MANUEL QUALITE et ENVIRONNEMENT

DOMAINE D'APPLICATION et EXCLUSIONS

Domaine d’application du SMI :

Le Système de Management Intégré de Papeterie Moderne s'applique à nos activités de fabrication, de repiquage et de commercialisation d’enveloppes, de pochettes et de sacs papier, réalisées sur notre site, basé en ZI Nord de Limoges.

Exclusions :

Sont exclues du Système de Management Intégré de Papeterie Moderne les exigences de la norme ISO 9001-2008 liées aux paragraphes suivants :

- 7.3: Conception et développement:

Des normes papetières préexistantes définissent les caractéristiques des enveloppes et pochettes postales. Nous ne gérons ni la conception, ni le développement de ces produits.

- 7.5.2: Validation des processus de production et de préparation de service:

Les contrôles réalisés sont suffisants pour valider la conformité des produits fabriqués. Aucune validation des processus de production n’est nécessaire.

MISE A JOUR ET DIFFUSION DU MANUEL

La mise à jour du Manuel est sous la responsabilité du Responsable Qualité et Environnement.

La diffusion de ce manuel est non contrôlée.

Version: MQE-15

Mise à jour: 06/03/2014

Papeterie ModerneRue Léon Serpollet - BP 1517

87020 LIMOGES Cedex 09

Contact:

Laetitia Correia - Resp. Qualité Environnement

Tél: 05 55 38 31 37

Email: qualit.env@papeteriemoderne.fr

Notre politique Qualité et Environnement

Fabricant d’enveloppes et de pochettes papier, notre pérennité passe par une écoute attentive du marché, par la satisfaction et la

fidélisation de nos clients, mais aussi par une participation active à la protection de notre environnement.

En cohérence avec notre stratégie de développement, trois axes de progrès orientent notre démarche d’amélioration continue:

• L’optimisation de nos performances qualité

• L’optimisation de nos performances environnementales

• La recherche de l’efficience de nos processus de production

Pour atteindre nos objectifs et cibles liés à ces trois axes, la participation de chacun de nos collaborateurs est indispensable et sollicitée.

Nous nous efforçons à améliorer quotidiennement nos pratiques tout en respectant les exigences applicables à nos activités, qu’elles

soient d’ordre légal, réglementaire et autres.

En outre, nous nous engageons à maintenir notre conformité aux exigences des normes et référentiels ISO 9001-2008, ISO 14001-2004,

NF Environnement « Enveloppes et pochettes postales », ainsi que la conformité de nos chaînes de contrôle PEFC™ et FSC®.

Une fois par an, nos objectifs et cibles sont réexaminés en revue de Direction. Au vu des résultats atteints, la Direction statue sur

l’efficacité et sur la pertinence du SMI.

Limoges, le 15 Octobre 2013 Mme Danielle MONIEQUE, PDG

La cartographie de nos processus

PR-01

V E N T E

PR-02

P R O D U C T I O N

GESTION DES RESSOURCES

PR-05

RESSOURCES

H U M A I N E S

PR-04

A C H AT

PR-03

M A N A G E M E N T

BE

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Nota: les fiches de description des processus précisent les interactions existant entre les différents processus du SMI

Nos objectifs qualité et environnement

Axes stratégiques Objectifs définis

Axe 1: Améliorer notre performance

qualité

Axe 2: Améliorer notre performance

environnementale

Axe 3: Améliorer notre performance

économique

Respecter les délais

Réduire le taux de retour

Réduire et valoriser nos déchets

Maîtriser notre consommation d’énergie

Optimiser les achats

Augmenter les ventes

Optimiser l’organisation

Améliorer la performance des équipements

Nos matières premières

Les papiers

Tous nos fournisseurs de papiers sont certifiés PEFC et/ou FSC. Ils nous garantissent ainsi que le papier

que nous achetons est produit à partir de fibres issues de forêts gérées durablement.

