Solutions AXA pour les entreprises Santé

Votre contrat Santé Entreprise

Livret de l’entreprise

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Sommaire

1 - Votre contrat 4

Sa composition 4

Sa mise en place 4

L’ environnement social et fiscal des contrats santé collectifs 4

Les avantages sociaux et fiscaux 5

L’ évolution du contrat 5

2 - Vos cotisations 6

Les Appels de Cotisation trimestriels : mars, juin et septembre 6

Les modalités de paiement 6

L’ Appel de Cotisation annuel : décembre 6

La DSN : simplicité, sécurité, performance. Comment faire ? 7

3 - Les mouvements de personnel 8Les entrées 8

Les sorties 8

L’ Accord National Interprofessionnel 9

4 - Vos services 10

Les services en ligne 10

Les services de prévention et d’assistance 10

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Votre dossier est composé des documents suivants :

Le contrat

les Conditions générales,

les Conditions particulières, précisant la catégorie de personnel concernée, les garanties et les taux de cotisation.

La Notice d’Information(1) :

reflet du contrat, elle est destinée aux salariés de la catégorie de personnel concernée.

Les contrats santé collectifs à adhésion obligatoire permettent à l’entreprise et aux salariés de bénéficier d’avantages fiscaux et sociaux, à condition toutefois de respecter un certain nombre de conditions.

Les conditions contractuelles

Caractère collectif du régime

Pour être colIectif, le régime doit bénéficier à l’ensemble du personnel salarié ou à certaines catégories objectives du personnel.

Caractère obligatoire

Seules les contributions des employeurs aux régimes de prévoyance complémentaire auxquels le salarié est affilié à titre obligatoire peuvent être exonérées de cotisations sociales.

Participation de l’employeur

La cotisation doit comporter obligatoirement une participation de l’employeur, qui peut être partielle ou totale. Cette participation doit représenter une part significative de la cotisation. La seule prise en charge des frais de mise en place et de gestion du régime ne répond pas à cette exigence.

1 Votre contrat

Sa composition L’environnement social et fiscal des contrats santé collectifsSa mise en place

Vos salariés adhérents doivent vous retourner leur Bulletin Individuel d’Adhésion dûment complété et accompagné des pièces justificatives ; ces bulletins doivent être remis à votre interlocuteur AXA.

Son enregistrement déclenche l’édition et l’envoi des Attestations santé.Une Attestation santé est établie pour chaque assuré (salarié ou ayant droit) titulaire d’un numéro de Sécurité sociale.Même en l’absence de celle-ci, les dépenses engagées pourront faire l‘objet de demandes de remboursement dès la date d’effet du contrat. En revanche, le remboursement n’interviendra qu’après l’enregistrement du bulletin d’adhésion.

Vous devez remettre à chaque salarié adhérent sa Notice d’Information(1). Cette notice est le document contractuel tradui-sant les engagements pris entre l’employeur et les salariés dans le régime d’entreprise.

Nous vous recommandons de conserver une trace de la remise de cette notice à vos salariés.Un modèle d’attestation vous est proposé avec votre Notice d’Information(1).

(1) S’il s’agit du contrat Adaptalia Santé, la Notice d’Information comprend les Conditions particulières du salarié et les Conditions générales valant Notice d’Information.

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Mise en place réglementée Les garanties collectives dont bénéficient les salariés sont déterminées soit par accord collectif, soit par référendum ratifié à la majorité des intéressés, soit par une décision unilatérale du chef d’entreprise.

Le caractère responsable et solidairedu contrat Respect de certaines obligations comme la non prise en charge de la participation forfaitaire de 1 €, l’exclusion de la prise en charge de la majoration du ticket modérateur.

L’exclusion de la prise en charge des dépassements Hors parcours de soins.

Les conditions réglementaires Pour conserver ses avantages sociaux et les avantages fiscaux pour ses salariés, l’entreprise a l’obligation de se mettre en conformité selon le décret des catégories objectives du 11/01/2012. Celui-ci oblige l’entreprise à mettre en place un dispositif pour le collège manquant et ce depuis le 30/06/2014. L’ANI du 11/01/2013 impose un financement minimum et des garanties de base pour l’ensemble du personnel au 01/01/2016. Les salariés pourront compléter leurs garanties avec des options à leur charge.

