lettre n°74 d’information Juin 2020 · e Covid-19 a plongé l’ensemble des acteurs de la vie sociale dans la tour-mente depuis le 17 Mars dernier, il a fallu fermer vos sites

Édito

Le Covid-19 a plongé l’ensemble des acteurs de la vie sociale dans la tour-mente depuis le 17 Mars dernier, il a fallu fermer vos sites puis réouvrir dans des conditions parfois très floues. AIGA a mis en place un plan de continuité

de services dès le début du confinement grâce au télétravail.

Parmi les mesures sanitaires qui risquent de durer, il est conseillé dans la mesure du possible de placer vos salariés en télétravail et de limiter le pas-sage des usagers dans votre structure. Le logiciel iNoé et son espace familles répondent à cette problématique en permettant aux usagers de gérer les aspects administratifs à distance (inscriptions, paiements, réservations etc…), et aux sa-lariés d’accéder au logiciel de n’importe quel poste connecté à internet, je vous invite à vous reporter à l’article « migrer vers iNoé, quels avantages… » pour plus de détails.

Sachez aussi que les installations et les formations continuent. Nous avons profité de cette période pour assurer notre mutation vers les formations distan-cielles en faisant évoluer nos méthodes pédagogiques, en formant notre person-nel et en achetant les outils logiciels ad ’hoc.A ce jour, nous proposons la plupart de nos formations en mode distant, beau-coup de clients sont déjà installés par ce biais depuis début Mai et c’est un succès.

De plus, en complément, nous avons mis à votre disposition dans votre Espace Clients un ensemble de ressources pédagogiques (vidéos de formations, support de cours, FAQ…).

AIGA est maintenant prêt pour assurer tous ses services à distance, mais avez-vous tous les bons outils pour répondre au contexte actuel ? Migrer rapidement vers iNoé, c’est travailler à distance facilement et alléger les inscriptions sur site à la rentrée ou même cet été. Renseignez-vous au 04 72 53 22 01 ou sur notre site internet www.aiga.fr (contacts).Philippe DUCHAMP (Président)

lettre d’information

n°74Juin 2020

c Mairie de Mourmelon Le Grand 51

c M.J.C. Chateauvert 26

c Micro-crèche laissez moi le temps 44

c RAM de la Ville d’Angoulême 16

c CDC Dourdannais en Hurepoix 91

c Centre social le foyer d’Auterive 31

c Multi-accueil frimousse 62

Parmi nos nouveaux clients…

AIGA Lettre d’information n°74 [Juin2020] page 1/8

SommaireActualitésP. 2

ServicesP. 5

Trucs & AstucesP. 6

Docs Covid-19P. 8

Actualités

MIGRER SON LOGICIEL NOÉ VERS INOÉ, QUELS AVANTAGES ? Ce logiciel est full web, aucun fichier n’est installé sur vos ordinateurs, tout est sur nos serveurs.

Pourquoi migrer de Noé vers iNoé ?- Vos mises à jour sont réalisées par AIGA, plus de téléchargement de patchs.- Vos données sont protégées sur des serveurs conformes à la loi sur la protection des données

personnelles, aucune donnée sur les familles n’est présente dans votre structure évitant la gestion des sauvegardes et les risques juridiques liés aux vols de données personnelles.

- Pensez au télétravail, vous utilisez iNoé sur n’importe quel ordinateur connecté à internet, sans installation ni de gestion d’infrastructure de serveurs et de réseaux locaux…

- Vous pouvez lier les inscriptions des familles sur un portail web au paiement effectif, aucune inscription n’est validée par le logiciel si le paiement n’est pas effectué immédiatement (en option).

- Une ergonomie permettant aux familles de réaliser de nombreuses opérations sur le portail web (inscriptions, réservations, envoi de documents scannés…), vous évitant de nombreuses saisies et allégeant ainsi votre travail et vous permettant de respecter les règles sanitaires en évitant l’afflux d’usagers dans vos locaux pour des raisons administratives.

- Possibilité de communiquer avec les parents sur un fil d’actualité grâce à une applicationsmartphone.