Les papiers blancs et kraft que nous utilisons répondent aussi aux exigences de la décision de la

commission européenne du 07/06/2011, établissant des critères écologiques révisés pour l’attribution du

label écologique communautaire au papier à copier et au papier graphique (décision n° 2011/333/CE).

Cette décision sert de base à l’écolabel européen relatif au papier à copier et au papier graphique, et au

référentiel NF Environnement « NF316 – Enveloppes et pochettes postales ».

Les papiers recyclés que nous utilisons sont des recyclés 100%. Ils sont certifiés Ange Bleu.

Les colles et Encres Les colles et encres que nous utilisons sont conformes aux exigences du référentiel NF Environnement.

Les emballages

Nos emballages sont des caisses-cartons.

Ils sont conformes aux normes et réglementations suivantes:

• Normes EN13427 et EN13428 relatives à la composition et à la fabrication des emballages (optimisation

du rapport poids/volume, utilisation de matières autorisées uniquement).

• Norme EN13430 relative à la valorisation de l'emballage

• Norme EN13431 relative à la valorisation énergétique et au compostage

• Norme EN13432 relative à la biodégradation

• Norme EN13428 relative aux concentrations en Plomb, Cadmium, Mercure et Chrome

• Directive 94/62/CE relative aux emballages et déchets d'emballages

• Articles R543-42 à R543-52 du code de l'environnement

Les documents de notre SMI

Nos procédures :

PQE-01: Identification et hiérarchisation des aspects environnementaux

PQE-02: Identification et évaluation des lois et autres exigences

PQE-04: Formation, sensibilisation et compétences

PQE-05: Communication

PQE-06: Maîtrise de la documentation et des enregistrements du SMI

PQE-08: Identification, préparation et réponse aux situations d’urgence

PQE-09: Surveillance et mesurage

PQE-10: Conduite des audits internes et évaluation de la conformité

réglementaire

PQE-11: Gestion de non-conformités, actions correctives et préventives

PQE-12: Revue de direction

PQE-13: Evaluation des fournisseurs

PQE-14: Contrôles en production

PQE-15: PEFC – Chaîne de contrôle – Méthode de séparation physique

PQE-16: FSC – Chaîne de contrôle – Système de transfert

MQE

Fiches processus

Procédures et instructions de

travail

Enregistrements

ISO 9001-2008 et ISO 14001-2004

La mise en place de la norme ISO 9001-2008, basée sur l’approche processus , est un moyen de maîtrise de l’organisation de l’entreprise et de ses moyens techniques et humains, avec pour priorité la satisfaction des exigences des clients.

La mise en place de la norme ISO 14001-2004 donne un cadre pour fixer des objectifs environnementaux, définir les moyens pour y parvenir , et contrôler l’efficacité des actions mises en place. Elle permet la réduction des impacts sur l’environnement de nos activités.

La mise en place d’un système de management intégré qualité et environnement nous permet :

� D’avoir une approche systémique de l’entreprise

� D’optimiser les ressources, par la mise en place de pratiques communes et partagées

� De simplifier les tâches pour le personnel, par le biais de consignes harmonisées

� D’éviter les conflits d’intérêts

� D’accélérer les prises de décision

Ces normes sont basées sur le principe du PDCA (Plan, Do, Check, Act), aussi appelé « Roue de Deming »:

P: Plan – Planifier : Définir les objectifs, la façon dont on va les atteindre, l’échéancier

D: Do – Réaliser: Mettre en œuvre le plan d’action défini

C: Check – Vérifier: Vérifier l’atteinte des objectifs, évaluer les écarts

A: Act – Agir: Identifier les causes des dérives et prendre les mesures correctives

nécessaires. Ce sera le point de départ d’un nouveau cycle.

Le label NF EnvironnementNF316 « Enveloppes et pochettes postales »

Le label NF Environnement atteste qu’une pochette ou enveloppe respecte les critères suivants:

• Garantie des caractéristiques optiques et mécaniques de l’enveloppe.

