L’évaluation du personnel - UVCW · ... Capacité à évaluer justement ses collaborateurs f) Encadrement : Capacité à soutenir ses collaborateurs g) Stimulation : Capacité

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Convention sectorielle 2005-2006 Pacte pour une fonction publique locale

et provinciale solide et solidaire

Formation du personnel des pouvoirs locaux et provinciaux

L’évaluation du personnel

Ann LENAERTS

Février – mars 2011

Convention sectorielle 2005-2006 2

Question n°1QUELLES SONT LES FONCTIONS DE L’EVALUATION ?

1. Motiver le personnel

2. Mieux communiquer

3. Clarifier les rôles et les objectifs de chacun

4. Développer les compétences des collaborateurs

5. Responsabiliser les agents et la hiérarchie

6. Restaurer une équité de travail

7. Restaurer le sens du travail

8. Reconnaître (et récompenser) la performance

9. Reconnaître (et récompenser) le mérite

10. Sanctionner les manquements répétés

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Question n°2 QUELS FONDEMENTS ?

� L’évaluation : un acte de gestion

� Basé sur un contrat social interne à l’administration

� Dans une perspective de développement des agents et de l’administration

� L’évaluation versus notation / signalement


� Conforter l’évaluation comme outil de développement ducollaborateur

� Définir des modalités porteuses d’équité et de confiance

� Préparer les évaluateurs à assimiler un langage commun pourévaluer les compétences et les performances

� Prévoir une formalisation d’entretien débouchant sur desobjectifs de développement des compétences ainsi que surdes objectifs de performance

� Assurer un suivi , déboucher sur des conséquences

Conditions

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Question n° 3COMMENT S’ARTICULE L’EVALUATION AVEC LA DESCRIPTION DE FONCTION ?

C’est le préalable

Quelle description de fonction?

DEFINITIONDE FONCTION

La mission

Lesactivités

Les compétences

Pour quels objectifs ?

• TâchesQu’est-ce que je fais ?

• TechnicitésComment je le fais ?

• InformationsAvec quoi ?

• CommunicationAvec qui ?

IMPORTANCE DES FINALITES ET DES COMPETENCESpar rapport aux activités


Dispositions de la convention sectorielle

� Le projet d’évaluation est établi par deux supérieurs hiérarchiques ayant suivi une formation aux méthodes d’évaluation selon un programme adapté et agréé

� La désignation des supérieurs hiérarchiques soit s’effectuer conformément à un règlement ad hoc mis au point par les autorités communales

Question n° 4 QUI EVALUE ?

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� La circulaire ministérielle a opté pour une évaluation tous les deux ans

� Un an après :

� Le commencement de l’exercice d’une nouvelle fonction

� L’attribution d’une mention « à améliorer » ou « insuffisant »

� Le caractère processuel de l’évaluation

Question n° 5AVEC QUELLE PERIODICITE FAUT-IL REALISER L’EVALUATION ?


Le caractère processuel de l’évaluation : de l’attr ibution de la fonction à l’évaluation

ENTRETIEN

DE FONCTION

ENTRETIEN

DE FONCTION

ENTRETIEN

D’EVALUATION

ENTRETIEN

D’EVALUATION

ENTRETIEN(S) DE

FONCTIONNEMENT

ENTRETIEN(S) DE

FONCTIONNEMENT

• Préciser mission, activités et compétences

• Soutien dans la réalisation des actions

menées

• Modifications éventuelles

• Feed-back

• Bilan de la période écoulée

• Appréciation des performances et des

compétences

• Annonce de la mention envisagée

• Prise en compte des facteurs contextuels

DEFINITION DE

FONCTION

• Rapport d’entretien de

fonction

• Rapport de suivi

• Préciser les attentes

• Fixer les objectifs

• Déterminer actions

• Clarifier les critères d’évaluation

ENTRETIEN

DE PLANIFICATION

• Rapport d’évaluation

• Note d’accord

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COMPETENCES PERFORMANCESET

Le « Comment » Le « Quoi »

Les comportementsLes savoir-faire

Les résultatsquantitatifs et qualitatifs

(Objectifs/résultats et/ou critères de réalisation de l’activité)

Question n° 6 QU’EVALUE-T-ON ?


Question n° 7 QUEL INSTRUMENT ?

Grille d’évaluation proposée par la circulaire mini stérielleCritères généraux Développement Appré-

ciationchiffrée

Justifica-tion

Plan d’action

Comment-aire de l’agent

1. La qualité du travail accompli

Qualité et degré d’achèvement du travail – degré de précision et de rigueur

2. Compétences Capacité à maîtriser les connaissances théoriques et pratiques nécessaires à l’exercice de ses fonctions

3. L’efficacité Capacité à exécuter l’ensemble des tâches dans les délais imposés

4. La civilité Capacité à traiter les bénéficiaires et les membres de l’administration avec considération et empathie

5. La déontologie Capacité à faire preuve de droiture, de réserve, de respect des réglementations et de loyauté dans l’exercice de sa fonction

6. L’initiative Capacité à agir dans les limites de ses prérogatives, à l’amélioration de l’accomplissement de sa fonction, à faire face à une situation imprévue

7. L’investissement professionnel

Capacité à s’investir dans sa fonction, à maintenir son niveau de performance, à mettre à niveau ses compétences

