ECOLE DES HAUTES ETUDES COMMERCIALES AUTOROUTES DU MAROC

Sminaire de

COMPTABILITE APPROFONDIEAnim par HASSAINATE Mohammed Enseignant chercheur et consultant dentreprise

Fiche n IV

Lorganisation comptable

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INTRODUCTION GENERALELa comptabilit doit tre absolument fiable, non seulement pour informer correctement le chef dentreprise, mais aussi, et cest primordial, parce quelle est toute sa force probante et sa valeur juridique vis vis de tous les tiers avec qui lentreprise est en relation. Elle est donc soumise des obligations lgales strictes, et elle doit tre organise de faon faciliter le travail denregistrement, dtablissement des tats annuels de synthse et de contrle. Il en rsulte : sur le plan juridique : lobligation de tenir certains livres et dappuyer les critures comptables sur des pices justificatives sur le plan organisationnel : de prvoir une organisation et des procdures permettant de respecter les rgles juridiques. Il doit de plus tre possible dexaminer et contrler la validit dun enregistrement en la comparant avec la pice de base ou la pice rcapitulative. De sassurer de la concordance entre les oprations saisies dans les journaux et les comptes du Grand-Livre.

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PREMIERE PARTIE L'ORGANISTAION DE LA COMPTABILITEILes objectifs de l'organisation de la comptabilit

Tous les partenaires de lentreprise tels que les clients, les fournisseurs, les banquiers, lEtat, les investisseurs, les prteurs, etc. trouvent en comptabilit gnrale une source dinformation irremplaable. Elle leur permet de sinformer sur la situation financire de lentreprise et ses rsultats. Vu son caractre important et lgal, la comptabilit gnrale ne peut se faire selon la fantaisie de chacun, elle est rglemente et fait l'objet de dispositions lgales. C'est pour cette raison que dans beaucoup de pays, la comptabilit des entreprises a donn lieu une normalisation dans le but dharmoniser la prsentation des tats de synthse, les mthodes comptables et la terminologie utilise. C'est ainsi que le lgislateur a dfini une mthodologie selon laquelle l'entreprise peut tenir sa comptabilit pour arriver aux objectifs viss par la normalisation comptable, l'organisation comptable. Lobjectif de lorganisation comptable prconis est de dfinir larchitecture matrielle lgale qui garantie la fiabilit et l'homognit des informations. Cette organisation doit remplir les obligations formelles suivantes: a. Saisir et traiter tout fait, vnement ou situation ne dans lexercice de manire exhaustive Larticle 1 de la loi a prvu que toutes les oprations qui affectent le patrimoine dune entreprise doivent tre "enregistres, chronologiquement, opration par opration et jour par jour".

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Larticle 2 prcise que ces enregistrements doivent tre "ports sous forme dcritures sur un registre dnomm livre- journal ". b. Rcapituler les rsultats de ces traitements de faon claire et sans compensation entre eux La loi prvoit que tout enregistrement comptable doit prciser : Lorigine, le contenu, et limputation du mouvement ainsi que les rfrences de la pice justificative qui lappuie . Les oprations de mme nature ralises en un mme lieu et au cours dune mme journe peuvent tre rcapitules sur une pice justificative unique. De mme larticle 15 et en vertu du principe de clart stipule que : "Les mouvements et informations doivent tre inscrits dans les comptes ou postes adquats, avec la bonne dnomination et sans compensation entre eux ". c. Organiser dexercice En vertu du principe de sparation des exercices, retenu par larticle 7 de la loi : " la dure de chaque exercice comptable est de douze mois. Exceptionnellement, elle peut tre infrieure cette dure pour un exercice donn ". En consquence de ce principe, la loi a prvu dans son article 5 que : "Les lments actifs et passifs de lentreprise doivent faire lobjet dun inventaire au moins une fois par exercice, la fin de celui- ci". A cette fin, le lgislateur a mis en place : Lobligation de linventaire annuel par lentreprise de tous ses lments actifs et passifs valus selon la loi. Cet inventaire est transcrit sur un livre appel livre dinventaire. les oprations dinventaire de fin

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Le principe de rattachement des charges et des produits

lexercice qui les concerne et celui- l uniquement. d. Garantir la sincrit depuis et la fiabilit de ces leur

traitements

leur

origine

jusqu

aboutissement aux tats de synthse. La loi a prvu une srie de rgles aptes garantir la transparence et la fiabilit des enregistrements comptables, leur traitement et la prsentation fidle de leurs traductions aux tats de synthse : i. Le livre journal et le livre dinventaire sont cts et paraphs par le greffe du Tribunal de 1re instance dont dpend lentreprise (article 8). ii. Ces documents doivent tre tablis et tenus sans blanc ni altration daucune sorte (article 22, alina 3). iii. Les documents comptables et les pices justificatives sont conservs pendant dix ans (article 22, alina 2). iv. Sauf circonstances exceptionnelles, les tats de synthse sont tablis au plus tard trois mois aprs clture de lexercice ; la date effective de leur tablissement est indiquer sur lETIC (article 18). v. leur entreprise (article 4). En rsum, l'organisation comptable doit permettre: La description du systme comptable et des procdures; L'identification, la classification et la conservation des documents de base et des pices justificatives; L'exhaustivit de la saisie des informations; La continuit de traitement allant de l'enregistrement de base aux tats de synthse; Le respect des rgles de fonctionnement des comptes et d'tablissement des tats de synthse; Les corrections d'erreurs.

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L'organisation de la comptabilit suppose l'adoption d'un plan de comptes, le choix de supports et la dfinition de procdures de traitement.

II

Les Rgles fondamentales de l'organisation de la comptabilit

Toute entreprise doit satisfaire aux conditions fondamentales suivantes de tenue de sa comptabilit: Tenir la comptabilit en monnaie nationale (Dirham); Employer la technique de la partie double garantissant l'galit arithmtique des mouvements "dbit" et des mouvements "crdit" des comptes et des quilibres qui en dcoulent; S'appuyer sur des pices justificatives dates, conserves, classes dans un ordre dfini, susceptibles de servir de moyen de preuve et portant les rfrences de leur enregistrement en comptabilit; Respecter l'enregistrement chronologique des oprations; Tenir des livres et supports permettant de gnrer les tats de synthse prvus par le C.G.N.C.; Permettre un contrle comptable fiable et prventif des erreurs et des fraudes afin de protger le patrimoine; Contrler par inventaire l'existence de la valeur des lments actifs et passifs; Permette pour chaque enregistrement comptable d'en connatre l'origine, le contenu, l'imputation du mouvement, la qualification sommaire ainsi que les rfrences de la pice justificative qui l'appuie.

