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© CRDP de Poitou-Charentes – Novembre 2007
- Manuel de présentation -
Sommaire
Introduction ....................................................................................................3
Remarques préalables...................................................................................3
PRINCIPALES FONCTIONNALITES DE GESTION DOCUMENTAIRE .............6
LA GESTION DU FONDS DOCUMENTAIRE.............................................................7
- La gestion des acquisitions...........................................................................7
- La gestion des périodiques...........................................................................9
- Le catalogage : Voir, saisir .........................................................................10
- L’importation – l’exportation de notices ......................................................14
- Le thésaurus...............................................................................................15
- La gestion des auteurs, éditeurs et collections ...........................................16
- Le récolement.............................................................................................17
LA GESTION DU PRET .....................................................................................17
- Prêts, retours, prolongations, réservations .................................................18
LA RECHERCHE DOCUMENTAIRE .....................................................................20
L’EDITION, LA DIFFUSION DE PRODUITS DOCUMENTAIRES .................................24
LA PRODUCTION D’INDICATEURS D’ACTIVITES ..................................................25
LES OUTILS INTEGRES ....................................................................................26
- Editer des rapports .....................................................................................27
- Gestion des paramètres du poste et des bases .........................................28
- Editer des statistiques sur les tables d’une base documentaire .................29
BCDI SPECIAL POUR VOS PUBLICS ..............................................................31
LA RECHERCHE DOCUMENTAIRE .....................................................................31
- La visualisation et l’exploitation des résultats .............................................34
LE COMPTE LECTEUR .....................................................................................36
BCDI WEB POUR INTERROGER LA BASE DU CENTRE DE DOCUMENTATION DEPUIS
UN SITE INTERNET OU INTRANET .....................................................................38
L’ACCOMPAGNEMENT DE L’ABONNEMENT BCDI SPECIAL ......................41
DEUX SITES UTILES POUR OPTIMISER VOTRE UTILISATION DE BCDI SPECIAL .............................................................................................................42
Présentation BCDI Spécial 3
Introduction
Ce manuel a pour objectif de vous faire découvrir les principales fonctionnalités de gestion et de recherche documentaire du logiciel BCDI Spécial. Une documentation complète sur le logiciel est consultable à partir :
• du site http://www.bcdi.fr
• de l’espace client intégré à BCDI Spécial accessible à partir du « ? » de la barre de menus de BCDI
De plus, vous disposez d’une aide contextuelle pour tous les écrans de BCDI Spécial.
Remarques préalables
BCDI Spécial est un système complet pour gérer, rechercher, mettre à disposition et valoriser l’information de la base documentaire d'un centre de documentation. Le logiciel vous propose une base documentaire structurée qui vous permet de saisir les documents, gérer les exemplaires et les emprunteurs du centre de documentation.
Structure générale d’une base de BCDI Spécial
Présentation BCDI Spécial 4
BCDI Spécial est livré avec un paramétrage par défaut : par exemple, une fois le logiciel installé, une base de démonstration nommée DEMO et des mots de passe correspondant à des groupes d’utilisateurs vous sont proposés.
Le logiciel propose trois accès principaux :
• un accès pour gérer au quotidien son centre de documentation ; nous vous proposons de découvrir ce menu dans la partie intitulée « Principales fonctionnalités de gestion documentaire » ;
• un accès pour les usagers : les fonctionnalités et écrans sont à découvrir dans la partie «BCDI Spécial pour vos publics» ;
• un accès pour l’administrateur des bases gérées avec BCDI.
Pour prendre connaissance des fonctions d’administration, nous vous invitons à vous identifier avec le mot de passe par défaut administrateur « ADMIN ».
Il est très important de modifier et de conserver ce mot de passe pour assurer la sécurité de vos bases documentaires gérées avec BCDI.
Une fois identifié, vous prenez connaissance des fonctions d’administration des bases documentaires sous BCDI : administration des bases, des masques, des vues sur les bases, des autorisations, des groupes d’utilisateurs et des paramètres de l’administrateur lui-même.
La fenêtre d’identification de BCDI Spécial
L’écran par défaut d’administration de BCDI – l’onglet de gestion des bases
Présentation BCDI Spécial 5
Remarquez que BCDI propose par défaut à l’installation trois bases documentaires :
- la base Principale (celle du centre de documentation) installée dans un répertoire DATA ;
- la base Démo : base de démonstration avec quelques milliers de références, des emprunteurs fictifs… installée dans un répertoire DEMO ;
- la base Travail Perso : installée dans TRAVPERS, c’est une base sans références, avec thésaurus et dictionnaire, qui peut par exemple vous servir à effectuer des tests.
