L'ORGANISATION D'UNE MANIFESTATION

Afin de mettre toutes les chances de son ct et de ne pas commettre dimpairs ou doublis, il convientde respecter certaines tapes dans lorganisation de manifestations.

Et l'augmentation des manifestations de toutes sortes organises sur la voie publique rend ncessaireune rglementation qui a pour but de bien distinguer les responsabilits et les obligations de chacun.

Faut-il demander une autorisation pour organiser une manifestation ?

Tout dpend de la nature de la manifestation et du lieu o elle se droule. Les autorisations, lorsquil yen a, peuvent tre municipales, prfectorales ou ministrielles.

Lieu privLa plupart des manifestations recevant du public dans un lieu priv ne ncessitent pas dautorisationspciale (fte de lcole, exposition ...) ds lors quil ny a pas de risque de trouble de lordre public.

Si la manifestation a lieu dans un quipement (stade, salle de sport, salle dactivit...), une autorisationdouverture au public doit avoir t accorde par la mairie, aprs une ventuelle homologation par le-laprfet-te.

Certaines manifestations spciales ncessitent une autorisation administrative, mme si ellesse droulent dans un lieu priv : combat de boxe, largage de parachutistes, volution dULM,baptmes de lair, ball-trap, saut llastique ainsi que toute autre activit risque et toute autre manifestation se droulant sur la voie publique.

Lieu publicGlobalement, on distingue 2 types de manifestations sur la voie publique :

Les manifestations qui nont pas le caractre de comptition : randonne pdestre, randonnecycliste, regroupement de motards, fte de lcole, fte dart et de traditions populaires... Il faut dclarerla manifestation la mairie, afin quelle prenne des dispositions ventuelles de scurit publique ;

Les comptitions sportives. Elles doivent tre inscrites au calendrier de leur fdration ; elles doiventtre dclares la mairie ou la prfecture si elles se droulent sur la voie publique ou ncessitent undispositif de scurit. Lautorit administrative dlivre une autorisation administrative.

Quelles sont les dmarches effectuer pour organiser une manifestation ?

AVANT LA MANIFESTATIONMairieDemander lautorisation dorganiser la manifestation.

Demander lautorisation douvrir un dbit de boissons occasionnel.

Prendre connaissance des diffrents arrts prfectoraux et municipaux rglementant les conditions dedroulement des manifestations : dispositions en matire de scurit, annonces par haut-parleurs,distribution de tracts, etc.

Prfecture ou sous-prfectureDemande dautorisations, concernant notamment la diffusion par haut-parleurs, lorganisation derallyes, cross, courses cyclistes, lchers de ballons, vols davions, de montgolfires.

Demande de drogation pour louverture de dbits de boissons dans des sites protgs, tels que lesstades ou les coles.

Gendarmerie ou commissariat de police Dclarer la manifestation.

Demander le passage dune ronde de police au cours de la manifestation.

Assurance Souscrire une assurance responsabilit civile organisateur (RCO) couvrant les dgts occasionnsaux lieux, aux biens confis et les dommages aux personnes. Cette assurance doit inclure la priodede montage et de dmontage.

Si le budget engag est important, prendre une assurance annulation.

En cas de distribution alimentaire, veiller ce que les garanties couvrent les risques de toxi-infectionalimentaire collective.

Droits d'auteurs Demander lautorisation dutiliser les crations (dessins, photos, textes, musiques, logiciels...) lorganisme grant les droits de lauteur concern (SACEM, SACD...).

Quinze jours avant, dclarer la SACEM la manifestation (spectacle divers, concert rcital, gala, bal,mme gratuit).

Buvette Demander la mairie lautorisation douverture dun dbit de boissons occasionnel.

BilletterieLes billets doivent comporter 3 volets prcisant la date, lheure et le titre de la reprsentation, son prix,et la numrotation suivie du billet ou des carnets. Une dclaration est envoye par limprimeur auxservices fiscaux.

L 'emploi de artistes et technicien-nes Le contrat de travail doit tre tabli et adress lartiste avant le spectacle. La Dclaration Pralable lEmbauche (DPAE) doit aussi tre effectue auprs de lURSSAF avant lembauche(www.due.urssaf.fr).

Pour les associations qui organisent des manifestations, le Guichet unique du spectacle occasionnel(GUSO) est obligatoire depuis le 1er janvier 2004. Il permet aux organisateurs occasionnels despectacles vivants deffectuer toutes les dmarches ncessaires lembauche dartistes et detechnicien-nes du spectacle vivant. Un formulaire unique et valant contrat de travail, le carnet guichetunique , permet de rgler en une seule fois et un seul interlocuteur toutes les cotisations sociales(URSSAF, Congs spectacles, Audiens, Ple Emploi, Afdas, mdecine du travail).

Il concerne les associations qui n'ont pas pour activit principale le spectacle vivant et ce, sanslimitation du nombre de reprsentations organises (Cf. Article 10 de l'ordonnance n45-2339 du 13octobre 1945 modifie relative aux spectacles).

Peut donc bnficier de ce dispositif toute personne physique, toute personne morale de droit priv oude droit public qui :

n'a pas pour activit principale ou pour objet l'exploitation de lieux de spectacles, de parcs de loisirs ou d'attraction, la production ou la diffusion de spectacles.

emploie sous contrat dure dtermine des artistes du spectacle (article L 7121-2 du Code du Travail) ou des technicien-nes qui concourent au spectacle vivant.

