Manuel Des Procedures CEFAM

Manuel de procédures du CEFAN

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES,

FINANCIERES ET COMPTABLES

1


TABLE DES MATIERES

CHAPITRE1 : ORGANISATION DU SECRETARIAT EXECUTIF (SE)...............................7

1.1 : GÉNÉRALITÉS.......................................................................................................................................91.2 : LE COORDONNATEUR (SE)..................................................................................................................1.3 : L’ASSISTANTE ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE.............................................................................91.4 : LE RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIÈR (RAF)..........................................................101.5 : LE CHARGÉ DE PROGRAMME...............................................................................................................101.6 : LE CHARGÉ DE COMMUNICATION...........................................................................................................1.7 : LE GARDIEN..........................................................................................................................................

CHAPITRE 2 : ORGANISATION DU TRAVAIL............................................................12

2.1 HORAIRES DE TRAVAIL..................................................................................................................122.2 HEURES SUPPLÉMENTAIRES...........................................................................................................122.2.1 Les bénéficiaires.............................................................................................................122.2.2 Validité...................................................................................................................................122.2.2 Rémunération.........................................................................................................................132.2.3 Restriction...........................................................................................................................13

2.3 LES ABSENCES..............................................................................................................................132.3.1 Principes................................................................................................................................132.3.2 L’absence maladie.............................................................................................................142.3.3 L’absence exceptionnelle.................................................................................................14

2.4 LES CONGÉS....................................................................................................................................142.4.1 Les congés annuels...........................................................................................................142.4.2 Planning de congé.............................................................................................................152.4.3 Décision de congé.............................................................................................................152.4.4 Cas de refus.........................................................................................................................152.4.5 Décision de congé.............................................................................................................15

CHAPITRE 3 : LE RECRUTEMENT DU PERSONNEL....................................................16

3.1 GÉNÉRALITÉS...................................................................................................................................163.2 DÉFINITION DU BESOIN................................................................................................................163.2.1 Besoin du bailleur...............................................................................................................163.2.2 Besoin exprimé par le CEFAN.................................................Erreur ! Signet non défini.

3.3 TERMES DE RÉFÉRENCES................................................................................................................173.4 PUBLICATION DE POSTE................................................................................................................243.5 RÉCEPTION DE DOSSIER DE CANDIDATURE...................................................................................243.6 LE DÉPOUILLEMENT DES DOSSIERS............................................................................................243.7 PANEL DE RECRUTEMENT...............................................................................................................253.8 TEST DE RECRUTEMENT..................................................................................................................253.9 CONTRAT DE TRAVAIL....................................................................................................................263.10 : LE DOSSIER DU PERSONNEL.............................................................................................................263.11 PROFIL DE CARRIÈRE....................................................................................................................27

CHAPITRE 4 : RUPTURE DU CONTRAT..................................................................28

4.1 GÉNÉRALITÉS...................................................................................................................................284.2 FIN DU CONTRAT............................................................................................................................284.3 RÉSILIATION...................................................................................................................................284.4 DÉMISSION OU ABANDON DE POSTE..............................................................................................294.5 LICENCIEMENT.................................................................................................................................294.6 DÉCÈS DE L’EMPLOYÉ....................................................................................................................29

CHAPITRE 5 : RECRUTEMENT DE CONSULTANT.......................................................29

5.1 : GÉNÉRALITÉS.....................................................................................................................................305.2 : RECRUTEMENT.....................................................................................................................................305.3 : LES HONORAIRES...............................................................................................................................305.4 : LES FRAIS DE MISSION...................................................................................................................30

2


5.5 : DOCUMENTS PRODUITS.......................................................................................................................315.6 : LE CONTRAT DE CONSULTATION.......................................................................................................31

CHAPITRE 6 : LA PAIE....................................................................................31

6.1 : FICHE DE PRÉSENCE.........................................................................................................................326.2 : SALAIRE.............................................................................................................................................326.3. : BARÈME...............................................................................................................................................326.4 LE PAIEMENT DU SALAIRE............................................................................................................326.5 MODE DE PAIEMENT........................................................................................................................336.6 : AVANCES SUR SALAIRES...................................................................................................................33

CHAPITRE 7 : LES RÉUNIONS...........................................................................33

7.1: LES RÉUNIONS HEBDOMADAIRES...................................................................................................347.2 : LES PROCÈS VERBAUX......................................................................................................................34

CHAPITRE 8 : LE SECRETARIAT........................................................................34

8.1 : GÉNÉRALITÉS.....................................................................................................................................358.2 : LE TABLEAU D’AFFICHAGE..............................................................................................................358.3 : SALLE D’ATTENTE............................................................................................................................35

CHAPITRE 9 : COURRIER ARRIVE.......................................................................35

9.1 : GÉNÉRALITÉS.....................................................................................................................................369.2 : LES COURRIERS ARRIVÉS.................................................................................................................369.3 : ENREGISTREMENT DU COURRIER ARRIVÉ.........................................................................................369.4 : TRANSMISSION DU COURRIER...........................................................................................................369.5 : CLASSEMENT DU COURRIER...............................................................................................................36

CHAPITRE 10 : LE COURRIER DEPART..................................................................36

10.1 : GÉNÉRALITÉS.....................................................................................................................................3710.2 : EMISSION DU COURRIER...................................................................................................................3710.3 : SIGNATURE DU COURRIER.................................................................................................................3710.4 : ENREGISTREMENT DU COURRIER.......................................................................................................3810.5 : L’ARCHIVAGE.....................................................................................................................................38

CHAPITRE 11 : ACHAT PAR BON DE COMMANDE.......................................................39

11.1: GÉNÉRALITÉS.....................................................................................................................................4011.2 : LA DEMANDE D’ACHAT......................................................................................................................4011.3 : COLLECTE DE DEVIS.........................................................................................................................4011.4 : ANALYSE DES DEVIS.........................................................................................................................4111.5 : BON DE COMMANDE............................................................................................................................4111.6 : LIVRAISON & INSPECTION DE LA COMMANDE................................................................................41

CHAPITRE 12 : L’APPEL D’OFFRE.......................................................................43

12.1 : GÉNÉRALITÉS.....................................................................................................................................4312.2 : PRÉPARATION DU DOSSIER D’APPEL D’OFFRE..............................................................................43

12.2 : PRÉPARATION DU DOSSIER D’APPEL D’OFFRE.........................................43

12.3 : LANCEMENT D’AVIS D’APPEL D’OFFRE..........................................................................................4312.4 : PRÉSENTATION DE SOUMISSIONS.....................................................................................................4412.5 : OUVERTURE DES OFFRES/DEVIS......................................................................................................4512.6 : EVALUATION DES OFFRES/DEVIS....................................................................................................4512.7 : CRITÈRES D’ÉVALUATIONS DES PROPOSITIONS.............................................................................4512.7.1 : Evaluation Technique des propositions........................................................4512.7.2 : Evaluation financière des propositions......................................................46

12.8 : ATTRIBUTION DES MARCHÉS.............................................................................................................4612.9 : NOTIFICATION DU MARCHÉ.............................................................................................................4712.10 : RAPPORT D’ATTRIBUTION DES MARCHÉS.........................................................................................47

3


CHAPITRE 13 : LA CAISSE..............................................................................48

13.1 : GÉNÉRALITÉS...................................................................................................................................4813.2 : APPROVISIONNEMENT DE LA CAISSE.............................................................................................4813.3 : ACHATS AUTORISÉ PAR LA CAISSE.............................................................................................4813.4 : LA DEMANDE D’ACHAT....................................................................................................................4813.5 : IDENTIFICATION DU FOURNISSEUR...............................................................................................4813.6 : BON DE CAISSE..............................................................................................................................4913.7 : JUSTIFICATIF DE CAISSE.............................................................................................................4913.8 : ARRÊT DE CAISSE..........................................................................................................................4913.9 : LE BROUILLARD DE CAISSE...........................................................................................................4913.10 : ARCHIVAGE......................................................................................................................................50

CHAPITRE 14 : PAIEMENT PAR CHEQUE...............................................................51

14.1 : CONSTATATION DE LA DÉPENSE....................................................................................................5114.2 : ETABLISSEMENT DE L’AUTORISATION DE PAIEMENT...................................................................5114.3 : ETABLISSEMENT DU CHÈQUE...........................................................................................................5214.4 : TRANSMISSION POUR SIGNATURE...................................................................................................5214.5 : VÉRIFICATION DES DOCUMENTS.....................................................................................................5214.6 : LIVRE DE BANQUE..........................................................................................................................5214.7 : REMISE DU CHÈQUE........................................................................................................................5314.8 : ANNULATION DE LA FACTURE........................................................................................................5314.9 : ARCHIVAGE......................................................................................................................................53

CHAPITRE 15 : LES FRAIS DE DEPLACEMENT.......................................................54

15.1 : GÉNÉRALITÉS...................................................................................................................................5415.2 : LES FRAIS DE TAXI AU SIÈGE DU CEFAN..................................................................................5415.3 : FRAIS DE TAXI POUR LES MISSIONS..........................................................................................5415.4 : FRAIS DE BILLET D’AVION..........................................................................................................5415.5 : FRAIS DE VISA..............................................................................................................................5515.6 : AUTRES FRAIS................................................................................................................................55

CHAPITRE 16 : LES FRAIS DE COMMUNICATIONS..................................................56

16.1 : GÉNÉRALITÉS...................................................................................................................................5616.2 : LES FRAIS DE TÉLÉPHONE............................................................................................................5616.3 : LES FRAIS DE TÉLÉPHONES LORS DES MISSIONS......................................................................5616.4 : LES FRAIS DE PUBLICITÉS..........................................................................................................5716.5 : FRAIS D’ANNONCE..........................................................................................................................5716.6 : LES FRAIS DE PUBLICATION.........................................................................................................5716.7 : LES FRAIS D’INTERNET................................................................................................................57

CHAPITRE 17 : GESTION DU PATRIMOINE...........................................................58

17.1 : GÉNÉRALITÉS...................................................................................................................................5817.2 : IDENTIFICATION.............................................................................................................................5817.3 : MOUVEMENT......................................................................................................................................5817.4 : TABLEAU DES IMMOBILISATIONS...................................................................................................5817.5 : INVENTAIRE PHYSIQUE...................................................................................................................5917.5.1 : date de référence......................................................................................................5917.5.2 : Lieu d’inventaire......................................................................................................5917.5.3 : Les équipes de comptage.......................................................................................5917.5.4 : Méthode de comptage.................................................................................................60

CHAPITRE 18 : LE COMPTE BANCAIRE...................................................................61

18.1 : OUVERTURE DU COMPTE.....................................................................................................................6118.2 : DOMICILIATION.................................................................................................................................6118.3 : SIGNATAIRES.....................................................................................................................................6118.4 : LES RESTRICTIONS............................................................................ERREUR ! SIGNET NON DÉFINI.

