Manuel Audit Interne Type Des MP

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Direction gnrale de la modernisation de l'Etat ModuIe 5 - chantier contrIe interne/audit interne Cration 15/09/2005 Date : 14/10/2005 Statut : livrable valid SIMPLIFICATION ET MODERNISATION DES PROCESSUS BUDGETAIRES ET COMPTABLES DE L'ETAT MANUEL D'AUDIT INTERNE TYPE DES MACRO-PROCESSUS Documents et travaux de rfrence Formalisation des processus en cible dtaille MP1, MP2, MP3, MP5, MP9 Atelier contrle interne/audit interne du 20 juillet 2005 Direction gnraIe de Ia modernisation de I'Etat Assistance la simplification et la modernisation des processus budgtaires et comptables de l'EtatManueI d'audit interne type des MP 18/04/2006 Manuel d'audit interne type des MP Page 2 sur 212 Sommaire 0 Objet et prsentation du document......................................................................................101 MP1 : Elaboration ministrielle d'un budget ........................................................................121.1 Processus 1 : MP1.P1_Mettre jour la stratgie.........................................................121.1.1 Fiche 01. Analyser l'excution N-1 des programmes ...........................................121.1.2 Fiche 02. Analyser la prvision d'excution N des programmes ..........................141.1.3 Fiche 03.Examiner la programmation des BOP et oprateurs par programme (N et N+1 N+x).......................................................................................................................161.1.4 Fiche 04.Proposer des orientations stratgiques supra-programme / programme N+1 N+x............................................................................................................................191.1.5 Fiche 05. Actualiser les projets de rforme / modernisation.................................201.1.6 Fiche06.MettrejourlesperspectivesstratgiquesNN+x:performance, rformes, ressources ...........................................................................................................221.2 Processus 2 : MP1.P2_Prparer le PLF ......................................................................241.2.1 Fiche07.PrparerlecompterendudelagestionN-1pourlecontrleexterne (CC, Parlement) ...................................................................................................................241.2.2 Fiche 08. Finaliser les prvisions de reports N-1 sur N (progr) ............................251.2.3 Fiche 09. Prparer et produire le RAP N-1 ...........................................................261.2.4 Fiche 10. Dcliner les perspectives N+1 par programme.....................................281.2.5 Fiche 11. Prparer les arbitrages sur les ressources / rformes N+1 ..................311.2.6 Fiche 12. Dcliner les plafonds par programmes / actions / catgories ...............331.2.7 Fiche 13. Affiner / revoir les objectifs / indicateurs N+1 N+x par programme....361.2.8 Fiche14.PrparerlesarbitragessurleslmentsdeperformanceN+1du programme...........................................................................................................................381.2.9 Fiche 15. Finaliser le budget global et la performance N+1 du programme.........401.2.10 Fiche 16. Finaliser le PLF et les documents budgtaires .....................................411.2.11 Fiche 17. Prparer la phase d'examen parlementaire ..........................................421.3 Processus 3 : Programmer et piloter la mise en ouvre...............................................451.3.1 Fiche 18. Programmer les activits N+1 N+x des BOP : les prioriser et / ou les scnariser ............................................................................................................................451.3.2 Fiche 19. Actualiser la programmation N+2 N+x des BOP................................46Direction gnraIe de Ia modernisation de I'Etat Assistance la simplification et la modernisation des processus budgtaires et comptables de l'EtatManueI d'audit interne type des MP 18/04/2006 Manuel d'audit interne type des MP Page 3 sur 212 2 MP2 : Allocation et mise disposition des ressources........................................................472.1 Processus1 :MP2.P1_Programmation,allocationetmisedispositioninitialedes ressources...............................................................................................................................472.1.1 Fiche 01. Donner les orientations sur les objectifs, les crdits et les emplois......472.1.2 Fiche 02. Elaborer la programmation dtaille N+1 des services ........................492.1.3 Fiche 03. Elaborer le projet de BOP .....................................................................512.1.4 Fiche 04. Arrter le montant de la rserve pour rgulation et de la notification aux BOP532.1.5 Fiche 05. Allouer les ressources aux BOP............................................................542.1.6 Fiche 06. Finaliser les budgets de BOP et allouer les ressources aux services ..552.1.7 Fiche 07. Mettre disposition les crdits..............................................................562.1.8 Fiche 08. Procdure exceptionnelle de mise disposition provisoire ..................572.2 Processus 2 : MP2.P2_Gestion ultrieure des ressources..........................................582.2.1 Fiche 09. Programmer et allouer des crdits lis des recettes en cours d'anne582.2.2 Fiche 10. Mettre disposition des crdits lis des recettes en cours d'anne..592.2.3 Fiche 11. Piloter les rserves de prcaution du programme en cours d'anne....602.2.4 Fiche12.Accrotre/rduirelesressourcespropresduprogrammeencours d'anne622.2.5 Fiche 13. Piloter les crdits de paiement du programme......................................632.2.6 Fiche 14. Suivre et analyser l'excution N, actualiser la programmation initiale..652.2.7 Fiche 15. Rallouer les ressources au sein du programme en cours d'anne.....66Direction gnraIe de Ia modernisation de I'Etat Assistance la simplification et la modernisation des processus budgtaires et comptables de l'EtatManueI d'audit interne type des MP 18/04/2006 Manuel d'audit interne type des MP Page 4 sur 212 3 MP3 : Excution des dpenses ...........................................................................................673.1 Cas de gestion 1 : Commande publique ......................................................................673.1.1 Processus 1 : MP3.P1_Dcider une dpense ......................................................673.1.1.1 Fiche 01. Exprimer un besoin ........................................................................673.1.1.2 Fiche 02. Vrifier l'opportunit d'achat...........................................................683.1.1.3 Fiche03.Formaliseruncontratdedroitpublicouprivrelevantounondu CMP703.1.1.4 Fiche 04. Enregistrer et notifier l'engagement juridique de la dpense.........713.1.1.5 Fiche 05. Raliser le suivi et la mise jour du rfrentiel des EJ .................733.1.2 Processus 2 : MP3.P2_Raliser une dpense......................................................743.1.2.1 Fiche 06. Vrifier la conformit Engagement/Livraison .................................743.1.2.2 Fiche 07. Traiter le dossier de liquidation ......................................................753.1.2.3 Fiche 08. Dcaisser .......................................................................................773.2 Cas de gestion 2 : Subvention......................................................................................783.2.1 Processus 1 : MP3.P1_Dcider une dpense ......................................................783.2.1.1 Fiche 09. Vrifier la recevabilit formelle de la demande..............................783.2.1.2 Fiche 10. nstruire au fond le dossier de demande de subvention................783.2.1.3 Fiche 11. Formaliser l'acte attributif de subvention........................................793.2.1.4 Fiche 12. Enregistrer et notifier la subvention................................................803.2.1.5 Fiche 13. Raliser le suivi et la mise jour du rfrentiel des subventions ..823.2.2 Processus 2 : MP3.P2_Raliser une dpense......................................................833.2.2.1 Fiche 14. Vrifier l'tat d'avancement ............................................................833.2.2.2 Fiche 15. Traiter le dossier de liquidation subvention....................................843.2.2.3 Fiche 16. Dcaisser subvention.....................................................................86Direction gnraIe de Ia modernisation de I'Etat Assistance la simplification et la modernisation des processus budgtaires et comptables de l'EtatManueI d'audit interne type des MP 18/04/2006 Manuel d'audit interne type des MP Page 5 sur 212 4 MP5 : Excution des recettes..............................................................................................874.1 Cas de gestion 1 : Enregistrer la crance avec suivi de l'engagement de tiers...........874.1.1 Processus 1 : MP5.P1_nitier la recette et enregistrer la crance........................874.1.1.1 Fiche 01. Vrifier / grer les informations du tiers dbiteur ...........................874.1.1.2 Fiche 02. Enregistrer l'engagement de tiers ..................................................894.1.1.3 Fiche 03. Mettre jour, le cas chant, l'engagement de tiers .....................914.1.1.4 Fiche 04. Suivre l'engagement de tiers et enregistrer le fait gnrateur .......924.1.1.5 Fiche 05. Enregistrer la crance en rfrence un engagement de tiers.....934.1.1.6 Fiche 06. Emettre et envoyer l'avis des sommes payer / l'appel de fonds au dbiteur944.1.2 Processus 2 : MP5.P2_Recouvrer et encaisser la recette....................................954.2 Cas de gestion 2 : Enregistrer une crance sans suivi de l'engagement de tiers .......964.2.1 Processus 1 : MP5.P1_nitier la recette et enregistrer la crance........................964.2.1.1 Fiche 01. Vrifier / grer les informations du tiers dbiteur ...........................964.2.1.2 Fiche 07. Enregistrer la crance sans rfrence un engagement de tiers.984.2.1.3 Fiche 06. Emettre et envoyer l'avis des sommes payer / l'appel de fonds au dbiteur1004.2.2 Processus 2 : MP5.P2_Recouvrer et encaisser la recette..................................1004.3 