McCrank, Prospects for integrating historical and information studies in archival education, American Archivist, vol. 42, n° 4, 1979, p. 443-455.

3. Michael Cook, Formation théorique et pratique des archivistes : rapport sur la situation actuelle des programmes de formation en matière d'archives et évaluation des besoins en personnel spécialisé dans ce domaine, (PGI-79/CONF.604/COL.2), Paris, Unesco, 1977, p. 20 et 21. D'autres travaux de Cook sur la question sont mentionnés dans la bibliographie fournie à la fin de la présente étude.

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