4


18.5 : LES COMPTES SUBSIDIAIRES...........................................................................................................61

CHAPITRE 19 : LES DEFINITIONS.....................................................................64

19.1 : LA PRÉVISION BUDGÉTAIRE...........................................................................................................6419.2 : LA GESTION BUDGÉTAIRE..............................................................................................................6419.3 : L’EXÉCUTION BUDGÉTAIRE.............................................................................................................6419.4 : LE CONTRÔLE BUDGÉTAIRE.............................................................................................................65

CHAPITRE 20 : SYSTEME DE GESTION BUDGETAIRE...............................................66

20.1 : GÉNÉRALITÉS...................................................................................................................................6620.2 : ETABLISSEMENT DES PRIORITÉS...................................................................................................6620.3 : APPROCHE ET PROCÉDURE DE LA BUDGÉTISATION.......................................................................6720.4 : ADOPTION DU PLAN DE TRAVAIL..................................................................................................67

CHAPITRE 21 : PRESENTATION DU BUDGET...........................................................68

21.1 : GÉNÉRALITÉS...................................................................................................................................6821.2 : LE PRÉAMBULE................................................................................................................................6821.2.2 : Priorités du nouveau budget..............................................................................68

21.3 : LE CORPS DU BUDGET....................................................................................................................69

CHAPITRE 22 : LES ETATS.................................................................................70

22.1 : GÉNÉRALITÉS.....................................................................................................................................7022.2 : L’ÉTAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE.(ANNEXE 21.1).............................................................7021.2 : RAPPORT MENSUEL.............................................................................................................................7022.3 : LES IMMOBILISATIONS......................................................................................................................70

CHAPITRE 23: ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE.........................................72

23.1 : GÉNÉRALITÉS...................................................................................................................................7223.2 : ORGANISATION DU SYSTÈME COMPTABLE.......................................................................................72

CHAPITRE 24 : ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE.........................................73

24.3 : L’OUTIL INFORMATIQUE.................................................................................................................73

CHAPITRE 25 : LE SYSTEME COMPTABLE.............................................................74

25.1 : NOMENCLATURE.................................................................................................................................7425.2 : NORMES ET PRINCIPES COMPTABLES.............................................................................................7525.3 : SYSTÈME ET PROCÉDURES...............................................................................................................7525.3.1 : Réception et enregistrement..............................................................................7525.3.2 : vérification & approbation................................................................................7625.3.3 : Imputation comptable & paiement....................................................................76

25.4 : PLAN COMPTABLE............................................................................................................................77

5


PREMIERE PARTIE

PROCEDURES ADMINISTRATIVES

Chapitre1 : ORGANISATION DU SECRETARIAT EXECUTIF (SE)

6


I. DISPOSITIONS INSTITUIONNELLES

Ressources financières :Les ressources financières du CEFAN se composent :Des dons ou subventions octroyés par les partenaires, les gouvernements, les institutions ou les associations à buts non lucratifs. Des rétributions perçues pour des services exécutés pour le compte de tiers, sous réserve qu’ils soient en conformité avec les buts et objectifs de l’organisation.De toute autre ressource légalement autorisée.

Emploi des ressources financières :Les ressources financières sont utilisées conformément aux budgets approuvés par les instances. Ces budgets sont notamment :

- Le budget des activités- Le budget de fonctionnement

Engagement des dépenses :Le pouvoir d’engager les dépenses imputables sur les ressources de l’organisation est conféré au Coordonnateur du Secrétariat Exécutif par le Comité de Direction, selon les dispositions suivantes :

- Soit en vertu de l’approbation des budgets proposés (produits et charges)

- Soit en vertu d’une décision du Comité de Direction relative à l’utilisation spécifique des fonds propres

- Soit en vertu du pouvoir donné au Coordonnateur du Secrétariat Exécutif de négocier des financements avec les partenaires bilatéraux et multilatéraux.

Liquidation des dépenses :Le pouvoir de liquider les dépenses imputables sur les ressources de l’organisation est conféré au Coordonnateur du Secrétariat Exécutif par le Comité de Direction, du fait de sa nomination. Ce pouvoir peut être délégué par son titulaire à un autre membre du personnel du CEFAN. Cette délégation n’exonère pas le Coordonnateur du Secrétariat Exécutif de ses responsabilités.

Dépôts de fonds :Le Comité de Direction, sur proposition du Coordonnateur du Secrétariat Exécutif, arrête une liste de banques auprès desquelles les fonds de l’organisation peuvent être déposés. Il donne pouvoir au Coordonnateur du Secrétariat Exécutif d’organiser les modalités juridiques de fonctionnement des comptes bancaires (signatures conjointes, plafonds des opérations, etc.).

Pouvoir de signature bancaire :Le Comité de Direction désigne les signataires autorisés, pour ce qui concerne les opérations bancaires.

7


Tous les comptes bancaires fonctionnent avec double signature.

Gestion financière : Conformément aux directives du Comité de Direction, le Coordonnateur du Secrétariat Exécutif arrête les règles et procédures financières détaillées pour assurer une gestion financière efficace et rigoureuse ;Le Coordonnateur du Secrétariat Exécutif maintient un système de contrôle interne permettant de procéder à tout moment à la vérification des encaissements et de l’utilisation des fonds, conformément aux engagements souscrits avec les partenaires et bailleurs de fonds.

Gestion comptable :Conformément aux décisions du Comité de Direction, le Coordonnateur du Secrétariat Exécutif arrête les règles et procédures relatives à une gestion comptable rigoureuse et documentée de toutes les opérations. Le Coordonnateur du Secrétariat Exécutif s’assure de l’existence, et de la mise à jour permanente, d’un système comptable fiable et régulièrement contrôlé.

Etats financiers :Le Coordonnateur du Secrétariat Exécutif présente au Comité de Direction, au moment et de façon à en faciliter la compréhension : a) Un état annuel des comptes comprenant la situation financière, le compte de recettes et dépenses et les notes explicatives des principaux postes et évolutions.

b) A la fin du premier semestre de l’exercice, un état des comptes comprenant le récapitulatif des ressources et des emplois, ainsi qu’une situation résumée de l’exécution des budgets.

Contrôle des comptes :Sur proposition du Coordonnateur du Secrétariat Exécutif, le Comité de Direction désigne le contrôleur des comptes du réseau.

Le contrôleur des comptes est révoqué par le Comité de Direction.

Le contrôleur des comptes a le droit, le pouvoir et le devoir d’analyser, D’examiner et d’évaluer toutes les opérations et activités de l’organisation, afin d’établir en particulier leur conformité avec les règles, procédures et politiques institutionnelles, l’existence, la sécurité et l’utilisation économique de toutes les ressources de l’organisation, la fiabilité et l’intégrité des documents comptables, financiers, opérationnels et administratifs utilisés dans l’ensemble des activités et opérations.

8


1.1 : Généralités

Pour permettre un bon fonctionnement du CEFAN, le réseau s’est doté d’un secrétariat exécutif dont la fonction est d’aider à la réalisation des buts et objets du réseau en général, et à la mise en œuvre des décisions et programmes adoptés par l’assemblée générale notamment.

Il est composé de : 1 Coordonnateur 1 Assistante Administrative et

Comptable 1 Responsable Administratif et

Financier 1 Chargé de programme 1 Chargé de communication 1 Chauffeur 1 Un gardien

1.2 : Le Coordonnateur

Le Coordonnateur du secrétariat exécutif est placé sous la responsabilité directe du Comité de Direction, et exerce ses activités sous l’autorité administrative du président.Le Coordonnateur suit la gestion courante des activités, programme et projet du réseau. Il représente le réseau auprès de l’administration et des bailleurs de fonds pour les formalités administratives et autres questions rentrant dans le cadre de la gestion courante (voir annexe pour plus de détails).

1.3 : l’assistante Administrative et Comptable

Elle est placée sous l’autorité directe du Coordonnateur et sous la responsabilité du Chargé de programme et du Responsable Administratif et financier et assiste le Coordonnateur à ses taches.Elle est chargée entre autre de :

tenir le secrétariat du bureau Tenir la petite caisse d’écrire les correspondances gérer les rendez vous du Coordonnateur…

(Voir annexe pour plus de détails)

Chapitre1 : ORGANISATION DU SECRETARIAT EXECUTIF (SE)

9


1.4 : Le Responsable Administratif et Financier

Il est placé sous l’autorité directe du Coordonnateur et sous la responsabilité du chargé de programme.Il est chargé de tout ce qui est de la gestion financière, budgétaire et comptable du réseau. Il doit protéger les biens du réseau (voir annexe pour plus de détails).

1.5 : le chargé de programme

Placé sous la Supervision du Coordonnateur, il est chargé de l’élaboration des programmes et de leur suivi (voir annexe pour détails).

1.6 : Le chargé de communication

Placé sous la supervision du Coordonnateur et sous la responsabilité du Chargé de programme, il sera chargé de gérer tout ce qui est information du réseau ; à savoir entre autre récolter les informations sur les différentes OSC du secteur de l’Education au Cameroun et ailleurs, confection du bulletin d’information, du répertoire et administration du site web…

1.7 : Le chauffeurPlacé sous l’autorité du responsable administratif et financier, il assurera les courses en ville et hors de la ville liées au service. Il s’occupe du nettoyage et de l’entretien des véhicules du CEFAN.

1.8 : Le gardien (Agent de ménage)Placé sous l’autorité du responsable administratif et financier, il assurera la sécurité des biens et personnes se trouvant dans les locaux du CEFAN. Il s’occupe du nettoyage et l’entretien des bureaux.

10


ORGANIGRAMME DU SECRETARIAT EXECUTIF DU CEFAN

Coordonnateur

COMPTABLE OU RAF

CHARGE DE PROGRAMME

Le CHAUFFEUR

ASSISTANTE

ADMINISTRATIVE

GARDIEN et AGENT DE MENAGE

CHARGE DE COMMUNICATION

11


Chapitre 2 : ORGANISATION DU TRAVAIL

2.1 Horaires de travail

La durée hebdomadaire de travail est fixée à quarante heures (40h). Elle est effectuée en cinq jours ouvrables (5 jours) du lundi au vendredi inclus. La durée journalière de travail est fixée en fonction du pourcentage de temps de l’employé (de 5 à 8 heures). Les heures d’ouverture et de fermeture des bureaux sont fixées comme suit :Matin : 7 H 30Midi : 12 H 30Après midi : 13H30Soir : 16 H30

2.2 Heures supplémentaires

Toute heure travaillée en plus de la durée quotidienne légale constitue une heure supplémentaire.Une heure supplémentaire peut ouvrir soit à une indemnité compensatrice, soit à un repos compensateur.

2.2.1 Les bénéficiaires

Les heures supplémentaires ne concernent pas les cadres.Peuvent bénéficier d’une heure supplémentaire, les chauffeurs, coursiers et autres petits personnels de bureau.

2.2.2 Validité

Pour être valable, les heures supplémentaires effectuées par un employé doivent être demandées par un supérieur hiérarchique.L’objet de cette heure supplémentaire doit être rattaché aux activités du bureau et jugé nécessaires.

12



2.2.2 Rémunération

Les heures effectivement travaillées feront l’objet d’une déclaration (voir formulaire en annexe) avant toute mise en paiement ou récupération.Elle doit être signée par l’employé, le commanditaire de l’heure supplémentaire et contre signé par le Coordonnateur du CEFAN.

En cas de paiement en numéraire, le calcul de l’indemnité se fera sur la base des lois en vigueur au Cameroun.

En cas de compensation en jour ou heure de travail, l’employé notifiera par écrit le jour et le moment qu’il a choisi et sans dépasser les heures déclarées.

2.2.3 Restriction

Les heures supplémentaires ne sont pas cumulables. Une heure supplémentaire est perdue après le mois au cours duquel elle a été effectuée.

2.3 Les absences

Est considérée comme absence, toute non présence d’un employé à son poste de travail aux jours et heures ouvrables.

