Manuel de

Les sminaires du cabinet Masnaoui Mazars

L ELABORATION ET LE SUIVI DES MANUELS DE PROCEDURES 13-14-15 Juin 2001

Sminaire anim par : Monsieur Nabil BAYAHYA - Directeur de mission, Masnaoui Mazars Consulting SystemsMASNAOUI MASNAOUI MAZARS

1

SOMMAIRE SOMMAIRE GENERALPartie 1. Prsentation du manuel de procdures Rappel de la loi 9/88 article 4 Dfinition du manuel de procdures Objectifs du manuel de procdures Nomenclature du manuel de procdures propose le cabinet Masnaoui Mazars Relev de l existant Reconstitution des circuits d information Tests de comprhension Rapport prliminaire la direction sur les points de procdures amliorer Contenu du manuel de procdures Informations gnrales Fiches de fonctions et de postes Procdures oprationnelles Procdures fonctionnelles Etats de sortie

Partie 2. Mthodologie d approche1. 2.

MASNAOUI MASNAOUI MAZARS

2

SOMMAIRE

3.

Description du Manuel de procdures Module Ventes - Clients Module Achats - Fournisseurs Module Immobilisations Module Paie Module Stocks Module Trsorerie Cycle de clture comptable

4. Les annexes du manuel de procdures Le plan comptable l organigramme des services comptables les principaux schmas d criture


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1. Prsentation du manuel de procdures

Contexte et rappel de la loi

Dfinitions

Objectifs

Nomenclature proposeMASNAOUI MASNAOUI MAZARS

4

Pourquoi un manuel de procdures ?

Contexte

Une obligation lgale;

Une ncessit oprationnelle que nous verrons travers les objectifs un peu plus loin.

Dfinition

Objectifs

NomenclatureMASNAOUI MASNAOUI MAZARS

5

A quelle occasion est on amen concevoir et mettre en uvre des procdures ?

Contexte

Suite des volutions majeures Rorganisation de la structure, (re) informatisation, Dconcentration des activits, Intgration de nouveaux mtiers.

Dfinition

Ou la recherche d amlioration constante Plan daction qualit totale, Evolution des rgles de gestion Evolution des outils informatiques.

Objectifs


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Rappel des Obligations lgales

Contexte

Le manuel dorganisation comptable est rendu obligatoire par la loi N 9-88 relative aux obligations comptables des commerants. Article 4 de la loi n 9-88 : Les personnes assujetties la prsente loi dont le chiffre daffaires annuel est suprieur sept millions et demi de dirhams (7.500.000 DH) doivent tablir un manuel qui a pour objet de dcrire lorganisation comptable de leur entreprise.

Dfinition

Le code gnral de normalisation comptable a dict la mme dispositionObjectifs

Cette disposition est applicable lensemble des entreprises du secteur public et tendue lensemble des assujettis la loi comptable par avis du Conseil National de la Comptabilit


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Lanalyse de cette disposition de la loi comptable et du C.G.N.C permet de dgager certaines observations : Personnes assujetties

Contexte

Toute personne physique ou morale ayant la qualit de commerant au sens du code de commerce .

Date dentre en vigueur Toutes les personnes assujetties doivent disposer dun manuel dorganisation comptable partir du 1/1/94.

Dfinition

force lgale de cette disposition Le manuel dorganisation et de procdures comptables est un document obligatoire, au mme titre que les autres supports et livres lgaux requis des personnes assujetties. Linapplication de cette disposition implique que ladministration fiscale peut rejeter les comptabilits qui ne sont pas tenues dans les formes prescrites par la prsente loi et les tableaux y annexs . Articles 23 de la loi 9-88.

Objectifs

Nomenclature


8

Dfinitions des notions de base

Contexte

Ci-aprs nous dfinissons Quatre notions cls de notre dmarche :

Dfinition

Objectifs

Contrle interne, Procdures, Rgle de gestion, Manuel de procdures.


9

Notions de base - Contrle interne

Contexte

CONTRLE INTERNE est lensemble des scurits contribuant la matrise de lentreprise. Il a pour but, dun ct, dassurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualit de linformation, de lautre, lapplication des instructions de la direction et de favoriser lamlioration des performances. Il se manifeste par lorganisation, les mthodes et procdures de chacune des activits de lentreprise pour maintenir la prennit de celle-ci.

Dfinition

Objectifs


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Contexte

Exemple : Les rgles de contrle interne lies au cycle de ventes Toutes les commandes sont traites rapidement (Pas de livraison pouvant gnrer ultrieurement des litiges). Les conditions de la commande sont acceptables (elles doivent tre tablies avec soin avant daccepter la commande). Le client est solvable : la commande reue ne doit pas impliquer un dpassement du crdit maximum qui lui est allou. Les factures sont toutes correctement et rapidement tablies et enregistres.

Dfinition

Objectifs


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Contexte

Exemple (suite ) : Les rgles de contrle interne lies au cycle de ventes Les quantits livres ont t correctement saisies et correspondent aux quantits commandes et aux quantits factures. Les prix sont correctement appliqus et les diffrents rabais ou remises accords en fonction des accords passs avec les clients. La facture est arithmtiquement correcte. La relance des clients est systmatique et les provisions sont constates. Le suivi des encaissements est assur.

Dfinition

Objectifs


12

Notions de base - Procdures UNE PROCEDURE : Une procdure est un document qui dcrit un processus spcifique et prcise les responsabilits et les moyens requis pour obtenir le rsultat prvu.qui ?

Contexte

RESPONSABILITDfinition O ? Objectifs Quand ?

MOYENQuoi ? NomenclatureMASNAOUI MASNAOUI MAZARS

PROCESSUSComment ?

RSULTATPourquoi ?

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Notions de base - Rgle de gestionStratgie

Contexte

UNE RGLE DE GESTION est la dclinaison logique de la politique dans un domaine de gestion. C est le niveau le plus fin de la volont managriale LA POLITIQUE est une faon d organiser des actions homognes au sein d un mtier pour concrtiser la stratgie

Politique

Rgles de gestion

Rgles de gestion

Dfinition

StructureObjectifs

Procdures

Informatique

Action quotidienne


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Notions de base

Contexte

UN MANUEL DE PROCDURES est un outil de mise en uvre et de matrise de la gestion Cest un outil simple et uniformis de vision densemble de lentreprise et de cohrence des processus d activits. Il permet de dcrire simplement les actions raliser et les acteurs impliqus. Il facilite le contrle des dysfonctionnements et leur rsolution

Dfinition

Objectifs


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Un Manuel de Procdures vise quatre objectifs principaux: Objectif 1 : Un moyen de renforcement du contrle interne Objectif 2 : Un moyen de capitalisation pour l entreprise Objectif 3 : Un moyen d amlioration des performances Objectif 4 : Un moyen de transparence de l activit

Contexte

Dfinition

Ces objectifs sont explicits ci-aprs ...Objectifs

Nomenclature


16

Objectif 1: Un moyen de renforcement du contrle interne Le manuel de procdures doit tenir compte des Principes du contrle interne : Une bonne organisation implique des responsabilits bien dfinies, des objectifs dtermins, des procdures crites, des moyens de contrle efficaces et une sparation des fonctions de dcision, de dtention des valeurs et des biens, denregistrement de linformation et de contrle. Les procdures en place doivent prvoir les tapes successives de la circulation des biens, des services, des hommes, des documents et informations. Elles doivent permettre un auto-contrle, cest--dire que le systme de lui-mme, signale toute anomalie. Les anomalies sont dceles par les divers recoupements, par le contrle rciproque des tches ou sont vites par la mise en uvre de moyens techniques appropries. Le contrle interne doit permettre dobtenir une information fiable, utile, claire et vritable.