L’écran par défaut d’administration de BCDI – l’onglet de gestion des groupes d’utilisateurs
L’écran de gestion des groupes d’utilisateurs vous permet avec les différents mots de passe d’avoir accès à une ou plusieurs bases avec des droits d’utilisation pour chacune des bases. Remarquez que le mot de passe « GESTION » (qu’il est conseillé de renommer) donne accès à la base principale et à la base Démo avec toutes les autorisations.
La visite des principales fonctionnalités de BCDI Spécial que nous vous proposons a été réalisée en s’identifiant avec le mot de passe « GESTION ».
Présentation BCDI Spécial 6
Principales fonctionnalités de gestion documentaire
BCDI Spécial est un système complet pour gérer, rechercher, mettre à disposition et diffuser l’information de la base documentaire d'un centre de documentation ou d’une bibliothèque. Le menu de gestion documentaire du logiciel est par conséquent organisé autour des tâches de gestion informatisée accomplies par le documentaliste.
Noter une fois identifié que tous les écrans indiquent la version du logiciel que vous utilisez et dans quelle base vous travaillez. Si vous disposez des droits d’accès, vous pouvez très facilement changer de base de travail en cliquant dans la barre de menus sur l’entrée «Changer de base ».
L’organisation de la barre de menus illustre la chaîne documentaire. Elle concerne notamment :
- les tâches de gestion du fonds : gestion des acquisitions et des périodiques, catalogage, importation et exportation de notices, accès aux listes d’autorité et aux langages documentaires, opération de récolement ;
- les tâches de gestion du prêt : prêts, retours, réservations de documents, saisie des emprunteurs… ;
- la recherche sur la base documentaire (celles des documents du centre de documentation, sur les emprunteurs…) ;
- les activités d’édition et de diffusion de produits documentaires permettant la valorisation du fonds (Entrée « Diffusion, édition ») ;
- les opérations d’évaluation de l’activité du centre de documentation (celle du fonds, des acquisitions, des prêts, des recherches), opérations au service de la politique documentaire de l’établissement (Entrée « Indicateurs d’activité ») ;
- des outils intégrés qui vous permettent d’éditer des listes, de gérer et d’accéder aux différentes bases que vous pouvez gérer (Entrées « Outils » et « Changer de base »).
Présentation BCDI Spécial 7
La gestion du fonds documentaire
Ce menu vous permet d’accéder aux fonctions de gestion du fonds du centre de documentation ; elles concernent :
- la gestion des acquisitions et des périodiques ;
- le catalogage ;
- l’importation et l’exportation de notices ;
- l’accès aux langages documentaires ;
- la gestion des fiches auteurs, éditeurs et collections ;
- les opérations de récolement.
La gestion des acquisitions
Les différentes entrées du menu de gestion des acquisitions
Ce menu vous permet de :
- préparer vos commandes et d’éditer des bons de commande ;
- de réceptionner ces commandes
- de créer et de gérer vos fournisseurs ;
- de saisir des suggestions d’achats faites par vos lecteurs.
La préparation d’une commande
Le menu « Gestion du fonds »
Présentation BCDI Spécial 8
Une fois la commande préparée (c’est-à-dire, lorsque tous les documents à commander ont été sélectionnés), vous pouvez éditer votre commande en cliquant sur le bouton « Editer les commandes ».
Vous pouvez alors compléter les champs Fournisseur, numéro de bon, origine crédit, etc., puis enregistrer votre commande.
Vous pouvez alors « Editer le bon de commande ».
Écran d’édition d’un bon de commande
L’édition et l’enregistrement d’une commande
Présentation BCDI Spécial 9
La gestion des périodiques
Ce menu vous permet :
- de gérer vos abonnements à des publications en série ;
- de bulletiner (c’est-à-dire d’enregistrer les arrivées des différents numéros d’un périodique au centre de documentation) ;
- d’établir un état de réception de vos périodiques afin de relancer éventuellement vos fournisseurs.
Écran d’édition d’un état de réception de périodiques
L’état de réception va permettre de lister les exemplaires pour une publication en série donnée, d’indiquer la période prise en compte par l’abonnement et donc de vérifier que vous avez bien reçu tout ce que vous deviez recevoir.