- Nouvelles fonctionnalités utilisables sur différents supports (tablettes, ordinateurs,smartphones…) permettant un gain de temps sur la saisie des données.

- Statistiques multi établissements paramétrables.- Hébergement plus économique que celui de Noé/aspaway.- Reprises de vos principales données.

Nous réalisons des démonstrations gratuites et des conditions commerciales intéressantes, n’hésitez pas à contacter le service commercial au 04 72 53 22 01 ou www.aiga.fr « contactez-nous »

AIGA Lettre d’information n°74 [Juin 2020] page 2/8

HOMMAGE A Christian PAYELLEChristian Payelle était membre du Conseil d’Administration de AIGA, il est décédé à 72 ans le 7 Février dernier.Soucieux d’être utile à ses contemporains, Christian Payelle a été bénévole au centre social d’Ecully dans les années 80 puis président de la Fédération des Centres Sociaux du Rhone en 1984. A cette époque, il avait pressenti que l’informatique permettrait aux centres sociaux de prendre en main leur gestion pour assurer leur avenir. Christian Payelle a alors travaillé, avec d’autres, sur la création de l’Association pour l’Informatisation de la Gestion des Associations -AIGA-Après de nombreuses difficultés, des logiciels de compta/paie ont été proposés à partir de 1984, contribuant à l’autonomie financière des centres sociaux dans la France entière. L’association se développa dans le réseau des centres sociaux puis des crèches et des centres de loisirs avec des logiciels spécialisés, Christian Payelle devint président de l’association AIGA en 1989 puis de la société AIGA jusqu’en 2007.Christian restait toujours au contact de la société au travers du Conseil d’Administration, il nous manquera….

Philippe DUCHAMP

Actualités


RESULTAT ENQUÊTE QUALITE 2019

En Novembre dernier, AIGA vous a fait parvenir par mail une enquête qualité. Cette démarche, outre le fait qu’elle constitue une étape importante de la certification qualité ISO 9001 version 2015, nous permet de constater l’efficacité des actions destinées à vous apporter un service adapté à vos attentes.Vous avez été plus de 1 100 à répondre, le taux de satisfaction a atteint 96.31% (96.22% en 2018). Nous progressons donc encore, particulièrement sur la fiabilité des logiciels et la qualité des formations, nos efforts pour étoffer notre bureau d’études et nos méthodes de tests sont visiblement appréciés, nous allons donc persévérer. La gestion de la DSN et le passage au prélèvement à la source ont été appréciés par les utilisateurs de nos produits de paie, et vous demandez des formations sur mesure que nous pourrons facilement réaliser à distance (l’absence des déplacements donne de la souplesse au découpage des sessions).Enfin vous nous demandez de travailler sur l’évolutivité de nos logiciels, nous nous y employons en mettant en place un plan de développement ambitieux pour les 3 prochaines années.

Christophe Charmeil-Responsable qualité

REGLEMENTATION PETITE ENFANCE ET COVID-19

La propagation du Covid-19 et les mesures de confinement qui y sont associées entraînent des bouleversements sans précédent dans nos modes de travail, nous obligeant à repenser parfois intégralement nos modèles actuels.Le secteur de la petite enfance est en première ligne pour accompagner notamment le personnel soignant dans leurs besoins de garde. Cela se traduit par des mesures au niveau national, la CNAF et local, votre CAF.Dans ces circonstances, AIGA depuis mi-mars travaille à vos côtés pour vous accompagner dans la mise en place de nouvelles pratiques dans vos applications Noé et iNoé. En parallèle et pour vous accompagner de manière plus individuelle sur des points spécifiques, atypiques liés à vos problématiques de fonctionnement, nous vous proposons un temps de formation distanciel sur l’analyse statistique de votre activité. Notre service formation reste à votre disposition pour répondre à vos questions.Vous apporter «bien plus que des savoirs», c’est aussi nous tenir à vos côtés pour surmonter ensemble ce moment inédit.

Agenda 2020 Aiga vient à votre rencontre

• Toulouse le 03 Novembre

• Lyon le 17 Novembre

• Lille le 1er Décembre

COVID-19

Actualités


Covid 19 - La PSU à l’heure des choix : des valeurs sociales ou des techniques administratives ?

