Manuel de Politiques et Procédures des Ressources Humaines

Manuel de Politiqueset Procédures desRessources Humaines

Avril 2021

IARS 3Manuel de Politiques et Procédures

des Ressources Humaines

Table des matières

ACRONYMES ...........................................................................................................................................................7DEFINITIONS OPERATIONNELLES .....................................................................................................................8

1. INTRODUCTION ................................................................................................................................ 91.1. Objectif du Manuel de Politiques et Procédures de Ressources Humaines (MPPRH)...............91.2. Application du Manuel des Politiques et Procédures de Ressources Humaines ........................91.3. Amendement du Manuel .........................................................................................................................91.4. Distribution et Entretien du Manuel .......................................................................................................9

2.CONTEXTE ........................................................................................................................................ 102.1 Vision de IARS ......................................................................................................................................... 102.2 Mission de IARS ..................................................................................................................................... 102.3 Engagement de IARS ............................................................................................................................. 102.4 Structure Organisationnelle de IARS ................................................................................................... 10

3. RECRUTEMENT DU PERSONNEL, RETENTION ET SORTIE .................................................. 103.1. Définition des Exigences ....................................................................................................................... 103.2. Sélection du Personnel et Recrutement ............................................................................................ 113.3. Admissibilité à l’emploi .......................................................................................................................... 113.4. Catégories d’emploi ............................................................................................................................... 11

3.4.1 Emploi à temps plein .......................................................................................... 113.4.2. Emploi à temps partiel ....................................................................................... 113.4.3. Emploi de travail occasionnel ............................................................................ 11

3.5. Procédures de Recrutement ................................................................................................................ 113.5.1. Attirer les candidats (publicité et chasse aux têtes) ........................................... 113.5.2 Procédure de Dépistage et d’Interview ................................................................ 123.5.3. Nomination ....................................................................................................... 133.5.4. Contrat d’Embauche .......................................................................................... 143.5.5. Informations Biographiques .............................................................................. 143.5.6. Formulaire Personnel d’Informations en cas d’Urgence ...................................... 153.5.7. Induction et Orientation ..................................................................................... 153.5.8. Période d’Essai .................................................................................................. 15

3.6. Gestion du Rendement ......................................................................................................................... 163.7. Objectifs de la Gestion du Rendement. ............................................................................................. 163.8. Eléments de Gestion du Rendement.................................................................................................. 163.9. Principes de Gestion du Rendement .................................................................................................. 163.10. Revue du Rendement et Processus d’Evaluation ......................................................................... 17

3.10.1. Avis d’Amélioration .......................................................................................... 183.11. Formation et Perfectionnement ........................................................................................................ 18

3.11.1. Engagement de IARS ....................................................................................... 183.11.2 Lignes Directrices de Formation de IARS .......................................................... 183.11.3. Identification des besoins de formation ........................................................... 183.11.4. Méthodologie de Formation ............................................................................. 183.11.5. Formation à la Gestion ..................................................................................... 193.11.6. Formation sur le tas ......................................................................................... 193.11.7. Formation Externe ........................................................................................... 19

IARS4Manuel de Politiques et Procédures des Ressources Humaines

3.12 Sortie du Personnel et Entrevue/Compte Rendu ........................................................................... 193.12. Sortie du Personnel et Entrevue/Compte Rendu .......................................................................... 19

4. POLITIQUES GENERALES EN MILIEU DE TRAVAIL .................................................................. 204.1 Emploi à Chances Egales ...................................................................................................................... 204.2 Heures de travail ...................................................................................................................................... 204.3 Lieu de travail ........................................................................................................................................... 204.4. Politique de Déploiement ...................................................................................................................... 204.5. Discrétion Professionnelle .................................................................................................................... 214.6 Protection de la Propriété et des intérêts de IARS ........................................................................... 214.7 Publication ................................................................................................................................................ 214.8. Documents du Projet ............................................................................................................................. 224.9. Ratures/Modifications .......................................................................................................................... 224.10. Politique de Communication ............................................................................................................. 224.11. Code Vestimentaire ............................................................................................................................. 224.12. Uniformes .............................................................................................................................................. 224.13. Cartes d’Identité ................................................................................................................................... 224.14. Santé et Sécurité .................................................................................................................................. 234.15. Violence en milieu de travail .............................................................................................................. 24

4.15.1. Harcèlement Sexuel ........................................................................................ 244.15.2 Enquête Sur le Harcèlement Sexuel .................................................................. 244.15.3. Déclaration des cas de harcèlement sexuel ...................................................... 254.15.4. Gestion du harcèlement ................................................................................... 25

4.16. Lieu de Travail Sans Fumée ............................................................................................................... 254.17. Népotisme ............................................................................................................................................. 254.18. Conflit d’Intérêts ................................................................................................................................... 264.19. Les employés qui estiment que cette politique est violée devraient signaler la préoccupation à un superviseur, ou à la Direction des Ressources Humaines. .......................................................... 264.20. Fraude .................................................................................................................................................... 274.21. Politique de dénonciation ................................................................................................................... 27

4.21.1 Procédure de dénonciation ............................................................................... 284.21.2. Confidentialité ................................................................................................. 284.21.3. Allégations anonymes ..................................................................................... 284.21.4. Agir de bonne foi ............................................................................................. 284.21.5. Enquêter sur les allégations ............................................................................. 294.21.6. Absence de représailles ................................................................................... 29

4.22. Courrier Electronique/Politique et Directives sur l’Internet ......................................................... 294.22.1. Utilisation du Courrier Electronique ................................................................. 294.22.2 Utilisation d’Internet ......................................................................................... 304.23. Politique sur le VIH/SIDA en Milieu de Travail ..................................................... 304.23.1. Confidentiality ................................................................................................. 304.23.2. Non-discrimination .......................................................................................... 314.23.3. EmploietPrestationsPermanentes ................................................................... 314.23.4. Cessation des services d’un employé ............................................................... 314.23.5. Dépistage du VIH ............................................................................................. 314.23.6. Education et Sensibilisation ............................................................................ 31

5. DISCIPLINE ET PROCEDURES DES GRIEFS ........................................................................................ 325.1 Politique..................................................................................................................................................... 325.2. Procédure pour formuler un grief........................................................................................................ 32



5.3. Procédure Disciplinaire ......................................................................................................................... 325.4. Nature des infractions ........................................................................................................................... 33

5.4.1 Infractions Mineures .......................................................................................... 335.4.2. Infractions Majeures .......................................................................................... 335.4.3 Infractions de faute grave ................................................................................... 335.5. Processus Formel Disciplinaire ............................................................................. 345.5.1. Avertissement Informel ..................................................................................... 345.5.2. Mise en demeure ............................................................................................... 345.5.3. Autres Mesures Disciplinaires ........................................................................... 345.5.4. Renvoi Sommaire .............................................................................................. 355.5.5. Appels ............................................................................................................... 355.5.6. Comité de Discipline .......................................................................................... 35

6. POLITIQUES NATIONALES SPECIFIQUES ................................................................................. 366.1 Politique de Rémunération de IARS .................................................................................................... 366.2 Salaires ...................................................................................................................................................... 366.3. Retenues Obligatoires ........................................................................................................................... 36

6.3.1 Structure Salariale .............................................................................................. 366.3.2. Révision Salariale .............................................................................................. 366.3.3. Avances sur Salaire ........................................................................................... 36

6.4. Politique des Heures Supplémentaires .............................................................................................. 376.5. Indemnités pour Intérim et Fonction.................................................................................................. 37

6.5.1. Allocations d’intérim .......................................................................................... 376.5.2. Allocation de fonction........................................................................................ 376.5.3. Prêts ................................................................................................................. 376.5.4. Frais remboursables .......................................................................................... 376.5.5. Per diem/DSA (Indemnité Journalière de Subsistance) ...................................... 386.5.6. Indemnité de Transport ...................................................................................... 386.5.7. Voyage à l’Extérieur du pays .............................................................................. 38

6.6. Couverture Médicale .............................................................................................................................. 386.7. Assurance Accident pour le Group et le Personnel ......................................................................... 386.8. Deuil .......................................................................................................................................................... 386.9. Indemnité de départ............................................................................................................................... 386.10 Congé ...................................................................................................................................................... 39

6.10.1 Droit au Congé Annuel ..................................................................................... 396.10.2 Congés de maladie ........................................................................................... 396.10.3 Congé de Maternité .......................................................................................... 396.10.4 Congé de Paternité ........................................................................................... 406.10.5 Congé de Compassion ...................................................................................... 406.10.6 Congé pour Raisons d’Etudes ........................................................................... 406.10.7 Congé Non Payé ............................................................................................... 406.10.8 Jours fériés ...................................................................................................... 40

7. TERMES ET CONDITIONS POUR PERSONNEL EXPATRIE ...................................................... 417.1 Validité d’Application et Conditions Générales d’Emploi ................................................................. 417.2. But des Termes et Conditions ............................................................................................................. 417.3. Conditions d’Emploi pour les Expatriés ............................................................................................. 417.4. Lieu de travail .......................................................................................................................................... 417.5. Période d’Essai ........................................................................................................................................ 417.6. Confirmation d’Emploi ........................................................................................................................... 427.7. Catégories d’Emploi et Termes de Référence .................................................................................. 42

7.8. Heures de Travail .................................................................................................................................... 427.9 Durée d’emploi ......................................................................................................................................... 427.10. Salaire, Paiements et Prêts ................................................................................................................ 437.11. Prestation de retraite/Résiliation ...................................................................................................... 437.12. Frais de voyage .................................................................................................................................... 437.13. Remboursements des Frais .............................................................................................................. 437.14. CONGE ................................................................................................................................................... 44

7.14.1. Congé Annuel et de « Repos et Récupération (« R & R ») .................................. 447.14.2. Congé Maladies ............................................................................................... 457.14.3. Congés de Maternité et de Paternité ................................................................ 457.14.4. Other Occupation or Conflit d’ Intérêts ............................................................. 45

7.15. Sécurité et Code de Conduite ............................................................................................................ 457.16. Secret Professionnel et Contact avec la Presse ............................................................................ 457.17. Evaluations Medical et Vaccination ................................................................................................. 467.18. Assurance .............................................................................................................................................. 467.19. Famille et Visites .................................................................................................................................. 467.20. Sortie du Personnel, Entrevue /Débriefing ...................................................................................... 46



ACRONYMES

IARS International American Relief SocietyPCA Président Conseil d’AdministrationDE Directeur Exécutif

DEP Directeur d’Equipe PaysCPD Directeur de Programme PaysDAF Directeur Administratif et Financier

RH Ressources HumainesDRH Directeur /Gestion de Ressources HumainesHRP Plan de Ressources HumainesNGO Organisation Non-GouvernementalPAYE (SRIS) Pay As You Earn (Système de Retenue des Impôts à la Source)

EP Evaluation de la Performance

ECS Equipe De Cadres Supérieurs

RSS Retenues de la Sécurité Sociale

FSS Fonds de la Sécurité Sociale

R&R Repos et Reconstitution


DEFINITIONS OPERATIONNELLES

Les Consultants sont des professionnels engagés pour entreprendre des missions spécifiques au nom de IARS ou sur une base de projet.Le Contrat de Travail sera constitué de la lettre de nomination de IARS suivie d’un Contrat de Travail détaillé signé par l’employé et IARS.

La Période Contractuelle est la période spécifiée dans le contrat de travail et/ou la lettre de nomination.

Les enfants à charge sont la progéniture biologique ou des enfants adoptés légalement qui sont entièrement à la charge du membre du personnel. Les exceptions à cette limite d’âge peuvent être fournies pour des personnes à charge ayant des déficiences intellectuelles ou psychosociales.

Pour les besoins de dossiers du personnel, tous les enfants à charge doivent être déclarés au moment de la nomination ou au moment de la naissance ou de l’adoption si celle-ci a lieu en cours d’emploi avec IARS. Des copies de certificats de naissance ou documents d’adoption légaux des personnes à charge sont requis dans les deux cas.

Le Lieu d’affectation sera la base normale du lieu de travail de l’employé tel que contenu dans le dossier personnel de l’employé.

La date d’entrée en vigueur de la nomination sera la date où un nouvel employé se présente au service sur le lieu de travail et le site de placement, ou la date indiquée dans la lettre de nomination et/ou le contrat de travail. Lorsque les deux dates sont différentes, la date de la présentation au lieu d’affectation sera la date reconnue.

L’Employé se réfère aux services nationaux et expatriés offrant du personnel à temps plein (100%) à IARS, sauf stipulation contraire.Le personnel expatrié est constitué des individus qui ne sont pas ressortissants du pays dans lequel leur lieu d’affectation est situé.Le personnel expatrié peut être prévu de voyager en dehors de leur lieu d’affectation dans le cadre du cours normal de leurs fonctions.La famille immédiate est composée des conjoints, des enfants et parents biologiques de l’employé tels qu’indiqués dans le dossier personnel de l’employé.

Les personnes à charge morales seront son conjoint prouvé par un certificat de mariage ou tout autre document officiel reconnu par la loi dans le pays et les enfants biologiques ou non biologiques, mais légalement adoptés.

Le personnel national est constitué des employés qui sont des ressortissants ou résidents permanents du pays dans lequel leur lieu d’affectation est situé. Le personnel national peut être prévu de voyager en dehors de leur lieu d’affectation ou pays dans le cadre du cours normal de leurs fonctions.

L’Organisation se réfère à International American Relief Society (IARS).

Le Per diem ou IJS (Indemnité Journalière de Subsistance) sera une indemnité à laquelle un employé a droit dans l’exercice de fonctions en dehors de son lieu d’affectation.

Les dossiers du personnel contiennent des détails personnels sur tous les employés de IARS.

Salaire ici signifie le salaire de base brut tel qu’indiqué dans le contrat de travail. Les salaires sont déclarés devant l’impôt et les déductions légales.

Le Conjoint est le partenaire légalement reconnu du membre du personnel tel que défini par les lois du pays d’opération. Aux fins de dossiers du personnel, le conjoint doit être déclaré au moment de la nomination ou au moment du mariage s’il se produit en cours d’emploi avec IARS. La preuve du mariage est requise.



1. INTRODUCTION

Ce manuel est divisé en trois chapitres : le premier chapitre porte sur les politiques et les procédures générales de Ressources Humaines qui s’appliquent au personnel ; le second chapitre couvre les politiques et les procédures spécifiques du pays qui peuvent changer selon les lois applicables du travail de chaque pays opérationnel ; et le troisième chapitre se rapporte aux politiques et procédures qui sont propres aux expatriés.

1.1. Objectif du Manuel de Politiques et Procédures de Ressources Humaines (MPPRH)L’objectif de ce Manuel est de fournir une description et une documentation globale de règles générales, des politiques, procédures de fonctionnement et d’indemnités d’emploi de Ressources Humaines de IARS.

1.2. Application du Manuel des Politiques et Procédures de Ressources HumainesLes politiques et les règlements énoncés dans ce MPPRH s’appliqueront à tous les employés de IARS, nonobstant le titre de travail ou le grade.Lorsque ces politiques seront en contradiction avec les lois de travail du pays d’opération, celles-ci s’appliqueront.Chaque nouvel employé recevra une copie de ce MPPRH et après l’avoir lu, l’employé devra signer le Formulaire de Déclaration d’Acceptation. Une copie signée du même document sera conservée dans leurs dossiers personnels. Pour plus de détails, se référer à l’Annexe 1 ;

Formulaire de Déclaration d’Acceptation ; Document de Référence Numéro IARS/DAF/01.

1.3. Amendement du ManuelIl est de la prérogative de la direction de formuler, changer ou amender toute politique, termes et conditions contenus dans ce manuel à tout moment par écrit et sans préjudice des droits des employés.

Toutes politiques nouvelles ou révisées doivent être rédigées et présentées par la direction au Conseil d’Ad-ministration pour approbation.

Ce document de politique sera incorporé comme un « document vivant », c’est-à-dire ayant un caractère évolutif afin de répondre efficacement aux changements dans la législation et aux changements organisa-tionnels internes, y compris les besoins du personnel.

Le format du manuel est donc modulaire pour faciliter une mise à jour et une modification facile.Le contour modulaire sépare les différentes politiques et lignes directrices, permettant ainsi la formulation,

l’amendement et l’approbation de chaque politique séparément de l’intégralité du contenu du manuel.

1.4. Distribution et Entretien du ManuelCe manuel est la propriété de International American Relief Society (IARS).• Le manuel sera distribué aux organes ci-après :• Le Conseil d’Administration• Les Donateurs/Financiers• Le Directeur Exécutif• Les Directeurs pays/Gestionnaires de programme, Bureaux Régionaux• Les Chefs des Départements/Chefs de Projet• Autre personnel pertinent de l’IARS• Les Auditeurs ExternesD’autres consultants et personnes autorisées à utiliser le manuelSa distribution en dehors de IARS se fera à la discrétion et selon l’approbation du Conseil d’Administration/

Directeur Exécutif. Les personnes à qui le manuel est distribué seront responsables de son entretien.


2.CONTEXTE

International American Relief Society (IARS) est une Organisation Non-Gouvernementale apolitique, non-religieuse et à but non lucratif ayant des Bureaux Pays du Programme la ou les besoins se font sentir.

L’objectif de IARS est d’apporter une assistance et aide humanitaire et de réaliser des actions de solidarités et de bienfaisance auprès de populations vulnérables du fait d’une oppression politique, ethnique, économique ou sociale, de guerre, de catastrophe naturelle, de menace écologique ou de toute autre situation d’urgence ou de sous-développement, dans le but de répondre à leurs besoins vitaux.

2.1 Vision de IARS Tous ensemble combattons la pauvreté

2.2 Mission de IARS Offrir des services de soulagement et de soutien au développement en partenariat avec les ONG nationales et internationales, des donateurs, des institutions gouvernementales et des systèmes des Nations Unies.

2.3 Engagement de IARSIARS est engagé à la bonne gouvernance interne, la transparence, la responsabilité, le professionnalisme, la durabilité, le partenariat et l’innovation.

Sa proposition unique aux intervenants comprend : l’excellence dans la prestation de services, la responsa-bilité financière et la promotion de l’autosuffisance

2.4 Structure Organisationnelle de IARSLa Structure Organisationnelle de IARS est composée d’un Conseil d’Administration de six Directeurs, qui constituent le Corps Suprême de contrôle de l’organisation.

Le Conseil se réunira deux fois l’an pour discuter des questions liées à l’organisation.Le Directeur Exécutif conduit dans l’ensemble la gestion de l’organisation et fera des rapports au Président du Conseil d’Administration.

Le Directeur Exécutif travaillera en étroite collaboration avec le Directeur de Programme et Développement International ; le responsable des Relations Extérieures et de la Communication et le Directeur Administratif et Financier. Pour plus de détails Voir la Structure Organisationnelle, Annexe 2 ; Document de Référence Numéro IARS/0S/02.

3. RECRUTEMENT DU PERSONNEL, RETENTION ET SORTIE

IARS utilise à la fois le personnel national (travaillant dans leur pays d’origine) et expatrié (travaillant en dehors de leur pays d’origine) selon les compétences et les aptitudes requises pour la prestation de services et la réalisation de sa vision, sa mission et son objectif.

3.1. Définition des Exigences• L’Equipe de Gestion Pays (EGP), qui comprend le Directeur Pays, le Directeur Administratif et

Financier, le Directeur des Opérations et l’Agent concerné, travaillera avec les différents chefs de départements et/ou Sous/Chefs de Bureau pour préparer le Plan des Ressources Humaines (PRH) pour les opérations du Pays.

• Le Plan de RH devra déterminer le nombre et les catégories de personnel nécessaire pour répondre au plan de travail et aux objectifs annuels avant qu’ils soient approuvés par l’EGP et/ou les bailleurs de fonds.



• Le cas de la création d’un nouvel emploi avec une description claire sera présenté par les responsables respectifs de l’EGP pour approbation en consultation avec la PRH pour s’assurer qu’ils sont justifiés.

• Le PRH inclura à la fois des descriptions de poste et des spécifications de personnes qui constituent des informations de base nécessaires à la rédaction des annonces et doit être examiné par la Direction des Ressources Humaines et EGP pour faire toutes les modifications nécessaires.

• Après l’approbation et/ou un accord avec l’Agence de financement, le Plan des Ressources Humaines (PRH) devra former la base du recrutement dans un Programme/Projet Pays de IARS.

• Le PRH sera revu et modifié au besoin de temps à autre.

L’Equipe de Gestion Pays constituera le comité de recrutement

3.2. Sélection du Personnel et Recrutement

3.3. Admissibilité à l’emploiToutes les personnes qui répondent au profil défini d’un travail spécifique tel qu’annoncé (c.à.d. comme indiqué dans la description du poste) sera admissible à postuler pour l’emploi. La priorité sera accordée aux personnes vivant dans les pays où opère IARS.Les demandes d’emploi, à la fois internes et externes, doivent être traitées de façon strictement confidentielle et seulement partagées avec les personnes qui sont directement impliquées dans le processus de recrutement.

3.4. Catégories d’emploi

3.4.1 Emploi à temps pleinCelui-ci sera applicable aux employés qui sont tenus de donner 100% de leurs heures de travail pour le travail de IARS.Les personnes employées sur une base à temps plein seront appelées à travailler pendant 8 heures (y com-pris une pause déjeuner d’une heure) par jour du lundi au vendredi, complétant une semaine de 40 heures.

Les employés à plein-temps ne devront pas prendre un autre travail sans l’autorisation préalable du Directeur Exécutif pour les employés expatriés et des Directeurs de Programme Pays pour le personnel national.

3.4.2. Emploi à temps partielCelui-ci s’applique aux personnes employées sur des contrats de travail à temps partiel qui travaillent en dehors du calendrier officiel de 40 heures par semaine.Les employés de cette catégorie seront payés sur une base au prorata, c’est-à-dire que pour le temps qu’ils auront travaillé sur le travail de IARS ou comme convenu à la fin d’un travail spécifique.

Cette catégorie inclura les consultants et d’autre personnel à temps partiel déterminés par IARS.

3.4.3. Emploi de travail occasionnelLe travail occasionnel devra être le travail temporaire qui ne doit pas exiger une formation préalable et, sera versé sur «un morceau de base de travail». Ce travail sera laissé aux résidents des pays d’opération.

Aucun expatrié ne sera considéré pour le travail occasionnel.

3.5. Procédures de RecrutementLe processus de recrutement comprend les étapes suivantes

3.5.1. Attirer les candidats (publicité et chasse aux têtes)L’Equipe de Gestion Pays devra se mettre d’accord sur la méthode de recrutement qui sera utilisée - soit la chasse aux têtes ou la publicité.Des mesures volontaires doivent être prises pour permettre aux employés internes de IARS de pourvoir aux postes vacants lorsque cela est possible, et tels que considérés comme appropriés par l’Equipe de Gestion Pays pour le personnel national et par le Directeur Exécutif pour les expatriés.

Les postes vacants seront annoncés à l’interne pour créer des possibilités de promotion pour les employés appropriés et pour ceux qui souhaitent se reclasser au sein de l’organisation.


Dans le cas où ce qui précède n’est pas applicable, les publicités seront exécutées après l’obtention de l’approbation de l’Equipe de Gestion Pays pour les postes nationaux et du Directeur Exécutif pour les postes d’expatriés.

