mastermq/public/publications/qualite_et_ma… · XLS file · Web viewFiche programme d'audit fiche éthique de l'entretien fiche plan d'audit fiche revue documentaire fiche évaluation

Cliquez sur les cases colorées pour accéder aux différentes parties du guide des bonnes pratiques de l'audit interne

"Bon" développement des compétences

"Bon" positionnement de l'audit/l'entreprise

"Bon avant audit" "Bonne" réalisation de l'audit "Bon après audit"

GUIDES DES BONNES PRATIQUES DE L'AUDIT INTERNE

Document réalisé en Master "Management de la Qualité" par Boulanger Julien, Etien Florine, Nepote Geoffrey et Zaïdi Bassem 2008 version 6

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"Bon après audit"

"Bon" audit interne

MODE D'EMPLOI OBJECTIF :

La grille d’évaluation à pour but d'avoir un aperçu à un moment donné sur les facultés d'une entreprise à réaliser des audits internes. Elle permet de donner à l'utilisateur des pistes de progrès afin d'améliorer la démarche d'audit interne. En accompagnement de cette grille d'évaluation, vous trouverez des fiches pratiques éclaircissant certains point importants.

COTATION :

A chaque critère vous pouvez nuancer votre réponse selon l'échelle suivante :

Tout le temps = 100Souvent = 70Quelques fois = 30Jamais = 0

La cotation est asymétrique afin de valoriser la recherche du progrès et de l'amélioration.

PRESENTATION DES ELEMENTS :

A chaque fin de partie, vous trouverez des boutons cliquables pour visualiser les résultats. Ceux-ci vous indiqueront votre performance et la capacité de progrès possible.Plus vos résultats se rapprocheront des extrémités des branches des graphes, plus vous serez performants dans la réalisation de l'audit interne.

NB:

Ce document est conçu pour une utilisation dans un univers PC, l'utilisation sous MAC ou LINUX n'est pas garantie.

GUIDES DES BONNES PRATIQUES DE L'AUDIT INTERNE


MODE D'EMPLOI OBJECTIF :

La grille d’évaluation à pour but d'avoir un aperçu à un moment donné sur les facultés d'une entreprise à réaliser des audits internes. Elle permet de donner à l'utilisateur des pistes de progrès afin d'améliorer la démarche d'audit interne. En accompagnement de cette grille d'évaluation, vous trouverez des fiches pratiques éclaircissant certains point importants.

COTATION :

A chaque critère vous pouvez nuancer votre réponse selon l'échelle suivante :

Tout le temps = 100Souvent = 70Quelques fois = 30Jamais = 0

La cotation est asymétrique afin de valoriser la recherche du progrès et de l'amélioration.

PRESENTATION DES ELEMENTS :

A chaque fin de partie, vous trouverez des boutons cliquables pour visualiser les résultats. Ceux-ci vous indiqueront votre performance et la capacité de progrès possible.Plus vos résultats se rapprocheront des extrémités des branches des graphes, plus vous serez performants dans la réalisation de l'audit interne.

NB:

Ce document est conçu pour une utilisation dans un univers PC, l'utilisation sous MAC ou LINUX n'est pas garantie.


Bon développement des compétences

Evaluer les compétences des auditeurs Cotation

Etes-vous sujet à des réévaluations des compétences au cours de votre carrière ?

Pensez-vous que la pratique d'audits contribue à l'amélioration des compétences ?

Faites-vous l'objet d'une évaluation d'expérience avant de passer un audit ?

Procédez-vous au suivi d'évaluations pratiques de mise en situation d'audit ?

Evaluer les connaissances des auditeurs Cotation

Procédez-vous à un contrôle de vos connaissances et aptitudes ?

Pouvez-vous passer des entretiens individuels faisant office d'évaluation théorique ?

Processus d'évaluation Cotation

Pensez-vous que vos évaluations montrent bien votre véritable niveau ?

Pensez-vous pouvoir acceder facilement à vos résultats d'évaluation ?

Procédez-vous à la réalisation de tests avant d'être incorporé à une équipe d'audit ?

Vérifiez-vous que vos évaluations sont enregistrées ?

Former les auditeurs Cotation

Guide des bonnes pratiques de l'audit interne

Procédez-vous à un contrôle par des évaluations pratiques sur vos aptitudes à mener un audit ?

Pouvez-vous vous confronter à des tests de vérification des connaissances organisés par l'organisme ?

Pouvez-vous passer des évaluations de vos connaissances au cours de votre carrière professionnelle prouvant que vos connaissances évoluent ?

Faites-vous l'objet d'un suivi des connaissances par l'intermédiaire d'une grille de suivi et d'évaluation ?

