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LIPSEA
GONZALEZ; MEDEVIELLE; PAOLI; ROUGIER; TARRIT
Notice d’utilisation
Modèle de calcul
Site web Carte heuristique
Notice d’utilisation du SIAD
5 règles de base à retenir
Saisir les informations uniquement dans la feuille « Eléments à saisir »
Les feuilles ne doivent pas être modifiées, mis à part la feuille « Eléments à saisir »
Utiliser les étoiles et les flèches pour naviguer sur le classeur
Vérifier la date sélectionnée dans la feuille « Elément à saisir »
Pou p e d e u e d isio su le logi iel Kal pso, ’utilise ue les i fo atio s fou ies su la feuille « Décisions »
SOMMAIRE I. Présentation générale du SIAD........................................................................................................ 3
A. Les différentes feuilles excel ....................................................................................................... 3
B. Les diff e ts outo s d’a s .................................................................................................... 5
II. Présentation détaillée des feuilles .................................................................................................. 6
A. Eléments à saisir .......................................................................................................................... 6
B. Les autres feuilles ........................................................................................................................ 6
1. « Décisions ............................................................................................................................... 6
2. « Budget de trésorerie » .......................................................................................................... 7
3. « Production » ......................................................................................................................... 7
4. « Ventes » ................................................................................................................................ 7
5. « Matières premières » ........................................................................................................... 7
6. « Eléments financiers » ........................................................................................................... 7
7. « Ressources humaines » ........................................................................................................ 8
8. « Fiche de coûts » et « Répartition des charges indirectes » .................................................. 8
III. Les avantages et limites de notre SIAD ....................................................................................... 9
A. Les avantages .............................................................................................................................. 9
B. Les inconvénients ........................................................................................................................ 9
I. Présentation générale du SIAD
A. Les différentes feuilles excel
Notre SIAD est composé de 14 feuilles excel totalement automatisées.
Feuilles Excel Utilisation Actions à effectuer
« Menu principal » C’est la page d’a ueil de ot e SIAD
On y retrouve un pointeur vers le
site web
En cliquant sur les étoiles on pourra
naviguer entre les 3 feuilles
principales du classeur
Cliquer sur les différentes étoiles
afin de naviguer sur le classeur
« Histo » C’est la feuille où sont enregistrées
toutes les décisions anciennes
Aucune
« Eléments à saisir » Cette feuille permet de renseigner
toutes les informations nécessaires à
la prise de décisions
Choisir la période concernée
Faire une remise à zéro à chaque
nouvelle décision
Renseigner toutes les cases jaunes
pour le trimestre concerné
« Décisions » C’est la feuille ui apitule toutes les informations à saisir sur le logiciel
Kal pso lo s d’u e p ise de d isio
Recopier les informations
présentes sur la feuille sur le
logiciel Kalypso
« Budget de
trésorerie »
Cette feuille récapitule tous les
encaissements et décaissements de
la période concernée ainsi que le
solde final de trésorerie
Aucune, il faut juste faire une
analyse de la trésorerie et mener
des actions correctives sur la feuille
« Eléments à saisir » afin
d’a lio e la t so e ie
« Paramètres » C’est la feuille où so t i s its les paramètres pour la production
Aucune
« Production » C’est la feuille ui pe et de al ule les besoins en matières premières en
fonction de la production demandé.
De plus, on y retrouve le taux
d’utilisatio des a hi es
Aucune, il faut juste vérifier et
opti ise le tau d’utilisatio des machines
« Ventes » C’est la feuille ui al ule le hiff e d’affai es, la p odu tion stockée et
les créances clients en fonction des
prévisions de ventes saisies dans la
feuille « Eléments à saisir »
Aucune
« Fiscalité » C’est la feuille où la TVA et l’IS so t calculés
Aucune
« Matières
premières »
C’est la feuille ui al ule les stocks
et variations de stocks de matières
premières. Elle calcule aussi les
dettes fournisseurs et le montant
des achats à effectuer en fonction du
fournisseur choisi
Aucune
« Autres charges
d’e ploitatio »
Cette feuille calcule le montant des
autres charges et charges externes.
