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Gestion et développement des installations & Services des approvisionnements

Procédure de publication sur SEAO des documents d’appels d’offre publics pour les contrats de travaux de construction

PréambuleL’entrée en vigueur d’une modification au Règlements sur les contrats de travaux de construction des organismes publics amène McGill a revoir la procédure de publication de tout appel d’offre égal ou supérieur au seuil de 100 000$. Le but de cette nouvelle procédure est de définir clairement les rôles et responsabilités de tous les intervenants impliqués dans la publication des appels d’offre sur prix et les modalités de publication. Cette procédure s’applique pour la publication initiale et pour la publication subséquente des addendas pour tout appel d’offre public et sera en application à compter du 1er septembre 2011.

Rôle et responsabilité des intervenantsPlusieurs intervenants, nommément le gestionnaire de projet, le consultant principal, la coordonnatrice administrative principale et l’administrateur des appels d’offre publics devront travailler de concert afin d’assurer une publication adéquate et rapide des documents d’appels d’offre.

Gestionnaire de Projet : Il est responsable de la coordination du projet. À ce titre, il doit s’assurer que les documents d’appels d’offre et les addendas sont conformes aux attentes de la Direction de Gestion et développement des installations et de mettre en contact les différents intervenants.

Consultant principal : Il est responsable du contenu des documents d’appels d’offre. Il doit s’assurer que ces documents sont prêts dans les délais requis et dans le format approprié.

Coordonnatrice administrative principale : Elle valide la qualité de la langue et du bon usage des modèles.

Administrateur des appels d’offre publics : Il veille à la conformité du processus de publication.

Le rôle des différents intervenants à chacune des étapes est expliqué au tableau suivant :

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Rôle des intervenants dans le processus de publication des appels d’offre publics

No Étapes Gestionnaire de projet

Consultant principal

Coordonnatrice administrative

principale

Administrateur des appels

d'offre publics

1

Démarrage du processus de publication de l’appel d'offre

X

2

Production des documents d’appel d’offres dans le format adéquat pour transmission à SEAO

X

3Préparation du formulaire de publication SEAO

X

4 Validation/approbation du formulaire SEAO X

5Envoi du formulaire SEAO au consultant principal

X

6

Création de l’appel d’offre sur SEAO à l’aide du formulaire SEAO et transmission des documents d’appel d’offre

X

7Demande, par courriel, d'approbation de publication

X

8Approbation de la publication des documents

XLes instructions détaillées de chacune des étapes du processus de publication sont affichées à l’annexe A.

Directives générales

La publication des appels d’offre doit être faite en conformité avec les modèles et standard de McGill.

Les appels d’offres seront publiés sur le compte SEAO de l’Université McGill. Pour ce faire, un code d’usager et un mot de passe générique sera mis à la disponibilité des consultants principaux par le Gestionnaire de projet. Il est de la responsabilité des consultants principaux de veiller à la bonne utilisation de ce code au sein de leur entreprise. Il est interdit de modifier le mot de passe ou les paramètres d’utilisation.

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Toute communication adressé à l’administrateur des appels d’offre public doit être faite via la boîte courriel [email protected] et devra inclure le gestionnaire de projet et la coordonnatrice administrative principale en copie. Le titre du courriel doit contenir systématiquement le numéro de référence de projet de McGill, le titre du projet et le numéro de référence SEAO.

Lors de l’élaboration de l’échéancier de projet, il est fortement suggéré d’inclure les délais de traitement liés à la publication sur SEAO. Ainsi il faut prévoir un délai de traitement par l’administrateur des appels d’offre publics pour les demandes d’approbation. Il faut également prévoir un délai additionnel pour le traitement de la demande par SEAO (voir tableau ci-dessous). Ces délais doivent être pris en considération lors du choix de la date d’ouverture afin de garantir le respect des délais prévus au Règlement 1 soit 15 jours minimum pour la publication de l’appel d’offre et de 7 jours minimum avant la date d’ouverture pour la publication d’un addenda affectant le prix.

PublicationDélai de traitement

Administrateur d’appels d’offre public

SEAO

Avis simple sans documents annexés

1 jour ouvrable Instantané

Avis ou addenda avec documents téléchargés

1 jour ouvrable 4 heures

Avis ou addenda avec documents transmis par

messagerie1 jour ouvrable 24 à 48 heures

1 Règlement sur les contrats de travaux de construction des organismes publics3 | P a g e

mailto:[email protected]


Annexe A

Processus de publication des appels d’offre

1. Démarrage du processus de publication de l’appel d'offre Le gestionnaire de projet confirme le numéro de projet avec le consultant principal et s’assure que celui- ci soit familier avec la publication sur SEAO et il lui transmet le code d’usager et le mot de passe.