Faites-vous l'objet de questions sur vos connaissances, vos aptitudes et vos qualités lors d'une évaluation ?

Le responsable de l'équipe d'audit définit-il les critères d'évaluation avant de vous évaluer ?

Mémo

Mémo

Mémo

Procédez-vous au suivi d'une formation adaptée avant d'auditer ?

Faites-vous l'objet d'une évaluation de la formation avant de passer un audit ?

Jugez-vous que votre formation est adaptée aux besoins d'un auditeur ?

Possédez-vous une qualification d'auditeur avant d'auditer ?

Avez-vous suivi une fomation en communication avant d'être auditeur ?

Pouvez-vous suivre une formation en alternance sur l'audit ?

Bénéficiez-vous d'un suivi par un responsable d'audit lors de votre formation ?

Suivez-vous une nouvelle formation en cas de non pratique d'audits ?

Compétences du responsable d'équipe d'audit Cotation

Le responsable de l'équipe d'audit pense-t-il à vérifier qu'un auditeur est qualifié ?

Bon positionnement de l'audit/entreprisePrécision de la situation de l'entreprise dans le programme d'audit Cotation

Pensez-vous à définir les champs d'audits dans le programme d'audit ?

Pensez-vous à définir les objectifs du programme d'audit ?

Pensez-vous à faire apparaitre les critères d'audits dans le programme d'audit ?

Vous assurez-vous de la validation du programme d'audit par la direction ?

Etes-vous tenu à un quota d'audits à réaliser annuellement afin d'entretenir votre capacité à auditer ?

Le responsable de l'équipe d'audit définit-il des critères dans le but de procéder à votre qualification et de la maintenir ?

Le responsable de l'équipe d'audit procède-t-il à la mise en place d'un processus pour votre évaluation ?

Le responsable de l'équipe d'audit procède-t-il à la mise en place d'un processus pour assurer le perfectionnement professionnel ?

Le responsable de l'équipe d'audit pense-t-il à assurer la constitution de l'équipe d'audit ?

Le responsable de l'équipe d'audit pense-t-il à fournir les ressources nécessaires à l'équipe d'audit ?

Le responsable de l'équipe d'audit procède-t-il à la mise en place d'indicateurs de performance refletant la capacité de l'équipe d'audit ?

Etes-vous suivi par un responsable d'équipe d'audit au cours de votre carrière professionnelle ?

Procédez-vous à la surveillance du programme d'audit ?

Vous assurez-vous de l'atteinte des objectifs du programme d'audit ?

Identifiez-vous les opportunités d'amélioration du programme d'audit ?

Cohérence de l'audit avec l'intérêt des parites intéressées Cotation

Connaissez-vous les priorités de la direction ?

Définissez-vous les exigences des parties intéressées (audités…) ?

Définissez-vous les intérêts communs entre l'audité et l'auditeur ?

Volonté d'utiliser les résultats de l'audit Cotation

Faites-vous en sorte que l'audit débouche sur la proposition de pistes de progrès ?

Permettez-vous à l'audité de s'améliorer lors de l'audit ?

Bon "avant audit"

Programmer l'audit Cotation

Vérifiez-vous que les procédures du programme d'audit sont appliquées ?

Les responsables du programme d'audit :

Prenez-vous soin de communiquer le programme d'audit aux parties concernées ?

Vous assurez-vous de la communication des résultats du programme d'audit à la direction?

Procédez-vous à la mise en en place des indicateurs de performance refletant la conformité du programme ?

Procédez-vous à la mise en place des indicateurs de performance refletant le respect de la programmation ?

Procédez-vous à la mise en en place des indicateurs de performance refletant les retours d'information ?

w procèdent-ils à l'établissement et la mise en oeuvre du programme d'audit ?

w procèdent-ils à la surveillance, au passage en revue et à l'amélioration du programme d'audit ?

w procèdent-ils à la définition des ressources nécessaires ?

w procèdent-ils à la mise en œuvre de l'adéquation et de la surveillance des enregistrements ?

Jugez-vous que les caractères des individus sont compatibles, d’une part au sein de l’équipe d’audit, et d’autre part entre auditeurs et audités ?

Mémo

Mémo

Mémo

procédez-vous à la réalisation des audits conformément au programme ?

Pensez-vous à assurer la maîtrise des enregistrements ?

Nommer le responsable de l’équipe d’audit Cotation

Définir les objectifs, le champ et les critères de l’audit Cotation

Le commanditaire de l'audit pense-t-il à défnir les objectifs de l’audit ?

Pensez-vous à fixer l’étendue et les limites de l'audit ?

Déterminer la faisabilité de l’audit Cotation

Pensez-vous que vous possédez suffisamment d’information pour planifier l’audit ?