2.3.1 Principes

Chaque supérieur hiérarchique doit être informé de toute absence du personnel sous sa responsabilité qui à son tour informe le Coordonnateur.Pendant les heures de service, aucun employé ne peut s’absenter de son poste sans autorisation de son supérieur. (Formulaire en annexe)

13



2.3.2 L’absence maladie

Est considérée comme absence maladie, toute absence d’un employé à son poste de travail pour cause de maladie. Toute absence maladie doit être justifiée par un certificat médical délivré par un médecin.Le certificat médical doit être déposé dans les quarante huit heures qui suivent sa délivrance au bureau du supérieur hiérarchique. Celui-ci doit transmettre le certificat à l’assistante Administrative et Comptable pour être inséré dans le dossier de l’employé.

2.3.3 L’absence exceptionnelle

Tout employé peut s’absenter de son poste de travail à titre exceptionnel à condition d’avoir reçu une autorisation de son supérieur hiérarchique. Cela n’a pas besoin d’être notifié aux autres services. Ce sont par exemple les absences pour mariage d’un ami ; pour accompagner sa femme ou ses enfants à l’hôpital, participer à des funérailles, faire une course rapide...

2.4 Les congés

Les congés sont des absences réglementées par la loi. C’est donc un droit acquis par l’employé et exercé par lui.

2.4.1 Les congés annuels.

Tout employé du CEFAN bénéficie de 2 et 1/2 jours ouvrables de congés par mois ce qui fait 30 jours cumulés de jours ouvrables l’année.L’employé exerce se droit comme il veut mais en conformité avec le planning des activités de l’organisme qui l’emploie.

14



2.4.2 Planning de congé

En début d’année, chaque responsable hiérarchique du CEFAN doit établir un planning de congés annuel pour les employés qui sont sous sa responsabilité.Ce planning doit tenir compte du plan annuel de travail (PAT) du CEFAN.

2.4.3 Décision de congé

L’employé qui demande à partir en congé doit remplir une autorisation de congé (annexe) en indiquant la date de départ en congé et la date de reprise du service.Tout cela doit être conforme au planning établit en début d’année.L’autorisation signée de l’employé est transmise à son supérieur hiérarchique pour visa et qui à son tour la transmet au Coordonnateur du CEFAN pour accord.

2.4.4 Cas de refus

L’employé peut se voir refuser le droit de partir en congé. Ce refus de la part du supérieur hiérarchique ou du Coordonnateur du secrétariat exécutif doit être motivé par des raisons valables.Ce refus doit être signifié à l’employé par écrit, 48 heures au maximum suivant le dépôt de l’autorisation tout en lui proposant une nouvelle date de congé.

2.4.5 Décision de congé

L’autorisation de congé remplie par l’employé et signée par les différentes parties concernées est transmise au responsable du personnel qui établit une décision de congé soumise à la signature du Coordonnateur du CEFAN.Elle est établie en 2 exemplaires dont un remis à l’employé et l’autre exemplaire archivé dans son dossier personnel.

15


Chapitre 3 : LE RECRUTEMENT DU PERSONNEL

3.1 Généralités

Comme toute structure pour atteindre ses objectifs a besoin de ressources humaines adéquates. Ainsi le CEFAN définit ici l’ensemble du processus nécessaire pour le recrutement du personnel qualifié pour exécuter ses activités.

3.2 Définition du besoin

Le CEFAN recrutera du personnel si seulement si cela s’avère nécessaire et impératif pour la mise en œuvre de ses activités.Le besoin peut provenir du bailleur ou du CEFAN.

3.2.1 Besoin du bailleur

Le bailleur dans le cadre de son financement peut exiger le recrutement du personnel différent de celui qui existe déjà ou du recrutement de personnel complémentaire.

3.2.2 Besoin exprimé par le CEFAN

Le CEFAN peut sentir aussi le besoin de recruter du personnel en complément de celui qui existe pour être plus efficace dans la mise en œuvre de ses projets.Dans ce cas, le besoin est exprimé par le responsable du volet concerné par écrit et adressé au Coordonnateur ou par le Coordonnateur lui-même qui saisit le président par écrit.Le Coordonnateur informe le président qui convoque les organes dirigeants qui statuent et délibèrent.

La demande peut être jugée inopportune ou mal argumentée donc fait l’objet de rejet. La demande est acceptée et la procédure de recrutement est initiée.


16


3.3 Termes de références

Chaque poste au niveau du CEFAN doit comprendre des termes de références clairs, concis et précis. Les termes de références définissent les taches affectées au poste qui fait l’objet du recrutement et donc permettent d’évaluer celui qui l’occupera. Annexe pour modèle de termes de références. Les informations suivantes doivent apparaître :

La description du poste à pourvoir La catégorie professionnelle Le niveau d’études et diplômes requis L’expérience requise Les contraintes liées au poste Le lieu d’affectation


Annexe 3.3a

17


TERMES DE REFERENCE POUR LE POSTE DE COORDONNATEUR

1. Tâches

Placé sous l’autorité du Président du CEFAN, le Coordonnateur est responsable de la coordination et de la gestion efficace de la mise en oeuvre des projets du réseau. A ce titre, il veille à ce que les moyens du programme soient utilisés avec le maximum d’efficacité pour atteindre les objectifs fixés en termes de résultats, conformément aux accords passés entre le CEFAN et les bailleurs de fonds.Le Coordonnateur est chargé notamment des tâches suivantes :

Superviser et coordonner les composantes du programme et les structures administratives et techniques du Secrétariat Exécutif pour que les biens et services prévus soient livrés conformément aux plans de travail et budgets et aux manuels de procédures du programme ; Préparer les réunions, rédiger les procès-verbaux, et les rapports des réunions ; Présenter pour approbation le plan d’action annuel budgétisé du CEFAN au Comité de Direction ; Soumettre au Comité de Direction du CEFAN pour approbation, les rapports d’activités mensuels, trimestriels et annuels, et suivant les exigences des bailleurs de fonds. Approuver les mouvements de fonds ; Veiller à ce que tous les comptes soient tenus selon les procédures comptables acceptables par les bailleurs de fonds ; Signer tous les documents nécessaires pour les demandes de retrait de fonds sur les comptes de crédits, sur les fonds de roulement et les comptes spéciaux ; Assurer une diffusion suffisante de la documentation relative au programme (rapports d’évaluation, rapports d’activités, accords de dons et de crédits, documents de travail, manuels de procédures et directives du CEFAN, etc.); Procéder aux arrangements nécessaires pour que les opérations de vérification des comptes soient effectuées selon les clauses des accords, de crédit et protocoles de financement. Préparer et participer aux séances du comité de Direction du réseau ; Représenter le réseau devant les administrations et dans les réunions de concertation avec les partenaires.

2. Profil Niveau acceptable d’études universitaires (au minimum niveau

bac+ 3 ans) ; Expérience pertinente à un poste de responsabilité dans les secteurs sociaux ; l’expérience dans les structures avec autonomie de gestion étant recherchée ;

18


Expérience pertinente dans la planification, la gestion, la coordination, le suivi et l’évaluation des activités de l’Education; Expérience pertinente dans le développement communautaire et/ou avec des mouvements associatifs ou avec les ONG axés sur les secteurs sociaux et /ou le développement communautaire; Parfaite maîtrise du Français et bonne connaissance de l’anglais.


Annexe 3.3b

TERMES DE REFERENCE POUR LE POSTE

19


DE CHARGE DE PROGRAMME

1. Tâches

Placé sous l’autorité du Président du Comité de Direction du CEFAN et sous la supervision du Coordonnateur, le Chargé de programme est responsable de la mise en œuvre, le suivi des programmes et projets. A ce titre, il développe et coordonne des plans opérationnels mensuels, trimestriels et annuels, appuie les responsables des comités provinciaux dans la mise en oeuvre des projets. Le chargé de programme est chargé notamment des tâches suivantes :

Assurer la planification, la mise en œuvre et le suivi des programmes et projets ; Développer et coordonner des plans opérationnels mensuels, trimestriels et annuels ; Appuyer les responsables des comités provinciaux dans la mise en œuvre des projets ; Assurer une exécution correcte des activités (avec accomplissement des résultats attendus) Effectuer des missions de mise en œuvre, de contrôle et d’évaluation sur le terrain; Proposer des plans de formation technique aux membres du réseau; Rédiger les rapports à fournir au Coordonnateur du Secrétaire Exécutif;

2. Profil :

Le chargé de programme doit avoir Une formation de niveau supérieur (au minimum niveau bac+ 3

ans) dans le domaine des sciences sociales ou de l’Education ou en management des programmes et projets;

Expérience préalable d’au moins trois ans dans la gestion des projets d’Education; Expérience pertinente dans le travail avec les ONG locales et internationales des projets d’Education; Sens de l’organisation; capacité de travailler en équipe; Sens de l’initiative et capacité de jugement; Parfaite maîtrise du Français et bonne connaissance de l’anglais ; Maîtrise des logiciels tableur et de traitement de texte.


Annexe 3.3c

TERMES DE REFERENCE POUR LE POSTE

20


DE CHARGE DE COMMUNICATION

1. Tâches

Placé sous l’autorité du Président du Comité de Direction du CEFAN, sous la supervision du Coordonnateur et la responsabilité du Chargé de Programme, Le Chargé de Communication est chargé notamment des tâches suivantes:

Animation du site web du CEFAN et l’intranet en renforçant les capacités des membres du réseau en NTIC; Elaboration et mise à jour régulière d’un répertoire des OSC camerounaises du secteur de l’Education ; Assurer la parution régulière du bulletin d’information du CEFAN ; Assurer le marketing institutionnel du CEFAN ; Gérer la documentation du CEFAN.

2. Profil :

Le Chargé de Communication doit avoir Diplôme supérieur en communication (au minimum niveau bac+ 2

ans) ; Bonne maîtrise des NTIC, avoir une expérience professionnelle significative dans le domaine des NTIC; Sens de l’organisation; capacité de travailler en équipe; Sens de l’initiative et capacité de jugement; Parfaite maîtrise du Français et bonne connaissance de l’anglais ; Fortes qualités de communication ;


Annexe 3.3d

TERMES DE REFERENCES POUR UN(e) ASSISTANT (e) Administrative et Comptable

21


1. Tâches :Placé (e) sous l’autorité du Coordonnateur, sous la responsabilité du Responsable administratif et Financier, l’Assistant (e) de direction est chargé(e) de :

Mettre en place le système de classement des dossiers du CEFAN;

Organiser quotidiennement le travail de secrétariat et instaurer un système d’évaluation;

Tenir la petite caisse Etablir les outils de décaissement Organiser la logistique des réunions du réseau; Organiser les voyages ; Prendre les notes et rédiger les comptes-rendus des réunions; Transmettre le plus rapidement possible les documents et les correspondances aux intéressés; Tenir le cahier des rendez-vous et visites du Coordonnateur. Assurer la saisie des documents surtout urgents au secrétariat; Réquisitionner le matériel et les fournitures de bureau pour le secrétariat; Assurer le bon fonctionnement de tout le matériel de bureau et veiller à son entretien régulier ; Assurer toute autre tâche qui lui est confiée par le Coordonnateur dans le cadre des activités du réseau

2. Profil Avoir une formation universitaire niveau minimum bac+2 Avoir une expérience solide dans le domaine du secrétariat de

direction Une bonne connaissance des relations avec les bailleurs de

fonds. Une bonne connaissance du Français et de l’Anglais


Annexe 3.3e

LES TERMES DE REFERENCES DU POSTE DE Responsable Administratif et Financier

1. TâchesSous l’autorité du Coordonnateur, sous la responsabilité du chargé de programme, le RAF est responsable de la tenue journalière de la

22


comptabilité ainsi que de la préparation des vérifications comptables, des rapports financiers relatifs à l’exécution des projets du réseau.Il est chargé entre autre des tâches suivantes :

veiller à ce que les comptes soient suffisamment approvisionnés en vue du règlement rapide des dépenses engagées dans le cadre des Projets ; tenir à jour et de manière régulière les documents financiers (journaux et livres comptables) suivant le système défini et tenir une comptabilité informatisée donnant les détails pour chaque catégorie de dépenses, composantes, sous composantes et sources de financement ; établir les demandes de paiement et assurer leur suivi ; préparer les demandes de retraits de fonds et toute la documentation nécessaire aux décaissements conformément aux directives des bailleurs de fonds dresser mensuellement les états de rapprochement bancaire du compte spécial du projet et sortir la situation financière de chaque composante ; fournir toutes les informations nécessaires au Secrétaire Exécutif ; tenir une comptabilité informatisée et sortir les rapports de présentation régulière des comptes, états et tableaux de bord du réseau faisant apparaître les engagements, les factures reçues et payées ainsi que les fichiers pour chaque prestataire de services.