Une partie des charges est fixe. Les
autres charges sont variables, elles
Aucune
sont calculées en fonction du chiffre
d’affai es voi p visio s des ve tes
« Eléments
financiers »
Cette feuille apitule l’ tat des emprunts pour la période
concernée. On y retrouve aussi les
ta leau d’a o tisse e ts d’e p u ts. Elle al ule aussi le montant des intérêts perçus et
versés pour la période. De plus, on y
retrouve le montant des agios
calculés automatiquement
A chaque nouvel emprunt (sauf les
emprunts libres), il faudra
dupliquer le tableau
d’a o tisse e t d’e p u t et le e pli à l’aide des fo ules d jà
inscrites dans le tableau dupliqué.
« RH » (Ressources
humaines)
Cette feuille récapitule les charges
liées aux commerciaux et au service
administratif et financier. On y
intègre les charges, les
licenciements, les embauches, les
taux de commissions ainsi que les
charges sociales.
De plus, on y retrouve les éléments
« masse salariale mensuelle » et
« salaires et dispersion » permettant
de calculer la note RH du logiciel
Kalypso
Aucune, il faut juste vérifier les
écarts pour la note RH du logiciel
Kalypso
« Fiche de coûts » Cette feuille permet de calculer le
coût de revient de chaque bateau en
fonction de tous les éléments
précédents. Elle donne donc la
marge par produit en fonction des
charges et du prix de vente
Aucune, il faut juste vérifier que
chaque bateau dégage un résultat
suffisant
« Répartition des
charges indirectes »
C’est u e feuille a e e à la feuille « fiche de coûts ». Elle permet de
répartir toutes les charges indirectes
selon la méthode ABC entre chaque
produit à l’aide d’i du teu s de coûts
Aucune
Enregistrer
données saisies
B. Les diff rents outons d’a s
On peut retrouver sur notre SIAD différents boutons ou touches, en voici les explications :
Boutons Utilisation Actions à effectuer
Ce bouton présent sur la feuille
« Accueil » permet de se diriger
entre les 3 feuilles principales du
classeur : « Eléments à saisir »,
« Budget de trésorerie « et
« Décisions »
Cli ue su l’ toile o espo da t à la feuille où l’o souhaite a de
Ce bouton présent sur la feuille
« Accueil « pe et d’a de au site web de notre entreprise
Cliquer sur « Lipsea » pour accéder
au site web
Ce bouton présent sur la feuille
« Eléments à saisir » permet de
remettre à zéro tous les éléments
saisis précédemment
Cliquer sur ce bouton pour
remettre à zéro tous les éléments
saisis. Attention, cette action est
irréversible
Cette flèche bleue présente sur la
feuille « Eléments à saisir »
pe et d’a de au diff e tes autres feuilles du classeur
Cliquer sur la flèche bleue afin
d’a de à la feuille o e e
Cette flèche verte permet de
eve i à la page d’a ueil du SIAF
Cliquer sur la flèche verte afin de
retourner à la page d’a ueil du SIAD
Ce outo pe et d’e egist e une décision. Les éléments
enregistrés apparaîtront dans la
feuille « Historique »
Lipsea
Remise à zero (ce bouton est
sans retour)
II. Présentation détaillée des feuilles
A. Eléments à saisir
Pour rappel, cette feuille est la seule feuille où l’o doit saisi des i fo atio s. Voici les étapes à suivre pour prendre une nouvelle décision :
Faire une remise à zéro des informations
Saisir la période concernée : par exemple pour obtenir le 2ème
t i est e de l’a e saisi dans la case jaune : 01/04/03. Le 01 correspond au 1
er jour du mois, le 04 correspond au 1
er
jou du t i est e o e et le o espo d à l’a e d si e.
Saisir toutes les informations en jaune sur le tableau de la situation initiale. Cela correspond
aux données réelles du logiciel Kalypso de la période précédemment jouée. Il faut donc
récupérer ces informations sur le logiciel et les saisir.
Saisir tous les autres tableaux de la partie « prévisionnel ». Pa ta t de l’h poth se où o a saisi la période 01/04/03 correspondant au 2
nd trimestre. Il y a 2 colonnes : T2 et T3, cela
correspond au 2nd
trimestre et au 3ème
trimestre. Notre SIAD permet de prendre des
d isio s su t i est es. Il faut do saisi les i fo atio s pou le T et le T . Si l’o souhaite prendre une décision uniquement pour le trimestre 2, il suffit juste de remplir les
colonnes T2 et laisser les colonnes T3 vides.