Pensez vous que l’audité coopère dans la réalisation de l’audit ?

Constituer l’équipe d'audit Cotation

Tenez-vous compte des compétences des auditeurs pour la réalisation de l’audit ?

Préparer le plan d'audit Cotation

Définissez-vous le plan d’audit de façon à respecter la confidentialité de l’audité?

Pensez vous à présenter le plan de l’audit à l’audité ?

Répartir les tâches au sein de l'équipe d'audit Cotation

La direction pense-t-elle à nommer un responsable de l'équipe d'audit pour chaque audit ?

Le responsable d'équipe d'audit procède-t-il à la répartition des responsabilités spécifiques de chaque auditeur avant le début de l’audit ?

Pensez-vous à évaluer l'efficacité du système de management à satisfaire les objectifs définis ?

procédez-vous à la détermination des domaines permettant l’amélioration du système de management ?

Le responsable de l'équipe d’audit pense t il à déterminer les critères (références) d'audit ?

Pensez-vous que la taille et la compétence globale de l’équipe d’audit sont suffisantes pour atteindre les objectifs de l’audit ?

Pensez vous à compléter l’équipe d’audite avec des experts techniques pour compléter la compétence globale des auditeurs ?

Pensez-vous à déterminer un plan d’audit pour faciliter la programmation dans le temps et la coordination des activités d'audit ?

Jugez-vous indispensable qu'un planning d'audit soit mis en place par le responsable d'audit avant l'audit ?

Pensez-vous à adapter le degré de détail du plan d’audit à la complexité de la mission ?

Définissez-vous le plan de l’audit de façon à couvrir les objectifs, les critères d'audit et le champ de l'audit ?

Mémo

Préparer les documents de travail Cotation

Bonne réalisation de l'auditFaire la réunion d’ouverture Cotation

Le responsable de l'équipe d’audit procède t il à la présentation de son équipe ?

Pensez vous à demander si l’audité accepte la présence la présence observateurs ?

Procédez-vous à la présentation de l'équipe d'audit ?

Prévoyez-vous de présenter les objectifs, le plan et les horaires ?

Prévoyez-vous de diffuser les informations concernant le déroulement de l'audit ?

Pensez-vous à mettre à l’aise les audités ?

Communiquer pendant l’audit Cotation

Procédez-vous à l'identification des attentes de l'audité ?

Réagissez-vous positivement face à la non-détection d’anomalie ?

Recueillir et vérifier les informations Cotation

Pensez vous à attribue à chaque membre de l'équipe la responsabilité d'auditer des processus ou des activités spécifiques ?

Tenez-vous compte de l’indépendance des auditeurs pendant la répartition des taches ?

Disposez-vous des documents de travail servant de références relatives à votre partie à auditer (listes types, formulaire, etc.) ?

Pensez-vous à vérifier la conformité documentaire du système de management aux critères d'audit ?

Pensez-vous à suspendre l’audit dans le cas de non-conformité du système documentaire et/ou des enregistrements ?

Le responsable de l'équipe d'audit procède-t-il à établir le premier contact avec le représentant de l'audité ?

Conviez-vous l'audité à une réunion de pré-audit pour préparer et/ou faciliter le déroulement et la planification de l'audit ?

Pensez-vous à prendre en compte le fonctionnement et les actions efficaces dans l'entreprise dans son ensemble ?

Procédez-vous à un questionnement du type « comment » et « en quoi » ?

Faites-vous en sorte que l'audit soit constructif et accepté de toutes les personnes concernées ?

Mémo

Mémo

Mémo

Pensez-vous a convier le responsable du processus audité pendant l'audit ?

Procédez-vous à la réalisation de l'audit basé sur un questionnaire non préétabli ?

Veillez-vous à ce que les objectifs soient en cohérence avec la politique ?

Procédez-vous à la réalisation de l'audit par processus ?

Préparer les conclusions d’audit Cotation

Procédez-vous à la qualification des écarts constatés ?

Cotation

Pensez-vous à rester à l'écart de la recherche des pistes de progrès ?

Procédez-vous au rappel de l'objectif de l'audit et de son déroulement prévu ?

Pensez-vous que le reponsable de l'équipe d'audit constate les écarts ?

Bon "après audit"

Faire le rapport d’audit Cotation

Pensez-vous à faire disparaitre le terme action corrective dans le rapport d'audit ?

Pensez-vous à remplir tous les points dans le rapport d'audit (voir fiche pratique) ?

Pensez-vous à donner le rapport d'audit dans les délais convenus ?

Le rapport d'audit fait-il l'objet d'une revue, d'une approbation et d'une diffusion ?