Le cas échéant (par exemple, dans le cas d’une compétence classifiée ; ou en cas d’urgence) la chasse aux têtes des employés devra aussi être faite avec l’approbation du Directeur de Programme Pays en consultation avec le Directeur Administratif et Financier et le Directeur Exécutif pour les postes d’expatriés.

Les candidats pressentis seront soumis à des entretiens et des évaluations pour évaluer leurs compétences.

3.5.2 Procédure de Dépistage et d’InterviewDépistage initial des demandes d’emploi

L’Equipe de Gestion Pays et le chef de travail pertinent constituent le comité de recrutement

Toutes les demandes reçues et déposées doivent d’abord être examinées par la Direction des Ressources Humaines pour vérifier qu’ils répondent aux spécifications personnelles pour le poste selon l’offre d’emploi.

Les demandes qui ne répondent pas aux exigences minimales ne seront pas en lice. Voir

Formulaire de Dépistage Initial : Annexe 3 ; Document de Référence : IARS/ISF/03.

Dépistage de second tour des candidats

Le superviseur du poste vacant examinera les demandes pour vérifier si les candidats à l’examen initial répondent entièrement aux spécifications personnelles du poste.

Le Chef de Département ensemble avec la Direction de RH se mettront d’accord sur la liste des candidats sélectionnés et la soumettront au Directeur de Programme Pays et/ou au Directeur Exécutif, le cas échéant, pour approbation.

Invitation à des Interviews orales/écritesLa Direction des Ressources Humaines (DRM) invitera les candidats présélectionnés pour l’interview (orale, écrite ou les deux).

Un délai d’au moins trois (3) jours ouvrables sera prévu entre le temps de contacter les candidats et le jour où les interviews doivent être menées.

La Direction/Département des Ressources Humaines, en consultation avec le Superviseur doit également préparer et distribuer des paquets d’interviews à tous les membres du comité d’interviews, au moins trois (3) jours ouvrables avant les interviews.

Le paquet d’interviews doit inclure le calendrier des interviews et des copies des lettres de candidature, CV et une copie de l’annonce.

Comité d’Interviews

Le comité d’interviews sera constitué d’au moins trois personnes, dont un représentant du Département des Ressources Humaines, une personne technique ou le superviseur et une autre personne désignée par le Directeur de Programme Pays.

Dans le cas où le poste vacant est un poste clé ou de surveillance, le comité devra inclure le Directeur Administratif et Financier, le Directeur de Programme Pays ou son délégué pour des postes nationaux ou le Directeur Exécutif ou son délégué pour les postes d’expatriés.

Mener des entretiens et vérifications de référence A l’issue des entretiens, le jury d’entretien remplira l’évaluation de tous les candidats et fera une

recommandation quant au candidat auquel l’organisation doit offrir un emploi. Selon la nature de l’emploi (expatrié ou national), le Directeur de Programme Pays en consultation avec le Directeur Administratif et Financier ou le Directeur Exécutif, respectivement, donnera l’approbation finale.



Les offres d’emploi se feront sous réserve des références écrites satisfaisantes, y compris celle de l’employeur le plus récent. Il est souligné que tout candidat avec une référence douteuse ou négative n’obtiendra pas l’emploi de l’Organisation.

La Direction des Ressources Humaines ou leur personne déléguée devra faire des vérifications de référence. Vérification des Références d’Emploi Une vérification des références des employés (voir Formulaire de Vérification de Références d’emploi ;

Document de Référence Annexe 4 IARS/FER/18) sera toujours faite après l’achèvement de la dernière étape des entrevues. A ce stade IARS sera prêt à faire une offre aux candidats sélectionnés.

Ce contrôle impliquera une enquête de fond pour en savoir plus sur la vie personnelle et professionnelle d’un employé potentiel : son caractère, les casiers judiciaires, les dossiers commerciaux, et les dossiers financiers, entre autres.

Ces contrôles seront utilisés pour déterminer les erreurs du passé, le caractère, l’aptitude du candidat, et pour identifier les risques d’embauche pour des raisons de sûreté et de sécurité.Cette vérification est considérée comme l’une des étapes les plus cruciales du processus d’embauche de IARS, car il peut donner un aperçu de la performance passée du candidat, même si l’expérience et l’éloquence semblent être si impressionnantes. IARS, à travers le bureau de Ressources Humaines va faire des appels de référence aux 3 meilleurs candidats et en fonction des résultats, une offre sera faite au candidat sélectionné.

IARS devra suivre la procédure suivante lors de la vérification des références de l’emploi : Le représentant de IARS, qui fera les appels de référence, devrait être cohérent dans l’information

qu’il obtient pour tous les employés potentiels. Pour tous les candidats pour lesquels les vérifications de référence sont effectuées, un effort devrait

être fait pour essayer d’appeler le même nombre de références et de poser les mêmes questions de base.

IARS demandera toujours aux employés de fournir trois références ; un ancien superviseur, une référence professionnelle et toute autre jugée nécessaire.

Certificat Médical Un certificat médical est une autre exigence supplémentaire qui soutiendra toujours et guidera la

prise de décision au cours du processus de recrutement à IARS. C’est une déclaration d’un médecin ou de tout autre prestataire de soins de santé qui atteste le résultat d’un examen médical d’une personne. IARS l’utilisera toujours pour prouver si un employé est apte ou inapte pour un type particulier de travail qu’il aura sollicité.

Il sera considéré comme une preuve de l’état de santé d’un employé ou des employés potentiels de IARS.

Les certificats médicaux seront utilisés à d’autres fins telles que, la revendication de certains avantages pour la santé à IARS, tels que les congés de maladie et autres avantages connexes qui sont contenus dans le Manuel des Politiques de Ressources Humaines.

Les certificats médicaux seront également utilisés pour certifier qu'un employé potentiel ou un employé est libre de maladies contagieuses, de la toxicomanie, de la maladie mentale, ou d’autres problèmes de santé. Cependant, ce sera une exigence incontournable pour un examen médical pendant qu’on cherchera à faire une offre à un employé potentiel, pour des types spécifiques d’emplois tels que les emplois utilitaires lourds, travailler dans des ateliers IARS et d’autres départements connexes.

Ces emplois comprendront un chauffeur, pour un examen de la vue afin de mesurer leur niveau de la vision ; la mécanique de remise en forme du corps et la capacité, etc. Voir le Modèle de Certificat Médical joint à l’Annexe 5 ; Document de Référence Numéro IARS/MC/05.

3.5.3. Nomination Une fois que le jury d’entretien aura fait une recommandation et que la décision sera approuvée par

le Directeur de Programme Pays ou le Directeur Exécutif, le cas échéant, la Direction des Ressources Humaines enverra une lettre d’offre de l’emploi, qui sera signée par le Directeur de Programme Pays ou par le DG.

La Direction des Ressources Humaines veillera à ce que le candidat/s reçoit/vent leur lettre de nomination, contrat de travail et programme d’induction avec tous les autres documents nécessaires.

Les offres d’emploi prolongées par l’Organisation sont valables pour cinq (5) jours de travail, un délai pendant lequel le candidat désigné est attendu pour se présenter ou bien IARS peut annuler l’offre et l’attribuer à un autre candidat.


Les offres non acceptées par écrit dans ce délai sont réputées expirées/invalides et l’offre sera éten-due au prochain candidat potentiel.

Une fois le processus de sélection terminé, la Direction des Ressources Humaines devra envoyer une communication à tous les candidats présélectionnés, mais infructueux pour les informer de l’issue. La Direction des Ressources Humaines n’est pas obligée de communiquer aux candidats qui n’étaient présélectionnés et ceci devrait être indiqué dans l’annonce.

Règle Générale pour les nominationsPersonne ne peut être retenue pour une nomination à moins qu’elle ait présenté une demande pour le poste et, ait été interviewé et recommandé pour la nomination par le comité approprié et approuvé par le Directeur de Programme Pays ou par le Directeur Exécutif pour des postes nationaux et expatriés, respectivement.

3.5.4. Contrat d’Embauche Dans le cas du personnel national, les parties à l’accord consentent et se soumettent à la compétence

non-exclusive des tribunaux de droit du pays de l’emploi aux fins de toute action ou autre procédure judiciaire, dont l’un d’eux peut intenter une action en rapport avec toute question ou réclamation découlant de termes des présentes. Le lieu de juridiction est le pays d’emploi.

La période d’emploi de tout le personnel (expatrié ou national) ne doit pas dépasser la durée du projet ou le programme pour lequel l’employé est engagé tel que stipulé dans l’accord avec les organismes de financement. Si par exemple la durée du projet/programme dans l’accord est d’un an, l’employé devra recevoir un contrat d’un an.

Dans le cas d’un nouvel accord étant conclu entre IARS et l’organisme de financement pour une autre année, l’employé peut obtenir un nouveau contrat à la discrétion de l’employeur en fonction du nouveau PRM, la disponibilité des fonds, la performance de l’employé, et les termes et conditions de l’agence de financement, etc. IARS n’a aucune obligation pour accorder une autre possibilité d’emploi à un employé dont le contrat a pris fin.

Sur acceptation de la nomination, le nouvel employé recevra son contrat de travail, signé par le Directeur de Programme Pays ou le DG pour le personnel nationaux et expatriés, respectivement.

Le contrat de travail indiquera les termes de référence de l’employé et son superviseur immédiat à qui l’employé doit rendre des comptes sur une base de jour au jour.

La conclusion de l’accord de contrat de travail doit être soumis à l’employé en fournissant à l’employeur tous ses copies certifiées conformes des diplômes universitaires et un certificat de santé récent signé par un médecin agréé confirmant l’aptitude à l’emploi, les qualifications relatives aux expériences de travail, les photos d’identité, les copies de passeports ou de la carte d’identité et d’autres documents que l’employeur peut exiger.

Le contrat de travail sera conclu par écrit ; trois exemplaires seront signés dont l’employé recevra un tandis que deux copies resteront avec IARS.

Toutes les modifications et les accords supplémentaires à ce contrat seront effectués en consultation et par écrit afin d’être considérés comme valides.

Une copie du contrat de travail signé par l’employé sera classée dans son dossier personnel.

En signant le Contrat Individuel de Travail, l’employé accepte d’entreprendre des tâches et des responsabili-tés qui sont spécifiées dans les termes de référence, dont il/elle a reçu et accepté.

3.5.5. Informations Biographiques Une fois nommé, un employé remplira un formulaire de données biographiques pour que IARS

connaisse et ait des informations factuelles sur sa durée de vie et d’emploi, sur ses expériences globales.

Le formulaire de données biographiques mettra l’accent sur d’autres aspects des employés de IARS autres que leur expérience de l’enseignement et de la carrière, tels que leur état matrimonial, les noms des parents, leurs dates de naissance, le sexe, la religion, la race et la nationalité.

Les données biographiques seront considérées comme un aspect important de la fonction des RH au sein de l’IARS, car elles seront utilisées pour fournir des réponses sur le comportement passé d’un employé qui à son tour fournira des prévisions utiles sur le comportement futur d’un tel employé. Elles contiendront des comportements passés réels plutôt que des spéculations personnelles sur le comportement possible. Voir le Formulaire Bio Data, Annexe 6 ; Nombre Document de Référence No IARS/BDF/06.



3.5.6. Formulaire Personnel d’Informations en cas d’Urgence Un employé remplira également un Formulaire d’Urgence personnelle pour fournir des informations

supplémentaires les concernant. Cette information sera toujours utilisée par le Bureau des Ressources Humaines dans la gestion des

situations d’urgence concernant les employés. Le formulaire devra contenir des informations telles que les noms et les coordonnées des personnes

à contacter en cas d’urgence ; les médicaments qu›un employé prend sur une base régulière, des conditions allergiques, le cas échéant, et les médicaments pris pour de telles allergies, etc.

Le formulaire sera mis à jour régulièrement afin de donner des informations à jour à propos de l’employé. Pour plus de détails, consulter le Formulaire d’Informations personnelles cas des urgences, Numéro de Réfé-rence Annexe 7 Numéro de IARS / PEIF/07.

3.5.7. Induction et Orientation Au cours de la première semaine de l’emploi, chaque nouvel employé sera muni d’un programme

d’orientation et d’induction initiale appropriée à sa position. Le programme d’orientation initiale doit être conçu pour accueillir et intégrer les nouveaux employés

dans l’organisation et pour fournir les informations et le soutien nécessaires afin de s’assurer que l’employé est bien préparé pour sa position.

Entre autres, le programme d’orientation devra inclure un bref aperçu historique à propos de IARS se concentrant spécifiquement sur son histoire, sa vision, sa mission, ses valeurs, ses programmes, ses politiques et ses objectifs stratégiques, tandis que le programme d’induction se concentrera sur le contenu du travail et de l’emploi des relations détaillées.

Les directives d’induction seront formulées pour s’assurer que chaque nouvel employé reçoit des in-formations nécessaires ; des outils et du soutien pour lui permettre de devenir un membre productif de l’équipe de IARS dans un temps aussi court que possible.

La Direction des Ressources Humaines et le Superviseur immédiat/Chef de département de l’employé devra assumer la responsabilité commune pour l’orientation/induction de la nouvelle équipe. (Voir Liste induction, Annexe 8 ; Document de Référence IARS / IC / 08).

3.5.8. Période d’Essai Tous les nouveaux employés seront soumis à l’essai comme stipulé dans le contrat de l’employé et

en conformité avec les lois de travail du pays. Les trois à six premiers mois d’emploi sont probatoires. Pendant ce temps, les deux parties doivent

évaluer l’aptitude à l’emploi avec IARS. Ceci sera donnera également à la direction l›occasion d›évaluer les niveaux de compétences et d’examiner les domaines de préoccupations potentielles.

Durant la période d’essai, l’emploi peut être résilié par chacune des parties pour quelque raison que ce soit, avec ou sans motif, avec un préavis de deux semaines.

A la fin de la période d’essai, l’employé et l’employeur doivent se rencontrer et examiner les progrès réalisés à ce jour. A cette étape, l’une des trois choses se produira :

• Confirmation dans la fonction• Extension de la période d’essai (tel que stipulé dans la législation de travail du pays).• Cessation d’emploi

Les employés en période d’essai n’auront pas droit à un congé annuel. Leurs congés annuels cumulés seront pris lors de leur confirmation dans l’emploi.

A la fin de la période d’essai, l’employé subira une évaluation intérimaire. Pour le personnel national, le su-perviseur ensemble avec un délégué de la Direction des Ressources Humaines devra procéder à l’évaluation de la performance et le transmettre au CPD. Sur la base de cette recommandation, le CPD décidera soit d’émettre une lettre de confirmation, de prolonger la période d’essai ou de résilier le contrat comme stipulé dans les lois du travail qui régissent ce pays (voir Formulaire d’Evaluation de la Période d’Essai, Annexe 9 ; Document de Référence IARS/PPEF/09)

Durant la période d’essai, un employé national recevra le salaire brut complet et toutes les prestations nor-males, à l’exception des prêts et des avances sur salaire.


3.6. Gestion du RendementObjectif

Le système de gestion du rendement de IARS sera une préoccupation pour améliorer la performance individuelle et d’équipe afin d’atteindre efficacement les objectifs de l’organisation.La gestion du rendement sera un processus continu de suivi et d’évaluation du rendement de chaque employé.

L’évaluation du rendement de IARS et le système d’évaluation fourniront une occasion de discuter des plans d’amélioration du rendement, le développement des compétences et la croissance globale de la carrière et le développement

Les évaluations du rendement devront être effectuées périodiquement et régulièrement.

3.7. Objectifs de la Gestion du Rendement.Les objectifs de la gestion du rendement et de l’évaluation sont fixés à trois niveaux à IARS :

Niveau organisationnelS’assurer que IARS répond à ses objectifs grâce à une gestion prudente de ses performances.Identifier les forces des employés et développer pleinement leurs potentiels.Utiliser les commentaires des clients pour s’assurer que les lacunes du rendement sont identifiées et des mesures correctives sont prises en temps opportun.S’assurer que les employés sont récompensés en termes de contribution individuelle à la réalisation des objectifs de IARS.

Niveau de SupervisionFournir des normes claires par rapport auxquelles les employés doivent être évalués.Fournir une évaluation objective des capacités et des réalisations de leurs supervisés.

Utiliser le processus comme une méthode d’examen des objectifs particuliers et identifier les besoins de développement, et fournir les interventions nécessaires pour atteindre ces objectifs.

Niveau de l’employé• Se mettre d’accord sur les objectifs clairs du rendement et élaborer un plan de développement

efficace pour soutenir la réalisation de ces objectifs.

Comprendre les attentes et les critères d’évaluation de IARS.

* Avoir un cadre clair de l’auto-évaluation périodique.

3.8. Eléments de Gestion du RendementLa Gestion du Rendement à IARS sera composée de quatre éléments de base :

La gestion au jour le jour du rendement d’un individu pour faire en sorte que ce qui doit être atteint soit réalisé de manière efficace et en temps opportun.• La responsabilité individuelle/plans opérationnels permettant aux employés individuels ainsi que leurs

superviseurs de se mettre d’accord sur les objectifs du rendement/objectifs à atteindre dans une période spécifique (normalement deux fois par an).

• L’examen du rendement ou l’évaluation qui est une appréciation de chaque employé pour savoir s’il/elle fait son travail en fonction des objectifs clairement définis ou d’un plan de travail convenu (habituellement tenu une fois par an) ou en fonction des intérims convenus par intervalles.

Le développement des employés à travers la compétence existante, les connaissances et l’expérience de chaque employé sont développés afin qu’il ou elle exécute aussi efficacement que possible le travail.

3.9. Principes de Gestion du Rendement Les principes de gestion du rendement à IARS sont : Le principe du Consensus et de la Coopération – celui-ci visera à obtenir un consensus de tous les

intervenants par opposition au contrôle ou à coercition des employés. Le principe de continuité- ce principe vise à avoir un processus continu et révolutionnaire dans lequel



le rendement devra être amélioré au fil du temps grâce à avoir une rétroaction continue. Le principe de la participation et de l’inclusion-ce principe vise à avoir une mesure du rendement et

de l’évaluation basée sur des objectifs définis en commun.

Le principe d’esprit d’ouverture - ce principe vise à avoir un style de gestion qui est ouvert et honnête et en-courage la communication bidirectionnelle entre le superviseur et le supervisé.

3.10. Revue du Rendement et Processus d’Evaluation Introduction Le processus d’évaluation à IARS est conçu pour être un effort de collaboration entre collègues, à sa-

voir entre les évaluateurs (les superviseurs) et les évalués (les supervisées) et se compose de deux étapes, à savoir ; la phase d’auto-évaluation et l’étape de l’entrevue sur le rendement.

Les deux superviseurs administratifs et techniques conduiront des évaluations annuelles (pour la confirmation d’employés en période d’essai) et intérimaires pour chaque employé, le cas échéant. Puisque l’évaluation est un processus continu, le superviseur sera tenu de surveiller, de discuter et d’enregistrer la performance de l’employé tout au long de l’année.

Les employés doivent tenir un dossier documenté sur leurs réalisations et leurs domaines d’amélioration.

Première Etape : Auto-évaluation En se préparant pour une évaluation, chaque employé devra revoir son propre rendement par rapport

aux objectifs fixés et des indicateurs du rendement convenus pendant la période d’évaluation (pé-riode sous revue).

Pendant les évaluations annuelles, le salarié parmi d’autres domaines d’intervention, prendre la responsabi-lité initiale pour représenter son/ses réalisations à son superviseur ; discuter et convenir des objectifs pour l’année prochaine.

Deuxième Etape : Entretien d’Evaluation Au cours de l’entrevue, le superviseur devra examiner et discuter de l’auto-évaluation de l’employé. Chaque employé aura la possibilité de discuter de son rendement en termes de son emploi à la des-

cription de son travail et de tous les objectifs et tâches spécifiques fixés pour la cession, trimestre ou année.

En outre, le processus d’évaluation devra fournir à la fois au superviseur et à l›employé une occasion de réfléchir sur les changements dans le travail vis-à-vis de la description de l’emploi, par exemple, des variations de portée et de responsabilité.

L’entretien d’évaluation sera un forum dans lequel un employé obtient une chance de savoir com-ment son rendement est mesuré et donc de recevoir des directives pertinentes sur le prochain plan d’action, mais offre également des opportunités pour les aspirations de carrière au sein de IARS.

L’entretien d’évaluation devra être un processus à double sens et les deux parties ont pleinement l’occasion d’exprimer leurs opinions dans le cadre d’un dialogue constructif.

Au cours de l’entrevue, il sera montré aux employés ce qui a été écrit à leur sujet, y compris des recommandations sur la formation ou le développement de leur carrière future.Le processus d’éva-luation complet doit être clairement documenté et bien signé par toutes les parties prenantes. Une copie de ceci sera conservée par le bureau des Ressources Humaines pour référence future.

Selon le processus d’évaluation, le département des Ressources Humaines devra dresser une liste des besoins de formation des employés et développer le calendrier de formation pour l’année suivante. (Voir le Formulaire d’Evaluation du Rendement des Employés, Annexe 10 ; Document de Référence No IARS/EPEF/10).


3.10.1. Avis d’Amélioration* Un avis d’amélioration du rendement sera servi à un employé dont le rendement a été trouvé en

dessous des normes de rendement acceptables. Ce sera après avoir procédé à une évaluation du rendement du personnel et que les résultats aient révélé des normes de performance inacceptables. Le formulaire sera utilisé comme un moyen formel de mettre le personnel au courant de leur mauvaise performance, en-dessous de normes ou d’un inacceptable rendement identifié de toutes les res-ponsabilités de base, des objectifs, des missions spéciales ou des objectifs de l’unité qui tombent en-dessous du niveau d’apprentissage satisfaisant de IARS.

* L’avis d’amélioration devra être établi en trois exemplaires, une copie pour le dossier personnel de l’employé, une deuxième copie pour le superviseur et l’original à l’employé, qui doit aussi accuser réception de cet avis.

* L’avis sera servi à tout moment pendant le cycle de rendement et devrait être achevé au plus près de l’apparition de mauvaises performances, le cas échéant. Il doit inclure un plan d’amélioration, ce qui devrait avoir une période d’amélioration de pas moins de 30 jours ou pas plus de 180 jours civils.

* Le superviseur et l’employé seront responsables de l’élaboration du plan d’amélioration en consul-tation avec le superviseur général. Si un accord ne peut être atteint, la recommandation du superviseur sup-plantera. Voir Avis sur l’Amélioration du Rendement, Annexe 11 ; Document de Référence No IARS/NFPI/11.

3.11. Formation et Perfectionnement

3.11.1. Engagement de IARS• L’IARS s’engage à fournir un soutien de formation et de développement à ses employés comme un

moyen de veiller à ce qu’ils développent les connaissances et les compétences nécessaires pour atteindre leurs objectifs organisationnels.

La formation et le développement servent comme un outil pour veiller à ce que l’IARS continue d’avoir accès à un pool d’employés talentueux et qualifiés.

