Marie-Josée LinteauDirectrice générale des acquisitions

Gouvernement du QuébecJuin 2006

LES ACQUISITIONS ÉLECTRONIQUES SUR INTERNET

Expérience au Gouvernement du Québec

• Présentation de l’organisation

• Les regroupements d’achat

• Commerce électronique sur le WEB

• Le Portail d’approvisionnement actuel

• Les modules de navigation du portail d'approvisionnement

• Le Marché électronique du futur

Plan de la présentation

Présentation de l’organisation

• Nouvelle approche de mise en commun des processus, des technologies, des connaissances et de l'expertise

• Afin de promouvoir et rendre accessibles aux organismes publics les biens et les services administratifs

• Par la consolidation et le regroupement des besoins

• Pour optimiser ces services et en diminuer les coûts

• En assurant le développement et le partage d'une expertise interne en matière de services administratifs

Le Centre de services partagés du Québec

• Une organisation gouvernementale, existant depuis 1938

• Spécialisée dans la négociation de contrats, l'élaboration de regroupements d’achat et la valorisation des surplus

• Une équipe multidisciplinaire en acquisition de biens, de services et des technologies de l’information

• Des spécialistes ayant une préoccupation constante de l’accessibilité, l’équité et la transparence

• Responsable d'appliquer la politique d'acquisition éco-responsable

La direction générale des acquisitions (DGACQ)

Son mandat principal

Consolider le pouvoir d’achat et simplifier les processus d’acquisition afin de :

générer des économies d’échelle et de processus

faciliter l’accès des fournisseurs aux contrats gouvernementaux

faciliter l’accès aux biens en surplus

Volume d'affaires actuel de 411 M$ dont :

296 M$ pour les regroupements d’achat

115 M$ en achats mandatés par les clients

… La direction générale des acquisitions (DGACQ)

Les regroupements d’achat

Les regroupements d’achat

• 25 regroupements en technologie (micro-ordinateurs, imprimantes, serveurs, etc.)

• 71 regroupements de biens et de services(revue de presse, impression, déménagement, etc.)

• 2 100 fournisseurs inscrits dans le Portail • Guides d’achat (information sur les modalités

d'achat) en mode électronique seulement

Les économies d’échelle

• Analyses périodiques sur les économies d’échelle réalisées au moyen des regroupements d'achat

• Fiches d'information sur les économies sont publiées dans les guides d’achat

• Méthodologie validée par des spécialistes en recherche et en vérification interne

Résultats des économies d’échelle au 31 mars 2006

Catégories Valeur descontrats sans lesregroupements

Valeur annuelledes regroupements

Économiesen $

Économiesen %

Biens 56,8 M$ 48,8 M$ 8,0 M$ 14,1 %

Technologies 103,1 M$ 77,7 M$ 25,4 M$ 24,6 %

Servicesauxiliaires

42,7 M$ 31,7 M$ 11,0 M$ 25,7 %

Impression 6,6 M$ 5,2 M$ 1,4 M$ 21,5 %

Total 209,2 M$ 163,4 M$ 45,8 M$ 21,9 %

Commerce électronique sur le WEB

Business to consumer (B2C) * en 2003

Mondial 270 Milliards $

USA 135 Milliards $

Canada 2,1 Milliards $

Québec 233 Millions $

* Statistiques Canada et le Journal du Net

Statistiques

Business to business (B2B) * en 2004

Mondial 5,9 Billions $

USA 2,7 Billions $

Canada 26 Milliards $

* Statistiques Canada , Journal du Net et Déclic.net, Gartner Group et Forrester

… Statistiques

• Les ventes par Internet on atteint 19 Milliards $ en 2003 soit 40 % de plus qu’en 2002

• Les ventes au détail par Internet ont été de 6 Milliards $ en 2003, soit 51 % d’augmentation

• Le commerce électronique inter-entreprises est passé à 13 Milliards $ en 2003, soit 35,2 % d'augmentation

*Enquête sur le commerce électronique et la technologie (ECET) 2003

Situation au Canada

Pourcentage des entreprises qui utilisent Internet pour vendre leurs produits et services

Entreprises de fabrication 12 %

Entreprises de gros 14 %

Entreprises de détail 11 %

Entreprises culturelles 22 %

Entreprises en éducation 14 %

Toutes les autres 27 %

*Enquête sur le commerce électronique et la technologie (ECET) 2003

… Situation au Canada

Situation au Québec

• En février 2005, 1/3 des québécois ont visité un site Internet du Gouvernement provincial soit 25 % de plus qu’en février 2004 (*)

• 1/3 des internautes utilisent Internet comme source d’information en matière de santé soit une croissance de 24 %

• En 2005, plus de 4 québécois sur 10 (42,9 %) considèrent que les achats par Internet sont sécuritaires et 9,7 % des adultes ont fait un achat sur le WEB

* Infomètre Cefrio

Le portail d’approvisionnementde la DGACQ

Le portail d’approvisionnement de la DGACQ

Objectifs

• Faciliter les acquisitions publiques

• Donner accès aux informations détaillées sur les regroupements d’achats (guides d'achat)

• Offrir la commande en ligne pour divers produits et services auprès des fournisseurs retenus

• Fournir rapidement de l’information de gestion aux organisations clientes et à la DGACQ