Donnez-vous au responsable du processus audité le rôle de témoin et de source d’information durant l'audit ?

Reconnaissez-vous avec les membres de l'équipe d'audit les (éventuels) écarts constatés ?

Faire la réunion de clôture

Vous limitez-vous à un compte-rendu des conclusions de l’audit pendant la réunion de clôture ?

Pensez-vous à effectuer la réunion de clôture en présence des audités et de leur hiérarchie ?

Procédez-vous à la présentation des écarts constatés de façon à permettre leur levée ?

Pensez-vous à utiliser des termes neutres (observations, pistes de progrès ou amélioration ou réflexion) dans le rapport d'audit ?

Procédez-vous à la reformulation des phrases de façon à obtenir un sens positif en omettant les négations, les ordres et les jugements ?

Mémo

Mémo

Pensez-vous à revoir le rapport d'audit et à le signer avant de le communiquer ?

Cotation

La quantité d’améliorations générées par les audits donne-t-elle lieu à une mesure ?

Pensez-vous à rester à l'écart de la recherche des pistes d'amélioration ?

Suivi des actions mises en place Cotation

Vérifiez-vous que les actions entreprises apportent une valeur ajoutée ?

Etablir le suivi de l’audit Pensez-vous que l’après audit est géré par le propriétaire du processus et de son personnel ?

Vérifiez-vous que les actions requises lors d'un précédent audit ont été mises en place ?

Vérifiez-vous que les actions requises sont prises en compte dans la revue de direction ?

Vérifiez-vous que les actions requises et mises en place suite aux précédents audits sont pertinantes ?

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Evaluer les compétences des auditeurs Evaluer les connaissances des auditeurs Processus d'évaluation Former les auditeurs Compétences du responsable d'équipe d'audit

Evaluer les compétences des auditeurs Evaluer les connaissances des auditeurs Processus d'évaluation Former les auditeurs

Evaluer les compétences des auditeurs Evaluer les connaissances des auditeurs Processus d'évaluation Former les auditeursEvaluer les compétences des auditeurs Evaluer les connaissances des auditeurs Processus d'évaluation Former les auditeurs



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Visualisation des résultats pour un bon développement des compétences

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Evaluer les compétences des auditeurs Evaluer les connaissances des auditeurs Processus d'évaluation Former les auditeurs Compétences du responsable d'équipe d'audit


Evaluer les compétences des auditeurs Evaluer les connaissances des auditeurs Processus d'évaluation Former les auditeursEvaluer les compétences des auditeurs Evaluer les connaissances des auditeurs Processus d'évaluation Former les auditeurs



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Visualisation des résultats pour un bon développement des compétences

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Précision de la situation de l'entreprise dans le programme d'audit Cohérence de l'audit avec l'intérêt des parites intéressées Volonté d'utiliser les résultats de l'audit

Précision de la situation de l'entreprise dans le programme d'audit Cohérence de l'audit avec l'intérêt des parites intéresséesPrécision de la situation de l'entreprise dans le programme d'audit Cohérence de l'audit avec l'intérêt des parites intéressées

Précision de la situation de l'entreprise dans le programme d'audit Cohérence de l'audit avec l'intérêt des parites intéressées

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Visualisation des résultats pour un bon positionnement de l'audit/l'entreprise

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Précision de la situation de l'entreprise dans le programme d'audit Cohérence de l'audit avec l'intérêt des parites intéressées Volonté d'utiliser les résultats de l'audit

Précision de la situation de l'entreprise dans le programme d'audit Cohérence de l'audit avec l'intérêt des parites intéresséesPrécision de la situation de l'entreprise dans le programme d'audit Cohérence de l'audit avec l'intérêt des parites intéressées

Précision de la situation de l'entreprise dans le programme d'audit Cohérence de l'audit avec l'intérêt des parites intéressées

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Visualisation des résultats pour un bon positionnement de l'audit/l'entreprise

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Programmer l'audit Nommer le responsable de l’équipe d’audit Définir les objectifs, le champ et les critères de l’audit Déterminer la faisabilité de l’audit Constituer l’équipe d'audit Préparer le plan d'audit Répartir les tâches au sein de l'équipe d'audit Préparer les documents de travail

Programmer l'audit Nommer le responsable de l’équipe d’audit Définir les objectifs, le champ et les critères de l’audit Déterminer la faisabilité de l’audit Constituer l’équipe d'audit Préparer le plan d'audit Répartir les tâches au sein de l'équipe d'audit


