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MANUEL DE L’UTILISATEUR
Dernière Mise à Jour
1 juin 2012
1
Table des Matie res
Accéder à l’application – Avec mot de passe ................................................................ 2
Accéder au site Web ...........................................................................................................2
Créer un raccourci vers Système Préventis ..........................................................................3
Écran d’ouverture de session ..............................................................................................4
Accéder à l’application – Connexion automatique ....................................................... 5
Créer un raccourci vers Système Préventis avec un lien de connexion automatique .............5
Page de choix de module............................................................................................. 7
Fiches de données de sécurité (FDS) ............................................................................. 8
Effectuer une recherche dans vos FDS .................................................................................9
Barre de recherche principale ............................................................................................................... 9
Sélection par lieu d’utilisation et catégories........................................................................................ 11
Sélection par Classe SIMDUT ............................................................................................................... 12
Sélection par Classe TMD .................................................................................................................... 12
Options d’affichage des résultats ........................................................................................................ 13
Obtenir une liste des FDS périmées ................................................................................... 14
Obtenir l’inventaire des produits que votre organisation utilise ......................................... 14
Obtenir un rapport LIS de votre inventaire ........................................................................ 14
Obtenir une liste de produits discontinués ........................................................................ 14
Obtenir une liste de produits archivés ............................................................................... 14
Page de résultats .............................................................................................................. 15
Imprimer la liste ................................................................................................................................... 16
Exporter la liste vers Excel ................................................................................................................... 17
Page de produit ................................................................................................................ 17
Demande d'approbation d'un nouveau produit ......................................................... 19
Télécharger gratuitement Adobe Reader ................................................................... 21
Contactez-nous ......................................................................................................... 22
2
Acce der a l’application – Avec mot de passe
Il y a plusieurs méthodes pour accéder à Système Préventis. Cette section couvre les points
suivants :
Accéder au site Web
Créer un raccourci vers Système Préventis
Écran d’ouverture de session
Acce der au site Web
Système Préventis est accessible depuis n’importe quel navigateur Web. Le site a cependant été
optimisé pour les navigateurs suivants :
Internet Explorer 8 et plus
Google Chrome 10 et plus
Mozilla Firefox 7 et plus
À partir de l’un de ces navigateurs, entrer l’adresse suivante dans la barre d’adresse :
Il est aussi possible de retrouver le site en recherchant les termes « Système Préventis » sur le
site http://www.google.ca
3
Cre er un raccourci vers Syste me Pre ventis
Une fois que vous avez accédé au site, il vous suffit de glisser-déposer l’icône située à gauche de
l’adresse Web vers le bureau pour créer un raccourci vers le site directement sur votre bureau.
4
E cran d’ouverture de session
Le premier écran qui vous est présenté est l’écran d’ouverture de session.
Cet écran vous permet d’entrer votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. Si vous avez
oublié l’un ou l’autre de ces informations, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse courriel
suivante : [email protected]
5
Acce der a l’application – Connexion automatique
Votre organisation a peut-être demandé un lien de connexion automatique. Cette adresse Web
personnalisée peut être utilisée pour accéder au site sans avoir à passer pas l’écran d’ouverture
mentionné ci-haut. Le lien de connexion ressemble à ceci :
https://systemepreventis.com/index.php?token=XXXXXXXXXXXXXXXX
Contactez-nous à l’adresse courriel suivante : [email protected] si vous êtes
intéressé par un tel lien.
Cre er un raccourci vers Syste me Pre ventis avec un lien de connexion automatique
Afin de créer un raccourci vers notre site web, il vous faudra premièrement savoir votre lien de
connexion personnalisé (veuillez nous contacter si vous ne le connaissez pas).
En faisant un clic droit sur votre bureau, un menu contextuel apparait. En choisissant
«Nouveau » dans ce menu, la 2e option est celle du Raccourci :
Une fois cette option choisie, cette fenêtre vous sera présentée :
6
Tapez simplement votre lien de connexion automatique dans la boite de texte et cliquez sur
« Suivant ».
Nommez votre raccourci (Système Préventis par exemple) et cliquez sur « Terminé ». Votre
nouveau raccourci est créé!
7
Page de choix de module
Une fois authentifié, vous vous retrouverez sur la page de choix de module. Cette page vous
permet d’accéder aux différentes fonctionnalités du site.
En cliquant sur les icônes ou les liens, vous serez dirigé vers le module correspondant.