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III

Les Supports de l'organisation Comptable

Le systme denregistrement de base de la comptabilit est constitu par : Un manuel dorganisation comptable dcrivant les procdures et lorganisation comptable lorsquil est ncessaire la comprhension du systme de traitement et la ralisation des contrles. Ce document est conserv aussi longtemps quest exige la prsentation des documents comptables auxquels il se rapporte. A partir des objectifs assigns au MOC par la loi n9-88, la structure de ce manuel peut se prsenter de la manire suivante : La premire partie portant sur ltablissement et mise jour du MOC 1- Dsignation des responsables de ltablissement du MOC 2- Date dtablissement 3- Mise jour. La deuxime partie portant sur lOrganisation Comptable. 1- Service comptable. Organigramme du service ; Fiches des postes de travail. Plan de compte ; Livres et autres supports comptables ; Procdures denregistrement ; Pices justificatives (nature, classement et archivage) ; Procdures de traitement ; Ralisation du contrle.

2- Description de lorganisation comptable

NB : Le manuel dorganisation comptable est obligatoire pour les entreprises dont le chiffre daffaires annuel est suprieur 7.500.000 DH.

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Le livre journal qui est un registre ct et paraph, par le greffier du tribunal de premire instance, dans lequel les oprations effectues par les entreprises sont enregistres chronologiquement. Le grand-livre qui est constitu par lensemble des comptes individuels et collectifs. Chaque compte fait apparatre distinctement le solde au dbut de lexercice, le cumul des mouvements dbits , celui des mouvements crdits depuis le dbut de lexercice (non compris le solde initial) et le solde la fin de priode. La balance, tat rcapitulatif faisant apparatre pour chaque compte, le solde dbiteur ou le solde crditeur au dbut de lexercice, le cumul des mouvements dbiteurs et le cumul des mouvements crditeurs depuis le dbut de lexercice, le solde dbiteur ou le solde crditeur calculs en fin de priode. Elle constitue un instrument indispensable du contrle comptable. Le livre dinventaire qui est un support dans lequel sont transcrits le bilan et le compte des produits et charge de chaque exercice. Il est ct et paraph par le greffier du tribunal de premire instance.

IV

Les Procdures d'enregistrement et de traitement

2.1- Les procdures denregistrement Toute opration comptable est traduite par une criture affectant au moins deux comptes dont lun est dbit et lautre est crdit dune somme gale (principe de la partie double) selon les conventions suivantes : Les comptes dactif sont mouvements au dbit pour constater les augmentations et au crdit pour constater les diminutions ; Les comptes de passif sont mouvements en sens inverse des comptes dactif ;

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Les

comptes

de

charges

enregistrent

au

dbut

les

augmentations, et exceptionnellement les diminutions au crdit ; Les comptes de produits sont mouvements en sens inverse des comptes de charges. Lorsquune opration est enregistre, le total des sommes inscrites au dbit des comptes et le total des sommes inscrites au crdit des comptes doivent tre gaux. Les critures comptables sont enregistres sur le livre journal dans un ordre chronologique. Les enregistrements sont reproduits ou reports sur le grand livre ; Le total des mouvements du journal doit tre gal au total des mouvements du grand livre. Le grand livre doit pouvoir isoler distinctement les mouvements relatifs lexercice exclusion faite des soldes correspondant la reprise des comptes du bilan de lexercice prcdent au dbut de lexercice en cours. Le journal doit tre tenu sans blanc ni altration daucune sorte. Les critures sont passes dans le journal opration par opration et jour par jour. Toutefois, les oprations de mme nature ralises en in mme lieu et au cours dune mme journe peuvent tre regroupes et enregistres en une mme criture. Toute correction derreur dot laisser lisible lenregistrement initial erron. La comptabilit doit tre organise, pour ces corrections derreurs, de faon permettre de retrouver les montants des mouvements des comptes, expurgs des consquences de ces erreurs : correction par nombre ngatifs ou par contre passation. La comptabilit en ngatif nest admise que pour les rectifications derreurs.

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Les critures comptables sont enregistres au moyen de tous systmes appropris : systme du journal unique (systme classique) ou le systme des journaux divisionnaires (systme centralisateur). 2.2- Les procdures de traitement Les procdures de traitement sont les modes et les moyens utiliss par lentreprise pour que les oprations ncessaires la tenue des comptes et lobtention des tats de synthse soient effectues dans les meilleures conditions defficacit sans pour autant faire obstacle au respect par lentreprise de ses obligations lgales et rglementaires. Lorganisation du traitement informatique doit : Obir aux principes suivants : la chronologie des enregistrements carte toute insertion intercalaire ; lirrversibilit des traitements effectus exclut toute suppression ou addition ultrieure denregistrement ; la durabilit des donnes enregistres offre des conditions de garantie et de conservation prescrites par la loi. Garantir les possibilits dun control et donner droit daccs la documentation relative lanalyse, la programmation et aux procdures de traitement. Les tats priodiques fournis dans le systme de traitement doivent tre numrots et dats. Chaque donne entre dans le systme de traitement par transmission dun autre systme de traitement, doit tre appuye dune pice justificative probante.

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DEUXIEME PARTIE LES SYSTEMES D'ENREGISTREMENT COMPTABLEILe Systme Classique

Certes ce systme, traditionnel, est, par maints cts, archaque car il repose sur une conception lie ltat antrieur de lavnement de la technologie. Malgr son caractre archaque, le procd est connatre pour les raisons suivantes : Il met en vidence trois types de documents comptables diffrents et intressants savoir : le journal, le grand livre et la balance ; Il est toujours la base des systme actuels, plus modernes et permet den comprendre les avantages et lvolution ; Dun point de vue pdagogique, son utilisation reste importante ; La comptabilit manuelle traditionnelle ne permet pas dinscrire les mouvements directement dans les comptes car les risques derreur seraient considrables (multitudes de comptes) : elle utilise un relais qui est le journal. On enregistre dabord les oprations, jour par jour, dans ce journal tabli partir des document de base (factures, pices de caisse, bordereaux et avis bancaires,). Labsence ou linsuffisance de pices justificatives peut faire mettre en doute la valeur probante de la comptabilit.