Casdegestion3 :Enregistrerunerecettesuiteunencaissementsanscrance pralablement enregistre ....................................................................................................1014.3.1 Processus3 :MP5.P3_Enregisterunerecettesuiteunencaissementsans crance pralable ..............................................................................................................1014.3.1.1 Fiche 12. Enregistrer la recette en comptabilit ..........................................101Direction gnraIe de Ia modernisation de I'Etat Assistance la simplification et la modernisation des processus budgtaires et comptables de l'EtatManueI d'audit interne type des MP 18/04/2006 Manuel d'audit interne type des MP Page 6 sur 212 5 MP9 : Gestion des immobilisation .....................................................................................1025.1 Cas de gestion 1 : mmobilisations acquises (hors parc immobilier) .........................1025.1.1 Processus 1 : MP9.P1_Entre du bien ...............................................................1025.1.1.1 Fiche 00. Paramtrer le rfrentiel ..............................................................1025.1.1.2 Fiche 01. Crer la fiche immobilisation........................................................1035.1.1.3 Fiche 02. Raliser la mise jour du suivi technique et logistique ...............1045.1.1.4 Fiche 03. Mettre jour la fiche immobilisation.............................................1055.1.1.5 Fiche 04. Constituer le dossier de l'immobilisation......................................1065.1.1.6 Fiche 05. Mettre en service l'immobilisation (acquisition directe)................1075.1.2 Processus 2b : MP9.P2_Dpenses ultrieures hors projet ................................1085.1.2.1 Fiche15.Rviserlepland'amortissementetmettrejourledossierde l'immobilisation...............................................................................................................1085.1.3 Processus 3 : MP9.P3_Sortie du bien ................................................................1095.1.3.1 Fiche 21. Dcider d'une reforme..................................................................1095.1.3.2 Fiche 22. Etudier les possibilits de remploi ou les modalits de cession 1105.1.3.3 Fiche 23. Raliser la sortie physique du bien..............................................1115.1.3.4 Fiche 24. Raffecter le bien.........................................................................1125.1.3.5 Fiche 02. Raliser la mise jour du suivi technique et logistique ...............1135.1.3.6 Fiche 20. Comptabiliser les dotations aux amortissements.........................1145.1.3.7 Fiche 25. Enregistrer la sortie de l'immobilisation........................................1155.1.4 Processus 4 : MP9.P4_Traitements de fin de gestion........................................1165.1.4.1 Fiche 17. Raliser l'inventaire physique ......................................................1165.1.4.2 Fiche 18. Actualiser la valeur des actifs.......................................................1175.1.4.3 Fiche 19. Analyser les variations d'actifs.....................................................1185.1.4.4 Fiche 20. Comptabiliser les dotations aux amortissements.........................1195.2 Cas de gestion 2 : mmobilisations produites (hors parc immobilier).........................1205.2.1 Processus 1 : MP9.P1_Entre du bien ...............................................................1205.2.1.1 Fiche 00. Paramtrer le rfrentiel ..............................................................1205.2.1.2 Fiche 06. Dclarer le projet d'investissement dans le systme...................1215.2.1.3 Fiche 07. Traiter les cots indirects .............................................................1225.2.1.4 Fiche 08. Dcider de la poursuite du projet .................................................1235.2.1.5 Fiche 09. Rattacher l'opration budgtaire au projet ...................................1245.2.1.6 Fiche 10. Crer la fiche immobilisation en cours .........................................1255.2.1.7 Fiche 11. Mettre jour la fiche immobilisation en cours..............................1265.2.1.8 Fiche 12. Retraiter les immobilisations en cours .........................................1275.2.1.9 Fiche 16. Clturer le projet...........................................................................1285.2.1.10 Fiche 13a. dentifier les immobilisations produire.....................................1295.2.1.11 Fiche 13b. Mettre en service l'immobilisation (immobilisation produite)......1305.2.1.12 Fiche 04. Constituer le dossier de l'immobilisation......................................1315.2.1.13 Fiche 02. Raliser la mise jour du suivi technique et logistique ...............1325.2.2 Processus 2a : MP9.P2_Dpenses ultrieures sur le projet...............................1335.2.2.1 Fiche 02. Raliser la mise jour du suivi technique et logistique ...............1335.2.2.2 Fiche 07. Traiter les cots indirects .............................................................1345.2.2.3 Fiche 11. Mettre jour la fiche immobilisation en cours..............................1355.2.2.4 Fiche 14. Raliser les mises en service complmentaires..........................136Direction gnraIe de Ia modernisation de I'Etat Assistance la simplification et la modernisation des processus budgtaires et comptables de l'EtatManueI d'audit interne type des MP 18/04/2006 Manuel d'audit interne type des MP Page 7 sur 212 5.2.2.5 Fiche15.Rviserlepland'amortissementetmettrejourledossierde l'immobilisation...............................................................................................................1375.2.2.6 Fiche 16. Clturer le projet...........................................................................1385.2.3 Processus 2b : MP9.P2_Dpenses ultrieures hors projet ................................1395.2.3.1 Fiche15.Rviserlepland'amortissementetmettrejourledossierde l'immobilisation...............................................................................................................1395.2.4 Processus 3 : MP9.P3_Sortie du bien ................................................................1405.2.4.1 Fiche 21. Dcider d'une reforme..................................................................1405.2.4.2 Fiche 22. Etudier les possibilits de remploi ou les modalits de cession 1415.2.4.3 Fiche 23. Raliser la sortie physique du bien..............................................1425.2.4.4 Fiche 24. Raffecter le bien.........................................................................1435.2.4.5 Fiche 02. Raliser la mise jour du suivi technique et logistique ...............1445.2.4.6 Fiche 20. Comptabiliser les dotations aux amortissements.........................1455.2.4.7 Fiche 25. Enregistrer la sortie de l'immobilisation........................................1465.2.5 Processus 4 : MP9.P4_Traitements de fin de gestion........................................1475.2.5.1 Fiche 17. Raliser l'inventaire physique ......................................................1475.2.5.2 Fiche 18. Actualiser la valeur des actifs.......................................................1485.2.5.3 Fiche 19. Analyser les variations d'actifs.....................................................1495.2.5.4 Fiche 20. Comptabiliser les dotations aux amortissements.........................1505.3 Cas de gestion 3 : Parc immobilier acquis .................................................................1515.3.1 Processus 1 : MP9.P1_Entre du bien ...............................................................1515.3.1.1 Fiche 00. Paramtrer le rfrentiel ..............................................................1515.3.1.2 Fiche 01. Crer la fiche immobilisation........................................................1525.3.1.3 Fiche 02. Raliser la mise jour du suivi technique et logistique ...............1535.3.1.4 Fiche 03. Mettre jour la fiche immobilisation.............................................1545.3.1.5 Fiche 04. Constituer le dossier de l'immobilisation......................................1555.3.1.6 Fiche 05. Mettre en service l'immobilisation (acquisition directe)................1565.3.2 Processus 2b : MP9.P2_Dpenses ultrieures hors projet ................................1575.3.2.1 Fiche15.Rviserlepland'amortissementetmettrejourledossierde l'immobilisation...............................................................................................................1575.3.3 Processus 3 : MP9.P3_Sortie du bien ................................................................1585.3.3.1 Fiche 26. Emettre le PV de remise ..............................................................1585.3.3.2 Fiche 22. Etudier les possibilits de remploi ou les modalits de cession 1595.3.3.3 Fiche 24. Raffecter le bien.........................................................................1605.3.3.4 Fiche 27. Autoriser la sortie d'actif ...............................................................1615.3.3.5 Fiche 23. Raliser la sortie physique du bien..............................................1625.3.3.6 Fiche 02. Raliser la mise jour du suivi technique et logistique ...............1635.3.3.7 Fiche 20. Comptabiliser les dotations aux amortissements.........................1645.3.3.8 Fiche 25. Enregistrer la sortie de l'immobilisation........................................1655.3.3.9 Fiche 28. Analyser les rsultats de cession.................................................1665.3.4 Processus 4 : MP9.P4_Traitements de fin de gestion........................................1675.3.4.1 Fiche 17. Raliser l'inventaire physique ......................................................1675.3.4.2 Fiche 18. Actualiser la valeur des actifs.......................................................1685.3.4.3 Fiche 19. Analyser les variations d'actifs.....................................................1695.3.4.4 Fiche 20. Comptabiliser les dotations aux amortissements.........................1705.4 Cas de gestion 4 : Parc immobilier produit.................................................................1715.4.1 Processus 1 : MP9.P1_Entre du bien ...............................................................171Direction gnraIe