Écran de gestion
des périodiques
Présentation BCDI Spécial 10
Le catalogage : Voir, saisir
Note à l’attention des utilisateurs des anciennes versions de BCDI : La notion de structure de base de données « Notices / Documents » n’a plus cours dans ces masques de saisie. Elle est, remplacée par la notion « champs de description bibliographique / champs d’analyse documentaire»
TOUS les documents, quel qu’en soit le support, ont désormais une notice générale OBLIGATOIRE : les champs de la table Notices et de la table Documents peuvent donc être confondus dans cette saisie.
Après avoir cliqué sur ce menu, une fenêtre de sélection des caractéristiques du document à saisir apparaît (choix du support, ensuite du Type de document, puis du Type de nature)
Fenêtre de sélection des caractéristiques du document
Un « masque » de saisie correspondant à vos choix s’affiche, composé :
- d’un onglet « Description bibliographique », qui permet de saisir l’ensemble des références bibliographiques du document à cataloguer (titre, auteur, date de parution, ISBN, éditeur, etc.).
Exemple du masque de saisie pour un Livre, Texte imprimé, Documentaire
Pour saisir les indications sur l’auteur, l’éditeur, la collection, il suffit de cliquer sur les boutons « Voir, saisir » à droite des champs correspondants.
Présentation BCDI Spécial 11
Ouverture du masque de saisie « Auteurs »
- d’un onglet « Analyse documentaire », qui permet de rendre compte du contenu intellectuel du document (natures, résumé, descripteurs, etc.).
Onglet analyse documentaire du masque de saisie
Présentation BCDI Spécial 12
En cliquant sur le bouton « Descripteurs », vous pouvez consulter le thésaurus Motbis et capturer les descripteurs, qui complèteront l’analyse documentaire.
Visite du thésaurus
En cliquant sur le bouton « Descripteurs », vous pouvez consulter le thésaurus Motbis et capturer les descripteurs dans la fiche.
Fenêtre de contrôle de la capture des descripteurs
Dans les champs Types de nature, Natures, Disciplines, Niveaux, Publics et Genres, vous pouvez saisir librement une chaîne de caractères, mais vous pouvez aussi, en cliquant sur le bouton à droite de ces champs, ouvrir une nomenclature de termes que vous pouvez capturer.
Présentation BCDI Spécial 13
Ouverture de la nomenclature du champs « Nature »
Une fois la saisie terminée et enregistrée, il reste à exemplariser en cliquant sur le bouton « Exemplaire (0).
Une fenêtre vous demande combien d’exemplaires vous voulez créer :
Après avoir cliquer sur « OK », le nombre d’exemplaires saisi est créé :
Fenêtre indiquant la création d’un exemplaire et le n° d’exemplaire attribué
Présentation BCDI Spécial 14
L’importation – l’exportation de notices
Afin d’échanger et réduire le temps consacré à la création de notices ex-nihilo, BCDI Spécial vous permet d’importer et d’exporter des notices que vous aurez créées avec BCDI et ce grâce au format MémoNotices (format propriétaire d’importation et d’exportation de BCDI).
Vous pouvez aussi importer ou exporter des notices au format UNIMARC, format international d’échange de données bibliographiques. Ainsi, des notices des catalogues de la Bibliothèque Nationale de France sont directement importables via cette fonctionnalité.
Outre le logiciel BCDI Spécial, le CRDP de Poitou-Charentes propose des services documentaires pour la récupération de notices (MéMoFiches, MémoDocNet) pour aider à la constitution initiale d’une base documentaire et pour alléger le temps de traitement documentaire.
Écran d’importation
de notices
Écran d’exportation de notices
Présentation BCDI Spécial 15
Le thésaurus
BCDI Spécial est livré avec le thésaurus Motbis. L’écran vous permet de consulter les descripteurs du thésaurus, d’en explorer leur structuration et leur environnement sémantique. Vous pouvez éditer des listes structurées de tout ou partie du thésaurus et importer les futures versions de Motbis.
Écran d’accès
au thésaurus
Visite du thésaurus
Présentation BCDI Spécial 16
La gestion des auteurs, éditeurs et collections
A partir de ce menu, vous pouvez gérer les fiches des auteurs, éditeurs et collections des documents disponibles au centre de documentation. Il vous est possible d’en créer, de les rechercher afin de mettre en cohérence par exemple les index de ces fiches. Vous pouvez aussi importer ou exporter ces fiches.
