Cours Moodle

Carnet de bord projets

tuteurés S2

PREMIER ENCADRETitre et présentation brève du coursForum des nouvelles

o SECTION 1 : LES AMPHIS PROJETS

1. Dossier RessourcesIl s’agit d’un dossier comprenant :1) La présentation du projet tuteuré en TC (Voir powerpoint n°1)2) Les présentations powerpoint des divers projets des années précédentes et/ou des projets à conduire pour l’année en cours (Voir powerpoint n°2).

2. La fiche méthodologique n°1

o SECTION 2 : les TDS Préparation du projet& apprentissage de

l’environnement du projet

1. Dossier RessourcesIl s’agit d’un dossier comprenant :Sous-dossier n°1   : TD N°1 1) La fiche de TD n°1 a) Rattachement à une organisation cliente.2) La fiche de TD n°1 b) La validation du projet.3) La grille d’évaluation des projets.Sous-dossier n°2   : TD N°2 La fiche de TD n°2 Contacter une organisation cliente.Sous-dossier n°3   : TD N°3 1) La fiche de TD n°3 a) Le sujet de projet.2) La fiche de TD n°3 b) La lettre d’intention.Sous-dossier n°4   : TD N°4 1) La fiche de TD n°4 a) La budgétisation de son projet.2) La fiche de TD n°4 b) La planification du projet.

2. Les fiches méthodologiques n°2 à 4

3. Les devoirs à déposer

o SECTION 3 :– SOUTENANCES DE PROJETS TC2

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SECTION 2

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DOSSIER RESSOURCES SECTION 2

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Séance TD N°1 Date 

Objectifs de la séance : Trouver des missions correspondant à des compétences souhaitées ; Retracer l’historique de votre démarche de prospection de projet.

EN SALLE INFORMATIQUE

Fiche TD n°1a) – Le rattachement à une organisation cliente

Le rattachement à une organisation clienteLe projet se développe au profit d’une organisation cliente :- Entreprise privée,- Association Loi 1901,- Etablissement public ou semi-public. Cela implique l’impossibilité de réaliser un projet personnel.

La proposition de projet peut émaner de l’organisation cliente, des étudiants ou d’une réflexion des deux parties. Par conséquent, il y a obligation d’un rattachement à cette organisation. Aucune dérogation à ce principe n’est accordée.Ce rattachement suppose un cadre conceptuel fixant les obligations réciproques des étudiants et de l’organisation : c’est la convention de projet, à établir en S3. Seuls les projets institutionnels, qui sont développés au profit de l’institution universitaire (l’Université de La Rochelle ou ses composantes, dont le département TC de l’IUT), n’établissent pas de convention de projet. Cependant, il leur est exigé, comme pour tous les autres projets, une lettre d’intention (voir modèle p.27).

En effet, la convention de projet est précédée obligatoirement d’une lettre d’intention qui établit votre rattachement à une organisation cliente. La lettre d’intention est exigée pour la soutenance de validation de projet en juin. La convention de projet n’est demandée qu’en début de S3, lorsque le projet a été validé.

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Fiche TD n°1b) – La validation du projet

1. Document de synthèseRédaction d’un document synthèse sur le projet : - Forme : page de gade comprenant des éléments précis, 3 pages

maximum.- Fond : synthèse des points qui seront exposés en soutenance.

2. Soutenance de validation de projetSoutenance publique de vingt minutes :- dix minutes d’exposé dont une partie en anglais ;- suivies de dix minutes de réponses aux questions, dont certaines en

anglais, d’un jury composé de trois enseignants, dont un enseignant d’économie-gestion.

