Maîtriser les coûts informatiquesMaîtriser les coûts informatiques2010 / 20112010 / 2011

M2CG -CCAM2CG -CCA

Partie 2Partie 2

Démarche de suivi et de contrôle des CoûtsDémarche de suivi et de contrôle des Coûts

B QuinioB Quinio

Université Paris X NanterreUniversité Paris X Nanterre

2 Quinio

Démarche de suivi et de contrôle des coûtsDémarche de suivi et de contrôle des coûts

La question de l’amortissementLa question de l’amortissement La démarche classique de coût completLa démarche classique de coût complet La démarche de ITGILa démarche de ITGI

Principe de l’ABM Déclinaison des 6 processus de base

Le TCOLe TCO

3 Quinio

La question de l’amortissement pour le SILa question de l’amortissement pour le SI

Les durées d’amortissement sont hétérogènes selon les Les durées d’amortissement sont hétérogènes selon les entreprisesentreprises

Les dépenses de fonctionnement doivent tenir compte des Les dépenses de fonctionnement doivent tenir compte des amortissements :amortissements : C’est le lien entre fonctionnement et investissement

Des questions demeures et sont traitées différement selon les Des questions demeures et sont traitées différement selon les entreprises :entreprises : Amortissement des logiciel ? (oui) Amortissement des études ? (non) Amortissement des progicels ? (oui)

4 Quinio

Exemple de durée d’amortissement (1)Exemple de durée d’amortissement (1)

Matériel (serveurs ou poste de travail) :Matériel (serveurs ou poste de travail) : 3 ans

Périphériques décentralisésPériphériques décentralisés 5 ans

Réseau et câblage :Réseau et câblage : 10 ans

Application métier évolutiveApplication métier évolutive 3 ans

Application de gestion standard :Application de gestion standard : 5 ans

Application comptable (module ERP) :Application comptable (module ERP) : 10 ans

5 Quinio

Première démarche de suivi des coûts Première démarche de suivi des coûts informatique : le classique coût completinformatique : le classique coût complet

1 Identification des postes de charges1 Identification des postes de charges salaires Achat de prestation Matériel

2 découpage en sections principales2 découpage en sections principales Etudes Support technique Réseaux Application Paie

3 découpage en section secondaire3 découpage en section secondaire Service Administratif de la DSI Infrastructure réseau

4 Imputation des charges directes aux sections4 Imputation des charges directes aux sections

salaires et matériels par exemple

6 Quinio

Première démarche de suivi des coûts Première démarche de suivi des coûts informatique : le classique coût completinformatique : le classique coût complet

5 Ventilation des coûts des sections secondaires aux 5 Ventilation des coûts des sections secondaires aux sections principalessections principales EXEMPLE : répartition des charges administratives en fonction du nb

de personnes

6 Identification des UO pour les sections principales et 6 Identification des UO pour les sections principales et de leur nombrede leur nombre EXEMPLE : pour le service Etude 200 J/H

7 calcul du coût de revient de chaque UO des sections 7 calcul du coût de revient de chaque UO des sections principalesprincipales Exemple : Pour le service Etude le J/H à 310 €

7 Quinio

Un principe simple de coût completUn principe simple de coût complet

Centres principaux de services :SupportRéseaux

Application payecomptabilité

Centres auxiliaires :

Infrastructuresadministration

Coûts directs : salaires, achat, m², …Coûts directs : salaires, achat, m², …

ClefsClefs

Volume traitéVolume traité

Coût par UO lié à un service utilisateur :Coût par UO lié à un service utilisateur :Appel Hot lineAppel Hot line

Bulletin de paieBulletin de paieEcriture comptableEcriture comptable

J/H étudeJ/H étude……

8 Quinio

Typologie et nature des coûtsTypologie et nature des coûts

Le modèle présenté est celui du CIGREF Le modèle présenté est celui du CIGREF développé avec l’AFAIdéveloppé avec l’AFAI IGSI 2009 : Modèle d’analyse et de benchmarking

des coûts informatiquesDGDG

DSIDSI DODO

CommunicationCommunication

TransparenceTransparence

MaîtriseMaîtrise

9 Quinio

Une inspiration : ABCUne inspiration : ABC

Brigitte OGIER ABC : Facteur d’efficience des services internes ; doc de recherche Brigitte OGIER ABC : Facteur d’efficience des services internes ; doc de recherche