Contexte

Dfinition

Objectifs

Nomenclature


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Objectif 2 : un moyen de capitalisation pour lentreprise

Uniformiser et prenniser les modes de fonctionnement,

Contexte

Ne pas perdre le savoir faire acquis avec le temps, Cette perte peut tre due plusieurs raisons et notamment : dparts en retraite, licenciements, reconversion, absence momentane de projets.

Dfinition

Former le personnel :Objectifs

le manuel des procdures peut servir d un guide pdagogique dans le cadre d un plan de formation.

Nomenclature


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Objectif 3 : Un moyen damlioration des performances

Contexte

Le manuel de procdure offre un cadre d amlioration continu des mthodes de travail, Optimisation en terme de cot et de temps ; Acclration de l information ; Intgration des tches ; fiabilisation de l information

Notions de base

Objectifs

Nomenclature


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Objectif 4 : un moyen de transparence de l activit

Contexte

Le manuel de procdures permet de fournir aux partenaires externes (administrations, actionnaires, march financier, auditeurs et commissaires aux comptes) un moyen leur permettant de : se familiariser rapidement avec le systme dinformation de lentreprise, et davoir une visibilit suffisante sur la fiabilit du systme comptable et sa conformit aux lois et rgles en vigueur

Dfinition

Objectifs


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Nomenclature du manuel de procdures

Contexte

La loi comptable a dict la notion de Manuel dorganisation comptable sans donner plus de dtails. Aucune prcision rglementaire, ni de recommandations des instances comptables nationales (Conseil National de la Comptabilit, Ordre des Experts Comptables) nexiste pour apporter plus de prcisions concernant : Le contenu du manuel dorganisation comptable, La forme de prsentation, La mthodologie de son laboration.

Dfinition

Objectifs

Nanmoins un projet est en cours d laboration l ordre des experts comptablesNomenclatureMASNAOUI MASNAOUI MAZARS

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Nomenclature propose

Contexte

Llaboration du manuel des procdures comptables dcoule dune analyse de lorganisation selon une approche systmique fonde sur le dcoupage de lactivit en un ensemble de sous systmes homognes, reprsentant des cycles dactivits interdpendants et hirarchiss, et qui constituent lossature du manuel de procdures. Chaque cycle dactivit englobe un ensemble de procdures dcrites en fonction des spcificits de l organisation. Les procdures identifies sont dcrites selon le modle suivant :

Dfinition

Objectifs


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Prsentation de la procdure

Contexte

Il sagit dans cette partie prliminaire de dlimiter lobjet de la procdure, den identifier les tapes dcrire, et de rappeler les principaux intervenants concerns par la procdure.

Dfinition

Diagramme documents

de traitement et de circulation des

Objectifs

Nomenclature

Chacune des procdures comptables dcrites dans le manuel devrait faire lobjet dune prsentation sous forme schmatique avec mise en vidence des intervenants et des diffrents traitements effectus. Le diagramme de circulation a lavantage de permettre une comprhension rapide de la procdure et de mettre en relief les diffrents intervenants et leurs pouvoirs respectifs.


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Contexte

Diagramme documents

de traitement et de circulation des

Chacune des procdures comptables dcrites dans le manuel devrait faire lobjet dune prsentation sous forme schmatique avec mise en vidence des intervenants et des diffrents traitements effectus. Le diagramme de circulation a lavantage de permettre une comprhension rapide de la procdure et de mettre en relief les diffrents intervenants et leurs pouvoirs respectifs.

Dfinition

Droulement administratif de la procdureObjectifs Cette partie consiste dcrire en dtail et de manire narrative le droulement administratif de la procdure. La procdure est dcoupe en un certain nombre dtapes o sont prsents distinctement : lobjectif de ltape, le responsable et le droulement de la procdure.


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Principaux contrles cls de la procdure

Contexte

Toute procdure contenue dans le manuel de procdures comptables devrait contenir des moyens de contrle (recoupements, rapprochements,... etc.). Ces contrles cls sont synthtiss sous forme de tableau indiquant : Le contrle effectu ; Lauteur du contrle ; Les supports du contrle ; La priodicit du contrle ; Et, lobjectif recherch de ce contrle.

Dfinition

Objectifs


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Dispositif comptable appliqu la procdure

Contexte

Le dispositif comptable appliqu a pour objectif de permettre de traduire dans les comptes de la socit de manire fiable, les vnements gnrateurs dune criture comptable. Pour ce faire, trois lments essentiels sont prsents ce niveau : Les principes comptables appliqus par la socit compte tenu des particularits de son activit ; Les schmas dcritures comptables correspondants ; Les mthodes dvaluation appliques.

Dfinition

Objectifs


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2.

Mthodologie d approche

Relev de l existant

1. Relev de l existant

2. Contenu du manuel des procdures

Contenu Description des procdures comptables

3. Descriptions des procdures comptables

4. Les annexes du manuel des procdures

Les annexes


27

Relev de l existant

1. Relev de l existantA. Reconstitution des circuits d information


B. Test de comprhension

C. Rapport prliminaire la direction sur les points de procdures amliorer

Les annexes


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Relev de l existant

1.A. Reconstitution des circuits d information

1. Conduite des entretiens


2. Mthode narrative

3. l ordinogramme

Les annexes

4. L algorithme


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Relev de l existant

1.A.1

Conduite des entretiens

La description des systmes d une organisation s effectue surtout par des entretiens sur le terrain avec les chefs de service et les employs qui effectuent les oprations.Pour mener bien cette dmarche il est ncessaire de : Transiter par la hirarchie pour obtenir une description des grandes lignes de la procdure et pour se faire faire dsigner et prsenter les principaux intervenants; Prsenter la dmarche chaque interlocuteur (l objectif de l entretien et l information exactement recherche)


Les annexes


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Relev de l existant

Questionner les excutants eux mmes: Obtenir une description du travail quils excutent


personnellement; Ne pas poser de questions sur le travail des autres intervenants; Ne hsiter orienter le dbat, poser des questions, demander des explications

Prendre des notes au fur et mesure de l entretien; Eviter de prononcer des apprciations ou de donner des conseils pendant l interview; Reformuler priodiquement le dclarations de la personne interroge, Prendre des photocopie de documents rels.

Les annexes


31

1. A.

Reconstitution des circuits d information

Relev de l existant

1.A.2 Mthode narrative

Elle rsulte de la mise au clair des notes prises pendant les entretiens aprs reconstitution d un ordre de description logique et suppression des prises de notes elliptiques . Ce mode de reprsentation est simple raliser, d une lecture facile et permet une bonne productivit. Il rend mal compte de procdures complexes (grand nombre de documents et d intervenants). Il n est retenir quen prsence de systmes simples.


Les annexes


32

1. A.


Relev de l existant

1.A.3 L ordinogramme Cest la description, en grande partie graphique, d un ensemble d opration. Cette description s opre au moyen : d une description narrative et chronologique des oprations constituant la procdure; d une reprsentation simplifie des documents crs ou utiliss, de lignes de flux retraant le cheminement des documents.


Ce type de prsentation le mrite de clart, par contre l ordinogramme est mal adapt aux situations prsentant des alternatives nombreuses.