de Ia modernisation de I'Etat Assistance la simplification et la modernisation des processus budgtaires et comptables de l'EtatManueI d'audit interne type des MP 18/04/2006 Manuel d'audit interne type des MP Page 8 sur 212 5.4.1.1 Fiche 00. Paramtrer le rfrentiel ..............................................................1715.4.1.2 Fiche 06. Dclarer le projet d'investissement dans le systme...................1725.4.1.3 Fiche 07. Traiter les cots indirects .............................................................1735.4.1.4 Fiche 08. Dcider de la poursuite du projet .................................................1745.4.1.5 Fiche 09. Rattacher l'opration budgtaire au projet ...................................1755.4.1.6 Fiche 10. Crer la fiche immobilisation en cours .........................................1765.4.1.7 Fiche 11. Mettre jour la fiche immobilisation en cours..............................1775.4.1.8 Fiche 12. Retraiter les immobilisations en cours .........................................1785.4.1.9 Fiche 16. Clturer le projet...........................................................................1795.4.1.10 Fiche 13a. dentifier les immobilisations produire.....................................1805.4.1.11 Fiche 13b. Mettre en service l'immobilisation (immobilisation produite)......1815.4.1.12 Fiche 04. Constituer le dossier de l'immobilisation......................................1825.4.1.13 Fiche 02. Raliser la mise jour du suivi technique et logistique ...............1835.4.2 Processus 2a : MP9.P2_Dpenses ultrieures sur le projet...............................1845.4.2.1 Fiche 02. Raliser la mise jour du suivi technique et logistique ...............1845.4.2.2 Fiche 07. Traiter les cots indirects .............................................................1855.4.2.3 Fiche 11. Mettre jour la fiche immobilisation en cours..............................1865.4.2.4 Fiche 14. Raliser les mises en service complmentaires..........................1875.4.2.5 Fiche15.Rviserlepland'amortissementetmettrejourledossierde l'immobilisation...............................................................................................................1885.4.2.6 Fiche 16. Clturer le projet...........................................................................1895.4.3 Processus 2b : MP9.P2_Dpenses ultrieures hors projet ................................1905.4.3.1 Fiche15.Rviserlepland'amortissementetmettrejourledossierde l'immobilisation...............................................................................................................1905.4.4 Processus 3 : MP9.P3_Sortie du bien ................................................................1915.4.4.1 Fiche 26. Emettre le PV de remise ..............................................................1915.4.4.2 Fiche 22. Etudier les possibilits de remploi ou les modalits de cession 1925.4.4.3 Fiche 24. Raffecter le bien.........................................................................1935.4.4.4 Fiche 27. Autoriser la sortie d'actif ...............................................................1945.4.4.5 Fiche 23. Raliser la sortie physique du bien..............................................1955.4.4.6 Fiche 02. Raliser la mise jour du suivi technique et logistique ...............1965.4.4.7 Fiche 20. Comptabiliser les dotations aux amortissements.........................1975.4.4.8 Fiche 25. Enregistrer la sortie de l'immobilisation........................................1985.4.4.9 Fiche 28. Analyser les rsultats de cession.................................................1995.4.5 Processus 4 : MP9.P4_Traitements de fin de gestion........................................2005.4.5.1 Fiche 17. Raliser l'inventaire physique ......................................................2005.4.5.2 Fiche 18. Actualiser la valeur des actifs.......................................................2015.4.5.3 Fiche 19. Analyser les variations d'actifs.....................................................2025.4.5.4 Fiche 20. Comptabiliser les dotations aux amortissements.........................203Direction gnraIe de Ia modernisation de I'Etat Assistance la simplification et la modernisation des processus budgtaires et comptables de l'EtatManueI d'audit interne type des MP 18/04/2006 Manuel d'audit interne type des MP Page 9 sur 212 6 Processus inter-MP............................................................................................................2046.1 Cas de gestion : La rcupration de l'indu.................................................................2046.1.1.1 Fiche07.Enregistrerlacrancesansrfrenceunengagementdetiers (MP5)2046.1.1.2 Fiche 06. Emettre et envoyer l'avis des sommes payer / l'appel de fonds au dbiteur (MP5)................................................................................................................2066.2 Cas de gestion : Les cessions entre services de l'Etat ..............................................2076.2.1.1 Fiche 01. Vrifier / grer les informations du tiers dbiteur (MP5) ..............2076.2.1.2 Fiche13.Enregistrerl'engagementdetiersinternepouruneprestation interne2096.2.1.3 Fiche 14. Valider l'engagement de tiers et ses lments budgtaires ........2106.2.1.4 Fiche 04. Suivre l'engagement de tiers et enregistrer le fait gnrateur .....2116.2.1.5 Fiche 15. Enregistrer la crance et gnrer la facture interne.....................212 Direction gnraIe de Ia modernisation de I'Etat Assistance la simplification et la modernisation des processus budgtaires et comptables de l'EtatManueI d'audit interne type des MP 18/04/2006 Manuel d'audit interne type des MP Page 10 sur 212 0Objet et prsentation du document Ce document constitue un manuel d'audit interne type des macro-processus formaliss dans le cadre de la r-ingnierie.Le primtre de ce document est constitu des macro-processus suivants : MP1 Elaboration ministrielle d'un budget MP2 Allocation et mise disposition des ressources MP3 Excution des dpenses MP5 Excution des recettes MP9 Gestion des immobilisations Les macro-processus 4 Traitements de fin de gestion et oprations de fin d'exercice et7 Restitutions,comptes-rendusd'excutionettableauxdebordsnesontpastraitsdansle prsent document. Lemanueld'audittypeapourobjectifdeservirdeprogrammedetravaillorsdesauditsde rgularit/fiabilit/sincrit/conformitconduitsparl'auditinterneministrielsurlesmacro-processusprcits.Cettecatgoried'auditvises'assurerquelefonctionnementduservice est conforme aux rgles internes (audit de rgularit/fiabilit/sincrit) et aux lois et rglements en vigueur (audit de conformit).Ainsi,cemanuelrecenselesquestionsclsquel'auditeurvaseposerlorsdelaconduitede sesmissionsd'auditdergularit/fiabilit/sincrit/conformit(horsauditdessystmes d'information et hors audit des tats financiers). Cedocumentconstitueunpremiersupportquidevratreenrichiparlasuite,notammentsur les modalits de mise en ouvre d'autres types d'audits, audits de performance par exemple. Cemanueld'audittypedesmacro-processusestdclinerparministreenfonctiondes besoins propres et spcificits (acteurs, systmes d'information, etc.) et de l'importance relative desmacro-processusetcasdegestionauseinduministre.Ainsi,parexemple,pourun ministredontlessubventionsconstituentuncasdegestionsignificatif,lemanueld'audit pourra tre approfondi et davantage dtaill sur ce thme. Cette adaptation ministrielle est conduireparlacelluled'auditinterneavecdesreprsentantsducorpsd'inspectiondu ministre et en collaboration avec les directions oprationnelles (DAF, CBCM). Lepositionnementdecemanueldansladmarcheconduitesurlechantiertransversal contrle interne/audit interne a t prsent lors de l'atelier du 20 juillet 2005, faisant appel la participationdeministrespilotessurlechantierr-ingnieriedesprocessus(ministrede l'conomie,desfinancesetdel'industrie,ministredestransports,del'quipement,du tourisme et de la mer, ministre de la dfense, ministre de l'intrieur et de l'amnagement du territoire, ministre de la sant et des solidarits).Direction gnraIe de Ia modernisation de I'Etat Assistance la simplification et la modernisation des processus budgtaires et comptables de l'EtatManueI d'audit interne type des MP 18/04/2006 Manuel d'audit interne type des MP Page 11 sur 212 Ainsi,cemanuelreprendlapartierelativeauxmatricesdecontrleinternedeslivrables formalisationdesprocessusencibledtaille desmacro-processus1,2,3,5,9afin qu'audits et auditeurs disposent des mmes outils. Cedocumentestcomplmentaireaveclelivrable Organisationtypedel'auditinterne ministriel . Rappel de la dmarche gnrale contrle interne/audit interne : Ce document est organis comme suit : Chaque partie est relative au manuel d'audit type d'un macro-processus. Chaquemanueld'audittypedemacro-processusestdtaillpar casdegestion,par processus puis par fiche relative un groupe d'activits. Chacunedesfiches par grouped'activitsreprendlestroiscolonnesdesmatricesde contrleinterneintgresdansleslivrables formalisationdesprocessusencible dtaille dechaquemacro-processus(partie3ou4dechaqueficheoprationnelle par groupe d'activits) : objectif - risque - activit/action.Prcisions complmentaires :Lelibelldelacolonne Activit/action decontrle desmatricesde contrleinterneatrenomme Questionsd'audit danslemanuel d'audit.Lesattributsindiqusdanslacolonne Activit/action decontrle des matricesdecontrleinterne,savoir Famille , Natureducontrle , Lieu du contrle , n'ont pas t repris dans le manuel d'audit. L'ordredesfichesindiquparmacro-processus/casdegestion/processus suitl'ordred'enchanementlogiquedesgrouped'activitstelsquedcrit dansleslogigrammesdelacibledtaille.Cetordren'estpastoujours l'ordre de numrotation des fiches. Siungrouped'activitsintervientdansplusieurscasdegestion,lafiche grouped'activits affrenteserareprisedanschacundescasde gestion concerns. MATRICE DE CONTRLE INTERNE INTERMINISTERIELLEPOUR QUI ?=> Tous les oprationnels (en particulier les responsables) FORMALISATION DES PROCESSUS EN CIBLE DETAILLEEPOUR QUI ?=> Tous lesoprationnels ORGANISATION TYPE DE L'AUDIT INTERNE MINISTERIELPOUR QUI ?=> Auditeurs internes MANUEL D'AUDIT INTERNE TYPE DES MACRO-PROCESSUSPOUR QUI ?=> Auditeurs internes Dispositif de contrIe interne Dispositif d'audit internePoints d'attention complmentaires