Contenu de l’exposé : les étudiants apportent les documents requis et traitent des points suivants (cf grille de notation)- Présentation de l’organisme support et de son environnement- Présentation des objectifs du projet- Présentation du planning prévisionnel des actions (Gantt)- Présentation du budget prévisionnel (équilibré)

3. Notation du projet en S2Le projet est noté sur 20. La note est intégrée à l’UE 23.

Notation de la soutenance   : * De 10 à 20 : le projet est validé* De 8 à 9 : le projet est ajourné et doit être représenté en septembre (S3)* De 0 à 7 : le projet est éliminé : les étudiants doivent en présenter un autre en septembre (S3) Un projet validé en juin reste validé en septembre même s’il perd un ou deux de ses membres. Le responsable de projet y intègre (de manière directive), les étudiants d’autres groupes non validés.

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NB : S’il existe un conflit entre deux projets validés ayant perdu chacun deux de ses membres, on garde la plus forte note comme critère principal de choix.

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Récapitulatif pour la note finale de projet pour l’UE 23 (coef.1)   :

- Devoir n°1 – Bilan personnel projets : remise date limite le ……………… - Devoir n°2 - Contacts projet : remise date limite le ……………… - Devoir n°3 - Sujet de projet et lettre d’intention :

remise date limite le ……………… - Devoir n°4 - Planning et budget de votre projet :

remise date limite le ………………

Sous-total : carnet de bord numérique des projets – coef. 0.5

- Soutenance de validation de projet : le …………………….. – coef. 0.5

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Grille de notationVALIDATION DE PROJET - S2

JURY N° …Nom du Projet :Noms des étudiants : -

---

Mauvais--

Passable-

B+

TB++

1. Prestation orale 1.1 Utilisation pertinente du

powerpoint1.2 Répartition de la parole1.3 Qualité de l’expression1.4 Anglais1.5 Motivation1.6 Réponse aux questions2. Contenu du projet2.1 Présentation de l’organisation et sa

problématique2.2 Présentation de son

environnement 2.3 Présentation des objectifs du projet2.4 Présentation des actions / Planning

prévisionnel2.5 Budget prévisionnel (liste des

rubriques et ordre de grandeur)3. Remise des documents3.1 Document de synthèse (3 pages) NON OUI3.2 Lettre d’intention signée NON OUI

Note / 20

Observations : (points sur lesquels le groupe doit travailler)

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Séance TD N°2 Date 

Objectifs de la séance : Trouver et contacter une organisation ; Conserver les coordonnées utiles, les fiches de prospection, listes

d’entreprises…, les retrouver facilement et les enrichir tout au long des séances.

EN SALLE INFORMATIQUE

Contenu de la séance (TD) :

Prise de RDV Création mail de projet

Gestion des contacts Gestion des courriers/mails/appels: cf. PPP recherche de stage

Présentation / Carte de visite

Proposition de mission : Qualification de fichiers + actions commerciales

Etudes (de marché, de notoriété, de satisfaction)

Stratégie et actions de communication

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Séance TD N°3 Date 

Objectifs de la séance : Sujet de projet : activité / Moodle ; Rédiger votre lettre d’intention.

Fiche TD n°3 a) – Le sujet de projet

1. Le sujet de projet La fiche « Sujet de projet » doit comprendre :1) Coordonnées du projet- N° et nom de projet- Nom des étudiants et email du groupe- Coordonnées complètes de l’organisme support2) Contenu du projet- Problématique de l’organisme support- Missions du groupe de projet

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Fiche TD n°3 b) – La lettre d’intention

La lettre d’intention est le document PREPARANT LE RAPPROCHEMENT DES PARTENAIRES à votre PROJET.

QUAND ?

Elle est rédigée par le groupe d’étudiants projet et adressée à l’organisation cliente le plus tôt possible.Elle doit être signée par l’organisation cliente. Elle est remise au jury de la soutenance de validation de projet, faisant ainsi la preuve de la réalité des contacts pris et des accords trouvés avec l’organisation cliente.

QUOI ?