Les avantages sociaux et fiscaux

Exonération des cotisations sociales sur la part patronale des cotisations obligatoires de la couverture santé complémentaire.

Déductibilité de la part patronale de l’assiette de l’impôt sur les sociétés.

Cotisation déductible du revenu imposable du salarié lorsqu’il cotise à ce contrat.

À noter : la cotisation patronale est réintégrée dans le revenu imposable du salarié (dispositions ANI à partir de la déclaration des revenus 2013).

L’environnement social et fiscal des contrats santé collectifs L’évolution du contrat

Vous avez la possibilité de modifier les garanties ainsi que la catégorie de personnel concernée.

Votre interlocuteur AXA se tient alors à votre disposition pour étudier les modifications souhaitées.

N’omettez pas de mettre à jour votre dispositif de couverture en cohérence avec ces modifications.

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L’Appel de Cotisation annuel : décembre

Les modalités de paiement

Les cotisations sont payables à la fin de chaque trimestre civil.

Réglez les cotisations selon la modalité choisie :

par TIP, signez et datez, joignez un Relevé d’Identité Bancaire lors du 1er règlement ou si les coordonnées bancaires sont absentes ou erronées.

par chèque à l’ordre d’AXA ; pour un traitement rapide, merci d’indiquer au dos de celui-ci le numéro de l’appel de cotisation figurant en haut à gauche de ce document ainsi que le numéro de contrat.

Utilisez l’enveloppe pré-adressée pour votre envoi qui regroupe :

le règlement (chèque ou TIP),

l’Appel de Cotisation complété,

avec la cotisation annuelle, la Déclaration Nominative des Adhérents mise à jour (si vous n’avez pas utilisé la DADSU).

Ces documents doivent être retournés avant le 15 du mois suivant l’appel. La date limite figure sur l’Appel de Cotisation.

2 Vos cotisations

Les Appels de Cotisation trimestriels : mars, juin, septembre

Le taux de cotisation annuel est indiqué en pourcentage du Plafond Annuel de la Sécurité Sociale (PASS).

Vos règlements

Complétez notre bordereau d’Appel de Cotisation comme indiqué au dos de celui-ci.

Calculez la cotisation due au titre du trimestre civil écoulé. Principe de calcul 15-15 des cotisations pour les entrées/sorties des salariés.

Pour une entrée de salarié : - avant le 15 du mois : le mois est dû, - après le 15 du mois : ne comptez pas le mois.

Pour une sortie du salarié : - avant le 15 du mois : ne comptez pas le mois, - après le 15 du mois : le mois est dû.

Retournez ce bordereau à l’adresse indiquée, accompagné du règlement de votre cotisation selon la modalité choisie à l’aide de l’enveloppe jointe.

Votre règlement

Recevez en décembre un Appel de Cotisation annuel qui récapitule les cotisations encaissées au titre des trimestres écoulés de l’année civile.

Déterminez le montant de la cotisation annuelle totale en fonction des mouvements de personnel intervenus au cours de l’année.

Calculez le solde restant dû sur le bordereau d’Appel de Cotisation par différence avec les cotisations déjà versées dans l’année.

Lors du paiement de cette cotisation, transmettez-nous aussi la liste nominative des adhérents. Deux solutions vous sont proposées :

Nous télétransmettre la liste au format DSN. Pour la mise en place de ce service, vous devez impérativement contacter l’équipe DSN AXA afin d’obtenir votre fiche de paramétrage contenant les codes nécessaires à l’initialisation de votre logiciel de paie. Cette équipe se tient à votre disposition pour toutes demandes d’informations (voir détail page 7).

Ou, compléter et nous retourner le formulaire papier de Déclaration Nominative des Adhérents (DNA) qui vous a été transmis avec l’Appel de Cotisation.

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NB : Si votre contrat prévoit des options facultatives :

soit la cotisation supplémentaire des options est réglée directement par votre salarié adhérent, seul responsable du paiement des cotisations. Elle est payable mensuellement d’avance. Dans ce cas, veillez à bien remettre le Bulletin d’Adhésion Individuel accompagné du mandat SEPA à votre salarié.

soit vous réglez les cotisations de ces options, vous recevrez alors un appel de cotisation supplémentaire par option.