Saisie ou modification d’une fiche auteurs
Écran de gestion des fiches
auteurs, éditeurs et collections
Présentation BCDI Spécial 17
Le récolement
Le récolement vous permet de procéder à la vérification de l’état de votre fonds et de constater les anomalies liées notamment au prêt des exemplaires. Ce menu vous permet d’accéder à un écran de recherche. Cet écran va vous guider dans la rédaction de votre équation de recherche sur les parties du fonds sur lesquelles vous voulez procéder au récolement et va vous permettre d’éditer un listing de récolement sur lequel vous pourrez constater la présence des exemplaires du centre de documentation et indiquer éventuellement leur état.
Listing de récolement de BCDI Spécial
La gestion du prêt
Le menu de gestion du prêt vous permet de gérer tous les aspects du prêt au sein d’un centre de documentation.
Il vous sera possible :
- d’effectuer des prêts, des retours, des prolongations de prêts ;
- de créer des réservations et de les gérer ;
- de créer et de gérer des exemplaires et des fiches des emprunteurs au centre de documentation ;
- de gérer les retards en éditant des lettres de rappel ;
- de gérer des droits de prêts en attribuant une durée de prêt, un nombre maximum d’exemplaires empruntables, d’affecter des droits de prêts par type d’emprunteurs et par support.
Présentation BCDI Spécial 18
Prêts, retours, prolongations, réservations
Toutes les fonctionnalités de gestion des prêts, des retours, des prolongations, de création de réservations et d’une fiche emprunteur sont assurées par un seul et même menu «Prêts, retours, prolongations, réservations » dans BCDI Spécial.
Écran des Prêts, retours, réservations, prolongations – Onglet Prêt enregistré
A partir de ce menu, il est possible d’éditer une lettre de rappel pour un emprunteur en retard. La lettre de rappel peut être imprimée ou adressée par courriel par exemple.
L’écran de prolongation des prêts
Présentation BCDI Spécial 19
L’écran de saisie d’une réservation
L’écran permettant d’éditer une liste de réservations et de l’envoyer
Présentation BCDI Spécial 20
La recherche documentaire
BCDI Spécial propose trois accès pour effectuer des recherches documentaires : la recherche dite « Usager », la recherche dite « Assistée » et la recherche dite « Experte »
Le menu de « recherche»
La recherche « Usager » correspond aux écrans de recherche dont disposent vos usagers notamment les publics du centre de documentation ou de la bibliothèque. Plusieurs interfaces de recherche sont proposées dans le menu d’Administration de Bcdi : l’interface Bcdi 3, l’interface Bcdi 2006 (avec Dico ou sans Dico) et l’interface Bcdi 2007 (avec ou sans le compte lecteur).
Interface Bcdi 3 : cet écran organisé sous forme d’onglets permet de réaliser des recherches thématiques, des recherches sur le titre, l’auteur, l’éditeur, la collection ou à partir du thésaurus. Deux onglets de recherche complètent cet écran : le mode de recherche multicritères qui permet de disposer d’un écran qui regroupe toutes les potentialités de recherche sur la base documentaire et le mode de recherche experte
Présentation BCDI Spécial 21
Écran de recherche « Usager » onglet de recherche par thèmes
Interface Bcdi 2007 (avec ou sans compte) : cet écran organisé sous forme d’onglets permet de réaliser des recherches thématiques, des recherches par critères (titre, auteur, éditeur, collection, ISBN) ou à partir du thésaurus.
Nota : par rapport aux interfaces précédentes, l’interface 2007 propose plus de choix en matière de restrictions de recherche, la possibilité d’associer une recherche par critère et une recherche thématique, ainsi qu’une recherche par thésaurus facilitée.
Écran de recherche « Usager » onglet de « Recherche thématique »
Présentation BCDI Spécial 22
La recherche « Assistée » permet de rechercher sur un catalogue de références documentaires, dans le but par exemple de réaliser une bibliographie, en accompagnant la rédaction d’une équation de recherche (même s’il reste possible d’écrire à la main cette équation dans la zone de rédaction).
Ecran de « Recherche assistée »
La première étape pour rechercher consiste à :
- choisir la base sur laquelle va porter les requêtes ;
- choisir si la recherche doit porter sur toute la base, uniquement les notices générales ou les parties composantes.