Contrles intgrs dans les processusContrles intgrs dans les processusPoints d'attention complmentairesContrles intgrs dans les processusProduits finisDirection gnraIe de Ia modernisation de I'Etat Assistance la simplification et la modernisation des processus budgtaires et comptables de l'EtatManueI d'audit interne type des MP 18/04/2006 Manuel d'audit interne type des MP Page 12 sur 212 1MP1 : EIaboration ministrieIIe d'un budget 1.1Processus 1 : MP1.P1_Mettre jour Ia stratgie 1.1.1Fiche 01. AnaIyser I'excution N-1 des programmes MP1_P1_Fiche 01. AnaIyser I'excution N-1 des programmes ObjectifRisqueQuestions d'audit Respecter l'chance des runions d'examen de l'excution N-1 Les lments d'analyse de l'excution N-1 doivent tre disponibles pour les runions techniques (fvrier N) et l'actualisation de la stratgie supra-programmes et programmes (fvrier N galement).Remonte tardive des donnes d'excution des BOP et / ou oprateurs Tous les BOP / oprateurs ne respectent pas l'chance de remonte de leur excution N-1, ce qui rend l'excution du programme incomplte. Existe-t-iI une procdure formaIise d'anaIyse de I'excution ? La procdure pourra par exemple comprendre un calendrier (retro-planning) et d'enchanement des activits pour les diffrents niveaux de responsabilits ? l s'agira en outre de vrifier que la procdure est communique tous les acteurs concerns et respecte.S'assurer de la qualit des donnes d'excution N-1 Vrifier que les donnes budgtaires et les lments de performance remonts par les BOP et les oprateurs sont complets et corrects. L'excution des BOP / oprateurs/ programmes est errone / incomplte Les donnes remontes par les BOP et / ou oprateurs ne sont pas compltes ou contiennent des informations errones (erreurs de clture, erreurs de calcul, donnes non actualises...) Les donnes N-1 des BOP / oprateurs sont-eIIes vrifies par Ie programme ? Les tests de fiabilit des donnes d'excution des BOP / oprateurs peuvent viser la vrification des points suivants : - correct traitement des donnes (ex : respect du principe de sparation des exercices , cohrence avec la pr-clture effectue en septembre ou novembre N-1, les mthodes de calcul et de collecte des donnes pour les indicateurs sont-elles documentes et tayes ?) - prise en compte exhaustive des BOP et oprateurs significatifs dans l'analyse de l'excution - existence d'un calendrier et de formats de reporting entre les BOP et les services garantissant l'homognit et l'exactitude des donnes remontes par les BOP. Les BOP / oprateurs enjeux ont-iIs remont Ieurs donnes d'excution ? S'assurer que l'analyse de l'excution N-1 repose a minima sur les donnes d'excution (ou les prvisions d'excution) correspondant aux BOP et oprateurs enjeux. Les donnes d'excution N-1 des BOP / oprateurs sont-eIIes dment vises ? S'assurer que les donnes d'excution (dfinitives ou provisoires) transmises par les BOP et les oprateurs sont revues et approuves par les responsables comptents (RBOP, directeur de l'oprateur, responsable de la fonction de prparation "budget et performance" du BOP ou de l'oprateur...) La transmission officielle des donnes comporte une signature et les donnes sont accompagnes d'explications / commentaires sur l'excution. Direction gnraIe de Ia modernisation de I'Etat Assistance la simplification et la modernisation des processus budgtaires et comptables de l'EtatManueI d'audit interne type des MP 18/04/2006 Manuel d'audit interne type des MP Page 13 sur 212 MP1_P1_Fiche 01. AnaIyser I'excution N-1 des programmes ObjectifRisqueQuestions d'audit Etablir une analyse de l'excution justifiant l'emploi des ressources et la performance S'assurer que l'analyse de l'excution du programme permet de rendre compte de l'utilisation des crdits et de la performance atteinte (performance interne et performance LOLF destine figurer dans le RAP). Ce rendu compte doit tre exploitable pour : - les besoins de gestion internes au programme (programme / BOP / services) - l'audit et le contrle externe de la gestion (par la Cour des Comptes, le CAP...) - la prsentation des rsultats de l'excution au Parlement (dans le cadre du RAP notamment) L'analyse de l'excution du programme n'est pas utilisable / exploitable L'analyse de l'excution du programme n'est pas exploitable pour les besoins de gestion du programme ou pour les besoins de prsentation externe de l'excution. L'anaIyse de I'excution du programme est-eIIe dment vise ? S'assurer que l'analyse de l'excution du programme est revue et approuve par les responsables comptents ( responsable de la fonction de prparation "budget et performance" du programme, responsable de programme...) - L'analyse de l'excution fait-elle l'objet d'un document / dossier officiel sign ? - L'analyse comporte-t-elle des explications / commentaires permettant d'apprcier la justification de l'excution ? L'anaIyse de I'excution du programme est-eIIe pertinente ? Afin d'apprcier le caractre exploitable de l'analyse de l'excution, la prsence des lments suivants peut tre vrifie : - la justification de la dpense (JPE, units de budgtisation...) - des lments d'apprciation de la performance (objectifs complmentaires, indicateurs intermdiaires...) - prsentation de l'excution des ETP - prcisions sur l'excution des oprateurs...