3.11.2 Lignes Directrices de Formation de IARS Les possibilités de formation sont ouvertes à tous les employés, sans discrimination. La formation et le développement organisés pour les employés seront liés aux travaux de IARS et spéci-

fiques aux besoins de formation identifiés. Les objectifs et les buts de chaque activité de formation doivent être clairement indiqués sur le plan de

formation des employés. IARS devra disposer du temps nécessaire pour les activités pertinentes et approuvées de développement

du personnel. Dans le cas de ressources limitées, les activités de formation se concentreront sur les formations équipe/

de groupe plutôt que des formations individuelles.

o La responsabilité de la formation reposera sur :

Les responsables hiérarchiques qui seront responsables du développement permanent de leurs em-ployés grâce à la formation de la planification, de conseils, de mentorat et de coaching visant à les aider à atteindre des niveaux de rendement plus élevés.

(Voir Plan de Développement Personnel, Annexe 12 ; Document de Référence No IARS/ SDP/12; et Demande de Formation, Annexe 13; Document de Référence No IARS/RFT/ 13)

3.11.3. Identification des besoins de formationPour s’assurer une approche professionnelle, déterminée et basée sur les besoins de la formation, l’IARS devra instituer un processus d’évaluation des besoins de formation qui est conduit par la gestion de la performance de l’organisation et des processus de planification stratégique.

3.11.4. Méthodologie de FormationIARS fera usage d’une variété de méthodes de formation et devra, dans chaque cas, appliquer celle qui est la plus appropriée, en fonction de la nature de la formation à examiner, le nombre d’employés nécessitant la formation et le mode le plus rentable de fournir une telle formation.



3.11.5. Formation à la GestionTous les employés qui ont la responsabilité de gérer doivent recevoir une formation en gestion et d’autres for-mations appropriées pour les aider à développer des compétences afin d’obtenir des résultats à travers d’autres personnes.

3.11.6. Formation sur le tas Celle-ci est la plus importante et de loin la forme la plus bénéfique de la formation pour les employés et

IARS.

La formation sur le tas doit être de la responsabilité du supérieur hiérarchique ou du gestionnaire et doit être menée en conformité avec les niveaux de compétences de l’employé.

Dans les cas où plusieurs employés ont besoin de formation dans un domaine de compétence spécifiée, IARS offrira cette formation sur une base de groupe. Dans de tels cas, un employé qualifié organisera et animera des sessions de formation appropriés pour les employés.

* Alternativement, un consultant externe sera contracté pour concevoir et présenter le programme de for-mation nécessaire.

3.11.7. Formation ExterneIARS offrira une occasion aux employés d’être envoyés en formation à une institution externe dans le pays ou à l’étranger, soit individuellement ou en groupe. Ce sera après la recommandation du responsable opérationnel et du directeur des ressources humaines et l’approbation du CPD ou PDG.

La formation externe sera conforme à l’évaluation des besoins de formation et sera expressément approuvée par le Directeur Exécutif en fonction de la disponibilité des ressources. (Voir la Fiche de Développement Personnel, Annexe 14 ; Document de Référence No IARS/DTS/14 et le Formulaire d’Evaluation de la Formation, Annexe 15 ; Document de Référence No IARS/TEF/15).

3.12 Sortie du Personnel et Entrevue/Compte RenduA la fin de l’affectation d’une Réunion de Compte Rendu avec le Gestionnaire devra avoir lieu et un Rapport de fin de contrat devra être produit. Le but est de fournir un feedback constructif sur le programme à IARS, les systèmes de soutien, les ressources humaines, et sur tout autre sujet que le salarié trouve pertinent (voir Formulaire d’Interview de Sortie, Annexe 16 ; Document de Référence No IARS/FEI/16).

3.12 Sortie du Personnel et Entrevue/Compte RenduA la fin de l’affectation d’une Réunion de Compte Rendu avec le Gestionnaire devra avoir lieu et un Rapport de fin de contrat devra être produit.

Le but est de fournir un feedback constructif sur le programme à IARS, les systèmes de soutien, les ressources humaines, et sur tout autre sujet que le salarié trouve pertinent (voir Formulaire d’Interview de Sortie, Annexe 16 ; Document de Référence No IARS/FEI/16).


4. POLITIQUES GENERALES EN MILIEU DE TRAVAIL

4.1 Emploi à Chances Egales• IARS s’engage à offrir un milieu de travail exempt de toutes formes de discrimination et d’harcèlement,

notamment le harcèlement sexuel et du genre, et l’intimidation.• Aucun employé ne sera discriminé en raison de la race, la tribu, la religion, la couleur, l’âge, le sexe,

l’orientation sexuelle, l’origine nationale ou l’invalidité.• Cette politique d’égalité des chances devra s’étendre à tous les aspects de la relation d’emploi, y compris

le recrutement, la promotion, la formation, la rémunération, les mesures disciplinaires et de licenciement.• Tout recrutement se fera sur la base du mérite, dans les dispositions des statuts, les principes de chances

égales et de non-discrimination, d’égalité tel que décrit ci-dessus.

4.2 Heures de travail• Dans chaque pays, les heures de travail applicables seront adaptées à la loi spécifique de travail du pays.• Les heures de travail normales, excluant les pauses, seront de huit heures par jour ou 40 heures par

semaine, du lundi au vendredi. L’employé devra être en mesure d’accepter de travailler des heures supplémentaires pour terminer les tâches en suspens en cas de besoin. Dans ces cas, l’employé aura droit à une compensation en nature ou en espèces selon que les ressources le permettent.

• Si l’employé est tenu de travailler pendant les jours fériés, le Superviseur peut décider de compenser cela en accordant le temps compensatoire des employés hors tension.

• L’employé ne peut être absent du travail qu’avec l’approbation préalable de l’employeur. Lorsque les circonstances excluent ceci, l’employé doit informer son superviseur dans les quatre premières heures d’absence.

• Si le salarié est absent du travail sans avoir obtenu le consentement de l’employeur, ou sans avoir notifié son inaptitude médicale ou, après avoir été certifié son incapacité au travail, le salaire doit être réduit proportionnellement à la durée de l’absence de l’employé.

• En cas d’absence non autorisée du travail pendant une période de deux (2) jours de travail consécutifs (pour le personnel national) complets sans notification du projet ou du bureau ou sans un certificat médical ou sans bonne cause excusable étant représenté aux termes du contrat, ce contrat de travail arrivera à terme automatiquement.

• Pour le personnel expatrié, se référer au chapitre trois pour des politiques spécifiques pour les expatriés

4.3 Lieu de travail• L’employeur se réserve le droit de désigner l’employé à d’autres tâches au sein du projet et de lui donner

d’autres responsabilités d’un niveau équivalent à celles qu’il/elle a occupées jusqu’à ce moment. Ceci inclut le droit de l’employeur de transférer le lieu de déploiement de l’employé à un autre lieu de travail dans le pays de déploiement ou à tout autre pays dans le cas du personnel expatrié.

• Le lieu de travail de l’employé est toutefois précisé dans le contrat individuel de travail ou dans la lettre de transfert signé par le Directeur de Programme Pays pour les nationaux ou par le Directeur Exécutif pour les expatriés.

4.4. Politique de Déploiement• L’objectif de la politique de déploiement de IARS est de fournir les meilleurs services possibles aux

bénéficiaires ciblés et aux clients de IARS, de bâtir et d’encourager le développement professionnel et le travail d’équipe au sein de l’Organisation.

• Afin de répondre aux environnements opérationnels changeants, IARS se réserve le droit de redéployer/désigner tout employé entre deux emplois et autour des sites ou des pays d’opérations ou auprès de la clientèle de IARS pour répondre aux besoins de l’organisation et des clients.

• La base pour prendre des décisions de déploiement consistera en la répartition et la distribution du travail, avec l’intention d’optimiser l’utilisation de la capacité et des ressources internes.

• Il faudra aussi reconnaître que redéployer un employé à un environnement de travail différent peut être une partie utile du développement de la carrière et du personnel.

• La nécessité de redéploiement peut aussi être amorcée par le siège social, le superviseur immédiat, le chef du département ou l’employé.

• La nécessité de redéploiement peut également survenir dans des cas où l’Organisation décide de fusionner, de supprimer les postes ou comme une mesure disciplinaire lorsqu’il s’agit de placer les



employés sous surveillance étroite.• Dans tous les exemples mentionnés, la partie initiatrice abordera la Direction des Ressources Humaines

qui devra à son tour faire des consultations ou convoquer une réunion si nécessaire, entre le supérieur immédiat actuel et le Chef de département ou les sous/chefs des bureaux extérieurs.

• Dans le cas où il existe un accord pour le redéploiement/la désignation, la Direction de RH devra obtenir l’approbation respective du Directeur Programme Pays pour le personnel national ou du Directeur Exécutif pour les expatriés.

4.5. Discrétion Professionnelle• L’employé observera une discrétion totale au cours de son emploi et pour une période de trois ans après

l’expiration du présent contrat à l’égard de toutes les questions, qui deviendront connues de lui/elle au cours de son emploi.

• De temps en temps, les employés de IARS peuvent entrer en contact avec des informations confidentielles, y compris mais non limitées à l’information sur les partenaires de IARS, les fournisseurs, les finances et les plans d’affaires. Les employés sont tenus de garder toutes ces questions qui peuvent être divulguées pour eux ou connues d’eux comme confidentielles.

• Toute information confidentielle obtenue grâce à l’emploi avec IARS, ne doit pas être utilisée par un employé à des fins personnelles ou pour favoriser une entreprise extérieure.

• La transmission d’informations ou de données d’affaires à des clients et des concurrents qui affectent négativement les contrats existants et l’acquisition de nouveaux contrats est considérée comme une raison de résilier le contrat de travail sans préavis.

• Les employés ne doivent donc pas communiquer ou faire communiquer, pour quelque raison que ce soit, une information mise à leur disposition en leur qualité officielle, si ces informations ont trait directement ou indirectement à des affaires de l’organisation, sans la permission de l’équipe dirigeante et/ou de l’Equipe de Gestion Pays.

Ceci ne s’appliquera pas à l›information ou des faits qui sont de notoriété publique, ou qui ne sont pas d’une nature significative.

• Pour le personnel expatrié, se référer au Chapitre Trois sur les politiques spécifiques pour les expatriés.

4.6 Protection de la Propriété et des intérêts de IARS• Les employés sont tenus de manipuler avec un soin extrême tous les équipements et matériaux mis à

leur disposition et de retourner tous les articles en bon état de fonctionnement lors de la cessation de l’emploi.

• L’employé sera tenu responsable de tout dommage à l’équipement ou aux matériaux en raison de la négligence ou du mauvais usage intentionnel qui sera déterminée par l’Equipe de Gestion Pays et/ou l’Equipe dirigeante.

• Si un employé ne parvient pas à retourner la propriété de IARS en bon fonctionnement de travail à la fin de son contrat, la valeur de la propriété sera déduite de tous les avantages finaux attendus.

4.7 Publication• Un employé ne doit pas écrire, publier ou contribuer avec des articles dans un journal, une présentation,

un journal ou un magazine sur une quelconque question ou sujet, qui concerne les activités IARS sans l’autorisation écrite expresse de l’Equipe dirigeante ou du Directeur Exécutif.


4.8. Documents du Projet• Le Software, les plans, les documents, les copies papier et électroniques, les photocopies, etc. versées

par l’employé sont la propriété de l’employeur. Lors de la résiliation de son emploi, ce dernier sera obligé de retourner à l’employeur tous les documents relatifs au projet, sous une forme complète et ordonnée.

4.9. Ratures/Modifications• Un employé ne devra pas faire des ratures dans les documents de l’organisation. Les modifications qui

ne conduisent pas à des effacements peuvent être faites sur approbation de l’Equipe de Gestion Pays et/ou du Directeur Exécutif.

En cas de modifications dans les enregistrements électroniques, de telles modifications seront précédées d’une autorisation signée par le Supérieur immédiat, Directeur de Programme Pays et/ou du PDG.

4.10. Politique de Communication• L’IARS reconnaît que des informations exactes, détaillées et à jour sur tous les aspects des opérations

sont essentielles au bon fonctionnement de l’organisation. • Le Conseil d’Administration encouragera une communication efficace entre toutes les parties de

l’organisation, y compris les employés, les stagiaires et les membres du Conseil à travers une variété de canaux, y compris la haute direction, des assemblées générales et du personnel, les rapports de suivi, les minutes de réunions, un bulletin régulier, des conversations téléphoniques et de face à face, des courriels et lettres.

• Toutes les communications externes au nom de l’organisation passeront par le Directeur de Programme Pays et/ou le DG.

• La Communication du Conseil d’Administration aux employés de l’organisation sera communiquée par le DG au Directeur de Programme Pays qui, à son tour veillera à ce que la communication soit remise à tous les employés tel que justifié par le cas.

• Tous les auteurs de toute forme de communication à tous les employés transmettront le message au Directeur de Programme Pays à travers les chefs de départements ou la Direction des RH qui révisera le contenu et veillera à ce que le message soit remis à tous les employés, le cas échéant.

• L’expéditeur du message enverra des points de discussion à tous les chefs de départements pour s’assurer de l’exactitude et de la normalisation du message à travers l’Organisation.

• Tous les mémos aux employés passeront par le Directeur de Programme Pays ou la Direction de RH avant d’être postés sur les divers panneaux d’affichage de l’organisation.

Toutes les requêtes des employés concernant les activités de l’organisation seront adressées aux superviseurs immédiats des employés.

4.11. Code Vestimentaire * Les employés doivent afficher une apparence propre, bien soignée et éviter les extrêmes.

* La tenue vestimentaire devra démontrer une attitude professionnelle pour travailler et bien refléter l’image de l’organisation en tout temps.

4.12. Uniformes• Lorsque le travail effectué par l’employé exige des vêtements d’uniformes ou spéciaux, ces vêtements

seront fournis par IARS à l’approbation du chef de département concerné.

L’employé est responsable du maintien de l’uniforme propre et en bon état.

4.13. Cartes d’Identité• Tous les employés reçoivent une carte d’identité au début de l’emploi.

• La carte d’identité est la propriété de IARS et doit être remise à la fin du contrat, la cessation d’emploi, le licenciement ou la démission.

Si une nouvelle carte d’identité doit être délivrée dans le cas où l’ancien est perdu, l’organisme exigera de preuves de la perte (par exemple, un rapport de police) et le coût de remplacement sera à la charge de l’employé.



4.14. Santé et SécuritéDéclaration Générale• IARS adoptera les principes universels d’un milieu de travail sain pour inclure un environnement de travail

sûr, des pratiques de travail sains, et des programmes pour promouvoir la santé et réduire les facteurs de risque psychosociaux dans le lieu de travail.

• IARS veillera, à travers une formation régulière et de sensibilisation que les politiques relatives à la santé et la sécurité soient compréhensibles et adaptées pour tous les employés.

Cette politique consiste à prévenir les accidents, les blessures et les maladies résultant de tous les dangers et risques en milieu de travail prévisibles et à répondre rapidement et de manière appropriée lorsque ceux-ci se produisent.

• Sécurité et Code de bonne conduite• Tous les employés seront informés de et accepteront les règles de la situation et de sécurité applicables

à la mission.• L’employé respectera toutes les règles de sécurité établies par IARS.• L’employé se conformera au Code de déontologie de la sécurité.

Toute violation des règles de sécurité ou du Code de déontologie sera considérée comme une faute grave qui entraînera la résiliation du contrat avec ou sans préavis en fonction de la gravité de la faute.

• Accidents de travail• Si un employé se blesse accidentellement dans le lieu de travail pendant les heures de travail, il sera de

la responsabilité du superviseur de l’employé conjointement avec la Direction des Ressources Humaines de prendre des dispositions appropriées pour une attention médicale immédiate.

Tous les accidents impliquant des employés doivent être signalés à la Direction des Ressources Humaines.

• Sécurité• L’IARS n’acceptera aucune responsabilité pour la perte des effets personnels d’un employé dans les

locaux de l’organisation.• Les employés veilleront à ce que les propriétés de IARS en leur possession soient conservées en sécurité.• Le superviseur et de la Direction des RH de l’employé tiendront à jour un inventaire des biens et des

documents en la possession des employés.

Au départ ou au moment de changer de bureau, les employés sont tenus d’établir un rapport de transfert qui sera soumis à la Direction des RH.

• Les politiques, pratiques et procédures suivantes doivent être instaurées et suivies à cet égard :• La disponibilité des kits de premiers secours à chaque lieu de travail et la formation des employés sur

les premiers secours.• La propreté et l’entretien des installations, afin d’assurer qu’il n’y ait pas de dommages aux bâtiments et

équipements qui peuvent causer un danger pour la santé et la sécurité.• Des plans d’évacuation d’urgence sont en place, par exemple en cas d’incendie.• Présence d’extincteurs régulièrement entretenus, et connaissance des employés sur la manière de les

utiliser.• Mise à disposition d’un régime d’assurance en cas d’accident sur le lieu de travail• Activités de soulagement de stress• Stratégie visant à minimiser les risques associés à un long usage des ordinateurs• Equipements de protection disponible pour ceux qui en ont besoin par exemple de gants, bottes, etc.• Disponibilité des numéros de téléphone que tous les employés peuvent consulter en cas de besoin (la police

et d›autres agences de sécurité, les pompiers, les services d’ambulance, clinique externe/hôpitaux, etc.).• Toutes les zones dans le lieu de travail à garder propres et ordonnées, toutes les surfaces de travail à

garder sèches et des mesures appropriées prises pour s’assurer que les surfaces sont antidérapantes.• Les installations d’élimination des déchets doivent être gardées.• Un nombre approprié de toilettes et des installations sanitaires prévues pour les hommes et les femmes.• Toutes les toilettes et installations sanitaires propres et hygiéniques.• Tous les espaces de travail suffisamment éclairés.


• Lorsque sept employés ou plus sont transportés, la licence de l’opérateur sera appropriée pour la classe de véhicule conduit.

• Chaque véhicule utilisé régulièrement pour transporter des employés sera équipé d›un nombre suffisant de sièges.

• Les véhicules utilisés pour transporter les employés seront entretenus régulièrement et en bon état mécanique.

4.15. Violence en milieu de travail• La violence au travail peut être définie comme une menace ou un acte d’agression entraînant des

dommages physiques ou psychologiques, des douleurs ou des blessures à un travailleur, qui se pose au cours du travail. Pour donner suite à la définition de la violence, s’ensuit la définition du mauvais traitement. La violence peut être verbale, psychologique ou sexuelle en nature.

La violence verbale est l’utilisation de remarques importunes, embarrassantes, offensantes, menaçantes ou dégradantes. La violence psychologique est un acte, ce qui provoque la peur ou diminue dans une personne sa dignité ou l’estime de soi.

Enfin, la violence sexuelle est toute avance verbale ou physique importune ou une déclaration sexuelle-ment explicite.

• IARS a une limite de tolérance zéro en ce qui concerne le harcèlement et la violence. Les employés ou les stagiaires qui participent dans des activités soit harcelantes ou violentes seront soumis aux procédures disciplinaires, qui peuvent inclure la cessation d’emploi et éventuellement une accusation criminelle.

4.15.1. Harcèlement Sexuel• IARS fournira un environnement exempt d’harcèlement à ses employés et stagiaires. Le respect mutuel,

avec la coopération et la compréhension, doit être la base de l’interaction entre le personnel. IARS ne tolérera ni ne cautionnera un comportement qui est susceptible de porter atteinte à la dignité ou à l’estime de soi d’un individu, ou de créer un environnement intimidant, hostile ou offensant.

• Toute avance sexuelle importune, les demandes de faveurs sexuelles ou verbales, écrites ou toute conduite physique de nature sexuelle par un directeur, superviseur, un collègue, ou non-salarié (tiers) doit constituer du harcèlement sexuel.

• Le harcèlement sexuel peut être physique et/ou psychologique en nature.• A IARS, le harcèlement sexuel est considéré comme ayant eu lieu dans des circonstances suivantes :• La victime ainsi que l’harceleur peuvent être mâles ou femelles ou peuvent ne pas être du sexe opposé.• L’harceleur peut être un superviseur, un collègue, un agent extérieur à l’employeur, ou un non-salarié.• La victime n’a pas à être la personne harcelée, mais pourrait être toute personne touchée par la conduite

offensive.

O Le Bulletin de l’ONU, ST/SGB/2003/13, Mesures Spéciales pour la Protection contre l’Exploitation et les Abus Sexuels, fait partie du contrat de travail et l’employé s’engage à les respecter. Ne pas le faire pourrait entraîner une résiliation immédiate du contrat de travail.

4.15.2 Enquête Sur le Harcèlement Sexuel• IARS enregistrera toutes les plaintes ou les préoccupations sur le harcèlement ou la discrimination

présumée ou possible au sérieux, peu importe si un mineur ou quelqu’un d’autre est impliqué.• IARS veillera à ce que le harcèlement ou la conduite inappropriée sexuellement orientée est rapportée

aux Ressources Humaines immédiatement afin qu’une enquête rapide puisse être diligentée.• IARS prendra toute mesure appropriée pour éviter des représailles ou une conduite interdite de se

reproduire pendant et après des enquêtes ou des plaintes.• Les superviseurs qui permettent sciemment ou tolèrent le harcèlement sexuel ou de représailles seront

en violation de cette politique et seront soumis à la discipline.• L’organisation mènera une enquête approfondie et neutre de toutes les plaintes sur le harcèlement sexuel

dénoncé dès que possible.• En général, au cours d’une enquête sur des allégations de harcèlement sexuel, l’IARS devra examiner

les circonstances, telles que la nature des avances sexuelles, et le contexte dans lequel les incidents allégués se seraient produits.

• Toutes les enquêtes, les plaintes et les enquêtes devront être traitées d’une manière confidentielle. L’information sera révélée strictement sur la base du besoin de savoir.

• Les informations contenues dans une plainte formelle seront conservées d’une manière aussi



confidentielle que possible. Toutefois, l’identité du plaignant sera révélée à l’intimé et aux témoins lorsque nécessaire. Le Directeur des Ressources Humaines prendra des mesures adéquates pour s’assurer que le plaignant est protégé contre les représailles pendant la période de l’enquête.

• Toutes les informations relatives à une plainte de harcèlement sexuel ou de l’enquête seront gardées par le Directeur des Ressources Humaines dans des fichiers sécurisés. Le Directeur des Ressources Humaines peut répondre à toutes les questions relatives aux procédures de traitement des informations sur les plaintes liées au harcèlement sexuel et des enquêtes sur les plaignants et les personnes interrogées.

• Une détermination sur les allégations sera faite à partir des faits au cas par cas. Quelques exemples de harcèlement sexuel :

• Blagues offensantes, farces et des mots à double signification (des blagues avec un aspect sexuel ou la nature de leur scène dirigée vers une autre personne et qui peuvent perturber, humilier, blesser ou traumatiser l’autre)

• Commentaires importuns/grossiers sur l’apparence• Affiche de matériels sexuellement offensifs• Les demandes et les menaces pour le licenciement /le transfert de rétrogradation basé sur des faveurs

sexuelles• La spéculation sur la vie privée de l’employé et/ou ses activités sexuelles• Violence sexuelle réelle ou appréhendée

4.15.3. Déclaration des cas de harcèlement sexuel• Les cas de harcèlement sexuel doivent être signalés immédiatement à tout membre de l’Equipe de

Gestion Pays et/ou de l’Equipe dirigeante.• Les membres des équipes qui reçoivent des cas de cette nature doivent traiter l’information de manière

aussi confidentielle que possible.• Toute personne trouvée coupable de harcèlement sur ses collègues peut faire l’objet d’un licenciement

sommaire.