La seconde étape pour rechercher consiste à choisir si la recherche doit porter sur un des 3 critères :
- la recherche sur des mots, expressions ou descripteurs ;
- la recherche sur les champs de description bibliographique ;
- la recherche sur les champs d’analyse documentaire.
La recherche « Experte » permet de rechercher sur les différentes fiches d’une base documentaire. BCDI Spécial dispose d’une syntaxe de recherche très complète qui permet de rédiger des équations de recherche complexes, de classer les résultats selon différents critères et d’éditer les résultats dans différents formats de fichiers.
Présentation BCDI Spécial 23
L’écran de recherche « expert »
Liste des boutons permettant de rédiger une équation de recherche
Présentation BCDI Spécial 24
L’édition, la diffusion de produits documentaires Éditer et diffuser des produits documentaires est une activité essentielle car elle permet de valoriser le fonds documentaire et d’informer les publics du centre de documentation. BCDI Spécial vous propose des produits documentaires « clés en main » qui vous permettent d’éditer vos nouvelles acquisitions ou des catalogues (par exemple, un catalogue de cédéroms). Remarquez les deux onglets « Nouveautés » et « Catalogues » qui vous permet d’accéder aux différents rapports proposés par le CRDP de Poitou-Charentes ou que vous aurez créés.
L’écran d’édition de l’onglet « Nouveautés »
Écran d’édition de l’onglet « Catalogues »
Présentation BCDI Spécial 25
Édition d’un rapport des nouveautés du centre de documentation
Grâce au «sommaire intégré» ; il est possible de se déplacer très rapidement dans ce rapport. Noter aussi que la barre de menus de l’éditeur de rapports vous propose notamment d’exporter ce document dans différents formats de fichiers (ex. PDF) ou de l’adresser par courriel.
La production d’indicateurs d’activités
Le menu «Indicateurs d’activités» vous permet de construire des indicateurs d’activités du centre de documentation. Ces indicateurs sont autant d’éléments d’analyse pour faire évoluer la politique documentaire d’un établissement. Ils vous permettent par exemple d’établir des statistiques des documents les plus empruntés, des emprunts par support, des recherches des publics, de la répartition des acquisitions du centre de documentation…
Écran d’indicateurs d’activité – Onglet «Activités de gestion du fonds»
Présentation BCDI Spécial 26
Écran d’indicateurs d’activité – Onglet «Activités des publics»
Édition d’une feuille de calcul
Les outils intégrés
Le menu «Outils » met à disposition des fonctionnalités qui vous permettent :
• d’éditer des rapports, de réaliser des feuilles de calcul sur vos bases documentaires ;
• de gérer les paramètres de votre poste et de vos bases (recopier, sauvegarder,…) ;
• d’obtenir des statistiques sur une base documentaire.
Menu « Outils » de BCDI Spécial
Présentation BCDI Spécial 27
Editer des rapports
Un outil d’édition de rapports vous permet d’élaborer des rapports simples ou complexes. Un assistant de création de rapport vous guide dans l’édition de listes.
Assistant de création de rapports
Présentation BCDI Spécial 28
Exemple d’édition d’une liste simple avec l’éditeur de rapports (dans l’exemple, une liste d’emprunteurs)
Gestion des paramètres du poste et des bases
BCDI Spécial vous permet grâce au menu «Gestion des paramètres locaux » de paramétrer votre poste de gestion documentaire.
Vous pouvez notamment :
• attribuer un nom à votre station (par défaut, BCDI prend le nom de la station sur le réseau) ;
• choisir un format d’affichage, garder la position des fenêtres exactement à la position et de la dimension où elles étaient au moment de leur fermeture.
Écran de gestion des paramètres locaux
Présentation BCDI Spécial 29
Le menu « Gestion des bases » vous permet d’effectuer un certain nombre d’opérations ; l’écran vous indique dans quelle base vous travaillez ; vous pouvez notamment : • recopier sur la base active : cette fonction vous permet de remplacer les
données d’une base (la base « active ») par les données d’une autre base. Si la base active est « protégée » (voir en l’accès Administration de BCDI l’onglet Bases), cette opération est interdite ;
• Initialiser une base : si la base n’est pas protégée, la base active sera vidée, il ne restera plus que le thésaurus et le dictionnaire ;
• Reconstruire la base active ;
• Sauvegarder la base active : cette fonction permet de compresser (zipper) à distance sur le serveur une base et de rapatrier le fichier ainsi obtenu sur la station locale, pour l’enregistrer sur le disque dur local, ou sur un lecteur Zip, ou une clé USB, etc.