Programmer l'audit Nommer le responsable de l’équipe d’audit Définir les objectifs, le champ et les critères de l’audit Déterminer la faisabilité de l’audit Constituer l’équipe d'audit Préparer le plan d'audit Répartir les tâches au sein de l'équipe d'auditProgrammer l'audit Nommer le responsable de l’équipe d’audit Définir les objectifs, le champ et les critères de l’audit Déterminer la faisabilité de l’audit Constituer l’équipe d'audit Préparer le plan d'audit Répartir les tâches au sein de l'équipe d'audit


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Visualisation des résultats pour un bon "avant audit"

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Programmer l'audit Nommer le responsable de l’équipe d’audit Définir les objectifs, le champ et les critères de l’audit Déterminer la faisabilité de l’audit Constituer l’équipe d'audit Préparer le plan d'audit Répartir les tâches au sein de l'équipe d'audit Préparer les documents de travail



Programmer l'audit Nommer le responsable de l’équipe d’audit Définir les objectifs, le champ et les critères de l’audit Déterminer la faisabilité de l’audit Constituer l’équipe d'audit Préparer le plan d'audit Répartir les tâches au sein de l'équipe d'auditProgrammer l'audit Nommer le responsable de l’équipe d’audit Définir les objectifs, le champ et les critères de l’audit Déterminer la faisabilité de l’audit Constituer l’équipe d'audit Préparer le plan d'audit Répartir les tâches au sein de l'équipe d'audit


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Visualisation des résultats pour un bon "avant audit"

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Faire la réunion d’ouverture Communiquer pendant l’audit Recueillir et vérifier les informations Préparer les conclusions d’audit Faire la réunion de clôture

Faire la réunion d’ouverture Communiquer pendant l’audit Recueillir et vérifier les informations Préparer les conclusions d’audit

Faire la réunion d’ouverture Communiquer pendant l’audit Recueillir et vérifier les informations Préparer les conclusions d’auditFaire la réunion d’ouverture Communiquer pendant l’audit Recueillir et vérifier les informations Préparer les conclusions d’audit



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Visualisation des résultats pour une bonne réalisation de l'audit

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Faire la réunion d’ouverture Communiquer pendant l’audit Recueillir et vérifier les informations Préparer les conclusions d’audit Faire la réunion de clôture


Faire la réunion d’ouverture Communiquer pendant l’audit Recueillir et vérifier les informations Préparer les conclusions d’auditFaire la réunion d’ouverture Communiquer pendant l’audit Recueillir et vérifier les informations Préparer les conclusions d’audit



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Visualisation des résultats pour une bonne réalisation de l'audit

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Faire le rapport d’audit Etablir le suivi de l’audit Suivi des actions mises en place

Faire le rapport d’audit Etablir le suivi de l’audit Faire le rapport d’audit Etablir le suivi de l’audit

Faire le rapport d’audit Etablir le suivi de l’audit

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Visualisation des résultats pour un bon "après audit"

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Faire le rapport d’audit Etablir le suivi de l’audit Suivi des actions mises en place

Faire le rapport d’audit Etablir le suivi de l’audit Faire le rapport d’audit Etablir le suivi de l’audit

Faire le rapport d’audit Etablir le suivi de l’audit

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Visualisation des résultats pour un bon "après audit"

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Bon développement des compétences Bon positionnement de l'audit/entreprise Bon "avant audit" Bonne réalisation de l'audit Bon "après audit"

Bon développement des compétences Bon positionnement de l'audit/entreprise Bon "avant audit" Bonne réalisation de l'audit

Bon développement des compétences Bon positionnement de l'audit/entreprise Bon "avant audit" Bonne réalisation de l'auditBon développement des compétences Bon positionnement de l'audit/entreprise Bon "avant audit" Bonne réalisation de l'audit



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Visualisation des résultats pour un bon audit interne

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Bon développement des compétences Bon positionnement de l'audit/entreprise Bon "avant audit" Bonne réalisation de l'audit Bon "après audit"


Bon développement des compétences Bon positionnement de l'audit/entreprise Bon "avant audit" Bonne réalisation de l'auditBon développement des compétences Bon positionnement de l'audit/entreprise Bon "avant audit" Bonne réalisation de l'audit



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Visualisation des résultats pour un bon audit interne

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Fiche pratique "réalisation d'un audit interne"

QUI ? QUOI ? COMMENT ?

