Listing des Astuces Bureautiques. 1. Comment lire un fichier .docx ? 2 2. Compter les mots dans un document (OpenOffice.org ou Word) 2 3. Eviter les doublons dans Excel 3 4. Figer une ligne dans un tableau Excel 3 5. Figer une ligne dans un tableau Excel 3 6. Formules Excel de base 3 7. Générer un document PDF à partir d'OpenOffice.org 4 8. Insérer un gif animé dans Excel 8 9. Insérer une image de fond sous la grille Excel 9 10. La fonction INTERSECTION : EXCEL 9 11. Les fonctions Ligne, Lignes, Colonne, Colonnes 9 12. Lire des documents Open XML dans Office XP et 2003 9 13. Liste déroulante avec saisie semi automatique pour EXCEL 10 14. Listes déroulantes simples avec Excel 13 15. Mémoriser des constantes sous Excel 13 16. Mettre en forme les commentaires Excel 13 17. Ouvrir les documents OpenOffice.org avec Firefox 14 18. Ouvrir un fichier sans extension avec le Bloc-notes 16 19. Raccourcis clavier de Word : interface 18 20. Raccourcis clavier de Word : mise en forme du texte 18 21. Raccourcis clavier de Word : navigation 18 22. Raccourcis clavier de Word : saisie du texte 19 23. Raccourcis clavier de Windows 19 24. Remplir une ligne ou une colonne avec une suite logique 21 25. Travailler sur les dates avec Excel 21 26. Utiliser Google par le biais du courrier électronique 22

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1. Comment lire un fichier .docx ? Problème : Dans un E-mail, il est possible d'avoir une pièce jointe dont le fichier est du format DOCX, et que vous ne savez pas ouvrir. Vous recevez un message, un refus :

• aucun programme n'est affecté à ce fichier, • où Word ne supporte pas le format d'un tel fichier, • où que le fichier peut être corrompu, où ne peut être décodé !

Cette erreur est liée au fait que la version d'Office (Word) que vous utilisez ne permet pas d'ouvrir ce format. Solution : Il suffit de télécharger le pack de compatibilité Microsoft Office pour les formats de fichier Word, Excel et PowerPoint 2007, mais il faut installer les mises à jour de haute priorité, à partir de Windows Update, avant de télécharger le PACK de compatibilité ! Après l'installation du pack vous pourrez ouvrir un fichier DOCX, avec une version d'Office 2000 par exemple, ce qui normalement est impossible ! Ce téléchargement se supprime dans Ajout & Suppression de programmes !

2. Compter les mots dans un document (OpenOffice.or g ou Word)

Il est parfois utile de pouvoir compter le nombre de mots ou de caractères dans un document. Les deux principales suites bureautiques permettent de le faire très simplement : Avec Word

• Ouvrez votre document dans Word • Cliquer sur fichier > Propriétés • Word affichera des informations générales sur le fichier, dont le nombre de caractères et

de mots.

Avec OpenOffice.org Si vous souhaitez compter le nombre de mots ou le nombre de caractères dans un document.

• Il vous suffit de l'ouvrir avec OpenOffice.org. • Puis, allez dans le menu Outils > Statistiques • OOo affichera alors une fenêtre affichant le nombre de mots et de caractères dans

l'ensemble du document, ainsi que dans le texte sélectionné !

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3. Eviter les doublons dans Excel Eviter les doublons lors d'un encodage dans une colonne de feuille Excel:

• prendre le format conditionnel sur la première cellule sous les titres (par ex A2) • choisir la formule suivante : =NB.SI($A$2:$A$21;A2)>1

• mettre là la couleur de fond désirée en cas de doublons, faire ok • recopier ce format avec le petit pinceau sur les lignes suivantes.

Les 2 doublons seront alors repérés rapidement par une mis en couleur du fond. Exemple sur demande là: http://users.skynet.be/fa401972/voirlesdoublons.xls

4. Figer une ligne dans un tableau Excel Pour figer la ligne 1 (par exemple) dans une feuille Excel :

• Sélectionnez la ligne 2, • Puis allez dans le menu "Fenêtres" et option "Figer les volets".

5. Figer une ligne dans un tableau Excel Pour figer la ligne 1 (par exemple) dans une feuille Excel :

• Sélectionnez la ligne 2, • Puis allez dans le menu "Fenêtres" et option "Figer les volets".

