Manuel de Management Intégré - enertherm.fr · Système de Management Intégré pour servir de base à son amélioration, préparer le planning d’audit en fonction des exigences

Manuel Management Intégré

PREAMBULE

Version 12 du 25 novembre 2015 ____________________________________________

Ce manuel de management intégré présente les dispositions retenues par Enertherm pour

satisfaire les exigences des normes :

ISO 9001 - 2008 pour le management de la qualité,

OHSAS 18001 - 2007 pour le management de la santé et la sécurité au travail,

ISO 14001 - 2004 pour le management de l’environnement,

ISO 50001 - 2011 pour le management de l’énergie,

ISRS8 de DNV.

Le domaine d’application de ce concerne l’ensemble des Manuel de Management intégré

activités d’Enertherm.

En interne, ce est à disposition de tous les employés sur le site Intranet. manuel

En externe, il est disponible sur le site internet www.enertherm.fr

www.enertherm.fr

Manuel de Management Intégré V13 du 21 février 2018 Page 3 sur 18

SOMMAIRE

PRESENTATION D’ENERTHERM ___________________________________ 4

Les activités d’Enertherm 4

Installations 5

Chiffres clés 6

ORGANISATION ________________________________________________ 7

Organigramme 8

Missions et responsabilités 10

STRATEGIE & ENGAGEMENT D’ENERTHERM ________________________ 12

Lettre d’engagement Enertherm 12

Enertherm 2020 13

UNE BOUCLE D’AMELIORATION INTEGREE A NOTRE ORGANISATION ____ 13

MAITRISE DOCUMENTAIRE ______________________________________ 15

La structure documentaire 15

La maîtrise documentaire des processus 15

Procédures liées au management du système intégré 16

FICHE DE VIE DU MANUEL DE MANAGEMENT INTEGRE _______________ 17


PRESENTATION D’ENERTHERM

Située à Courbevoie (Hauts-de-Seine), Enertherm est une société privée filiale du groupe

Idex, gestionnaire de la concession de chauffage urbain et de climatisation de tours du

quartier d’affaires de La Défense (Paris) depuis 2002.

Avec ses 3 075 000 m2 de bureaux, La Défense est le premier quartier d'affaires en Europe,

mais aussi une zone d'habitations dense avec 600 000 m2 de logements (source Epadesa).

Les activités d’Enertherm ___________________________________________________

Production et distribution Eau Chaude Sous Pression (ECSP)

Production et distribution Eau Glacée (EG)

Production d’Électricité par cogénération (ELEC & COGÉ)

Le domaine d’application concerne l’ensemble des activités dans la limite de responsabilité

définie dans la Convention de Délégation de Service Public (DSP).


Installations _______________________________________________________________

La centrale principale « Courbevoie La Défense » implantée sur la commune de

Courbevoie (92)

La centrale de « Nanterre » implantée sur la commune de Nanterre (92).

Deux centrales déportées « Carpeaux » et « Valmy » sont également exploitées sur la

commune de Puteaux (92).

Centrale Courbevoie La Défense

Production de chaleur : 90 MW

Production de froid : 110 MW

Centrale de Nanterre

Production de chaleur : 180 MW

Cogénération : 12 MWé


Chiffres clés _______________________________________________________________


ORGANISATION

Enertherm, une Société rattachée à la Holding Idex.


Organigramme ____________________________________________________________

Enertherm emploie 70 salariés.

Président

Performance

Technique &

Economique

Chargé de mission

QHSEÉ

Responsable

Administratif &

Financier

Directeur

Commercial

Directeur des

Opérations

Directeur

Etudes/AMO

Directeur

Technique


Notre cartographie des Processus _____________________________________________________________________________________

DI – Piloter l’entreprise

Politique

Objectifs

Stratégie

Finance

Evaluation de la

performance

Revue

PROCESSUS DE DIRECTION PROCESSUS DE REALISATION

PI – Gérer la clientèle &

développer la concession

Etudes

Demandes de

raccordement

R4 – Gérer les études

& les travaux

Dossiers techniques

Nouveaux équipements

Nouvelles infrastructures

M2 – Produire, distribuer,

entretenir

R2 - Acheter

PROCESSUS SUPPORT

R5 - Communiquer

P1 – Gérer les

ressources humaines

P4 – Suivre &

développer l’efficacité

du SMI

EX

IGEN

CES

CLIE

NT

S

SA

TIS

FA

CT

ION

CLIE

NT

S


Missions et responsabilités __________________________________________________

La Direction Générale

La Direction Générale a pour mission, dans le cadre de la Délégation de Service Public, de

définir la Politique, la stratégie et les objectifs pour répondre au contrat de

concession,

déterminer les orientations d’Enertherm pour satisfaire aux politiques publiques, aux clients et aux actionnaires,

mettre à disposition les ressources nécessaires pour établir, mettre en œuvre, entretenir et améliorer le Système de Management Intégré ainsi que la performance

qui en résulte,

évaluer la performance et mener des revues.

