Marie Dominique Augustin (1), Auguste Rakotondranaivo (2), Jean-Pierre Grandhaye (2), Nicole Vuillemin (1)

(1) Hospitalisation à Domicile de l’Agglomération Nancéenne (2) Equipe de Recherche sur les Processus Innovatifs (ERPI) - Institut National

Polytechnique de Lorraine

Performance et innovation : apports de la comptabilité analytique et du stylo

communicant dans le cadre de l’HAD Nancy

Introduction Depuis la loi « Hôpital, Patients, Santé, Territoire » du 21

juillet 2009, l’Hospitalisation à Domicile est reconnue comme un mode d’hospitalisation à part entière, et non plus comme une simple alternative à l’hospitalisation traditionnelle

Soumise à des exigences de performance et d’innovation

Pour l’HADAN Un outil pour la maîtrise du coût : la comptabilité

analytiqueUn outil technologique innovant : le stylo communicant

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L’HADAN

Association Loi 1901, à but non lucratif créée par le CHU Nancy la Polyclinique de Gentilly le Centre Alexis Vautrin

Dispose d’une capacité de 50 places

Aire géographique : agglomération de Nancy, étendue à 30 mn depuis ses locaux

Ouverture en Juillet 2005

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Composition de l’équipe Une équipe pluridisciplinaire composée de 22 personnes

1 directeur 2 médecins coordinateurs 2 sages femmes 1 cadre de santé 4 infirmiers coordinateurs 6 aides-soignants 1 assistante sociale 1 psychologue 1 qualiticienne 1 responsable comptable, ressources humaines, 2 secrétaires

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Conventions avec les professionnels libéraux

499 médecins traitants 379 IDE libéraux 215 pharmacies d’officine 188 kinésithérapeutes 43 laboratoires d’analyses 22 orthophonistes 22 sages-femmes…

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Répartition par pathologie des patients en 2009

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Comptabilité analytique

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Calcul des coûts des HAD Depuis 2005, tous les HAD sont financées à 100% de

leur activité par la T2A. Rémunération sur le paiement d’un forfait journalier appelé

«Groupe Homogène de Tarif» (GHT). Il existe 31 tarifs différents en fonction de la lourdeur des soins dispensés.

Le classement de chaque journée de présence dans l’un des GHT est réalisé par un programme informatique appelé fonction groupage.

Le codage en est effectué par un médecin formé.

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Intérêt mise en place comptabilité analytique Mesurer et améliorer l’efficience

Résultat par patient et par mode de prise en charge permet de mieux définir la stratégie et piloter les activités

Au niveau national, pas de modèle économique d’analyse des coûts et des réflexions sont en cours dans le cadre de Etude nationale de coût à méthodologie commune en HAD (ENCC) Formes juridiques différentes Structurations différentes : équipe de coordination travaille pour

la réalisation des soins à domicile soit avec des personnels salariés médicaux et paramédicaux des professionnels de santé libéraux conventionnés sous forme d’une structure mixte composée de l’équipe de

coordination en lien avec des soignants salariés et des soignants libéraux

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Mise en œuvre d’une comptabilité analytique au sein de l’HADAN Mémoire DIU des Professionnels en Hospitalisation A

Domicile du directeur de l’HADAN « Analyse de processus pour la

mise en place d’une comptabilité analytique en HAD »

Outils : logiciel comptable CADOR, logiciel ALPHAD / CEIDRE et le dossier patient pour les données d’activités et financières

Analyse des recettes par malade et mode de prise en charge selon les GHT

Analyse des coûts : imputer à chaque patient le maximum de coûts identifiés : les couts directs. Les couts indirects comme les couts de structure, locaux, téléphone, électricité, sont calculés sur une base standard : journée vendue

Analyse des résultats : Produits – Charges10

Analyse des recettes (1) Recette moyenne par jour

Recettes par GHT

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Analyse des recettes (2) Recettes selon les modes de PEC et comparées à la base

nationale

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Analyse des coûts Coûts directs et indirects

Imputer couts par patient et mode de PEC

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Analyse des résultats Résultats financiers par patient = recettes –charges = +

ou –

Chercher les raisons des résultats individuels qu’ils soient déficitaires ou bénéficiaires et des mesures si négatif Négociation avec le fournisseur de Vác thérapie pour ne plus

régler la location du matériel après 21 j en cas de pansements

complexes…

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Retour d’expériences Comptabilité analytique aide à appréhender plus

facilement l’activité, le mode de tarification et comprendre les coûts.

Véritable outil d’aide à la décision pour définir les stratégies et piloter les activités.