Direction gnraIe de Ia modernisation de I'Etat Assistance la simplification et la modernisation des processus budgtaires et comptables de l'EtatManueI d'audit interne type des MP 18/04/2006 Manuel d'audit interne type des MP Page 14 sur 212 1.1.2Fiche 02. AnaIyser Ia prvision d'excution N des programmes MP1_P1_Fiche 02. AnaIyser Ia prvision d'excution N des programmes ObjectifRisqueQuestions d'audit Respecter l'chance d'analyse de la prvision d'excution N du prog (db fv N) Les activits d'analyse de la prvision d'excution N du programme (suite la consolidation des BOP N approuvs en dcembre N-1) doit tre ralise simultanment l'analyse de l'excution N-1 afin de pouvoir tre intgre dans la rflexion portant sur la stratgie du programme et dans la prparation des runions techniques de fvrier. L'analyse de la prvision d'excution N du programme doit donc tre acheve pour le dbut du mois de fvrier N au plus tard. Analyse tardive de la prvision d'excution N du programme Le risque peut survenir dans deux cas : - retard dans la consolidation des BOP N approuvs en dcembre N-1 - retard dans l'exercice d'analyse de la prvision d'excution N au niveau du programme. En effet, l'exercice d'analyse de la prvision d'excution N du programme risque d'tre nglig au profit de l'exercice d'analyse de l'excution N-1 du programme. Existe-t-iI une procdure formaIise d'anaIyse de Ia prvision d'excution N ? S'assurer de l'existence d'un retro-planning mentionnant par exemple les principales tches accomplir et la responsabilit de leur ralisation. Le contrle pourrait galement porter sur la vrification de la cohrence avec le calendrier d'analyse de l'excution N-1 (les deux procdures doivent tre corrles). S'assurer de la qualit des donnes de prvision d'excution N La prvision d'excution N est errone / incomplte 1/ Les donnes remontes par les BOP et / ou oprateurscontiennent des informations errones (erreurs de calcul, ...). 2/ La prvision d'excution N consolide au niveau du programme n'est pas labore partir des donnes actualises (tous les budgets N des BOP et / ou oprateurs n'ont pas t pris en compte dans leur dernire version). Les donnes N des BOP / oprateurs sont-eIIes vrifies par Ie programme ? Les tests les donnes de prvision d'excution N des BOP / oprateurs peuvent viser la vrification des points suivants : - correct traitement des donnes (ex : prise en compte des dpenses obligatoires, mthode de calcul et de collecte des donnes pour les indicateurs) - documentation des donnes fournies afin de pouvoir faire l'objet de tests - prise en compte exhaustive des BOP et oprateurs significatifs dans l'analyse de la prvision d'excution N - existence d'un calendrier et d'un format de reporting entre les BOP et les services garantissant l'exactitude des donnes remontes par les BOP (exemple : cadres de collecte des donnes harmoniss et partags, s'agit-il bien des budgets N approuvs en dcembre N-1 ?) Les BOP / oprateurs enjeux ont-iIs remont Ieur prvision d'excution N ? S'assurer que l'analyse de l'excution N-1 repose a minima sur les donnes d'excution (ou les prvisions d'excution) correspondant aux BOP et oprateurs enjeux. Direction gnraIe de Ia modernisation de I'Etat Assistance la simplification et la modernisation des processus budgtaires et comptables de l'EtatManueI d'audit interne type des MP 18/04/2006 Manuel d'audit interne type des MP Page 15 sur 212 MP1_P1_Fiche 02. AnaIyser Ia prvision d'excution N des programmes ObjectifRisqueQuestions d'audit Proposer une analyse de l'excution N pertinente pour actualiser la stratgie L'analyse de la prvision d'excution N du programme n'est pas exploitable L'analyse de la prvision d'excution N du programme n'est pas exploitable dans le cadre : - de la mise jour de la stratgie du programme - de la prparation des runions techniques - du pilotage de la gestion en cours (anne N) L'anaIyse de Ia prvision d'excution N du programme est-eIIe dment vise ? S'assurer que l'analyse de la prvision d'excution N du programme est revue et approuve par le responsable de programme : - L'analyse de la prvision d'excution N est-elle intgre au tableau de bord de pilotage du responsable de programme ? - Les donnes sont-elles accompagnes d'explications / commentaires sur l'excution vises par le responsable de programme ? Direction gnraIe de Ia modernisation de I'Etat Assistance la simplification et la modernisation des processus budgtaires et comptables de l'EtatManueI d'audit interne type des MP 18/04/2006 Manuel d'audit interne type des MP Page 16 sur 212 1.1.3Fiche 03.Examiner Ia programmation des BOP et oprateurs par programme (N et N+1 N+x) MP1_P1_Fiche 03.Examiner Ia programmation des BOP et oprateurs par programme (N et N+1 N+x) ObjectifRisqueQuestions d'audit Respecter les dlais de consolidation de la programmation pluriannuelle La consolidation de la programmation pluriannuelle des BOP doit tre ralise suffisamment tt (si possible pour fin dcembre N-1) afin de pouvoir nourrir la rflexion sur les orientations stratgiques aux niveaux programme et supra-programmes. Remonte tardive de la programmation pluriannuelle consolide par programme : La consolidation de la programmation pluriannuelle des BOP par le programmes est ralise trop tardivement (exemple : au-del de mi-janvier N) pour pouvoir tre prise en compte dans l'laboration des orientations stratgiques pluriannuelles du programme. Existe-t-iI une procdure formaIise de consoIidation de Ia programmation ? Vrifier l'existence et le respect d'une procdure formalise comportant notamment un calendrier et une rpartition des rles dans l'exercice de consolidation de la programmation pluriannuelle des BOP Disposer d'une programmation pluriannuelle par programme fiable et exploitable Afin d'tre utilisable et utilise dans les exercices d'laboration de la stratgie puis de construction du budget du programme, la programmation pluriannuelle consolide doit rpondre aux critres suivants : - exactitude des donnes : les donnes de programmation pluriannuelle fournies par les BOP respectent les critres de soutenabilit budgtaire, sont fondes sur des hypothses ralistes et construites partir des versions approuves des budgets N des BOP - exhaustivit des donnes : tous les BOP et oprateurs significatifs (importance stratgique ou poids significatif dans le budget du programme) ont t pris en compte dans la consolidation des donnes Les dpenses obligatoires ne sont pas correctement estimes La programmation est-eIIe soutenabIe budgtairement ? S'assurer de la correcte prise en compte des dpenses obligatoires et de la soutenabilit budgtaire moyen terme. La programmation consolide du programme comporte des erreurs / inexactitudes La programmation est-eIIe actuaIise suite I'approbation des budgets N ? S'assurer que la programmation des BOP / oprateurs a t mise jour suite l'approbation des budgets N (a minima pour les BOP / oprateurs enjeux) La consolidation des informations n'est pas fiable La programmation pluriannuelle (N+1 N+x) consolide au niveau du programme n'intgre pas la programmation actualise des BOP et / ou oprateurs significatifs. Les formats de coIIecte des donnes sont-iIs homognes ? Direction gnraIe de Ia modernisation de I'Etat Assistance la simplification et la modernisation des processus budgtaires et comptables de l'EtatManueI d'audit interne type des MP 18/04/2006 Manuel d'audit interne type des MP Page 17 sur 212 MP1_P1_Fiche 03.Examiner Ia programmation des BOP et oprateurs par programme (N et N+1 N+x) ObjectifRisqueQuestions d'audit La programmation consoIide agrge-t-eIIe I'intgraIit des donnes remontes? S'assurer que la programmation du programme prend en compte l'ensemble des programmations remontes par les BOP / oprateurs en dcembre N-1. La programmation BOP / oprateurs / programme n'est pas valide La programmation pluriannuelle (N+1 N+x) consolide au niveau du programme n'intgre pas la programmation actualise des BOP et / ou oprateurs significatifs. Les donnes remontes par Ies BOP / oprateurs sont-eIIes dment vises ? S'assurer que les donnes transmises par les BOP et les oprateurs sont revues et approuves par les responsables comptents (RBOP, directeur de l'oprateur, responsable de la fonction de prparation "budget et performance" du BOP ou de l'oprateur...) - transmission officielle des donnes comportant une signature ? - les donnes sont-elles accompagnes d'explications / commentaires sur les prvisions de programmation pluriannuelle ? La programmation consoIide du programme est-eIIe dment vise ? S'assurer que les prvisions de programmation pluriannuelle consolides par le programme sont revues et approuves par les responsables comptents (responsable de programme, responsable de la fonction de prparation "budget et performance" du programme...) - La consolidation de la programmation pluriannuelle au niveau du programme fait-elle l'objet d'un document / fichier partag au sein du programme ? Ce document / fichier est-il transmis sous couvert d'un responsable comptent ? - Les perspectives de programmation du programmesont-elles accompagnes d'explications / commentaires permettant de nourrir la rflexion sur les orientations stratgiques du programme ? Cela signifie notamment que ces responsables assument les lments lis la soutenabilit budgtaire pour les annes venir (cf. infra). Direction gnraIe de Ia modernisation de I'Etat Assistance la simplification et la modernisation des processus budgtaires et comptables de l'EtatManueI d'audit interne type des MP 18/04/2006 Manuel d'audit interne type des MP Page 18 sur 212 MP1_P1_Fiche 03.Examiner Ia programmation des BOP et oprateurs par programme (N et N+1 N+x) ObjectifRisqueQuestions d'audit S'appuyer sur un programmation pluriannuelle cohrente avec le PAP du programme Compte tenu du caractre pluriannuel de l'exercice de programmation demand aux BOP et aux oprateurs, les prvisions de programmation doivent tre cohrentes avec les cibles de rsultats des indicateurs du programme inscrits dans les PAP. l s'agit donc de s'assurer que les BOP et les oprateurs articulent l'exercice de prvision budgtaire et la performance de leurs activits afin de contribuer l'atteinte des objectifs de performance du programme. Une programmation pluriannuelle dcorrle des objectifs de performance du programme La programmation pluriannuelle (N+1 N+x) remonte par les BOP et les oprateurs n'est pas ralise dans une logique d'optimisation de la performance (par les activits envisages ou l'allocation des ressources) ou ne donne pas suffisamment de visibilit au responsable de programme sur sa capacit atteindre les cibles de performance sur lesquelles il s'est engag dans le PAP. La programmation permet-eIIe de raIiser/optimiser Ia performance du programme ? Ce contrle doit permettre de dterminer dans quelle mesure la programmation pluriannuelle propose par les BOP prend en compte les cibles de performance du programme tout en optimisant l'allocation et l'emploi des ressources (crdits, ETP, recettes). Le contrle peut notamment porter sur la vrification : - d'lments de justification de la dpense permettant d'anticiper les rsultats attendus de la programmation propose (JPE par exemple) - de la prsence d'un volet "performance" accompagnant les prvisions de programmation pluriannuelle. Ce volet pourrait notamment comporter une estimation de l'impact attendu sur l'atteinte des objectifs de performance du BOP / de l'oprateur prsents dans la charte de gestion ou dans le contrat d'objectifs du programme (objectifs LOLF dclins directement , objectifs intermdiaires et / ou objectifs complmentaires) - de la prsence d'lments explicatifs accompagnant la programmation permettant d'apprhender dans quelle mesure ces prvisions sont cohrentes avec les orientations stratgiques et les objectifs du programme. Direction gnraIe de Ia modernisation de I'Etat Assistance la simplification et la modernisation des processus budgtaires et comptables de l'EtatManueI d'audit interne type des MP 18/04/2006 Manuel d'audit interne type des MP Page 19 sur 212 1.1.4Fiche 04.Proposer des orientations stratgiques supra-programme / programme N+1 N+x MP1_P1_Fiche 04.Proposer des orientations stratgiques supra-programme / programme N+1 N+x ObjectifRisqueQuestions d'audit Proposer des orientations stratgiques pour le 15 janvier N au plus tard Proposer des orientations stratgiques suffisamment en amont pour pouvoir les utiliser lors du sminaire gouvernemental de janvier N Les orientations stratgiques ne sont pas prises en compte dans le SMG Les orientations stratgiques aux niveaux supra-programmes et programmes ne peuvent tre prsentes lors du sminaire gouvernemental de janvier N, ce qui entrane un risque de non prise en compte des priorits et des contraintes supra-programmes lors de la rdaction des lettres de cadrage du Premier ministre. Existe-t-iI une procdure formaIise de prparation du SMG ? Le contrle doit vrifier les lments suivants : - existence d'une procdure de prparation du sminaire gouvernemental formalise et communique l'ensemble des acteurs concerns - la procdure prvoit un calendrier prcis et des jalons pour relancer ventuellement les programmes ayant pris du retard dans la remonte de leurs orientations stratgiques Proposer des orientations stratgiques fiables et utiles Les orientations stratgiques proposes aux niveaux supra-programmes et programmes doivent rpondre aux critres suivants : - fiabilit des propositions (ces dernires doivent tre tablies en prenant en considration les lments de programmation pluriannuelle et l'excution des BOP) - qualit : les propositions stratgiques doivent comporter ncessairement des lments de chiffrage budgtaire (impact budgtaire et financement propos), tre rattaches des objectifs de performance et ne pas tre contradictoires avec les orientations stratgiques en cours Les orientations stratgiques ne sont pas ralistes Les orientations proposes ne sont pas accompagnes d'une rflexion sur leur financement et leur mise en oeuvre Les orientations stratgiques des programmes sont-eIIes dment approuves ? Les orientations stratgiques des programmes doivent tre autorises par le responsable de programme (exemple : signature) Les orientations stratgiques ne sont pas exploitables Les orientations stratgiques ne peuvent pas servir de fondement : - la prparation du sminaire gouvernemental- la prparation du budget par les programmes et les BOP - la prparation du projet de performance dans les programmes et les BOP Existe-t-iI une mise en cohrence des orientations au niveau supra-programmes ? Pour tre exploitables, les orientations stratgiques des programmes doivent tre proposes dans un cadre harmonis et comporter obligatoirement certains "champs" (financement propos, impacts budgtaires pluriannuels, conditions de mise en oeuvre, impact attendu sur la performance, prise en compte des activits en cours...) Direction gnraIe de Ia modernisation de I'Etat Assistance la simplification et la modernisation des processus budgtaires et comptables de l'EtatManueI d'audit interne type des MP 18/04/2006 Manuel d'audit interne type des MP Page 20 sur 212 1.1.5Fiche 05. ActuaIiser Ies projets de rforme / modernisation MP1_P1_Fiche 05. ActuaIiser Ies projets de rforme / modernisation ObjectifRisqueQuestions d'audit Respecter les dlais d'laboration des projets de rforme Les projets de rforme doivent tre finaliss pour le mois de fvrier (N) afin de : - permettre la tenue des runions de rforme (conomies structurelles / SMR) - permettre aux programmes d'intgrer les plans d'actions de rforme ou de modernisation dans le processus de construction du projet de budget et du projet de performance Retard dans l'laboration et la validation des projets de rforme S'ils ne sont pas labors et valids en interne du ministre pour le mois de fvrier N, les projets de rforme risquent de ne pas tre pris en compte dans l'laboration du budget et des projets de performance des programmes. Existe-t-iI une procdure formaIise d'Iaboration des projets de rforme ? Le contrle doit vrifier les lments suivants : - existence d'une procdure d'laboration et mise jour des projets de rforme formalise et communique l'ensemble des acteurs concerns - la procdure comporte une rpartition des tches effectuer pour les acteurs concerns - la procdure prvoit un calendrier prcis et des jalons pour relancer ventuellement les programmes ayant pris du retard dans la remonte du suivi et de la proposition de leurs projets de rforme - existence d'une procdure d'urgence mettre en place en cas de retard dans le calendrier Proposer des projets de rforme permettant de dgager des gains de productivit Les projets de rforme proposs doivent intgrer une estimation des gains financiers attendus et de la performance attendue (fonctionnement des services). Les projets de rforme ne permettent pas l'atteinte des objectifs fixs l peut s'agir d'objectifs fixs en termes de : - gains de productivit dgager - prennisation des conomies ralises - baisse du cot de fonctionnement des ministres - externalisation d'activits - mutualisation d'activits - optimisation de l'organisation existante Existe-t-iI une vaIuation des rsuItats obtenus en matire de rforme ? S'assurer qu'un bilan priodique (tous les 6 mois ou toutes les annes) permettant d'apprcier et de mesurer l'efficacit des projets de rforme en cours. Les projets de rforme ne comportent pas une valuation chiffre /objectifs viss L'impact attendu des projets de rforme est-iI chiffr ? Les projets de rforme doivent comporter un chiffrage raliste des bnfices attendus. Le contrle pourra notamment porter sur : - l'existence du chiffrage - la sincrit du chiffrage (mthode et donnes utilises pour raliser le chiffrage)