2. PROFIL :

Le comptable doit avoir: Une formation de niveau supérieur (au moins BAC+2 minimum) dans le domaine de la Comptabilité et Finances Une expérience d’au moins trois (3) années dans un service comptable traitant d’un important flux annuel avec utilisation de l’informatique ; Une bonne connaissance et/ou expérience des règles et procédures de décaissement des projets financés par les bailleurs de fonds Une bonne connaissance de l’utilisation de la micro-informatique en général et des logiciels comptables en particulier. Une bonne maîtrise des langues de travail : Français et anglais.


3.4 Publication de poste

Tout poste faisant l’objet d’un recrutement doit être publié dans un journal de grande audience au moins deux fois. La publication doit indiquer :

les termes de références, les dossiers à fournir, le lieu de dépôt des dossiers, la personne à qui est adressée la demande

23


la date d’ouverture des dépôts et la date de clôture.

Aucun poste ne peut faire l’objet de recrutement de gré à gré.Dans le cadre d’une promotion interne, le poste doit faire l’objet d’une publication dans un journal officiel.

3.5 Réception de dossier de candidature

Tous les dossiers de candidatures sont reçus par l’assistante de direction.Les dossiers sont adressés au secrétaire exécutif du réseau.Les dossiers doivent être sous pli fermés avec les références du poste sur le pli.Aucun dossier ne doit être accepté après la date limite de dépôt indiquée dans l’annonce.

3.6 Le dépouillement des dossiers

L’assistante fait le point des dossiers reçus avec le Coordonnateur du secrétariat exécutif.Elle dépouille les dossiers et procède à leur saisi dans le dossier informatique.Voir annexe 2.6


3.7 Panel de recrutement.

Le panel est composé des personnes qui doivent interroger les candidats, les noter et retenir celui qui doit occuper le poste.Le panel doit comprendre 4 personnes au maximum

1 représentant du bailleur 1 représentant d’un partenaire

24


Le Coordonnateur du secrétariat exécutif du réseau

Le responsable hiérarchique du poste concerné

3.8 Test de recrutement

Après analyse des dossiers, seul les candidats remplissant les conditions sont retenus et informés.Le recrutement peut se faire en deux étapes

Test écrit Entretien

Le recrutement peut se faire directement par entretien.Le mode de recrutement retenu est laissé à l’appréciation du secrétaire exécutif.Quelque soit le mode de recrutement retenu les candidats doivent être notés et classés par ordre de compétence.Celui qui vient en tête est retenu pour le poste.Si celui-ci désiste on pourra faire appel au suivant.A la fin du test un rapport doit être rédigé pour rendre compte et ce dossier doit être archivé dans le dossier du candidat retenu.


3.9 Contrat de travail

Le CEFAN ne délivre que des contrats à durée déterminée. Le contrat de travail ne peut excéder la durée de vie du projet auquel il est lié.

25


Chaque nouvel agent doit, avant sa prise de service, signer un contrat de travail à durée déterminée portant les mentions et les obligations suivantes :

désignation du poste de travail durée des engagements contractuels durée de la période d’essai définition des fonctions ou description des

tâches éléments de rémunération dispositions relatives aux congés annuels, à la

sécurité sociale… dispositions relatives aux autres contributions

parafiscales obligations du travailleur, règlement

intérieur, modalités de règlement des conflits.

Le recrutement et la gestion des contrats de travail du personnel doivent respecter les dispositions prévues dans le protocole d’accord entre le bailleur de fond et le réseau d’une part, et les lois en vigueur au Cameroun d’autre part.

3.10 : Le dossier du personnel

Il doit être ouvert un dossier pour chaque personne employé par le réseauCe dossier doit comprendre les éléments suivants :

une copie du dossier de recrutement une copie du contrat de l’employé une copie de ses diplômes une copie de son curriculum vitae une copie des coordonnées bancaires de

l’employé une copie de sa carte nationale d’identité une copie de son adresse et autres

informations.


3.11 Profil de carrière

Le personnel est recruté pour une durée déterminée correspondant à la durée des projets. Pour cela et compte tenu de l’hétérogénéité des activités du réseau qui s’achèvent donc dans le temps, il devient

26


impossible de prévoir une évolution de carrière pour le personnel.

Chapitre 4 : RUPTURE DU CONTRAT

4.1 Généralités

La rupture d’un contrat de travail peut intervenir pour l’une des causes ci-après :• arrivée du terme• Démission ou abandon de poste

27


• Licenciement• Décès de l’employé

4.2 Fin du contrat

Les contrats à durée déterminée prennent fin à l’arrivée du terme convenu au moment de leur conclusion et doivent respecter le prescrit du Code du Travail et ses mesures d’application. Selon la législation Camerounaise, elle donne droit au paiement de l’indemnité de précarité qui représente 2.5% de la masse salariale pendant la durée de travail de l’employé.Toute fois si le bailleur reconduit son financement alors le contrat sera renouvelé.

4.3 Résiliation

La résiliation d’un contrat peut intervenir pour de justes motifs, notamment les cas de faute lourde, d’incompétence, de suspension du réseau ou de décès de l’employé. Sauf cas de décès, la partie qui prend l’initiative de la rupture doit observer le délai de préavis prévu par les dispositions légales et réglementaires. Au moment de son départ, l’employé doit remettre tous les biens mis à sa disposition.En tout état de cause, l’agent ne sera libre de tout engagement vis-à-vis du réseau qu’au moment où il lui sera remis son certificat de travail et qu’il aura reçu son solde de tout compte.

Chapitre 4 : RUPTURE DU CONTRAT

4.4 Démission ou abandon de poste

Toute absence non justifiée d’une durée de quinze (15) jours est assimilée à un abandon de poste et le contrat est d’office résilié au tord de l’employé.

28


L’employé a la possibilité de donner sa démission sous réserve du respect de l’obligation de préavis.Lorsqu’un employé démissionne sans respect du préavis ou abandonne son poste de travail, le réseau se réserve le droit de réclamer à l’intéressé, l’indemnité compensatoire de préavis.

4.5 Licenciement

Les droits de licenciement sont calculés conformément aux dispositions du contrat, du règlement d’ordre intérieur, de la législation du travail en vigueur.

4.6 Décès de l’employé

En cas de décès d’un employé, le salaire et les indemnités de toute nature acquis à la date du décès reviennent de plein droit à ses ayant- droits.

Chapitre 5 : RECRUTEMENT DE CONSULTANT

5.1 : GénéralitésLe consultant est une personne auquel le réseau fait appel pour son expertise dans un domaine bien précis. Il n’est pas un employé du réseau.

29


Il peut être un consultant local ou international

5.2 : Recrutement

Le besoin de recrutement doit être nécessaire et entrer dans le cadre de la mise en œuvre des activités du réseau.Ainsi lors de la rédaction des projets l’on doit évaluer s’il est nécessaire ou non de prendre un consultant et prévoir une ligne budgétaire.Si le besoin se fait ressentir en cours d’exécution du projet, le réseau doit informer et obtenir du bailleur de fonds l’autorisation de recruter un consultant.Il obéit à la procédure de recrutement du personnel.

5.3 : Les honoraires

Pour la rémunération du consultant, le réseau doit disposer d’un barème de fixation des honoraires tant pour les consultants locaux qu’internationaux.Cela peut se faire par une circulaire prise par le Comité de Direction et tenir compte des réglementations en vigueur des différents bailleurs de fonds.Les honoraires sont payés par étapes.

5.4 : les frais de mission

Tous les frais qui seront occasionnés dans le cadre du travail du consultant seront à la charge du réseau si elles sont jugées comme telles. (Frais de déplacement ; de téléphone ; hébergement…)

Chapitre 5 : RECRUTEMENT DE CONSULTANT

5.5 : Documents produits

30


Tous les documents produits par le consultant lors de son travail restent la propriété privée du réseau.Toutes divulgations sans autorisation préalable de ces informations par celui-ci l’exposent à une poursuite judiciaire et une radiation de la base de données du réseau.

5.6 : Le contrat de consultation

Tous les consultants bénéficient d’un contrat de consultation qui détermine les droits et devoirs de celui-ci envers le réseau.Il doit comprendre ;

Le contrat type Le curriculum vitae du postulant Un formulaire de ses expériences de

consultants.

Chapitre 6 : LA PAIE

6.1 : Fiche de présence

31


Chaque employé doit remplir chaque jour une fiche de présence.Cette fiche est signée par l’employé lui-même, son superviseur direct et le Coordonnateur du secrétariat exécutif.Cette fiche de présence servira de base de calcul du salaire à la fin du mois.Elle doit être transmise à la fin du mois au comptable par chaque supérieur hiérarchique (annexe 4.2).

6.2 : Salaire

L’employé bénéficie d’un salaire fixé au moment de la conclusion du contrat d’embauche.Le salaire est payé à la fin de chaque mois sur la base de la fiche de présence.La procédure est mise en œuvre dès le 20 du mois par le responsable de la paie.

6.3. : Barème

Les rémunérations du personnel seront alignées sur celles du marché local et en relation avec les rémunérations proposées par les projets financés par les bailleurs de fonds. Elles doivent tenir compte de la formation, de la qualification et de la fonction à occuper pour permettre de recruter du personnel de qualité.

6.4 Le paiement du salaire

Le paiement est constaté par un bulletin individuel de paie qui est rédigé de manière à faire apparaître clairement les différents éléments de la rémunération, la catégorie et la nature exacte de l’emploi occupé.

Chapitre 6 : LA PAIE

6.5 Mode de paiement

32


La rémunération du salaire est faite par espèces et par chèque ou par virement bancaire.Les deux moyens ne sont pas cumulatifs pour un même employé.

6.6 : Avances sur salaires

Des avances sur salaire ne peuvent être consentis à aucun employé avant la fin du mois en cours.Mais pour des cas d’extrêmes urgences (décès, maladie, accouchement) laissé à l’appréciation du Coordonnateur du secrétariat exécutif et sur son autorisation express écrite, l’on peut procéder au paiement du salaire mensuel de l’employé concerné.

Chapitre 7 : Les réunions

7.1: Les réunions hebdomadaires.