Historique

Mai 1997 Démarrage de la réalisation du portail

Mars 2000 Commande de fournitures de bureau et d’ameublement

Oct. 2000 à2006

Divers produits et services disponibles en commande

Information sur l’ensemble des regroupements d’achat de la DGACQ (guides d’achat)

Infrastructure technologique

Mise à niveau en 2002

• Multiples prix-produits-fournisseurs

• Modules de configuration pour les options

• Mise à jour des produits et services ainsi que des prix par les fournisseurs

• Navigation et recherche grandement améliorées

… Infrastructure technologique

• 3 serveurs dédiés : Un pour le développement Deux pour la production (accès WEB et Base de données

SQL)

• Commerce serveur 2000• Crystal report 10• Windows 2000• Visual basic 6.0• SQL serveur 2000• Biztalk 2002

Processus d’acquisition actuel

Clientèle Portail :• Réseau de la Santé • Réseau de l ’Éducation

• Municipalités• Citoyens• Fournisseurs

Portail d ’approvisionneme

ntDGAcq

•Configurateur•Guide d ’achat•Échange électronique d’information (XML)

Clientèle SAGIR :• Ministères et

organismes• Fournisseurs

CataloguesDGAcq

•Répertoires•Regroupements d ’achat

ClientèlePortail

ClientèleSAGIR

Rech.

Fournisseurs

Commandesélectroniques

Commandespapier

PGI - gouvernemental

Autres applications :• Système électronique d’appel d’offres (SÉAO)

Produits et services disponibles en commande électronique

Près de 35 000 articles sont disponibles dont plusieurs en commande électronique auprès des fournisseurs :

•Fournitures de bureau et ameublement

•Cours de formation

•Location de machinerie lourde

•Location de véhicules automobiles

•Réservation de chambres d’hôtels

•Réservation de salles de conférence

•Réparation de chaises, de cloisons et de mobilier

•Impression de dépliants et d’enveloppes

… Produits et services disponibles en commande électronique

• Micro-ordinateurs

• Serveurs

• Cartouches d'impression

• Produits et services cellulaires

• Télé avertisseurs

• Logiciels de divers manufacturiers

• Lubrifiants et graisses

• Produits d’éclairage

La clientèle cible

• Ministères et organismes du Gouvernement du Québec

• Organismes du réseau de la santé et des services sociaux (hôpitaux et organismes à vocation sociale)

• Organismes du réseau de l’éducation (universités, collèges et commissions scolaires)

• Organismes du réseau des municipalités (municipalités et organismes rattachés)

7 400 clients potentiels dont la moitié fréquente régulièrement le portail pour consultation ou commande

Statistiques d'utilisation

Période Nombre decommandestransigées

Montant

2003-2004 53 885 20,8 M$

2004-2005 59 650 23,1 M$

2005-2006 66 300 26,1 M$

Le nombre de commandes et le volume d’affaires sont encroissance continue

Les défis de l’implantation

• Les besoins et les intérêts variés de nos clientèles • L’uniformisation de la structure de présentation

des regroupements d’achat

• Le maintien d’un visuel agréable et dynamique

• L'intégrité des données (articles et prix correspondant à ceux inscrits aux contrats avec les fournisseurs)

• Le maintien de l’intérêt de la clientèle (mises à jour régulières et ciblées avec un budget limité)

• La complexité des mises à jour

… Les défis de l’implantation

• L'implication des fournisseurs

• La gestion uniformisée de produits et services très disparates

• Les ajustements au processus d’acquisition

• L'obligation d’utiliser exclusivement le portail pour les commandes sur les regroupements d’achat

Modules de navigation

Guide d’achat

Commande de micro-ordinateurs

Commandes de fournitures

Le Marché électronique du futur

• Plate-forme multiorganisations, multiréseaux, multimédia, multiproduits et multiservices

• Riche contenu informationnel sur les produits neufs et usagés

• Outil transactionnel facilitant et standardisant le processus d’acquisition

• Technologie permettant l’interopérabilité avec divers progiciels de gestion intégrée (PGI)

Marché électronique

Processus d’acquisition futur

Clientèle :• Ministères et organismes

• Réseau de la Santé• Réseau de l ’Éducation

• Municipalités• Citoyens• Fournisseurs

Marché électronique

Produits et services du CSPQ

• Acquisitions de biens et services

• Courrier et messagerie

• Reprographie gouvernementale

• Distribution et commercialisation des publications

• Services des télécommunications

CataloguesCSPQ

Mise à jour -catalogues

Entrée unique

Clientèle

Échange électronique d’information

Fournisseurs

commandes

Catalogues fournisseur

s

Autres applications (*)

XML

Lien

PGI gouvernemental

(*)•Système électronique d’appel d ’offres (SÉAO)•Système de soumission électronique (SSÉ)•Système de valorisation des surplus (SVS)

En conclusion

Le marché électronique en approvisionnement est une solution d’affaires permettant :

De repenser les stratégies d'acquisition publiques

D'automatiser l'achat d'un plus grand nombre de produits et de services

De permettre l'accès à une clientèle élargie

De favoriser les économies d'échelle ainsi que les économies de processus pour les clients et les fournisseurs

De faciliter un accès rapide à une information de gestion valide

Des questions ?