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Grille d’évaluation proposée par la circulaire mini stérielleCritères généraux Développement Appré-

ciationchiffrée

Justifica-tion

Plan d’action

Comment-aire de l’agent

8. La communication Capacité à communiquer avec ses collègues et sa hiérarchie

9. La collaboration Capacité à collaborer avec ses collègues et de contribuer au maintien d’un environnement agréable

10. La gestion d’équipe

Capacité à mener à bien la coordination des servicesCRITERES DEVELOPPEMENT :a) Planification : Capacité à élaborer un planningb) Organisation : Capacité à coordonner des moyens humains

et matériels en vue d’un but précisc) Direction : Capacité à conduire ses collaborateurs en chef

responsabled) Pédagogie : Capacité à partager le savoire) Evaluation : Capacité à évaluer justement ses

collaborateursf) Encadrement : Capacité à soutenir ses collaborateursg) Stimulation : Capacité à faire adhérer ses collaborateurs à

un projet communh) Capacité à appliquer les mesures de sécurité au travail


� Excellente = un nombre de points supérieur à 90 (121 pour les cadres)

� Très positive = un nombre de points compris entre 80 et 89 (108/120)

� Positive = un nombre de points compris entre 70 et 79 (95/107)

� Satisfaisante = un nombre de points entre 60 et 69 (81/94)

� A améliorer = un nombre de points entre 50 et 59 (67-80)

� Insuffisante = un nombre de points inférieurs à 50 (<67)

Comment obtenir une évaluation chiffrée ?

Il est proposé :

� d’attribuer 12 points par critère pour les critères n°1 à 5;

� 10 points pour les critères 6 à 9;

� 35 points pour le critère de gestion de l’équipe.

6 mentions

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Recommandations

� Contextualiser l’outil et les critères

� Ne pas négliger l’appréciation qualitative

� Veiller, dans l’utilisation de l’outil, à ne pas compromettre la qualitédu dialogue

� Prévoir un volet réservé aux objectifs

� Prévoir un espace pour l’identification des besoins de formation

� Conclure par une note, mais surtout par un jugement synthétique


1. Note d’accord

� A l’issue de l’entretien planification

2. Rapport de suivi

� Entretien de fonctionnement

3. Outil d’auto-évaluation

� La reconnaissance personnelle comme processus d’apprentissage et de développement

Autres instruments

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Question n° 8 QUEL ENTRETIEN ?

� Le plus important MAIS : exercice délicat

� Faire le bilan de la période écoulée

� Etablir une relation d’écoute et de dialogue

� Réfléchir ensemble sur les performances et les compétences du collaborateur dans leur contexte

� Favoriser la communication réciproque

� Obliger le responsable à écouter son collaborateur et à lui donner du feed-back

� Dire ce qui va et ce qui ne va pas

� Responsabiliser les deux parties

� Conduire le responsable à s’interroger sur son propre style de leadership

LE COLLABORATEUR DOIT QUITTER L’ENTRETIEN MOTIVE !


Question n°9 QUELLES CONSEQUENCES ?

� Le responsable hiérarchique doit adapter son comportement quotidien aux résultats de l ’évaluation

� La hiérarchie doit réagir aux appréciations tant favorables que défavorables

� L’évaluation doit déboucher sur la concrétisation d’objectifs de développement, notamment sur des actions de formation

� Les décisions de promotion, d’évolution de carrière doivent tenir compte de l’évaluation

� Une appréciation « A améliorer » ou « Insuffisante » doit conduire à un « contrat de progrès »

� Des appréciations « Insuffisantes » répétées doivent déboucher sur des sanctions

� L’évaluation peut conduire à des décisions de mobilité (pas punitive !)

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� Le formalisme et la lourdeur

� L’incompréhension

� La confusion de la performance et de la personne

Question n°10QUELS SONT LES OBSTACLES, LES RESISTANCES ET LES SOURCES DE DIFFICULTES ?


�Le manque de motivation et d’implication des responsables

� Méconnaissance des objectifs réels du système d’évaluation

� Malaises

� Soutien insuffisant de la hiérarchie

� Réticence à jouer « un rôle de juge »

� Crainte de se faire des ennemis parmi les collaborateurs

� Crainte de pénaliser un employé par des évaluations négatives

� Conviction que l’évaluation n’aura pas d’effet ni de conséquences

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� Le sentiment d’injustice

� La dérive mathématique

� L’inflation

� Le manque de conséquences


� Adapter la stratégie en fonction :

� Des contextes organisationnels

� Des catégories de personnel

� Porter le projet

� Piloter la mise en place du système

� Assurer la cohérence et l’intégrité du système tout au long de son évolution

� Informer/Former les agents évalués

Recommandations

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� Motiver les évaluateurs

Il faut au moins deux conditions pour que cette motivation existe :

� La perception que les avantages de l’évaluation sont réels et compensent largement les inconvénients prévus

� La perception que l’on est capable d’évaluer correctement

Formation des évaluateurs


� Renforcer la communication

� Tout au long de la ligne hiérarchique

� Avec le message que la hiérarchie soutient l’évaluation et les évaluateurs

� Informer mais surtout expliquer, donner du sens

� Communiquer sur les procédures mais aussi sur les valeurs

� Impliquer : susciter des engagements collectifs

� Autoriser l’expression des anxiétés et rassurer les collaborateurs

� Veiller aux conséquences de l’évaluation

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