Manuel d’utilisation de votre plateforme

1. Me connecter à attestationlegale,fr

2. Les principes de fonctionnement de la plateforme

3. Mettre à jour mes documents administratifs

4. Diffuser mes documents administratifs à mes clients

5. Demander les documents administratifs à des fournisseurs

6. Gestion de mes fournisseurs au sein du module Opérations

7. Besoin d’aide ?

Sommaire

Me connecter à attestationlegale.fr

Connectez-vous sur attestationlegale.fr

Etape 2 : connectez-vous sur www.attestationlegale.fret entrez votre email puis votre mot de passe et connectez vous.

Etape 1 : Personnalisez votre mot de passe avant votre première connexion, grâce au lien présent dans l’email « Activation de votre compte » que vous avez reçu.

NB: si vous perdez votre mot de passe, demander un lien pour en définir un nouveau. Pour garantir la signature électronique nous n’avons pas accès aux mots de passe.

Les principes de fonctionnement de la plateforme

Votre page d’accueil

FACILITER LA MISE À JOUR DE VOS DOCUMENTS

Vos documents manquants ou en fin de validité apparaissent en priorité pour attirer votre attention.

Vos documents en attente de signature.

Vos documents en cours de vérification par Attestation Légale.

A chaque connexion, vous êtesautomatiquement dirigés sur cette page.

Vous visualisez directement vosdocuments manquants, en fin devalidité ou en attente de signature.

Pictogrammes : consignes et actions FACILITER LA MISE À JOUR DE VOS DOCUMENTS

En passant votre souris au dessus despictogrammes la consigne vousest rappelée.

Consignes

Document à déposer en ligne ou à poster.

Document à signer en ligne.

Actions

Contacter le Service Clients (cliquer).

Déposer, Mettre à jour ou Signer un document.

Cycle de vie des documents 4 ETATS

Le circuit de validité de vos documentsdébute à l’état manquant puis suivent lesdifférents stades jusqu’à leur fin devalidité, il faudra ensuite remettre ledocument à jour.

Enfin, le document est archivé .

En cours de vérification par Attestation Légale.

Valide(disponible en ligne).

En fin de validité(disponible en ligne).

Manquant ou en attente de signature.

6 RUBRIQUES

• Gestion de vos documents : déposer, mettre à jour, signer enligne, télécharger vos documents.

• Consulter vos archives.

• Inviter un client à consulter vos documents administratifs.

• Voir qui a accès à vos documents.

• Documents de formation : Manuel d’utilisation, Foire Aux Questions, Modèles.

Naviguer facilement dans votre espace

• Inviter un fournisseur ou un sous-traitant à vous communiquer sesdocuments.

• Récupérer les documents d’un fournisseur ou sous-traitant.

• Obtenir des informations sur une opération.

• Inviter un sous-traitant sur une opération.

Entre nous• Poser une question au service clients, proposer un idée ou un

témoignage, faire une réclamation à la direction.

Mettre à jourmes documents administratifs

Rubrique « Documents »

• Gestion de vos documents : déposer, mettre à jour, signer en ligne, télécharger vos documents.

• Consulter vos archives.

La rubrique vous permettant de gérer votre dossier administratif unique en ligne

Gérer vos documents personnels

CONTENU DE MES DOSSIERS EN LIGNE

• Dossier Légal : 3 documents « droit du travail +2 assurances ».

• Dossier Complémentaire : autres documentsque vous souhaitez mettre à disposition de vosclients (RIB, … ).

• Dossier Opérations : documents nécessairessur une opération spécifique.

A traiter : correspond à votre page d’accueil.

Mes Dossiers en ligne : vous donne accès à :• Dossier Entreprise (légal + complémentaire)• Dossier Opérations• Fiche d’identité.

Archives : vous permet d’accéder à vos documents archivés.

3 ONGLETS

Déposer un document manquant en 4 clics

Cliquez sur Déposer.

Cliquez sur Ajouter pour valider la sélection.

4 ETAPES

Cliquez sur Parcourir pour rechercher votredocument depuis un emplacement défini survotre ordinateur.

Cliquez sur Envoyer.