Responsable de l'équipe d'audit Compté-rendu des éléments clés de l'audit

Responsables des processus concernées

Responsable de l'équipe d'auditEquipe d'audit

Responsables des processus concernés

Présentation de l'équipe d'auditDescription des objectifs

Présentation du plan d'audit

Guides et observateursEquipe d'audit

Personnes auditésRecueil de preuves par questionnement, observations et

feed back

Responsable de l'équipe d'auditEquipe d'audit Comparaison des preuves/aux critères d'audit

Concensus pour la validation des conclusions d'audit

Responsable de l'équipe d'auditEquipe d'audit

Responsables des processus concernés

Présentation des points fortsPrésentation des écarts

Présentation des pistes d'améliorations

Définition d'un plan d'actionsMise en place d'actions correctives, préventives et

d'améliorations

Réunion d'ouverture

Réalisation de l'audit

Réunion de clôture

Rédaction du rapport d'audit

Suivi de l'audit

Constats et conclusions de l'audit

Fiche pratique "réalisation d'un audit interne"

COMMENT ?

Compté-rendu des éléments clés de l'audit

Présentation de l'équipe d'auditDescription des objectifs

Présentation du plan d'audit

Recueil de preuves par questionnement, observations et feed back

Comparaison des preuves/aux critères d'auditConcensus pour la validation des conclusions d'audit

Présentation des points fortsPrésentation des écarts

Présentation des pistes d'améliorations

Définition d'un plan d'actionsMise en place d'actions correctives, préventives et

d'améliorations

Glossaire des principaux termes de l'audit interne

Audité : interlocuteur auprès duquel les informations nécessaires sont recherchées. Auditeur : personne ayant suivi une formation théorique et pratique, désignée pour réaliser l’audit dans un secteur autre que le sien.Champ d’audit : exprime l’étendue d’une mission d’audit et en marque les limites.Commanditaire : autorité qui demande la réalisation d’une mission d’audit.Compétence : qualité personnelle et capacité démontrées à appliquer des connaissances et aptitudes.Conclusion d’audit : résultat de l’audit faisant le lien entre les objectifs et les constats relevés. Constat d'audit: résultat de la comparaison des preuves d'audit aux critères d'audit.Critère d’audit : élément auquel un auditeur se réfère pour déterminer les points à vérifier et, plus largement, les recherches à effectuer.Ecart : différence entre une référence et le résultat constaté.Equipe d'audit : un ou plusieurs auditeurs qui conduisent l'audit.Indicateur de performance : moyen de visualisation d’un facteur ayant une influence significative sur la performance d’un processus.Non-conformité : écart significatif entre des règles prescrites et la réalité pouvant entrainer un risque important de non-respect d’une exigence.Observation : point à améliorer mais ne présentant pas de risque.Planning d’audit : liste détaillée des missions d’audit à réaliser pendant une période donnée.Preuve d’audit : information dont la véracité peut être démontrée, fondée sur des faits obtenus par observation, mesurage, essai ou autre moyen.Programme d’audit : ensemble des audits planifiés dans un période et dans un but déterminé.Qualification : adéquation entre la définition d’une fonction et son exercice.Rapport d’audit : document écrit remis au commanditaire au terme de l’audit et rassemblant constats, conclusions et recommandations en réponse à la question posée.Recommandation : proposition formulée à l’issue d’une mission d’audit, jugée nécessaire pour corriger des situations et aboutir à des améliorations.Remarque : non-satisfaction n’entrainant pas de risque majeur de non-respect d’une exigence.Responsable d’équipe d’audit : personne chargée d’encadrer les auditeurs.Réunion de clôture : regroupe en fin de mission les participants concernés en vue de la présentation des éléments du rapport constituant la réponse à la question posée.Réunion d’ouverture : réunion des principaux intéressés, au cours de laquelle les auditeurs présentent le schéma du déroulement de la mission.

Fiche pratique "composition d'un rapport d'audit interne"

le rapport d'audit interne devra comporter les différents point suivants :

Page de garde :

- Les objectifs d'audit- Le champ d'audit (services et/ou processus audités avec répartition du temps)- L'identification du commanditaire de l'audit- L'dentification des membres de l'équipe d'audit et de son responsable- Les dates et les lieux où les activités d'audit sur site ont été réalisées- Les critères d'audit- Le plan d'audit- La liste des représentants de l'audité- Une déclaration relative à la confidentialité du contenu- La liste de diffusion du rapport d'audit- Les domaines non couverts bien que compris dans le champ de l'audit

Résumé des observations :

- Un résumé du processus d'audit- L'incertitude et/ou les obstacles rencontrés susceptibles d'altérer la conclusion de l'audit

Conclusion de l'audit :

- Les constats d'audit- Les conclusions d'audit- Les plans d'action de suivi d'audit- Les opinions divergentes non résolues entre l'équipe d'audit et l'audité- La présentation des points forts- Les pistes d'amélioration (au lieu de points faibles)- La confirmation que les objectifs d'audit ont été atteints

Fiches de non-conformités :

Fiches de remarques :

Fiche pratique "réalisation de la réunion de clôture"

la réunion de clôture de l'audit interne devra comporter les différents point suivants :