Les annexes


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ocdure s commandes clients nt reues au service ents ablissement de B.C numrots en 3 emplaires.

Personnel

Service ventes Commande client

Service expdition

Relev de l existant

M.MECHKOUREtablissementdes B.C

BC s bons de commande nt valoriss responsable des mmandes clients prouve les BC Un exemplaire des BC est: Adress au client Class en attente Adress au service expdition

M. LOUKILI

Valorisation des BC

M. ALLALI

Approbation des BC


M. LOUKILI

Distribution des BC

BC

BC

BC

Clients

ablissement bdomadaire d'un sum des commandes

M. ALLALI

Etablissement rsum BC

Les annexes

Rsum BC


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1. A.


Relev de l existant

1.A.3

L algorithme

Cest une reprsentation ordonne d un processus mettant en vidence les diffrents embranchements logiques de la rsolution d un problme.


Exemple d algorithme Appel tlphonique Brouillon de commande Commande > 50 DH Oui Demande accord directeur production OK? Non Oui Refus signifi par tlphone

Non

Les annexes

Etablissement d un bon de commande


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Relev de l existant

1. B.

Test de comprhension

1. Relev des documents utiliss

Contenu Description des procdures comptables2. Suivi dune opration

Les annexes


36

1. B.


Relev de l existant

1.B.2

Relev des documents utiliss

les tests de comprhension permettent de nous assurer que la procdure qui nous a t dcrite existe effectivement et quon n a pas commis d erreur dans l interprtation des informations qui nous a t communiques. Ces tests portent sur l ensemble de la procdure qui a t dcrite et sont effectus immdiatement aprs la description.


Cette dmarche consiste, dans un premier temps, collecter tous les documents rels utilises ( il ne faut pas se contenter d imprims vierges).Oprer au classement des documents utiliss de manire reconstituer le droulement de la procdure dans un ordre logique. Les forces et faiblesses dtectes doivent tre indiques facilitant ainsi l laboration du diagramme synthtique des forces et faiblesses.

Les annexes


37

1. B.


Relev de l existant

1.B.2

Suivi d une opration

Cette dmarche consiste slectionner un nombre limit de transactions, en fonction des diffrentes natures de transactions, et suivre leur cheminement dans le systme afin de s assurer de la ralit du systme dcrit. Il s agit de tests de conformit.


Quelques tests (3 ou 4, pour chaque procdure ) suffisent pour se protger contre les risques de description non conforme la ralit.

Les annexes


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Relev de l existant

1.C. Rapport prliminaire la direction des points de procdures amliorer

1. Objectifs du rapport

Contenu Description des procdures comptables2. Forme du rapport

3. Contenu du rapport

Les annexes


39

Relev de l existant

1.C.1. Les objectifs du rapport prliminaire la direction l analyse fine de l architecture et du fonctionnement des systmes d une entreprise conduit apprcier les forces et les faiblesses de son organisation.L objectif du rapport prliminaire la direction sur les points de procdure amliorer est de dgager les risques dcoulant de ces faiblesses ayant trait soit aux procdures adoptes en elles mmes soit l application de ces procdures et de proposer des recommandations quant aux actions mettre en uvre pour remdier ces dfaillances.


Les annexes


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Relev de l existant Contenu Description des procdures comptables

Les faiblesses d une procdure sont apprcies par rapport aux critres suivants: la gestion rationnelle des biens, conformment aux instructions de la direction, la protection de l intgrit des biens et des ressources, la protection contre les erreurs. Parmi les faiblesses qui rendent inoprantes les qualits intrinsque des procdures nous citerons: une dfinition ou comprhension insuffisante de l a procdure, une comptence insuffisante du personnel cumuls de fonctions rduisants, sur des points essentiels, l impact des contrle inclus dans la procdure.

Les annexes


41

Relev de l existant

1.C.2 La forme du rapport prliminaire la direction le rapport sur les points de procdures amliorer peut tre prsent la direction sous une forme soit matricielle soit narrative. La forme narrative consiste rdiger selon un plan structur: faiblesses constates, exemples, recommandations, plan d action. La forme matricielle : le rapport est gnralement prsent comme suit : Point soulev Risque Recommandation Intervenants Timing


Les annexes


42

Relev de l existant

1.C.3. Le contenu du rapport la directionLe rapport la direction sur les points de procdures amliorer doit contenir: Les forces et faiblesses des procdures existantes


Les risques potentiels identifis (risques conomiques, risques systme) hirarchiss en fonction de leur importance relative,Les recommandations et les propositions prescrites,

Le plan d action propos pour mette en uvre les nouvelles dispositions et les mesures d accompagnement ncessaires.

Les annexes


43

Le manuel de procdures gnrales et le manuel de procdures comptables Le manuel de procdures gnrale et le manuel de procdures comptables sont deux notions ne pas confondre. Le manuel de procdures gnrales dcrit l ensemble de l organisation de l entit : oprationnelle, fonctionnelle etc Le manuel de procdures comptables dcrit l organisation comptable.

Relev de l existant


Les annexes


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Relev de l existant

Option minimale Organisation comptable Principes comptables Plan comptable

Option intermdiaire Organisation comptable Principes comptables

Option gnrale Organisation gnrale Organisation comptable Principes comptables


Plan comptable Plan comptable Schma d'criture Schma d'criture Procdures fonctionnelles Procdures fonctionnelles Procdures oprationnelles

Les annexes


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1. Contenu du manuel de procdures

Relev de l existant

A. Gnralits

B. Fiches de fonction et de poste


C. Procdures oprationnelle

D. Procdures fonctionnelles

E. Etats de sortie

Les annexes


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Le manuel de procdures comprend cinq modules :Gnralits Informations gnrales sur lentreprise Lorganisation gnrale de lentreprise Dfinition des missions Dfinition des attributions Dimensionnement des entits Dfinition des profils Procdures relatives aux processus oprationnels Contrles comptables lis aux processus oprationnels Procdures relatives aux processus supports Contrles comptables lis aux processus supports

Relev de l existant

A. Fiches des fonctions et de postes

B. Procdures Oprationnelles

Contenu Description des procdures comptablesC. Procdures Fonctionnelles

Les annexes

D. Etats de sortie

Formulaires Supports comptables Fiches de saisie


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Le schma gnral est applicable la fois au manuel de procdures gnrales et au manuel de procdures comptables.

Toute fois, dans le manuel de procdures comptables, les procdures oprationnelles ne sont dcrites que pour certains aspects qui impliquent des contrles comptables.


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A. Fiches des fonctions et de postes

2.AA. Fiches de fonctions et de postes B. Procdures Oprationnelles

Le corollaire de la sparation des tches est la dfinition des fonctions et des attributions de chaque poste. Cette dfinition doit tre dtaille par oprations lmentaires et la plus prcise possible. Les fiches de fonctions permettent de prciser la mission associe lentit en question, la dfinition de positionnement hirarchique et des critres de performances. Les fiches de postes dclinent les missions et attributions prcises pour les acteurs au sein des entits dune part, dautre part elles dfinissent les comptences requises .

C. Procdures Fonctionnelles

D. Etats de sortie


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A. Fiches des fonctions et de postesExemple : FICHE DE FONCTION - Chef comptable

A. MISSION :


Ralisation de la mission comptable de la socit. Supervision et coordination de lactivit de lensemble du dpartement. Contrle de la tenue quotidienne des oprations comptables de la socit Etablissement et contrle des tats de synthse priodiques.