Mettre à jour la liste des salariés étrangers

Cliquez sur Mettre à jour.

Cliquez sur Enregistrer.

3 ETAPES

2 possibilités :• Ajouter les salariés un par un dans

l’onglet « Ajouter un salarié »• Télécharger un fichier depuis

l’onglet « Joindre un fichier »

Signer une attestation en ligne en 3 clics

Cliquez sur Signer.

4 ETAPES

Lisez votre attestation.

Cliquez sur Signer.Le document est disponible en ligne.

Entrez votre mot de passe.

Cliquez sur Ajouter un document complémentaire.

Cliquez sur Ajouter.

3 ETAPES

Sélectionnez le document complémentaire souhaité.

Ajouter un document complémentaire

Cliquez sur Imprimer le quitus.

1 ETAPE

Imprimer un Quitus

Visualisez le document dans votre lecteur pdf et imprimez-le.

Rubrique « Clients »

• Inviter un client / Ajouter un client.

• Voir qui a accès à vos documents.

Grâce à cette rubrique, connectez gratuitement vos clients à votre dossier en ligne

3 ONGLETS DE GESTION

Se connecter avec ses clients Gestion de ses clients

Mes clients : correspond à la liste devos clients inscrits qui ont accès à vosdocuments.

Inviter un client : vous permet d’inviterdes clients à venir récupérer vosdocuments.

Depuis l’onglet « Mes clients » vous pouvez voir l’entreprise ajoutée, dès la création de son compte gratuit, et gérer les clients qui ont accès à vos documents.

Candidature Marchés Publics : vouspermet d’envoyer un code d’invitationlors de votre candidature de marchéspublics.

CAS 1 : MON CLIENT A DÉJÀ UN COMPTE

Se connecter avec ses clientsInviter ses clients

Cliquez sur Invitation Client.

Recherchez votre client à l’aide de la caseSIRET ou avec son adresse email.

Cliquez sur Inviter.

CAS 2 : MON CLIENT N’A PAS DE COMPTE

Cliquez sur Invitation Client.

Cliquez sur formulaire.

Recherchez votre client à l’aide de la caseSIRET ou avec son adresse email.

Cliquez sur Envoyer.

L’entreprise apparaîtra dans votre liste lorsqu’elle aura créé son « compte gratuit » sur la plateforme.

Se connecter avec ses clientsInviter ses clients

Remplissez les champs obligatoires.

LE CODE INVITATION

Se connecter avec ses clients Inviter ses clients Marchés Publics

Cliquez sur Candidature Marchés Publics.

Cliquez pour imprimer le code invitation àenvoyer avec votre candidature.

Remplissez les champs relatifs à l’appeld’offres.

Une fois le code reçu par votre client, il pourra s’inscrire et se connecter gratuitement avec ce code invitation, il téléchargera gratuitement et en illimité votre dossier en ligne.Ce client apparaîtra dans votre liste dès son

« compte gratuit » créé sur la plateforme.

Rubrique « Fournisseurs »

• Inviter / Ajouter un fournisseur ou un sous-traitant.

• Récupérer les documents d’un fournisseur ou sous-traitant

Via cette rubrique, connectez-vous à vos fournisseurs, sécurisez votre entreprise et vos obligations de vigilance

3 ONGLETS DE GESTION

Fournisseurs : l’inviter et consulter son dossier

Mes fournisseurs : correspond à la listede vos fournisseurs inscrits et dont vouspouvez consulter les documents.

Invitation Fournisseur : vous permetd’inviter vos fournisseurs à venir déposerleurs documents sur la plateforme.

Depuis l’onglet « Mes fournisseurs » vous pouvez gérer votre portefeuille de sous-traitants à l’aide du filtre et de la recherche.

Tableau de bord : vous permet d’avoirune vue d’ensemble sur l’état desdossiers de vos fournisseurs.

3 ETAPES

Inviter un fournisseur : 3 étapes

Pour inviter un fournisseur, 2 cas possibles :• Le fournisseur est déjà inscrit, vous l’ajoutez

à votre liste de fournisseurs et accédez immédiatement à son dossier administratif.

• Le fournisseur n’est pas inscrit, vous l’invitez, il reçoit un email pour s’inscrire, notre Service Clients le contacte pour lui expliquer nos services.