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Ensuite (chaque jour ou chaque semaine), les oprations sont reports dans les comptes dont lensemble forme le grand livre. A partir de ce dernier sont tablies, priodiquement (mois, trimestre, semestre,), des balances qui ont surtout un rle de contrle et de vrification.

SCHEMA DU SYSTEME CLASSIQUE

Documents de base

Comptabilisation

JOURNAL

GRAND LIVRE

BALANCE

Reports Travail comptable quotidienLes contrles fournis par le systme classique Totalisation du journal : lanalyse des oprations dans le journal comportant tous les mouvementsDBITS ET CRDITS,

Travail priodique

il est facile de faire

systmatiquement le total des mouvements dbits et crdits dans le journal et de sassurer de leur galit. TOTAL DEBITS = TOTAL CREDITS Comptes du Grand Livre : ces compte sont tenus enSOLDES. DBITS, CRDITS ET

Vu le nombre des oprations comptables, il nest pas facile de

vrifier lgalit des totaux des dbits et des crdits, en revanche, cela est fait dans la balance gnrale.

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Balance gnrale : ds lors que tous les comptes ouverts dans lentreprise y figurent. La vrification porte sur deux galits (balance 4 colonnes), ou sur trois galits (balances 6 colonnes). En outre la balance fournit un contrle supplmentaire : le total des mouvements figurant dans la balance doit tre gal celui du journal (colonne des mouvements). TOTAUX MOUVEMENTS BALANCE = TOTAUX JOURNAL

Documents de base (Facture, chque, reus,..)

JOURNAL GRAND LIVRE D C Reports

Pices justificatives

EGALITE

BALANCEcomptesDCDCDC-TOTAUX

1- LE LIVRE JOURNAL 1.1-Le livre journal : une obligation pour les entreprises Le livre journal est un document dont la tenue est obligatoire. La loi n9-88 vote par a chambre des reprsentants, le 4 Aot 92 stipule : Article 1 : que toute personne physique ou morale ayant la qualit de commerant au sens du code de commerce est tenue de tenir une comptabilit, elle doit procder lenregistrement comptable des mouvements affectant les actifs et les passifs de son entreprise. Article 2 : les enregistrements viss larticle premier sont ports sous forme dcriture sur un registre dnomm livre journal .

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Article 8 : le livre journal et le livre dinventaire son cts et paraphs, dans la forme ordinaire et sans frais, par le greffier du tribunal de premire instance du sige de lentreprise. Chaque livre reoit un numro rpertori par le greffier sur un registre spcial. Article 22 : les documents comptables sont tablis en monnaie nationale. Les documents comptables et les pices justificatives sont conservs pendant 10ans. Les documents comptables relatifs lenregistrement des oprations et linventaire sont tablis et tenus sans blanc ni altration daucune sorte. 1.2- Le livre-journal : une mmoire comptable pour les

entreprises Le livre-journal constitue la mmoire comptable de lentreprise. Il est riche en informations relatives la vie de lentreprise. Chaque article du journal inscrit les oprations effectues et donne les indications suivantes : La date de lopration ; Le numro et le nom du compte dbit ; Le numro et le nom du compte crdit ; La rfrence aux documents de base (appele libell) ; Le montant de lopration ; A la fin de chaque page, on additionne les montants dbits et les montants crdits qui doivent tre gaux. Les totaux obtenus sont reports en haut de la page suivante.

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1.3- Prsentation du journal

Numro de la page

Folio N10Montant cumul de page N et intitul des comptes utiliss Date de lopration prcdente

Report5141 Banque

20/07Clients

10.000 1000

10.000 1000

3421

Encaissement chque n X du client A

Libell et renvoi au document justifiant lopration Trait sparant chaque opration

Montant de lopration comptabilis

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2- LE GRAND LIVRE La loi n 9-88 prcise dans son article 2 que les critures du livre journal sont reportes sur un registre dnomm grand livre ayant pour objet de les enregistrer selon le plan de comptes du commerant. Le plan de comptes doit comprendre les classes de comptes de situation, les classes de comptes de gestion et les classes de comptes spciaux. . Le grand livre est, donc, un registre o sont enregistres toutes les critures du livre journal dans les comptes tels quils sont dfinis par le plan de comptes. Les comptes du Grand livre portent des numros et sont classs selon lordre du PCGE (comptes de la classe 1 .comptes de la classe 8). Le Grand livre peut se prsenter sous forme : De fiches cartonnes dans un bac ou dans un classeur. De feuillets mobiles insrs dans une reliure : chaque compte est tenu sur un feuillet indpendant. Dun registre : pour chaque compte sont rservs quelques feuillets. 2.1- Reports Chaque criture au journal est reporte dans les comptes du GL de manire quotidienne si possible. Les mentions devant apparatre au GL sont les suivantes : La date ; Le folio du journal o figure lcriture reporte; Le nom du compte de contrepartie ou son numro ;

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Le libell explicatif : La somme. Aucune inscription ne doit tre porte sur un compte au grand livre avant dtre enregistre au livre journal. 2.2- Trac des comptes La tenue des comptes dans le grand livre doit seffectuer selon lun des tracs prsents ci-aprs : Compte colonnes jumeles (ou maries) : Contre Dat e Folio partie Libell Dbit Crdit

Compte colonnes jumeles avec soldes : Sommes Date Folio Contre partie Libell Dbit Crdit Dbit Crdit Soldes

3- LA BALANCE La balance des comptes constitue le prolongement du grand livre. Elle est en quelque sorte un rsum de ce dernier. Les informations du Grand livre sont reprises, selon un classement ordonn, en fonction de la numrotation du plan comptable, de tous les comptes qui figurent au Grand livre. Pour chaque compte sont repris les soldes de dbut de priode, les mouvements de la priode et le solde de fin de priode.