6. Formules Excel de base Voici quelques formules de bases qui sont faciles à réaliser et qui peuvent donner un peu de vie à une feuille Excel ! Pour cette astuce, on supposera que l’on veut que le résultat s’affiche dans la cellule B10 et on se servira principalement des cellules allant de A1 à A10 . Formules de base :

• ADDITION des cellules A1 à A10 =somme(A1:A10) • MOYENNE des cellules A1 à A10 =moyenne(A1:A10) • MAXIMUM des cellules A1 à A10 =max(A1:A10) • MINIMUM des cellules A1 à A10 =min(A1:A10)

Ce sont les formules les plus simples à faire. Si les cellules à utiliser sont éparpillées dans la feuille, on peut les sélectionner par exemple de cette manière : =somme(A1; A3 ; C4)

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Fonction SI : La fonction SI est aussi intéressante : =SI(condition ; valeur "si vrai" ; valeur "sinon")

Exemple : =si(A1<=0 ; « à commander » ; « en stock »)

Ce qui donnerait en language courant : Si le contenu de la cellule A1 est inférieur ou égal à zéro, alors on affiche "à commander", sinon (si le contenu de la cellule A1 est supérieur à zéro) on affiche "en stock". Immobiliser une cellule : Une fois la cellule écrite, appuyer sur F4 pour voir apparaître les coordonnées de la cellule avec des dollars. On a vu la fonction SI La fonction ET est également intéressante. Combinée à SI, cela donne : =SI(ET(condition1;condition2;.......conditionZ);vrai;faux) On affiche les différentes conditions à vérifier (ex : B3>C2 ....C2=B9; etc..). Si toutes les conditions sont remplies, le résultat est vrai, sinon le résultat est faux. On peut utiliser ces résultats comme arguments pour d'autres formules ou directement inscrire une valeur, ex : =SI(ET(B3<100;B3>200;C1="oui");"valeur hors plage";"") Cette formule : - vérifie que la valeur entrée en B3 est comprise entre 100 et 200 - vérifie que la cellule C1 contient le mot oui - inscrit "Valeur hors plage" si B3 est <100 ou >200 ou laisse la cellule vide ("") si B3 est compris entre 100 et 200. Aautre exemple : cliquer sur FORMAT / Mise en forme Conditionnelle / La formule est : =SI(ET(B3<100;B3>200;C1="oui");vrai;faux) puis cliquer sur FORMAT et choisir le type d'affichage (y compris couleur de la cellule) quand les conditions sont vraies.

7. Générer un document PDF à partir d'OpenOffice.or g Vous venez de rédiger un rapport avec OpenWriter ou d'éditer un bilan avec OpenCalc et vous voudriez le convertir au format PDF (Portable Document Format) avant de le partager avec vos collaborateurs. Avec la suite bureautique libre OpenOffice.org, inutile d'installer un logiciel tiers pour cette tâche.

OpenOffice.org intègre en effet un module de conversion PDF très simple d'emploi et très complet. Pour l'utiliser, depuis le traitement de texte Writer par exemple, dérouler le menu " Fichier " et cliquer sur " Exporter au format PDF... ".

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Le module se divise en 4 parties. Les deux premières, nommées " Général " et " Vue initiale ", permettent respectivement de définir les pages à convertir, de gérer les images qui les agrémentent, d'inclure ou non les pages blanches, de choisir la page affichée à l'ouverture du fichier et de configurer l'agrandissement par défaut.

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Les deux autres parties, " Interface utilisateur " et " Sécurité ", permettent de configurer l'affichage du document, d'ajouter un mot de passe et de protéger le document contre l'édition ou l'impression.

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Une fois tous les réglages effectués, il ne reste qu'à cliquer sur le bouton " Exporter ", à donner un nom au document et à valider.

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8. Insérer un gif animé dans Excel Pour insérer une image gif animée dans un classeur Excel, le réflexe est de faire le menu insertion image, mais cela ne fonctionne pas. C'est normal car l'animation est faite par plusieurs images et l'importation se limite à la première. Pour que l'animation fonctionne, il faut insérer l'image dans un Contrôle.

• Pour insérer le contrôle, aller dans le menu Affichage / Barre d'outils / Boîte à outils Contrôle • Activer le premier bouton "mode création" • Choisir le dernier bouton, (celui avec un marteau), puis choisir "Navigateur Web Microsoft" • Ensuite dessiner un cadre pour recevoir l'image. • Désactiver le premier bouton "mode création" et la barre d'outils. • Enfin, dans l'éditeur VBA et dans la fenêtre de la feuille concernée coller le code suivant :

Private Sub Worksheet_Activate() WebBrowser1.Navigate "X:\chemin complet de l'ima ge.GIF" End Sub

• Changer la page active du classeur, puis revenez sur la feuille de l'animation pour voir l'image animée.