Cette lettre doit être assez courte et ne contenir qu’une idée par paragraphe.Voici les principaux points à aborder :

Introduire en faisant référence à votre situation d’étudiant en recherche de projet inscrit dans le cadre du DUT Techniques de Commercialisation, évoquer éventuellement vos entretiens ou contacts, puis montrer votre intention de collaborer sur le projet suivant :

1/ Décrire brièvement votre projet et ses objectifs.

2/ Montrer votre motivation et demander un avis sur la faisabilité de votre idée, montrer aussi les retombées possibles et la valorisation que le partenaire pourrait obtenir grâce à votre projet.

3/ Evoquer les moyens prévisionnels matériels et financiers nécessaires en l’état actuel de vos réflexions et préciser que c’est le partenaire qui assume la responsabilité financière du projet.

4/ Terminer en disant que dans le cas où le partenaire est d’accord sur le principe, vous lui proposerez plus tard (en septembre/octobre) une convention de projet détaillée qui contractualisera vos rapports professionnels.

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Séance TD N°4 Date :

Objectifs de la séance : Savoir établir le budget de votre projet ; Connaître les missions de Forum pour Demain ; Savoir planifier votre budget.

Fiche TD n°4 a) – L’argent et les assurances

1. L’argent et les assurances• Les frais du projetLes frais relatifs à la gestion du groupe d’étudiants de l’IUT (les frais de déplacements vers les salons par exemple) sont à la charge de l’organisme support.C’est au groupe de projet de prévoir le montant des frais pour toute la durée du projet et de les présenter à l’organisme support. Dans la majeure partie des cas, ces frais sont intégrés et figurent en charge dans le budget du projet.• Les fonds du projetLes organismes support gèrent elles-mêmes les budgets nécessaires à la bonne réalisation des projets, et sont donc en charge de l’émission des factures pour des charges inhérentes au projet. Exemple : conception/impression d’affiches.Elles prennent le risque d’un déficit si elles ne rentrent pas dans leurs frais. Cependant, elles conservent les éventuels bénéfices. Exemple : les recettes engendrées par une action pour un projet humanitaire. Les questions concernant l’argent doivent être traitées avec la plus grande précision dans la convention de projet. Vous devez donc absolument modifier la convention « type » qui est en Annexe afin que les aspects financiers soient très clairs pour les parties.

• Les assurancesDurant le projet, il est possible que les étudiants du groupe de projet aient à effectuer des déplacements. L’organisme support et les étudiants doivent prendre les dispositions nécessaires auprès de leur compagnie d’assurance et de leur mutuelle pour une éventuelle extension de garantie couvrant les risques de trajet.

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La question des assurances doit être précisée dans la convention de projet.

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Fiche TD n°4 b) – La planification du projet

1. Planning à réaliser sur informatique (GANTT sur excel ou logiciel projet) Listing de toutes les actions envisagées

À trier par type de mission: logistique, communication … Partagez vos dates sur Moodle

Ex: Evénement, passage en radio… Insérez les manifestations universitaires / régionales liées à la thématique du projet :

Commissions d’aide aux projets culturels/étudiants Manifestations locales, régionales, nationales

2. Les dates butoirs Castings pour les projets institutionnels : Inscription sur Moodle : Devoirs sur Moodle : remise dates limites les …………………

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LES DEVOIRS

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Devoir n°1 – Tableau à remplir

Remplissez ce tableau de façon individuelle, puis en comparant avec les étudiants avec lesquels vous souhaiter travailler en projet.

Savoirs/com-

portements déjà acquis

Compétences /

connaissances à

acquérir /développer

Compétences non

possédées

Savoirs

Analyse d’un marché/environne-mentAnalyse des forces/faiblesses d’une organisationPoser une problématique…Comportements

Gestion d’un planning : gestion de différentes tâches dans le tempsPrise de RDV/ordre du jour/rédaction de CRGestion du travail en groupe (répartition des rôles, délégation,

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compromis)….