Réunion au préalable entre les membres de l'équipe d'audit

- Revoir les constats recueillis pendant l'audit- Préparer une liste complète des constats de l'audit- S'accorder sur les écarts constatés et les qualifier- S'accorder sur les conclusions de l'audit- Définir les rôles et les tâches pour la réunion de clôture- Préparer des recommandations- Discuter des actions de suivi d'audits ultérieurs si nécessaire

Composition de la réunion de clôture

- Le responsable de l'équipe d'audit sera chargé de cette réunion- Les audités et leur hiérarchie doivent être conviés- Rappeler l'objectif de l'audit et son déroulement prévu - Présenter les écarts constatés et permettre leur levée- Présenter un compte-rendu conclusions d'audit sans remise en question- Résoudre ou faire le constats de toutes les divergences d'opinion- Présentation des observations de l'audit,

Quelques clés pour le bon déroulement de la réunion

- Utiliser un mode impersonnel- Ne pas remettre en question la direction devant ses collaborateurs- Ne pas juger la compétence des individus- Eviter l'effet de surprise dans la présentation des résultats- L’auditeur ne doit pas intervenir dans la recherche des pistes de progrès

Fiche pratique "Objectifs et étendue d’un programme d’audit interne"

Se poser les bonnes questionsQQOQCP

Qui Qui sont les auditeurs ?Qui sont les audités, sont-ils coopérants ?Avons-nous les ressources nécessaires ?

Quoi Quels sont les objectifs de l'audit ?Quels sont les activités et les processus audités ?

Où Quels sont les secteurs audités ?

Quand Quand commence les audits ?Combien de temps durera les audits ?

Comment Quelles sont les procédures à prendre en compte ?Quels sont les critères d'audit ?Quelles sont les ressources nécessaires ?Il y a-t-il des procédures concernant :

Pourquoi Pourquoi réalise-t-on un audit ?Quels sont les objectifs de la direction ?

w la plannification et le calendrier d'audit ?w assurant les compétences des auditeurs et des équipes d'audit ?w concernant la conduite des audits ?w concernant le suivi des audits ?w assurant les enregistrements d'audits ?

Fiche pratique "enregistrements du programme d'audit interne"

Les enregistrements fesants référence aux audits individuels

les plans d'audits les rapports d'audits les rapports de non-conformité les rapports des actions correctives et préventives entreprisesles rapports de suivi

Les résultats des revues du programme d'audit

Les resultats des revues du programme d'audit doivent être portés à la connaissance de la Direction

les résultats de la surveillance et des tendances qui s'en dégagent les résultats relatant de la conformité aux procéduresévolution des besoins et attentes des parties intéressées alternatives ou nouvelles pratiques d'audit mention des éventuelles actions préventives et correctives à mettre en placemention des éventuelles amélioration envisagées pour le programme d'audit

enregistrments relatifs aux personnel d'audit

les évaluations des compétences et performances des auditeurs rapport relatant la sélection de l'équipe d'audit rapports relatant le maintien et l'amélioration des compétences de l'équiê d'audit

les enregistrements doivent être conservés pour démontrer la mise en œuvre du programme d'audit

Fiche pratique "aptitudes d'un auditeur interne"

Les aptitudes q'un auditeur se doit d'avoir lors d'un audit interne

Au début d'un audit La présentation physiqueL'attitudeLa correction et le respect de l'interlocuteur

Pendant la réalisation d'un audit L'attitude et le rythme pendant l'auditl'ordre et la méthodeLa souplesseL'impartialité et l'objectivitéL'empathie et la sympathieL'ouverture et la franchiseLe recoupement des réponsesLe cadre de l'entretien Les notes

A la fin de l'audit Un rapport impersonnelLes recommandationsLe bénéfice du douteL'observationLe constat

Situations particuliéres Les recommandationsLes conflits internesLes diversionsLe camouflage Les informations spontanées

Fiche pratique "évaluation d'un auditeur interne"

Evaluation des personnes souhaitant devenir auditeurEvaluation de la compétence d'un auditeur

Evaluation continue d'un auditeur

Identification des qualités personnelles, la connaissance et les aptitudes nécéssaires pour un audit

Compléxité de l'organise à auditerLes objectifs du programme d'audit

Les exigences de l'auditL'impact de l'audit sur l'organisme

le niveau de confiance requis pour le programme d'audit

Détermination des critères d'évaluation

Les années d'expériences professionnelle et de formationLes audits réalisées

les heures de formation à l'auditDémonstration des qualités personnelles et des connaissances

Choisir la méthode d'évaluation appropriée

Revue d'enregistrement, retour d'information, entretien, Observation, tests , revuesMéthodes n'ayant pas la même fiabilité

Une combinaison de plusieurs méthodes est possible

Réalisation de l'évaluation

Informations comparés aux critères de l'étape 2Si pas conforme aux critères: complément de formation, d'expérience , d'audit suivi d'une réévaluation

Fiche pratique "revue documentaire"

Comment préparer la revue documentaire ?