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Le bilan, la fin dune priode, est dress en partant des soldes de fin de priode des comptes de situation (classes de 1 5) de la balance tablie la fin de cette priode. La balance comporte tous les comptes, y compris ceux qui sont solds en fin de priode.

3-1- Balance 4 colonnes Balance au . (fin de la priode) comptes TotauxN Intitul

Soldes Sc

Dbiteur Crditeur Dbiteur Crditeur

Totaux

Td

Tc

Sd

Le total de la colonne solde dbiteur est gal celui de la colonne solde crditeur. Lalignement des soldes de chacun des comptes donne une vue synthtique de la vie de lentreprise.

Td = Tc & Sd = Sc3-2- Balance 6 colonnes Il est souvent intressant, sous langle de la gestion de pouvoir comparer deux ou trois priodes identiques. Il est ncessaire de faire, pour chaque compte, un tri selon la date dcriture ; cest une des possibilits de la comptabilit informatise. La balance est alors prsente en 6 colonnes, telle que prsente cidessous : comptesN Intitul

Balance au . (fin de la priode) Totaux MouvementsDbiteur Crditeu r

SoldesCrditeur

Dbiteur Crditeur Dbiteur

Totaux

Td

Tc

Md

Md

Sd

Sc

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Dans ce cas on doit vrifier 3 galits : IMPORATNT

Td = Tc & Md = Mc & Sd = Sc

IL FAUT TOUJOURS SASSURER DE LGALIT SUIVANTE :

Totaux du journal = totaux du grand livre = totaux des mouvements de la balan

Le principe de la partie double ressort au niveau des galits suivantes : 1er contrle : Total des soldes dbiteurs de dbut de priode = Total des soldes crditeurs de dbut de la priode. 2me contrle :

Total des mouvements dbits de la priode = Total des mouvements crdits de la priode 3me contrle :

Total des soldes dbiteurs de fin de priode = Total des soldes crditeurs de fin de la priode.Une comptabilit tenue selon le systme classique prsente les caractristiques suivantes : Enregistrement chronologique des oprations dans le livre journal ; Report quotidien des critures du livre journal dans les comptes du grand livre ;

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Etablissement priodique de la balance des comptes.

IILorsqu'une entreprise

Le Systme Centralisateur prend un certain dveloppement,

l'enregistrement quotidien des oprations dans un seul Journal devient impossible. Il faut diviser le travail comptable. On est donc amen opter pour le systme centralisateur. A cet effet, et selon la loi n9-88: le Livre Journal et le Grand Livre peuvent tre dtaills en autant de registre subsquents dnomms "journaux auxiliaires" et "livres auxiliaires" que l'importance ou les besoins de l'entreprise l'exigent . Cette organisation peut tre subdivise en autant de livres- journaux et de grands livres que lentreprise juge utile en fonction de ses diffrentes activits, cycles homognes de flux, entits organisationnelles, ou sur la base de tout autre tout autre dcoupage,

condition quelle opre une centralisation de ses documents auxiliaires sur le livre journal et le grand livre gnraux une fois par mois.

Le systme centralisateur : Vue synthtiqueLe systme centralisateur a pour but de permettre la division du travail comptable de lentreprise. Les principes comptables restent inchangs, seule lorganisation du travail diffre.

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Pices justificatives

Journal divisionnaire des ventes

Journal divisionnaire des achats

Journal divisionnaire de trsorerie

Journal divisionnaire des OD

Etc.

Grand Livre auxiliaire clients

Grand Livre auxiliaire fournisseurs

JOURNAL GENERAL

GRAND LIVRE

BALANCE

Travail quotidien Enregistrement des faits comptables dans les journaux divisionnaires. Les journaux divisionnaires rsultent de lclatement du journal classique. Chacun deux est spcialis dans une catgorie dcritures par nature. Leur nombre peut varier suivant limportance et la diversit des critures. Report des critures aux comptes individuels (ou Grand Livre auxiliaire). Leur situation tant ainsi constamment jour.

Travail priodique Totalisation et centralisation des journaux divisionnaires. Chaque

journal divisionnaire est centralis priodiquement en un seul article au Journal gnral (au minimum une fois par mois). Ce Journal gnral constitue le Livre Journal obligatoire. Reports du Journal gnral au Grand Livre gnral.

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Etablissement de la Balance de contrle.

Trac de journauxPour trouver le trac dun journal divisionnaire il suffit denvisager larticle du journal classique rsumant la catgorie doprations groupes au journal divisionnaire pour en dduire le trac de celui-ci. REMARQUE: La vrification de lgalit : TOTAL DEBIT = TOTAL CREDIT doit tre effectue avant de passer lcriture au journal gnral Si les totaux ne sont pas gaux, il faut en premier lieu rechercher le folio o se situe lerreur. Ensuite il faut tre en mesure de dterminer, sil sagit dune erreur daddition ou dune erreur de ventilation. Pour dceler les erreurs de ventilation, il faut contrler horizontalement, et, ligne ligne, lgalit entre les dbits et les crdits. Les recherches risquant dtre longues, il est conseill de procder selon la mme technique que pour les erreurs daddition. Les journaux divisionnaires les plus utiles sont ceux de caisse, banque achats de marchandises, factures fournisseurs ventes de marchandises effets recevoir, effets payer opration diverses.