• Pour insérer d'autres animations, il faut procéder de la même manière en rajoutant à chaque fois une ligne au code ci-dessus, en tenant compte du numéro de contrôle attribué.

WebBrowser 2.Navigate "X:\chemin complet de l'image.GIF"

• Pour insérer d'autres animations, sur d'autres pages, il faut procéder de même en rajoutant la procédure VBA sur chaque page concernée.

Si la taille ne cadre pas avec l'image, il faut corriger :

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• menu Affichage / Barre d'outils / Boîte à outils Contrôle • Il faut activer le premier bouton "mode création" • redimensionner le cadre et ces paramètres. • Désactiver le premier bouton "mode création" et la barre d'outils.

9. Insérer une image de fond sous la grille Excel Vous souhaitez insérer un logo sous JPEG ou autre, sous votre grille Excel : FORMAT / FEUILLE / ARRIERE PLAN s'ouvre un panneau vous présentant vos images pour sélection.... choisissez, validez. Pour le supprimer : même procédure FORMAT / FEUILLE / Supprimer l'arrière plan.

10. La fonction INTERSECTION : EXCEL Vous avez un tableau constitué de lignes et de colonnes. Vous voulez connaître la valeur de la cellule située à une intersection Ligne / Colonne de votre tableau.... Exemple : Votre tableau : - commence en C3, jusqu'en F3 ... pour les titres de colonnes - commence en C4, jusqu'en C12 ... pour les titres de lignes - est rempli de valeurs, de D4 jusqu'en F12 Cliquez sur INSERTION / NOM / CREER / définir toute la zone du tableau et sélectionner les zones de titre sur le panneau proposé / VALIDER. Positionner votre curseur sur la cellule de votre choix (hors du tableau .... là où vous souhaiter afficher le résultat) écrire : =TitreColonne2 TitreLigne3 (vos titres réels, bien sûr)... Et vous obtenez la valeur de la cellule à cette intersection. Ne pas oublier l'espace entre les 2 titres, c'est cela qui définit l'instruction "INTERSECTION".

11. Les fonctions Ligne, Lignes, Colonne, Colonnes Vous avez un tableau et vous l'avez nommé NomTableau (par exemple) avec : INSERTION / NOM / DEFINIR ..... cocher les cases du tableau et nommer le tableau NomTableau (par exemple) Dans ce tableau, vous voulez connaître, quelque soit son emplacement, et même si vous le déplacez par la suite : - le N° de ligne de la 1ère ligne du tableau : =LIG NE(NomTableau) - le N° de colonne de la 1ère colonne du tableau : =COLONNE(NomTableau) - le Nombre de lignes du tableau NomTableau : = LIGNES(NomTableau) - le Nombre de colonnes du tableau NomTableau : = COLONNES(NomTableau)

12. Lire des documents Open XML dans Office XP et 2 003 Depuis la sortie d’Office 2007, certains documents émis par vos proches ou vos collègues de travail peuvent être au format Open XML. On reconnaît ces fichiers à leur extension, qui n’a plus trois lettres mais quatre, en ajoutant un « x » : sous Word 2007 par contre, un fichier aura par défaut l’extension

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DOCX. Si vous recevez un tel fichier mais que vous possédez une ancienne version d’Office, XP ou 2003, il existe une méthode simple pour rendre votre logiciel compatible. Rendez-vous sur cette page, puis téléchargez le pack de compatibilité mis à disposition par Microsoft.

Une fois installé, tous vos logiciels XP ou 2003 pourront lire, écrire et sauvegarder des documents Open XML.

13. Liste déroulante avec saisie semi automatique p our EXCEL

C'est une procédure qui demande un investissement personnel et qui n'est pas nécessairement facile à comprendre et à réaliser dès la première fois. Afin de rendre cette astuce facile à utiliser, nous allons employer les plages et les formules nommées car ainsi elles sont indépendantes de la structure du classeur. Pour l'illustrer, on va prendre par exemple la saisie des départements français, des cantons suisses ou des provinces canadiennes.