33


Pour une meilleure efficacité, le Coordonnateur du secrétariat exécutif organise chaque lundi une réunion de staff. Tous les employés sont obligés de participer à cette réunion au cours de laquelle on fait le compte rendu des activités de la semaine écoulée et planifier celle de la semaine qui commence.

7.2 : Les Procès verbaux

Chaque réunion hebdomadaire est sanctionnée par un procès verbal qui est distribué à chaque membre du staff.

Chapitre 8 : LE SECRETARIAT


34


Le secrétariat est la vitrine de tout bureau. Il reflète souvent l’image de la structure qu’elle représente. L’assistante Administrative et comptable est chargée de la gestion du secrétariat. Elle doit veiller à son organisation.

8.2 : Le tableau d’affichage

Le secrétariat doit disposer d’un tableau d’affichage.L’on y affiche toutes les informations utiles pour les renseignements des visiteurs ainsi que des employés par rapport aux nouvelles circulaires.

8.3 : Salle d’attente

Il doit comprendre une salle d’attente pour tous les visiteurs qui se rendent au secrétariat exécutif pour des informations ou des rendez vous de travail.

Chapitre 9 : COURRIER ARRIVE


35


Il s’agit de toute correspondance extérieure adressée au réseau.Il peut être par la poste ou manuel.

9.2 : Les courriers arrivés

L’assistante Administrative et comptable est la seule personne habilité à recevoir tous les courriers provenant de l’extérieur et adressés au secrétariat exécutif.Elle procède au dépouillement du courrier arrivé.

9.3 : Enregistrement du courrier arrivé

Après dépouillement du courrier, L’assistante Administrative et comptable procède à l’enregistrement de celui-ci en lui affectant un numéro d’ordre et la date de réception.Le secrétariat doit disposer de :

un cachet dateur un cachet courrier arrivé

Elle doit avoir un registre de courrier arrivé ou elle enregistre de façon chronologique les courriers.

9.4 : Transmission du courrier

Le courrier enregistré est transmis par l’assistante au destinataire dans le cas ou celui-ci est spécifié dans le cas contraire le courrier est transmis au Coordonnateur du secrétariat exécutif qui peut en imputer son exécution à tierce personne.Le courrier peut avoir un objet spécifique qui ne nécessite pas une imputation à tierce personne.

9.5 : Classement du courrier

L’assistante doit faire une copie du courrier si cela est nécessaire qu’elle classe dans le chrono de courrier arrivé de manière chronologique afin de faciliter d’éventuelles recherches plus tard.

Chapitre 10 : LE COURRIER DEPART


36


Dans le cadre de ses activités le réseau échange des courriers avec ses différents partenaires. Il échange aussi d’autres documents à savoir : rapport, compte rendu…..

10.2 : Emission du courrier

Tous les courriers engageant la responsabilité du CEFAN sont saisis par L’assistante Administrative et comptable.Les courriers sont saisis sur papier entête portant le logo du CEFAN. Tout courrier officiel qui n’est pas sur entête ne peut engager la responsabilité du CEFAN.Chaque courrier doit comprendre les mentions suivantes :

Date Objet Référence du courrier Destinataire Signature

10.3 : Signature du courrier

Le courrier, une fois saisi et corrigé par L’assistante Administrative et comptable, est transmis au Coordonnateur du secrétariat exécutif pour une lecture corrective. Le courrier finalisé, est imprimé sur papier entête du réseau et soumis à signature du secrétaire exécutif.Le secrétaire exécutif est la seule personne habileté à signer les courriers qui partent du bureau du secrétariat exécutif réseau sauf pour les personnes ayant reçu une procuration de sa part.Tout courrier non signé par une personne habiletée à le faire n’engage en aucune façon le réseau.

Chapitre 10 : LE COURRIER DEPART

10.4 : Enregistrement du courrier

37


Les courriers signés sont cachetés et enregistrés de manière systématique dans un « cahier départ courrier ».Les courriers sont enregistrés de manière chronologique.

10.5 : L’archivage

Les courriers signés, enregistrés sont photocopiés par L’assistante Administrative et comptable.Les copies de ces courriers sont classées de manière chronologique dans le chrono courrier départ afin de faciliter les recherches plus tard.

38


DEUXIEME PARTIE

PROCEDURES COMPTABLES

Chapitre 11 : ACHAT PAR BON DE COMMANDE

11.1: Généralités

39


Tout achat débute par l’expression des besoins matérialisés par une « demande d’achat » transmis au Responsable Administratif et Financier.C’est le RAF qui déterminera si l’article est:

dans le stock ; à acheter sur bon de commande ; à acheter cash.

Si l’article se trouve dans le stock (au magasin), un bon de réquisition est signé par le responsable du service utilisateur et présenté à celui qui tient les stocks (Assistante Administrative) pour être servi (annexe §11.1).Le gestionnaire des stocks doit faire un rapport de gestion chaque mois.Si l’article ne se trouve pas dans le stock, le comptable déterminera le mode d’acquisition (paiement cash ou émission d’un bon de commande).

11.2 : La demande d’achat (annexe§11.2)

Cette demande est remplie par ceux qui expriment le besoin d’avoir un bien pour accomplir leur travail.Cette demande doit être signée par le demandeur et comprend les mentions suivantes :

la date le nom du demandeur le service la nature du besoin la quantité les références détaillées du model

11.3 : Collecte de devis

Lorsqu’il a été décidé d’acheter le bien demandé par bon de commande, L’assistante Administrative et comptable sollicite dans la liste des fournisseurs, le nombre de devis nécessaire pour effectuer l’achat.

Montant de la dépense envisagée Nombre de devis à obtenir :

Inférieur à 100,000 FCFA 1 Compris entre 100,000 et 250,000 2 Compris entre 250,000 et plus 3

Chapitre 11 : ACHAT PAR BON DE COMMANDE

11.4 : Analyse des devis

40


Les devis reçus des différents fournisseurs sont analysés par un comité de sélection (Coordonnateur du Secrétariat Exécutif, RAF et l’A.A.C) dans un tableau qui fait ressortir les éléments suivants :

Description du bien ou équipement La quantité La date de livraison Les modalités de paiement La garantie Le prix Autres informations nécessaires.

Un mémo est établi pour rendre compte du fournisseur qui a été retenu.

11.5 : Bon de commande

Après avoir analysé les devis et retenu un fournisseur, L’assistante Administrative et comptable du réseau établit un bon de commande qu’elle adresse à celui-ci. Le bon de commande doit comprendre les éléments suivants :

Fournisseur et son adresse, Les quantités commandées, Les prix unitaires Les prix totaux. Le code du bailleurs ou projet concerné.

Voir annexe§3.1.5

11.6 : Livraison & inspection de la commande

Tout bien ou article livré au CEFAN doit être inspecté afin de s’assurer que la livraison correspond à la commande. L’inspection consiste à vérifier, en présence du livreur, la marque, le modèle, la quantité, la couleur (si nécessaire), les dimensions (si nécessaire), le prix, tels que mentionnés sur le bon de commande et le bordereau de livraison et à signaler par écrit tout défaut ou toute insuffisance constatés.

Pour les équipements électriques, électroniques ou électroménagers, il faut ensuite procéder à la mise en route en présence du livreur. Tout défaut de fonctionnement ou bruit doit être inscrit sur la fiche d’inspection qui sera signée par le livreur et dont copie sera remise à ce dernier.

La réception des commandes se fera conjointement par le chargé des achats et un représentant du service demandeur.

41


Chapitre 12 : L’APPEL D’OFFRE


Est soumis à appel d’offre, tout achat de biens ou réalisation de travaux supérieur ou égal à 5.000.000 FCFA

12.2 : Préparation du dossier d’appel d’offre

42


Le responsable du département est tenu de déterminer le contenu de l'appel d'offres en fournissant la description et la nature technique de l'offre et la manière dont elle devrait être livrée ou fournie.Pour les projets, le contenu de la soumission sera déterminé par le coordonnateur, en collaboration avec 2 membres de sous commissions des marchés qui feront partie de l'équipe technique chargée de conseiller le Comité d'Attribution du Marché.Le responsable du Département transmet ensuite cette requête au Coordonnateur du Secrétariat Exécutif qui est en même temps le Secrétaire du Conseil des Adjudications. Le Secrétaire du Comité d’Attribution du Marché s'assurera que la requête est conforme aux objectifs du réseau, au plan de travail et au budget approuvé.

Il faut préciser la composition du comité d’attribution des marchés +++++.

12.3 : Lancement d’avis d’appel d’offre

Le Secrétaire du Comité d’Attribution du Marché en consultation avec le Président du Comité d’Attribution du Marché, s'assure que les avis d'appel d'offres sont publiés dans les médias et sur le tableau d’affichage des avis au public. Les copies des avis d'appel d'offres seront envoyées, aux bailleurs et aux conseillers pour information.Le modèle de l'avis d'appel d'offres doit être convenu en consultation avec le Coordonnateur du Secrétariat Exécutif. L'avis d'appel d'offres doit préciser la nature des marchandises, services et travaux requis, le délai, la date et l'heure de clôture de la réception des offres ainsi que les adresses où les offres seront envoyées. Les avis d'appel d'offres sont signés par le Secrétaire du Comité d’Attribution du Marché. Les documents de soumission donneront des informations nécessaires pour le soumissionnaire éventuel en vue de préparer une offre de biens et de services fournis. Alors que les détails et la complexité de ces documents doivent varier de taille et de nature du marché proposé et du contrat, ils comprennent généralement : la lettre d'invitation à soumissionner, le formulaire de soumission, le formulaire des contrats, aussi bien général que spécifique, les caractéristiques, la liste des

43


biens et devis, le délai de livraison ou calendrier d'exécution.

12.4 : Présentation de soumissions

Chaque soumission est présentée dans une simple enveloppe ou colis scellés, tel que le déterminera la nature de la soumission. L'enveloppe est adressée au Coordonnateur du Secrétairiat Exécutif et doit porter les mentions "Soumission pour….." suivies d'une brève description des travaux, fournitures, marchandises et services faisant l'objet de la soumission.

L'enveloppe ne doit porter ni le nom, ni l'identité de l'expéditeur si non elle ne sera pas considérée.

Le Secrétaire du Comité d’Attribution du Marché ouvre un registre pour l'enregistrement des soumissions dès leur réception.

Les soumissions sont enfermées dans une boite fermée à double clés portant les mentions "Soumission/Devis pour…." avec les dates d'appel d'offres, la date et l'heure de clôture des soumissions.

La boite sera déposée dans un endroit bien protégé et l’une des clés sera gardé par le Secrétaire du Comité d’Attributions des Marchés l’autre par une membre choisi par ses paires.

L’ouverture est scellée au jour et à l’heure de la clôture.

Aucune soumission ne peut plus être acceptée après la clôture des offres.

Retrait d'une soumission:

Une soumission peut être retirée avant la date de clôture. La méthode de retrait sera identique à celle utilisée pour la présentation de l'offre sauf que l'enveloppe portera la mention "Retrait". La dernière enveloppe annule et remplace la première.

12.5 : Ouverture des offres/Devis

44


L'ouverture des offres est faite par le Comité d’Attribution des Marchés et le procès-verbal ad hoc est envoyé au Comité de Direction dans un délai ne dépassant pas une semaine.

Il est recommandé que la date de clôture soit également celle de l'ouverture des offres.