Enonc du cas N2oprations suivantes :

Au cours du mois d'avril 2003, la socit NASSIMA a effectu les

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01/04 : Achat de timbres-poste 150.00 DH (PC nC13/02) 02/04: Rglement du client ALAMI du solde de sa crance, 40000.00 DH (PC n C15/02) 02/04 : Vente crdit, Client JBARI, 15000.00 DH HT, remise 5% (Facture n 1/D02) 04/04 : Rglement du loyer de Mars : 4200.00 DH (PC n C14/02) 05/04 : Le fournisseur BRAHIM accorde un escompte de 113.60 DH HT, Avoir nG26. 06/04 : Vente au comptant, Client BRITAL, 42000.00 DH HT, Remise 5%, Escompte 2%. Facture 05/D04, Chque bancaire sur BP n430210. 06/04 : Le client JBARI atteint un C.A trimestriel HT de 170000 DH, il lui est accord une ristourne de 3% sur le CA. Avoir n12/A04. 07/04 : Achat de marchandises, Fournisseur THAMI, Facture n LK12, 1800.00 DH HT, remise 3%. Port factur 2520 DH (dont 420 TVA). 08/04 : Achat de marchandises, Fournisseur 498,20 DH TTC. 11/04: Rglement d'une facture n126GT pour l'achat d'un ordinateur: 5500.00 DH HT. Chque postal n112521. 12/04 : Reu facture SDTM n41 pour transport de marchandises. La facture est dj rgle par notre fournisseur MBARKI (2300 DH HT). 13/04: Vente des marchandises, Client BRITAL, Facture n VM235/02, Total Facture TTC 5503.68 DH, dont 10% de remise et 2% d'escompte (PC n C18/02). 14/04: Encaissement de la traite n T125 chue: 720.00 DH (PC n C19/02). 16/04: Retrait de la banque pour alimenter la caisse, Chque n120510: 5000.00 DH (PC n C21/02). 19/04: Vente des marchandises, Client JAOUAD, Facture n VM236/02, Brut 2500.00 DH, remise 12%. Chque bancaire n142587. 19/04 : Achat crdit de mobilier de magasin 2 486.15 DH TTC. MBARKI, facture n827, 1

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19/04 : Ventes de Marchandises crdit, Client CHAOUI, Facture n 1115/03, 3425.50 DH HT. 20/04: Rglement du Fournisseur TAHIRI: 5230.50 DH (PC n C22/02). 22/04: Encaissement du loyer d'un local appartenant la socit 2500.00 DH. Chque postal n112522. 23/04: Rglement d'une facture de rparation nLM12D: 1020.00 DH TTC (PC n C25/02). 24/04 : Rglement de frais de publicit par chque n230127, 2 243,67 DH. 25/04 C27/02). 25/04 : Versement au compte bancaire 6200.00 DH (PC n C26/02). 26/04: Achat crdit de marchandises, Fournisseur KADIRI, facture n 524, Brut 11750.00 DH . 26/04: Les salaires bruts du mois d'Avril s'lvent 33628.60 DH. Les cotisations la CNSS et la CIMR sont respectivement 1400 DH et 3050 et l'IGR d est de 3896 27/04 : Rglement partiel MBARKI en espces, 420.00 DH (PC n C30/02). 28/04 : Vente de marchandises, Client ZEKRI, facture n1223/02, 1504.40 DH TTC. Chque bancaire n711421. 29/04 : Avoir n103/02 sur facture n1223/02, 131.80 DH TTC. 29/04 : Paiement en espces de lassurance incendie, 376,80 DH (PC n C29/02). 30/04 : Rglement, par virement bancaire, des salaires du personnel, 33628.60 DH. Informations complmentaires: - Le Taux de TVA est de 20%. articles dfectueux, : Achat de papeterie en espces, 109.78 DH TTC (PC n

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- La socit NASSIMA utilise les journaux auxiliaires suivants: J.A. CaisseDpenses, J.A. Caisse-Recettes; J.A. Banque-Dbit, J.A Banque-Crdit, J.A Achats de Marchandises crdit, J.A Ventes de Marchandises crdit et J.A. Oprations Diverses. Informations complmentaires: Etablir pour le mois de Mars : 1) Les Journaux auxiliaires. 2) Le Grand Livre Auxiliaire (G.L.A) Clients et G.L.A Fournisseurs. 3) Le Livre Journal Gnral et le Grand Livre Gnral. 1- LES JOURNAUX AUXILIAIRES Le principe est d'enregistrer les oprations, suivant leur nature, dans un certain nombre de journaux: Journaux de caisse, Journal des Achats, Journal des Ventes, etcChaque journal est tenu au jour le jour et permet la transcription immdiate dans les comptes individuels des tiers groups en un Grand Livre des Fournisseurs, un Grand Livre des Clients, etc Ces grands-Livres sont les Grands Livres auxiliaires. On inscrit les oprations de mme nature dans des journaux spcialiss (Journaux Auxiliaires J.A), cres par l'entreprise, dont le nombre varie selon les besoins de l'entreprise. Chaque J.A est li un compte support qui donne son nom au journal. Toutes les oprations qui n'ont pu trouver place dans les J.A utiliss par l'entreprise sont enregistres dans le journal des oprations diverses (J.O.D). Ce dernier est souvent tenu comme un journal classique. Certaines oprations concernent deux comptes supports risquent d'e^tre enregistres deux fois, ce qui peut fausser le rsultat comptable. Pou pallier cet inconvnient on doit utiliser un compte de virements internes.

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Les comptes de virements internes permettent d'viter la double comptabilisation: 3497 ou 4497 (Comptes les transitoires qui ou ne d'attentes tre dbiteur/crditeur) enregistre oprations peuvent

imputes de faon certaine un compte de bilan dbiteur ou crditeur dtermin au moment de l'enregistrement et qui exigent une information complmentaire. 5115: est un compte de passage pour la comptabilisation des mouvements de fonds entre diffrents comptes de trsorerie. 5113 effets encaisser ou l'encaissement 5520 Crdits d'escompte

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Journal Auxiliaire Caisse Recettes:FOLIO 6

DOSSIERPERIODE Avril 2003 COMPTE Caisses N COMPTE 5161 CODE J/01

JOURNALINTITULE CAISSE - RECETTES

ECRITURE PRINCIPALESDbitN Pice N G.L.A Libell 5161 6386 7111 4455

VENTILATION (CRDIT)Divers3421 4497 5115 Somme N Compte

02 13 14 16 22

PERIODE

Jour

C15/02 C18/02 C19/02 C21/02 C23/02

Rglement du client ALAMI 40000.00 Vente marchandises BRITAL 5503.68 Encaissement traite nT125 720.00 Retrait de la banque 5000.00 Loyer reu 2500.00

40000.00 93,60 4680.00 917.28 720.00 5000.00 2500.00 7127 3425

TOTAL GNRAL 53723,68 Journal Auxiliaire Caisse Dpenses:

93.60

4680.00

917.28 40000.00

-

5000.00 3220.00 FOLIO 12

-

DOSSIERCOMPTE N COMPTE CODE

JOURNALINTITULE

27

Avril2003

Caisses

5161

J/02

CAISSE - DEPENSES

ECRITURE PRINCIPALESCrditN Pice N G.L.A Libell 5161 7386 4411 34552 Jour

VENTILATION (DBIT)Divers6111 3497 5115 Somme N Compte

01 04 20 23 25 25 27 29

C13/02 C14/02 C22/02 C25/02 C27/02 C26/02 C30/02 C29/02

Achat de timbres-poste Rglement Loyer Mars Rglement Fournisseur TAHIRI Rglement facture de rparation Achat de fournitures bureau Versement espces en banque Rglement Fournisseur MBARKI Prime dassurance

150.00 4200.00 5230.50 1020.00 109.78 6200.00 420.00 376.80

150.00 4200.00 5230.50 170.00 18.30 6200.00 420.00 376.80 5650.50 188.30 6200.00 5668,28 850.00 91.48

6145 6131 6133 61254 6134 -

TOTAL GNRAL 17707,08 Journal Auxiliaire Banque Dbit:

FOLIO 9

DOSSIERPERIODE Avril 2003 COMPTE Banques N COMPTE 5141 CODE J/03

JOURNALINTITULE BANQUE - DEBIT

ECRITURE PRINCIPALESDbit

VENTILATION (CRDIT)Divers

28

N Pice

N G.L.A

Libell

5141

6386

7111

4455

3421

4497

5115

Somme

N Compte

06 19 25 28

PERIODE Avril 2003

ECRITURE PRINCIPALESCrditN Pice N G.L.A Libell 5141 7386 4411 34552 Jour

16 C21/02 24 23012

Jour

430210 C20/02 C26/02 1223

Ventes de marchandises BRITAL Vente marchandises JAOUAD Versement espces en banque Ventes marchandises ZEKRI

46922.4 2640.00 6200.00 1504.40

798 39900.00 2200.00 1253.67

7820.40 440.00 6200.00 250.73

TOTAL GNRAL 57266,8 Journal Auxiliaire Banque Crdit:

798.00 43353,67

8511,13

-

-

6200.00

-

FOLIO 15

DOSSIERCOMPTE Banques N COMPTE 5141 CODE J/04

JOURNALINTITULE BANQUE - CREDIT

VENTILATION (DBIT)Divers6111 3497 5115 Somme N Compte

Alimentation Caisse Frais de publicit

5000.00 2243.67

5000.00 2243.67 6144

29

730 Rmunration Personnel Avril 25282. 60 25282. 60 4432

TOTAL GNRAL 32526.27 Journal Auxiliaire Achats de Marchandises crdit:

5000.00 27526,27

-

FOLIO 21

DOSSIERPERIODE Avril 2003 COMPTE N COMPTE Achats de marchandises 6111 CODE J/05

JOURNALINTITULE ACHATS DE MARCHANDISES

ECRITURE PRINCIPALESDbit

VENTILATION (CRDIT)Divers

30

N

N

Libell

6111

7386

6142

34552

4411

4497

Somme

N comp.

Jou Jou

r r

Pice G.L.A 07 LK12 Achats marchandises THAMI 08 827 Achats marchandises MBARKI

1746.00 1248.5 11750.00

2100.00

26

524

Achat de marchandises KADIRI

769.20 4615.20 249.70 1498.2 0 2350.00 14100.00

2100.00 3368,90 20213,40 TOTAL GNRAL 14744,50 Journal Auxiliaire Ventes de Marchandises crdit:

FOLIO 32

DOSSIERPERIODE Avril 2003 COMPTE N COMPTE Ventes de Marchandises 7111

JOURNALCODE INTITULE J/06 VENTES DE MARCHANDISES

ECRITURE PRINCIPALESN N Libell 7111

VENTILATION (DBIT)Crdit 6386 7114455 3421 3497

Divers Somme N comp.

02 19

Pice G.L.A 1/D02 Ventes de marchandises JBARI 1115/03 Ventes de marchandises CHAOUI

14250.00 3425.50

2850.00 17100.00 685.10 4110.60

31

TOTAL GNRAL

17675,5

3535,1

21210,6

-

32

Journal Auxiliaire des Oprations Diverses :

FOLI O

11

PERIODE Mars 2003

COMPTE-

CODE J/07

INTITULE OPERATIONS DIVERSES Montan t Dbit 136.32 Montan t Crdit 113.60 22.72 5100.00 1020.00 6120.00 5500.00 1100.00 6600.00 2300.00 322.00 2622.00 2071.79 414.36 2 486.15 33628.6 0 1400.00 3050.00 3896.00 25282.6 0 109.83 21.97 131,80 52204, 52204,8 87 7

N O.D 01 01 01 02 02 02 03 03 03 04 04 04 05 05 05 06 06 06 06 06 07 07 07

jour 05/04 05/04 05/04 06/04 06/04 06/04 11/04 11/04 11/04 12/04 12/04 12/04 19/04 19/04 19/04 26/04 26/04 26/04 26/04 26/04 29/04 29/04 29/04

N N Compte Compte Libells Dbit Crdit 4411 Escompte s/facture n1659 7386 Avoir nG26 34552 Fournisseurs BRAHIM 7119 R.R.R. accords 4455 Clients JBARI 3421 Avoir n12/A04 2355 Rglement facture126GT 34552 Chque postal 112521 5146 Ordinateur DRE15230 61425 Transport sur achats/facture827 34552 Facture n41 4411 Fournisseur MBARKI 2351 Achat de mobilier de bureau 34551 1486 6171 Rmunrations du personnel 4441 CNSS 4443 Caisses de retraite 44525 Etat-IGR 4432 Rmunrations dues 7111 4455 Avoir sur facture n1223/02 articles dfectueux 3421 Client ZEKRI