Écran de gestion des bases
Editer des statistiques sur les tables d’une base documentaire
Présentation BCDI Spécial 30
Présentation BCDI Spécial 31
BCDI Spécial pour vos publics
Les publics de votre centre de documentation ou de votre bibliothèque peuvent avoir accès à la base documentaire du centre de documentation afin d’effectuer des recherches et consulter leur compte lecteur.
La recherche documentaire
Plusieurs interfaces de recherche sont proposées dans le menu d’Administration de Bcdi : l’interface Bcdi 3, l’interface Bcdi 2006 (avec et sans Dico) et l’interface Bcdi 2007 (avec et sans compte).
Les écrans de recherches « Usager » de l’interface Bcdi 3 sont organisés sous forme d’onglets ; ils permettent de réaliser :
- des recherches thématiques : les mots recherchés sont recherchés à la fois dans les champs Titre, Résumé, Descripteurs, Mots-clés et divers ;
- des recherches sur le titre, l’auteur, l’éditeur, la collection des documents décrits dans la base du centre de documentation ;
- des recherches sur les descripteurs du thésaurus.
Deux onglets de recherche complètent cet écran : le mode de recherche multicritères qui permet de disposer d’un écran qui regroupe les potentialités de recherche sur la base documentaire et le mode de recherche experte.
Vos usagers sont guidés dans leurs recherches par les index à tout moment consultables. BCDI Spécial dispose d’un dictionnaire thématique appelé Dico ; dès que l’on a saisi un mot, ce dictionnaire permet :
- de vérifier l’orthographe d’un mot ;
- d’étendre la recherche à des synonymes ou équivalents ou aux formes plurielle ou singulier du mot recherché ;
- d’étendre la recherche à tous les mots ‘proches thématiquement’.
Présentation BCDI Spécial 32
Recherche thématique affinée par les choix Disponibilité et Support
Écran de recherche thématique avec consultation du dictionnaire thématique
Présentation BCDI Spécial 33
Les écrans de recherches « Usager » de l’interface Bcdi 2007 (avec et sans compte) sont organisés sous forme d’onglets ; ils permettent de réaliser :
- des recherches thématiques : les mots recherchés sont recherchés à la fois dans les champs Titre, Résumé, Descripteurs, Mots-clés et divers ;
- des recherches par critères sur le titre, l’auteur, l’éditeur, la collection et l’ISBN des documents décrits dans la base du centre de documentation ; une recherche par critères peut être combinée avec une recherche thématique
- des recherches sur les descripteurs du thésaurus.
Ecran de recherche « Usager »onglet de « Recherche thématique »
En cliquant sur le bouton « Restrictions de recherche », un écran complémentaire s’ouvre, permettant, par exemple, de limiter la recherche à un support, une nature de document, à une date de parution, etc.
Présentation BCDI Spécial 34
La visualisation et l’exploitation des résultats Dans l’interface Bcdi 3, après une recherche, les résultats de recherche sont affichés au format HTML sous forme d’une liste abrégée. Il est possible de mettre dans un panier les notices que l’on souhaite sélectionner. Pour afficher la fiche complète d’une notice, il suffit de cliquer sur le titre de la notice. La fiche complète s’affiche avec toutes les informations saisies par le ou la documentaliste tant au niveau du contenu intellectuel du document que de la description bibliographique. Noter que les publics peuvent prendre connaissance de la disponibilité des exemplaires.
Affichage en liste abrégée des résultats d’une recherche
Affichage d’une fiche complète
Présentation BCDI Spécial 35
Mise dans le panier de notices sélectionnées
Dans l’interface Bcdi 2007, après une recherche, les résultats de recherche sont affichés au format HTML sous forme d’une liste abrégée. Il est possible de mettre dans un panier les notices que l’on souhaite sélectionner. Pour afficher la fiche complète d’une notice, il suffit de cliquer sur le bouton « Afficher / Masquer la fiche complète », sous chaque référence de la liste. Notez que les publics peuvent prendre connaissance de la disponibilité des exemplaires, dans le « pavé » de renseignements concernant les exemplaires, à droite de chaque notice.
Il est également possible de réserver un document.