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Devoir n°1 - suite

Projet présenté n° - Nom du projet

Projet présenté n° - Nom du projet

Ce que vous retenez de la séance. (Expliquez votre choix)

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Pour les groupes constitués / en plus du Devoir n°1

Noms des étudiants

Présents Absents

Ordre du jour de la réunion

Travail réalisé / Compte-rendu

Questions / A faire pour la séance suivante :

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Devoir n°2 – Tableau à remplir

Recherche sur le projet que j’ai choisi : les entreprises et associations susceptibles d’être contactées et la recherche documentaire sur le secteur concerné.

Listes des entreprises / associations.

Personne à contacter

Coordonnées

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Devoir n°2 suite – Recherche de RDV avec des organismes supports : tableau de bord, entonnoir de prospection, arbre…

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Devoir n°3 – Fiche projet à taper sur Word.

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Devoir n°4.1 – Préparation du budget prévisionnel

Faites le listing des frais que votre groupe de projet va avoir pendant la durée du projet ;

Faites le listing de toutes les dépenses que peuvent engendrer vos actions.

Utilisez la courbe en « S » pour constater la progression de votre budget prévisionnel !

Equilibrez votre budget !

Budget prévisionnel du projet ……. Date :

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Devoir n°4.2 – Planning de projet prévisionnel Date :

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Devoir n°5 - Soutenances S4

Objectifs :- Assister à la soutenance finale de projets de fin de deuxième année ;- Tirer parti des questions posées par le jury ;- Améliorer mes prochains exposés.Conseils : soyez très précis dans la formulation !

Soutenance n°1 Projet : Forme Fond

A faire

A ne pas faire

Lien avec mon projet :

Mes impressions / Ce que j’ai appris avec cette soutenance :Page 26

Soutenance n°2 Projet : Forme Fond

A faire

A ne pas faire

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Lien avec mon projet :

Mes impressions / Ce que j’ai appris avec cette soutenance :

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LES FICHES METHODOLOGIQUES

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Fiche méthodologique n°1

1. Fonctionnement des projets à l’IUT1.1. Unité d’enseignement

Le projet fait partie, avec les stages et les jeux d’entreprise, des unités d’enseignement UE23 et UE43 (Cf. LIVRET ETUDIANT).

Les différentes notes de projet en S2 (Tds et validation de projet) donnent lieu à une note globale de projet comptant pour l’UE 23 = coeff 1.

Les différentes notes de projet en S3 et S4 donnent une note globale de projet comptant pour l’UE 43 = coeff 2.

1.2. Le projet est une production collective.

Les groupes sont formés au maximum de 4 étudiants pour tous les projets dont le commanditaire est une association ou une entreprise. Aucune dérogation n’est accordée. Une exception est faite pour les projets institutionnels : B.D.E., T.A., T.C.E., Essaouira, Forum pour Demain et Plage 17.

2. Le contenu des projets La nature des projets peut être très diverse. On peut distinguer trois grands types de missions commerciales confiées à un groupe de projet :

1) Qualification de fichiers clients (Excel, Access) ;2) Réalisation d’études (de marché, de clientèle) ;3) Elaboration de tout ou partie de la stratégie et d’outils de

communication : * montage d’événements,* organisation de salons,* aide à la commercialisation de produits ou de services.

3. Compétences acquises et expérience professionnelleLe projet doit permettre d’utiliser les outils commerciaux et les techniques appris en cours. C’est un terrain d’application des théories et méthodologies enseignées. La notation du projet est fondamentalement basée sur la capacité des étudiants à appliquer quelques unes de ces méthodologies. Aussi, le fait d’utiliser à bon escient et d’adapter les théories/méthodologies/outils au projet est une condition obligatoire pour l’acceptation de votre projet.

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Finalement, le projet a une valeur d’expérience pré-professionnelle, au même titre que le stage de 2nde année et servir à étoffer un CV et une candidature à un emploi.

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Est-elle réellement utile ?

Peut-elle être remplacée ?