10 Quinio

Objectif final du suivi des coûtsObjectif final du suivi des coûts

Les coûts seront, dans un premier temps, regroupés par Service / Application ou Projet

Ensuite identification des activitéPrincipe de l’ABC

Ensuite, identifier l’inducteur de coût de chaque service / application / projet pour pouvoir comparer des indicateurs ayant une valeur «business» Exemple : nombre de bulletins de salaire , nombre de PC, nombre de

clients, nombre d’écritures comptable

Le TCO unitaire de chaque inducteur de coût « business » s’obtient en divisant le TCO global du service/application/projet par le nombre d’inducteurs de coût Exemple : TCO global de l’application de gestion de la paie / Nombre

de bulletins de salaire = TC

11 Quinio

Le principe du modèle CIGREFLe principe du modèle CIGREF

Ressources (budget de charges DSI)Ressources (budget de charges DSI)Personnel, matériel, logicielPersonnel, matériel, logiciel

Télécom, prestation, structureTélécom, prestation, structure

Activités (modélisant la DSI)Activités (modélisant la DSI)Exploitation, projets, étudesExploitation, projets, études

Support, hébergement, urbanisation, Support, hébergement, urbanisation, etcetc

Services mis à disposition des Services mis à disposition des métiersmétiers

PC, imprimantes, téléphonesPC, imprimantes, téléphonesApplications (paye, messagerie, etc)Applications (paye, messagerie, etc)

Projets techniques, Projet métiersProjets techniques, Projet métiers

1 définir les 1 définir les servicesservices

2 modèle 2 modèle activitésactivités

3 Budget en 3 Budget en 6 rubriques6 rubriques 4 affecter 4 affecter

ressourceressources aux s aux

activités activités

5 ventiler 5 ventiler activités activités

sur sur servicesservices

6 analyser 6 analyser et et

comparercomparer

12 Quinio

Description du modèle CIGREFDescription du modèle CIGREF

Modèle de type ABCModèle de type ABC Ressources décomposées en 6 rubriquesRessources décomposées en 6 rubriques 39 activités39 activités 4 processus :4 processus :

Bureautique et mise à disposition des applications (RUN) Projets métiers et Projets techniques (BUILD)

13 Quinio

On obtient des ratios et indicateurs à chaque On obtient des ratios et indicateurs à chaque niveauniveau

Pour les servicesPour les services

Source : Cigref – Analyse des coûts 2009Source : Cigref – Analyse des coûts 2009

14 Quinio

On obtient des ratios et indicateurs à chaque On obtient des ratios et indicateurs à chaque niveauniveau

Pour les activitésPour les activités

Source : Cigref – Analyse des coûts 2009Source : Cigref – Analyse des coûts 2009

15 Quinio

On obtient des ratios et indicateurs à chaque On obtient des ratios et indicateurs à chaque niveauniveau

Pour les ressourcesPour les ressources

Source : Cigref – Analyse des coûts 2009Source : Cigref – Analyse des coûts 2009

16 Quinio

Mise à disposition des postes de travailMise à disposition des postes de travail

Catégories de PC Inducteurs de coût

standard / « gonflé » Nombre de postes

fixe / nomade

Phases d’analyse Activités Inducteurs d’activité

Installation AcquisitionApprovisionnementPréparationStockageCâblage

€ / poste J-H / posteJ-H / postem² / posteNb de prises / poste

Communication ConnexionRéseauxMessagerie

€ / Prise LANNb de mégabits-seconde/posteNb de BAL / poste

Support local Support techniqueFormation aux postesMaintenanceHot Line PC

Nombre de techniciens / poste Nombre de jours de formation / poste J-H / posteNombre d’appels / poste

TOTAL 2500 € par an (source KLC 2006)