TOTAL GNRAL

2- LES GRANDS-LIVRES AUXILIAIRES

33

Au lieu de reporter les enregistrements des J.A directement au Grand Livre, l'entreprise divise ce dernier en plusieurs subdivisions dites "Grands Livre Auxiliaires (G.L.A)" qui regroupent les comptes individuelles des tiers, on aura, par exemple, un Grand Livre des Clients, un Grand Livre des Fournisseurs, etcAinsi, les comptes individuels de clients sont regroups dans un "G.L.A des clients" L'alimentation des Grands Livres Auxiliaires se fait en reportant les critures enregistres dans les J.A et qui concernent les comptes individuels des G.L.A quotidiennement dans les G.L.A intresss. G.L.A. Clients:D 3421-01 Clients JBARI 17100.00 3421-03 Clients ALAMI C 6120.00 C 40000.00 D D 3421-02 Clients CHAOUI 4110.60 3421-04 Clients ZEKRI C

D

C 131.80

G.L.A. Fournisseurs:D 4411-01 Fournisseurs BRAHIM 136.32 C D 4411-02 Fournisseurs THAMI 4411-04 Fournisseurs TAHIRI 5230.00 C 4615.20 D C 0

D

4411-03 Fournisseurs C MBARKI 420.00 1498.20 2622.00 4411-05 Fournisseurs C KADIRII 14100.00

D

3- LE LIVRE JOURNAL (CENTRALISATION)

34

Une fois par mois, les totaux de chaque J.A sont repris (centraliss) dans le livre journal. Ainsi, pour chaque mois, les critures des J.A. sont rsumes raison d'un article du livre journal par journal auxiliaire. Ce travail est appel centralisation. Les comptes du Journal des Opration Diverses font l'objet d'un dpouillement.

35

Feuille de dpouillement du J.O.D (FOLIO N 11)

COMPTES DBITS4411 136.32 7119 510 0 4455 1020 21.97 136.32 51001041.97

COMPTES CRDITS34551 414.3 6 6171 33628. 6 7111 109.8 3 7386113.6

2355 5500

34552 1100 322

61425 2300

2351 2071.7 9

34552 22.72

3421 6120 131.8

5146 660 0

4411 262 2

1486 248 6

4441 140 0

4443 305 0

44525

443225282

389 6

5500

1422

2300

2071.79

414.36

33628.6

109.83

113.6

22.72

6251,8

6600

2622

2486

140 0

305 0

3896

25282

36

31/04/0 3 5161 6386 7111 4455 3421 5115 3425 7127 fonds recevoir produits Caisses Escomptes accords Marchandises facture Ventes de Etat TVA Clients Virements de Clients effets Ventes et 53723.6 8 93.60 4680.00 917.28 40000.0 0 5000.00 720.00 2500.00

4411 3455 2 5115 6145 6131 6133 6125 4 6134

accessoires Dtail au J.A. Caisses Recettes, Folio n6 31/04/0 3 Fournisseurs 5650.50 Etat TVA rcuprable/charges 188.30 Virements de fonds Frais postaux et frais de tlcommunications Location et charges locatives Entretien et rparations Achats de fournitures de bureau 5161 Prime d'assurances Caisses 6200.00 150.00 4200.00 850.00 91.48 376.80 17707.0 8

5141 6386 7111 4455 5115

Dtail au J.A. Caisses Dpenses, Folio n12 31/04/0 3 Banques Escomptes accords Marchandises facture Ventes de Etat TVA Virements de

57266.8 0 798.00 43353.6 7 8511.13 6200.00

fonds Dtail au J.A. Banques Dbit, Folio n937

5115 6144 4432 5141

31/04/0 3 Virements de fonds Publicit, publications et relations publiques Rmunrations dues au personnel Banques Dtail au J.A. Banques Crdit, Folio n15 31/03/0 2 Achats de marchandises Etat TVA rcuprable/charges Transports 4411 Fournisseurs Dtail au J.A. des Achats de Marchandises crdit, Folio n21 31/03/0 2 Clients 7111 4455 Marchandises Ventes de Etat TVA

5000.00 2243.67 25282.6 0 32526.2 7

6111 3455 2 6142

14744.5 0 3368.90 2100.00 20213.4 0

3421

21210.6 0 17675.5 0 3535.10

4411 7111 3455 2 7119 3455 1 6142 5 4455 2351 2355 6171 7386

facture Dtail au J.A. des Ventes de Marchandises crdit, Folio n32 31/03/0 2 Fournisseurs Ventes de Marchandises Etat TVA rcuprable/charges R.R.R accords Etat TVA rcuprable/immob. Transports sur achats Etat TVA facture Mobilier de bureau Matriel Informatique Rmunration du personnel Escomptes38

136.32 109.83 1422.00 5100.00 414.36 2300.00 1041.97 2071.79 5500.00 33628.6 0 113.60

obtenus 3455 Etat TVA 2 rcup/charges 3421 Clients 4411 Fournisseurs 1486 Fournisseurs d'immob. 4452 Etat-IGR 5 4432 Rmunrations dues au p 4443 Caisses de retrite 5146 Chques postaux 4441 CNSS Dtail au J.A. des oprations diverses, Folio n11 22.72 6251.80 2622.00 2486.15 3896.00 25282.6 0 3050.00 6600.00 1400.00 255264 255264 .30 .30

4- LE GRAND LIVRE GENERAL (REPORT) Dans le Grand Livre Gnral ne figurent plus les comptes individuels de clients et de fournisseurs; ils y sont remplacs par un compte unique (ou collectif) "Clients", "Fournisseurs" Aprs centralisation, les critures du journal gnral sont reportes dans le G.L.G. Et c'est ainsi qu'on tablit priodiquement, partir des comptes du grand livre gnral, une balance des comptes pour aboutir ensuite aux tats de synthse et cest partir de cette tape que le systme centralisateur sapproche du systme classique pour aboutir aux tats de fin dexercice.

39

Pour chaque G.L.A, on tablit priodiquement un relev nominatif des comptes qui y figurent. On reporte, partir des comptes individuels du G.L.A Clients , le numro du client, son solde de dbut de priode, les mouvements de la priode et le solde de fin de priode.