Simplicité : La DSN est transmise chaque mois en une seule fois à l’issue du traitement de la paie. Elle fonctionne donc pour les contrats collectifs AXA (Santé, Prévoyance, Retraite) par le seul paramétrage de votre logiciel de paie.

Sécurité : Vous gardez le contrôle sur vos données transmises avec la possibilité de les corriger immédiatement ou le mois suivant

Performance :L’automatisation des déclarations sociales vous permet d’optimiser votre organisation interne.

* DSN = Déclaration Sociale Nominative

La DSN* : Sécurité, SimplicitéComment faire ?

Informations utiles

Pour en savoir plus sur la DSN, contacter

service.dsn@axa.fr01 42 49 70 85

Vous pouvez également accéder au site www.dsn-info.fr

Les trois étapes clés de la DSN

Pour la première utilisation, il convient de préparer le paramétrage de logiciel de paie. Pour cela, accédez à la fiche de paramétrage sur le site de l’ACOSS (net-entreprise.fr, jeDeclare.com ou toute autre solution de paie).

Vous paramétrez votre logiciel à l’aide des données indiquées sur la fiche de paramétrage.

Vous procédez aux tests habituels et envoyez, mensuellement, votre DSN issue du logiciel de paie en la déposant sur votre site de déclaration habituel. Désormais, cet envoi se fera à destination des différents organismes fiscaux, sociaux et à AXA.IMPORTANT

La DSN est à transmettre impérativement au plus tard, le 5 du mois pour les entreprises de plus de 50 salariés ou le 15 du mois pour celles de moins de 50 salariés.

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3 Les mouvements de personnel

Les entrées

Qui est concerné ?

L’adhésion est obligatoire pour tout nouveau salarié entrant dans la catégorie de personnel concernée par le contrat. L’adhésion au contrat est effective selon les conditions précisées dans le régime.

Que devez vous faire ?

1 - Informez le nouvel entrant :

Remettez-lui un exemplaire de la Notice d’Informa-tion(1) et le Mode d’Emploi de leur contrat complé-mentaire santé.

Faites-lui signer l’attestation de remise de la notice que vous conservez.

Mettez-lui à disposition votre dispositif d’Entreprise.

2 - Finalisez l’adhésion du nouvel entrant :

Faites-lui remplir et signer le Bulletin Individuel d’Adhésion après y avoir précisé la date d’adhésion au contrat (en application du régime d’entreprise, elle peut être différente de celle de l’entrée dans l’entreprise ou le collège).

Votre salarié vous remet son Bulletin Individuel d’Adhésion accompagné des pièces justificatives demandées.

Les sorties

Qui est concerné ?

L’adhérent qui change de catégorie de personnel ou quitte l’entreprise.

Si l’adhérent sortant bénéficie du dispositif ANI (cf § Portabilité page 9), remplissez un bulletin de déclaration de maintien des garanties, et envoyez-le à l’adresse suivante : AXA France – Assurances Collectives – TSA 50300 – 313 Terrasses de l’Arche – 92727 Nanterre Cedex.

Si l’adhérent quitte l’entreprise et ne bénéficie pas du dispositif ANI ou quitte la catégorie de personnel assurée, vous devez lui demander son attestation de tiers payant. Barrez-la, notez la date de sortie et la transmettez à AXA Santé Entreprises qui enregistrera l’arrêt des prestations pour cet adhérent.

- Le cas particulier du décès de l’adhérent ?

Licenciement / fin de CDDL’entreprise doit informer l’assureur de la sortie des salariés. Charge à l’assureur de proposer un contrat dans les règles de la portabilité (cf § Portabilité page 9). À la fin de ses droits en portabilité, l’adhérent peut bénéficier d’un contrat Loi Evin, article 4.

Départ à la retraiteLe salarié qui part à la retraite peut :

– souscrire une assurance individuelle dite Sortie de groupe, à des conditions privilégiées,

Le salarié trouvera dans sa notice la définition des bénéficiaires possibles au titre du contrat. Assurez-vous de la conformité de sa déclaration avec les termes du contrat, en particulier dans le cas où des cotisations différentes ont été définies pour les familles et les « sans ayants droit ».