Cliquez sur Invitation Fournisseur.

Suivez l’avancement de l’inscription desfournisseurs invités.

Recherchez / Invitez votre Fournisseur àl’aide de son « SIRET ou Nom ».

Attention l’inscription est payante pour lesfournisseurs afin qu’ils puissent déposer leursdocuments en ligne.

CAS 1 : MON FOURNISSEUR A DÉJÀ UN COMPTE

Ajouter un fournisseur

Si le Fournisseur recherché n’est pas présent dans la liste présentée, invitez-le.

Renseigner le SIRET ou le nom duFournisseur dont vous souhaitez avoiraccès au dossier administratif.

L’entreprise recherchée est présente dans la liste, Cliquez sur Ajouter.

La plateforme liste les entreprises dont ledossier est déjà en ligne.

Cliquez sur Ajouter.Vous accédez instantanément au dossier administratif de l’entreprise depuis l’onglet « Mes fournisseurs ».

CAS 2 :MON FOURNISSEUR N’A PAS DE COMPTE

Inviter un fournisseur

Renseigner le SIRET ou le nom du Fournisseur dontvous souhaitez avoir accès au dossier administratif.

Remplissez les champs obligatoires.

Cliquez sur formulaire.

Modifiez si vous le souhaitez le message envoyé à votre fournisseur.

Cliquez sur Envoyer.

Attention l’inscription est payante pour les fournisseurs afin qu’ils puissent déposer leurs documents en ligne.

De l’invitation fournisseur à son dossier en ligne : quelles étapes ?

Attestation Légale contacte plusieurs fois votre Fournisseur pour qu’il adhère en ayant bien compris :

• Les bénéfices de la plateforme• Nos services • Votre démarche.

INVITATION FOURNISSEUR

Attestation Légale envoie le Bon de Souscription au Fournisseur et le relance si nécessaire pour obtenir ses documents.

INSCRIPTION FOURNISSEUR

EN LIGNE

Vous accédez aux documents FournisseurAttestation Légale continue de relancer votre Fournisseur jusqu’à ce que son dossier en ligne soit à jour.

* Les pièces nécessaires à l’activation du compte sont : le bon de souscription signé, la carte d’identité du représentant légal, le règlement de l’abonnement.

ACTIVATION DU COMPTE*

3 ETAPES

Consulter le dossier d’un fournisseur

Cliquez sur la rubrique Fournisseurs.

Cliquez sur Dossier Fournisseur.

Saisissez le Nom ou SIRET de l’entreprise qui vous a donné accès à son dossier administratif.S’il n’y a pas de résultats pour votre recherche, il faut inviter votre Fournisseur (cf. Inviter un Fournisseur).

Si un document est manquant et que vous souhaitez déclencher une relance spécifique auprès du Service Clients, cliquez sur l’iconeprésente à côté du document concerné.

Un dossier administratif maintenu à jour …… comment procède Attestation Légale ?

MandatsAttestation Légale met à jour les documents du Fournisseur pour lesquels il nous a donné un mandat (compris dans son abonnement).

Au-delà de l’intérêt propre du Fournisseur à maintenir à jour son dossier pourtous ses clients, Attestation Légale accompagne vos Fournisseurs grâce aux :

Alertes mails permettant d’anticiper l’échéance des documentsLe Fournisseur reçoit un email l’informant qu’un de ses documents arrive bientôt à expiration (à J-30 / J-15 / J-5 / J / J+ 5 …)

Relances téléphoniquesAttestation Légale lui rappelle de vive voix l’importance de mettre à jour son dossier administratif en ligne et l’accompagne en lui indiquant comment procéder pour récupérer rapidement les documents manquants.

Il me manque un document fournisseur malgré les relances d’Attestation Légale…

Une relance efficace est une relance pour laquelle Attestation Légale est informé du contexte, notamment :

• Le nom de l’opération concernéeExemple : « chantier de la Tour Fly » / « l’opération Collège d’Aquitaine »

• Le contexte de la relanceExemple : « la signature du contrat est bloquée » / « le règlement de xxx k€ est décalé »

• le degré d’urgenceExemple : « le contrat doit être signé avant le 4 mai » / « règlement du mois d’avril »

Comment signaler à Attestation Légale l’urgence d’une relance et son contexte ?