Construire les projets de rforme retenus aprs le SMG Les projets de rforme proposs doivent : - reposer sur une actualisation des actions de modernisation en cours - tre cohrents avec les orientations stratgiques aux niveaux programmes et supra-programmes - intgrer la contrainte financire des finances publiques (orientations du SMG et de la lettre de cadrage du Premier ministre). Les projets de rforme ne sont pas corrls avec la stratgie supra-programme et programme) Si non cohrents ou aligns avec la stratgie des programmes et la stratgie dfinie au niveau supra-programmes, les projets de rforme risquent de ne pas tre mis en oeuvre ou considrs comme prioritaires pour leur ralisation. Par ailleurs, les projets de rforme ne doivent pas remettre en cause des activits rgaliennes ou conditionnant l'atteinte des objectifs de performance du programme Les projets de rforme sont-iIs dment approuvs ? Les projets de rforme prsents lors des runions de rforme doivent tre valids respectivement par le responsable de programme et / ou par le responsable de la stratgie et des arbitrages supra-programmes (exemple : signature). l s'agit notamment de s'assurer de la cohrence des projets de rforme avec la stratgie en cours.

Direction gnraIe de Ia modernisation de I'Etat Assistance la simplification et la modernisation des processus budgtaires et comptables de l'EtatManueI d'audit interne type des MP 18/04/2006 Manuel d'audit interne type des MP Page 21 sur 212 MP1_P1_Fiche 05. ActuaIiser Ies projets de rforme / modernisation ObjectifRisqueQuestions d'audit Elaborer des projets de rforme ralistes et ralisables Afin de pouvoir tre mis en oeuvre, les projets de rforme proposs doivent prvoir un dispositif de pilotage et d'accompagnement des plans d'actions de modernisation envisags. Les projets de rforme ne sont pas mis en oeuvre Les projets de rforme ne sont pas raliss faute de dispositifs de pilotage et d'accompagnement Les projets de rforme sont-iIs traduits en pIans d'actions ? Contrler la dclinaison des projets de rforme en plans d'actions au niveau des programmes par exemple ainsi que l'articulation des actions de rforme et de modernisation avec le fonctionnement et l'organisation des services Existe-t-iI des dispositifs de piIotage/accompagnement des projets de rforme ? Existe-t-il un responsable identifi pour la mise en oeuvre de chaque action du plan d'actions de rforme ? La mise en oeuvre du plan d'action fait-elle l'objet d'un suivi priodique ? Des actions de conduite du changement ont-elles t prvues pour accompagner les projets de rforme ? Les projets de rforme sont fortement amends lors des runions de rforme Les projets de rforme font l'objet de modifications significatives lors des runions de rforme (ES et SMR), gnrant ainsi une surcharge de travail lors de l'actualisation des projets de rforme post-runions. Existe-t-iI des procdures spcifiques en cas d'amendement des projets de rforme Existe-t-il des procdures spcifiques pour permettre la prise en compte des amendements de la DB et l'actualisation des projets de rforme dans des dlais rduits ?Ces procdures pourront notamment s'appuyer sur une scnarisation / priorisation en amont des projets de rforme. Direction gnraIe de Ia modernisation de I'Etat Assistance la simplification et la modernisation des processus budgtaires et comptables de l'EtatManueI d'audit interne type des MP 18/04/2006 Manuel d'audit interne type des MP Page 22 sur 212 1.1.6Fiche06.MettrejourIesperspectivesstratgiquesNN+x:performance, rformes, ressources MP1_P1_Fiche 06. Mettre jour Ies perspectives stratgiques N N+x : performance, rformes, ressources ObjectifRisqueQuestions d'audit Communiquer la stratgie aux BOP et aux programmes pour fin fv N au plus tard Les perspectives stratgiques pluriannuelles et leur traduction dans des documents l'intention des BOP d'une part et des programmes d'autre part doivent tre acheves et communiques aux BOP et programmes pour fin fvrier N au plus tard afin de permettre : - aux programmes : de construire et ngocier le projet de budget et de performance des programmes - aux BOP : d'actualiser la programmation pluriannuelle des activits (mars juin N) Retard dans la communication de la stratgie aux programmes et aux BOP Si la stratgie n'est pas communique suffisamment tt (fin fvrier au plus tard), elle ne peut tre prise en compte dans la prparation du budget et du projet de performance des programmes. Existe-t-iI une procdure de mise jour des perspectives stratgiques ? Le contrle doit vrifier les lments suivants : - existence d'une procdure de mise jour de la stratgie formalise et communique l'ensemble des acteurs concerns - la procdure comporte une rpartition des tches effectuer pour les acteurs concerns - la procdure prvoit un calendrier prcis- existence d'une procdure transparente et traable d'arbitrage et de validation, le cas chant collgiale, des perspectives stratgiques - existence d'une procdure d'urgence mettre en place en cas de retard dans le calendrier Elaborer une stratgie exploitable pour l'laboration du budget et des PAP Les documents stratgiques l'intention des programmes / des BOP et oprateurs doivent tre exploitables pour permettre : - de guider la construction et la ngociation budgtaires ainsi que la programmation pluriannuelle des BOP / oprateurs -de guider la construction et la ngociation du projet de performance des programmes - la mise en oeuvre des projets de rforme dfinis aux niveaux programmes / supra-programmes. Les perspectives stratgiques ne sont pas exploitables Afin de servir de fondement l'exercice de programmation pluriannuelle des activits des BOP, le document stratgique doit tre exploitable et contenir notamment : - un cadrage budgtaire chiffr et raliste - des orientations sur la performance attendue du programme (sur les objectifs LOLF ou les objectifs internes du programme) - des orientations pour la mise en oeuvre du plan d'actions de rforme / modernisation approuv suite aux runions de rforme de fvrier N. Les donnes contenues dans Ies documents stratgiques sont-eIIes fiabIes ? La vrification des donnes contenues dans les documents stratgiques peut revtir les aspects suivants : - tests sur les donnes chiffres (source, mthode d'laboration, rapprochement avec les donnes d'excution budgtaire et de programmation pluriannuelle...) - pour les donnes de cadrage budgtaire, vrifier le caractre soutenable des orientations - vrification de la correcte prise en compte du cadrage interministriel des finances publiques - vrification de la prsence dans les documents stratgiques d'orientations guidant la mise en oeuvre des plans d'actions de rforme

La stratgie comporte-t-eIIe des donnes chiffres et des orientations de rforme Vrifier que les orientations stratgiques communiques aux BOP et aux programmes contiennent un cadrage budgtaire, des orientations en matire de rforme et de performance atteindre.

Les perspectives stratgiques ne sont pas approuves La stratgie communique est-eIIe dment approuve ? Les orientations stratgiques communiques aux programmes et aux BOP doivent tre approuves par le responsable de la stratgie supra-programmes et le responsable de programme (exemple : signature)

Direction gnraIe de Ia modernisation de I'Etat Assistance la simplification et la modernisation des processus budgtaires et comptables de l'EtatManueI d'audit interne type des MP 18/04/2006 Manuel d'audit interne type des MP Page 23 sur 212 MP1_P1_Fiche 06. Mettre jour Ies perspectives stratgiques N N+x : performance, rformes, ressources ObjectifRisqueQuestions d'audit Elaborer une stratgie de qualit, raliste et ralisable Les orientations stratgiques ne sont pas dclines par les programme/BOP/oprateurs La stratgie est-eIIe dcIine par Ies programmes et Ies BOP ? Les orientations stratgiques communiques aux programmes et aux BOP sont-elles traduites au travers de plans d'actions ou dclines dans le cadre de la charte de gestion du programme ? Direction gnraIe de Ia modernisation de I'Etat Assistance la simplification et la modernisation des processus budgtaires et comptables de l'EtatManueI d'audit interne type des MP 18/04/2006 Manuel d'audit interne type des MP Page 24 sur 212 1.2Processus 2 : MP1.P2_Prparer Ie PLF 1.2.1Fiche07.PrparerIecompterendudeIagestionN-1pourIecontrIeexterne (CC, ParIement) MP1_P2_Fiche 07. Prparer Ie compte rendu de Ia gestion N-1 pour Ie contrIe externe (CC, ParIement) ObjectifRisqueQuestions d'audit Respecter l'chance de production du compte rendu de la gestion N-1 Les lments de compte rendu de la gestion N-1 destination des acteurs externes (Cour des Comptes, Parlement...) doivent tre disponibles pour les dates auxquelles sont prvus ces contrles externes. En tout tat de cause, il est souhaitable que ces lments soient disponibles avant la ralisation du groupe d'activits "Prparer et produire le RAP N-1" prvu en avril N au plus tard. Retard dans l'laboration du compte-rendu de la gestion N-1 Les documents destination des acteurs externes (Cour des Comptes, Parlement...) ne sont pas disponibles / finaliss lors de leur intervention. Existe-t-iI une procdure de prparation du compte rendu de Ia gestion ? Le contrle vise s'assurer qu'il existe une procdure formalise de prparation du compte rendu de la gestion. La procdure pourra par exemple comprendre un calendrier (retro-planning) et une description de l'enchanement des activits pour les diffrents niveaux de responsabilits. l s'agira en outre de vrifier que la procdure est communique tous les acteurs concerns et respecte.

La mthodoIogie est-eIIe partage avec Ia Cour des comptes ? Ce contrle vise s'assurer que les services (fonctions/rles) en charge de la production de ce compte-rendu ont pu prendre contact avec la Cour des comptes ou eu un retour sur un contact centralis S'assurer de la qualit du compte rendu de la gestion N-1 Vrifier que les donnes transmises aux acteurs externes sont compltes, pertinentes et correctes. Les donnes du compte rendu de la gestion sont errones / incompltes Les donnes contenues dans le compte rendu de la gestion ne sont pas compltes ou contiennent des informations errones (erreurs de clture, erreurs de calcul, donnes non actualises...) Les donnes contenues dans Ie compte-rendu de Ia gestion sont-eIIes fiabIes ? Les tests les donnes contenues dans le compte-rendu de la gestion peuvent viser la vrification des points suivants : - cohrence avec la procdure et les donnes de l'excution N-1- prsence d'explications pertinentes sur l'excution- documentation des informations prsentes dans le compte rendu afin de permettre la ralisation de tests - prise en compte exhaustive des BOP et oprateurs significatifs dans l'analyse de l'excution

Le compte rendu de Ia gestion N-1 est-iI dment vis ? S'assurer que le compte rendu de la gestion N-1 soumis aux acteurs externes est revu et approuv par les responsables comptents (responsable de la fonction de prparation "budget et performance" supra-programmes, pilote du processus budgtaire, responsable de la stratgie et des arbitrages supra-programmes...) Direction gnraIe de Ia modernisation de I'Etat Assistance la simplification et la modernisation des processus budgtaires et comptables de l'EtatManueI d'audit interne type des MP 18/04/2006 Manuel d'audit interne type des MP Page 25 sur 212 1.2.2Fiche 08. FinaIiser Ies prvisions de reports N-1 sur N (progr) MP1_P2_Fiche 08. FinaIiser Ies prvisions de reports N-1 sur N (progr) ObjectifRisqueQuestions d'audit Prsenter des demandes de reports pertinentes (en AE / CP) Les demandes de reports ne sont pas correctement justifies Les demandes de reports sont-eIIes argumentes ? Ce contrle porte sur la qualit des demandes de reports soumises la DB. En effet, la prsence des lments suivants peut tre recommande :- lien avec l'excution N-1 (justification des reports d'AE / CP demands : qualit insuffisante de la budgtisation, excution non conforme la programmation, rsultat d'arbitrages budgtaires n'ayant pas t formuls en AE/CP) - pour les reports en AE, calcul de l'impact en CP - facteurs explicatifs de la demande de reports lis la nature des activits, la survenance d'vnements imprvus (retards...) Les reports en CP respectent-iIs Ie pIafond de 3% des crdits du programme ? Les demandes de reports ne sont pas approuves Les demandes de reports sont-eIIes dment approuves ? S'assurer que les demandes de reports soumises la DB sont revues et approuves par les responsables comptents (responsable de programme, pilote du processus budgtaire, responsable de la fonction prparation et analyse budget et performance du programme...) Par exemple, le contrle pourra s'attacher vrifier que les documents dfinitifs comportent une signature / un visa.

Dcliner les reports obtenus (AE / CP) dans le budget N La dclinaison des reports obtenus est dcorrle de la gestion Les reports obtenus en CP sont-iIs affects en priorit aux charges payer ?