17 Quinio

Mise à disposition des applicationsMise à disposition des applications

Catégories de serveurs utilisés

Mainframe / Unix / AS400 / serveur

Phases d’analyse Activités Inducteurs d’activité

Matériel AcquisitionExploitation

€ / mips puis mips / applicationMips / application

Fonctionnement StockageImpressionHot line

Giga-octets sauvegardésMilliers de pagesJ-H / application

Maintenance Maintenance applicativeFormation

J-H / applicationJ-H/ application

Réseau Nb d’utilisateurs / application

Coût très variables selon la nature de l’application, le type de support et le type de serveurs : de 1000 € à 10000 € par mois

La maintenance applicative représente de 15 à 25% du coût d’achat de l’application (développement ou progiciel)

18 Quinio

Processus Projet (hors exploitation)Processus Projet (hors exploitation)

Phases d’analyse Inducteurs Acquisition et utilisation de serveurs

Etude préalable J-H / projet€ / projet

Développement J-H MOE / projetJ-H MOA / projet€ / projet

€ / mips puis mips / projet

Test / recette J-H MOE / projetJ-H MOA / projet€ / projet

€ / mips puis mips / projet

Conduite du changement

Documentation / projetFormation / projetCommunication / projet

Coût très variables selon la durée et la complexité :Le J-H de développement de 350 € à 800 €Attention au mode de calcul du J-H interne

19 Quinio

Projet : les dépenses d’exploitation et les Projet : les dépenses d’exploitation et les recettesrecettes

Calcul du tableau des cash-flow (FNT)Calcul du tableau des cash-flow (FNT) Tous les coûts d'exploitation par année Les recettes estimées par année L'investissement est en année 0

Année 1 Année 2 Année 3 Exploitation technique Exploitation métier Diminutions de coûts Recettes directes Cash flow (Rec - dep)

20 Quinio

Projet : calcul de la rentabilitéProjet : calcul de la rentabilité

Calcul de la rentabilitéCalcul de la rentabilité Comparaison entre l'investissement et les cash-flow générés Actualisation VAN, DRC, IP, TRI

Investissement en ANNEE 0 = XXX €

Année 1 Année 2 Année 3Dépense 1Dépense 2

Recette 1Recette 2

Cash flow (Rec - dep)

21 Quinio

TCO : 1986 le Gartner GroupTCO : 1986 le Gartner Group

Analyse global du coût de possession des postes de travail:Analyse global du coût de possession des postes de travail: Capital (matériels, réseaux, logiciels) Maintenance des systèmes Support techniques aux utilisateurs Communications et réseaux Temps utilisateurs

22 Quinio

TCO : 1986 le Gartner GroupTCO : 1986 le Gartner Group

Le temps utilisateurs :Le temps utilisateurs : Coût lié à l ’organisation (réorganisation, participation des utilisateurs

aux projets) Coût lié à l ’activité métier (adaptation et apprentissage, transition,

erreurs, dysfonctionnements) Représente 30 à 40% du TCO selon les étudesReprésente 30 à 40% du TCO selon les études

23 Quinio

TCO : 2004 estimationTCO : 2004 estimation

Analyse d ’un micro sur 3 ans en euros :Analyse d ’un micro sur 3 ans en euros : Capital 2000 Maintenance 1200 Support 1200 Réseaux 2000 Temps users 3600

En 1986, un micro-ordinateur = 13000 $En 1986, un micro-ordinateur = 13000 $

24 Quinio

TCO : LimitesTCO : Limites

Des résultats fortement discutés :Des résultats fortement discutés : Voir polémique autour du duel Linux / Windows

Des concepts flottants :Des concepts flottants : TEI Total Economic Impact développé par le Giga Group :

• Bénéfices ou rapport entre coût de possession et gains d ’infrastructure et résultats sur les « business units »

• Flexibilité : coût d ’évolution sur la base de scénari• Risque : de maintenance et de pérennité

Une étude TCO coûte à minima 20 000 Euros (source EDS)Une étude TCO coûte à minima 20 000 Euros (source EDS) Réservé à de grands projets

« Popularité » des indicateurs de ce type « Popularité » des indicateurs de ce type Le plus connu n ’est pas toujours le plus adapté