Cette période liée à la pandémie Covid 19 a été riche en évènements de tous ordres : situations nouvelles, urgence, préconisations institutionnelles, contradictions, etc… Au milieu de tout ça, vous Gestionnaires et Directrices et Directeurs d’EAJE et nous, éditeur de logiciels. Pour moi, ancien EJE qui observe ce secteur depuis de très nombreuses années, cette période me fait me poser pas mal de questions.

Je prends un exemple parmi tellement d’autres : la notion de « suspension des contrats ». Un terme tout nouveau qui a perturbé tout le monde. Et c’est bien…

La CNAF, garante des intérêts des familles depuis la fin de la dernière guerre, a alerté ses différents partenaires sur une démarche forte : « ne laissez pas en rade les familles avec lesquelles vous avez un engagement contractuel, moral, solidaire, etc, et qui aujourd’hui, du fait de cette situation sanitaire, sociale et économique, ont besoin de vous mais différemment. »

Pour cela elle a donné les trois principes de ce qu’elle appelle «la suspension des contrats». Ce qui est dans l’esprit de la Psu : « être au plus près des familles » :

• Souplesse avec ces familles.

• Facturation aux familles selon leurs nouveaux besoins.

• Pas d’incidence négative sur le besoin d’accueil ultérieur des familles.

Et là je m’arrête et je dis très sérieusement : « Bravo la CNAF pour le rappel de ces valeurs fondamentales qui président à ce service au public qu’est l’accueil des jeunes enfants et de leurs familles. Ce rappel vous honore, cette société en a besoin ! »

Comme toute démarche celle-ci repose, pour sa mise en place, sur des outils. La CNAF vous dit à sa manière : « mettez vos outils en application mais préservez cette démarche ».

Dans ce même temps d’urgence et de crise, des recommandations parfois contradictoires ou incomplètes ont été diffusées qui montrent que dans une période comme celle-là, plus qu’à d’autres moments, une lecture approximative des logiques de la réglementation et de son application, peut entrainer des conséquences qui pourraient, à terme, être dommageables pour l’ensembles des acteurs et du dispositif PSU.

La CNAF vous dit il y a deux sortes de situations pour les « suspensions de contrats » :

• Les familles qui ont décidé de ne plus revenir. Elle vous de faire preuve de souplesse par exemple en n’appliquant pas le délai de préavis dans le cas de ruptures de contrats.

• Pour les autres familles elle vous dit souplesse (adaptez vos propositions d’accueil) et engagement (assurez-les que malgré les changements actuels leur place pour la rentrée est bien garantie dans le cadre de leurs besoins d’avant).

Et à ce moment seulement, se pose la question des outils. Ils sont ceux de d’habitude, à articuler selon les situations (inscriptions, pointages, absences, contrats, ruptures…). Les outils techniques. Vous les connaissez mais parfois les maitrisez plus ou moins bien.

Nous vous avons aidé à les mettre en œuvre depuis mars. La Foire Aux Questions que nous vous avons adressée par mail dernièrement les récapitule.

Si avec ça vous ne trouvez pas comment faire preuve de souplesse......et de respecter votre engagement, avec vos outils…c’est qu’il y a un problème. Il n’y aura jamais dans nos logiciels un bouton « suspension de contrat », comme il n’y en a pas pour « être au plus près des besoins des familles ». Parce que tout ça repose sur des valeurs et c’est au cas par cas.

Je terminerai par une petite note qui pourra peut-être paraitre déplaisante. Néanmoins, je la dis avec empathie.

Vous êtes en gestion ou en direction d’un EAJE qui fonctionne d’après trois règles :

• Le règlement de fonctionnement. Celui-ci fait obligatoirement appel aux deux autres.

• Le décret d’août 2000 et les suivants.

• La Psu dont la dernière circulaire date de mars 2014.

L’accueil de la Petite Enfance a une histoire qui a été recadrée en Août 2000, politiquement mais surtout socialement, pour permettre que toutes les familles aient accès à l’accueil de leurs jeunes enfants.