Le Comité de Direction

Il est constitué de l’ensemble des pilotes de processus et permet à la Direction Générale de

piloter l’entreprise.

Le Chargé de mission Qualité Sécurité Environnement Energie

Le Chargé de mission Qualité Sécurité Environnement Energie est le représentant de la

direction identifié pour gérer, coordonner et évaluer le Système de Management Intégré.

A ce titre, il a pour mission de

s’assurer que le SMI est établi, mis en œuvre, entretenu et continuellement amélioré,

rendre compte en revue de direction du fonctionnement et des performances du Système de Management Intégré pour servir de base à son amélioration,

préparer le planning d’audit en fonction des exigences des normes et des besoins détectés par le Comité de Direction,

animer le réseau QSEÉ au niveau des Pilotes de Processus,

s’assurer que les exigences réglementaires sont identifiées, comprises et

communiquées de manière logique et exploitable,

orienter le Système de Management Intégré vers l’efficacité énergétique en cohérence avec la Lettre d’Engagement « Enertherm 2020 ».

Le Pilote de Processus

Le pilote de processus a pour mission d’améliorer le processus et de l’adapter aux attentes

des Clients, aux évolutions de l’organisation et de l’environnement et d’organiser la mise en

œuvre des améliorations. Il travaillera en appui au Représentant de la Direction pour les

activités de Management de l’Énergie, de l’Environnement et de la Santé/Sécurité.

Les responsabilités et les prérogatives de sa mission sont donc de

décrire le processus et ses interactions avec les autres processus,

analyser les risques processus,

maîtriser les risques processus (plan d’actions et de surveillance),


définir des objectifs, suivre les indicateurs et réaliser un bilan mensuel,

analyser et traiter les dysfonctionnements du processus,

gérer la documentation du processus,

mener au minimum une revue annuelle de processus,

transmettre un rapport annuel de ses activités au CODIR.

Le CHSCT

Le Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail est le représentant du

personnel identifié par la direction générale.

Rôle et missions :

il contribue à la protection de la santé et à l’amélioration des conditions de travail de

tous les salariés,

il est consulté pour approbation sur les procédures santé et sécurité au travail, en

particulier sur la méthodologie d’évaluation du risque,

il donne son approbation aux mises à jour de l’évaluation des risques,

il est consulté systématiquement sur tous les nouveaux projets concernant les nouveaux matériels ou sur les grandes modifications,

il donne son avis sur les priorités retenues et sur les choix de solutions de prévention.

Une réunion spécifique annuelle du CHSCT est tenue pour valider l’évaluation des risques

qui conditionnera le programme d’action annuel.

Description des missions et responsabilités

L’ensemble des services d’Enertherm est impliqué dans le Système de Management Intégré.

Les responsabilités et les compétences des différents acteurs sont définies dans des fiches de

fonction.


STRATEGIE & ENGAGEMENT D’ENERTHERM

Lettre d’engagement Enertherm ____________________________________________

Grâce à la certification QHSE, nous avons pu acquérir suffisamment d’expérience et

d’expertise pour adopter une démarche analytique et constructive.

Enertherm est aujourd’hui un acteur et un interlocuteur chevronné dans le domaine

du réseau urbain, reconnu auprès de tous les usagers de La Défense.

Pour anticiper sur l’avenir, Enertherm se lance un nouveau défi : optimiser sa

performance énergétique en complément de sa progression technique, financière,

environnementale et santé/sécurité.

Dans ce contexte, Enertherm décline à l’horizon 2020 des objectifs convergents avec ceux

du Grenelle Environnement et du Plan Énergie Climat. A cet effet, trois axes prioritaires

sont immédiatement déployés :

Améliorer en continu nos performances

Répondre aux exigences des clients et parties intéressées

Être un contributeur du Plan Énergie Climat d’Ile de France

Pour atteindre ses objectifs, Enertherm

privilégiera la performance énergétique, en matière de renouvellement et d’investissement des systèmes et produits, de la conception à l’exploitation ;

Etudiera la possibilité de produire le chaud à partir de plus de 50% d’ENR&R

respectera ses obligations contractuelles, légales et réglementaires ;

mettra à disposition les ressources et informations nécessaires ;

s’appuiera sur les exigences des référentiels ISO 9001, ISO 14001, ISO 50001, OHSAS 18001, ISRS, et enrichira le Système de Management Intégré.