Le Guso ne concerne que le spectacle vivant, c'est--dire les reprsentations sur scne avec laprsence d'au moins un-e artiste. Ne sont donc pas concernes les prestations dites enregistres(audiovisuel, tlvision, radio), les cours, formations et ateliers dispenss.

Ladhsion est gratuite et assure une scurit dans les dclarations et les paiements. Une assistancetlphonique (n 0 810 863 342) permet de connatre directement le montant verser et les dmarches effectuer ainsi que tout renseignement complmentaire.

Alimentation Une politique unique en matire dhygine de lalimentation humaine est applicable depuis le 1erjanvier 2006.

Lobjectif des textes du Paquet Hygine en vigueur depuis janvier 2006 est de garantir les denresalimentaires servies aux consommateurs ne prsentant aucun danger pour leur sant. Ces textes sontconsultables sur le site du Ministre de lagriculture, de lalimentation et de la fort.

Il est important de comprendre que lhygine alimentaire nest pas seulement une affaire deprofessionnel-les et que les rgles sappliquent tous et toutes ds lors que lon distribue,mme gratuitement, des aliments.Les rgles quil faut sefforcer de respecter lors des manifestations organises ponctuellementconcernent :

le matriel et des quipements

la prparation des denres alimentaires

le service des denres

le personnel

le nettoyage et l'entretient

APRS LA MINFESTATION Droits dauteurs (SACEM, SACD)Etat des recettes et dpenses.

Programme des uvres interprtes.

Cotisations socialesFaire parvenir les bordereaux avec les paiements aux diffrents organismes.

Quelles sont les conditions de scurit matrielle requises pour accueillir du public ?

Que ce soit dans un lieu public ou priv, en salle ou en extrieur, toute manifestation ou activitaccueillant des tiers est soumise lapplication de rgles de scurit.

Pour une manifestation en salle, la surface disponible et le nombre dissues dterminent la capacitdaccueil.

En extrieur, la protection du public, son vacuation ainsi que laccs des secours doivent tretudis...

Sans entrer dans les dtails techniques, pour lesquels il faut toujours consulter les services dincendieet de secours, quelques aspects peuvent tre signals pour sensibiliser chacun-e :

Sil y a lieu, ne pas oublier de solliciter le passage dune commission de scurit auprs dela mairie ou de la prfecture.

Les stands, comptoirs ou autres amnagements, en intrieur comme en extrieur, doiventtre disposs de manire ne pas faire de saillie pouvant gner la circulation ouoccasionner des dommages corporels.

Linstallation de chapiteaux pour accueil de public ou de gradins doit toujours tre certifiepar un organisme agr.

Il faut veiller au classement des matriaux utiliss lors damnagements despacesaccessibles au public. Le classement va de M0 (incombustible) M4 (facilementinflammable), le classement M3 tant accept par exemple pour lossature ou lecloisonnement de stands.

Dans ltat actuel de la rglementation et des dispositifs nationaux de scurit du territoire,lutilisation des bouteilles de gaz butane ou propane est interdite.

Le service de boissons en bouteilles de verre est gnralement interdit. Limplantation et lamnagement des installations ne doivent pas compromettre laccs des

services de secours. Un poste de secours doit tre mis en place partir dun public de plus de 1500

personnes. Il convient de vrifier la prsence dextincteurs adapts ou sen procurer si besoin. Il est important de ne pas bricoler llectricit, disoler eau et rseau lectrique.

En principe, toutes les salles de spectacles (prives ou municipales) sont agres par la commissionde scurit. Si cest un lieu inhabituel (entrept, gymnase, etc.) ou nouveau, il faut obtenir un avisfavorable de la commission de scurit pour laccueil de public. La scurit de tous est laffaire dechacun-e.

Comment organiser des manifestations sur la voie publique ? On accorde beaucoup d'importance la scurit des participants et du public.

Il faut mettre en place du matriel en bon tat, adapt au public qui va lutiliser, des conditions decirculation et dvacuation en rapport avec le public attendu.

Le passage dune commission de scurit peut tre ncessaire. Il faut aussi prvenir les accidents parun service dordre si ncessaire, ainsi que par linstallation dun poste de secours pour les premierssoins.

Depuis le 1er dcembre 1997, les manifestations sportives, rcratives ou culturelles butlucratif et regroupant au moins 1 500 personnes doivent faire lobjet dune dclaration au maireun mois au moins avant la date de la manifestation. La dclaration dcrit les mesures envisages pour assurer la scurit du public et des participant-es.Lautorit de police peut alors imposer un service dordre ou un renforcement des dispositions prvues.

Lorsque le service dordre doit tre assur par une collectivit ou les services de police, les fraispeuvent tre facturs lorganisateur.

Les organisateurs doivent souscrire un contrat dassurance couvrant leur responsabilit civile, celle desparticipant-es et du public. Lassurance est obligatoire pour obtenir une autorisation administrative.

Sil sagit dune comptition sportive sur la voie publique, il pourra y avoir priorit de passage pour lacourse, mais certaines routes des dates de grand trafic routier sont interdites (liste en prfecture).

Mise jour le 11.05.2014.