Grâce à l’icone vous pouvez « Contacter le Service clients »

Chaque demande fait l’objet d’un retour personnalisé de la part du Service Clients à la personne ayant initié la relance

Rubrique « Opérations »

• Obtenir des informations sur une opération.

• Inviter un sous-traitant sur une opération.

Retrouvez vos chantiers spécifiques dans cette rubrique, vous simplifier, accélérer et sécuriser l’agrément des sous-traitants

CHOISIR UNE OPERATION

Accéder à une opération

Cliquez sur le nom de l’opération pouraccéder aux informations.

Depuis la liste de mes opérations choisissez l’opération à laquelle vous souhaitez accéder.

3 ZONES D’INFORMATIONSAccéder à une opérationLes informations et les documents del’opération.

CONTENU DE MES OPÉRATIONS

• Bannette de l’opération : Documents del’opération

• Documents du quitus Opération : Documents àfournir au Maître d’Ouvrage

• Organigramme : permet de gérer la sous-traitance en cascade

• Branche : Vos sous-traitants invités sur l’opération

• Inviter une entreprise : pour inviter un de vossous-traitants sur l’opération

Organigramme de l’opération :Les entreprises participant à l’opération.

Branche :Votre entreprise et vos sous-traitants invités sur cette opération.

Inviter un fournisseur : 3 étapes

3 ETAPES

Pour inviter un fournisseur, 2 cas possibles :• Le fournisseur est déjà inscrit, vous l’ajoutez

à votre liste de fournisseurs et accédez immédiatement à son dossier administratif.

• Le fournisseur n’est pas inscrit, vous l’invitez, il reçoit un email pour s’inscrire, notre Service Clients le contacte pour lui expliquer nos services.

Cliquez sur Invitation Fournisseur.

Suivez l’avancement de l’inscription desfournisseurs invités.

Recherchez / Invitez votre Fournisseur àl’aide de son « SIRET ou Nom ».

Attention l’inscription est payante pour lesfournisseurs afin qu’ils puissent déposer leursdocuments en ligne.

Inviter un fournisseur sur une opération

Message complémentaire facultatif

CAS 1 : MON FOURNISSEUR A DÉJÀ UN COMPTE

Si le Fournisseur recherché n’est pas présent dans la liste présentée, invitez-le.

Renseigner le SIRET ou le nom duFournisseur dont vous souhaitez avoiraccès au dossier administratif.

L’entreprise recherchée est présente dans la liste, Cliquez sur Ajouter.

La plateforme liste les entreprises dont ledossier est déjà en ligne.

Cliquez sur Envoyer.

Inviter un fournisseur sur une opération

CAS 2 :MON FOURNISSEUR N’A PAS DE COMPTE

Renseigner le SIRET ou le nom du Fournisseur dontvous souhaitez avoir accès au dossier administratif.

Remplissez les champs obligatoires.

Cliquez sur formulaire.

Modifiez si vous le souhaitez le message envoyé à votre fournisseur.

Cliquez sur Envoyer.

Attention l’inscription est payante pour les fournisseurs afin qu’ils puissent déposer leurs documents en ligne.

Rubrique « Aide & Support »

• Principes de la plateforme et films de présentation• Utilisation de la plateforme• Kit invitation fournisseurs• Kit invitation clients• Kit module opération• Trame d'import et modèles d'attestations• Spécimens d’Attestations• Tutoriaux « Comment se procurer l’attestation …. »

Cette rubrique vous permet de retrouver tous les documents et informations dont vous avez besoinpour la meilleure utilisation de la plateforme attestationlegale.fr

Rubrique « Entre nous »

• Poser une question au service clients

• Proposer une idée ou publier son témoignage

• Faire une réclamation à la direction

Vous avez une question, une idée ou une réclamation ? C’est l’endroit pour en parler « entre nous »

Pour toute précision, n’hésitez pas àcontacter le service clients au 04.72.38.32.58.

Il vous accompagnera dans l’utilisation de la plateforme.