Si vous aussi vous ne maîtrisez ni l’esprit de la réglementation, ni ses logiques et ses conséquences, c’est l’avenir même de cet accueil qui sera remis en cause. Certains le craignent, d’autres l’attendent…

Alors si c’est le cas : arrêtez tout et faites le travail qu’il faut pour comprendre que derrière des recettes techniques, il est avant tout question de valeurs…

Marc SAUTEREAU – Chargé de Mission Petite Enfance à AIGA

COVID-19

Services


200 associations en externalisation des paies.C’est le nombre de Centres Sociaux, MJC, EAJE, Accueils de Loisirs, Maisons de Quartier, Fédérations etc. qui nous ont confié la réalisation de leurs paies et de leurs déclarations sociales.Le traitement complet de leurs paies leur coûte 22.20 €TTC par bulletin (entrées, sorties, suivi des IJ SS et Prévoyance, DSN, fichier de virement, écritures comptables etc.). Sans aucun supplément.AIGA a fait le choix de limiter son service aux associations appliquant 2 Conventions Collectives : ALISFA et ECLAT (ex ANIMATION). Et nous collaborons étroitement avec les juristes des 2 syndicats employeurs qui en sont cosignataires : ELISFA et le CNEA.17 spécialistes de la paie travaillent au quotidien afin d’apporter le meilleur service aux 650 associations utilisatrices de Cloé Paie et aux 200 associations clientes de notre service d’externalisation des paies.

Pour toute information, contenu du service, estimation, faisabilité, posez-nous librement vos questions sur : [email protected].

Externalisationdes Paies

AIGA propose depuis quelques années de mettre la compétence de ses spécialistes au service des établissements multi accueils, sur d’autres thèmes que la formation aux logiciels.

• Des prestations définies au catalogue : - Coordonner la gestion de l’offre d’accueil et des besoins des familles sur un

territoire. - Elaborer les rapports d’activités des RAM. - Optimiser l’utilisation de NOE pour mieux gérer les nouveaux fonctionnements

CNAF.

• Celles dont des contenus se définissent en fonction des besoins desclients :

- Accompagnement et conseil dans la mise en place de pratiques communes. - Application des circulaires CNAF. - Etc…

Vous pouvez contacter M. Sautereau au 04.72.53.22.00 pour une étude personnalisée.

Les spécialistes de

la Petite Enfance

vous proposent

Trucs & Astuces


Noé PETITE ENFANCE & ANIMATIONComment vérifier si tout est facturé sur une période ?L’édition de la situation financière famille ou activité permet grâce à l’option ‘Edition des montants facturés’ d’afficher une colonne avec les montants facturés (Factures numérotées validées). Les totaux des colonnes ‘Facturé’ et ‘Total du’ doivent être identiques sinon utilisez l’option ‘Afficher uniquement les écarts’ pour vérifier les écarts.

Comment effectuer mes transferts en comptabilité des règlements au rythme des bordereaux de remise ?Si vous effectuez des bordereaux de remise en banque avec Noé, activez le transfert des écritures en Pilotage ‘Bordereau’. Ce paramétrage s’effectue par mode de règlement dans le menu Facturation / Liaison comptable / Paramétrage / Onglet Règlements.

Comment corriger des noms de rues et fusionner des villes ?Si l’option Compléter les rues automatiquement est coché (Onglet Options du Gestionnaire), vous pouvez modifier les rues à partir du menu Rues ou Rues et quartiers (Menu Paramètres / Généralités). Pour transférer une rue mal orthographiée sur une autre rue existante, utilisez le menu Transfert de rues du menu Outils.Pour fusionner des villes, utilisez la fonction ‘Transfert de Villes’ disponible dans les Outils du menu Codes postaux.

Utilisation Noé sous Aspaway, pensez à vous déconnecter en cas de non utilisation.Sans utilisation de l’application pendant une durée de 3 heures, une déconnexion automatique intervient mais votre logiciel reste ouvert dans votre session.Pensez à vous déconnecter correctement en cas de non utilisation prolongée et notamment en fin de journée.