Concernant les ressources humaines, il y a une colonne où est affiché T1, il faut donc ici saisir
les i fo atio s du t i est e p de t o espo da t à e u’il a t fait. Une fois toutes les étapes respectées, toutes les cellules initialement jaunes passeront à la couleur
verte (sauf si on prend la décision que sur 1 seul trimestre). Si des cellules restent jaunes, il faut donc
les saisi afi u’elles soie t toutes ve tes. Lorsque toutes les cellules sont vertes, le SIAD va calculer toutes informations des autres feuilles
excel. Il faut donc vérifier si les calculs paraissent judicieux, pour cela il faut passer dans chaque
feuille excel pour voir les résultats de la simulation. Si des résultats ne paraissent pas judicieux, il
faudra donc modifier des éléments dans la feuille « Eléments à saisir » afi d’o te i des sultats judicieux permettant de prendre une bonne décision.
Les valeurs indiquées sur la colonne bleue sont juste un récapitulatif des données saisies pour la
période concernée puisque les prises de décisions se font sur 2 trimestre.
Il faut ensuite cliquer sur le bouton « enregistrer les données » lorsque la price de décision a été faite
afin de garder un historique de toutes les décisions prises.
B. Les autres feuilles
1. « Décisions
C’est la feuille fi ale du SIAD, elle ui pe ett a de p e d e la d isio . Les i fo atio s p se tes sur cette feuille sont à recopier sur le logiciel Kalypso. Toutes les informations sont à recopiées sans
exception. Afi d’ vite des e eu s, il faut t e pe so es :
- 1 personne sur le SIAD qui dicte les informations à saisir
- 1 personne qui vérifie que les informations dictées soient bonnes
- 1 personne qui saisit les informations dictées sur le logiciel Kalypso
- 1 personne qui vérifie que les informations saisies correspondent bien aux informations
dictées
2. « Budget de trésorerie »
Cette feuille est t s i po ta te puis u’elle pe et de g e toute la t so e ie de l’e t ep ise. La t so e ie de l’e t ep ise est al ulée mensuellement. Elle se décompose en 5 parties :
Le haut du tableau correspond aux données de base
Les lignes « remboursement emprunt libre » jus u’à la lig e « actions » correspond aux
l e ts pe etta t d’ajuste la t so e ie afi d’ vite des d ouverts ou des surplus de
trésorerie
La partie encaissements récapitule tous les encaissements effectués durant le mois
La partie décaissements récapitule tous les décaissements effectuées durant le mois en
séparant les charges soumises à la TVA et celles non soumises à la TVA. Puis en distinguant
l’e ploitatio , le ho s-e ploitatio et l’i vestisse e t La pa tie du as du ta leau fait appa aît e le solde e fi de ois. L’o je tif est d’avoi u e
trésorerie proche de 0 sans être en dessous.
3. « Production »
Cette feuille de al ul pe et de d gage u e i fo atio esse tielle. Le tau d’utilisatio des a hi es. E effet, les i di ateu s d’utilisatio des a hi es e p i s e pou e tage pe ette t
de savoir si on est en sous-p odu tio ou e su p odu tio . L’o je tif i i est d’utilise les a hi es à % de leu apa it . De plus, il faut vite d’avoi des goulots d’ t a gle e t, ela o espo d à
être en utilisation maximale de 100% sur un type de machine et être à 90% par exemple sur une
autre machine. Dans e as, l’opti isatio des a hi es ’est pas o e, il faud a do fl hi à u e solutio . Cette solutio peut t e de odifie les o je tifs de p odu tio ou soit d’a hete u e
a hi e ui pe ett a d’ vite le goulot d’ t a gle e t.
4. « Ventes »
Cette feuille al ule le d tail du hiff e d’affai es à effe tue . De plus elle do e u e i di atio i po ta te su l’ tat des a es lie ts. Pou appel, les a es lie ts so t des ve tes o encore encaissées, elles ont donc un fort impact sur la trésorerie. Changer le délai de paiement des
clients pourrait être une solution pour améliorer la trésorerie.
5. « Matières premières »
Cette feuille fonctionne comme la feuille « Ventes » ais à l’e ve s. C’est-à-di e u’o e pa le plus de clients et d’e aisse e ts ais de fou isseu s et de d aisse e ts. Ai si le hoi du d lai de paie e t fou isseu pe ett a d’a lio e la t so e ie.
6. « Eléments financiers »
Cette feuille permet de concentrer tous les charges et produits financiers de notre entreprise.