Dans le coin supérieur gauche, vous trouverez aussi un lien qui permet de vous déconnecter
lorsque votre session est terminée si vous le désirez.
Les prochaines sections exploreront les modules dans le détail.
8
Fiches de donne es de se curite (FDS)
C’est à partir du module de FDS (fiches de données de sécurité) que vous pourrez :
Effectuer une recherche de vos FDS
Obtenir une liste des FDS périmées
Obtenir l’inventaire des produits que votre organisation utilise
Obtenir un rapport LIS de votre inventaire
Obtenir une liste de produits discontinués et archivés
C’est aussi à partir de cette page que vous pourrez accéder à l’écran des résultats ainsi qu’aux
fiches elles-mêmes.
En cliquant sur le lien « Retourner aux choix des modules » vous vous retrouverez sur la Page de
choix de module décrite ci-haut.
9
Effectuer une recherche dans vos FDS
L’écran de recherche est l’endroit où vous pourrez interroger votre inventaire afin de consulter
les fiches de données de sécurité.
L’écran de recherche est divisé en 5 sections :
Barre de recherche principale et bouton Go!
Sélection par lieu d’utilisation ou de la catégorie
Sélection par Classe SIMDUT
Sélection par Classe TMD
Option des résultats de recherche
Barre de recherche principale
La barre de recherche principale peut être utilisée pour interroger la base de données sur de
multiples informations. Voici les manières d’utiliser le champ de recherche principal :
Nom du produit : La façon la plus simple d’interroger la base de données. L’engin de
recherche n’est pas sensible à la case (majuscule, minuscule). Il recherchera aussi parmi
les synonymes possibles afin de vous aider à localiser le plus rapidement possible le
produit que vous recherchez.
10
Exemple : « Lubrifiant et scellant pour valves Dow Corning » sera retrouvé en cherchant
« Graisse Dow Corning ».
Il est aussi possible de rechercher un produit par un nom partiel. Vous n’avez donc pas à
taper le nom entier du produit.
Exemple : Rechercher « acide sul » retournera les résultats suivants : « Acide
Sulfamique », « Acide sulfanilique », « Acide Sulfosalicylique » et « Acide Sulfurique ».
Le logiciel essaiera aussi de corriger l’orthographe de la recherche afin de vous aider à
localiser le plus rapidement possible le produit que vous recherchez.
Exemple : Rechercher « acide cloridrik » retournera tout de même « Acide
chlorhydrique ».
Nom du fabriquant : Il est aussi possible de rechercher tous les produits distribués par
fabriquant ou fournisseur.
Exemple : Rechercher « Sico Inc. » retournera tous les produits distribués par Sico que
vous avez en inventaire.
Numéro de code : Une des méthodes le plus sures pour retrouver un produit. Elle limite
souvent les résultats à une entrée.
Exemple : Rechercher « AX0115-1 » retournera « Acétone » car il s’agit du numéro de
code employé par EMD Chemicals.
Numéro de transport ONU : Une autre méthode sure pour retrouver un produit. Elle
limite souvent les résultats à une entrée. Il est préférable de précéder le numéro par les
lettres UN afin de signifier qu’il s’agit bel et bien d’un numéro UN et non d’un numéro
de code.
Exemple : Rechercher « UN1203 » retournera « Essence sans Plomb ».
Classe Transport des matières dangereuses TMD : Il est aussi possible de retrouver tous
les produits de votre inventaire comportant une classe TMD spécifique. Il est important
de précéder le numéro de la classe par « Classe ».
Exemple : Rechercher « Classe 5.2 » retournera tous vos peroxydes organiques. Aussi,
rechercher « Classe 3 » retournera les matières classifiées inflammables.
Numéro CAS : Cette méthode permet de retrouver tous les produits purs ou contenant
une certaine composante chimique ayant un numéro CAS.
Exemple : Rechercher « 67-66-3 » retournera tous les produits contenant du
chloroforme.
11
Sélection par lieu d’utilisation et catégories
Cette section vous permet de limiter les résultats de la recherche à votre sélection de sites ou de
départements. Vous n’avez qu’à cocher les sites ou départements que vous désirez inclure dans
la recherche. Par défaut, votre organisation complète est recherchée.
Dans le cas représenté ci-haut, les produits du Département A, et du Site 2 seront inclus dans la
recherche. Il est possible de combiner l’utilisation de la barre de recherche principale avec une
sélection de lieux. Par exemple en entrant « Classe 1 » dans la barre et en sélectionnant
Département B dans le lieu d’utilisation, seuls les Matières et objets explosibles du
Département B seront retournés dans les résultats.