• 1 La liste va être saisie sur une colonne pour les noms utilisables mais il est bien sûr possible de rajouter d'autres colonnes pour le numéro ou autre bien évidemment. Il peut y avoir une ligne de titre pour identifier les données mais elle n'est pas utile pour l'utilisation.

o Pour identifier la première valeur de la liste, nous allons lui donner un nom � Pour cela nous sélectionnons la première cellule de la liste. � Puis dans la zone noms nous saisissons son appellation "d_noms" en validant par

Entrée.

• o Pour identifier la colonne de la liste, nous allons lui donner un nom o Nous sélectionnons la colonne complète (ici en cliquant sur B) o Puis dans la "zone noms" nous saisissons son appellation "c_noms" en validant par

Entrée.

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• 2 La liste doit être triée sinon l'utilisation ne peut pas fonctionner de façon efficace. o Ainsi il ne faut pas avoir

� 04 Alpes-de-Haute-Provence � 05 Hautes-Alpes � 06 Alpes-Maritimes

o mais plutôt � 04 Alpes-de-Haute-Provence � 05 Alpes-Hautes � 06 Alpes-Maritimes

o 3 Nous allons créer une formule nommée, afin de délimiter la zone renseignée de la liste qui pourra ensuite s'agrandir et évoluer sans souci.

� Nous utilisons le menu "insertion" puis "Nom" puis "Définir " � Dans la fenêtre qui s'ouvre nous saisissons :

� le nom de la formule "l_noms" dans la zone "Noms dans le classeur" � la formule =DECALER(d_noms;0;0;NBVAL(c_noms)-1;1) dans la zone

"Fait référence à :"

• o

� � Nous cliquons sur "Ajouter" pour valider la nomination. � Nous cliquons sur "OK" pour sortir de la fenêtre.

• 4 Notre structure de liste étant créée, nous allons pouvoir l'utiliser sur n'importe qu'elle feuille du classeur

o Nous sélectionnons la plage de cellules où nous voulons l'utiliser, une colonne éventuellement.

o Nous utilisons le menu "Données" puis "Validation " et sur la fenêtre de l'onglet "Options"

� Nous choisissons "liste" dans la zone "Autoriser " � Nous saisissons "=l_noms" dans la zone "Source :"

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• o Pour aider le choix de l'utilisateur, nous pouvons renseigner o un titre et un message dans l'onglet "Message de saisie" o un titre et un message dans l'onglet "Alerte d'erreur " avec le niveau du blocage. o Nous cliquons sur "OK" pour valider et sortir de la fenêtre.

• 5 Nous pouvons maintenant cliquer sur la flèche et faire notre choix du libellé voulu. o Pour les provinces et territoires canadiens ainsi que pour les cantons suisses cela devrait se

passer sans soucis. o Par contre, pour saisir l'Yonne dans les départements français, cela demande de dérouler

une liste conséquente. • 6 Lorsque la liste est longue, il est souhaitable de pouvoir la scinder en fragments en saisissant le

début du nom souhaité. o Pour cela nous allons reprendre le menu de "validation"

� Dans l'onglet "Alerte d'erreur " nous allons décocher"Quand les données..." � Dans l'onglet "Options" dans la zone "Source :" nous allons saisir la formule

suivante :

=SI(A1<>"";DECALER(d_noms;EQUIV(A1&"*";l_noms;0)-1;;SOMME((STXT(l_noms;1;NBCAR(A1))=TEXTE(A1;"0"))*1 ));l_noms)

En remplaçant A1 par l'identification de la première cellule sélectionnée.

• o � Nous cliquons sur "OK" pour valider et sortir de la fenêtre.

Maintenant, si avant de cliquer sur la flèche, nous saisissons "t" seuls les noms commençant par "T" nous sont proposés. Lorsque la liste est conséquente, l'on peut saisir plusieurs caractères et seuls les éléments de la liste commençant par la saisie seront proposés. Bien sûr les noms de liste proposés peuvent être modifiés à votre guise et vous pouvez avoir plusieurs listes dans le même classeur. L'utilisation de la nomenclature est surtout faite pour faciliter la compréhension d'une technique que beaucoup ont du mal à intégrer. Nous vous souhaitons une bonne utilisation de cette procédure et si vous avez des soucis de prise en main, faites le savoir pour pouvoir améliorer le texte.

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14. Listes déroulantes simples avec Excel Dans votre tableau, vous souhaitez insérer un texte ou une valeur choisie dans une liste (déroulante).

• vous créez votre liste, ligne après ligne, sur votre feuille en cours ou sur une autre feuille du classeur en cours.