3 - Adhésion de votre salarié aux garanties optionnelles

Des garanties optionnelles peuvent être proposées au salarié auquel cas celui-ci doit impérativement remplir le mandat SEPA joint au Bulletin Individuel d’Adhésion.

4 - Contrôlez le Bulletin Individuel d’Adhésion et adressez directement à AXA Santé Entreprises l’ensemble des documents

Les informations importantes du bulletin d’adhésion sont : les coordonnées exactes de l’adhérent, et son n° de Sécurité Sociale, la situation maritale, les bénéficiaires (avec noms, prénoms, dates de naissance, n° de Sécurité Sociale).

Les pièces à recueillir sont : la photocopie de l’attestation d’assurance maladie à jour, un RIB, RIP ou RICE.

Deux fois par an, vous recevez les attestations de tiers payant et devez les remettre aux salariés présents dans l’entreprise. Pensez à retourner à AXA Santé Entreprises les attestations reçues pour des salariés qui ont quitté les effectifs et qui ont été préalablement barrées et dont la date de sortie a été notée(2).

(1) S’il s’agit du contrat Adaptalia Entreprises Santé, la Notice d’Information comprend les Conditions particulières du salarié et les Conditions générales valant Notice d’Information.

(2) Cette disposition ne concerne pas les bénéficiaires du dispositif ANI.

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L’Accord NationalInterprofessionnel La portabilité

L’ANI du 11 janvier 2013 et la loi de sécurisation de l’emploi généralise le principe de maintien des garanties en cas de cessation du contrat de travail et augmente la durée maximum à 12 mois. La portabilité de la couverture santé concerne tous les salariés, sous certaines conditions, à compter du 1er juin 2014.

La couverture

La portabilité concerne tous les salariés dont le contrat de travail est rompu ou arrivé à terme et qui peuvent prétendre au bénéfice de l’assurance chômage : licen-ciement pour raison économique, fin de CDD, à l’exclu-sion des licenciements pour faute lourde du salarié. Ce maintien des garanties s’applique à l’ensemble de leurs ayants droit dans les conditions et termes des garanties en vigueur, si ces derniers sont couverts au titre du contrat initial au moment de la cessation du contrat de travail du salarié. Les garanties en vigueur

– ou bénéficier de la loi Evin, c’est-à-dire, conserver ses garanties à l’identique au jour de sa sortie et avec une cotisation majorée de 50 %. Toutefois, cette disposition ne s’applique pas à ses ayants droit.

Décès Dans les 6 mois suivant le décès, les ayants droit d’un adhérent décédé peuvent bénéficier d’une assurance à des conditions privilégiées. Vous devez nous informer du décès afin que votre interlocuteur AXA puisse leur adresser une proposition de couverture.

DémissionL’employeur n’a aucune obligation. L’ancien adhérent peut souscrire individuellement à une assurance individuelle, dite sortie de groupe ou autre.

Modifications des informations d’un salarié adhérent, ajout ou suppression d’un ayant droit

L’adhérent peut effectuer les modifications d’adresses directement auprès d’AXA Santé Entreprises. Il obtien-dra les formulaires sur le site Internet ou par télé-phone.

Pour toute autre demande de modifications (concernant sa situation de famille ou son statut), l’adhérent vous transmettra un bulletin d’adhésion que vous adresserez à AXA Santé Entreprises après en avoir vérifié la conformité.

sont maintenues à tout moment à l’identique de celles des salariés. En cas de changement d’assureur, les bénéficiaires de la portabilité sont garantis par le repre-neur. La durée du maintien de garanties est égale à la durée du dernier contrat de travail dans la limite maxi-male de 12 mois. La couverture n’est plus financée par le salarié mais par mutualisation via le contrat collec-tif. Ce nouveau dispositif de portabilité des droits est depuis le 1er juin 2014 une obligation légale à laquelle sont soumis tous les employeurs.

Les obligations

De l’employeur Signaler les droits à portabilité dans le certificat de travail qu’il remet à son salarié. Informer l’organisme assureur de la cessation du contrat de travail en remplissant un bulletin de déclaration de maintien des garanties.

De l’assureur Assurer le maintien des garanties en présentant des garanties de même niveau au salarié qui sort de l’entreprise.