La clôture doit donc se situer dans les premières heures du jour de façon que l'ouverture puisse commencer peu de temps après.

Cette information doit être précisée dans l'avis d'appel d'offres afin que les soumissionnaires qui le désirent puissent assister à l'ouverture des offres.

12.6 : Evaluation des Offres/Devis

L’évaluation des offres est effectuée par le comité d’attribution des marchés auquel est adjoint le responsable du département réquisitionnaire. Pour des offres présentant des spécifications techniques dont ne disposent pas les membres du Comité, celui-ci pourra faire appel à un expert en la matière par écrit. La sélection de cet expert doit être approuvée par le Comité de Direction.

12.7 : Critères d’évaluations des propositions

12.7.1 : Evaluation Technique des propositions

L’évaluation doit être faite sur base des termes du dossier d’appel d’offres et peuvent se référer aux aspects ci-après : • Les qualifications et expérience, réputation, responsabilité et compétence professionnelle et managériale du fournisseur ou entrepreneur ainsi que du personnel intervenant dans la prestation des services. • L’efficacité des propositions soumises par le fournisseur/entrepreneur quant à la conformité aux besoins de l’entité de passation des marchés.

12.7.2 : Evaluation financière des propositions

Aux fins d’évaluation, le coût doit comprendre tous les textes appliqués au réseau ainsi que toutes les autres dépenses remboursables tels les frais de déplacement, de traduction, de l’impression des rapports ou des services de secrétariat.

45


Les propositions affectées du coût les plus bas peuvent obtenir un score financier de 100 points tandis que les autres propositions sont attribuées.

12.8 : Attribution des marchés

Le Comité d’Attribution des Marchés ne doit pas nécessairement accepter la soumission de meilleur marché, mais donne les raisons pour justifier son choix, et ces raisons sont consignées dans un procès-verbal. Ces raisons doivent cependant comprendre la meilleure qualité, la livraison la plus rapide basée sur un avis professionnel du Comité d'Evaluation.

Une offre ou un devis peut être acceptée lorsque : La somme reflétée se situe dans les limites des

prévisions approuvées. L'offre est évaluée comme étant la plus basse

ou comme étant la plus élevée mais dans ce cas argumenter son choix.

Le Comité d’Attribution du Marché veille à ce que, dans la mesure du possible, le Soumissionnaire dispose d'un compte en banque et d'un certificat de quitus fiscal.

Le chargé des soumissions gardera un rapport des procédures d'acquisition, contenant un minimum d'informations suivantes:

Le Dossier d'Appel d'Offre ; -Une courte description des biens, constructions ou services à obtenir ;- Les noms et adresses des soumissionnaires qui ont suscrits à l'appel, et le nom et adresse du soumissionnaire avec qui le contrat d'acquisition est conclu et le prix du contrat ; - Les informations relatives aux qualifications ou à défaut, les fournisseurs ou contractants qui ont souscrit aux offres ;- Un résumé d'évaluation et de comparaison des offres ; - Les soumissions rejetées ; - Le rejet d'une soumission suite à la corruption ou la fraude.

Un tel rapport de procédures sera, sur demande, disponible pour n'importe quelle partie intéressée. Aucune information sur l'évaluation des soumissions ne sera dévoilée.

46


Les réclamations des soumissionnaires au sujet des procédures de passation des marchés et les prix seront orientées vers le Comité d’arrondissement ou de Ville pour considération.

12.9 : Notification du marché

Notification est faite au soumissionnaire dont l’offre ou le devis a été adjugé. • Pour des raisons de transparence, il est nécessaire de mettre à la disposition de tous les soumissionnaires une liste de toutes les sociétés qui ont présenté des offres et qui n’ont pas été sélectionnées par le comité d’attribution des marchés.

12.10 : Rapport d’attribution des marchés.

Toute séance d’attribution de marchés doit être sanctionnée par un procès-verbal dont la copie est réservée : - Au secrétariat exécutif - Au bailleur de fond - A l’auditeur

47


Chapitre 13 : LA CAISSE


Une petite caisse est instaurée pour les achats cash et tenue par L’assistante Administrative et comptable.

13.2 : Approvisionnement de la caisse.

La caisse est approvisionnée par du cash retiré à la banque.Le montant maximal que la caisse peut détenir ne peut pas excéder la somme de 200.000 Fcfa.

13.3 : Achats autorisé par la caisse.

Tous les achats nécessaires au bon fonctionnement du secrétariat exécutif sont autorisés à être effectué par la caisse et ce dans la limite de 50.000 Fcfa.Tout achat supérieur à ce montant doit faire l’objet d’un règlement par chèque.

13.4 : La demande d’achat

Tout comme pour les achats par bon de commande tout achat par caisse doit faire au préalable l’objet d’une demande d’achat remplie par le bénéficiaire de l’achat.

13.5 : Identification du fournisseur

Le chargé des achats ou le bénéficiaire de l’achat peut identifier le fournisseur.Ensuite le fournisseur est joint au téléphone pour avoir une idée du coût du matériel ou fourniture.

48


Chapitre 13 : LA CAISSE

13.6 : Bon de caisse

Dès que le prix du matériel est connu, il est établi un bon de caisse par la personne qui la détient (Assistante Administrative et comptable).Le bon de caisse est signé par le bénéficiaire qui sollicite l’achat et le secrétaire exécutif du réseau. Le fournisseur livre le bien et est payé sur place grâce au bon de caisse.

13.7 : Justificatif de caisse

Tout achat par caisse doit être justifié par un reçu rempli de manière lisible et comportant la signature et le cachet du fournisseur.Tout achat ne remplissant pas cette condition doit être rejeté par la comptabilité.Sont exclus de cette procédure les frais de transport voir chapitre sur les déplacements.

13.8 : Arrêt de caisse.

Pour un meilleur contrôle, des opérations de la caisse, chaque fin de mois le RAF ou le secrétaire exécutif et l’Assistante Administrative font une situation de la caisse. Cette situation est matérialisée par l’arrêt de caisse signé par l’Assistante administrative, le RAF et le secrétaire exécutif du réseau (voir annexe).

13.9 : le brouillard de caisse

Le caissier doit tenir un brouillard de caisse qui retrace toutes les opérations d’approvisionnement et d’achat.Il comprend les éléments suivants :

Date de l’opération Le libellé de l’opération Le montant de cette opération.

13.10 : Archivage

49


Toutes les pièces de caisse doivent être archivées de manière chronologique par mois dans un chrono ouvert à cet effet.

50


Chapitre 14 : PAIEMENT PAR CHEQUE

Le règlement de tout achat par bon de commande doit se faire par chèque.

14.1 : Constatation de la dépense

La constatation de la dépense se fait quand les biens commandés sont livrés. La livraison des biens doit être accompagnée de :

- bon de livraison, - de facture définitive et - l’original du bon de commande.

A ces pièces s’ajoute les devis ayant servi au choix du fournisseur ainsi que le tableau d’analyse.

14.2 : Etablissement de l’autorisation de paiement

Une fois l’ensemble des pièces permettant la constatation effective de la dette réuni, le RAF établit l’autorisation de paiement. (annexe14.2)La demande d’autorisation de paiement est la pièce comptable qui sert à demander le paiement d’une facture. Il contient les éléments suivants :

- la date de la demande d’autorisation- le nom du fournisseur et adresse- le N° d’ordre- Le N° de la facture faisant l’objet de

la demande de paiement- Le code du bailleur de fonds- Le compte comptable - Le libellé de la dépense- Le montant- Le numéro du chèque - Signature de celui qui a préparé

l’autorisation- Visa du Coordonnateur du secrétariat

exécutif

51



14.3 : Etablissement du chèque

L’assistante Administrative et comptable établit le chèque à l’ordre du fournisseur.Elle doit vérifier les éléments figurant sur le chèque avant de la soumettre à la signature.

14.4 : Transmission pour signature

L’assistante Administrative et comptable transmet le voucher accompagné des pièces justificatives et du chèque à la signature du Coordonnateur du secrétariat exécutif et du RAF.

14.5 : Vérification des documents

Le secrétaire exécutif et le RAF doivent vérifier tous les éléments avant de signer le voucher et le chèque.La vérification porte entre autre à voir si toutes les pièces justificatives sont présentes (Devis –BL-Facture-BC) d’une part, vérifier si tous les montants figurant sur les différents documents sont conformes...

14.6 : Livre de banque

Le RAF doit tenir un livre de banque où il enregistre toutes les opérations bancaires. Ce livre doit contenir les informations suivantes :

- Date du chèque- N° du chèque- Le bénéficiaire- Le libellé- Le montant

52



14.7 : Remise du chèque

Le RAF appelle le fournisseur qui passe prendre son chèque.Le RAF s’assure qu’il a fait au préalable une copie du chèque. Il remplit ensuite la décharge qu’il fait signer et cacheter par le fournisseur. Il doit faire une copie de la pièce d’identité du fournisseur ou de la personne agissant pour son compte.Après toutes ces formalités le RAF remet le chèque au fournisseur.

14.8 : Annulation de la facture

Pour éviter un double paiement, toute facture ayant fait l’objet d’un paiement doit être annulée.Pour cela le comptable doit disposer d’un cachet Payé qu’il appose sur tous les documents ayant servi au paiement.

14.9 : Archivage

Le comptable archive de manière chronologique et par mois les pièces comptables dans un chrono banque. Les originaux des pièces doivent être envoyés au bailleur de fonds, alors le RAF doit faire une copie de chaque pièce avant toute expédition.

53


Chapitre 15 : LES FRAIS DE DEPLACEMENT


Les frais de transport sont les frais engagés dans le cadre des déplacements qu’exigent les activités du CEFAN.Tous frais engagés à titre personnel et de façon abusive n’est pas prise en compte.

15.2 : les frais de taxi au siège du réseau

Les frais de taxi engagés dans le cadre des courses du bureau sont remboursables en intégralité.Pour éviter tous abus, le Coordonnateur du secrétariat exécutif doit prendre une décision pour homologuer le taux des prix au titre de transport dans la ville où se trouve le secrétariat exécutif du réseau. Cette décision doit être publiée et affichée au tableau et s’appliquer à tout le monde.

15.3 : Frais de taxi pour les missions

Toutes les personnes qui effectuent une mission à l’étranger bénéficient du remboursement des frais de taxi engagés au cours de leur mission. Toute fois une décision des instances du réseau peut fixer les limites à ne pas franchir.

15.4 : Frais de billet d’avion

Les frais engagés pour l’acquisition d’un billet d’avion dans le cadre d’une mission des activités du réseau sont remboursables en intégralités, ceci en cas de non prise en charge de l’organisation tiers.Tous les voyages s’effectuent en classe économique.

54


15.5 : Frais de visa

Tous les frais engagés dans l’acquisition de visa pour une mission dans le cadre des activités du réseau sont remboursables en intégralités.

15.6 : Autres frais

Tous les autres frais engagés dans le cadre d’une mission du réseau et jugés comme tels sont remboursables en intégralité.Il s’agit par exemple des frais d’aéroport, de chambre et de repas.

55


Chapitre 16 : LES FRAIS DE COMMUNICATIONS


Sont considérés comme frais de communication, tous les frais engagés pour faire connaître le réseau et communiquer d’une façon ou une autre. Ils sont remboursables.