Les premières questions que l'auditeur doit se poser :

En ayant à l'esprit les interrogations suivantes :

La logique appliquée est-elle adaptée à la description des documents ?Les tâches décrites appportent-elles une valeur ajoutée au système de management ?Les documents prennent-ils en compte les exigences spécifiées ?Les ressources disponibles sont-elles suffisantes pour répondre aux exigences ?Les dispositions prises pour la documentation sont-elles efficientes ?

La revue documentaire est une phase importante de la démarche de l'audit. Elle va permettre d'aider à définir les critères d'audit à vérifier. Voici quelques questions pour faciliter cette phase.

Consulter le descriptif du processus à auditerIdentifier les exigences des normes correspondantesConsulter les procédures concernéesConsulter les rapports d'audits précédentsRédiger le plan d'auditPréparer la check-list d'audit

Le document est-il connu ? Est-il disponible ? Est-il à jour ? Qui pilote et comment ? Les responsabilités sont-elles clairement définies ? Le processus est-il décrit ? les enregistrements sont-ils prévus ?

Fiche pratique "plan d'audit interne"

Le plan d'audit doit comporter les éléments suivants :

Exemple de plan d'audit

Horaire Missions/Phases Référence Personnes auditées Fonctions8H30 - 9H00 Réunion d'ouverture Tous les audités Toutes

9H15 - 10H15 Organisation générale chap … M. Pédégé Directeur

10H30 - 11H30 Organisation qualité chap … M. Dirkal Directeur qualité

… … … … …

… … … … …

13H00 - 14H15 Processus réalisation chap … Mme fabrick Responsable production

14H30 - 16H00 processus support chap … M. Hacha Responsable des achats

17H00 - 18H30 Réunion de clôture Tous les audités Toutes

Le plan d'audit a pour but de détailler la démarche de réalisation de l'audit. Il est défini par le responsable de l'équipe d'audit et diffusé aux auditeurs et aux audités afin que chacun en prenne connaissance.

Objectifs de l'auditChamp et périmètre de l'auditPersonnes du champ de l'auditDocuments de référenceMembres de l'équipe d'auditPlanning de l'audit

Fiche pratique "plan d'audit interne"

Le plan d'audit doit comporter les éléments suivants :

Exemple de plan d'audit

Fonctions AuditeurToutes XX

Directeur XX

Directeur qualité XX

… …

… …

Responsable production XX

Responsable des achats XX

Toutes XX

Le plan d'audit a pour but de détailler la démarche de réalisation de l'audit. Il est défini par le responsable de l'équipe d'audit et diffusé aux auditeurs et aux audités afin que chacun en prenne connaissance.

Fiche pratique "éthique de l'entretien"

Formuler des questions

Reformuler les réponses

Rebondir sur les réponses des audités

Réponses des audités Questions des auditeurs

Beaucoup, un peu Combien ?Souvent, parfois Quand ?En général Et les cas particuliers ?En principe Et en réalité ?En théorie Et en pratique ?

Recueillir des faits

l'audit est un exercice délicat qui réclame du doigté dans la façon de communiquer et de recevoir les messages. Une mauvaise communication induit systématiquement un mauvais audit.

Une bonne question est une question qui :- est compréhensible par l'audité- aide l'audité à s'exprimer- ne doit pas influencer l'audité

Eviter de poser les questions :- trop rapidement- plus d'une question à la fois- des questions trop longues

l'auditeur a parfois besoin de reformuler lui-même la réponse (synthèse).

Le but de tout audit est de recueillir des faits. C'est pourquoi les questions doivent :- Canaliser l'information- Amener des explications à un problème précis- Faire l'objet d'explication, de clarification, de vérification, d'illustration

Fiche pratique "Réalisation du programme d'audit interne"

Direction

responsable(s) du programme d'audit

Définition des champs d'audit

Définition des critères d'audit

Définition des ressources nécessaires pour la réalisation des audits

Mise en place du processus de gestion des enregistrements

Mise en place du processus de gestion des qualifications des auditeurs

intérêts/exigences/ attentes des parties

prenantes

Documentation existante

ressources allouées…

Améliorations

Fiche pratique "Réalisation du programme d'audit interne"

Direction

responsable(s) du programme d'audit

Validation

Communication du programme d'audit

Indicateurs de performance :- capacité des équipes d'audit- conformité et respect du programme