• vous la nommez : INSERTION / NOM / DEFINIR .... par exemple NOM1. • vous revenez sur votre tableau, à l'emplacement ou vous souhaitez afficher votre choix : ex C3. • vous cliquez sur C3, puis DONNEES / VALIDATION / Autoriser : LISTE / Source : = NOM1.

A l'utilisation, lorsque vous cliquerez sur C3, une petite flèche s'affichera en bout de cellule pour vous proposer de choisir une des lignes de votre liste NOM1.

Contrairement à d'autres, cette méthode marche également si la liste est située sur une autre feuille du classeur en cours

15. Mémoriser des constantes sous Excel Vous avez créé votre tableau, et il y a plusieurs constantes plusieurs fois utilisées (TVA, Taux horaire).

• Solution basique 1 : vous les inscrivez dans vos formules, ex : =C3*1,196 pour calculer une valeur TTC à partir d'une valeur HT

• Solution basique 2 : vous les inscrivez dans des cellules et vous rappelez ces cellules à chaque fois que nécessaire, ex :

o vous inscrivez 1,196 dans B1 o vous avez votre total HT en B2 o vous inscrivez par exemple en C3 : =B2*$B$1 .... ici, $ vous permettra de copier la

formule à d'autres endroits, sans modification des références Ligne/Colonne de B1 lors des copies (on dit référence absolue, en opposition à référence relative).

• Solution plus sympa : exemple pour obtenir une valeur TTC en C3 à partit d'une valeur HT en B2. o vous allez dans : INSERTION / NOM / DEFINIR ... vous inscrivez TauxTVA, puis en bas

dans "Fait référence à" vous inscrivez 1,196, puis validez. o vous pouvez maintenant inscrire par exemple en C3 : =B2*TauxTVA, ou partout où vous

aurez besoin de faire ce calcul.

La constante TauxTVA est mémorisée en tant que NOM, associé à une valeur.

16. Mettre en forme les commentaires Excel Vous souhaitez associer un commentaire explicatif (genre Pop-Up) à une cellule:

• vous positionnez votre curseur sur la cellule à commenter • vous cliquez droit sur la cellule, puis "Insérer un commentaire" .... vous rédigez et il est validé

lorsque vous cliquez.

Vous souhaitez personnaliser le format de ce commentaire : accéder à sa mise en forme n'est pas bien indiqué, il faut :

• se positionner sur la cellule commentée • cliquer droit pour "Modifier le commentaire" • positionner le curseur dans l'angle bas à droite du commentaire, jusqu'à faire apparaître la petite

double flèche inclinée. • cliquer droit lorsque vous y êtes • sélectionner "Format du commentaire"

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Vous avez maintenant accès à une palette de réglage beaucoup plus riche. Vous pouvez par exemple choisir la couleur de fond, le format et la couleur du texte, les traits, le dimensionnement automatique, etc...

17. Ouvrir les documents OpenOffice.org avec Firefo x Lorsque vous avez téléchargé un document issu d'OpenOffice, vous lancez tout de suite le logiciel adéquat (traitement de texte, tableur, etc.) pour le visualiser. Si vous utilisez le client de navigateur Firefox, oubliez désormais ce réflexe, car il y a beaucoup mieux, à savoir ouvrir ce document directement dans Firefox. Lancer tout d'abord le traitement de texte Writer de la suite bureautique OpenOffice.org. Dérouler le menu " Outils " puis cliquer sur " Options... "

Une fois dans les options, aller à la rubrique " Internet " tout en bas et cliquer sur la sous-rubrique " Plug-in Mozilla ". Dans la partie droite, il ne reste qu'à cocher la case " Activer ".

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Désormais, comme le montrent les captures d'écran visibles ci-dessous, il sera possible d'ouvrir tous les documents OpenOffice.org sans nécessairement passer par le logiciel adéquat. Il vous sera proposé la sauvegarde du document dans un autre format, l'envoi par courrier électronique, l'export au format PDF, l'impression, la recherche dans le document et le zoom. L'édition requiert quant à elle le lancement du logiciel adéquat.