4.15.4. Gestion du harcèlement• Celle-ci se produira lorsqu’un directeur ou un superviseur donne ou refuse, une prestation de

travail liée en échange de faveurs sexuelles de la victime ou prend une action défavorable contre un employé pour avoir refusé une demande de faveurs sexuelles.

• La menace de prendre de telles actions est également une violation de cette politique.

4.16. Lieu de Travail Sans Fumée• L’IARS a une politique d’un lieu de travail sans fumée.• Il est interdit aux employés de fumer dans les salles des bureaux.

Le tabagisme peut se faire à l’extérieur du bureau.

4.17. Népotisme• Les employés doivent être nommés sur la base des qualifications et des performances appropriées.• Les relations de famille, mariage ou le partenariat ne constituera ni un avantage ni une force de

dissuasion pour une nomination chez l’IARS pourvue que la personne répond aux et remplit les normes de nomination appropriées.

• Il n’est pas dans l’intention de cette politique d’encourager l’emploi des parents dans le même département, mais plutôt de souligner à nouveau l’idée que la sélection des employés se fera sur la base des qualifications professionnelles.

o Aucun candidat ne doit être embauché pour un poste où il peut répondre à, ou superviser un membre de sa famille immédiate. La famille immédiate est définie comme : parent (s), beau parent (s), le parent adoptif (s), frère (s), un grands-parents (s), et son conjoint, y compris le droit commun, beau-fils (RAN) ou pupille du membre du personnel, beau-père ou belle-mère. Les relations personnelles avec d’autres employés ou des membres du Conseil d’Administration de l’IARS devraient être divulgués avant d’accepter toute offre de l’employeur. Tout manquement de divulguer cette information serait considérée comme contraire au Code de bonne conduite du personnel.

o Les membres de la même famille immédiate dont les qualifications se classent chacune d’elles au premier rang pour les postes à l’étude peuvent être embauchés, aussi longtemps


que ni le membre de la famille n’est immédiatement responsable de la décision d’embaucher, de la supervision, de la direction, de l’évaluation ou de la recommandation du salaire de l’autre.

Dans de tels cas, toutes les décisions finales seront soumises au Directeur de Programme Pays pour les nationaux ou au DG pour les expatriés.

4.18. Conflit d’Intérêtso IARS cherche à éviter des conflits d’intérêts potentiels posés par les relations personnelles

étroites entre les employés et les clients, bénéficiaires, ou d’autres personnes participant à des activités de IARS.

o Comme utilisés dans cette politique, « les rapports personnels étroits » comprennent les relations de la famille proche tels que conjoint, parents, enfants, frères et sœurs, cousins et d’autres relations ; ou de relations sexuelles ou amoureuses consensuelles.

o Tout salarié engagé dans une relation personnelle étroite avec une autre personne tel que défini dans la présente politique est responsable de la divulgation de cette relation par écrit à son Superviseur, à la Direction des Ressources Humaines et au Directeur Pays ou au Directeur Exécutif selon le cas.

o Pour s’assurer que les rapports personnels étroits entre les employés et les clients, et les bénéficiaires n’influent pas sur les décisions en matière d’embauche, de promotion ou de l’accès aux matières, de l’argent ou d’autres ressources financières ou d’autres biens ou services fournis par IARS.

o Chaque employé est également responsable de la notification par écrit au responsable dans le cas où une relation personnelle étroite se termine.

o Les employés sont autorisés à fournir toute assistance ou service par le biais des activités de IARS à tous ceux avec qui ils ont une relation personnelle étroite sauf si elles ont révélé cette relation.

o Il est interdit aux employés de superviser et de participer à toutes les décisions d’embauche, de promotion, et d’évaluation, directement ou indirectement qui peuvent affecter un individu avec qui ils ont une relation personnelle étroite.

o Lorsqu’informé d’une relation personnelle étroite en conformité avec cette politique, le Directeur de Programme Pays ou le Directeur Exécutif, en collaboration avec la Direction des RH devra recommander des mesures pour éliminer tout risque de conflit d’intérêts.

o Dans le cas d’une relation personnelle étroite superviseur-subordonné, un effort raisonnable devra être fait pour réaffecter l’un des employés à un autre poste ou l’emplacement.

o Le défaut de divulguer l’existence ou la fin d’une relation personnelle étroite, conformément à cette politique est une cause d’une mesure disciplinaire.

4.19. Les employés qui estiment que cette politique est violée devraient signaler la préoccupation à un superviseur, ou à la Direction des Ressources Humaines.

• Récompenses, cadeaux, avantages• Dans le cadre de travail, un employé peut parfois recevoir des cadeaux ou l’hospitalité des

entrepreneurs, consultants, membres ou d’autres membres du public. Dans certains cas, accepter de tels dons pourrait vous placer dans une situation difficile, ouverte à des allégations de corruption, et d’une procédure disciplinaire.

o Pour que vous sachiez ce qui est acceptable, et pour vous protéger contre de telles allégations, l’IARS a adopté la politique suivante :

o Il est une obligation que tous les employés soient ouverts, et non mystérieux dans leurs relations avec les organisations extérieures.

o Tous les cadeaux et l’hospitalité, immédiatement après réception, doivent être consignés par écrit, dans un livre ou un registre tenu à cet effet dans les bureaux centraux et régionaux, et devraient être reconnu par une lettre de remerciement du Directeur Exécutif devant être versée au dossier.

o Les cadeaux mineurs, par exemple calendriers, agendas, articles de papeterie, ou des petits cadeaux tels que la nourriture, confiserie, etc., peuvent être acceptées et ne doivent pas être enregistrées.

o Les cadeaux de grande valeur ne doivent pas être acceptées et, s’ils sont reçus, doivent être retournés à l’expéditeur sans délai.



o L’argent ne devra en aucun cas être accepté.o L’accueil sous la forme de boissons et de repas peut être accepté lorsqu’il est fourni dans le

cours normal des affaires - par exemple, déjeuner aux frais de l’entrepreneur lors d’une réunion ou d’une fonction d’affaires.

o Aucun cadeau ou une quelconque hospitalité ne devrait être accepté des entrepreneurs qui soumissionnent de contrats d’adjudication pendant la période de soumission.

o Les dossiers seront inspectés périodiquement par les Membres du Conseil d’Administration, et seront sujets à une vérification par l’Audit Internet.

Le manquement à adhérer à ce qui précède sera considéré comme une méconduite grossière et pourrait mener au licenciement.

4.20. Fraude* Les transactions avec les entreprises extérieures doivent être menées dans un cadre établi et

contrôlé par le niveau de la direction de IARS.* Les relations d’affaires avec des entreprises extérieures ne devraient pas entraîner des gains

inhabituels pour ces entreprises.* Le gain inhabituel se réfère à des pots de vin ; primes de produits, les avantages sociaux spéciaux,

réductions de prix inhabituels et d’autres aubaines conçues pour finalement bénéficier l’employeur, l’employé, ou les deux.

* Les plans promotionnels qui pourraient être interprétés comme impliquant un gain exceptionnel devront requérir une approbation spécifique au niveau de la direction.

* Aucune «présomption de culpabilité» n’est créé par la simple existence d’une relation avec des firmes externes.

* Si un employé a une influence sur les transactions portant sur des achats, contrats, ou de baux, il est impératif qu’il ou qu’elle divulgue au CPD/Direction des RH ou au Directeur.

* Le gain personnel pourrait résulter non seulement dans des cas où un employé ou un parent a une participation importante dans une société avec laquelle l’IARS fait des affaires, mais aussi, où un employé ou un parent reçoit des pots-de-vin, don substantiel ou une considération spéciale en raison de toute transaction ou relation d’affaires impliquant IARS. Les activités sont strictement interdites par l’IARS.

Les violations doivent être une cause de résiliation immédiate et, si cela est justifié, d’une action en justice.

4.21. Politique de dénonciationIARS se consacre aux normes les plus élevées possibles en matière de bonne conduite éthique et juridique. Conformément à cet engagement, IARS fournit une possibilité pour les employés d’exprimer leurs préoccupations au sujet de l’inconduite soupçonnée, de la malhonnêteté et de la fraude et de rassurer qu’ils soient protégés contre les représailles ou la victimisation pour dénonciation de bonne foi.

Les dénonciateurs sont des «parties de signalement,» non des enquêteurs. Ils ne peuvent pas agir de leur propre chef dans la conduite de toutes les activités d’enquête, pas plus qu’ils ne disposent d’un droit de participer à toutes les activités d’enquête autres que celles demandées par les enquêteurs.


4.21.1 Procédure de dénonciationIl est de la responsabilité de chaque employé de signaler les préoccupations relatives à l’inconduite soupçonnée, la malhonnêteté ou la fraude. Si une personne sait ou à un soupçon sur l’inconduite, la malhonnêteté ou la fraude, elle doit informer son superviseur, le Direction des Ressources Humaines, le Directeur de Programme Pays ou le Directeur Exécutif.

Pour les besoins de cette politique, la définition de la faute, la malhonnêteté et la fraude inclue, mais n’est pas limiter aux/au/à :

• Actes qui sont incompatibles avec les politiques de IARS• Vol ou d’autres abus de biens de IARS• Anomalies ou autres irrégularités dans les dossiers de IARS• Mauvaises Informations financière • Utilisation abusive des ressources de IARS• Activités illégales• Violations de la politique de l’inconduite sexuelle de IARS• Falsification ou contrefaçon de documents• Comportement qui nuirait à la réputation ou à l’image de l’IARS en tant qu’organisation• Toute autre forme de fraude

4.21.2. Confidentialité• Les violations ou infractions présumées peuvent être soumises sur une base confidentielle par le

plaignant ou peuvent être soumises anonymement.• Les Rapports de violations ou infractions présumées doivent être gardées confidentielles dans la

mesure du possible, en accord avec la nécessité de mener une enquête adéquate.• Tous les efforts seront faits pour protéger l’identité du plaignant.• Si le dénonciateur dévoile son identité, il n’y aura plus une obligation de maintenir cette

confidentialité.

4.21.3. Allégations anonymes* Les employés sont tenus de mettre leurs noms à des allégations dans des circonstances où les

questions et les enquêtes de suivi appropriées peuvent ne pas être possibles sauf si la source de l’information est identifiée.

• Les préoccupations exprimées anonymement seront étudiées, mais une considération sera donnée à :

• La gravité de la question soulevée• La crédibilité de la préoccupation• La probabilité de confirmer l’allégation de sources attribuables• Les dénonciateurs anonymes doivent fournir des preuves corroborant suffisantes pour justifier

l’ouverture d’une enquête.• Une enquête de méfait ou allégations générales non spécifiées ne doit pas être entreprise sans

une preuve vérifiable.• Puisque les enquêteurs sont incapables d’interviewer les dénonciateurs anonymes, il peut être

plus difficile d’évaluer la crédibilité des allégations et, par conséquent, moins susceptible de provoquer une enquête pour être initié.

4.21.4. Agir de bonne foi• Toute personne déposant une plainte doit agir de bonne foi et avoir des motifs raisonnables de croire que

les informations communiquées indiquent une méconduite, malhonnêteté ou fraude.• Toute allégation qui prouve ne pas être motivée, des allégations frivoles et toutes les allégations qui se

révèlent avoir été faites par malveillance ou qui sont sciemment fausses, seront considérées comme une infraction disciplinaire grave et constitueront une raison suffisante pour prendre des mesures disciplinaires contre une telle personne.



4.21.5. Enquêter sur les allégations * Toute plainte avec des preuves supportables et/ou documentées avec des actes répréhensibles sera

étudiée et des mesures correctives et disciplinaires seront mises en œuvre comme il convient. * L’IARS peut faire appel à l’extérieur juridique, aux comptables ou d’autres conseillers, le cas échéant,

pour procéder à toute enquête sur les plaintes concernant l’information financière, la comptabilité, les contrôles comptables internes, les questions d’audit, ou toute autre forme de mauvaise conduite, de malhonnêteté, ou de fraude.

* Dans la conduite de toute enquête, des efforts raisonnables seront faits pour protéger la confidentia-lité et l’anonymat du plaignant.

• Le nombre de contacts entre le plaignant et l’organisme enquêtant sur la préoccupation dépendra de la nature de la question et de la clarté des informations fournies.

• De plus amples informations seront sollicitées auprès du plaignant, si nécessaire.

4.21.6. Absence de représailles * Aucun employé qui, de bonne foi, signale une violation, ne devra subir de harcèlement, de représailles

ou de conséquences néfastes de l’emploi. * Un employé qui exerce des représailles contre une personne qui a signalé une violation de bonne foi

est passible de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à la cessation d’emploi. * Cette politique vise à encourager et à permettre aux employés et aux autres de soulever des préoc-

cupations au sein de l’organisation avant de demander une résolution à l’extérieure de l’organisation. * De plus, aucun employé ne sera affecté parce qu’il refuse d’appliquer une directive, ce qui, en fait, constitue une fraude, ce qui, en fait, est une violation de la politique de l’IARS, ou est une violation des lois nationales.

4.22. Courrier Electronique/Politique et Directives sur l’Internet

4.22.1. Utilisation du Courrier Electronique * Le courrier électronique de IARS (courriel) est un outil précieux pour la conduite des affaires. Il est de

la responsabilité de chaque individu d’utiliser le courriel de manière professionnelle. * Le courrier électronique provenant de serveurs de IARS devrait refléter une image positive de l’orga-

nisation. * Une bonne règle à suivre lors de la correspondance par courriel est d’inclure uniquement les informa-

tions qui seraient écrites dans une lettre ou un mémo. * Les employés devraient envisager la correspondance courriel comme étant, un document perma-

nent, écrit qui peut être surveillé et inspecté. * Les Courriels générés par les employés ne devraient pas être considérés comme personnels ou pri-

vés. Il ne faut pas supposer que lorsqu’un message est supprimé, il est parti pour toujours du sys-tème. Les messages qui sont conservés sont détectables dans les litiges et peuvent être utilisés contre leur créateur.

* IARS se réserve le droit de surveiller l’accès, examiner et divulguer l’utilisation de ses courriels et inspecter le contenu de tout message électronique à tout moment, y compris les documents stockés dans les ordinateurs et sur des disques, et peut le faire en vertu de l’une des circonstances suivantes :

• Sur la base de soupçons raisonnables de toute fraude liée au travail, les fausses déclarations, le vol, ou d’autres activités susceptibles de nuire aux intérêts de l’organisation.

• Enquêter sur les plaintes de conduite inappropriée ou de violations de la politique de l’organisation

• Répondre aux ordonnances des tribunaux en matière de litiges• Activer le flux de travail normal pendant les absences des employés

• Puisque les employés sont ultimement responsables de toute information qui est envoyée à partir de leur ID courriel, il est important de préserver les privilèges d’accès par courriel.

• Les employés doivent considérer leurs mots de passe, signatures en ligne comme personnels, en les gardant privés et ne pas permettre aux autres de les utiliser.

• Les employés doivent se déconnecter de leur ID courriel avant de quitter leur poste de travail.• Le contenu de tous les messages courriel devrait être professionnel dans la nature et dans le respect

des valeurs de l’organisation.


• Une attention particulière devrait être faite lors de la communication des informations confidentielles et/ou sensibles qui ne sont pas déjà du domaine public. Le cas échéant, des messages sur les étiquettes comme « Confidentiel » ou une note « Ne pas envoyer ».

Les activités interdites sur le système de courriel de l’organisation comprennent :• La diffusion de « cotte de mailles » ou autres communications frivoles.• L’utilisation de la langue ou de références qui pourraient être considérées comme

obscènes, diffamatoires ou racistes à des collègues ou des partenariats extérieurs• La sollicitation de marchandises, services ou opinions qui ne se rapportent pas à

l’activité de l’IARS.• Copier ou transmettre le logiciel et/ou des documents protégés par les droits d’auteur

(tels que des clips de publications qui sont protégés par des lois de copyright).

4.22.2 Utilisation d’Internet * L’utilisation de l’Internet et des ressources disponibles sur lui sont un grand atout pour IARS. Toute

utilisation de l’Internet, qui ne poursuit pas les objectifs organisationnels de IARS ou de soutien du travail d’un employé pour IARS est interdite.

• Il est de la responsabilité de chaque individu d’utiliser les ressources de l’Internet de manière responsable. L’utilisation inappropriée se reflète non seulement sur l’organisation, mais peut conduire à des sanctions, y compris la révocation des privilèges, des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement, et, si cela était justifié, une action en justice.

• Parmi les utilisations inacceptables de l’Internet nous citons les suivantes :• Usage en violation des lois nationales, y compris l’envoi ou la réception des matières sous

copyright sans autorisation.

4.24.2.1 Envoi des matériaux harcelants, intimidants, abusifs ou offensants vers ou sur les autres, dans des messages publics ou privés.

4.24.2.2 Envoi des chaînes de lettres ou des opérations pyramidales, «diffusion» des messages inappropriés aux ou à des personnes, ou «envoi de courrier rebut».

4.24.2.3 Le téléchargement ou la télétransmission de matériel pornographique ou obscène.

4.24.2.4 Se lancer dans le téléchargement ou la distribution de logiciels (piratage) illégaux.

4.24.2.5 La propagation délibérée de tout virus, ver, cheval de Troie ou code trappe de l’organisation.

4.24.2.5 Usage pour désactiver ou surcharger un système ou un réseau informatique, ou pour contourner tout système destiné à protéger la vie privée ou la sécurité ou un autre utilisateur.

4.24.2.6 Usage inappropriée de salles de bavardage et des groupes de discussion pour divulguer des renseignements confidentiels, non-publics, privés et autrement protégés.

4.23. Politique sur le VIH/SIDA en Milieu de Travail

Déclaration Générale

La section suivante définit la position et les pratiques de l’organisation par rapport aux employés infectés et affectés par le VIH/Sida.IARS reconnaît l’impact du VIH/SIDA en milieu de travail, et respecte les droits de chaque individu de manière égale, indépendamment de son état de santé.

4.23.1. Confidentiality Toute information concernant le statut VIH d’un employé ou de son/ses membres de famille sera

strictement gardée confidentielle. Chaque employé à un droit commun à la vie privée.

Les employés n’ont pas une obligation légale d’informer IARS de leur statut, ni un travailleur de santé n’a le droit de le faire sans autorisation.



4.23.2. Non-discrimination Aucun employé infecté ou affecté par le VIH/SIDE ne peut être discriminé, stigmatisé ou rejeté.

Tous les cas de discrimination ou de victimisation en milieu de travail seront traités conformément au code de discipline de l’organisation.

4.23.3. EmploietPrestationsPermanentes Le statut VIH seul ne porte pas atteinte au maintien dans l’emploi, la formation, la promotion d’un

employé ou à d’autres possibilités d’emploi. Le rejet de possibilités dans ces circonstances sera traité de la même manière que toute autre

maladie grave.

Les employés infectés par le VIH bénéficieront du même accès aux avantages sociaux des employés comme d’autres employés.

4.23.4. Cessation des services d’un employé Dans le cas d’un employé malade du VIH/SIDA étant médicalement incapable de continuer ses

fonctions, IARS fera des efforts pour modifier son contrat en vue de réduire les fonctions de l’em-ployé à un niveau raisonnable dans la même position.

La résiliation est un dernier recours, et ne sera envisagée que lorsque l’employé n’est plus en mesure d’ac-complir son contrat de travail modifié de manière satisfaisante.

4.23.5. Dépistage du VIH Le dépistage du VIH pour les employés est effectué à des fins de gestion des systèmes de soins

de soutien de l’employé dans l’organisation, et sera effectué fait avec le consentement des employés.

Le dépistage du VIH ne doit pas être entrepris sur les futurs employés, mais sur l’emploi, comme expliqué ci-dessus, et avec le consentement de l’employé.

Un candidat choisi pour la nomination au poste de l’employé sera tenu de passer par un examen médical, et de produire un certificat de bonne santé signé par un médecin en exercice (ou nommé). Le certificat devra indiquer si le candidat est en bonne santé ou non.

Si dans le processus de cet examen, le statut VIH du candidat est révélé, le médecin ne devra pas être considéré comme transmettant cette information à IARS sans le consentement du candidat.

Les employés ne doivent pas subir le test du VIH pendant l’examen médical obligatoire, sauf si, avec leur consentement.

Ils sont, cependant, requis au moins une fois en deux ans, de subir un examen médical effectué par un médecin choisi par IARS, pour confirmer son état de santé et son aptitude au travail.

Le refus de se soumettre à une certaine gamme de tests/examens médicaux peut refuser ou retarder l’obtention d’un soutien médical en temps opportun ou prévu d’un employé par IARS.

4.23.6. Education et Sensibilisation L’IARS devra clairement communiquer sa politique sur le VIH/SIDA à tous les employés pour

qu’ils soient au courant de son contenu. La formation sur le VIH/SIDA, l’éducation, la sensibilisation et le programme d’information sera

mise à disposition et maintenu pour tous les employés.

Le matériel pédagogique sera également disponible pour le bénéfice de tous les employés.


5.DISCIPLINE ET PROCEDURES DES GRIEFS

Les procédures de règlement des griefs énoncent la politique sur les griefs de manutention et de la façon de les traiter.

5.1 Politique Il est de la politique de l’IARS que les employés devraient : Obtenir un procès équitable par leur superviseur immédiat, ou le directeur concernant les griefs

qu’ils souhaitent soulever.

Obtenir le droit de faire appel à un responsable de niveau supérieur contre une décision prise par leur superviseur immédiat, ou chef de service.

Obtenir le droit d’être accompagné par un collègue de travail de leur choix, en soulevant un grief ou un appel contre une décision. Ceci vise à régler le grief le plus près possible de son point d’origine.

5.2. Procédure pour formuler un grief Les étapes par lesquelles un grief peut être soulevé sont les suivantes : L’employé soulèvera la question avec son superviseur immédiat, le chef d’équipe ou le responsable

et peut être accompagné par un collègue de travail de son choix. Si l’employé n’est pas satisfait de la décision, il demandera une rencontre avec un membre de

la direction qui est supérieur à celui du superviseur, chef d’équipe ou un responsable qui avait préalablement entendu le grief.

Cette réunion aura lieu dans les cinq jours ouvrables de la demande et sera assistée par le responsable, la Direction des Ressources Humaines, l’employé interjetant l’appel contre la décision, et, si on le souhaite, son représentant.

La Direction des Ressources Humaines consignera les résultats de la réunion par écrit et délivrera des copies à toutes les parties concernées.

Si l’employé n’est toujours pas satisfait de la décision, il/elle fera appel au Directeur de Programme Pays et au Directeur Administratif et Financier.

La réunion pour entendre cet appel aura lieu dans les cinq jours ouvrables de la demande et se fera sous la présence du Directeur de Programme Pays, du Directeur Financier et du Directeur des Opérations, de l’employé faisant l’appel, et, si on le souhaite, de son/sa représentante.

• * Le Directeur Administratif et Financier consignera les résultats de la réunion par écrit et délivrera des copies à toutes les parties concernées.

5.3. Procédure Disciplinaire• Les procédures disciplinaires énoncent les étapes par lesquelles toute mesure disciplinaire doit procéder.