Co e a t les e p u ts o au , ous avo s les ta leau d’a o tisse e ts e ti e e t auto atis s. Le SIAD up e le o ta t des i t ts ve s s et des e ou se e ts d’e p u ts e fonction de la période en cours et les répercute sur le budget de trésorerie.
Pour les emprunts libre, les intérêts versés sont calculés automatiquement et retranscris sur le
budget de trésorerie.
Les intérêts perçus correspondent aux intérêts du livret. Ceux-ci sont calculés automatiquement en
fonction du montant du livret.
Les agios so t al ul s auto ati ue e t s’il a u d fi it de t so e ie le ois d’ava t. E as de ouvel e p u t o al, il faut dupli ue u ta leau d’a o tisse e t d’e p u t, pou ela il faut donc déverrouiller la feuille et les cellules. Ensuite il faut retranscrire les formules dans le
ouveau ta leau. C’est u e tape assez o pli u ais ui est t s a e a la plupa t des e p u ts sont des emprunts libres et ceux-ci sont automatisés.
7. « Ressources humaines »
Cette feuille calcule toutes les ha ges li es au sala i s. Mais, l’utilit de o sulte ette feuille se trouve au niveau de la « masse salariale mensuelle » et « salaires et dispersion ». C’est deu petits tableaux pe ette t de al ule des a ts. L’o je tif est d’avoi u a t t s proche de zéro mais
sup ieu à afi d’o te i u e o e ote da s le logi iel. Ces otes so t al ul es e fo tio du service administratif et financier.
La masse salariale mensuelle : l’o je tif est d’avoi u o e suffisa t de sala i s pa rappo t au hiff e d’affai es p vus
Salaires et dispersion : l’o je tif est ue l’ a t e t e les di e teu s, les ad es et les e plo s soie t suffisa t pou espe te l’ galit e t e les iveau de hi a hie
Pour information, une mauvaise note ressources humaines signifie que les salariés sont
i satisfaits. Du oup le se vi e e t availle a pas o e te e t et ’e aisse a pas toutes les créances clients ce qui donnera lieu à des créances irrécouvrables.
8. « Fiche de coûts » et « Répartition des charges indirectes »
Ces deux feuilles permettent de calculer le coût de revient de nos 3 produits. Cette information est
t s i po ta te puis u’elle pe et de o aît e si l’o d gage de la a ge pou ha u des p oduits et son montant. Grâce à ce coût de revient on peut al ule le p i de ve te e fo tio d’u e a ge souhaitée, mais il faut aussi tenir compte des prix pratiqués par nos concurrents.
III. Les avantages et limites de notre SIAD
A. Les avantages
Surface de navigation rapide et optimisé grâce au diff e ts outo s d’a s apide
Les i fo atio s à saisi pa l’utilisateu se situe ue su u e feuille « Eléments à saisir »)
Le SIAD permet de prendre des décisions sur 2 trimestres
Toutes les feuilles et cellules sont bloquées mis à part la feuille « Eléments à saisir » ce qui
pe et d’ vite toutes e eu s de a ipulatio
Le SIAD pe et d’e egist e ha ue p ise de d isio da s la feuille « Histo ».
B. Les inconvénients
Lo s u’il a u ouvel e p u t o al, il faut d lo ue la feuille « Eléments financiers » et
dupliquer des formules
Affichage sur ordinateur petit pour afficher les tableaux en entier car il y a 2 trimestres de
calcul
Le bouton remise à zéro est irréversible, il faut donc enregistrer le fichier régulièrement afin
de récupérer la dernière sauvegarde
Modèle de calcul
I. Présentation générale du modèle de calcul Nous avons décomposé notre prise de décision en 5 parties comme présentées ci-dessous sur le
schéma extrait de la carte heuristique. Sur chaque partie on y retrouve tous les éléments afin de
prendre une décision. La branche « Note satisfaction client » est à pa t, e ’est pas u l e t réelle de la prise de décision. Mais, cet élément à une conséquence sur toutes les autres branches,
’est pou ela ue ous l’avo s isol da s u e a he à pa t.
II. Présentation détaillée du modèle de calcul
A. « Commandes en matière m par mois pour le trimestre
B. « Production »
C. « Effectif »
D. « Marketing mix »
Pour améliorer la visibilité nous allons présenter séparément les 4 parties marketing mix.
1. « Communication »
2. « Publicité »
3. « PV HT / bateau »
4. « Délai de paiement / bateau »