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18. Ouvrir un fichier sans extension avec le Bloc-n otes

Parfois nous avons besoin d'ouvrir un fichier n'ayant pas d'extension (ou n'étant pas reconnu par Windows) avec le bloc-notes pour visionner son contenu. Plutot que de faire un clic-droit sur le fichier et choisir la fonction Ouvrir avec... pour ensuite sélectionner le programme adéquat, nous vous proposons de rajouter une commande directement dans le menu contextuel afin d'ouvrir le fichier en deux clic de souris ! Voici comment faire :

Cliquez sur "Démarrer", "Exécuter..." puis tapez "regedit" et cliquez sur "OK"

Rendez-vous alors à la clé suivante : HKEY_CLASSES_ROOT\*

Créez une première clé que vous appellerez Shell (si elle n'existe pas déjà). Créez une seconde clé que vous nommerez open à l'intérieur même de la première clé que nous venons juste de créer. Dans la partie droite de l'éditeur de base de registres, double-cliquez sur l'éntrée (par défaut) et mettez le nom de la commande qui apparaîtra dans le menu contextuel, par exemple Ouvrir avec le Bloc-notes.

Créez une troisième clé que vous nommerez command à l'intérieur même de la seconde clé que nous venons juste de créer.

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Dans la partie droite de l'éditeur de base de registres, double-cliquez sur l'entrée (par défaut) et mettez la commande suivante "notepad.exe %1" dans le champ Données de la Valeur.

Désormais vous avez une nouvelle option dans le menu contextuel qui vous permettra d'ouvrir le fichier sélectionné avec le Bloc-notes (voir ci-dessous)

Vous pouvez également télécharger ce fichier reg qui s'occupera de tout à votre place !

Le modification est immédiate et il n'est pas nécessaire de redemarrer votre machine.

Remarque pour les utilisateurs de Windows NT et 2000 l'option Ouvrir avec le Bloc-notes apparaîtra dans le menu contextuel quelque soit le type de fichier (même si le fichier a une extension qui est déjà reconnue par Windows).

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19. Raccourcis clavier de Word : interface Voici une petite série de touches qui devrait vous faire gagner du temps :

• Atteindre : F5 • Retourner au précédent emplacement du curseur : MAJ + F5 • Atteindre le début du document : CTRL + DEBUT • Atteindre la fin du document : CTRL + FIN • Sélectionner le début du document : CTRL + MAJ + DEBUT • Sélectionner la fin du document : CTRL + MAJ + FIN • Sélectionner le caractère précédent : MAJ + GAUCHE • Sélectionner le caractère suivant : MAJ + DROITE • Aller à la dernière cellule de la colonne : ALT + PAGEDOWN • Aller à la dernière cellule de la ligne : ALT + FIN • Aller à la première cellule de la colonne : ALT + PAGEUP • Aller à la première cellule de la ligne : ALT + DEBUT

20. Raccourcis clavier de Word : mise en forme du t exte Voici une petite série de touches qui devrait vous faire gagner du temps :

• Mettre en gras le texte sélectionné : CTRL + G • Mettre en italique le texte sélectionné : CTRL + I • Souligner le texte sélectionné : CTRL + U • Modifier la casse (majuscules/minuscules) : MAJ + F3 • Diminuer la taille de la police : CTRL + MAJ + < • Augmenter la taille de la police : CTRL + ALT + MAJ + < • Changer le style : CTRL + MAJ + S • Appliquer le style normal : CTRL + MAJ + N • Appliquer le style Titre 1 : CTRL + MAJ + & • Appliquer le style Titre 2 : CTRL + MAJ + é • Appliquer le style Titre 3 : CTRL + MAJ + # • Copier la mise en forme du texte sélectionné : CTRL + MAJ + C • Appliquer la mise en forme copiée au texte : CTRL + MAJ + V • Aligner le paragraphe à droite : CTRL + MAJ + D • Aligner le paragraphe à gauche : CTRL + MAJ + G • Centrer le paragraphe : CTRL + E

21. Raccourcis clavier de Word : navigation Voici une petite série de touches qui devrait vous faire gagner du temps :

• Activer ou quitter le mode Aperçu avant impression : CTRL + F2 • Fractionner la fenêtre du document / Supprimer le fractionnement de la fenêtre du document :

CTRL + ALT + S • Mode Lecture : ALT + R • Mode normal : CTRL + ALT + N • Mode page : CTRL + ALT + P • Mode plan : CTRL + ALT + O • Aller à la fenêtre suivante : CTRL + F6 • Aller à la fenêtre précédente : CTRL + MAJ + F6 • Afficher/Masquer le volet Office (ou le Ruban sous Office 2007) : CTRL + F1 • Fermer la fenêtre : CTRL + F4