• Amélioration de la recyclabilité de l’enveloppe (pellicule fenêtre à base de kraft)

• Réduction de la consommation d’énergie et des émissions dans l’eau et dans l’air lors de la fabrication du papier du corps del’enveloppe.

• Non - utilisation de substances dangereuses pour les colles, encres…, (pour les fabricants de pâte, de papier et d’enveloppe).

Papeterie Moderne a obtenu l’autorisation d’utilisation de la marque NF Environnement pour les produits suivants:

Type de produit Format Papier Patte de fermeture Spécificité

260x330 Blanc 110g Gommage autocollant Produit La Poste

162x229 Blanc 90g Gommage autocollant Produit La Poste

Avec bande de protection

Gommage réhumectable

Avec bande de protection

Gommage réhumectable

Gommage autocollant Sans fenêtre

Avec bande de protection

Gommage réhumectable

Gommage autocollant Sans fenêtre

Blanc 90g

Kraft 90g

Kraft 120g

Produits spécifiques

Produits standards non destinés à

la mise sous pli automatique

Produits standards destinés à la

mise sous pli automatique

compris entre

162x229 et 280x400

compris entre

162x229 et 280x400

Blanc 90g

Gommage réhumectable Avec et sans fenêtre

Avec et sans fenêtre

Avec et sans fenêtre

Avec et sans fenêtre

Kraft 120g

Kraft 90g

Notre chaîne de contrôle PEFC

Le Programme de Reconnaissance des Certifications Forestières (PEFC) permet de promouvoir la gestion durable des forêts, en offrant au consommateur la garantie que l’exploitant forestier s’engage à l’amélioration continue de la gestion de sa forêt.

Depuis mai 2013, le référentiel PEFC intègre les obligations liées au Règlement Bois de l’Union Européenne (RBUE). Ce règlement interdit la commercialisation sur le marché européen de bois exploité illégalement, et des produits dérivés de ce bois.

� Chaque entreprise commercialisant sur le marché européen des bois ou des produits dérivés doit mettre en œuvre un système dediligence raisonnée (DDS).

La mise en place de cette chaîne de contrôle a nécessité de:

• Rédiger un engagement écrit de la direction vis-à-vis de la chaîne de contrôle

• Définir les responsabilités liées au suivi de la chaîne de contrôle et au système de management

• Rédiger une procédure documentée décrivant l’organisation de la chaîne de contrôle

• Mettre en place la documentation nécessaire au fonctionnement de la chaîne de contrôle

• Former le personnel impliqué aux exigences de cette chaîne de contrôle

• Disposer des documents de référence applicables (référentiel et annexes)

• Collecter les documents fournisseurs nécessaires à mise en place du système de diligence raisonnée

Le suivi de cette chaîne de contrôle nécessite de:

• Contrôler l’origine des matières premières certifiées

• Identifier visuellement les produits certifiés

• Respecter les règles d’utilisation du logo et de la marque PEFC

• Assurer le traitement des non-conformités et la réalisation des actions correctives

• Mettre en œuvre les audits internes et les revues de direction

Papeterie Moderne a obtenu la certification de sa chaîne de contrôle PEFC et met en œuvre cette chaînede contrôle selon la méthode de séparation physique: les produits certifiés PEFC sont clairementidentifiés à chacun des stades de production ou de commercialisation, y compris lors du transport et dustockage.

Notre chaîne de contrôle FSC

La Chaine de Contrôle FSC (Forest Stewardship Council) permet de garantir aux clients que les produits livrés avec un numéro de certificat FSC spécifié proviennent de forêts bien gérées, de sources contrôlées, de matières récupérées, ou d’une combinaison de ces éléments.

La certification de chaîne de contrôle est nécessaires pour toutes les organisations qui ont la propriété légale des produits certifiés et qui effectuent une ou plusieurs des activités suivantes:

• Indiquent l’allégation FSC sur les documents de vente et de livraison

• Appliquent le label FSC sur les produits

• Traitent ou transforment des produits certifiés FSC

Sont exemptés de certification de chaîne de contrôle: les distributeurs qui vendent aux utilisateurs finaux, les utilisateurs finaux et les organismes offrant des services aux organismes certifiés, sans prendre la possession légale des produits (ex: transporteurs, stockeurs, prestataires opérant dans le cadre d’un contrat de sous-traitance).