Il est de la politique de l’IARS que si une action disciplinaire doit être prise contre les employés, elle devrait :

• Être entreprise dans des cas justifiés lorsque la preuve manifeste existe ;

• Être adaptée à la nature de l’infraction qui a été commise ;• Être juste et cohérente avec l’action précédente dans des circonstances similaires.• N’avoir lieu que lorsque les employés sont au courant des normes qui sont attendues d’eux ou les règles

auxquelles ils sont tenus de se conformer.• Permettre aux employés le droit d’être accompagnés par un collègue au cours de toute procédure

formelle ;

Autoriser l’employé le droit de connaître exactement quelles sont les accusations qui sont portées contre eux et de répondre à ces accusations.



* Donner aux employés le droit de faire appel contre toute action disciplinaire

5.4. Nature des infractions

Il existe 3 types d’infractions : mineures, majeures et faute grave. Dans certains cas où la limite entre ces catégories n’est pas clairement définie la Direction des Ressources Humaines ou le Directeur Exécutif peut être consulté pour des conseils.

5.4.1 Infractions Mineures

Les exemples d’infractions mineures comprennent, mais ne sont pas limités à, ce qui suit :

5.4.1.1 Retard maintenu au travail

5.4.1.2 Marcher au ralenti et flâner pendant les heures ouvrables

5.4.1.3 Eviter travail pour cause de maladie feinte

5.4.1.4 Mauvais usage du téléphone et Internet

5.4.1.5 Le châtiment pour des infractions mineures varie de la réprimande à l’avertissement (oral ou écrit).

5.4.2. Infractions MajeuresLes exemples d’infractions majeures comprennent, mais ne sont pas limités à, ce qui suit :

5.4.2.1 Infractions aux lois de la circulation tout en utilisant des véhicules de l’Organisation

5.4.2.2 Utilisation abusive des véhicules de l’Organisation, par exemple en transportant du personnel non autorisé, conduite sans permis de conduire valide ; utiliser le véhicule de l’organisation sans autorisation ; permettre le personnel non-IARS ou le personnel autre que les conducteurs à conduire les véhicules de l’Organisation

5.4.2.3 Entraîner une perte financière pour IARS par négligence du devoir.

5.4.2.4 Répétition des infractions mineures.

5.4.2.5 Les peines pour les infractions majeures varie du blâme au licenciement/ cessation de fonctions ou même de poursuites devant un tribunal de droit.

5.4.3 Infractions de faute graveLes exemples d’infractions de faute grave comprennent, mais ne sont pas limités à :

5.4.3.1 Absence du travail sans autorisation ou une raison valable et la répétition des infractions graves.

5.4.3.2 Négligence volontaire pour exercer des fonctions officielles ou pour effectuer négligemment et mal tout travail qui est dans sa ligne de devoir.

5.4.3.3 Refuser intentionnellement d’obéir aux instructions raisonnables d’un supérieur, sans raison valable, conduisant à l’insubordination grave ou négligence des tâches assignées.

5.4.3.4 Mauvais usage intentionnel/dommages aux biens de l’Organisation.

5.4.3.5 Violence physique sur soi-même ou d’autres employés.

5.4.3.6 Sollicitation, donner ou accepter des pots de vin ou des commissions. Cela comprend l’acceptation de cadeaux de fournisseurs. Si un employé reçoit un cadeau d’un fournisseur, indépendamment de savoir si le don est à la suite de commandes attribuées, de tels dons en espèces ou d’autres formes doivent être déclarés à l’Organisation. Ceci sera considéré comme un pot de vin ou un «pot-de-vin» si un employé ne parvient pas à déclarer ces cadeaux.


5.4.3.7 Détournement et vol de biens de IARS. Le vol à cet égard comprend également comploter avec d’autres employés ou des fournisseurs de biens et services pour sécuriser les récompenses monétaires ou matériels individuels, le paiement «pots de vin», des cadeaux liés aux éventuelles opérations financières ou matérielles entre IARS et les fournisseurs. IARS considère également l’utilisation abusive de la papeterie de bureau comme un vol.

5.4.3.8 Ecrire ou publier toute information officielle, qui n’a pas été autorisée pour la publication par le Directeur de Programme Pays et/ou le Directeur Exécutif.

5.4.3.9 Être sous l’influence de drogues ou d’alcools nocifs pendant les heures de service au point de ne pas être capable de remplir ses fonctions de manière efficace.

5.4.3.10 Utiliser un langage menaçant ou abusif envers un autre membre de l’équipe, de l’entrepre-neur et/ou le client et toute forme de harcèlement de nature grave.

5.4.3.11 Détourner des fonds de l’IARS pour un usage personnel.

5.4.3.12 Condamnation à une infraction pénale soit liée ou non liée aux services de IARS.

5.4.3.13 Discrimination sexuelle/raciale

La peine pour infraction de faute grave peut entraîner le licenciement sommaire ou même de poursuites devant un tribunal de droit.

5.5. Processus Formel DisciplinaireLes procédures disciplinaires sont généralement spécifiques au pays. Dans le cas où il n’y a pas de telles politiques définies dans une loi sur le travail, les procédures ci-dessous doivent être appliquées.

Il y aura un comité de discipline composé de l’Equipe de Gestion du Pays, du Directeur de Programme Pays, du Directeur des Ressources Humaines (secrétaire), des chefs de service et les superviseurs administratifs (membres) et la procédure sera effectuée dans les étapes suivantes :

5.5.1. Avertissement InformelUn avertissement verbal ou informel doit être donné à l’employé dans la première instance ou les instances d’infractions mineures. Un tel avertissement doit être administré par le supérieur immédiat de l’employé.

5.5.2. Mise en demeure• Un avertissement formel écrit sera remis à l’employé dans les cas d’infractions graves ou après des cas

de délits mineurs répétés.• L’avertissement sera administré par le supérieur immédiat de l’employé.• L’avertissement écrit indiquera la nature exacte de l’infraction et indiquera toute action disciplinaire à

venir, qui sera prise contre l’employé si l’infraction est répétée.• Une copie de l’avertissement écrit sera placée dans le dossier personnel de l’employé, mais doit être pris

en considération aux fins disciplinaires après 12 mois.• Il sera demandé à l’employé de lire et de signer l’avertissement formel et il aura le droit de faire appel à la

haute direction s’il/elle pense que l’avertissement est injustifié.• La Direction des Ressources Humaines conseillera sur le texte de l’avertissement écrit.

5.5.3. Autres Mesures Disciplinaires• Si, malgré les avertissements précédents, un employé ne parvient toujours pas à atteindre les normes

requises dans un délai raisonnable, ou renonce pas à un comportement indésirable, une autre mesure disciplinaire sera prise contre lui/elle.

• L’action sera la suspension sans solde, ou le licenciement. Dans les deux cas, le Chef du Département devrait discuter de la question avec la Direction des Ressources Humaines et le Directeur de Programme Pays avant d’agir.

• Les employés en dessous du rang de chef de département ne doivent pas recommander des mesures disciplinaires à la haute direction.

• La suspension d’un employé se fera en consultation avec la Direction des Ressources Humaines et le DG.



5.5.4. Renvoi Sommaire• Un employé sera suspendu de ses fonctions en cas d’allégations de faute grave et lorsque sa présence

permanente est préjudiciable à l’organisation en attendant l’enquête sur les allégations. Dans un tel cas, le Directeur Exécutif enquêtera sur les allégations et conduira une audience disciplinaire en conformité avec la politique et les procédures disciplinaires.

• Si des poursuites pénales sont engagées contre un employé de IARS, il ou elle sera suspendue de ses fonctions en attendant le résultat de ces procédures pénales. Aucune mesure disciplinaire ne sera prise par IARS contre l’employé au cours de cette suspension.

• Si un employé est reconnu coupable d’une accusation en matière pénale, IARS mettra fin à ses services sans profit.

• Un employé sera renvoyé sommairement (soit, recevra un licenciement immédiat sans préavis) en cas de faute grave, telle que définie par la nature des infractions de IARS.

• Seul l’Equipe de Gestion Pays peut décider d’un licenciement sommaire.• Un employé ne sera pas renvoyé sommairement sans obtenir un procès équitable.

5.5.5. Appels• Dans tous les cas, un recours contre une suspension, le licenciement avec préavis, ou licenciement

sommaire, est permis.• L’appel sera demandé à travers le Bureau des Ressources Humaines et la Direction des Ressources

Humaines devrait également être présent à l’audience.• S’il/elle le souhaite, l’employé sera représenté à l’appel par un collègue de son propre choix. L’appel contre

le licenciement sommaire se fera dans les deux jours.• Aucune action disciplinaire qui est susceptible d’appel ne sera confirmée jusqu’au résultat de l’appel.

5.5.6. Comité de Discipline• Les infractions mineures seront traitées par les superviseurs respectifs.• Le comité de discipline de traitement des infractions majeures est composé du supérieur immédiat, du

chef de département ou du Bureau Sous Régional/du Siège Social, et de la direction des Ressources Humaines.

• L’Equipe de Gestion Pays composera une commission de discipline pour le traitement du cas d’inconduite grossière.

• L’Equipe de Gestion Pays est l’organe suprême pour donner des décisions finales concernant le personnel national.


6. POLITIQUES NATIONALES SPECIFIQUES

6.1 Politique de Rémunération de IARS• La politique de rémunération de IARS est dérivée d’un engagement pour attirer, retenir, développer

et indemniser équitablement les employés de haut calibre.• IARS veillera à ce que sa rémunération soit non discriminatoire et sera concurrentiel sur le marché.• IARS doit fournir une couverture sociale adéquate pour ses employés afin de s’assurer d’une main-

d’œuvre saine et stable.• IARS doit également veiller à ce qu’il respecte les lois du travail du pays d’opérations.• Tous les employés à temps plein auront droit à des avantages énumérés ci-dessous :

6.2 Salaires• Chaque employé a le droit à un salaire brut de IARS.• Tous les salaires et les avantages spécifiés dans le contrat et en ces termes seront indiqués

comme rémunération brute avant toute déduction fiscale statutaire ou (le cas échéant).• L’employé a droit à un salaire de base en fonction de sa catégorie d’emploi (les tâches et les

responsabilités réelles).• Les paiements de salaires seront effectués le 30e jour de chaque mois. Lorsque les salaires ne

peuvent pas être payés comme indiqué ici, un avis sera donné à cet effet par la Direction des Ressources Humaines.

• Le salaire sera versé sur le compte bancaire de l’employé dans le pays du service.• Si l’employé désire que son salaire soit versé à une institution financière à l’étranger, il/elle doit

couvrir tous les frais associés au transfert de salaire.• A la cessation de l’emploi, le dernier paiement sera effectué sur présentation d’un certificat

d’autorisation.

6.3. Retenues ObligatoiresLes retenues obligatoires seront effectuées sur le salaire brut de l’employé en conformité avec les dispositions de la législation du travail du pays d’accueil. Ces déductions peuvent comprendre, mais sans s’y limiter ; le PAYE (Système de Retenu des Impôts à la Source), la sécurité sociale ou la pension et les autres taxes légales doivent être prises sur le salaire d’un employé.

6.3.1 Structure Salariale Dans chaque pays d’opération, la Direction RH mènera des enquêtes salariales dont les résultats

fourniront des informations sur le coût de la vie et les conditions d’emploi qui sont offertes par des organisations similaires.

Les résultats des enquêtes seront examinés et approuvés par l’Equipe de Gestion Pays et seront la base de la négociation avec les organismes de financement.

Les enquêtes sur les salaires doivent être effectuées à intervalles réguliers déterminés par l’Equipe de gestion pays et/ou l’équipe dirigeante pour la poursuite des négociations avec le bailleur de fonds.

6.3.2. Révision SalarialeLes révisions salariales se feront selon les termes et conditions de l’agence de financement et de la disponi-bilité des fonds.

6.3.3. Avances sur Salaire Le personnel national, dans des situations exceptionnelles (comme le personnel nouvellement

embauché et déployé), sollicitera des avances sur salaire par le canal de leur Directeur pays. Des avances sursalaire seront approuvées par le Directeur de Programme Pays sur recommandation de la Direction des Ressources Humaines.

Si une avance est accordée, elle ne devra pas dépasser 30% du salaire net de l’employé, remboursable dans le même mois comme elle a été donnée et ne sera pas prise plus d’une fois dans une année civile.



6.4. Politique des Heures Supplémentaires

Sauf si un budget spécifique est alloué à cet effet, l’employé n’a pas droit à une indemnisation et/ou paiement des heures supplémentaires, mais le temps compensatoire pour les longues heures de travail sera accordé, le cas échéant.

Le cas échéant, les heures supplémentaires seront approuvées par le supérieur immédiat de l’employé, examiné par le Directeur Administratif et Financier et approuvé par le Directeur de Programme Pays. (Voir Fiche des Heures Supplémentaires pour Employés, Annexe 16 ; Document de Référence IARS/EOTS/18)

6.5. Indemnités pour Intérim et Fonction

Les employés de IARS agiront en fonction des postes supérieurs (vertical) ou des postes par les pairs (action horizontale) pour une période de huit semaines de travail complètes et consécutives constituant deux mois et recevront des indemnités d’intérim ou de fonction respectivement comme suit :

6.5.1. Allocations d’intérim Lorsque l’employé travaille dans un poste plus élevé, l’indemnité est calculée en obtenant la différence

de salaires, entre le point d’entrée (étape 1) de l’échelle salariale du poste le plus élevé (le poste étant occupé) et la décision/salaire actuel de l’employé recommandé pour travailler.

6.5.2. Allocation de fonction• Lorsque l’employé travaille dans un poste par les pairs, l’indemnité est calculée en obtenant 20%

du point d’entrée de salaire (étape 1) de l’échelle salariale du poste des pairs que l’employé est recommandé pour travailler au nom d’un autre employé.

Les employés admissibles à travailler doivent être au niveau d’un superviseur et au-dessus et postes de remplacement devraient être ceux du niveau d’un Chef de Service et au-dessus.

6.5.3. PrêtsEn principe IARS décourage les prêts et accorde seulement des prêts à des employés dans des situations exceptionnelles.

• Le personnel qui demande un prêt présentera une demande écrite à son superviseur qui à son tour transmettra la demande avec la recommandation à la Direction des Ressources Humaines. Ensuite la Direction des Ressources Humaines devra obtenir l’appui du Directeur de Programme Pays avant de demander l’approbation du Directeur Exécutif.

• La demande écrite expliquera la raison du prêt, le montant prévu et pourquoi l’employé ne peut pas trouver d’autres moyens autres que IARS pour l’obtenir.

• Un prêt doit toujours être approuvé par le Directeur Exécutif avec les recommandations provenant du Département des Finances au siège social et en aucun cas IARS ne sera tenu d’accorder un prêt.

• Si le prêt est accordé, le remboursement doit être effectué dans la période de contrat de travail et la déduction mensuelle ne doit pas dépasser 30% de la rémunération mensuelle.

• Si pour quelconque raison le contrat de travail se termine avant que le prêt complet ne soit récupéré, l’employeur se réserve le droit de déduire le solde impayé du prêt des indemnités finales.

L’IARS peut faciliter une lettre à la banque de l’employé, à des fins d’information, en précisant les informations suivantes :

• Que la personne est un employé de IARS.• Poste, numéro d’identification, durée du service, salaires bruts et nets, date d’expiration

du contrat, instructions pour le dépôt de salaire.• IARS n’a aucune obligation pour le prêt, mais que l’organisation peut informer la banque

lors de la résiliation du contrat de l’employé.

6.5.4. Frais remboursables• Dans l’exercice de leurs fonctions, les employés peuvent encourir des dépenses supplémentaires

hors de la poche, comme l’hébergement de voyage ou d’hôtel.• Les employés seront remboursés pour les dépenses engagées sur la base de l’autorisation préalable

du Directeur de Programme Pays ou du Directeur Administratif et Financier et de la soumission d’une demande autorisée dûment étayée par des reçus appropriés comme preuve de dépenses engagées.


• Sur entente préalable avec le siège social, le personnel recevra le remboursement de dépenses approuvées, nécessaires et appropriées en matière de transport et d’hébergement d’hôtel, engagées au cours de son affectation.

• L’employé doit fournir une documentation appropriée des dépenses avant que celles-ci ne puissent être remboursées. Les demandes de remboursement doivent être faites au plus tard 14 jours après le paiement ou à son retour d’un voyage. Sinon les frais ne pourront pas être remboursés par IARS.

Lorsque le personnel se déplace d’une affectation à une autre, le programme de cession devra couvrir les frais de déménagement raisonnables réels. Ces coûts ne peuvent dépasser le montant maximal pour les frais de déménagement.

• Tous les frais remboursables doivent être approuvés par le superviseur immédiat. Ces dépenses ne constituent pas une partie du salaire d’un employé.

6.5.5. Per diem/DSA (Indemnité Journalière de Subsistance)• Dans l’exercice de ses fonctions à l’extérieur de son lieu d’affectation, un employé a droit à une in-

demnité journalière/IJS.• Les taux de per diem/IJS sont révisés de temps à autre par l’Equipe de Gestion Pays ou l’Equipe Diri-

geante pour répondre au coût de la vie et à la disponibilité des budgets et des ressources.

6.5.6. Indemnité de Transport• L’allocation de voyage sera payée ou des billets de transport en commun offert aux employés

voyageant par des moyens publics pour le devoir officiel de l’organisation.• Le paiement doit être calculé sur la base des taux de transport public en vigueur et sera payé au lieu

d’affectation de l’employé concerné.

6.5.7. Voyage à l’Extérieur du pays• Si un employé est tenu d’exercer des fonctions officielles en dehors du pays d’affectation, un per

diem/IJS, les frais de visa et billet d’avion seront payé par IARS. Sauf arrangement contraire, le per diem/IJS devra couvrir les repas, l’hébergement et les frais accessoires.

• Une fois que les billets seront émis, les cartes d’embarquement devront servir de confirmation de voyage entrepris et devraient être soumis au Département des Finances au retour.

6.6. Couverture MédicaleIARS remplira les conditions nécessaires prévues par la législation du travail des pays d’opérations relatives à la couverture médicale.

6.7. Assurance Accident pour le Group et le PersonnelLes employés de IARS seront assurés contre les accidents de travail et maladies liées conformément à la législation du travail des pays d’opération.

6.8 DeuilCe règlement s’applique à tous les employés nationaux de IARS travaillant à temps plein et aux membres de leurs familles immédiates enregistrés.

En cas de décès ou d’invalidité permanente ou temporaire, ou de maladies d’un employé à temps plein, IARS doit aider à faire des revendications des employés touchés ou de la famille auprès des compagnies d’assurance selon la couverture d’assurance. IARS ne devra porter aucune responsabilité pour les réclamations à l’extérieur de la couverture d’assurance.IARS fournira aux membres de la famille immédiate (époux/épouse ou proche parent selon la fiche de Données bio) une somme ne dépassant pas USD $ 250 pour aider à l’enterrement immédiat d’un

Employé à temps plein de IARS qui est décédé

6.9 Indemnité de départL’indemnité de départ est versée en conformité avec les lois du travail du pays d’accueil.



6.10 Congé

6.10.1 Droit au Congé Annuel • Tous les employés de IARS auront droit à un congé annuel sur la base des dispositions de la

législation du travail du pays d’accueil.• Les employés sont tenus d’accumuler/gagner le droit au congé avant de demander un congé.• Dans des circonstances exceptionnelles, les employés peuvent utiliser jusqu’à la moitié de leurs

congés à l›avance, à condition que le service de l’employé soit attendu de continuer pendant une période suffisamment longue pour couvrir les congés pris et, avec l’approbation du chef de Département en consultations avec la Direction des Ressources Humaines ou le Directeur de Programme Pays.

• En cas de service de moins d’un an, le congé sera calculé sur une base au prorata.• Le congé annuel doit être pris dans l’année contractuelle au cours de laquelle elle est acquise.• Tous les congés prévus sont soumis à un commun accord avec le superviseur de l’employé, en

tenant compte des besoins opérationnels des entreprises, de la charge de travail et des besoins des employés.

• IARS ne doit pas refuser de manière déraisonnable une demande de congé annuel de l’employé.• IARS peut ordonner à l’employé de prendre un montant spécifique de congé annuel lors d’une période

donnée s’il/elle a accumulé des congés annuels excessifs.• L’employé informera son responsable à propos du congé prévu avec un préavis d’au moins un mois.• Le congé annuel sera approuvé au moins deux semaines à l’avance, sauf s’il est dans des

circonstances où l’employé ne peut pas anticiper l’absence.• Une demande d’autorisation sera présentée par l’employé à son superviseur pour approbation, en

utilisant le formulaire de demande d’autorisation. (Voir le Formulaire de Demande d’Autorisation, Annexe 17 ; Document de Référence IARS/FAL/17).

• Il est de la responsabilité de l’employé de veiller à ce que SON formulaire de demande d’autorisation soit formellement approuvé avant de prendre congé.

6.10.2 Congés de maladie• L’absence pour cause de maladie doit être signalée à son superviseur immédiat dès que possible.• Une absence continue pendant 2 jours ou plus exigera un certificat médical délivré par un médecin

reconnu. Le certificat médical indiquera le premier jour de la maladie et la date à laquelle l’employé est prévu de retourner au travail.

• Tous les congés de maladie doivent être enregistrés et signés par le superviseur immédiat à la fin de la période d’absence sur le formulaire de demande de congé avec copie à la Direction des RH.

• La maladie de personnel doit être signalé au Directeur de Programme Pays et au Directeur Administratif et Financier à travers le superviseur immédiat.

• L’employé a droit à son salaire pendant la maladie comme stipulé dans le contrat.• Une maladie de plus de 14 jours ouvrables sera signalée su Siège Social. IARS exigera un certificat

médical d’un médecin reconnu pour absence prolongée de 2 jours consécutifs ou plus.

6.10.3 Congé de Maternité• Les femmes salariées ont droit à un congé de maternité après la naissance, sur la base des

dispositions de la législation du travail du pays d’accueil.• Si une employée prend un congé de maternité au cours de sa période d’essai, celle-ci sera prolongée

de la période prise du congé de maternité.• L’employée sera en mesure d’aller en congé de maternité à un minimum, 5 jours avant la date prévue

de l’accouchement.• D’autres avantages fondés sur le service continueront à courir pendant les périodes de congé de

maternité payé.


6.10.4 Congé de PaternitéTous les employés de IARS de sexe masculin auront droit à un congé de paternité à l’accouchement (ou une fausse couche) de la conjointe officiellement enregistrée (s) et sous réserve de la notification formelle au superviseur immédiat/Direction des RH.

• Le congé de paternité sera accordé sur la base des dispositions de la législation du travail du pays d’opération.

• L’employé informera son/sa responsable à propos du congé prévu avec un préavis d’au moins un mois.

6.10.5 Congé de CompassionJusqu’à un maximum de 4 jours de travail seront accordés à la discrétion du Directeur Pays et du chef de service/superviseur pour des raisons exceptionnelles, comme un deuil dans la famille/ (un conjoint immé-diat, un enfant biologique, un parent, une sœur ou un frère).

6.10.6 Congé pour Raisons d’Etudes• Le congé pour raison d’études non rémunéré sera approuvé pour les employés qui ont leurs propres

possibilités de formation et de financement. Cependant, l’approbation dépendra de la charge de travail ainsi que des circonstances qui prévalent.