C’est avec l’implication et la contribution de tous les collaborateurs de l’entreprise

que nous réaliserons ce projet.

Un management renforcé sur la performance énergétique et une anticipation sur les besoins

à venir permettront à Enertherm de réussir un développement durable et efficace.

Pierre BOURDAROT

Directeur des Opérations

1

2

3


Enertherm 2020 ___________________________________________________________

Améliorer en continu nos performances

Optimiser les coûts d’achat

Mobiliser et développer les compétencesMoyenne annuelle des savoirs, savoir-faire et savoir-être du personnel

Réduire nos impacts Environnementaux et risques Santé & Sécurité au travail Accidents & presqu’accidents, visites réalisées / visites planifiées, risques résiduels / risques identifiés,

respect VLE rejets atmosphériques, taux de conformité réglementaires

Valoriser nos retours d’expérience Grains de sable : nombre, déclarations, suivi des actions

Répondre aux exigences des clients et parties intéressées

Développer les réseaux pour répondre aux besoins des clients en limitant les impactsEvolution des puissances raccordées - Contenu CO2 réseaux

Améliorer le contenu CO2 du réseau Cible 208 g CO2 / kWh chaud vendu en 2020

Optimiser la continuité de fourniture Taux d’interruption du service

Inciter nos clients à engager des actions en faveur des économies d’énergie% CEE réalisés / Ventes

Référence : Contrat de Délégation de Service Public

Être un contributeur du Plan Énergie Climat d’Ile de France

Réduire de 50 % nos émissions de gaz à effet de serre Cible 32 320 tonnes de CO2 en 2020

Réaliser 20 % d’économie d’énergie Facteur de Performance Saisonnier global, cible 1.13 en 2020

Introduire 50 % d’Énergie renouvelable ou valorisable (EnR&R) % EnR&R / énergie primaire

Référence : Paquet énergie Climat et le 3 x 20 du Grenelle 2 (Réf : 2009)

UNE BOUCLE D’AMELIORATION INTEGREE A NOTRE ORGANISATION


La boucle d’amélioration s’appuie sur plusieurs leviers :

Une écoute client formalisée ;

Une planification des activités ;

Une identification et une gestion des risques ;

Une surveillance des risques ;

Une analyse et un traitement des dysfonctionnements ;

Un plan d’audit interne ;

Un système de revues :

La revue de processus porte sur l’analyse de la satisfaction des parties intéressées

et des réclamations des parties intéressées, des résultats du contrôle interne, et du

fonctionnement des activités du processus. Le responsable de processus se prononce

sur l'efficacité du processus.

La revue de direction porte sur l’efficacité de l’ensemble du système de

management d’Enertherm.

Planification du management

Résultats & Revue

Mesure & Surveillance

Déploiement de la stratégie et des objectifs

DO PLAN

CHECK ACT

• Structure & responsabilités

• Formation & compétences

• Communication & promotion

• Maîtrise des risques

• Gestion de projets

• Gestion des actifs

• Gestion des entreprises

extérieures et des achats

• Préparation aux situations

d’urgence

• Evaluation des risques :

document unique, analyse

environnementale, étude de

dangers, revue énergétique,

risques processus

• Exigences légales et

réglementaires

• Stratégie

• Objectifs et cibles

• Plans d’action

• Retour d’expérience

• Surveillance des risques pour la

Santé, la Sécurité,

l’Environnement, l’Energie et

les processus

• Surveillance des installations et

des équipements

• Enquête de satisfaction clients

• Audits

• Tableaux de bord

• Bilans mensuels et annuels

• Reporting aux parties

intéressées

• Revues de processus et revues

de direction


MAITRISE DOCUMENTAIRE

La structure documentaire _________________________________________________

La maîtrise documentaire des processus _____________________________________

Les documents chapeau du système de management

Gouvernance Manuel de management intégré (MMI)

Piloter l’entreprise Fiche descriptive de processus « Piloter l’entreprise » (FDP-D1)

Politique Lettre d’engagement

Objectifs - Ressources Programme de Management Intégré (PMI)

Evaluer la performance Indicateurs de Performance (IND)