2. Production des documents d’appels d’offreLe consultant principal produit une version en format PDF protégé des documents d’appel d’offre dans, pour fins de publication sur le site SEAO (devis, plans, bordereau numérique (formulaire de soumission)) Les documents doivent être regroupés par type de documents : devis, plans, bordereau numérique) et par format d’impression :

8 ½ po. X 11 po. 8 ½ po. X 14 po. 24 po. X 36 po. 24 po.X 48 po. 36 po. X 48 po. Mixte (8 ½ po. X 11 po. et 8½ po. X 14po.) Mixte (8 ½ po. X 11 po. et 11 po. X 17po.) Mixte (8 ½ po. X 14po. et 11 po. X17 po.) Mixte (8 ½ po. X 11 po. et 8 ½ po. X 14 po. et 11 po. X 17 po.) A0 A1 A2 Autre.

Les documents de même type et même format d’impression peuvent être regroupés ensemble pour faciliter la publication.

3. Préparation du formulaire de publication SEAOLe gestionnaire de projet prépare le formulaire de publication sur SEAO (voir annexe B jointe). Il transmet le formulaire à la coordonnatrice administrative principale pour la validation.

4. Validation/approbation Direction de McGillLa coordonnatrice administrative principale valide le formulaire de publication SEAO et confirme l’autorisation de lancement de l’appel d’offre avec la Direction de McGill. Lorsque le formulaire est approuvé, la coordonnatrice administrative principale le transmet au gestionnaire de projet.

5. Envoi du formulaire SEAO au consultant principal Le gestionnaire de projet envoie par courriel le formulaire de publication sur SEAO au consultant principal pour publication sur SEAO.

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6. Création de l’appel d’offres sur SEAO Note : avant la création de l’appel d’offres sur SEAO, le consultant principal aura obtenu l’autorisation de la coordonnatrice administrative principale sur le contenu des documents d’appel d’offres de qualification et des addenda. Pour ce qui est du cahier des charges, c’est la coordonnatrice administrative responsable qui génère le document à l’aide de l’information fourni par le gestionnaire de projet ou l’adjoint au gestionnaire de projet via le formulaire approprié. Le consultant principal est responsable par la suite de réviser le cahier des charges et de s’assurer que toute l’information requise y figure.Le consultant principal crée l’appel d’offre sur SEAO en se basant sur le formulaire de publication sur SEAO. Il doit utiliser le code d’usager fourni par McGill pour créer l’appel d’offre sur le compte de l’Université. Il doit remplir tous les champs sur le site WEB SEAO et à la fin cliquer sur le bouton publier.

Ce bouton déclenche la demande d’approbation de publication par l’administrateur d’appel d’offre. Une fois le bouton activé, il n’est plus possible pour le consultant de modifier le document à moins de faire une demande à l’administrateur d’appels d’offre pour remettre l’appel d’offre en mode brouillon.

Tous les fichiers téléchargés sur SEAO sont convertis en fichiers PDF par SEAO à l’exception des bordereaux numériques.

Les documents d’appel d’offre peuvent être transmis selon deux modes de transmission : par téléchargement pour tout fichier de moins de 100 Mo (100 Mo par fichier) par messagerie pour tout fichier de plus de 100 Mo.

Par téléchargementLa transmission par téléchargement se fait directement à partir du site SEAO. Le temps de téléchargement est de quelques secondes à environ 10 minutes pour les fichiers plus volumineux.Quant au formulaire de soumission, il faut l’inclure sous deux formats électroniques différents. Le premier format est dans une version électronique d’un logiciel courant tel que Word ou Excel compatible avec SEAO. Il doit être téléchargé en tant que bordereau numérique. Ce bordereau numérique permet l’indexation par le soumissionnaire directement dans le formulaire. Le deuxième format électronique doit être en PDF protégé. Il doit être téléchargé comme un devis. Cette copie PDF est requise afin de permettre aux soumissionnaires, ayant choisi de commander des copies papier, d’avoir la même information qu’en copie électronique. Voir illustration ci-dessous pour plus de détail.

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Par messageriePour les fichiers de plus de 100 Mo, le consultant principal doit choisir l’option par messagerie lors du choix de mode de transmission afin de déclencher le processus de cueillette. Il est important d’indiquer clairement l’adresse de cueillette. Le consultant doit joindre le formulaire de demande par messagerie aux documents devant être cueillis par SEAO. Pour plus de détail, voir l’illustration ci-contre. Toute question sur l’indexation des informations dans SEAO doit être adressée soit à [email protected] ou en s’adressant directement à SEAO au 514-856-6600

7. Demande, par courriel, d'approbation de publication Le consultant principal envoie par courriel une demande d’approbation de publication à l’adresse suivante : [email protected] et met en copie le gestionnaire de projet et la coordonnatrice administrative principale. Il faut prévoir un délai de traitement de la demande d’approbation d’un jour ouvrable.

8. Approbation publication des documentsL’administrateur des appels d’offre publics valide la conformité des documents téléchargés sur SEAO et envoie la demande de publication à SEAO lorsque le tout est conforme. En cas de problème, l’administrateur des appels d’offre publics communique par courriel avec le consultant principal afin de clarifier la situation.

Aucun appel d’offre ou addenda ne peut être publié sans l’approbation explicite de l’administrateur des appels d’offre publics.