B. ORGANISATION HIERARCHIQUE : Positionnement hirarchique : Relations fonctionnelles

ET

POSITIONNEMENT


DGDAFDpt. Comptable

D. Etats de sortie

Ce dpartement entretien des relations avec l'ensemble des entits


50

A. Fiches des fonctions et de postesExemple : FICHE DE FONCTION - Chef comptable

D. CRITERES DE PERFORMANCES :


Tenue de la comptabilit conformment aux rgles et lois en vigueur. Etablissement des tats de synthse dans les dlais lgaux, et conformment la norme comptable en vigueur. Respect de toutes les obligations comptables et fiscales en vigueur.


D. Etats de sortie

Etablissement des situations comptables priodiques dans les dlais fixs pour le reporting.


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A. Fiches des fonctions et de postesExemple : FICHE DE POSTE D UN CHEF COMPTABLE MISSIONS PROFIL TYPEExprience : 5 ans Bac +4


Supervision et contrle des travaux de l'quipe comptable. Prparation des situations comptables priodiques. Prparation des tats de synthse annuels. Gestion fiscale de la socitATTRIBUTIONS


D. Etats de sortie

Contrle de la comptabilisation au jour le jour des oprations comptables ainsi que de la justification de l'ensemble des critures. Contrle de l'tablissement correct des dclarations sociales et fiscales et du respect des dlais de dpt. Supervision et contrle de l'tablissement des analyses de comptes, des tats de rapprochement bancaires, des rapprochements priodiques avec le suivi des autres services, Assistance de l'quipe comptable et supervision des oprations de clture. Prparation des tats de synthse priodiques et annuels.MASNAOUI MASNAOUI MAZARS

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B. Procdures oprationnelles

2.BA. Fiches de fonctions et de postes B. Procdures Oprationnelles

Elles englobent la description des procdures relatives aux mtiers oprationnels ; dlaboration et de saisie de linformation de base. Pour chaque procdure oprationnelle, il est indispensable de dfinir les contrles comptables lis aux procdures de gestion.


D. Etats de sortie


53

C. Procdures fonctionnelles

2.CA. Fiches de fonctions et de postes B. Procdures Oprationnelles

Les procdures doivent tre labores sur la base d un dcoupage de lactivit fonctionnelle en un ensemble de sous systmes homognes, reprsentant des cycles dactivit interdpendants et hirarchiss.


D. Etats de sortie


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C. Procdures fonctionnelles

2.CA. Fiches de fonctions et de postes B. Procdures OprationnellesTRESORERIE

FINANCEMENT

INVESTISSEMENT

CYCLESAutres : logistique Courrier . APPROVISIONNEMENT


D. Etats de sortieRESSOURCES HUMAINESMASNAOUI MASNAOUI MAZARS

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D. Etats de sortie

2.DA. Fiches de fonctions et de postes B. Procdures Oprationnelles

les outputs du systme comptable ( Facture, Bon de livraison ). Les formulaires de saisie (fiche d enregistrement des immobilisation ) prospect, fiche

Etats de gestion (Etat de suivi des impays) Il est prfrable de les numrer aprs chaque procdure, en indiquant leur nature, la priodicit, les dlais de production et les metteurs et destinataires des documents. Il serait intressant dans certains cas, de joindre au manuel une copie de ces documents.MASNAOUI MASNAOUI MAZARS


D. Etats de sortie

56

Comment laborer un manuel de procdures en gnral ?


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Mthodologie d approche du manuel de procduresCadrage

Modlisation des processus d activit

Analyse et optimisation des processusRdaction des procduresMASNAOUI MASNAOUI MAZARS

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CONCEVOIR ET METTRE EN PLACE DES PROCEDURES ... est un investissement en ressources humaines et financires non ngligeables qui suscite de nombreuses interrogations : Quel produit fini ? Quelles priorits ? Quelles mthodes les plus appropries doit t-on utiliser pour analyser et concevoir les procdures ? Qui doit concevoir et mettre en place pour optimiser les rsultats attendus ? Comment impliquer les utilisateurs ? De quelles ressources peut-on disposer pour concevoir et mettre en place ? Quelle charge de travail faut-il prvoir et dans quel dlai ? Comment grer le contrle ultrieur de la bonne application des nouvelles procdures et la maintenance future ?


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La dmarche d laboration du manuel de procdures passe par quatre tapes principales

Cadrage

llaboration dun manuel dorganisation et de procdures requiert le respect des rgles suivantes : Adoption dune dmarche progressive et itrative dans llaboration du manuel. Choix du mode de prsentation du manuel le plus appropri par rapport la situation de lentreprise.

Modlisation des processus d activit Analyse et optimisation des processus Rdaction des procdures


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CADRAGE

Doit-on travailler sur l ensemble des processus ou cibler les zones sensibles prioritairement amliorer ?Cadrage

Quels objectifs sont prioritairement recherchs : qualit ? Temps de rponse ? Productivit administrative ? Fiabilit du contrle interne ? Cot ?

Modlisation des processus Analyse et optimisation des processus Rdaction des procdures

Quel produit fini concevoir : un outil de formation ? Un manuel central des rgles de gestion ? ...


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La modlisation des processus d activit : La mthode Processus Filires Processus-Filires se dfinit comme une mthode originale de modlisation de l activit d une entreprise fonde sur une approche par mtier. Grce cette approche mtier, la rflexion est d emble focalise sur la chane des traitements internes de l entreprise initis par les faits gnrateurs, c est dire des sollicitations externes l entreprise. Cette chane de traitements ou phases constitue un processus. A chaque processus correspond un ensemble de cas de figures ou occurrences que l on nomme filires. Ainsi on obtient un modle processus-filires qui dcrit sur une feuille de format A4 pour un processus dcoup en phases l ensemble des cas particuliers que l entreprise doit tre en mesure de traiter pour parvenir la bonne fin de sa production.

Cadrage

Modlisation des processus Analyse et optimisation des processus Rdaction des procdures


62

La formalisation des processus d activit doit se baser sur un dcoupage par mtier Exemple : Crdit, Mobilisation des ressources

Cadrage Modlisation des process Analyse et optimisation des processus Rdaction des procdures

METIER D

METIER B

METIER F

Mtier FMETIER A Mobilisation des ressources

METIER C Crdit


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EXEMPLE 1 : Une cooprative octroyant des prts

PILOTAGE

PROCESSUS OPERATIONNELSCRDIT RESSOURCES DOMAINE MOBILISATION DES RESSOURCES

FONCTIONNELS

ELABORATION DU BUDGET

PILOTAGE OPERATIONNEL

Cadrage

Modlisation des process Analyse et optimisation des processus Rdaction des procdures

DOMAINE COMMERCIAL DOMAINE PROJETS DOMAINE PRTS

DOMAINE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

DOMAINE LOGISTIQUE

DOMAINE TRESORERIE


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La modlisation des processus d activit rpond de multiples proccupations

Cadrage

Modlisation des process Analyse et optimisation des processus Rdaction des procdures

Pour structurer l laboration des procdures Pour mettre en place l assistant comptable Pour entamer une dmarche participative de reconception de la chane de contrle Pour sous-tendre la nomenclature de calcul des prix de revient Pour structurer une dmarche de type schma directeur


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Analyse des processus Les processus de l entreprise doivent tre analyss selon les critres :Cadrage

Critre 1 : Contrle interne et efficacit Critre 2 : Pilotage du processusFilires

Modlisation des processus

Analyse et optimisation des processus

Cas figure ARdaction des procdures


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Analyse des processus Critre 1 : Contrle interne Quelles sont les techniques de contrle mises en place pour garantir que le traitement des oprations soit ralis dans des conditions optimales de :Cadrage


sauvegarde et protection du patrimoine ? fiabilit des informations ? dtection des sources d'inefficacit et d'infficience ? dtection en temps opportuns des erreurs, omissions et autres anomalies ? mesures des performances et matrise de la gestion ?