Clients et concession Fiche de description du processus Gérer la clientèle & Développer la

concession FDP-P1

Études et travaux Fiche de description du processus Gérer les études & les travaux

FDP-R4

Énergie Fiche de description du processus Produire, distribuer & entretenir

FDP-M2

Politique

Manuel

Processus

Procédures

Instructions

Enregistrements


Acheter Fiche de description du processus Maîtriser les achats FDP-R2

Communiquer Fiche de description du processus Communiquer FDP-R5

Ressources Humaines Fiche de description du processus Gérer les Ressources Humaines

FDP-R1

SMI Fiche de description du processus Suivre & développer l’efficacité du

SMI FDP-P4

Procédures liées au management du système intégré _________________________

Documents applicables

Titre Référence Emplacement

Plans d’organisation interne

- Alençon / Pons -

POI Alençon

POI Pons Intranet « Suivre et développer l’efficacité du SMI »

Maîtriser la documentation et les

enregistrements du SMI et en

assurer l’archivage

PRO-01 Intranet « Suivre et développer l’efficacité du SMI »

Analyse des risques processus PRO-02 Intranet « Suivre et développer l’efficacité du SMI »

Traiter les grains de sable PRO-03 Intranet « Suivre et développer l’efficacité du SMI »

Traiter les non-conformités,

actions correctives, actions

préventives, accidents et incidents


Maîtriser les audits QSEÉ PRO-05 Intranet « Suivre et développer l’efficacité du SMI »

Identifier les exigences légales HSEE

et évaluation de la conformité PRO-06 Intranet « Suivre et développer l’efficacité du SMI »

Analyser et évaluer les aspects

environnementaux et les risques

pour la SST


Organiser des visites planifiées PRO-08 Intranet « Suivre et développer l’efficacité du SMI »

Concevoir une revue énergétique PRO-09 Intranet « Suivre et développer l’efficacité du SMI »


FICHE DE VIE DU MANUEL DE MANAGEMENT INTEGRE

N° de version Date de version Nature de la modification

0 Projet 12/01/2004 Création du Manuel de Management Intégré

0 Projet modifié 26/05/2004

Prise en compte des écarts de l’audit interne du 30 avril 2004

concernant la référence à toutes les procédures et la désignation

du représentant du personnel dans le manuel.

1 21/06/2004 Approbation du document lors du CODIR du 21 juin 2004

2 04/11/2004

Prise en compte des écarts de l’audit PRE ASSESSMENT du 22

octobre 2004 concernant les exclusions autorisées et l’engagement

de la direction.

3 01/03/2005

Prise en compte de l’observation de l’audit initial du 25 février

2005 concernant les exclusions établies dans le manuel. Le

périmètre des exigences du paragraphe 7 relative au Module H

(Aucune exclusion autorisée) de la norme ISO 9001 est

applicable.

Mise à jour de la lettre d’engagement au 1er mars 2005.

4 04/01/2006

Prise en compte de la nouvelle version de l'ISO 14001 publiée le

15 novembre 2004. Mise à jour de la lettre d’engagement et

cartographie des processus.

5 13/06/2007

Prise en compte de l’écart de l’audit de suivi n°2 du 11 janvier

2007 concernant le management des processus à la maille des

responsables de groupement de processus. Les responsables de

groupement sont supprimés et le management du groupement des

processus se fera au niveau supérieur c’est à dire au niveau du

CODIR. Prise en compte de la nouvelle version de BS OHSAS

18001 : 2007. Mise à jour de la lettre d’engagement.

6 13/06/2008

Intégration du processus « facturer et recouvrer » dans le

processus «Développer et conserver la clientèle ». Mise à jour de

la lettre d’engagement pour la période 2008 – 2009.

7 03/12/2009 Prise en compte de la nouvelle version de l’ISO 9001 de novembre

2008.

8 15/03/2010 Refonte du manuel de management et simplification documentaire

9 28/10/2010 Prise en compte des remarques de l’audit interne n°10

10 18/01/2013 Prise en compte des exigences de l’ISO 50001

11 11/04/2013 Lettre d’engagement « ENERTHERM 2020 »

12 25/11/2015 Révision de la Lettre d’engagement « ENERHTERM 2020 » lors de

la revue de direction de novembre 2015

13 21/02/2018 Révision de l’organigramme et des chiffres clés


Établissement du document

Rédaction Validation et approbation

Olivier ROBERT Pierre BOURDAROT

Responsable QSEÉ Directeur Général