Affichage en liste abrégée des résultats d’une recherche
Présentation BCDI Spécial 36
Affichage d’une fiche complète
Mise dans le panier de notices sélectionnées
Le compte lecteur
Les emprunteurs et de manière plus générale les publics du centre de documentation ou de la bibliothèque peuvent avoir accès à leur compte lecteur en s’identifiant. Si le ou la documentaliste a autorisé l’accès à ces fonctionnalités, il est possible d’effectuer des retours, des prêts, des réservations. Dans l’interface Bcdi 3, il est possible de proposer des suggestions d’achats et de donner un avis sur les documents lus au travers de l’onglet «Baromètre ».
Présentation BCDI Spécial 37
Ecran de consultation du compte lecteur Interface BCDI 3
Ecran de consultation du compte lecteur Interface Bcdi 2007
Présentation BCDI Spécial 38
BCDI WEB pour interroger la base du centre de documentation depuis un site internet ou intranet
Grâce à BCDI web, depuis un site internet ou intranet d’un établissement, il est possible pour tout utilisateur du centre de documentation de rechercher et d’accéder au compte lecteur de la base documentaire. L’accès à la base est donc possible sans installation sur chaque poste. Il suffit d’un navigateur pour consulter la base du centre de documentation en dehors des heures d’ouverture.
BCDI web dispose des fonctionnalités suivantes :
- consultation du compte lecteur : affichage par exemple de la liste des prêts en cours ;
- recherche dans la base documentaire du centre de documentation et consultation des index des titres, auteurs, des éditeurs et des collections afin d’être guidé ;
- visualisation des résultats de recherche et insertion des notices dans un panier ;
- exploitation d’un panier à l’issue d’une recherche (classement du panier et édition dans différents formats ;
- réservation en ligne de documents de la base documentaire.
Recherche d’un titre avec BCDI web en consultant l’index des titres
Présentation BCDI Spécial 39
Visualisation d’un résultat de recherche avec BCDI web et ajout d’une notice dans un panier
Possibilités d’exploitation d’un panier de notices avec BCDI web
Ecran d’authenfification de BCDI web pour accéder au compte lecteur
Présentation BCDI Spécial 40
Informations disponibles lors de la consultation d’un compte lecteur
Présentation BCDI Spécial 41
L’accompagnement de l’abonnement BCDI Spécial
L’abonnement à BCDI Spécial vous permet de bénéficier de services d’accompagnement. Cet accompagnement est notamment assuré par le CRDP et/ou le CDDP de votre Académie. Vous pouvez prendre connaissance des informations sur l’accompagnement et votre abonnement BCDI en cliquant à partir de la barre de menus de BCDI sur le « ? - votre espace client ».
Sont notamment indiquées via cet espace client accessible par internet les informations suivantes :
- les coordonnées de votre établissement ;
- vos commandes passées à la cyberlibrairie du CRDP de Poitou-Charentes ;
- votre abonnement à BCDI Spécial et vos abonnements aux autres services documentaires édités par le CRDP de Poitou-Charentes (par exemple, MémoFiches) ;
- les informations sur l’accompagnement ; vous pouvez notamment avoir :
• accès à vos codes d’installation du logiciel,
• aux horaires et personnes contact assurant l’accompagnement,
• aux mises à jour correctives et évolutives de BCDI,
• à la documentation d’appui pour l’utilisation du logiciel.
Espace internet d’accompagnement d’un établissement abonné à BCDI Spécial
Présentation BCDI Spécial 42
Deux sites utiles pour optimiser votre utilisation de BCDI Spécial
1. Les solutions documentaires du CRDP de Poitou-Charentes : http://www.bcdi.fr
Ce site vous permet de prendre connaissance des solutions documentaires éditées par le CRDP de Poitou-Charentes tant au niveau des logiciels BCDI que des services documentaires (MéMoFiches par exemple). Pour les services documentaires MémoDocNet, MémoFiches, vous disposez de fichiers de test à insérer dans votre base documentaire.
Page d’accueil du site http://www.bcdi.fr
2. Club-BCDI, le site des utilisateurs des logiciels BCDI : http://club-bcdi.crdp-poitiers.cndp.fr/
Club-BCDI vous propose différentes informations :
• Un service d’information : organisation de l’accompagnement, calendrier des stages, liens vers des sites traitant aussi de BCDI… ;
• Une banque de données de questions réponses ;
• Un lieu de débat et de suggestion avec un forum modéré ;
• Une liste de diffusion qui permet de connaître les nouveautés du site.
Présentation BCDI Spécial 43
Page d’accueil du site CLUB-BCDI
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