De l’ex-salarié Justifier auprès de l’organisme assureur qu’il remplit bien les conditions du bénéfice de la portabilité, ce, pendant toute la durée pendant il peut prétendre au maintien. Informer l’assureur de toute reprise du travail ou départ à la retraite modifiant la durée de maintien initialement prévue.

Deux fois par an, vous recevez les attestations de tiers payant et devez les remettre aux sala-riés présents dans l’entreprise. Vous retournez à AXA Santé Entreprises les attestations reçues pour des salariés qui ont quitté les effectifs. Vous les avez préalablement barrées et avez noté la date de sortie*.

* Cette disposition ne concerne pas les bénéficiaires du dispositif ANI.

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4 Vos services

Les services en ligne

Un site internet

Un espace entreprise sécurisé : Gérer directement les affiliations ou radiations des assurés ou bénéficiaires. Mettre à jour les informations du personnel (adresse, RIB...). Éditer les attestations de tiers payant.

Un espace Clients Salariés : Consulter et modifier ses informations personnelles en temps réel à tout moment. S’abonner gratuitement au service d’alerte email pour être informé d’un remboursement ou de la prise en charge d’un devis. Imprimer ou demander la réédition de son attestation de tiers payant avec sélection des ayants droit. Imprimer les devis et prises en charge hospitalière en ligne. Opter pour le décompte de remboursement au format électronique. Géolocaliser des partenaires de santé en optique, dentaire et audioprothèse Itelis le plus proche et au meilleur prix.

Pour se connecter, l’assuré doit se munir de son numéro de client (présent sur son attestation de tiers payant santé) et de son code confidentiel (présent sur sa lettre de bienvenue).

Des applications mobiles à télécharger gratuitement sur smartphone ou tablettes

@pplitelis Permet de trouver un opticien, un dentiste ou audio prothésiste partenaire le plus proche, et connaître le prix moyen du marché d’un équipement optique, d’un acte dentaire ou d’une prothèse.

Un numéro unique

Vos salariés retrouveront les divers moyens d’accès à ces prestations dans le Guide Salarié que vous leur remettez à leur entrée.

* Les services sont cités à titre d’exemple et ne sont pas contrac-tuels. Pour en bénéficier, ceux-ci doivent figurer dans votre contrat Santé Entreprises.

Les services de prévention et d’assistance*

Au quotidien Une ligne d’information santé est à votre disposition ainsi qu’à vos salariés pour vous accompagner et vous conseiller tout au long de la vie de votre contrat, dans les domaines administratif (aides pour vos démarches), médical et de la prévention.

Un service et réseaux de professionnels santé Itelis – pour trouver le meilleur prix en optique, dentaire

et audioprothèse,– obtenir des informations, des conseils sur les

traitements des équipements,– obtenir un avis sur devis avant toute dépense

importante en optique ou en dentaire.

Des services pour vous accompagner dans les moments importants de votre vie En cas d’hospitalisation, de maternité, de cancer, nous organisons un ensemble de services à domicile :– garde d’enfants, soutien scolaire, présence d’un

proche au chevet, aide-ménagère, garde-malade, livraison de médicaments….

Votre service client

Pour toute question sur la gestion de votre contrat et de ses cotisations, les coordonnées figurent sur l’appel de cotisation ou les courriers de gestion.

Pour tout renseignement complémentaire, contactez-nous :

Votre service clientPour toute question sur la gestion de votre contratet de ses cotisations, les coordonnées figurent sur l’appelde cotisation ou les courriers de gestion.

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AXA France Vie. S.A. au capital de 487 725 073,50 € - 310 499 959 R.C.S. Nanterre - AXA Assurances Vie Mutuelle : Société d’Assurance Mutuelle - Siren 353 457 245 - Siret 353 457 245 00051 - Entreprises régies par le code des assurances - Siège social : 313 Terrasses de l’Arche – 92727 Nanterre Cedex. - AXA Assistance France. S.A. au capital de 9 071 981 € - 311 338 339 R.C.S. Nanterre - Siège social : 6 rue André Gide. 92320 Châtillon. - SOCIETE DE GESTION ADMINISTRATIVE ET DE REGIMES DE PREVOYANCE - SOGAREP - S.A.S. au capital de 5 900 000 € - Siège social : 134 rue Abel Gody - 37400 Amboise - 315 278 911 R.C.S. Tours.