Noé – Petite enfanceSi vous utilisez les congés déduits sur contrat, quels sont les vérifications à effectuer en fin de contrat ?Il faut vous assurer qu’à l’issue du contrat le solde des congés soit à 0. Si ce n’est pas le cas, vous devez procéder à la régularisation du solde de ces congés à partir de la fonctionnalité «Autres dettes» des dossiers d’inscription. L’édition Suivi des soldes des absences à capital, disponible à partir de l’écran des pointages, permet d’identifier les soldes non utilisés.

En cas d’utilisation du module Ecran Tactile, comment supprimer rapidement les icones des enfants partis de votre établissement ?Un nouvel outil disponible à partir des Outils de la fiche d’inscription permet de supprimer les icônes des enfants ayant une date de sortie.

En cas d’utilisation d’un stylo Code barre pour la saisie des présences, en cas de changement de contrat, pensez à éditer de nouveau la liste des codes barre.A partir de septembre, vous allez surement refaire des nouveaux contrats donc des nouvelles inscriptions. Vous pouvez également changer un contrat en cours d’année (création d’une nouvelle inscription), n’oubliez pas de rééditer la liste des codes-barres des inscriptions car les numéros d’inscription auront changé.

Noé – AnimationTestez vos paramétrages d’activité avant d’ouvrir les inscriptions à cette activité ?Vous avez créé une période d’activité ou dupliqué une période d’activité, il faut créer une inscription fictive avec une famille TEST et tester plusieurs cas de figure faisant intervenir les paramètres créés (prix, suppléments, forfaits, réductions, aides, confort de la grille de pointage et des fiche de présences à proposer aux animateurs, statistiques de présences,…). Ne numérotez pas les factures lors de ce test, vous pourrez ainsi supprimer l’inscription après validation des différents paramètres testés.

Comment affecter une activité par défaut afin d’y accéder plus rapidement ?L’affichage des activités s’effectue par défaut dans l’ordre alphabétique du nom de l’activité. Grâce à l’option ‘Par défaut’ disponible sur chaque activité, vous pouvez désigner une activité principale. Lors de l’ouverture du menu Activité, celle-ci s’affichera en priorité.

Trucs & Astuces


iNoé ANIMATION et PETITE ENFANCE

Comment faire une recherche des enfants inscrits par leur prénom ?Une option ‘Recherche et tri des enfants par leur prénom’ disponible dans le menu Paramétrages / Etablissement puis l’onglet Edition, permet d’effectuer par défaut les recherches individus et inscription sur le prénom de l’enfant.

A partir d’une fiche famille, enfant, inscription, comment accéder rapidement aux factures, règlements, situation financière de cette famille ?Le bouton ‘Outils’ de la fiche famille, de la fiche enfant, de la fiche d’inscription, et même du pointage individuel, vous permet de consulter rapidement les factures, les règlements ou la situation financière de la famille concernée.

iNoé – Petite enfanceComment suivre graphiquement les places restantes, les enfants présents ainsi que l’encadrement réel et théorique de mon établissement ?A partir de l’écran Pointages collectifs, le bouton «Graph. de suivi» (en haut à droite de l’écran) indique par jour les enfants présents, les places restantes, les places disponibles et l’encadrement théorique, réel, prévisionnel. Vous pouvez afficher au choix les informations souhaitées en cliquant sur les pastilles en bas de l’écran. Une sélection peut être faite pour un groupe ainsi qu’un découpage au choix (Heure, ½ heure, ¼ heure).

Comment effectuer une simulation d’une mensualité pour un enfant non inscrit dans votre établissement ?A l’aide du menu «outils» de l’écran de Recherche inscription, la fonction Calcul de la mensualité vous assiste dans plusieurs étapes afin d’effectuer une simulation d’une mensualité, en tenant compte d’une semaine-type, des revenus de la famille, du nombre d’enfants à charge et de la durée du contrat. Laissez-vous guider par l’assistant.