Rdaction des procdures

Quel est le systme actuel de dlgation des pouvoirs ? Quel est le mode actuel de remonte des informations ? Y-a-il des lourdeurs, redondances ou superpositions des pouvoirs ? Quels sont les dlais de dcision par type ?


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Analyse des processus Critre 2 : Pilotage du processus Comment ont t tablies les rgles de gestion et les responsabilits pour la gestion du processus ? En particulier, quelles sont les rgles et comment sont assignes les responsabilits de surveillance unitaire des processus interfonctionnels / interdivisionnaires (quipe de surveillance, propritaire de processus, etc.). Quels sont les objectifs d efficacit et de performances par processus ? les objectifs d'efficacit ; les indicateurs de processus ; les indicateurs et les objectifs en entre ; le systme de matrise (standards de rfrence et informations en retour) ; Pour les processus interfonctionnels, comment contrle-t-on l'intgration organisationnelle entre les diffrents segments fonctionnels ?MASNAOUI MASNAOUI MAZARS

Cadrage




68

Optimisation des processus

Les caractristiques communes frquemment observes dans les processus optimiss sont les suivantes :Cadrage




Le regroupement de plusieurs postes en un seul ; Les tapes du processus suivent un ordre naturel et logique; Les processus ont des versions multiples; Le travail est ralis l o cest le plus logique; Les vrifications et les contrles sont rduits; Un fonctionnement hybride centralis et dcentralis prvaut


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Les qualits d une procdure devraient tre :

Relev de l existant

Son utilit, Sa facilit de comprhension, Sa facilit de mise jour, Son aspect concret,


Quel est le contenu d une procdure ? Comment rdiger une procdure ?

Les annexes


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Chaque procdure est dcrite selon un formalisme standard garant de la cohrence de l ensemble :

Relev de l existant

OBJET DE LA PROCEDURE ET INTERVENANTS.

Expos succinct du contenu de la procdure et numration des intervenants internes et externes avec une description sommaire de leurs attributions.

VUE ADMINISTRATIVE . FLOW CHARTContenu Description des procdures comptables

Prsentation synthtique et schmatique de la procdure

VUE ADMINISTRATIVE DESCRIPTION DES PHASES

Formalisation narrative de l'enchanement des phases, des dlais et du circuit des documents, et dfinition des responsabilits , rgles de gestion et modes opratoires.

Les annexes


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Chaque procdure est dcrite selon un formalisme standard garant de la cohrence de l ensemble :

Relev de l existant

VUE METIER

Dfinition sur la matrice mtier des diffrents processus de la filire correspondant la procdure dcrire. Description du systme et des traitements d'information contenus dans la procdure et de leurs incidences comptables.Dfinition du dispositif comptable appliqu dans la procdure par la description : des schmas comptables et de la nomenclature des comptes. des principes comptables et des mthodes d'valuation appliques. des rgles de prsentation.

VUE SYSTEME

Contenu

VUE COMPTABLEDescription des procdures comptables

Les annexes

VUE CONTROLE

Description synthtique des contrles cls , de leurs modalits, supports et priodicit.


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Etapes de rdaction d une procdure

1. Dabord valuer la pertinence de rdiger ou non une procdure Cadrage

Il faut analyser la pertinence de rdiger la procdure partir de la probabilit d une erreur et de ses consquences,

Modlisation globale des mtiers

2. Etablir les points essentiels dune procdure : Rgles de gestion Rgles de contrle interne, Seuils de prise de dcision




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3. Btir le cheminement de la procdure sous forme de logigramme ou flowchart Cadrage

Les points essentiels sont classs par ordre chronologique Identifier les tapes critiques dans la procdure, Le cheminement des tapes prend la forme d un rseau qui indique les liens et les rtroactions entre les tapes


4. Rdiger le projet de procdure : Le logigramme ne se suffit pas toujours lui mme, Il faut chaque tape, lorsque cela est ncessaire d ajouter le complment indispensable d information dans l espace rserv. Il faut utiliser des mots simples dans des phrases courtes Le logigramme et la description narrative doivent rendre le sujet clair et tre rassurants pou ceux qui devront l utiliser.




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5. Vendre le projet de procdure Une procdure sans client est une procdure inutile Il faut donc obtenir l adhsion de ceux qui sont concerns par la mise en uvre de la procdure, Si l adhsion des utilisateurs n est pas obtenue, il faut en comprendre les raisons et voir si des amnagements sont possibles

Cadrage


6. Rdiger la procdure Une fois le projet vendu, il faut rdiger la procdure sous sa forme dfinitive, Il faut respecter la prsentation type prvue par l entreprise



7. Vrifier la lisibilit de la procdure C est l tape ultime pour s assurer que la terminologie et le style utiliss pour rdiger la procdure sont adapts au niveau des utilisateurs.


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8. Approuver la procdureCadrage



Dans une approche participative, l approbation de la procdure sera dlgue au niveau du chef de service devant mettre en uvre la procdure. Dans une approche centralise, l approbation de la procdure relvera du directeur couvrant les services concerns, Dans les deux cas de figures : celui qui approuve la procdure doit s assurer qu elle rpond adquatement aux besoins de son client.



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Relev de l existant

Mise en place du manuel de procdures

ContenuDescription des procdures comptables

Les annexes


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La ncessit d un plan de mise en oeuvre

Relev de l existant

La mise en place du manuel de procdures doit s appuyer sur un plan de mise en uvre Le plan de mise en oeuvre a pour objectif de rendre oprationnel le manuel de procdures labor.


Le plan de mise en oeuvre requiert les pralables suivants : Dtermination exhaustive des actions entreprendre et des entits charges de leur mise en place. Elaboration des modalits de ralisation et dfinition des moyens ncessaires . Dfinition approprie de la chronologie de mise en place du manuel de procdures.

Les annexes


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Le succs du plan de mise en oeuvre passe par le respect des rgles suivantes :

Relev de l existant


Dfinition prcise et concise des actions raliser . Animation et supervision suffisantes des actions de mise en oeuvre par le consultant. Participation active et efficace des oprationnels et respect des dlais. Evaluation en continu de l'avancement des travaux. Mise en place des moyens logistiques et matriels ncessaires .

Les annexes


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Relev de l existant

La population concerne par le plan de mise en oeuvre comprend tout le personnel de l entreprise. Sans une telle implication le risque de rejet du manuel de procdures reste important !


Les annexes


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Description des procdures comptables

Relev de l existantTRESORERIE

VENTES CLIENTS

ACHATS FOURNISSEURS


CYCLESSTOCKS

Immobilisations

Les annexes

PAIE


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Cycle Ventes - Clients

1.

Les services intervenants:

Relev de l existant

Administration des ventes : Traitement et suivi de l excution de la commande clients; Expdition : Contrle des autorisations de livraison avant l expdition des marchandises;


Facturation : Etablissement des factures partir d informations communiques par les autres services;Comptes clients : Enregistrement des factures.