• Les demandes de congé d’études seront faites par écrit à la Direction des Ressources Humaines et seront accompagnées des pièces justificatives et devront être approuvées par le Directeur de Programme Pays ou par le Directeur Exécutif selon le cas.

• La notification du congé pour raisons d’études se fera au moins un mois avant la formation.• Le congé pour raisons d’études ne sera approuvé que pour les employés qui ont été confirmés dans

l’emploi et qui ont travaillé avec l’organisation depuis plus d’un an.

6.10.7 Congé Non Payé• IARS autorisera un congé non payé au cas par cas. Le congé non payé sera autorisé au préalable par

le Directeur pays.• Si le congé non autorisé est pris, le salaire sera déduit au prorata du nombre de jours de congé pris

et des mesures disciplinaires appropriées seront prises.

6.10.8 Jours fériésLes employés à temps plein auront droit à un jour de repos avec salaire pour chaque jour férié publié officiellement dans le pays d’opération.



7. TERMES ET CONDITIONS POUR PERSONNEL EXPATRIE

7.1 Validité d’Application et Conditions Générales d’Emploi• Toutes les politiques dans cette catégorie doivent être personnalisées pour se mettre en ligne avec les

dispositions légales nationales.• Ces conditions d’emploi s’appliquent à tous les employés affectés à accomplir des tâches internationales

au nom de IARS, mais à la condition que l’employé travaille en dehors de son pays d’origine. Elles s’appliqueront indépendamment de la durée de l’affectation, et indépendamment de la manière dont et de laquelle l’affectation est financé par le donateur.

• Avant l’affectation que l’employé recevra, il faudra lire et signer une lettre individuelle de nomination qui fait partie des termes du contrat de travail.

• En outre, avant l’affectation l’employé recevra un exemplaire du Code de Bonne Conduite. Le Code de Bonne Conduite fera également partie des conditions d’emploi.

7.2. But des Termes et Conditions• IARS répond aux exigences et intérêts des bénéficiaires, des autorités, des donateurs et des employés

en ce qui concerne les conditions et les termes d’emploi et de salaires appropriés pour une organisation humanitaire.

• Tous les employés de IARS en postes comme expatriés sont employés sous le même ensemble de termes. Les termes sont administrés sans utilisation des ressources inutiles

• Lorsqu’ en mission, les employés de l’IARS bénéficient de la transparence et de l’uniformité aux termes de leurs droits et obligations.

7.3. Conditions d’Emploi pour les Expatriés• L’emploi est, sauf indication contraire dans les dispositions du contrat individuel de travail ou dans les

conditions d’emploi pour les expatriés ou à moins que la législation locale obligatoire dicte le contraire, régie par la loi en général et par la loi du pays où le siège social de IARS est installé.

• Tous les litiges découlant de ou en relation avec ces conditions d’emploi et de contrats individuels associés doivent être entendus et réglés à l’amiable.

• En cas de contradiction entre les dispositions contenues dans les divers règlements, le contrat individuel de travail, ces Conditions d’Emploi pour les expatriés, le Code de Bonne conduite, une entreprise possible et la Loi sur les salariés de IARS s’appliquera dans l’ordre de priorité indiqué dans cette section.

7.4. Lieu de travail• Le salarié est employé par IARS pour être affecté soit à un programme spécifique ou au Département

International de IARS avec un emplacement variable de lieu de travail en dehors de leur pays d’origine. Le lieu de travail de l’employé est spécifié dans le contrat individuel de travail et/ou dans la lettre de nomination.

• Le pays de résidence permanente de l’employé est défini dans le contrat.

7.5. Période d’Essai• Les employés en période d’essai (trois ou six mois) n’auront pas droit à un congé annuel. Leurs congés

annuels accumulés doivent être pris lors de la confirmation dans l’Organisation.• A la fin de la période d’essai, l’employé devra subir une évaluation intérimaire.• Dans le cas des expatriés, après examen de la performance avec le superviseur et la Direction des

RH, le Directeur de Programme Pays transmettra le résultat de l’évaluation avec une recommandation au Directeur Exécutif qui devra prendre une décision pour donner soit une lettre de confirmation, une extension de la période d’essai ou la résiliation, le cas échéant.

• Un employé dont le rendement est, de l’avis exclusif de IARS, jugé insatisfaisant ne verra pas sa nomination confirmée.

• La période d’essai peut être étendue à 3 mois à la discrétion du Directeur Exécutif.• Ceci sera recommandé par le supérieur immédiat de l’employé et le Chef de Département, sous réserve

d›un maximum d’une prolongation si la performance des employés n’est pas satisfaisante.


• La notification de cette prolongation sera fournie par IARS par écrit, avant la fin de la période d’essai initiale.

En ce qui concerne les expatriés, l’employé pendant la période d’essai peut obtenir un salaire brut d’un ou deux échelons inférieurs en fonction de l’échelle salariale. Ceci doit être réglée à l’étape appropriée de l’échelle de salaire pour la période restante du contrat de travail une fois qu’un résultat de la performance positive sera obtenue et une confirmation de la nomination sera délivrée par le Directeur Exécutif.

7.6. Confirmation d’Emploi IARS ne délivre pas des recommandations individuelles écrites aux employés qui ont été licenciés

en raison de la rupture de contrat, mais la recommandation écrite sera émise à un employé qui démissionne ou qui prend sa retraite.

Toutefois, sur demande, une confirmation de l’emploi, documentant la période d’emploi, le poste, et le salaire de l’employé, peuvent être prévus.

7.7. Catégories d’Emploi et Termes de Référence En se basant sur les tâches et les responsabilités réelles de l’employé, il/elle doit être placée dans

l’une des catégories d’emploi pertinentes. Le manager auprès de qui l’employé répond, sera spécifié dans le contrat de travail.

En signant le contrat individuel de travail, l’employé accepte d’entreprendre les tâches et des responsabilités qui sont spécifiées dans les termes de référence/Description de l’emploi, ce dont l’employé a reçu une copie et accepté.

7.8. Heures de Travail Le salarié est employé à temps plein (40 heures par semaine), mais ces 40 heures ne sont conçues

que comme un guide. Les heures de travail sont généralement plus longues et souvent irrégulières en fonction de l’affectation.

Les heures de travail sont prévues en conformité avec le directeur de l’employé.

L’employé n’a pas droit à une indemnisation et/ou au paiement des heures supplémentaires e/ou de congé compensatoire pour les heures de travail plus longues. Les jours compensatoires de congé pourraient être considérés à la discrétion de l›employeur.

7.9 Durée d’emploi La période maximale d’emploi d’un expatrié est directement liée à la vie du projet/ programme signé

entre IARS et les organismes de financement. La période d’emploi est spécifiée dans le contrat individuel de travail de l’employé.

Il est de la responsabilité de l’IARS d’obtenir des permis de travail pour la durée de l’affectation de l’employé.

Dans le cas où un nouveau projet/programme est conclu entre IARS et l’Agence de financement, un nouveau contrat de travail doit être délivré à l’expatrié et résilié à la discrétion de IARS.

Les trois ou six premiers mois de l’emploi sont considérés comme une période d’essai. Selon le niveau de satisfaction de l’employeur sur le rendement de l’employé, la période de probation pourrait être prolongée de trois mois supplémentaires.

Au cours de la période d’essai de trois à six mois, le travail peut être résilié par chacune des parties avec un préavis écrit de quatorze (14) jours calendaires.

Au cours de l’emploi au-delà de la période d’essai, chaque partie peut résilier l’emploi en donnant un préavis d’un mois à compter de la fin du mois. L’employé enverra sa notification écrite de résiliation à son directeur/superviseur.

Dans le cas d’une rupture de contrat, l’engagement peut être résilié par chacune des parties sans préavis.

Avant qu’un nouveau contrat ne soit émis, un Formulaire d’Evaluation du Rendement des employés sera rempli par chaque expatrié et ensuite un formulaire d’évaluation du personnel sera discuté et rempli avec le superviseur et le personnel expatrié (voir Formulaire d’Evaluation du Personnel, Annexe 18 ; Document de Référence IARS/SEV/18)



7.10. Salaire, Paiements et Prêts L’employé a droit à un salaire brut de IARS. Tous les salaires et avantages spécifiés dans le contrat

et dans ces termes sont cités comme la rémunération brute avant le paiement de l’impôt. (Le cas échéant).

L’employé a droit à un salaire de base en fonction de sa catégorie d’emploi (les tâches et les respon-sabilités réelles).

Le salaire de base de l’employé est également précisé dans son contrat de travail individuel. Le salaire est payé à terme échu sur une base mensuelle à la fin du mois. Le salaire est payable en USD. Le salaire est versé sur le compte bancaire de l’employé. Si l’employé désire que son salaire soit ver-

sé à une institution financière à l’étranger, il/elle peut couvrir tous les frais associés au transfert de salaire, sauf décision contraire de IARS.

L’employé ne peut pas recevoir des avances de salaire de IARS, sauf dans des situations exception-nelles et seulement après accord écrit préalable avec le QG.

En principe, IARS décourage les prêts et accorde seulement des prêts aux employés expatriés dans des situations exceptionnelles.

L’expatrié qui sollicite un prêt devra présenter une demande écrite à son superviseur qui à son tour transmettra la demande avec la recommandation à la Direction des RH qui devra alors obtenir l’appui du Directeur de Programme Pays avant de demander l’approbation du Directeur Exécutif.

La demande écrite expliquera la raison pour laquelle le prêt est sollicité, le montant prévu et pourquoi l’employé ne peut pas trouver d’autres moyens que IARS pour l’obtenir.

Un prêt doit toujours être approuvé par le Directeur Exécutif avec des recommandations du Départe-ment des Finances au siège social et en aucun cas IARS ne sera tenu d’accorder un prêt.

Si le prêt est accordé, le remboursement devra être terminé pendant la période du contrat de l’emploi et les déductions ne devraient pas excéder 30% du salaire mensuel.

Si pour une quelconque raison le contrat d’emploi est résilié avant le recouvrement du montant to-tal, l’employeur se réserve le droit de déduire le solde impayé du prêt des avantages de la résiliation finale.

o IARS peut faciliter une lettre vers la banque de l’employé, pour des besoins d’information, détail-lant les renseignements suivants :

o Que l’individu est un employé de IARS. o Poste, Numéro d’Identification, durée de service, salaries nets et bruts, date d’expiration du

contrat, instructions pour déposer le salaire.

IARS n’a aucune obligation pour le prêt, mais l’organisation peut informer la banque lors de la résiliation du contrat de l’employé.

7.11. Prestation de retraite/Résiliation• L’employé a droit à un régime de prévoyance à payer à la séparation finale avec l›organisation et sur

présentation de l›autorisation de son lieu d’affectation, tel qu’approuvé par le Directeur de Programme Pays.

• Le Programme Fonds de prévoyance constitue 5% de déduction de la rémunération brute mensuelle des employés et 10% de la même base comme contribution de l’employeur.

7.12 Frais de voyage IARS fournira le billet d’avion ou rembourser à l’argent pour couvrir les frais de vol aller et les dépenses

connexes au maximum du montant spécifié dans le contrat de travail pour l’employé qui voyage en classe économique au début de la mission.

IARS fournira le billet d’avion ou remboursera l’argent pour couvrir les dépenses de vol retour et les frais connexes maximum au montant spécifié dans le contrat de travail pour l’employé qui voyage en classe économique à la fin de la mission.

7.13. Remboursements des Frais Avec l’accord préalable de Directeur, l’employé recevra le remboursement de dépenses approuvées,

nécessaires et appropriées relatives au transport et hébergement à l’hôtel, engagés au cours de sa mission. L’employé doit fournir une documentation appropriée des dépenses effectuées avant de procéder à tout remboursement.


Les déclarations de fraisse feront au plus tard 14jours après le paiement ou à son retour du voyage. Le cas contraire, IARS n’effectuera aucun remboursement des frais. Lorsque l’employé se déplace d’une mission à une autre, le programme qui le reçoit devra couvrir les

frais réels de son voyage à l’intérieur. Ces frais ne peuvent excéder le montant maximal pour les frais de voyage vers l’intérieur.

Si l’employé démissionne de sa mission sur sa propre demande ou s’il est licencié en raison de rupture de contrat pendant la période d’emploi, l’employé couvrira toutes les dépenses relatives à son voyage de retour sauf décision contraire de IARS.

7.14. CONGE

7.14.1. Congé Annuel et de « Repos et Récupération (« R & R »)• L’employé accumulera les vacances / congés annuels avec un salaire au taux de 2.33 des jours ouvrables

par mois, 28 jours de travail par année civile à condition qu’il soit en mission et non pas en attente d’affectation. Les jours ouvrables sont du lundi au vendredi, y compris les jours fériés dans le pays d’accueil, et il n’y a pas d’exception lorsque le personnel est en congé.

• L’année de congé court de janvier à décembre.• Si le contrat de travail commence or se termine au cours d’une année de congé, le salarié a droit pour 2,33

jours ouvrables de congé annuel pour chaque mois complet d’emploi dans cette année de congé.• Le personnel expatrié planifie et sollicite le congé à l’aide du formulaire standard de IARS.• Il obtient l’autorisation de son supérieur et la fait approuver par le DPP or le PDG selon le cas.• Le congé ou les vacances ne peuvent être pris que lorsqu’ils sont cumulés. Ils seront arrangés ou planifiés

et approuvés par le DPP or le PDG avant leur application qui devront accorder une attention particulière aux tâches et aux occupations des autres collègues de l’employé.

• Tous les vacances / congé annuels cumulés doivent être pris dans la période du contrat, et ne peuvent être converti en rémunération monétaire. Le report de congés annuels cumulés dépassant et / ou allant au-delà de l’année civile de l’emploi est interdit. Toutefois, le congé annuel sera reporté ou interrompue pour les activités nécessaires du projet tel que déterminé par l’employeur.

• Un solde de congés positif à la fin de l’année de contrat peut être reporté à la nouvelle année de congé ou une rémunération en espèces à condition qu’il ait approuvé par la DPP après avoir consulté le DAF et / ou le PDG avant l’expiration de la période d’emploi.

• Les jours de congé annuels cumulés reportés à une nouvelle année de congé, tel qu’approuvé par le DPP et / ou le PDG doivent être pris pendant la nouvelle période de contrat. Les jours de congés cumulés reportés mais qui ne sont pas pris au cours de la nouvelle période du contrat seront confisqués.

• Si le salarié est en mission pour une courte période qui va jusqu’à 4 mois, il n’aura pas droit aux vacances ou aux congés annuels.

Dans des circonstances exceptionnelles, l’employé peut bénéficier d’avance de vacances ou congés annuels jusqu’à un maximum de 10 jours ouvrables à condition que sa période d’emploi se poursuive pendant une période au-delà de cela et qui est nécessaire pour comptabiliser le congé.

• Les employés qui travaillent dans les zones de stress et /ou séparés de leurs familles en raison de l’emplacement de travail, peuvent, en conformité avec la Politique de IARS sur le repos et la récupération, «R & R» avoir droit à un congé de 5 jours ouvrables tous les quatre mois (15 jours ouvrables une année civile complète).

• Ces jours de repos et de récupération se prennent en dehors de leur lieu de travail. Les jours accordés pour le ‘ R & R’, ne constituent pas les vacances. Don, l’employé doit toujours être à la disposition de IARS pour exécuter des tâches liées à son travail à chaque fois la société aura besoin de lui.

• Le personnel expatrié n’aura pas droit au payement des indemnités de congé ‘R & R’ ni au billet pour les services de moins de quatre mois civils subséquentes.

• Le nombre de droits de R & R et les indemnités associées doivent être clairement indiqués dans le contrat de travail et devra être obligatoire.

• Les congés ‘R & R’ non pris pendant la période ne seront pas reportés à la prochaine saison.• L’Equipe de Gestion Pays (EGP) et le personnel expatrié en consultation avec le superviseur sont chargés

de planifier le congé du personnel en combinant le congé annuel et le congé R & R trois fois dans une année civile complète, de janvier à décembre de chaque année.



Si un employé n’a pas eu droit à toutes ses indemnités de congé avant de quitter l’organisation, il aura droit, avec l’approbation préalable du PDG, a une rémunération de ce congé inutilisé au taux quotidien standard de l’employé concerné. Les droits de congé en raison de la séparation seront calculés au dernier jour de service

7.14.2. Congé Maladies• La maladie d’un employé doit être signalée au gestionnaire dans les 24 heures. L’employé a droit à son

salaire pendant la période de la maladie. • L’Administration Centrale doit être informée d’une longue maladie d’un employé qui dure plus de 14jours

ouvrables.• Un certificat médical d’un médecin agrée sera exigé au cas où l’employé tombe malade et s’absente au travail

pendant plus de deux jours.• Le droit au paiement de salaire en cas de maladie est d’une période maximum de 21jours ouvrables. Si

l’expatrié n’est pas en mesure de reprendre le travail à la fin du deuxième mois, l’employeur peut envisager de résilier son contrat de travail.

• La maladie du personnel expatrié doit être signalée au PDG et au FAM par le biais du superviseur immédiat.

L’employé a droit à son salaire pendant la maladie.

7.14.3. Congés de Maternité et de Paternité Une salariée (la mère) a droit à 60 jours ouvrables de congé de maternité plus toutes les prestations

payées après l’accouchement. Un employé de sexe masculin (le père) a droit à 5 jours ouvrables de congé de paternité avec son sa-

laire complet à la naissance de son enfant.

L’employé doit informer son responsable à propos de congé prévu avec un préavis écrit d’au moins 1 mois.

7.14.4. Other Occupation or Conflit d’ Intérêts L’employé doit travailler exclusivement pour IARS pendant sa mission. Le salarié ne peut entreprendre

aucune autre forme de travail rémunéré ou faire des affaires de toute nature au cours de la période d’emploi.

L’employé informera son responsable direct de tout possible conflit d’intérêts dus à d’autres activités qu’il pourrait avoir ou y participer.

Le non-respect de ce qui précède constitue une violation substantielle du contrat de travail

7.15 Sécurité et Code de ConduiteAu cours de la période d’orientation et /ou de l’induction à une nouvelle affectation ou mutation, l’employé sera informé et acceptera les règles sécuritaires applicables à la mission

L’employé est tenu de respecter toutes les règles de sécurité établies par IARS. Le salarié est tenu de se conformer au Code de Conduite ;

Toute violation des règles de sécurité et du Code de Conduite est considéré comme une faute grave qui va conduire à la résiliation du contrat avec ou sans préavis en fonction de la gravité de la faute.

7.16. Secret Professionnel et Contact avec la PresseL’employé respectera la confidentialité totale à l’égard de toute situation et toute information en sa possession au cours de son emploi et qui, en raison de la nature de la question, doivent être considérées comme confidentielles. L’obligation de secret professionnel ne s’arrête pas à la fin de la période d’affectation, mais elle continue l’être pour une durée de trois après le service.

L’employé doit toujours consulter le Bureau Siège avant de donner une interview à des journalistes de médias internationaux.

Remarque : La structure organisationnelle dans chaque bureau du pays dépendra du volume de travail et des res-sources disponibles.


7.17. Evaluations Medical et Vaccination• Les vaccinations suivantes sont exigées à l’arrivée des pays d’affectation :• La fièvre jaune• La grippe saisonnière (si disponible)• la diphtérie• le tétanos• la poliomyélite• la coqueluche• le typhoïde• l’Hépatite A• l’Hépatite B• la méningite ACWY135• La rage(si disponibles localement)• La rougeole, les oreillons et la rubéole

Tous les employés sont tenus de faire faire une évaluation médicale chaque deux ans et présenter un certificat médical au Siège Social.

7.18. Assurance• l’obtention de l’assurance médicale par IARS en faveur de l’employé est conditionnée par l’emploi sans

réserve ou primes supplémentaires essentielles. • L’assurance couvre les frais habituels de traitement et les médicaments à la maladie aiguë qui peut survenir

lors de l’affectation. • IARS n’est pas obligé de couvrir les dépenses au-delà de cette assurance. L’employé recevra les termes de

l’assurance avec le contrat.• Dans le cas où une police d’assurance appropriée n’est pas garantie par l’IARS, l’employeur paie la prime

d’assurance prévue au prorata de l’employé en plus du salaire mensuel de sorte que ce dernier puisse trouver lui-même une compagnie d’assurance appropriée et soumet le certificat d’assurance au Siège de IARS.

• IARS n’a aucune responsabilité pour compenser les réclamations médicales / sanitaires du personnel.• IARS se réserve le droit de faire des changements dans les conditions de l’assurance ainsi que les

montants couverts. IARS ne peut pas être tenu responsable des modifications apportées par la compagnie d’assurance.

• L’employé est tenu de suivre les instructions données par IARS et par la compagnie d’assurance par rapport à la documentation, la notification d’une blessure et de traitement. Il est tenu de se soumettre à l’information de la compagnie d’assurance au sujet de sa santé, et d’accepter un examen de santé sur sa demande.

7.19. Famille et Visites Normalement, les membres de famille ne doivent pas être aux postes de travail. Tout employé est

supposé ne pas être avec sa famille aux lieux de travail.

Dans le cas de visites de sa famille ou les amis aux lieux de travail, l’employé doit assumer toute responsabilité en cas des problèmes et IARS ne sera pas responsable à cet égard.

7.20. Sortie du Personnel, Entrevue /DébriefingA la fin de la mission, une réunion de Débriefing sera tenue avec le Gestionnaire et un rapport de fin de mission doit être produit. Le but est de fournir un feedback constructif à IARS sur le programme, les systèmes d’appui, les ressources humaines, et de tout autre sujet que le salarié trouve pertinent (Voir Formulaire d’Entrevues, de Départ, Annexe19 ; Document de Référence IARS/FEI/19)

Annexes Structure O

rganisation Détaillée de IARS

Remarque : La structure organisationnelle dans chaque

bureau du pays dépendra du volume de travail et des

ressources disponibles. Conseil d’Adm

inistration

Président

Directeur Exécutif

Directeurs : Humanitaire, Program

mes, O

perations et Directeur de Développement

Directeur Administratif et Financier

Directeur de Comm

unication etRelations Extérieures

D

Directeurs des Pays

Directeur des Opérations/Directeur de Logistique

Resp. de Programm

e.Directeur Adm

inistratif et Financier

Resp. du Parc Autom

obile

Chef Sous Bureau

Infrastructure et

Construction

Resp. d’Atelier

Resp. de Carburant

Resp. des Stocks

Directeur du Bureau Terrain

Directeur de Projet/Région


Resp. de

Resources Hum

aines

Assistant Com

ptable/ Finances


Assistant Adm

inistratif

Gérant de La Station

d’Essence

Magasinier

Gestionnaire des Entrepôts

Admin

Contre M

aitre

Répartiteur de Carburant

Comm

is de m

agasin M

écaniciens Chauffeur

Resp. de magasin

Personnel de Terrain


Titre du Document : Formulaire d’Acceptation des DéclarationsDocument No : IARS/DAF/02

Nº de Parution : 02

Date d’Effet : 5 avril 2021

DECLARATION D’ACCEPTATION

(A être signé et détaché pour classement dans le dossier du membre du personnel)

J’ai lu les conditions d’emploi du personnel expatrié/national dans son intégralité et compris le contenu.