Les reports obtenus en AE font-iIs I'objet d'une restimation des CP ? Direction gnraIe de Ia modernisation de I'Etat Assistance la simplification et la modernisation des processus budgtaires et comptables de l'EtatManueI d'audit interne type des MP 18/04/2006 Manuel d'audit interne type des MP Page 26 sur 212 1.2.3Fiche 09. Prparer et produire Ie RAP N-1 MP1_P2_Fiche 09. Prparer et produire Ie RAP N-1 ObjectifRisqueQuestions d'audit Respecter le dlai de dpt du RAP N-1 (1er juin N) Afin de pouvoir tre imprim pour le 1er juin N, le RAP N-1 doit tre achev et valid en interne au sein du ministre pour le 1er mai N. Retard dans la production et le dpt du RAP N-1 Existe-t-iI une procdure de prparation du RAP formaIise et utiIise ? Le contrle doit vrifier les lments suivants : - existence d'une procdure de prparation du RAP aux niveaux supra-programmes et programmes formalise, coordonne et communique l'ensemble des acteurs concerns - la procdure comporte une rpartition des tches effectuer pour les acteurs concerns - la procdure prvoit un calendrier prcis - existence d'une tape de dclinaison et de prise en compte des rsultats des runions d'analyse de l'excution N-1 (runions techniques) - existence d'une procdure d'urgence mettre en place en cas de retard dans le calendrier S'assurer de la qualit des donnes contenues dans les RAP N-1 Vrifier que les donnes contenues dans les RAP sont compltes, pertinentes et correctes. Les donnes budgtaires / performance du RAP sont errones / incompltes Les donnes contenues dans Ie RAP N-1 sont-eIIes fiabIes ? Les tests les donnes contenues dans le RAP N-1 doivent viser la vrification de la cohrence avec les donnes de l'excution N-1 et la prsence d'explications pertinentes sur l'excution budgtaire (en AE/ CP) par action Les donnes d'excution sont-eIIes correctement documentes ? l s'agit de vrifier l'existence puis tester les pistes d'audit permettant de remonter aux donnes d'excution partir des rsultats affichs dans le RAP. Pour mmoire, le CAP est susceptible lors de ses audits de s'assurer de ce point.

Les SIfournissant Ies donnes d'excution sont-iIs fiabIes ? S'assurer que l'interfaage des S ne gnre pas d'erreurs dans le traitement des donnes. Pour mmoire, la partie E (vrification de l'auditabilit future des systmes de mesure de la performance) du Guide initial d'audit des programmes, labor par le CAP (dcembre 2003) aborde ce sujet. Construire un RAP utile au pilotage des politiques publiques Le RAP doit permettre de rendre compte de la ralisation des politiques publiques (stratgie, moyens, performance) afin d'orienter la prise de dcision des dcideurs ministriels et interministriels (Parlement, DB...) L'excution du budget / de la performance n'est pas correctement justifie Le RAP se fonde-t-iI sur des Iments de JPE ? Ce contrle porte sur l'existence d'lments de justification de la dpense ainsi que sur la correcte utilisation de la mthodologie JPE (justification au premier euro). Direction gnraIe de Ia modernisation de I'Etat Assistance la simplification et la modernisation des processus budgtaires et comptables de l'EtatManueI d'audit interne type des MP 18/04/2006 Manuel d'audit interne type des MP Page 27 sur 212 MP1_P2_Fiche 09. Prparer et produire Ie RAP N-1 ObjectifRisqueQuestions d'audit Les rgIes de comptabiIit d'anaIyse des cots sont-eIIes dment appIiques ? S'assurer que les rgles de ventilation des cots des fonctions support sur les actions de politiques publiques existent et sont correctement appliques. Pour mmoire, la partie D (identification et analyse des cots attachs aux programmes et aux actions) du Guide initial d'audit des programmes, labor par le CAP (dcembre 2003) aborde ce sujet. Le RAP ne donne pas une vision sincrede l'excution Le RAP est-iI dment vis ? S'assurer que le RAP des diffrents programmes est revu et approuv par les responsables comptents (responsable de la fonction de prparation "budget et performance" du programme, responsable de programme, responsable de la stratgie et des arbitrages supra-programmes..) - la transmission du projet de RAP du programme au niveau supra-programme comporte-t-elle une signature ? - la projet de RAP du programme est-il accompagn d'explications / commentaires sur la mise en oeuvre de la stratgie et les rsultats atteints ? L'exercice de prparation du RAP est dcorrl du pilotage du programme Le tabIeau de bord du programme est-iI actuaIis suite Ia production du RAP ? L'exercice de prparation du RAP est-il corrl l'exercice de reprogrammation et mise jour du tableau de bord de pilotage du programme ?

Direction gnraIe de Ia modernisation de I'Etat Assistance la simplification et la modernisation des processus budgtaires et comptables de l'EtatManueI d'audit interne type des MP 18/04/2006 Manuel d'audit interne type des MP Page 28 sur 212 1.2.4Fiche 10. DcIiner Ies perspectives N+1 par programme MP1_P2_Fiche 10. DcIiner Ies perspectives N+1 par programme ObjectifRisqueQuestions d'audit Respecter les chances de production du projet de budget des programmes Achever une premire version du projet de budget du programme temps pour la prsenter lors des confrences budgtaires avec la DB (actuellement : mars N pour les runions de budgtisation) Le budget du programme prsent en confrences budgtaires n'est pas achev Retard dans le processus de construction budgtaire du programme entranant des risques sur les dlais de prsentation et / ou sur la qualit du projet de budget soumis en confrences budgtaires. Existe-t-iI une procdure budgtaire du programme formaIise et utiIise ? Le contrle doit vrifier les lments suivants : - existence d'une procdure de construction budgtaire formalise et communique l'ensemble des acteurs concerns - la procdure comporte une rpartition des tches effectuer pour les acteurs concerns - la procdure prvoit un calendrier prcis - articulation avec une procdure supra-programmes permettant de prsenter en confrences budgtaires des projets de budgets de programmes harmoniss et cohrents - existence d'une procdure d'urgence mettre en place en cas de retard dans le calendrier

Construire un budget de programme refltant la stratgie et la programmation Le projet de budget du programme soumis en confrences budgtaires la DB doit tre construit en dclinant les orientations stratgiques communiques fin fvrier N. Le projet de budget du programme ne reflte pas la stratgie et la programmation Le projet de budget du programme n'est pas construit partir des orientations stratgiques et de la programmation pluriannuelle des BOP mais labor par reconduction du budget prcdent actualis de demandes de mesures nouvelles, risquant ainsi de contredire la mise en oeuvre de la stratgie dcide. Le processus budgtaire assure-t-iI Ie Iien avec Ia stratgie/Ia gestion ? S'assurer que le processus de construction budgtaire du programme : - repose en amont sur le processus d'actualisation de la stratgie (vrifier notamment la matrialisation du lien budget / stratgie via la programmation) - permet en aval une gestion optimale des crdits en vue d'atteindre la meilleure performance au meilleur cot (vrifier que le projet de budget propos tient compte des objectifs de performance et n'entrave pas la ralisation d'activits ayant une forte contribution l'atteinte de la performance du programme)

Le budget est-iI Iabor partir de Ia programmation pIuriannueIIe actuaIise ?

Construire un budget cohrent avec les engagements de performance du programme Le projet de budget du programme doit permettre l'atteinte des cibles de rsultats inscrites dans le PAP. Le budget prvu ne permet pas la ralisation des activits stratgiques Le projet de budget du programme ne permet pas la ralisation optimale des activits permettant d'atteindre les cibles de rsultats inscrites dans les PAP. La budgtisation des activits / projets stratgiques est-eIIe satisfaisante ? S'assurer que le budget prvu pour les activits stratgiques permet une ralisation optimale de ces activits. Direction gnraIe de Ia modernisation de I'Etat Assistance la simplification et la modernisation des processus budgtaires et comptables de l'EtatManueI d'audit interne type des MP 18/04/2006 Manuel d'audit interne type des MP Page 29 sur 212 MP1_P2_Fiche 10. DcIiner Ies perspectives N+1 par programme ObjectifRisqueQuestions d'audit Construire un budget de programme de qualit Le projet de budget du programme soumis la DB en confrences budgtaires doit rpondre aux critres suivants : - exactitude des donnes inscrites dans le projet de budget (correct traitement des donnes de programmation pluriannuelle des BOP, calcul des lments de masse salariale, correcte prise en compte des dpenses obligatoires...) - exhaustivit des donnes (toutes les actions et tous les BOP sont pris en compte dans le projet de budget) Les donnes constitutives du projet de budget sont errones / incompltes La quaIit des donnes budgtaires est-eIIe vrifie ? La vrification du projet de budget du programme pourra tre effectue au niveau supra-programmes et viser le contrle des lments suivants : - prise en compte des orientations stratgiques dans le projet de budget propos - cohrence entre le projet de budget du programme et la programmation pluriannuelle remonte par les BOP / oprateurs - exactitude et exhaustivit des donnes inscrites dans le budget (cf ci-dessus : intgration des donnes fournies par les producteurs de donnes et d'tudes ) - cohrence des donnes avec les budgets prcdents (N, N-1...) - calcul des dpenses limitatives (masse salariale) - articulation des ETP du programme avec le plafond d'emplois ministriel - estimation raliste et sincre des dpenses (tests sur la budgtisation des dpenses afin de s'assurer que ces dernires ne sont pas sur ou sous-values) - prise en compte dans la construction budgtaire des crdits inscrits sur les actions des programmes polyvalents / support - budgtisation des ressources propres prvisibles (fonds de concours...)

Le projet de budget soumis en confrence budgtaire n'est pas approuv Le projet de budget du programme est-iI dment vis? S'assurer que le projet de budget du programme est revu et approuv par les responsables comptents (responsable de la fonction de prparation "budget et performance" du programme, responsable de programme, voire pilote du processus budgtaire...) et qu'il intgre correctement les donnes fournies par les producteurs de donnes et d'tudes - la transmission du projet de budget du programme au niveau supra-programmes pour la prparation des dossiers de confrences budgtaires comporte-t-elle une signature ? - la projet de budget du programme est-il accompagn d'explications / commentaires sur l'utilisation des crdits inscrits dans le projet de budget ? Certaines dpenses du projet de budget du programme sont sur/sous values. Ce risque concerne la sur/sous valuation des dpenses par les BOP / oprateurs ou par le programme des fins de ngociation budgtaire. Les dpenses inscrites dans Ie projet de budget sont-eIIes justifies ? l convient que les prvisions de dpenses soient rellement justifies (utilisation de la mthodologie de la JPE) partir d'lments physiques, financiers ou physico-financiers mme d'apprcier la pertinence de la budgtisation au regard des stratgies et engagements annoncs.Direction gnraIe de Ia modernisation de I'Etat Assistance la simplification et la modernisation des processus budgtaires et comptables de l'EtatManueI d'audit interne type des MP 18/04/2006 Manuel d'audit interne type des MP Page 30 sur 212 MP1_P2_Fiche 10. DcIiner Ies perspectives N+1 par programme ObjectifRisqueQuestions d'audit Le projet de budget soumis est-iI soutenabIe ? S'assurer que cette soutenabilit est apprcie pour N+1 et moyen terme par, notamment, la correcte prise en compte des dpenses obligatoires et la monte en puissance de dispositifs prennes .