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22. Raccourcis clavier de Word : saisie du texte Voici une petite série de touches qui devrait vous faire gagner du temps :

• Supprimer un mot à gauche : CTRL + BACKSPACE • Supprimer un mot à droite : CTRL + SUPPR • Insérer un lien hypertexte : CTRL + ALT + K • Insérer un symbole de copyright : CTRL + ALT + C • Insérer un symbole de marque déposée : CTRL + ALT + R • Insérer un commentaire : CTRL + ALT + M • Insérer des points de suspension : CTRL + ALT + ; • Créer un espace insécable : CTRL + ALT + ESPACE • Créer un tiret insécable : CTRL + 8 • Insérer un saut de ligne : MAJ + ENTREE • Insérer un saut de page : CTRL + ENTREE

23. Raccourcis clavier de Windows Raccourcis clavier sous Windows /ou/ comment éviter d'utiliser la souris ! Cette liste non exhaustive présente les nombreux raccourcis présents sous Windows. Il faut savoir qu'il existe des raccourcis spécifiques à chaque logiciel. Néanmoins, cette liste vous présente les plus utilisés. Raccourcis spécifiques à Windows

• Touche Windows / Ctrl + Echap : ouvre le menu Démarrer • Touche Windows + E : ouvre l’Explorateur de fichiers • Touche Windows + M / Touche Windows + D : réduit toutes les fenêtres et affiche le

Bureau • Touche Windows + R : lance la commande Exécuter • Touche Windows + F : ouvre la commande Rechercher • Touche Windows + F1 : ouvre la fenêtre d'aide Windows quelle que soit l'application • Touche Windows + L : verrouille la session en cours • Touche Windows + U : ouvre le gestionnaire d'utilitaires (Windows XP et 2000) • Touche Windows + Pause : ouvre le Panneau des informations Système • Alt + Tab : fait changer la fenêtre active • Alt + F4 : ferme la fenêtre ou le programme en cours • Alt + la lettre soulignée dans un nom de menu : ouvre le menu correspondant

(ex : Alt + F ouvre le menu Fichier)

• Alt + Barre espace : affiche le menu contextuel de la fenêtre en cours • Alt + Impr Ecran : copie d'écran de la fenêtre en cours • Impr Ecran : copie de tout l'écran • CTRL tout en faisant glisser un élément : copier l'élément sélectionné • CTRL+MAJ tout en faisant glisser un élément : créer un raccourci vers l'élément

sélectionné • F1 : Aide • F2 : Renommer un fichier • F3 : Recherche de fichiers • F5 : Actualiser l'affichage • F10 : Active la barre de menus dans le programme actif • Retour Arrière (touche au dessus de la touche Entrée) : permet de revenir au niveau

précédent dans l'Explorateur Windows

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• Maj (ou Shift) + Suppr : Supprimer directement un fichier sans passer par la corbeille • Alt + MAJ (ou Alt Gr + MAJ) : Basculer les modes de clavier AZERTY / QWERTY • Maj + F10 : remplace le clic droit • CTRL + Alt + Suppr : lance le Gestionnaire de tâches • Pour empêcher la lecture automatique du CD, appuyez au moment de l'insertion sur

Shift.

Pour la gestion de fichiers mais aussi pour tous le s logiciels

• Ctrl + A : sélectionner tout • Ctrl + B : organiser les Favoris d'Internet • Ctrl + C : copier • Ctrl + F : permet de chercher du texte dans le fichier ou tout simplement dans le

navigateur internet • Ctrl + H : permet de remplacer du texte • Ctrl + N : créer un nouveau fichier • Ctrl + O : ouvrir un nouveau document • Ctrl + P : imprimer • Ctrl + S : enregistrer • Ctrl + V : coller • Ctrl + W : fermer la fenêtre en cours (= Alt+F4) • Ctrl + X : couper • Ctrl + Y : répéter la dernière action qui a été annulée • Ctrl + Z : annuler la dernière action

Pour les logiciels de traitement de texte

• Ctrl + G ou Ctrl + B en version anglaise : met en gras le texte sélectionné • Ctrl + U : souligne le texte sélectionné • Ctrl + I : met en italique le texte sélectionné

Pour Word

• Ctrl + Maj + N : met en normal le texte sélectionné • Ctrl + Maj + 1 / Ctrl + Alt +1 en version anglaise: met en Titre 1 le paragraphe où se situe

le curseur de la souris • Ctrl + Maj + 2 / Ctrl + Alt +2 en version anglaise: met en Titre 2 le paragraphe où se situe

le curseur de la souris • Ctrl + Maj + 3 / Ctrl + Alt +3 en version anglaise: met en Titre 3 le paragraphe où se situe

le curseur de la souris • Sélectionner un mot ou un groupe de mots puis Shift + F3 : changement de la casse

Pour Excel

• F2: Edite une cellule. Permet d'utiliser directement le clavier pour modifier le contenu.