On m’a aussi donné l’occasion de poser des questions et j’ai reçu des éclaircissements concernant l’affectation. Je promets de respecter tous les termes et conditions de service énoncés dans le Manuel de Politiques et Procédures des Ressources Humaines de IARS, y compris les révisions, qui peuvent être jugées nécessaires de temps à autre.

Signé : ...............................................................................................................

Nom en Lettres Majuscules : ..............................................................................

Date : .................................................................................................................

Nom, signature et date de la personne qui témoigne lors des procédures

...........................................................................................................................

Signature …………………………………………………………………….....................……………………



Titre du Document Title : Formulaire de PrésélectionDocument No : IARS/NE/03



Remarque : Ce sera adapté selon les compétences, les expériences et les compétences requises avec une brève description de chaque élément

Nom du Candidat

Compétences et expertises

Qualifications Experience Bilingue en Français et Anglais

Observations

Candidat 1

Candidat 2

Candidat 3

Candidat 4

Candidat 5


Titre du Document : Formulaire de Référence d’EmploiDocument No : IARS/FRE/04



FORMULAIRE DE RÉFÉRENCE D’EMPLOI

Remarque : Veuillez svp ne pas approcher un employeur actuel, sauf si le candidat a donné l’autorisation ex-presse.

Nom de l’employé : _______________________________________________

Poste : _______________________________________________

Date d’Engagement : _______________________________________________

En droit: _______________________________________________

Employee

Nom de l’Employeur : ___________________________________________________________ Téléphone : _______________________________

Nom de la personne contact : ______________________________________________________________________________________________

Relations professionnelles au Candidat : _________________________________________________________________________________

Date d’engagement : de________________________________________________________ à ________________________________________

Poste du candidat : ______________________________________________________________________________________________________

Salaire : ____________________________________ début _____________________________________ la fin _______________________________

Raisons de départ __________________________________________________________________________________________________________

Comment décririez-vous la performance du candidat ? Pouvez-vous commenter sur ses points forts/faibles ? _______________________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________

Pourriez-vous commenter sur la capacité du demandeur à assumer la responsabilité ? _____________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________

Comment le requérant se comporte –t-il vis-à-vis des autres collègues au travail ? _________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________

Quels conseils donneriez-vous au nouvel employeur de ce candidat ? ________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________

Nom de la personne chargée de la référence : ………........................…………......................

Date: ………........................…………......................



Titre du Document : Certificat MédicalDocument No : IARS/CM/05



CERTIFICAT MÉDICAL

A compléter par le médecin agrée

Détails du Médecin Généraliste

Nom du docteur remplissant ce certificat : ____________________________________________________________________

Nom du médecin soignant/hôpital : ___________________________________________________________________________

Adresse de l’hôpital soignant : __________________________________________________________________________________

Téléphone : ______________________________________________________________________________________________________

Nom du Patient : ________________________________________________________________________________________

Date de la Naissance : ___________________________________________________________________________________

Sexe : ___________________________________________________________________________________________________

Taille de Patient : ________________________________________________________________________________________

Poids du Patient : _______________________________________________________________________________________

Date de l ’Examen Médical : _________________________________________________________________________

Rapport d’Examen : Etat de la SantéTests Recommendations

1. Numération globulaire complète:2. E.S.R:3.Glicemie (Jeûne)4. Groupe Sanguin5. Urée sanguine:6. Le cholestérol sérique:7. Urine de routine8. Radio Thorax9. Examen Opthalmologique10. Pression artérielle:

Moi, _____________________________________ (nom du médecin) médecin généraliste agrée (nom de l’hôpital) __________________________________________certifie que je l’ai vue et examiné (Nom du patient) __________________________________________ Je certifie que le patient nommé ci-dessus n’a pas des maladies transmissibles et est apte à travailler. Signature du médecin remplissant ce certificat : __________________________________________________________

Cachet du Médecins Généraliste


Titre du Document : Formulaire Données Bio Document No : IARS/NE/2020



Insérer la photo passeport ici

FORMULAIRE DE DONNEES BIOINFORMATION PERSONNELLE

Noms complet : ______________________________________________________________________________________________Autres noms): _________________________________________________________________________________________________Nationalité : ___________________________________________________________ Sexe : _________________________________Langues parlées : _____________________________________________________________________________________________Date de naissance : _____ /____ /_____ Lieu de naissance: village / ville : __________________________________________Adresse de la résidence actuelle : ______________________________________________________________________________Téléphone : ___________________________________________________________________________________________________Nom de Père (Complet) : ______________________________________________________________________________________Adresse : __________________________________________________________ Numéro de téléphone : ______________________ Nom de la mère (Complet) : ___________________________________________________________________________________Adresse : _____________________________________________________ Numéro de téléphone : _________________________ Le plus proche parent : Nom (Complet) : _______________________________________________________________________ Adresse : ___________________________________________________ Numéro de téléphone : ___________________________ Relations avec les proches : ___________________________________________________________________________________ Nom du conjoint (Complet) : ___________________________________________________________________________________

N° Noms des Enfants Sexe Date de Naissance N° Noms des Enfants Sexe Date de Naissance

Numéro de sécurité sociale (le cas échéant) : _________________________________________________________________Assurance : ______________________________________________________ Banque: ____________________________________

N ° de compte : _________________________________________ Numéro de permis de conduire : _____________________ Numéro de passeport : __________________________________ Avez-vous déjà été congédié ou forcé de démissionner de votre poste? Oui / Non (Cocher le cas échéant) Donnez des détails : ___________________________________________________________________________________________

Avez-vous déjà été arrêté ou détenu par une autorité policière ou militaire ? Si oui, nom de l’autorité; donnez la date, le lieu, la raison et la disposition d’une action en justice. : __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Avez-vous déjà été hospitalisé au cours d’une maladie grave? Oui/ Non Si oui, donnez des détails _______________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________Avez-vous un handicap physique qui pourrait affecter votre travail? Oui/ Non Si oui, donnez des détails



ETUDES GENERALES

Diplôme le plus élevé obtenu : ..................................................................................................................................................Chronologie des écoles fréquentées et les prix (dans l’ordre de la plus récente)

Ecole/Institut Supérieur/Institution De TA Prix

Affiliations, Sociétés, Clubs et autres organisations : ............................................................................................

....................................................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................................................

AUTRES FORMATIONS (y compris les ateliers, Conférences Homologués auxquels vous avez participé)

INSTITUTION GENRE DE FORMATION DATES PRIX

DOSSIERS D’EMPLOIS

Donnez vos antécédents de travail depuis votre départ de l’école/ collège / université/Autre institution(s), dans l’ordre en commençant parle plus récent :

NOM DE L’EMPLOYEUR POSTE OCCOPE DE A


REFERENCES PERSONNELLES :

Donnez les noms et adresses des personnes responsables qui connaissent bien votre vie privée ou publique.

1. Nom : ..................................................................................................

Fonction : ..................................................................................................

Adresse et téléphone : .............................................................................

2. Nom : ....................................................................................................

Fonction : ..................................................................................................


3. Nom : ....................................................................................................

Fonction : ..................................................................................................


Je déclare quelles informations fournies ci-dessus sont correctes au meilleur de ma connaissance.

Signature : ........................................................ Description/Titre de l’emploi : ............................................

Date : ...................................................................

POUR USAGE OFFICIELSEULEMENT (A REMPLIR PAR LA DIRECTION DE RESSOURCES HUMAINES)

Intitulé du poste/Désignation : ...................................................................................................................................

Numéro du Dossier Personnel : ..................................................................................................................................

Salaire Mensuel : ...........................................................................................................................................................

Direction/Service : .........................................................................................................................................................

Lieu d’affectation : .........................................................................................................................................................



Titre du Document : Formulaire de Profile des Informations Personnelles et UrgentesDocument No : IARS/FPIPU/20



FORMULAIRE DE PROFIL DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET URGENTS

Nom Couplet de l’Employé:Date de naissance Lieu de naissance Citoyenneté

Passport Numéro. Date d’émission Lieu d’émission

Issuing Authority Valable jusqu’à.

Adresse DomicileTéléphone/Fax DomicilePersonne à ContacterTéléphone/Fax Domicile RélationsAdresse DomicileTéléphone/Fax Domicile Téléphone de BureauPersonne à ContacterTéléphone/Fax Domicile RélationsAdresse DomicileTéléphone/Fax Domicile Téléphone de BureauGroupe Sanguin de l’EmployéAllergiesLes médicaments que l’employé/Membres de Famille prennent régulièrement

Veuillez svp fournir des informations supplémentaires pour vous- même, votre conjoint, vos enfants qui peuvent être utiles

Informations sur les personnes à chargeNom Rélations D.O.B Numéro Passport

Autres informationsNom Date d’émission de Passport Lieu d’émission Valable jusqu’à

Si vous faites face à une condition mortelle : Acceptez-vous d’être traité dans un hôpital sélectionné par IARS ? OUI NON Accepteriez-vous une transfusion sanguine ? OUI NON

Signature de l’Employé : .............................................................. Date .......................


Titre du Document : Formulaire Liste de Contrôle de l’InductionDocument No : IARS/NE/21


Date d’Effet : 5 AVRIL 2021

Nouvel de l’employé : ..............................................................................................

Direction : ...................................................................................................

Date du Rapport : ...............................................................................................

1. Avant que le nouvel employé arrive à son poste le premier jour

Points d’Actions Qui Date Status1. Préparer le poste de travaila) Bureaub) Chaisec) Ordinateur/ Laptopd) Fournitures de Bureau2. IT Helpdesk (Renseignements sur l’Information)a. Demander l’identité de l’utilisateur et le mot de passe

auprès des Techniciens Informatiques/Informaticiensb) Mettre en place l’adresse E-mailc) Etablir l’accès à Wide Web, si nécessaire3. Organiser des cartes de visite le cas échéanta) Veiller à ce que l’orthographe du nom de l’employé soit

correcte, et quel nom la personne utilise courammentPremier Jour:

1. Les installations de bureau

a) Introduction à IARS et espace de travail

b) Visite des installations : services importants, l’emplacement des toilettes, Cafèterait, salles de réunion, des dispositions pertinentes de repas, etc.c) Salle des visiteurs et le lieu de réception d’appels personnelsa) Brève explication sur ce que le travail implique et ses rapports avec les autres dans la direction et toute l’entrepriseb) Brève explication sur la façon dont le travail se rapportent au Système de Gestion et les Procédures Opérationnelles Standardd)Se faire présenter à d’autres membres du personnele) Réunion avec les Directions. Par exemple, la Direction de Finances et Administration et des Opérationsa) Les personnes de contact pour les services concernés (par exemple, help desk, papeterie, finance -les demandes de remboursement...) b) Répertoire interne et externe c) Une liste des questions fréquemment posées avec leurs réponses (sur l’entreprise)d)Réunion avec le personnel



Pendant la première/deuxième semaine :

Points d’Actions Qui Date Status 1. Benefitsa) Revoir les rémunérations, les avantages(droits), les conditions d’emploi et les politiques, etc. ; administration générale, le code de conduite des matériels liés à SOP etc.2. Informations Départementalesa) Décrire la structure du départementb) Explication du plan et des services stratégiquesc) Les détails des avis et des projets stratégiques en cours au sein de l’entreprised) Donnez une brève description de chaque rôle de membre du personnel et expliquez comment le rôle s’inscrit dans le tableau d’ensemble.e) Programmez des réunions applicables au rôle et aux pratiques courantes dans les réunions officielles3. Description du Postea) Clarifier le Directeur Direct/Superviseur immédiatb) Lire la description de l’emploi, discuter de ses tâches quoti-diennes, sa responsabilité, et la responsabilité, avec des exemples de travail4. Culture /Valeursa) Présenter et expliquer les principes, les valeurs et les comportements attendusb) Décrire les éventuels conflits d’intérêt /Faire signer les formulaires des conflits d’intérêt parle nouvel employéc) Discuter des règles de confidentialité et faire signer les formulaires de confidentialité.5. Formation-Organiser une formation sur la façon d’utiliser :a) les systèmes téléphoniques-l ‘étiquette de téléphone fixeb) Envoyer électroniquement l’étiquette et effacer les messages Webc) Le réseau informatique locald) les systèmes logiciels spécialisés, le cas échéante) L’utilisation et l’application de l’intranet et de l’entreprise site. (Obtenir une image et un message pour le site Web)

Dans le premier mois

Points d’ Actions Qui Date Status 1. Gestion de la performancea) Expliquer le processus de gestion du rendement, la fréquence et le contenu des évaluations de rendementb) Fixer des objectifs-compléter les objectifs et les formes d’évaluation du rendementc) Examiner le contrat de performance-de discuter des attentes mutuellesd)Signer les forme s’appropriées, y compris la lettre de nomination, la description d’emploi, le plan de travail, le contrate) Expliquer et discuter du processus d’évaluation et ses implications de deux côtésf) fixer les dates des Evaluations du Rendement pour les4prochains mois


2. Apprentissage et Perfectionnementa) Identifier et discuter des besoins d’apprentissage pour l’année à venir en référence au cadre de la compétence fonctionnelle et au Cadre de Développement du Leadership et de convenir sur le plan de développement.b) Expliquer l’utilisation du cadre de compétencec) Examiner les possibilités de développement de carrière et les implications pour chaque itinéraire.d) Définir le cible Compétence-l ‘évaluation des besoins de formatione) Etablir des priorités pour la première année.f) Accepter les bonnes interventions pour chaque écartg) Discuter du programme de formation existant, fixer des dates pour des cours de formation (si nécessaire) et convenir le processus de suivi avec le plan de développement pour chacune des interven-tions.

Dans les 2 mois

1. Examen et feedback de l’élaboration de l’induction Qui Date Status a) Examiner le plan de développement et voir s’il ya encore des la-cunesb) S’il y a des lacunes, l’employé doit les marquer et planifier de les combler lui-mêmec) Se mettre d’accord sur la voie à suivre pour un futur programme de développement2.l’évaluationde la performancea) Expliquer le but et les attentes de l’évaluation de la performance des employés après huit semainesb) Donner la chanceaux employés de se défendre de la façon dont ils travaillent à leurs postesc) Fournir d’autres outils qui peuvent être utilisés pour améliorer les performancesd)Si un rapport doit être présenté à la fin de la période d’essai ; convenir sur le format, le contenu et les autres détails pertinents.e) Etablir un plan d’ensemble et des activités pour les 3semaines restantes



A la fin des trois/six mois-Fin de l’Essai

Points d’Action Qui Date Status 1.Evaluation de la Performancea) Remplir le modèle d’évaluation de la période probatoire/de l’inductionb) Examiner les réponses dans le modèle d’évaluationc) Si le score des deux côtés est inférieur à la moyenne, discu-ter de la voie à suivre2.La fin satisfaisante de la période d’essaia) Donner à l’employé une lettre de confirmationb) Célébrer officiellement la nouvelle confirmation de l’em-ployéc) Expliquer le calendrier d ‘évaluation du rendementd)Offrir un encadrement constant au nouvel employé pour l’ai-der à améliorer les compétences qu’il a identifiées dans le plan de développement personnele) Lui donner une rétroaction régulière sur sa performance avant l’heure prévue des évaluationsf) Avoir du temps pour discuter de l’acquisition de l’expérience et l’apprentissage que l’employé attend et prendre les mesures appropriéesg) Planifier à rencontrer le gestionnaire direct au moins tous les mois

CONFIRMATION DE LA FIN DE L’INDUCTION

Nom de nouvel Employé : ........................................................................................................................................

Signature du nouvel Employé : ................................................................................................................................

Date : .........................................................................................................................................................................

Nom de Gestionnaire ou Superviseur Direct : .........................................................................................................

Signature de Gestionnaire ou Superviseur Direct : ................................................................................................


Titre du Document : Formulaire d’Evaluation de la Période d’EssaiDocument No : IARS/NE/2018



FORMULAIRE D’EVALUATION DE LA PERIODE D’ESSAI

But

Le but du stage est de donner IARS l’occasion d’évaluer la performance du nouvel employé avant de confirmer un rendez-vous. Ce formulaire aide le gestionnaire direct de planifier et évaluer des employés pendant la pé-riode d’essai.

Details Personnel’s

Nom de l’Employé Numéro IDPoste/ Titre Date d’ EngagementDirection

Date de la Fin de la période d’essai

Interval de l’évaluation

Nom de Gestionnaire Direct

Titre

Section A : Instructions à l’Evaluateur :

a) Le superviseur ou le gestionnaire direct de l’employé à l’essai sera l’évaluateur. C’est seulement dans des circonstances exceptionnelles, par exemple, en raison de conflits interpersonnels ou de non-disponibilité du gestionnaire direct qu’un évaluateur (autre que le superviseur) sera nommé.

b) Les évaluateurs devront se reporter à la description de travail de l’employé au moment qu’il remplisse ce formulaire.

L’évaluateur doit se concentrer sur la capacité de l’employé d’accomplir les tâches énumérées dans sa description de l’emploi.

c) L’évaluation du rendement au travail de l’employé doit se faire en écrivant un nombre compris entre1 et 3sur la ligne blanche à la droite de chaque attribut, dans la colonne appropriée. Utilisez l’échelle suivante :



1=Inacceptable 2=Exige une amélioration 3=Satisfaisant 4=Excellent 5=Exceptionnel

DECRIPTION DES TACHES Score

1 2 3 4 5a) QUANTITE ET QUALITE DE TRAVAIL

I. La mesure dans laquelle l’employé accomplit les tâches d’une qualité spécifiée qui lui ont été données pendant une période spécifiée

II. La mesure dans laquelle le travail de l’employé est bien exécuté, approfondie, efficace, précis.

b) CONNAISSANCES DU METIER La mesure dans laquelle l’employé met en pratique ses connaissances, aptitudes et ses compétencesc) RELATIONS AVEC LE SUPERVISEURLa manière dont l’employé répond aux directives et commentaires de ses superviseurs. La mesure dans laquelle l’employé demande les conseils de son superviseur sur la façon d’améliorer ses performances et de les appliquer.d) COOPERATION AVEC LES AUTRES Comment l’employé coopère avec les autres. Prendre en considération le tact, la courtoisie et l’efficacité de l’employé dans sa façon de traiter avec les collègues, les subordonnés, les superviseurs et les clientse) PRESENCE ETFIABILITE Prendre en considération la ponctualité et l’assiduité au travail de l’employé. Contacte-t-il son superviseur à temps opportun lorsqu’il doit être en retard ou absent ?f) INITIATIVE ET CREATIVITE Prendre en considération si l’employé se suffit en lui-même, s’il est débrouillard et créatif afin qu’il atteigne les objectifs d’emploi ; Examiner la façon dont l’employé exécute les tâches lui assignées, modifie ou développe de nouvelles idées, des méthodes ou des procédures pour répondre efficacement à l’évolution des circonstancesg) CAPACITE A DEVELOPPER Dans quelle mesure l’employé démontre la capacité et la volonté d’accepter des tâches ou responsabilités nouvelles ou plus complexes

1. Section B : Cette section doit être uniquement remplie par le gestionnaire direct : 1. Décrire les performances ou la conduite de votre nouvel employé.

..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

2. Est-ce que cet employé démontre l’expertise et le niveau de compétence générale que vous attendiez de lui basé sur la demande d’emploi et d’entrevue ? Oui Non. Si non, en quoi le rendement de cet employé diffère-t-il de vos attentes ?

..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

2. Pensez-vous que cet employé fait des progrès appropriés par rapport à la durée de son emploi ?

Oui Non. Si non, veuillez décrire les domaines qui doivent être améliorés ?

..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

4. Est-ce que l’employé a besoin d’une formation supplémentaire ? Oui Non. Si oui, quel type de formation ? Où voulez-vous qu’il la fasse ?


..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

5. Avez-vous parlé à l’employé sur les préoccupations à tout autre moment que lors de cet examen probatoire ? q Oui qNon. Si oui, quelle a été sa réaction à la discussion ?

..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

6. Quels objectifs avez-vous et cet employé fixé pour les prochaines semaines / mois sur le travail ?

..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

7. Est-ce qu’il vous semble probable que cet employé va terminer sa période probatoire avec succès ? Oui Non. Si non, veuillez expliquer

..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

8. Actions Alternatives Recommandées:

Type d’ intervention Lists des Actions Personne Responsable Chronologiesa) Sur le Tasb) Atelierc) En dehors d’emploie/Externed) Formation bénévole/des copainse) Nommer un mentorf) Autres (specifier)

Section C : A remplir par l’EmployéUtiliser l’échelle d’évaluation ci-dessous pour indiquer votre opinion sur la façon dont la période de probation a accompli les objectifs suivants. Noter les parties suivantes du programme selon l’échelle ci-dessous :1.4= Très accord2.3=d’accord3.2=en désaccord4.1= Très en désaccord/besoin de plus d’informations

Description Rating Comment je me sens maintenant :1.Je me sens bien avec le processus d’induction2.Cette société est accueillante

3.Je m’attends à avoir une relation de travail positive avec mon superviseur.4.Je m’attends à avoir une relation de travail positive avec leurs pairs de ma DirectionObjectifs d’ Orientation:1. J’ai reçu les informations essentielles.2. J’ai reçu des informations en temps opportun.3. Je sais ce qu’on attend de moi par mon superviseur.4. Je sais ce qu’on attend de moi par mes collègues.5. Je comprends mes responsabilités professionnelles.



1. Fournir un bref aperçu de votre environnement de travail actuel?

..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

2. Avez-vous eu une orientation formelle des Ressources Humaines ? Oui Non et vous avait-elle utile ? Oui Non. Si non, qu’est-ce qui pourrait être fait pour la rendre plus formelle bénéfique pour vous?

..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

3. Est-ce que vous commencez à vous sentir à l’aise dans votre nouvel emploi ? Oui Non. Si non, qu’est-ce qui peut être fait pour vous aider à vous sentir plus à l’aise ? ..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

4. Avez-vous reçu une description de poste ? Oui Non ..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

5. Est-ce le travail que vous faites est différent de ce qui vous a été décrit, que ce soit verbalement ou sur votre description de poste ? Oui Non. Si oui, de quelle façon est-il différent ? ..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

6. Pensez-vous que vous avez les connaissances / compétences qu’il vous faut pour être compétent dans votre travail ? Oui Non. Si non, quelle formation ou un support supplémentaire avez-vous besoin pour devenir plus compétent ?

..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................7. Est-ce votre superviseur vous a parlé de vos progrès à ce jour ? Oui Non. Si oui, quel en a été le résultat ?

8. Les mesures recommandées

Action Personne Responsable Chronologie1.2.3.

Section D 1. Commentaires de l’employé (veuillez, svp, inclure la date, attacher une feuille supplémentaire si néces-saire) : ..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................2. Commentaires de l’évaluateur (veuillez, svp, inclure la date, attacher une feuille supplémentaire si néces-saire) : ..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................