Les annexes

Recouvrement : recouvrement des crances clients


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Relev de l existant

1. Les principales phases du cycle

Traitement et excution des commandes


Facturation

Enregistrement comptable

Suivi des comptes clients Les annexes


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Relev de l existantTraitement et excution de la commande


Le service administration des ventes reoit les bons de commande des clients et les enregistre chronologiquement, Le service administration des ventes effectue un contrle des conditions de commande avant de l accepter; service administration des ventes vrifie la solvabilit du client; service administration des ventes tablit un ordre de livraison transmis au service Expdition le service Expdition s assure de la livraison des commandes et de l tablissement du bon de livraison.

Les annexes


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Relev de l existantFacturation

Le service des ventes tablit la fin de la journe un bordereau journalier des ventes. Le service des ventes prpare les factures et les dite; Le service commercial transmet la Direction commerciale et la Direction Gnrale les factures pour visa accompagnes d'une synthse des ventes. Le service des ventes transmet aux clients les factures signes.


Les annexes


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Relev de l existantEnregistrement comptable

Le service des ventes transfert les donnes mensuelles sur les ventes de son systme vers le systme comptable, et ce, par le biais d'une interface permettant une intgration automatique Le service des ventes envoie en parallle au service comptable les pices justificatives des ventes du mois (factures et la synthse des quantits livres par client ainsi que le listing des factures). Le service comptable rapproche les diffrents documents avec les donnes intgres dans le systme comptable.


Les annexes


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Relev de l existantSuivi des comptes clients

Le service comptable s assure que les recettes sont intgralement comptabilises et quelles sont imputes au bon compte individuel,


le service recouvrement s assure de l encaissement des crances et procde la relance systmatique des arrirs, le service recouvrement dite la balance par antriorit de soldes chus et dtermine la provision pour dprciation des comptes clients constater aprs approbation du chef du dpartement comptable et financier.

Les annexes


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Cycle Achats - Fournisseurs

1.

Les services intervenants Services initiateurs de la commandes : Emettent des demande d achats dans des limites strictement dfinies (en nature et en montant), mais ils ne peuvent les envoyer directement aux fournisseurs Service achats : Etablit des bons de commandes sur la base soit des demandes d achat, soit des besoins spcifiques. Il ngocie les prix, choisit les fournisseurs et surveille les dlais de livraison.

Relev de l existant


Service rception : S assure de la conformit de la livraison avec la commande (quantit et qualit)Service stocks : Reoit la marchandise du service rception et procde aux enregistrements permettant un suivi quantitatif. Service comptable : enregistre les factures lorsque celles-ci ont t approuves. Service trsorerie: rgle les factures en s assurant de leur approbation par les personnes comptentes (approbation sur la factures, la date et le moyen de paiement)

Les annexes


88

Relev de l existant


Dclenchement des commandes


Acceptation et traitement des livraisons

Enregistrement des dettes

Paiement des factures

Les annexes


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Relev de l existantDclenchement de la commande


Demande d achat tablie par le service utilisateur et transmise au service achats Bon de commande systmatiquement tabli sur des exemplaires prnumrots partir de la demande d achat par le service Achats Les fonctions de commandes doivent tre distinctes de celles de rception , de stockage, d expdition, de tenue d inventaire permanent, de l enregistrement comptable et du rglement des factures les personnes autorises mettre des bons de commande sont dsignes par crit et un montant maximum autoris est dfini les quantits commander sont dterminer en fonction des besoins de l entreprise

Les annexes


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Relev de l existant

Acceptation et traitement des livraisons

Un bon d entre prnumrot est tabli pour chaque rception Contrle des rceptions par un rapprochement entre BC et livraison en quantits et qualits matrialis par un bon de rception


Enregistrement des dettes

Rception des factures, contrle de concordances entre BC, BR et facture, contrle de la facture contrle du respect des mentions lgales Comptabilisation des factures

Paiement des factures

Les annexes

Tenir un chancier des rglements Prparer le moyen de paiement, signature par les personnes comptentes et transmission via le bureau d ordre du moyen de paiement au fournisseur. Comptabilisation du rglement.


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Immobilisations

Relev de l existant

1. Les services intervenants Les services utilisateurs : expriment leurs besoins annuels en biens d quipement, Service Investissements : centralise les besoins des diffrents services en matire d investissements et tablit un budget annuel d quipement. La Direction Gnrale et la Conseil d Administration : valide le budget d quipement; Commission d ouverture des plis: procde l ouverture des plis et la signature des offres des fournisseurs Service comptable : comptabilise les factures fournisseurs et procde au suivi des immobilisations.

Contenu

Description des procdures comptables

Les annexes


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Relev de l existant

2. Les principales phases du cycleExpression du besoin Consultation et choix des fournisseurs

Lancement des commandes passation de marchs


Rception de l immobilisation

Contrle des facturesComptabilisation de l acquisition Suivi de l immobilisation, calcul des amortissements

Les annexesSortie des immobilisationsMASNAOUI MASNAOUI MAZARS

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Relev de l existant

Expression du besoin

Tous les dpartement (direction) centralisent les besoins de leurs services en matire d investissement. Le dpartement des investissements centralise les besoins des diffrents dpartement et tablit le budget annuel d quipement. La direction gnrale et le conseil d administration valide le budget d investissement.

ContenuDescription des procdures comptablesConsultation et choix des fournisseurs

Le dpartement des investissement tablit une demande de prix (ou un appel d offre) transmise aux fournisseurs. La commission d ouverture des plis procde l ouverture des plis des offres des fournisseurs et les signe le dpartement des investissements tablit un tableau comparatif des prix et et procde l adjudication de la commande (ou du march) au fournisseur prsentant le meilleur rapport qualit prix.

Les annexes


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Relev de l existant

Lancement de la commande Passation du march

Le dpartement des investissement tablit un bon de commande sur des exemplaires prnumrots sur la base de l adjudication et et le transmet avec le dossier d achat ( Demande d achat, Fiche de disponibilit budgtaire, Offres signes,Tableau comparatif) la direction pour signature. Le dpartement des investissements transmet le bon de commande sign au fournisseur

ContenuDescription des Rception de l immobilisation procdures comptables

Le responsable du magasin s occupe de la rception de l immobilisation rapproche le bon de commande avec le matriel ou le bien reu et le bon de livraison et tablit un bon de rception prnumrot dat sign en quatre exemplaires dont il garde un, un est transmis au dpartement des investissements et les deux derniers sont transmis la comptabilit.

Les annexes


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Relev de l existant


Contrle des factures

Le dpartement des investissements reoit les factures des fournisseurs appose aux doubles la mention Duplicata et attribut un numro d ordre chronologique pour chaque facture Le dpartement des investissements vrifie la facture, notamment en ce qui concerne la correspondance entre facture, bon de livraison, bon de rception, et bon de commande (quantit, qualit et prix); le respect des mentions lgales (rfrences fournisseur, rfrences client, identifiant fiscal, rfrences facture) et Lexactitude des calculs arithmtiques (multiplications, additions, TVA, etc.). Le dpartement des investissements matrialise ces contrles par un visa sur la facture.

Les annexes


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Relev de l existant

Le dpartement des investissements envoie au service comptable les factures accompagnes du bon de commande, du rapport de rception et du bon de contestation ventuel. Le service comptable sassure du suivi de la numrotation chronologique attribu par le dpartement des investissements et demande les factures manquantes en cas de rupture de la squence. Le service comptable contrle lexhaustivit de ces documents et rclame les documents manquants. Le service comptable sassure par ailleurs, que les achats ayant un caractre de rparation sont correctement rpartis entre charges et immobilisations et ce en collaboration avec les service concerns. Le service comptable rapproche ces documents, tablit un bordereau de comptabilisation et comptabilise de la facture.