16.2 : Les frais de téléphone

Tous les appels du bureau doivent être centralisés au secrétariat. L’assistante doit tenir un registre des appels afin de faire la différence entre les appels pour le service et les appels personnels.Le registre doit comprendre les informations suivantes :

La date Le demandeur Le numéro demandé La personne demandée Le motif de l’appel

Le Coordonnateur du secrétariat peut prendre une circulaire qui détermine des quotas par personne pour les appels personnels par mois.Pour les appels sur téléphone mobile, le réseau peut déterminer des quotas d’appels ou de crédit à octroyer à chaque personne.Elle doit prendre en compte le poste de chaque personne.

16.3 : Les frais de téléphones lors des missions.

Tous les frais de téléphone engagés au cours d’une mission et jugés nécessaires et comme tels sont remboursables en intégralités.Les appels personnels pour entrer en contact avec sa famille ne sont pas remboursables. Mais une circulaire peut en déterminer les modalités pratiques.

16.4 : Les frais de publicités.

56


Tous les frais de publicités et de propagandes pour faire connaître le CEFAN soit par la télévision, la radio ou autre support sont interdits.

16.5 : Frais d’annonce

Tous les frais d’annonce dans un journal officiel pour la publication d’un poste, d’appel d’offre… sauf pour la publicité sont autorisés.

16.6 : les frais de publication

Tous les frais engagés dans le cadre de la publication de documents ou pamphlets … pour atteindre ses objectifs sont autorisés si et seulement si ces documents sont utilisés dans le cadre strict des activités.

16.7 : Les frais d’Internet

Tous les frais engagés en dehors du bureau pour se connecter sur le net et cela dans le cadre des activités sont remboursables en intégralités. Il faudra produire les pièces justificatives.

57


Chapitre 17 : GESTION DU PATRIMOINE


Dès son acquisition, chaque bien ou équipement est enregistré et immatriculé à l’aide des codes.Une fiche de stock lui est également attribuée pour suivre son utilisation.

17.2 : Identification

Tout article reçu, doit être aussitôt immatriculé à l’aide de code approprié et inscrit sur la fiche de stock.Le numéro d’immatriculation doit être bien lisible sur l’article.Il doit être ensuite déposé à l’endroit approprié.

17.3 : Mouvement

Tout déplacement d’article (dotation ou restitution) doit faire l’objet d’une demande.Une fois la demande reçue, approuvée et exécutée, elle sera inscrite sur la fiche de stock (entrée ou sortie)Le demandeur devra signer la fiche, une fois la demande exécutée.

17.4 : Tableau des immobilisations

Un tableau des biens et mobiliers doit être tenu de manière exhaustive et mise à jour chaque année.Sont considérées comme immobilisations tous les biens ou équipements ayant une valeur unitaire supérieur ou égal à 150,000 FCFA ou ayant une durée de vie supérieure à une année.

58


17.5 : Inventaire physique

L’inventaire physique consiste à compter tous les biens et équipements du réseau.L’inventaire physique a pour objet de vérifier si le nombre, la nature et l’emplacement des biens et équipements du réseau, correspondent aux indications figurant sur les fiches de stock et dans la base de données.L’inventaire doit se faire au moins une fois l’an à tous les niveaux où se trouvent les biens et équipements du réseau et doit être conduit par au moins deux personnes dont une issue du service administratif et une d’un autre service.

17.5.1 : Date de référence

Il faut fixer une date de référence pour l’inventaire. Il ne doit concerner seulement les biens reçus avant cette date.La date de référence doit précéder de plusieurs jours la date de l’inventaire pour permettre une mise à jour des fiches de stock et autres supports.Tout article reçu entre la date de référence et celle de l’inventaire physique doit être mis de coté et compté au prochain inventaire.

17.5.2 : Lieu d’inventaire

La personne responsable de l’inventaire doit informer tous les usagers des lieux concernés (bureaux, magasin…) au moins cinq jours ouvrables à l’avance, afin d’assurer la disponibilité des articles à inventorier et l’accessibilité des lieux.

17.5.3 : Les équipes de comptage

Une équipe de deux personnes au moins est nécessaire pour tout comptage.La première personne compte, vérifie et communique les données à la deuxième personne qui vérifie les données sur la fiche de stock

59


et fait les inscription ou modifications nécessaires. Il faudra prendre soin d’éviter les doubles comptages ou de donner une référence avant que la référence précédente n’ait été inscrite.

17.5.4 : Méthode de comptage

Le comptage doit être mené de manière ordonnée.Il faut procéder au comptage par catégorie d’article (ordinateur, téléphone…) et bureau par bureau.Il faut utiliser la liste de dotation ou le rapport précédent comme référence.En cas de divergence, obtenir de l’occupant du bureau les renseignements nécessaires à une réconciliation rapide (déplacement, réparation…).A la fin du comptage, faire un dernier tour des lieux pour s’assurer que rien n’a été oublié et obtenir la signature de l’occupant sur la fiche de comptage.Ensuite, rassembler toutes les fiches de comptage et récapituler toutes les divergences. Procéder à une recherche en impliquant toutes les personnes capables de fournir les informations nécessaires. Corriger les fiches au fur et à mesure que les divergences sont réconciliées.Arrêter le nouveau stock ainsi que la date et envoyer le rapport au Coordonnateur du secrétariat exécutif dans un délai d’une semaine.Le PV de l’inventaire doit être signé par toute personne ayant pris part à l’inventaire.

60


Chapitre 18 : LE COMPTE BANCAIRE

18.1 : Ouverture du compte

L’ouverture de compte bancaire doit être autorisée par le président. Le réseau ne peut avoir plus d’un compte bancaire pour permettre un meilleur contrôle. Toute fois, sur demande d’un bailleur de fonds ou du Président réseau, le réseau peut ouvrir un compte autre.Tous les fonds appartenant au réseau doivent être dans un compte principal à la banque. Le compte principal alimente les comptes subsidiaires.

18.2 : Domiciliation

Le compte bancaire doit être localisé dans une banque de la ville où se trouve le secrétariat exécutif. De préférence, au siège du réseau.Mais pour certaines circonstances le projet pourra ouvrir un compte dans une autre ville. L’approvisionnement des comptes subsidiaires doit se faire à partir du compte principal.Seul le président peut autoriser l’ouverture d’un compte subsidiaire.

18.3 : Signataires

Le compte principal du réseau doit comprendre trois signataires dont deux obligatoires pour valider une opération bancaire.Aucune signature seule ne peut être valable.Il s’agit :

Le président Le Secrétaire Général La Trésorière

18.4 : Les comptes subsidiaires

Pour les comptes subsidiaires les signataires sont :

Le Coordonnateur du Secrétariat Exécutif

61


62


TROISIEME PARTIE

PROCEDURES BUDGETAIRES

63


Chapitre 19 : LES DEFINITIONS

19.1 : La prévision budgétaire

La prévision budgétaire consiste en l’établissement d’un programme précis en vue d’atteindre de façon quantitative et dans un délai déterminé, un résultat prévu d’avance (prévision dans le temps avec des données physiques et financières).

19.2 : La gestion budgétaire

La gestion budgétaire vise, sur la base des prévisions relatives aux activités du programme, à établir des programmes d’action exprimés sous forme de budget, pour une période donnée en vue de les contrôler par la confrontation avec les réalisations. La gestion budgétaire comprend donc trois (3) phases à savoir la prévision, l’exécution et le contrôle.

19.3 : l’exécution budgétaire

L’exécution budgétaire correspond à la mise à disposition des ressources financières afin de réaliser les programmes et activités prévus.


Chapitre 19 : LES DEFINITIONS

19.4 : Le contrôle budgétaire

Le contrôle budgétaire permet de rapprocher les prévisions des réalisations pour faire apparaître les écarts entre les prévisions et les réalisations.Le contrôle budgétaire permet la connaissance des écarts pour réviser si nécessaire le budget en cours, corriger la gestion et faire les prévisions ultérieures. Il permet enfin de dégager les responsabilités ; ce qui suppose que l'organisation de la gestion budgétaire épouse la structure du programme et que les responsables des différents services soient associés aux prévisions. Le contrôle budgétaire doit être :

efficace : l’analyse des écarts révèle soit des erreurs dans les prévisions, soit des lacunes de gestion.

o rapide : si un écart budgétaire est constaté, il faut prendre des mesures correctives à temps.

o fréquent : les vérifications opérées à priori ou à posteriori lors du contrôle budgétaire peuvent être plus nombreuses et plus rapprochées que celles émanant des services de comptabilité.


Chapitre 20 : SYSTEME DE GESTION BUDGETAIRE


Un budget est un énoncé d'un programme politique détaillé pour la mobilisation et l'utilisation des ressources qui sont prévues/anticipées et escomptées au cours d'un exercice budgétaire ou une période bien déterminée. Par l’exercice budgétaire, il faut comprendre, la période allant du 01 janvier au 31 décembre.Il se compose de deux grandes parties :

Le budget de fonctionnement qui comprend les équipements, salaires, frais de bureau……

Le budget des activités qui comprend toutes les activités développées par le réseau pour atteindre ses objectifs.

20.2 : Etablissement des priorités

Les différents responsables hiérarchiques de chaque section technique identifient des priorités qu’ils soumettent au secrétaire exécutif.

Le responsable des finances établi le budget nécessaire au fonctionnement du bureau qu’il soumet au secrétaire exécutif.

Le secrétaire exécutif analyse les priorités identifiées et le budget de fonctionnement. Il convoque une réunion du staff pour harmoniser les points de vues et pour d’éventuels éclaircissements. Elle transmet tous ceci après corrections à la présidence avec les commentaires nécessaire.


Chapitre 20 : SYSTEME DE GESTION BUDGETAIRE

20.3 : Approche et procédure de la budgétisation

Après la détermination des priorités, il y aura une conférence débat sur le budget pour dresser la liste des priorités d’ordre politique.

La conférence débat sur le budget est organisée par le Comité de Direction à laquelle prend part les responsables hiérarchiques, le Coordonnateur du secrétariat exécutif, les représentants des bailleurs de fonds et des OSC affiliées. La performance de l’année en cours en

termes de mobilisation des ressources est exposée en donnant les explications sur la nature de cette performance.

20.4 : Adoption du plan de travail

Les différents débats de la conférence budgétaire, sont sanctionnés par des décisions contenues dans un document final qui est le plan de travail annuel (PTA). Le plan annuel de travail contient toutes les priorités des actions à mener sur le terrain dans le cadre du réseau.Une copie de ce document doit être adressée à chaque partenaire (bailleurs de fonds, ONG partenaires, secrétariat exécutif…).


Chapitre 21 : PRESENTATION DU BUDGET


Le budget comporte les trois sections suivantes.

21.2 : Le préambule

Le budget est précédé d’un préambule qui est une description des priorités sectorielles.Le préambule comprend :3.2.1 : Analyse de la situation précédente

Budget et réalisation des exercices précédents.

Les défis, les voies et moyens proposés pour les surmonter

Les obligations en souffrance et les voies et moyens de les surmonter.

21.2.2 : Priorités du nouveau budget

Les nouvelles priorités définies Une vue d’ensemble des rubriques budgétaires

1. Les salaires2. Les émoluments pour les conseillers et

le comité permanent3. Les coûts des activités4. Les coûts d’exploitations.


Chapitre 21: SYSTEME DE GESTION BUDGETAIRE

21.3 : Le corps du budget

Le corps du budget contient les détails budgétaires des ressources à mobiliser et des dépenses, montrant la véritable performance de l’exercice précédant ainsi que les prévisions de l’exercice en cours et des résultats attendus, et ensuite la partie principale qui contient les prévisions de l’exercice suivant.