3. Recommandations par le superviseur / l’évaluateur: - ..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

4. Est-ce la période probatoire de l’employé doit être prolongée ?: Oui Non Dites quand elle peut être nécessaire et organisée:

Raison: (expliquer l’avantage que l’employé et l’entreprise ont en prolongeant la période probatoire; par exemple, quelles sont les compétences seraient acquises par le salarié grâce à l’extension de la période probatoire: ..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

Cochez l’option appropriée (à remplir par le gestionnaire direct seulement à la dernière évaluation avant la fin de la période probatoire)

1. Je recommande que cet employé en essaie devienne permanent et continu.2. Je recommande que des mesures disciplinaires soient prises contre cet employé à l’essai avant la fin de sa période probatoire3. Je recommande que sa période probatoire soit prolongée de _____ semaines / mois.4. L’employé démissionné avant la fin de la période probatoire. (Il est important que le Directeur ait ce formulaire même si l’employé a démissionné.)

Commentaires à l’Evaluateur et l’Employé1. Les évaluateurs doivent discuter des résultats de l’évaluation avec l’employé. Au minimum, les employés doivent recevoir une copie de leur évaluation pour les garder dans leurs dossiers.2. Le formulaire d’évaluation doit être signé par l’évaluateur et l’employé. L‘ employé signe juste pour dire qu’il a reçu une copie du document. Sa signature sur le document ne signifie pas nécessairement qu’il a consenti é son contenu.3. On doit encourager les employés et les évaluateurs d’ inclure leurs observations écrites dans le document.

Observations : Si IARS décide de congédier un employé ou de prolonger sa période probatoire, ce dernier doit être invité à consentir sur l’alternative qui lui convient le mieux.

Autre période de ................................................................................................................Evaluation (Signature de l’Evaluateur et Date) (Signature de l’Employé et Date)Des copies de cette évaluation doivent être gardées dans le dossier personnel de l’employé.



Titre du Document : Formulaire d’Evaluation du Rendement de l’EmployéDocument No : IARS/EPRF/19



Formulaire d’Evaluation du Rendement de l’Employé

(A remplir pat le personnel (expatrié) et soumis à l’évaluateur avant l’évaluation annuelle ou périodique.

Informations Personnelles

Nom : ............................................................................................. Poste : .............................................................................

Direction/Sous Bureau : ........................................................... Date de Préparation .....................................

Type d’Evaluation: Saison Annuel Section Spéciale

Introduction : Ce formulaire est destiné à vous aider à vous préparer pour votre évaluation prochaine et à la discussion. Il vous offre la possibilité de communiquer à votre évaluateur les réalisations, les préoccupations et les besoins de développementaux fins de suivi et de discussion après cette évaluation Veuillez parvenir ce formulaire à votre examinateur avant votre entrevue.

1. Veuillez donner une évaluation personnelle de votre rendement relativement aux exigences de votre poste et identifier les réalisations majeures depuis la dernière évaluation

2. Veuillez faire une liste des objectives non accomplies les derniers 6 mois ; y a-t-il quelque chose qui vous aurait empêché d’atteindre ces objectives ? Identifier toute barrière pour arriver à un rendement effectif.

3. Qu’avez-vous reçu comme conseils/critiques depuis votre embauche ?

4. Identifier les domaines d’activités ou vous voulez vous améliorer durant les prochains 6 mois et que les actions que vous allez prendre pour y arriver. Comment pouvons-nous vous aider ?

5. Identifier tout sujet ou problème spécifique que vous voudriez discuter avec votre évaluateur/ ou toutes les questions que vous aurez à propos des attentes de votre évaluateur. Autres commentaires:


Titre du Document : Notification de l’Amélioration du RendementDocument No : IARS/NAR/11



NOTIFICATIONDE L’AMELIORATION DU RENDEMENT

But : Ce formulaire document et sert de notification à l’employé qu’il doit améliorer immédiatement son rende-ment dans l’exercice de ses fonctions. Un mauvais rendement tel que décrit ci-dessous peut entraîner une note satisfaisante globale en dessous de l’évaluation annuelle du rendement de cette année.

Nom de l’Employé Idéntité de l’Employé:

Direction: Titre de Poste: Date de Notification:

Description du rendement spécifique et des améliorations voulues :

Signature du superviseur : Date:

Signature de l’Evaluateur : Date:

Signature de l’Employé : Date:

Fiche de Notification de l’Amélioration Voulue

But du Formulaire :La notification de l’amélioration requise est utilisée pour identifier les performances qui sont mauvaises, insalubres ou inacceptables de toute responsabilité de base, les objectifs, l’affectation spéciale ou objectifs de l’unité qui tombent au-dessous du niveau satisfaisant apprentissage.

Quand -il faut prépare ce formulaire ?La notification de l’amélioration requise peut être complétée à tout moment au cours du cycle de la performance. Une Notification de l’Amélioration Requise doit être jointe à l’évaluation annuelle des performances au moment de sa soumission aux Ressources Humaines pour soutenir une note globale de dessous satisfaisante. Toutefois, cette reconnaissance ne garantit pas une telle cote. (Un actif écrit peut aussi être utilisé pour soutenir une note globale en dessous satisfaisante.)

Qui prépare le formulaire :Le superviseur immédiat complète la notification d’amélioration requis et doit inclure un plan d’amélioration, ce qui devrait avoir une période d’amélioration de pas moins de 30 jours ou plus de 180 jours. Le superviseur et l’employé doivent élaborer le plan d’amélioration après consultation avec un agent des ressources humaines.

S’il ya pas de compromis, le superviseur peut établir le plan d’amélioration qui sera signé qui sera signé par le superviseur, l’examinateur et l’employé.

Présentation du Formulaire

Une copie de la Notification de l’Amélioration Requise est remise à l’employé.



Rétention : Lorsqu’une Notification de l’Amélioration Requise est utilisée pour soutenir une note globale en dessous de la satisfaction sur l’évaluation annuelle du rendement, le formulaire original est envoyé aux Ressources Hu-maines ensemble avec l’évaluation.

Ainsi, cette notification sera classée dans le dossier de l’employé au bureau des Ressources Humaines. Sinon, le formulaire pourra être conservé dans les dossiers de la Direction jusqu’à ce que le processus d’évaluation annuelle arrive à sa fin.

Titre du Document : Plan de Développement du PersonnelDocument No : IARS/SDP/18


Date d’Effet: 5th AVRIL 2021

But : C’est pour le personnel de IARS afin qu’il découvre individuellement et identifie leurs besoins de formation de façon à permettre la direction à prendre des mesures.

Nom:Poste / TitreOptions de Développement

Points forts• Les comportements, compétences, connaissances et/ou des caractéristiques qui me mettent dans une

position de réussite à l’avenir.

Domaines de Développement Les comportements, les compétences, les connaissances et /ou les caractéristiques que je dois acqué-

rir pour réussir.

Actions pour répondre aux besoins de développement Les interventions de développement spécifiques qui sont recommandées au cours des 2-3prochains

mois.

Prochain Emploi/ Options de Poste Le poste ou un emploi générique approprié que je peux avoir comme mon affectation suivante

Les Options de carrière à plus long terme Les emplois ou les rôles génériques que je peux avoir sur trois à cinq ans.

Opinions et Souhaits propres Vues succession et les préférences actuelles pour votre développement à court et à long terme

Disponibilité La première date que vous êtes disponible pour une réaffectation

Nom et signature du Personnel ...............................................................................................................................................


Titre du Document : Demande de FormationDocument No : IARS/NE/19



DEMANDE DE FORMATION

Nom de l’Employé : ...................................................................................................................................................

Poste : .......................................................................................................................................................................

Endroit / Projet :.........................................................................................................................................................

Nom du Cours/Formation : ......................................................................................................................................

Directeur : ..................................................................................................................................................................

Date de Cours/Formation : ......................................................................................................................................

1. Objectif du Cours /de la Formation

..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

2. Nécessité de cours/de la Formation pour le poste au sein de l’organisation

..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

Coûts du cours/formation

Frais d’inscription/de formation : ..............................................................................................................................

Coûts de vol : ................................................................................................................................................................................

Frais d’hébergement : ................................................................................................................................................

Autres coûts(par exemple: transport, etc.) : .......................................................................................................................... Coûts Totaux :

Le montant versé par l’employé J’approuve totalement le cours/la formation demandé et la restitution des coûts

Signature du Directeur : …………………….......……...................... Date d’Approbation : ………........…….........................



Titre du Document : Dossier de Développement du PersonnelDocument No : IARS/SDR/19



DOSSIER DE DEVELOPPEMENT DU PERSONNEL

But : Ce formulaire est utilisé pour enregistrer toutes les interventions de développement du personnel, les for-mations, les réunions du personnel, les possibilités d’intérim ou de délégation, les projets spéciaux assignés au personnel qui sont au-delà de leurs descriptions de postes et toutes les autres interventions de développement suggérées par leurs superviseurs.

Nom de personnel Date/s:Fournisseur de services : Salle:

Program / intervention: Lacunes ciblées :

Bénéfices réalisés par le programme/intervention :

• .

• .

Demande prévue à envoyer à l’environnement de travail.

• .

• .

Quelle sera la preuve de la demande ?

• .


Document Title: Training Evaluation FormDocument No: IARS/TEF/18



Formulaire d’Evaluation de Formation

Nom de l’Employé : ...................................................................................................................................................

Poste : .......................................................................................................................................................................

Endroit/ Projet : .........................................................................................................................................................

Nom de la Formation : ..............................................................................................................................................

Lieu de la Formation : ...............................................................................................................................................

Evaluation du Programme de Formation

Dans quelle mesure la formation répond aux attentes/ objections ?

......................................................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................................................

Dans quelle mesure la formation a satisfait vos objectifs de développement professionnel ?

......................................................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................................................

Recommanderiez-vous d’autres collègues à participer à ce programme de formation ? S’il vous plaît expliquer pourquoi/ pourquoi

pas ..........................................................................................................................................................

Evaluateur Formateur /évaluation de l’animateur (S’il vous plaît noter les formateurs en tenant compte de l’aspect suivant)

Connaissance du sujet :

Très efficace : Juste efficace :

Réactivité au groupe :


Produire un bon climat d’apprentis-sage




Plan d’Action PersonnelActions liées Comment les mettre en œuvre au travail ? Quand?

1.

2.

Suivi : Evaluation Post-formation (Evaluer les réunions entre l’employé et son superviseur immédiat. Veuillez prendre en considération

les questions suivantes lors de la discussion.)Dans quelle mesure l’employé a-t-il mis en application les connaissances apprises dès qu’il est rentré au travail ?

......................................................................................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................................................................................

Quelles sont les compétences apprises que l’employé pourrait utiliser dans sa vie professionnelle ?

......................................................................................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................................................................................

Y a-t-il des changements remarquables et mesurables dans les activités et le rendement de l’employé depuis qu’il a repris son travail ?

......................................................................................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................................................................................

Nom du superviseur : .................................................... Poste du Superviseur : ..................................................

Date de la réunion de l’évaluation : .................................. La réunion de suivi suivante : ....................................

Signature du Superviseur immédiat : .....................................................................................................................

Signature de l’Employé : .........................................................................................................................................


Titre du Document : Feuille des Heures Supplémen-taires de l’EmployéDocument No : IARS/FHS/17



FEUILLE DES HEURES SUPPLEMENTAIRES DE L’EMPLOYE

MOIS:

ANNEE:

NOM DE L’EMPLOYE:

TITRE:

Temps Requis

Appro-bation

Décrire brièvement le travail journalier

Temps réel Total Journalier Signature du

Date De A (Imprimer svp) De A Heures Minutes Superviseur

1.

2

3

4

HEURES TOTALES:

Signature de l’Employé: Date

Nom du superviseur

Signature :

Date



Titre du Document : Formulaire de Demande de CongéDocument No : IARS/LAF/17



FORMULAIRE DE DEMANDE DE CONGENom FonctionLieuPériode de CongéEmis par

Délégation donnée àDate et signature de demande

Autorisation par le Chef de Sous Délégation

Nom et Prénom Date Signature

Autorisation par le Directeur du Pays

Nom et Prénom Date Signature

Suivi des congés par la Département de l’Administration/ RH

R&R 2015 Balance

Nombre des Droit aux Congés Annuels, R&R

Congés annuels prisCongés annuels prisCongés annuels pris

Type de Congé (Cocher là où c’est applicable)

Impayé Malade Compassation Annuel Matérnité/ Paternité Etudes

Pendant mon congé Je peux être contacté aux numéros de téléphone suivants

1. ………………………...............……………….... 2. ……........…….…………………………………... 3. .......………………........................………….

SI C’EST UN CONGE MALADIENous avons besoin d’une lettre d’un professionnel de la santé agréé qui spécifie les raisons pour obtenir un congé médical, la durée du congé et tous les documents justifiants le congé qui doit être accompagné d’un certificat d’un médecin

PLAN DE CONGE ET LES ACTIONSVoici les tâches en suspens qui doivent être accomplies pendant mon congé


Ref Tâches /Affectation (par exemple, suivi, exécution, préparation, présentations etc.)

Partie Date limite

Si l’espace ne suffit pas s’il vous plaît joindre plus de détails

Signature de l’employé : ……………………………………...................................…………… Date : ……………......………………….

NOMBRE DE JOURS DE CONGÉ

A remplir par l’agent de RH/l’Administrateur avant que le congé ne soit approuvé :

Type de congeNombre de joursCongé disponibleCongé demandéCongé restant

Titre du Document : Formulaire d’Evaluation du PersonnelDocument No : IARS/JAM/18



Nom de l’employé : Titre du poste : Date d’embauche : Département :

Superviseur :

Evaluation Annuelle : Evaluation de 90 jours Période d’Evaluation : De .............. A ..................

But : Le but de l’évaluation du Rendement est de :

- Développer une meilleure communication entre l'employé et le superviseur ;- Améliorer la qualité du travail ;- Augmenter la productivité et promouvoir le développement de l’employé. Le superviseur doit évaluer la

performance globale de l’employé surtout pour savoir s’il produit les résultats souhaités dans chacune des principales responsabilités de l’emploi pendant les périodes de performance.

Catégories de Cote de la Performance : Prendre en compte la performance de l’employé dans chaque catégorie et désigner le niveau de performance qui décrit le mieux sa performance au travail.

Accorder une attention particulière à chaque catégorie avant de choisir la note. Voici ci-après la description de chaque niveau de performance.

5.Exceptionnel - L’employé dépasse systématiquement toutes les attentes des responsabilités, les objectifs, les compétences, les capacités et l’engagement requis pour le poste. Il détient de grandes connaissances des principaux aspects de tout son emploi et il en a acquis une expérience dans chaque domaine.

Il a démontré l’acquisition de grandes connaissances et la capacité à prendre des initiatives et d’améliorer les processus et l’efficacité dans son travail.

Tout ceci a eu comme résultat un impact positif sur le fonctionnement de son Département ou de l’Organisation en général.



4. Dépasser les Attentes / Exigences- L’employé atteint et dépasse souvent les attentes relatives aux respon-sabilités et objectifs, compétences, aptitudes et connaissances pour son poste.

Il a cherché à améliorer ou d’augmenter les compétences, et il en a fait ou proposé des recommandations ou solutions éventuelles pour améliorer les processus.

3. Répondre aux Attentes / Exigences- L’employé a répondu aux attentes établies pour les responsabilités et les objectifs de son poste. Il a démontré les compétences requises, les connaissances et l’engagement pour le travail.

2. Besoin d’Amélioration- L’employé ne remplit pas toujours les responsabilités et les objectifs de l’emploi. Il a certaines compétences nécessaires, les capacités et les connaissances de l’emploi, mais il a encore besoin de la formation supplémentaire pour y arriver.

L’employé peut être en train d’apprendre sur le tas ou il a la volonté de se développer ou d’améliorer davantage les compétences requises, mais ses capacités peuvent être mises en question.

1. Performance de l’Emploi Insatisfaisante -L’employé n’a pas rempli les responsabilités. Il n’a pas démontré les connaissances, les compétences, les capacités et l’engagement requis pour le poste.

Section I : Evaluer la performance de l’employé en cochant la case la plus appropriée dans chaque catégorie sur la base du temps au travail. Ecrire des exemples spécifiques pour soutenir chacune des notes.

Travail / Connaissances Techniques :Exceptionnel/Dépasse les Attentes /Répond aux Attentes /Besoin d’Amélioration/ Insatisfaisant L’employé possède et démontre une compréhension approfondie et une connaissance pratique de toutes les phases de l’emploi ; y compris les différentes techniques et compétences nécessaires à la réalisation efficace de toutes les tâches. Il reste à la page concernant les changements ou les tendances dans les connaissances techniques professionnelles. Il comprend l’impact de son poste de travail sur d’autres fonctions, départements et entreprises.

Exemples spécifiques / Commentaires :

Résolution Aux Problèmes et Prise de décision :Exceptionnel/Dépasse les Attentes /Répond aux Attentes /Besoin d’Amélioration/ InsatisfaisantL’employé démontre la capacité à prendre des décisions sensées et appropriées. Il le fait en définissant et diagnostiquant la question/problème ; en analysant la (les) cause(s) et en profitant de l’expertise professionnelle, les ressources internes et externes pour faire des recommandations ou donner des solutions qui auront un effet négatif minimal sur les objectifs du département ou de l’entreprise et sur les relations avec les employés. L’employé démontre la volonté d’assumer la responsabilité des décisions prises.


Planification et Organisation :Exceptionnel/Dépasse les Attentes /Répond aux Attentes /Besoin d’Amélioration/ Insatisfaisant

L’employé planifie pour produire le volume requis pour répondre à la production. Il utilise les ressources appropriées, satisfait ou dépasse les délais sans compromettre la qualité, cherche des possibilités d’accroître la productivité et / ou évite le gaspillage. Il doit être en mesure de re-prioritiser au besoin pour répondre aux nouvelles demandes. Il effectue des missions de service et les tâches en respectant le budget.


Communication Verbales et Ecrites :Exceptionnel/Dépasse les Attentes /Répond aux Attentes /Besoin d’Amélioration/ InsatisfaisantL’employé démontre une communication claire efficace (y compris, l’audition, la communication non verbale et de la langue) dans les paramètres individuels et de groupe (tous les niveaux, internes et externes). Il tient le gestionnaire ou superviseur, les associés et les subordonnés informés de l’état et des problèmes de travail ou des projets. Il fait une communication écrite précise et concise pour soutenir la portée des missions.



Compétences Interpersonnelles / Travail d’Equipe :Exceptionnel/Dépasse les Attentes /Répond aux Attentes /Besoin d’Amélioration/ Insatisfaisant

L’employé démontre la capacité à établir et maintenir des relations efficaces à la fois internes et externes.

Il est disposé à coopérer et faire preuve de souplesse pendant le travail avec des collègues, des subordonnés et les membres de la Direction en vue de terminer le travail.

Il traite tous les employés et les clients avec dignité et respect. Exemples spécifiques / Commentaires :

L’adhésion à la Politique d’Entreprise / Sécurité : Exceptionnel/Dépasse les Attentes /Répond aux Attentes /Besoin d’Amélioration/ Insatisfaisant

L’employé interprète et applique correctement les politiques et lignes directrices de la compagnie, du dépar-tement et de l’emploi. Il maintient l’espace de travail propre et sûr et il porte EPP exigé.


Auto Compétences en Gestion : Exceptionnel/Dépasse les Attentes /Répond aux Attentes /Besoin d’Amélioration/ Insatisfaisan

L’employé affiche confiance et se contrôle lors de la manipulation des situations difficiles ou nouvelles. Il est adaptable et souple lors de changement. Il démontre un sens de l’esprit de coopération en restant ouvert et positif aux commentaires constructifs et aux directives.

Exemples spécifiques / Commentaires : Section II- Résultats des Buts et Objectifs (fixés à une évaluation préalable)

But / objectif : Résultat : But / Objectif : Résultat :

Section III- Réalisations et Contributions :

Section IV Résumé des Performances

EVALUER LA PERFORMANCE GLOBALE (Inclure Addendum des Gestionnaires / Superviseurs, le cas échéant) Exceptionnel/Dépasse les Attentes /Répond aux Attentes /Besoin d’Amélioration/ Insatisfaisant

Section V- Buts et Objectifs (pour une nouvelle période d’évaluation) :

Commentaires de l’Employé :

Discuté / évalué avec l’employé sur : Suivi requis / désiré : oui ou non Signature de Gestionnaire/ Superviseur : Date : Signature de l’employé : Date :



Titre du Document : Formulaire d’Entrevue de SortieDocument No : IARS/EIF/19



FORMULAIRED’ENTREVUE DE SORTIE

Détails Personnels

Nom : Titre de l’Employé : Direction : Date du Début de Travail A l’Organisation :Date du Début de Travail au Poste :Date de Départ de l’Organisation : Durée Totale au Service : Autres Postes Tenus A l’Organisation :

Notre demande : Veuillez répondre à toutes les questions

1. Quelles sont vos raisons de quitter l’organisation ?

2. Qu’est-ce que l’organisation pourrait avoir fait pour vous inciter à rester ?

3. Quels sont les facteurs importants qui vous ont poussé à choisir votre nouveau rôle ?4. Est-ce votre description de poste est mise à jour/pertinente ? Sinon, veuillez décrire ce qui doit être fait pour

la mettre à jour.5. Pouvez-vous décrire vos niveaux de satisfaction au travail ?

Excellent Au-dessus de la Moyenne Bon Mauvais

Une fois coté Bon ou Mauvais, veuillez esquisser ce que certains considèrent comme des problèmes.

1. Est-ce le travail était de la façon que vous vous attendiez ? Sinon, pourquoi pas ? 2. Y avait-il des obstacles à vous acquitter efficacement de votre rôle et si oui, quelles en étaient-ils ? 3. Comment était votre charge de travail ? 4. Comment décririez-vous le niveau de soutien que vous avez reçu pour effectuer votre rôle ? Par exemple, le soutien de votre gestionnaire, collègues, Directeur Exécutif, etc. ?

Excellent Au-dessus de la Moyenne Bon Mauvais

Comment aurions nous fait mieux dans ce domaine ?

1. 1.Avez-vous reçu une évaluation adéquate et la rétroaction formelle sur votre rendement au travail ? Sinon, expliquez 2. Quelles sont vos vues sur votre rémunération ? par exemple


Excellent Au-dessus de la Moyenne Bon MauvaisSalaire de BaseRemboursements des expensesIndemnité des heures supplémentaires

12. Quel genre d’occasion avez-vous reçus pour discuter des possibilités de développement de carrière ?13. Quel est votre point de vue des possibilités de formation que nous offrons ?14. Qu’est-ce que vous aimez le plus au sujet de la culture de l’organisation ?15. Qu’avez-vousaimé le moins sur la culture de l’organisation ?16. Recommanderiez-vous cette organisation à d’autres personnes comme un lieu de travail ? Sinon,

pourquoi ?17.Y a-t-il d’autres commentaires que vous aimeriez poser ?

Titre du Document : Feuille de PrésenceDocument No : IARS/FP/20



Feuille de Présence

Nom de l’Employé : .................................................................................................................................................

Nom du Superviseur : .............................................................................................................................................

Date Heures de Travail

Nature des Heures Prestées Approbation du SuperviseurHeures

RégulièresHeures Supplémentaires

Heures Totales

Signature de l’Employé : ........................................................................................... Date : ....................................

Signature du Superviseur : ....................................................................................... Date : ...................................

[email protected]

Phone : 01(402)6134893WhatshApp : 01(531)5412136

Siège social 3915 S.20th Street Lincoln, NE 68502 USA