Comptabilisation de l acquisition

Les annexes


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Relev de l existant

Le dpartement des investissements tient le fichier des immobilisations et assure le suivi de la localisation du matriel. Le fichier des immobilisations doit mentionner : La description ; Le numro didentification ; La localisation ; Le cot dacquisition ; La date de mise en service ; La mthode et le taux damortissement.


Suivi des immobilisations

La section patrimoine doit veiller la mise jour de ce fichier en cas de nouvelle acquisition, sortie ou dplacement du matriel. Le service comptable calcule et comptabilise rgulirement les amortissements. Le service comptable sassure que les amortissements sont correctement pratiqus sur tous les lments du fichier des immobilisations et le montant rcapitulatif des amortissements ainsi pratiqus est gal au montant port au bilan de la socit.

Les annexes


98

Relev de l existant

EXPRESSION DU BESOIN : Les services utilisateurs expriment un besoin de rforme dment justifi, transmis la direction technique pour validation et la direction gnrale pour approbation. AUTORISATION DE LIQUIDATION : Le responsable du magasin regroupe provisoirement les immobilisations reformer La commission dtude des dossiers de rforme propose un mode de liquidation et une valuation du matriel rformer. La direction aprs tude du rapport de la commission donne son accord et autorise la mise en vente du matriel. MISE EN VENTE : La direction technique procde lenlvement et la mise en vente des immobilisations Le service comptable reoit les factures et procde la comptabilisation des sorties des immobilisations. Le dpartement des investissements procde la mise jour du fichier des immobilisations. Le service comptable sassure que les biens ayant fait lobjet de vente, destruction ou mise au rebut ne doivent plus figurer au bilan de la socit


Sortie des immobilisations

Les annexes


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Paie

Relev de l existant

1. Les services intervenants Dpartement des ressources humaines service comptable direction gnrale


Les annexes


100

Relev de l existant


Etablissement de la paie


Etablissement des dclarations sociales et fiscales

Enregistrement comptable

Suivi et analyse des comptes Les annexes


101

Relev de l existant


Etablissement de la paie

Les annexes

Le Dpartement des ressources humaines reoit les informations des diffrentes entits de la socit relatives aux lments variables de la paie (absentisme, heures supplmentaires, prime d'emplissage,). Le Dpartement des ressources humaines contrle la cohrence des lments reus et rapproche entre les diffrents documents (fiches de pointage, absentisme,). Le Dpartement des ressources humaines saisit les lments variables de la paie. Le Dpartement des ressources humaines dite les tats de contrle des lments variables saisis et les valide. Le Dpartement des ressources humaines dite les journaux de paie par catgorie ainsi que les journaux centralisateurs, les tats de virements par banque, les tats des dcomptes montaires et les bulletins de paie. Le Dpartement des ressources humaines contrle la concordance de ces diffrents documents, dite le journal de paie consolid qui clture l'opration de la paie, le vise et le transmet au dpartement financier et comptable avec les diffrents tats dits. Le chef du dpartement financier et comptable contrle la concordance des diffrents tats avec le journal consolid et le vise.


102

Relev de l existantEtablissement des dclarations sociales et fiscales

Le Dpartement des ressources humaines tablit les dclarations sociales conformment aux rglements et contrats en vigueur (CNSS, CIMR, Assurance groupe, Assurance AT). Le Dpartement des ressources humaines transmet les dclarations au service comptable pour validation avec les journaux de paie et paiement dans les dlais. Le service comptable tablit la dclaration de l'IGR et liquide l'impt d au vu du journal de paie consolid. Le Dpartement des ressources humaines, la fin de l'anne, prpare l'tat 9421 au titre du personnel titulaire, contractuel et saisonnier et l'envoie au service comptable. Le service comptable vrifie la cohrence de l'tat 9421 avec les donnes comptables et le dpose ensuite l'administration fiscale.


Les annexes


103

Relev de l existantEnregistrement comptable et paiement


Les annexes

Le Dpartement des ressources humaines, suite l'tablissement du journal de paie consolid, transfert les donnes mensuelles sur la paie du systme de gestion des ressources humaines vers le systme comptable, et ce, par le biais d'une interface informatique permettant une intgration automatique de ces donnes. Le Dpartement des ressources humaines envoie en parallle au service comptable le journal de paie consolid, les ordres de virement par banque, les ordres de virement des retenues au profit des tablissements de crdit et la liste nominative des dcomptes montaires. Le service comptable rapproche les diffrents documents avec les donnes intgres dans le systme comptable, transmet les ordres de virements et les dcomptes montaires au chef du dpartement financier et comptable et ensuite la Direction Gnrale pour visa. Le service comptable envoie les ordres de virement viss aux banques et une mise disposition au titre des dcomptes montaires l'attention des diffrents responsables pour le paiement des salaires aux agents.


104

Relev de l existantSuivi et analyse des comptes Le dpartement des ressources humaines tablit la fin de chaque mois un tat dtaill sur les mouvements des comptes du personnel (agent par agent) ainsi qu'une analyse des soldes des comptes de bilan qu'il transmet au service comptable. Le service comptable vrifie le bien fond des analyses de comptes reues et leur concordance avec les comptes.


Les annexes


105

Stocks

Relev de l existant

1. Les services intervenants


Service Comptable Service audit interne Direction Approvisionnement. Magasins

Les annexes


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Relev de l existant


Suivi des entres

ContenuSuivi des stocks dans le magasin Description des procdures comptables

Suivi des sortie

Les annexes


107

Relev de l existant

Suivi des entres

Rception par le magasin des nouvelles entres, et vrification des quantits reues par rapprochement avec le bon de commande, le march ou lettre de commande. Stockage et tablissement du bon de rception transmis au service demandeur pour contrle qualitatif du matriel rceptionn.


Suivi des stocks dans le magasin

Les annexes

Suivi du niveau de stocks Suivi de l tat des stocks et mission d un tat des articles non mouvements et ou endommags, transmis la direction technique pour tude et vrification, puis adresse la comptabilit pour constatation des provisions ventuelles pour dprciation des stocks. Etablissement d un tat mensuel des stocks transmis l audit interne pour rapprochement, dune part, avec la balance comptable des stocks, tablie par le service comptable, et d autres part, avec les existants rels par sondage. Etablissement d un tat mensuel des matriels reus transmis l audit interne pour vrification du respect de la procdure d entre


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Relev de l existantSuivi des sorties Rception par le magasin d un bon de sortie Livraison des articles demands et mise jour des fiches de stocks En cas de non disponibilit partielle ou totale des articles demands , le magasinier tablit une demande d achat au service achats pour entamer la procdure d approvisionnement.


Les annexes


109

Trsorerie

Relev de l existant

1. Les services intervenants


Direction ; Dpartement financier et comptable Dpartement des ressources humaines ; Service commercial ; Dpartement des achats.