La mise en place de cette chaîne de contrôle a nécessité de:

• Rédiger un engagement écrit de la direction vis-à-vis de la chaîne de contrôle

• Définir les responsabilités liées au suivi de la chaîne de contrôle et au système de management

• Rédiger une procédure documentée décrivant l’organisation de la chaîne de contrôle

• Mettre en place la documentation nécessaire au fonctionnement de la chaîne de contrôle

• Former le personnel impliqué aux exigences de cette chaîne de contrôle

• Disposer des documents de référence applicables (référentiel et annexes)

Le suivi de cette chaîne de contrôle nécessite de:

• Contrôler l’origine des matières premières certifiées

• Identifier visuellement les produits certifiés

• Respecter les règles d’utilisation du label FSC

Papeterie Moderne a obtenu la certification de sa chaîne de contrôle FSC et met en œuvre cette chaîne decontrôle selon le système de transfert.

EDF Equilibre

Souhaitant s’engager concrètement en faveur des énergies renouvelables,

Papeterie Moderne souscrit depuis 2006 à un contrat EDF Equilibre.

En contrepartie, EDF s'engage à:

• injecter sur le réseau de l'électricité certifiée d'origine renouvelable, à hauteur de 50% de la quantité d’électricité que nous consommons,

• nous communiquer régulièrement les numéros des certificats de garantie d'origine correspondant au volume d’électricité Equilibre que nous avons acheté.

Cet engagement nous permet :

• D’agir en faveur des énergies renouvelables ;

• De nous inscrire dans une démarche citoyenne d’avenir ;

• De sensibiliser notre personnel, nos partenaires et clients au développement

durable.

La Boucle papiers d’Ecofolio

• La Responsabilité Elargie des Producteurs oblige tout donneur d’ordre qui émet ou fait émettre des imprimés papiers, ainsi que tout metteur sur le marché de papiers à usage graphique transformés, manufacturés, conditionnés et destinés à être imprimés, à contribuer à la collecte, à la valorisation et à l’élimination des déchets papiers issus de leursproduits.

(voir article L. 541-10-1 du Code de l’environnement et décret 2010-945)

• L’éco-organisme Ecofolio a été créé par les pouvoirs publics afin de permettre aux entités concernées d’exercer collégialement leur responsabilité environnementale.

Les missions de cet organisme sont:

o économique: il collecte les contributions des adhérents et les reverse sous forme de soutiens financiers aux collectivités chargées de la gestion des déchets

o technique et environnementale: il participe à l’optimisation de la chaîne de recyclage

o citoyenne: il sensibilise le grand public aux gestes de tri des papiers

• La Boucle Papiers est le marquage recyclage des papiers proposé par Ecofolio.

Elle témoigne de notre engagement et de notre volonté de conjuguer économie et environnement.

Depuis le 01/01/14, l’utilisation de la boucle Papiers est obligatoire sur les produits assujettis. Dans certains cas, le marquage peut être fait sur les emballages.

• Depuis le 01/01/2013, un Barème Eco-Différencié est applicable aux enveloppes et pochettes. L’objectif de ce barème est d’orienter les émetteurs de papiers vers l’éco-conception de leurs produits.

L’éco-contribution de base est modulée en fonction de l’origine des fibres utilisées pour fabriquer le papier et de la recyclabilité des enveloppes et pochettes.

Les courriers, lettres et impressions, tous sont recyclables:

-les courriers d’information, publicitaires et de gestion -les dessins

-les lettres, photocopies et autres impressions -les enveloppes, avec ou sans fenêtre

Inutile de les déchirer avant de les jeter, ils n’en seront que plus difficilement recyclables.