Cette démarche de comptabilité analytique pourrait être transposable à d’autres les structures d’HAD.

Un outil comme celui-ci permettra de partager les expériences avec les créateurs des tarifs des recettes en vue de leur rééquilibrage.

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Stylo communicant

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Fonctionnement Un stylo doté d’une minuscule caméra et d’une puce de mémoire

associé à des formulaires spécifiques tramés. 

Le stylo numérique est connecté en bluetooth à un téléphone portable pour le transfert des informations.

Ces 3 éléments sont placés dans une valise au domicile des patients ayant donné leur accord pour la mise en place des outils.

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Fonctionnement : 8 formulaires

Identification

Soins infirmiers

Observations médicales

Compte rendu de visite IDE

Constantes

Traitements per os

Traitements par injection

Ordonnance

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Mme DUPONT Denise - Dossier N° 123456

FRANCE TELECOM

Serveur PASTEL

Fonctionnement

HADAN

FRANCE TELECOM

Serveur PASTEL

PersonnelSoignant

DOMICILE DU PATIENT

ALPHAD

Gestion desidentités patient

ANTARES

Règles d’envoi demessages sécurisés

MédecinTraitant

• Réception du Formulaire• Extraction des données issues des cases à cocher• Envoi à Alphad par messagerie classique

Pas de données nominatives Pas de notion de messagerie sécurisée

• Réception des données (images+ information extraite des cases à cocher)• Association des données à un patient• Génération de l’entête HPRIM• Dépôt dans un espace destiné à l’envoi vers les professionnels de la prise en charge

• Récupération des données associées à l’entête HPRIM• Association à une règle d’envoi (par liste ou par individu)• Envoi par messagerie sécurisée

Destinataires Apicrypt Destinataires Easycrypt

Médecin traitant, infirmière libérale, aide soignante HAD, infirmière coordonnatrice HAD, médecin HAD

*

*

PersonnelHAD **

Administrateur technique HAD, Médecin coordinateur HAD, comptable

**

Pharmacien

Fonctionnement

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Retour d’expériences : bénéfices de l’outil Suivi et enregistrement en temps réel d’un ensemble d’actes

effectués au domicile des patients

Amélioration de la coordination et de ce fait de la qualité des soins prodigués aux malades Les médecins via leur messagerie sécurisée reçoivent en temps réel la

prescription réalisée au domicile du patient, l'activité autour de leur patient, les relevés d'activité.

Information pré remplies diminution des aléas de saisie Saisie des actes automatisée qui remplace la saisie manuelle fastidieuse

Gain de temps Temps passé à la gestion de la facturation des prestations Paiement plus rapide des libéraux Temps passé autour des échanges d'informations entre les acteurs Le pharmacien via la messagerie sécurisée, reçoit l'ordonnance (en

remplacement du fax)22

Retour d’expériences Faisabilité technique concluante

Quelques dysfonctionnements : reconnaissance du numéro ADELI nécessaire pour traiter automatiquement le formulaire…

Démarrage difficile : acceptation et appropriation de l’outil par les utilisateurs (personnel de l’HADAN et les professionnels de santé libéraux) ont nécessité du temps Ils n’ont pas ressenti l’intérêt de l’outil jugé comme une

contrainte de travail supplémentaire Nécessitant des apprentissages et promotion de l’outil par

les IDE coordonatrices de l’HADAN

Pour mieux réussir l’innovation : PS ont besoin d’outils d’utilisation faciles correspondant à leurs propres besoins et à leurs habitudes de travail. Leur adhésion constitue un facteur clé de réussite

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Perspectives Evaluation de l’outil en termes d’usage, de gain financier

et son impact à la prise en charge des patients

Accompagnement de l’innovation pour l’adhésion de tous à ce dispositif et le déploiement du stylo pour tous les patients de l’HADAN

Le coût de ce déploiement risque d’être le frein principal du système

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Conclusion L’HADAN se considère comme une entreprise en termes de

fonctionnement et de management. L’innovation et les soucis de performance sont les gages de son développement et sa pérennité pour le bien être des patients.

Les professionnels de santé très attachés aux soins qui sont des services rendus directement aux patients.

Ils sont de plus en plus sensibles à la démarche qualité mais la majorité d’entre eux ont encore du mal à accepter l’importance de la maîtrise des coûts et de l’innovation technologique pour améliorer les pratiques et l’organisation.

Le challenge actuel est de faire approprier ces notions par tous et d’inculquer au sein de l’équipe une culture d’entreprise partagée et comprise.

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Directeur : marie-dominique.augustin@hadan.fr