iNoé – AnimationComment effectuer les passages des enfants d’une classe à une autre ?A partir de «Paramètres et listes / gestion scolaire», le menu «Montée pédagogique» vous aidera à effectuer les passages dans les classes supérieures pour un ensemble d’enfants déjà inscrits dans une classe. Après avoir sélectionné les enfants d’une classe, d’un niveau pour une année scolaire ou les enfants de tel âge, choisissez les nouvelles informations scolaires à attribuer à votre sélection. Sur mes inscriptions, comment afficher au choix l’utilisation de la semaine-type ?Dans le paramétrage de chaque activité, l’option ‘Afficher semaine type par défaut’ dans l’étape 6 des options permet de ne pas avoir systématiquement la semaine type sur la fiche inscription. Elle pourra toujours s’affi-cher à la demande sur l’inscription de chaque individu. iNoé – Espace FamilleComment suivre les créations de compte en attente (Si vous avez autorisé cette fonctionnalité) ?Dans le menu «Outils de la Recherche Famille», le menu ‘Comptes Espace Famille en attente’ affiche les familles ayant fait une demande de compte et qui n’ont pas encore validé le lien de 1ère connexion.Si le lien n’est plus valide, vous pouvez renvoyer un nouveau mail de 1ère connexion ou supprimer la famille afin que celle-ci puisse ressaisir une demande de création de compte avec le même mail (tant qu’une demande est en attente et même si elle n’est plus valide, le mail utilisé ne peut être utilisé pour créer un autre compte). Comment tracer les différents événements sur l’espace famille d’une famille ou sur une journée ?Dans le menu ‘Demandes’ en bas de votre écran iNoé, grâce au bouton Historique, vous pouvez éditer l’en-semble des actions d’une famille sur une période donnée : connexion, demandes familles / parents / individus / inscription / pointages et les paiements. Le choix d’une rupture est obligatoire, choisissez au minimum Type (Connexion, familles,…).


Paris

Lyon

Poitiers

Toulouse

AGENCE GRAND OUESTImmeuble Antares - Téléport 4

1 Avenue Thomas Edison 86360 CHASSENEUIL DU POITOU

Tél : 05 49 00 48 00 Mail : [email protected]

AGENCE SUD116 Route d’Espagne - Hélios 5 - 31100 TOULOUSE Tél : 05 32 09 32 30 • Mail : [email protected]

AGENCE DE PARIS ET NORD46 bis rue Roger Salengro 94120 FONTENAY-SOUS-BOISTél : 01 53 99 90 50 Mail : [email protected]

AIGA • SIÈGE SOCIAL 110 Av. Barthélémy Buyer 69009 LYON Tél : 04 72 53 22 00 • Mail : [email protected]

Aiga S.A.S. au capital de 700 000 € TVA intracom FR 29398253617 RCS Lyon 398253617 Agrément de formation : N°82690191769

Aujourd’hui, AIGA c’est… 11 000 accès aux logiciels, 3 500 professionnels formés chaque année, Plus de 95% de satisfaction client depuis 10 ans.

AIGA a obtenu la certification Qualitéselon la norme ISO 9001 version 2015par l’AFAQ pour la totalité de ses activités.

Documents Covid-19Covid 19 - La PSU à l’heure des choix : des valeurs sociales ou

des techniques administratives ?

Depuis le début de la crise, nos équipes ont produit plusieurs documents afin de vous accompagner dans le paramétrages et l’utilisation de vos logiciels. Ils sont disponibles dans l’Espace Clients–Documentation:

Pour les EAJE :- Noé : FAQ AIGA – COVID 19 (Petite Enfance – Paramétrages)- Noé : Gestion des avoirs suite fermeture COVID 19 (Fonctionnalités communes – Facturation)- Noé : Les fermetures liées au COVID 19 (Petite Enfance – Pointages)- iNoé : FAQ AIGA – COVID19 (Paramétrages – Petite Enfance)- iNoé : Les fermetures liées au COVID 19 (Accueil, Activités – Petite Enfance))- iNoé : Gestion des avoirs COVID 19 (Financier – Financier)

Pour les ACM :- Noé : Gestion des avoirs suite fermeture COVID 19 (Fonctionnalités communes – Facturation)- Noé : Calcul des PS COVID 19 (Animation – Statistiques)- iNoé : Calcul des PS COVID 19 (Statistiques – Animation)

Pour la Gestion des paies :- Cloé : Le dispositif d’activité partielle (Paie – Gestion des Paies)- Cloé : La maladie et l’activité partielle (Paie – Gestion des Paies)

COVID-19