40

Relev Nominatif des Comptes Clients au 31/04/2003 : N G.L.A Noms Clients ALAMI JBARI CHAOUI ZEKRI TOTAL 40000.0 0 Solde Dbut D 40000.0 0 C Mouvements D C 40000.0 Solde Fin D C 00.00

0 17100.0 6120.00 10980. 0 4110.60 00 4110.6 0 131.80 21210.6 46251.8 15090. 0 0 60 131.80 131.80

Solde de fin de priode, Solde Dbiteur = 14958.80 DH Relev Nominatif des Comptes Fournisseurs au 31/03/2002 : N G.L.A Noms Fournisseu rs BRAHIM THAMI TAHIRI MBARKI KADIRI TOTAL 5786,82 Solde Dbut D C Mouvements D 136.32 4615.20 5230.50 420.00 4120.20 14100.0 5230.5 0 3700.2 0 14100. C Solde Fin D 136.32 4615.2 0 C

0 00 3593,4 5366.8 22415. 2 40

Solde de fin de priode, Solde Crditeur = 17048.58 DH

41

Le Grand Livre Gnral : CLASSE 1:D 1486 C Fournisseurs d'immob. 2486.15 SC 2486.15

CLASSE 2 :D 2351 C Mobilier de bureau 2071.79 SD 2071.79 D 2355 C Matriel Informatique 5500.00 SD 5500.00

CLASSE 3 :D 3421 Clients 14958.80 C SD 14958.80 D 34551 Etat TVA C rcuprable/immob. 414.36 SD 414.36 D D 3425 C Clients effets recevoir 720.00 SC 720 34552 Etat TVA C rcuprable/charges 188.30 22.72 3368.90 1422.00 SD 4956.48

CLASSE 4 :

D

4411 Fournisseurs SC 17048.58

C 17048.58

D

4455 Etat TVA facture 1041.97 SC 11921.54

C 917.28 8511.13 3535.10

D

4432 C Rmunrations dues au per. 252282.60 25282.60 42

D

4441 CNSS

C 1400.00

SC 1400.00 COMPTE SOLDE D 4443 Caisses de retraite SC 3050.00 C 3050.00 SC 3896.00 D 44525 Etat IGR C 3896.00

CLASSE 5 :D 5141 Banques 57266.80 C 32526.27 SD 24740.53 D 5161 Caisses 53723.68 C 17707.08 SD 36016.60

D

5115 C Virement de fonds 5000.00 5000.00 6200.00 6200.00 COMPTE SOLDE

D

5146 Chques Postaux SC 6600.00

C 6600.00

5

CLASSE 6 :D 6111 Achats de marchandises 14744.50 C D 61254 Achats de fournitures de bureau 91.48 C

SD 14744.50

SD 91.48

D

6133 C Entretien et rparations 850.00 SD 850.00

D

6134 C Prime d'assurances 376.80 SD 376.80

D

6142 Transports 43

C

D

6144 Publicit, publications

C

2100.00 2300.00 SD 4400.00 D 6145 Frais postaux et frais C de tlcommunications 150.00 SD 150.00 6386 C Escomptes accords 93.60 798.00 SD 891.60 D

et relations publiques 2243.67 SD 2243.67

6171 C Rmunration du personnel 33628.60 SD 33628.60 6131 C Location et ch. locatives 4200.00 SD 4200.00

D

D

CLASSE 7 :D 7111 C Ventes de Marchandises 109.83 4680.00 43353.67 17675.50 SC 65599.34 7386 Escomptes obtenus SC 113.60 C 113.60 D 7127 Ventes et produits C accessoires 2500.00 SC 2500.00

D

D

7119 R.R.R. accords 5100.00

C SD 5100.00

La Balance :N de compte s Intituls de Comptes Soldes de dbut de la priodeDbiteurs Crditeurs

Mouvements de la priodeDbiteurs Crditeurs

Solde de fin de priodeDbiteur

Crditeu r

1117 1481 2230

Capital social Emprunt auprs de la BCM Fonds commercial 44

60 000 000 13 000 20 13 000

60 000 20 000

2320 2340 2352 2355 3111 3421 4411 5141 5161 6111 7111

Constructions Matriel de transport Matriel de bureau Matriel informatique Stocks de Marchandises Clients Fournisseurs Banque Caisse Achats de Marchandises Ventes de Marchandises Totaux

30 000 25 000 10 000 6 500 18 000 7 000 000 23 000 9 000 30 10 400 6 000 18 540 34 450 4 000 32 250 110 000 110 000 104 890 104 890 29 000 31 040 12 600

30 000 25 000 10 000 6 500 18 000 4 800 24 000 12 540 12 410 4 000 32 250 136 250 136 250

IIISCHEMA

Le Traitement Informatis

45

Pices justificatives

Saisie des pices justificatives Stockage des donnes Traitement informatis

JOURNAUX

GRAND LIVRE

BALANCE

Etc.

Le traitement informatis des informations comptables tant ralis laide de matriels et de logiciels, il est indispensable que le traitement offre toutes les garanties ncessaires lors dun contrle ventuel. Ainsi le systme informatis doit : tablir sur papier ou sur tout support offrant des garanties en de preuve, des tats priodiques numrots donne, sappuyer sur une pice et dats justificative matire pour

rcapitulant dans un ordre chronologique toutes les donnes; chaque constitue par un document crit; tout moment permettre la reconstitution des lments des comptes, tats et renseignements ou, partir des comptes, tats et renseignements, reconstituer les donnes dentre; comporter la possibilit daccder la documentation actualis relative au traitement (analyses, programmations, traitements) en cas de contrle; permettre de contrler si les exigences de scurit et de fiabilit Dautre part, un document dcrivant les procdures et lorganisation comptable est tabli par le commerant ds que ce document est ncessaire la comprhension du systme de traitement et la46

requises en la matire ont t respectes.

ralisation des contrles. Ce document est indispensable dans le cadre dun traitement comptable informatis propre lentreprise.

CONCLUSIONLinformation comptable et financire constitue un matriau traditionnellement appropri aux besoins de lanalyse et de la gestion de lentreprise. Lvolution rcente des pratiques comptables et de la normalisation comptable viennent renforcer cette adaptation. Cest dans ce sens que lorganisation de la comptabilit est une condition ncessaire pour permettre celle-ci la mise au point doutils danalyses susceptibles dune application large et pour la gnration des observations relatives au comportement financier de lentreprise. Un simple rapport ne peut faire une approche exhaustive ni mme rsum de la description de lorganisation du systme dinformation comptable. De ce fait, nous souhaitons que ce travail apportera aux lecteurs une ide gnrale et constituera une base amliorer.

47