Le budget est subdivisé en programme, sous programme et rubriques.

Les rubriques seront tirées des outputs attendus et des activités des programmes.

Les codes des ressources et dépenses sont fournies par le plan comptable et le bailleur. Ils doivent être respectés scrupuleusement car ils sont reflétés dans l’exécution du budget, dans tous les documents portant sur les dépenses.

Chapitre 22 : LES ETATS

22.1 : généralités


Dans le souci d’une gestion transparente des ressources qui sont mises à la disposition du réseau, celui-ci établira chaque fin de mois des états financiers et les mettra à la disposition des différents bailleurs si ceux-ci le souhaitent.

22.2 : l’état de rapprochement bancaire (annexe 21.1)

Chaque fin de mois le service comptabilité doit faire un état de rapprochement bancaire. Cet état doit faire apparaître le solde théorique du livre de banque et le solde réel en banque tout en tenant compte des différentes opérations en suspend.

21.2 : Rapport mensuel (annexe 21.2)

Chaque fin de mois le service comptabilité doit produire un rapport financier qui fera ressortir :

- le budget par ligne budgétaire- le montant de la dépense mensuelle- le montant cumulé des dépenses mensuelles- écart du budget.

22.3 : les immobilisations (annexe 21.3)

Chaque fin d’année le service comptabilité doit produire un état récapitulatif des immobilisations du réseau.


QUATRIEME PARTIE

ORGANISATION ETSYSTEME COMPTABLE

Chapitre 23: ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE



Les procédures comptables ont pour objectif de s’assurer que :

- toutes les opérations sont enregistrées et concernent bien le CEFAN.

- toutes les opérations sont correctement comptabilisées.

- tous les documents, livres et états comptables fournissent des informations suffisantes pour la gestion, les bailleurs de fonds et les tiers.

- Les fonctions incompatibles sont séparées.

23.2 : Organisation du système comptable

Le système comptable doit être tenu sur un logiciel en vue de l’exploitation rapide des données.Dans ce cadre, le Responsable Administratif et Financier assure les tâches de supervision des travaux comptables et financiers et le comptable assure les travaux de tenue de la comptabilité s’il n’y a pas de cumul de poste.

Chapitre 24 : ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE


24.3 : l’outil informatique

Actuellement, l’informatique est devenu un grand outil de gestion, c’est pour cette raison que le logiciel à choisir devra être capable de :

- Traiter les données financières selon la codification analytique, budgétaire et comptable.

- Produire les états financiers (bilan, balance et suivi comptable)

- Fournir les résultats comptables, analytiques et budgétaires tels que :

- les résultats comparatifs aux réalisations budgétaires ;

les écarts budgétaires et leur disponible ;

le pourcentage d’utilisation des fonds alloués.

Ce logiciel devra permettre un traitement multidevise de l’ensemble des opérations du programme quel que soit l’origine du financement.

Chapitre 25 : LE SYSTEME COMPTABLE


25.1 : Nomenclature

Le système de gestion tel qu’il est conçu exige la mise en place d’une nomenclature comprenant :

les codes comptables suivant les ressources et les emplois par nature

les codes analytiques par composante, catégorie de dépense, source de financement, activités, rubriques budgétaires…

La nomenclature comptable et analytique peut se présenter de deux manières :

l’établissement d’une liste unique des codes comptables qui incorpore les codes analytiques et budgétaires

l’établissement séparé de la nomenclature comptable et de la nomenclature analytique avec centralisation sur une fiche de codification.

Nous retiendrons la première méthode qui est plus facile.

Ainsi sera la nomenclature :

XXXXX 54300 XXXX Les cinq premier chiffres indiquent le code

bailleurs de fonds ou le code projet Les chiffres suivants indiquent le compte

budgétaire Les derniers chiffres indiquent le compte

analytique.


25.2 : Normes et principes comptables


Les principes comptables fondamentaux applicables sont les suivants :

Comptabilisation séparée des principales sources de financement.

Enregistrement des opérations suivant le principe de la partie double

Présentation des états financiers sur la base d’une comptabilité de trésorerie.

Enregistrement des transactions dans les livres comptables et dans les états financiers de l’exercice auquel elles sont rattachées (principe de séparation des exercices).

25.3 : système et procédures

Le système comptable sera informatisé et intégré.La procédure d’enregistrement des pièces se déroulera comme suit :

Réception et enregistrement des documents comptables

Imputation comptable Vérification de l’imputation Saisie Classement Edition des documents comptables Analyse des comptes et rapprochements

bancaires.

25.3.1 : Réception et enregistrement

A la réception des factures, enregistrement dans le cahier d’arrivée par la secrétaire avec le numéro et la date d’arrivée.(Porter la mention vue du Coordonnateur du secrétariat exécutif)


25.3.2 : vérification & approbation


Transmission des pièces justificatives au RAF pour vérification et approbation.(Porter la mention bon pour paiement)

25.3.3 : Imputation comptable & paiement

Transmission au comptable pour comptabilisation sur bordereau de saisie.


25.4 : Plan comptable


Numéro de compte Description du compte

54300 Frais du personnel54304 Consultant54305 Salaires du personnel54311 Impôt sur salaires et frais de consultants

54500 Frais de voyage54501 Frais de billet d’avion54510 Frais de nourriture 54515 Frais de logement 54528 Frais d’assurance, taxes d’aéroport, visas

et autres frais remboursables54529 Frais de voyage sur terre (taxi ; bus ;

bateau ; train………54590 Divers

54600 Fournitures54601 Fournitures de bureau et équipement <

500.000 fcfa/unité(papier, stylo ; encre ; tableau ; sucre ; thé …………)

54611 Bien & équipements entre 500.000 Fcfa et 2500.000 Fcfa. /unité

54700 Biens & Equipements immobilisés54701 Biens & équipement >2.500.000 Fcfa/unité54799 Biens & équipement importés dont le coût

total n’est pas connu. (ex frais de port…)

54800 Coûts directs54801 Allocations54802 Frais de banque54803 Frais de repas (pause café ; repas…) 54804 Frais de carburant ; taxi ; location de

véhicule ;(pour les activités journalières)54805 Ecart de taux de change54808 Services extérieurs (frais d’auteur ; de

formation ; cours de langues ; …)54810 Communications (téléphone fixe ;

cellulaire ; internet ; fax ; ……)54815 Donations54820 Droits ; publicité ; licences ; journaux…54822 Assurance (voiture ; biens ; …)


54823 Frais légaux (notaire ; avocat……)54825 Impression ; photocopies……5482654827 Location, et construction de bâtiment54828 Location d’équipement (antenne ;

ordinateur ; Lcd…)54832 Réparation & maintenance (réparation du

bureau ; voitures ; équipements ; ordinateurs…)

54833 Expédition54834 Service de livraison (Dhl ; Fedex ; Ups…)54835 Utilitaires (facture d’électricité ; d’eau…)54839 Taxes54843 Frais de transit54899 Frais divers

55000 Subventions


ANNEXES

Annexe N°24.2

FORMULAIRE DU RAPPROCHEMENT BANCAIRE


Description Montant

Solde sur le relevé bancaire (fin du mois)

Ajouter : Dépôts en transit : Chèque N°…………… Chèque N°…………... Erreur provenant de la banque

Déduire chèque en circulationChèque N°……………………….Chèque N°……………………….Chèque N°……………………….

…………….…………….…………….

………………………………………………

Total banque ajusté ………………

Solde du livre de banque

Ajouter Intérêts retenus par la banque Commission bancaire sur le relevéErreur dans l’enregistrement du chèque

………………

………………………………

………………

Solde corrigé ……………...

Annexe N°…Annexe N°

FORMULAIRE D’ARRET DE LA CAISSE

Espèce en caisse


Billets de 10.000 ……………………………Billet de 5.000 ……………………………Billet de 2.000 ……………………………Billet de 1.000 ……………………………Billet 500 ……………………………

Pièce de 500 ……………………………Pièce de 250 ……………………………Pièce de 200 ……………………………Pièce de 100 ……………………………Pièce de 50 ……………………………Pièce de 25 ……………………………Pièce de 10 ……………………………Pièce de 05 ……………………………Pièce de 01 ……………………………

TOTAL EN CAISSE …………………………

TOTAL EN CAISSE CONFORME AU …………………………PLAFOND AUTORISE

L’ENCAISSE THEORIQUE …………………………

SURPLUS DE CAISSE OU DEFICIT DE CAISSE …………………………

Préparé par : ---------------- DATE : ---------------

Revu par : ---------------- DATE : ---------------Fonction

APPROUVE PAR : --------------- DATE : ----------------

Annexe N°……

BON DE CAISSE


B.C N°………… DU /………… /……… Projet N° :………

Nom :…………………………………………………………………………………………………………………………

Prénoms :………………………………………………………………………………………………………………

Fonction :……………………………………………………………………………………………………………

Montant :Fcfa

Montant en lettre : ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Motif : ………………………………………………………………………………………………………………

Montant utilisé :

Solde remis :

Caissier Bénéficiaire Visa

Date : --------- date : -------- date : ------

Annexe N°….

FORMULAIRE D’AUTORISATION DE PAIEMENT


Pièce N°……………………

Je demande l’autorisation de payer par (choisir un):

Chèque N°………………………… Cash

A l’ordre de:

NOM & PRENOMS: _______________________________

ADDRESSE:_______________________________

_______________________________

_______________________________

N° de compte Code du projet

Description de la dépense Montant:

Montant total _____________________

______________________ _______________________

Signature Approuvé par

________________________ __________________________Date Date

Annexe N°……


30/10/2005Date du rapport: 11/16/2005 : 21:45

Fin de période: 2005/010

Taux : Ratios financier

Client:Gestionnaire du projet:

Identification : Est coût total: :

Code du projet: : :

Titre du projet:

Code pays: Début du projet: 5/1/2004% Fonds dépensés:

: Période de fin du projet: 7/31/2006

Total projet

Budget cumul Ecart

Personnel

Salaires

Avantages

Consultants

Sous total Personnel

Autres coûts directs

voyage, Transport, Per Diem

fournitures

Equipements

Autres coûts directs

Services contractuels

Sous total autres coûts Direct

Total coûts directs


Total Coûts indirects

Total


FICHE DE PRESENCE MENSUELLE

Nom & Prénoms : Mois & Année : Préparé par :

(Nom de famille) (Prénoms) (Signature & Nom)

N° de projet. : fonction. Lieu de fonction: Telephone No. (

Cochet les cases Journée entière Demi- journée

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

a) Jours ouvrables

b) Week ends

c) Congés officiels

d) Travail officiel

e) Congé annuel

g) Repos maladie (sans certificat )

h)Repos maladie (certificat) 3/ Evacuation médicale 2/3/4/

i) Congé de maternité

j) Absence pour rendez-vous médical ou dentiste

k) Temps de compensation 6/

m) Absence non payée 7/

n) Absence payée 7/

1/ S’applique à ceux qui travaillent hors de leur pays. Note2/ Joindre l’ordre de mission (i)

3/ Joindre le certificat médical (Original) (ii) .4/ Indiquer la période exacte d’absence incluant les dates de voyages (iii) .5/

6/ Joindre fiche d’heure supplémentaire

7/ Joindre l’autorisation

Coordonnateur du Secrétariat Exécutif (Signature & Nom) (Date) (Signature & nom de l’employé) (Date)

REMARQUES