Direction gnraIe de Ia modernisation de I'Etat Assistance la simplification et la modernisation des processus budgtaires et comptables de l'EtatManueI d'audit interne type des MP 18/04/2006 Manuel d'audit interne type des MP Page 31 sur 212 1.2.5Fiche 11. Prparer Ies arbitrages sur Ies ressources / rformes N+1 MP1_P2_Fiche 11. Prparer Ies arbitrages sur Ies ressources / rformes N+1 ObjectifRisqueQuestions d'audit Respecter le dlai de prparation des arbitrages sur les ressources/rformes N+1 Dcliner et synthtiser les rsultats des confrences budgtaires et des runions de rforme temps pour permettre la tenue des runions ministres dans les dlais prvus (actuellement runions de restitution d'avril N) Les arbitrages ne reposent pas sur les rsultats des runions budgtaires/rforme Si la prparation des arbitrages sur les ressources et rformes N+1 n'est pas ralise dans les temps, les arbitrages pris par le PM risquent de ne pas intgrer les prconisations formules lors des confrences budgtaires et runions de rforme. Existe-t-iI une procdure de prparation des arbitrages formaIise et utiIise ? Le contrle doit vrifier les lments suivants : - existence d'une procdure de prparation des arbitrages aux niveaux supra-programmes et programmes formalise et communique l'ensemble des acteurs concerns - la procdure comporte une rpartition des tches effectuer pour les acteurs concerns - la procdure prvoit un calendrier prcis - existence d'une tape de dclinaison des rsultats des runions budgtaires / de rforme - existence d'une procdure d'urgence mettre en place en cas de retard dans le calendrier Dcliner les rsultats des runions budgtaires/de rforme de manire fidle La prparation des arbitrages doit tre fonde sur un processus de dclinaison des rsultats des confrences budgtaires et runions de rforme. La dclinaison des rsultats doit tre fidle (ie exacte et exhaustive) et transparente. Les propositions d'arbitrages n'intgrent pas les projets de rforme Si la synthse entre les rsultats des confrences budgtaires et des runions de rforme n'est pas effectue, les arbitrages pris risquent d'entraver la mise en oeuvre des projets de rforme programmes et supra-programmes prvus. Les propositions d'arbitrages tiennent-eIIes compte des projets de rforme ? Ce contrle devra porter sur l'articulation des rsultats des runions budgtaires et de rforme dans les propositions d'arbitrages L'impact des rformes (crdits / ETP) est-iI chiffr en vue des arbitrages ? Vrifier que l'impact sur les ressources (crdits et ETP) attendu de la mise en oeuvre des projets de rforme est pris en considration lors des arbitrages. Manque de transparence et traabilit des arbitrages rendus Les arbitrages rendus risquent de ne pas tre dclins ou pris en compte correctement par manque d'lments justificatifs. Par consquent, la dclinaison des arbitrages risque d'entraver : - la mise en oeuvre de la stratgie - le processus d'allocation des ressources et ultrieurement leur gestion - la ralisation de la performance- la mise en oeuvre des projets de rforme Les propositions d'arbitrage sont-eIIes justifies et justifiabIes ? l s'agit de mettre en oeuvre les contrles adquats pour s'assurer de la qualit des propositions d'arbitrages effectues aux niveaux des programmes et au niveau supra-programmes. Ces contrles pourront porter notamment sur : - la traabilit et la clart des propositions d'arbitrages instruites (possibilit de suivre les tapes ayant abouti la formalisation de la proposition) - l'articulation des rsultats des runions budgtaires et de rforme dans les propositions d'arbitrages Direction gnraIe de Ia modernisation de I'Etat Assistance la simplification et la modernisation des processus budgtaires et comptables de l'EtatManueI d'audit interne type des MP 18/04/2006 Manuel d'audit interne type des MP Page 32 sur 212 MP1_P2_Fiche 11. Prparer Ies arbitrages sur Ies ressources / rformes N+1 ObjectifRisqueQuestions d'audit La prparation des arbitrages permet de fonder la prise de dcisions La prparation des arbitrages doit intgrer des lments justificatifs et ventuellement des propositions d'arbitrages (instruction de scnarios, propositions de financement alternatif...) Les arbitrages sont pris sans visibilit budgtaire / de performance Le dossier prsent lors de la runion ministres ne permet pas de fonder la prise de dcisions sur des lments justifis et de prvoir l'impact attendu sur le budget des programmes et la mise en oeuvre de la performance. Les propositions d'arbitrages comportent-eIIes une tude d'impact ? Ce contrle porte sur la vrification de l'existence d'une estimation de l'impact sur les activits, les risques sociaux et politiques ainsi qu'une tude de la faisabilit technique de construction de l'objectif / indicateur (possibilit S et cot) Les informations contenues dans Ie dossier d'arbitrages sont-eIIes pertinentes ? Ce contrle porte sur la qualit des dossiers prpars pour les rencontres ministres (existence de scnarios de ngociation chiffrs, propositions alternatives...) Direction gnraIe de Ia modernisation de I'Etat Assistance la simplification et la modernisation des processus budgtaires et comptables de l'EtatManueI d'audit interne type des MP 18/04/2006 Manuel d'audit interne type des MP Page 33 sur 212 1.2.6Fiche 12. DcIiner Ies pIafonds par programmes / actions / catgories MP1_P2_Fiche 12. DcIiner Ies pIafonds par programmes / actions / catgories ObjectifRisqueQuestions d'audit Respecter les chances de production du projet de budget des programmes Achever une seconde version du projet de budget du programme temps pour la prsenter lors des confrences budgtaires avec la DB (actuellement : mai N pour les runions de rpartition) Le budget du programme prsent en confrences budgtaires n'est pas achev Retard dans le processus de construction budgtaire du programme (dclinaison des plafonds par mission et des rsultats des runions de restitution) entranant des risques sur les dlais de prsentation et / ou sur la qualit du projet de budget soumis en confrences budgtaires. Existe-t-iI une procdure de construction budgtaire propre au programme ? Le contrle doit vrifier les lments suivants : - existence d'une procdure de construction budgtaire formalise et communique l'ensemble des acteurs concerns - la procdure comporte une rpartition des tches effectuer pour les acteurs concerns - la procdure prvoit un calendrier prcis - articulation avec une procdure supra-programmes permettant de prsenter en confrences budgtaires des projets de budgets de programmes harmoniss et cohrents - existence d'une procdure d'urgence mettre en place en cas de retard dans le calendrier

Respecter les arbitrages rendus et les lettres plafonds Cette seconde phase de construction du budget du programme doit reposer essentiellement sur la dclinaison des arbitrages pris lors des "rencontres ministres" d'avril N, tout en intgrant les orientations par mission fournies par les lettres plafonds. Le budget du programme n'est pas actualis suite aux runions budgtaires Le budget de programme dfinitif qui sera communiqu aux BOP et oprateurs ne prend pas en compte les consquences (en termes de crdits et ETP) des dcisions prises en confrences budgtaires Le projet de budget du programme intgre-t-iI Ies arbitrages ? La consoIidation des budgets des programmes respecte-t-eIIe Ia Iettre pIafond ? Proposer un projet de budget de programme de qualit l s'agit essentiellement de respecter des critres de qualit tels : - la soutenabilit budgtaire - la correcte budgtisation en AE / CP - la justification de la dpense - la correcte rpartition des plafonds d'emplois ministriels - l'exactitude et l'exhaustivit des donnes budgtaires prsentes Certaines dpenses du projet de budget du programme sont sur/sous values. Ce risque concerne la sur/sous valuation des dpenses par les BOP / oprateurs ou par le programme des fins de ngociation budgtaire. Le projet de budget est-iI soutenabIe budgtairement? S'assurer que cette soutenabilit est apprcie pour N+1 et moyen terme par, notamment, la correcte prise en compte des dpenses obligatoires et la monte en puissance de dispositifs prennes . Direction gnraIe de Ia modernisation de I'Etat Assistance la simplification et la modernisation des processus budgtaires et comptables de l'EtatManueI d'audit interne type des MP 18/04/2006 Manuel d'audit interne type des MP Page 34 sur 212 MP1_P2_Fiche 12. DcIiner Ies pIafonds par programmes / actions / catgories ObjectifRisqueQuestions d'audit Le projet de budget du programme comporte des donnes errones / incompltes Ce risque concerne l'exactitude et l'exhaustivit des donnes contenues dans le projet de budget de programme. L'exactitude concerne plus prcisment : - la prise en compte de la soutenabilit budgtaire - la correcte budgtisation en AE / CP - la correcte estimation des dpenses (mthode de calcul, sources des prvisions...) Le risque sur l''exhaustivit des donnes concerne plus prcisment le risque d'oubli dans la budgtisation d'une action ou d'un BOP / oprateur. Les estimations de dpenses sont-eIIes exactes et sincres? Ce contrle concerne : - la sur-valuation des dpenses par les BOP / oprateurs ou par le programme des fins de ngociation budgtaire -la cohrence entre le projet de budget du programme et la programmation pluriannuelle remonte par les BOP / oprateurs L'utilisation des ressources du projet de budget n'est pas transparente mpossibilit de justifier l'emploi des crdits et ETP inscrits dans le projet de budget du programme. Le projet de budget comporte-t-iI des Iments de justification de Ia dpense ? Le projet de budget soumis en runion budgtaire n'est pas approuv Le projet de budget du programme est-iI dment vis? S'assurer que le projet de budget du programme est revu et approuv par les responsables comptents (responsable de la fonction de prparation "budget et performance" du programme, responsable de programme, voire pilote du processus budgtaire...) et qu'il intgre correctement les donnes fournies par les producteurs de donnes et d'tudes - la transmission du projet de budget du programme au niveau supra-programmes pour la prparation des dossiers de confrences budgtaires comporte-t-elle une signature ? - la projet de budget du programme est-il accompagn d'explications / commentaires sur l'utilisation des crdits inscrits dans le projet de budget ?

La construction budgtaire du programme ne facilite pas le processus d'allocation Manque de transparence des dcisions ayant conduit l'laboration du budget de programme inscrit en PLF. Le risque consiste donc effectuer un cadrage budgtaire irraliste aux BOP et oprateurs en juin N.La traabiIit des dcisions budgtaires est-eIIe assure ? Vrifier latraabilit des dcisions budgtaires prsidant la construction budgtaire du programme (historique et justification de la prise de dcisions ou application d'une procdure...)

Construire un budget cohrent avec les engagements de performance du programme Le projet de budget du programme doit permettre l'atteinte des cibles de rsultats inscrites dans le PAP. Le budget prvu ne permet pas la ralisation des acti