La sélection de catégories permet de retrouver des produits à l’usage similaire (tous les
Scellants, Calfeutrant et Isolants par exemple).
12
Sélection par Classe SIMDUT
Cette section vous permet de limiter les résultats de la recherche à votre sélection de classe
SIMDUT. Vous n’avez qu’à cliquer sur les icônes des classes que vous désirez inclure dans la
recherche. Par défaut, toutes les classes sont incluses.
Dans le cas représenté ci-haut, seul les matières comburantes seront incluses dans la recherche.
Il est aussi possible de combiner l’utilisation de la barre de recherche principale avec une
sélection de classe SIMDUT.
Sélection par Classe TMD
Cette section vous permet de limiter les résultats de la recherche à votre sélection de classe
TMD. Vous n’avez qu’à cliquer sur les icônes des classes que vous désirez inclure dans la
recherche. Par défaut, toutes les classes sont incluses.
13
Options d’affichage des résultats
Cette section vous permet de personnaliser les données affichées pour chaque produit dans
l’écran de résultats. Vous n’avez qu’à sélectionner les colonnes que vous désirez inclure dans les
résultats recherche. Veuillez noter que le nom du Fabriquant/Fournisseur est toujours inclus
dans l’écran de résultats.
Dans le cas représenté ci-haut, l’écran de résultats sera le suivant :
Veuillez noter qu’une sélection de plusieurs colonnes peut rendre les résultats difficiles à lire sur
un petit écran.
14
Obtenir une liste des FDS pe rime es
Ce lien liste tous les produits pour lesquels la fiche de données de sécurité à plus de 3 ans. Ces
fiches sont périodiquement revues par nos employés qui travaillent avec les fabricants afin
d’obtenir une version mise à jour de ces fiches.
Obtenir l’inventaire des produits que votre organisation utilise
Ce lien liste tous les produits utilisés dans votre organisation.
Obtenir un rapport LIS de votre inventaire
Ce lien vous permet de voir les différentes composantes des produits que l’on retrouve dans
votre inventaire ainsi que de savoir si ces composantes se retrouvent sur la liste intérieure des
substances.
Obtenir une liste de produits discontinue s
Ce lien vous permet d’obtenir la liste de produits discontinués par les fabricants. Les fiches de
données de sécurité pour ces produits ne seront plus mise à jour par notre équipe.
Obtenir une liste de produits archive s
Ce lien vous permet d’obtenir la liste de produits qui ont déjà été utilisés par votre organisation,
mais qui ne le sont plus.
15
Page de re sultats
La page de résultats liste les produits correspondant à votre requête.
Les lettres situées en haut de la page vous permettent une recherche par ordre alphabétique de
la liste de résultats. Le menu à gauche vous permet de retourner à l’accueil, d’imprimer la liste,
de retourner à la recherche ou d’exporter les résultats vers Excel.
La page de résultats indique le nom et le Fabricant/Fournisseur des produits correspondants à
votre requête. Si le produit est manufacturé par plusieurs fabricants, ils apparaitront tous :
Si le nom du fabricant apparait en rouge, cela indique que la fiche provenant de ce dernier est
périmée. Notre équipe l’a déjà contacté et nous sommes en attente d’une mise à jour.
16
Les fiches sont aussi codifiées par couleur. Voici les principales couleurs utilisées et leur
signification.
La fiche signalétique originale et la fiche résumée sont à jour
La fiche originale est présente et à jour. La fiche résumée est en rédaction. Notre
équipe y travaille.
Cette fiche périmera dans les 3 prochains mois.
Cette fiche est périmée (elle a plus de 3 ans). Notre équipe a déjà contacté le fabricant
et nous sommes en attente d’une mise à jour.
Cette fiche est associée à un produit discontinué. Elle ne sera plus mise à jour.
Imprimer la liste
En cliquant sur le lien « Imprimer » l’outil vous proposera de donner un titre et une note
personnalisée à cette liste de produit.
Si vous désirez renommer cette liste, entrez un nouveau nom puis cliquez sur le bouton
« Imprimer ». Une 2e fenêtre s’ouvrira et les options d’impressions apparaitront. Une fois
l’impression terminée, vous pouvez fermer cette 2e fenêtre.
17
Exporter la liste vers Excel
Pour exporter les résultats vers Excel, vous n’avez qu’à cliquer sur le lien à cet effet. Votre
navigateur internet vous demandera alors d’ouvrir ou de sauvegarder un fichier Excel.