Pour Internet Explorer

• Maj + clic sur un lien : ouvre le lien dans une nouvelle fenêtre • Retour Arrière (touche au dessus de la touche Entrée) : permet de revenir à la page

précédente • Ctrl + B : organiser les Favoris d'Internet • Ctrl + D : ajouter la page en cours dans les Favoris

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• Ctrl + E : ouvrir la fonction Rechercher • Ctrl + F : rechercher dans la page en cours • Ctrl + H : ouvrir l'historique des sites web visités • Ctrl + N : ouvrir une nouvelle page identique à la précédente • Ctrl + Tab, Alt + D ou F6 : sélectionner la barre d'adresses • CTRL + Entrée : ajouter www. et .com autour du texte saisi • Maj + clic sur le lien : ouvrir un lien dans une nouvelle fenêtre • F11 : basculer entre le mode Plein écran et le mode Normal de la fenêtre en cours.

24. Remplir une ligne ou une colonne avec une suite logique Vous devez créer un tableau avec le nom des mois dans une ligne ou une colonne : - vous inscrivez au moins 2 mois consécutifs : par exemple, janvier en B4 et février en B5 - vous pointez sur B4, puis en maintenant shift enfoncé, vous pointez B5. - les 2 cellules sont cochées et un petit carré apparaît en bas de B5, à droite - vous cliquez et tenez sur ce carré, et déplaçant votre souris (le pointeur est devenu une croix) sur les cellules suivantes - elles se remplissent automatiquement suivant la suite logique des mois Vous pouvez également le faire en colonne .... Même procédure. Si vous le faites avec des chiffres : - ex : 1 puis 2, la suite sera 3,4,5, etc... - ex : 1 puis 3, la suite sera 3,5,7, etc... Si vous combinez : - ex : Valeur 1, puis Valeur 2, la suite sera Valeur 3, Valeur 4, etc... Vous pouvez créer le format de vos propres suites logiques : - OUTILS / OPTIONS / LISTES PERSONNELLES

25. Travailler sur les dates avec Excel Vous avez une date en C3 par exemple, et vous voulez connaître :

• le N° de la semaine correspondant à cette date : = NO.SEMAINE(C3;2)

Nota : 2 correspond à un système de semaines commençant le Lundi, et 1 pour le Dimanche.

• la date de fin du mois : =FIN.MOIS(C32;0)

Nota : 0 pour la fin du mois désigné. 1 pour la fin du mois suivant 2 pour la fin du mois d'après etc. Très utile dans une formule de paiement à X mois après la date de facture.

• le nombre de jours ouvrés entre les dates A1 et A2 = NB.JOURS.OUVRES(A1;A2;A3:A6)

Nota : A1 pour la date de début ; A2 pour la date de fin ; A3:A6 pour une liste de jours fériés.

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26. Utiliser Google par le biais du courrier électr onique Vous ne le savez peut-être pas, mais il est possible d'utiliser le moteur de recherche Google par le biais du courrier électronique. Cette astuce permet de recevoir les résultats de vos recherches dans votre boîte aux lettres électronique, afin de les conserver pour les consulter de nouveau par la suite. Lancer tout d'abord votre client de messagerie électronique (Outlook Express, Thunderbird, etc.) ou votre client de navigateur Internet ( Internet Explorer, Firefox, Opera, Safari, etc. ), afin d'accéder à votre webmail. Lancer ensuite la création d'un nouveau message. Pour utiliser Google, il va falloir saisir les mots-clés en objet du message, " montre mp3 " dans notre cas, et envoyer le message à l'adresse suivante : google @ capeclear.com.

Quelque temps après, la réception n'étant pas instantanée, un message vous parviendra. Il contiendra les 10 premiers résultats de la requête.

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Cette astuce s'avère être un bon moyen pour les étudiants qui effectuent des recherches depuis leur lieu d'étude. Elle leur permettra de retrouver les résultats de leurs recherches une fois rentrés chez eux. À utiliser sans modération donc.