Les annexes


110

Relev de l existant


Procdure des rglements


Procdure des encaissements

Procdure de suivi des caisses de dpenses

Les annexes

Procdure de suivi des banques


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Relev de l existantProcdure des rglements


Les annexes

Le dpartement achats, prpare le dossier de rglement (originaux des factures, bordereau de paiement, bon de livraison, bon de rception et bon de commande), vrifie la concordance des documents et la dduction des acomptes et avoirs et le transmet au service comptable. Le service comptable vrifie lexhaustivit et la concordance des documents, rclame ventuellement les pices manquantes, opre l'enregistrement comptable de la charge et classe les dossiers reus par chance. Le service comptable l'chance du rglement, et aprs consultation du responsable du service trsorerie pour le choix de la domiciliation et du mode de paiement, prpare le moyen de paiement et la lettre de paiement et transmet le dossier au chef du dpartement financier et comptable qui le valide et le transmet aux personnes comptentes pour signature; Les signataires vrifient la concordance des lments du dossier, signe le moyen de paiement et retourne les dossiers de rglement au service comptable. Le service comptable comptabilise le rglement transmet une copie de la lettre de paiement la section trsorerie pour prise en considration des rglements effectus et envoi l'original avec le moyen de paiement au bureau d'ordre pour transmission aux fournisseurs.


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Relev de l existantProcdure des encaissements

Le service comptable reoit du service commercial priodiquement les factures du mois prcdent accompagnes dun listing rcapitulatif des factures. Le responsable du recouvrement (service comptable) soccupe du recouvrement de ces factures.


Le responsable du recouvrement (service comptable) consulte la section trsorerie pour le choix de la domiciliation bancaire et procde au dpt des moyens de paiement (chques et traites). En cas de rglement par traite, il tablit une note de dbit pour les intrts descompte facturs au client. Le responsable du recouvrement (service comptable) transmet les bordereaux de remise deffets ou de chques lencaissement la section ressources pour la constatation comptable du rglement et transmet une copie la section trsorerie pour information.

Les annexes


113

Relev de l existantProcdure de suivi des caisses

Le service demandeur, en cas de survenance dun besoin dont lachat peut se faire par la caisse de dpenses, tablit une note interne qui mentionne le montant demand, signe par son responsable hirarchique et la transmet au rgisseur. Le caissier valide la demande par vrification de la disponibilit des fonds et de la possibilit dachat par rgie. Le caissier dbloque le montant demand contre un reu vis par lui et par le demandeur, et garde le reu en tant que pice valant argent dans lattente de la rception des justificatifs de la dpense. Le service demandeur ralise la dpense, tablit un bordereau de paiement auquel sont jointes les justifications du montant dcaiss et le transmet au caissier . Le caissier enregistre la sortie des fonds la rception des pices justificatives quil classe dans son suivi.


Les annexes


114

Relev de l existantProcdure de suivi des banques

Le service trsorerie reoit quotidiennement les extraits bancaires et procde leur traitement par : Lidentification des mouvements de la journe Le rapprochement des extraits bancaires avec la situation de la trsorerie de la socit et identification des mouvements bancaires non constats par la socit et inversement. Le service trsorerie met jour sa situation de trsorerie et rclame la banque les pices justificatives complmentaires au titre des mouvements non justifis.


Le service trsorerie dite en fin de journe une situation de trsorerie mise jour et la transmet au chef du dpartement financier et comptable pour information.

Le service comptable transmet la section trsorerie une copie de toutes les valeurs reues pour leur prise en compte dans la situation de trsorerie.

Les annexes

Le dpartement des ressources humaines transmet au service trsorerie ltat des virements des salaires par banque pour la ralisation de cette opration et le consulte ventuellement pour le choix de la domiciliation des rglements des organismes sociaux.


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Clture comptable

Relev de l existant

1. Les services intervenants Direction ; Dpartement financier et comptable ; Dpartement achats ; Dpartement des ressources ; Service logistique ; Service commercial.


Les annexes


116

Relev de l existant

2. Les principales phases du cycleEtablissement d un planning d arrt

Exploitation des inventaires ContenuDescription des procdures comptables Travaux d amortissements et de provisions

Ecritures de cltureLes annexes Edition des tats de synthseMASNAOUI MASNAOUI MAZARS

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Relev de l existantEtablissement d un planning d arrt

Le dpartement financier et comptable identifie les contraintes darrt lgales (comptables et fiscales) et internes. Le dpartement financier et comptable dtermine les diffrentes tches ncessaires la ralisation des objectifs darrt ou de clture.

Le dpartement financier et comptable procde lordonnancement des tches compte tenu des contraintes de dlai. Le dpartement financier et comptable affecte les tches ainsi ordonnances aux ressources disponibles. Le dpartement financier et comptable procde la matrialisation du planning darrt ou de clture.


Le dpartement financier et comptable assure le suivi priodique davancement des travaux.

Les annexes


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Relev de l existantExploitation des inventaires

Le dpartement achats tablit un tat valoris des stocks inventoris et le transmet au service comptable, en identifiant les stocks reformer, les stocks gels et les stocks rotation lente. Le dpartement achats rapproche les tats d'inventaire des stocks l'inventaire permanent, relve les carts ventuels et procde leur explication. Le dpartement des investissement doit au terme de linventaire physique des immobilisations tablir un tat des immobilisations valoris avec mise en vidence de ltat du matriel (bon tat, rformer,... etc.) quil transmet au service comptable. Le matriel rformer doit suivre la procdure de sortie des immobilisations. Le service comptable reoit ltat valoris de linventaire des stocks et des immobilisations corporelles. Il rapproche linventaire physique des immobilisations avec le fichier comptable des immobilisations et dgage les carts ventuels. Le service comptable tablit une liste de ces carts et la transmet au dpartement des achats pour analyse et justification.


Les annexes


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Relev de l existantEcritures de clture Le service comptable prpare les tableaux damortissement en tenant compte des dcisions de rforme reues et dite un tat des amortissements de l'exercice; Le service comptable reoit des diffrents services les informations sur la recouvrabilit des crances ainsi que sur les risques ventuels; Le service comptable tablit, au vu de ces informations, un tat des provisions de l'exercice pour traduire l'ventualit d'une dprciation d'un actif ou d'une charge ou risque quelconque menaant la socit, il dite cet effet un tat des provisions de l'exercice.


Les annexes


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Relev de l existantEcritures de clture


Les annexes

Le service comptable reoit la fin de chaque exercice : Les charges payes davance par le service des achats (Assurances, autres frais) et par le dpartement administratif et social (congs pay non consomms, engagements de retraite) ; Les charges payer par le service des achats ; Un tat de la TVA; Un tat des emprunts dit par le service financier ; Un tat des avoirs tablir au titre des ventes antrieures par le service logistique ; Un tat des ventes non encore factures par le service logistique ; Un tat des litiges en cours par le service juridique. Le service comptable prpare un tat des charges et produits rgulariser. Le service comptable transmet ces tats au responsable du dpartement financier et comptable pour vrification et validation matrialises par un visa; Le chef du dpartement comptable et financier transmet les OD la Direction pour signature. Le service comptable reoit et comptabilise les OD dment signs par la Direction Gnrale.


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Relev de l existantEdition des tats de synthse

Le service comptable est responsable de ldition des journaux, grands livres et balances. Le chef du dpartement financier et comptable supervise llaboration des tats de synthse, savoir : Le bilan ; Le compte des produits et charges ; Ltat des soldes de gestion ; Le tableau de financement ; et ltat des informations complmentaires. Le chef du dpartement financier et comptable prsente la Direction Gnrale les tats de synthse ainsi tablis pour validation et visa. Le chef du dpartement financier et comptable est responsable par ailleurs de : Lassistance de la Direction Gnrale dans ltablissement des rapports dactivit. Lassistance des auditeurs externes et commissaires aux comptes.


Les annexes


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Documents

Manuel de