Organisation de la réunion Email ou téléphone

oui

ouinon

Fiche méthodologique n°2 – La gestion de groupe de projets

1. PREPARER LES REUNIONS DE PROJETS1.1. L’utilité de la réunion : faut-il l’organiser ?

1.2. Le but de la réunion : pour faire quoi ? Réunion de créativité Réunion de travail : programmer l’action

1.3. Le contenu de la réunion : quoi ?- trouver un organisme support- préparer le contenu d’un document (sujet de projet, lettre

d’intention, document de synthèse…)- prévoir l’ordre du jour : étapes, points abordés, minutage…- lister les documents à apporter, à dupliquer, à envoyer…

1.4. Les participants : qui ? Les membres du groupe seuls ou avec un invité (membre de

l’organisme tuteur, membre d’un autre groupe de projet…) Prévoir un secrétaire de séance pour le compte-rendu1.5. L’organisation matérielle : où, quand, comment ? Lieu bien aménagé au type de réunion et à la taille du groupe Matériel : tableau / ordinateur / accès internet … Ordre du jour, comptes-rendus systématiques. CF Message

hebdomadaire / Moodle

2. GERER UN GROUPE DE PROJETSDes individualités qui peuvent travailler ensemble, une bonne entente.Des compétences complémentaires ;Une organisation de groupe matérielle.

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Fiche méthodologique n°3 - Préparer un entretien avec un organisme support

Objectifs :

- Préparer la rencontre avec un responsable d’entreprise ou d’association susceptible d’avoir besoin de vos services et compétences.

- Faire la liste des informations à recueillir.

Les moyens utilisés :

- Recherche documentaire (site web de l’entreprise ou de l’association, revue de presse…) ;

- Un contact téléphonique/ email avec un responsable de l’entreprise ;

- Un courrier de confirmation / rappel téléphonique ;- Un guide d’entretien qui permet d’organiser les thèmes et les

questions à poser ;- Un document pour la prise de notes.

Conseils méthodologiques :

- N’hésitez pas à contacter votre réseau de relations : parents, amis, enseignants ;

- Appuyez-vous sur les réseaux constitués : Centre des Jeunes Dirigeants d’entreprise, Jeune Chambre Economique, Club des créateurs d’entreprise, réseau des Boutiques de Gestion…

- Elargissez votre recherche… pensez aux jeunes créateurs d’entreprise, prospectez le fichier des anciens étudiants de l’IUT !

Pour obtenir un contact téléphonique qui débouche sur un rendez-vous :- Reportez-vous à vos cours de négociation et l’interview d’un

professionnel dans le cadre de votre PPP.

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Fiche méthodologique n°4 - Aide à la recherche documentaire

Objectifs :

Trouver rapidement certaines informations concernant un secteur d’activité, une association, une collectivité locale, une entreprise…

Conseils méthodologiques :

1) Pour rechercher des informations sur un secteur d’activité

Les guides de la région, de La Rochelle : brochures des métiers de la CCI, brochures de la Chambre d’agriculture, du Conseil Général…

Les brochures culturelles éditées par les collectivités locales (ville de La Rochelle, Communauté D’Agglomération), l’Université…

Les journaux : Le Journal des professionnels, Sud Ouest, Mativi…

2) Vous recherchez des renseignements sur les entreprises/associations liées à un secteur d’activité

Les annuaires téléphoniques (www.pagesjaunes.fr) Le KOMPASS peut vous aider à trouver des entreprises ainsi

que les renseignements s’y rapportant. Les entreprises y sont classées par secteur d’activité et par région

Les chambres de Métiers, d’Agriculture, de Commerce et d’industrie

Sites internet : …

3) Une fois l’organisme (et donc son secteur) trouvé :

vos cours de marketing:

Analyse de l’environnement : analyse des opportunités et des menaces (analyse externe issue de la réflexion stratégique des entreprises) ;

Analyse interne : récapitulatif des compétences, des forces et des faiblesses de l’organisme support concerné.

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