Le fichier résultant peut ainsi être sauvegardé sur votre ordinateur ou simplement visionné à
partir du logiciel Excel.
Page de produit
En cliquant sur le produit désiré, vous entrerez dans la page relative au produit.
18
Chaque fiche compte 16 sections (représenté par les 16 onglets au haut de la page) et un onglet
spécial (l’onglet *).
L’onglet * contient un résumé des informations importantes relatives au produit. C’est aussi
dans cet onglet que vous retrouverez le lieu d’utilisation de ce produit.
Le menu de gauche comporte plusieurs éléments, dont des liens pour
retourner à l’accueil et aux résultats. Il contient aussi les éléments suivants :
Fiches préventives de différents formats
Fiches signalétiques originales
En cliquant sur un de ces liens, une 2e fenêtre s’ouvrira avec un document PDF
(ouvert par Adobe Reader). Une fois la consultation terminée, vous pouvez
simplement refermer cette fenêtre.
Le menu de gauche offre aussi un lien vers la version anglaise de l’application
et de la fiche.
En positionnant votre curseur au-dessus d’un onglet, vous pourrez voir ce qu’il contient :
Nous n’explorerons pas dans le détail les 16 sections d’une fiche, mais si vous avez des
questions sur ce sujet, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse suivante :
19
Demande d'approbation d'un nouveau produit
Le module de demande d’approbation d’un nouveau produit est la méthode par laquelle notre équipe
maintient votre inventaire à jour. Lorsque votre organisation souhaite se procurer un nouveau produit,
vous devriez tout d’abord remplir ce court formulaire afin que notre équipe puisse s’assurer qu’une
analyse de risques sera effectuée et que les fiches de données de sécurité seront ajoutées à votre
inventaire.
Il est extrêmement important de vérifier que votre courriel est bien entré avant de soumettre le
formulaire. C’est le seul moyen que nous avons de vous répondre! Si vous le désirez, vous
pouvez nous laisser votre numéro de téléphone dans le champ Commentaires afin que nous
vous contactions par téléphone si nécessaire.
Les champs suivants sont obligatoires pour aider notre équipe à bien identifier le produit :
Nom du produit
Usage du produit
Nom et code du fabriquant du produit
20
Si vous avez déjà en votre possession la fiche originale, il vous est possible de nous la
transmettre en utilisant le bouton « Parcourir » ou « Browse » à la droite du champ « Fiche
Originale (si disponible) ». Ce bouton ouvrira une fenêtre de navigation qui vous permettra
d’aller sélectionner la fiche sur votre ordinateur afin de nous la transmettre.
Une fois le formulaire rempli, cliquez simplement sur le bouton « Envoyer » afin de nous faire
parvenir votre demande.
Notre engagement est de mettre en ligne la fiche originale dans les 30 minutes de votre
requête. Notre équipe d’expert effectuera aussi une analyse de risques afin de s’assurer que ce
produit n’introduit pas de dangers indus dans votre milieu de travail. Vous serez contacté
lorsque la fiche originale sera mise en ligne et lorsque le produit sera entièrement intégré dans
notre base de données interrogeable.
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Te le charger gratuitement Adobe Reader
Afin de visionner la majorité des fiches de données de sécurité (FDS) et les fiches préventives présentées
sur ce site, vous devrez avoir installé Adobe Reader. Ce lien vous permet d’installer ce logiciel
gratuitement.
Une fois le logiciel téléchargé, suivez les instructions à l’écran pour compléter l’installation.
22
Contactez-nous
Le module contactez-nous est la méthode la plus rapide et efficace de rejoindre notre équipe.
Cette page peut être utilisée pour les raisons suivantes :
Question sur la santé-sécurité
Question sur l’utilisation d’un produit
Question sur la méthode d’élimination d’un produit
Demande pour retirer un produit de votre inventaire
Problème avec l’application (bogue)
Demande de nouvelles fonctionnalités
Une copie de votre message sera envoyée à toutes nos équipes :
Équipe de spécialistes en santé-sécurité
Équipe de chimistes
Équipe de prise d’inventaire et de maintien à jour des fiches de données de sécurité
Équipe de développement de logiciel
Il est extrêmement important de vérifier que votre courriel est bien entré avant de soumettre le
formulaire. C’est le seul moyen que nous avons de vous répondre! Si vous le désirez, vous
pouvez nous laisser votre numéro de téléphone dans le champ Commentaires afin que nous
vous contactions par téléphone si nécessaire.