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Annexe B

Appel d’offres public sur PrixEntrepreneur général

Identification - InformationNuméro de projet : Titre du projet :

Type d’avis : Avis d’appel d’offres

Nature du contrat : Travaux de construction

Limites de réception des offresDate : Heure : Au plus tard 15 :00 Heure du Québec

Ouverture publique des soumissions :

OUI

Régions et accordsRégion de Livraison: Montréal

Accord Applicable : Accord Québec-OntarioAccord sur le commerce intérieur Accord Québec-Nouveau-BrunswickAccord Québec-New York

Exception a un ou des accords applicables

NON

ResponsableGestionnaire de projet: «Nom_du_PM», «Titre_du_PM»

Gestion et développement des installations, Université McGillTéléphone : «Téléphone_PM»; Courriel : «Courriel_PM»

Publication des informations d’un contact :

OUI

Informations à diffuser : Adresse : 1010 Sherbrooke Ouest, 10e étage, Montréal, QC, H3A 2R7Courriel Téléphone

Valeur estiméeValeur estimée du contrat : 0 - 24 999 $can

25 000 – 99 999$can100 000 – 199 999$can200 000 – 249 999$can250 000 – 499 999$can500 000 – 604 499$can604 500 – 4 999 999$can5 000 000 – 8 499 999$can

Révisé le 10 octobre 2013

Sophie Brosseau, Ms., 02/18/14,

Servira de numéro d’avis sur SEAO


8 500 000 et plus

Durée du contratDurée prévue du contrat moins d’un an

1 an à 3 ans 3 à 5 ans plus de 5 ans

Être averti par courrielÊtre averti par courriel Lors de la publication

Lors de la réception des documentsLors de la fermeture prochaine

Description du Projet

Voir pages 4 et 5 du présent document.

Aucune pré-qualification

Cet appel offre fait suite à la pré-qualification (Indiquez le numéro de l'avis ici).Seuls les candidats ayant été retenus pourront soumettre une offre de prix.

Le Propriétaire ne s’engage à accepter ni la plus basse des soumissions reçues ni quel qu’autre des soumissions reçues.

ClassificationCodes UNSPSC:(D’autres codes sont disponibles. Voir Annelise pour plus de détails.)

72100000 Services de construction, de réparation et d'entretien d'immeubles72101500 Services de soutien - construction 72101600 Travaux de couverture, de revêtement ou de tôlerie 72101700 Travaux de bétonnage 72101800 Nettoyage extérieur 72101900 Finition intérieure 72102000 Travaux de revêtement, de calfeutrage, de protection contre les

intempéries, d'imperméabilisation et de protection contre l'incendie 72102200 Services d'électricité 72102300 Plomberie, chauffage et climatisation 72102400 Peinture et pose de papier peint 72102500 Maçonnerie, taille de pierre et carrelage 72102600 Charpenterie (menuiserie) 72102700 Services de pose de revêtements de plancher (couvre-planchers et

parquets) 72102800 Services de rénovation, restauration 72190000 Entretien et réparation d'infrastructures72191500 Entretien routier46191610 Gicleurs incendie46190000 Protection contre l’incendie11101510 Amiante


http://www.seao.ca/Recherche/rech_parUNSPSC.aspx?Code=72191500

















72101605 Montage ou réparation de toitures

CatégorieType de contrat : Travaux de construction

Catégorie : Service de la construction

Conditions d’admissibilité

Le Candidat doit avoir, au Québec ou dans un territoire visé par l'Accord intergouvernemental applicable, un bureau où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible pendant les heures normales de bureau.

Autres conditions d’admissibilité :

1) Visite de chantier obligatoire

Date : Heure : Endroit :

Seuls les candidats qui auront été présent à cette visite pourront soumissionner.

2) Le soumissionnaire doit posséder les qualifications, les autorisations, les permis, les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires.

3) Au cours des deux années précédant la date d’ouverture des soumissions, le soumissionnaire ne doit pas avoir fait l’objet d’une évaluation de rendement insatisfaisant de la part du Propriétaire, d’une résiliation de contrat en raison de son défaut d’en respecter les conditions ou avoir omis de donner suite à une soumission ou à un contrat.



DocumentsDistribution des documents gérée par:

SEAO

Adresse :(à noter : peut être l’adresse du consultant externe)

Disponible sur le site Internet SEAO

Signature électronique incluse dans la documentation

oui non

Marge préférentielle et modalités d’adjudication du contratEN-Système d’assurance qualité : NON

EN-Modalité d’adjudication: EN-Prix le plus bas



INSTRUCTIONS POUR LA PUBLICATION DE L’APPEL D’OFFRES PUBLIC

PROJET : Université McGill MontréalNuméro Établissement Ville

L’Institution royale pour l’avancement des sciences / Université McGill, Propriétaire, ayant son siège au 845, rue Sherbrooke Ouest, Montréal, Québec, demande des soumissions pour la construction de situé à . Cet appel offre fait suite à la pré-qualification Qnuméro. Seuls les candidats ayant été retenus pourront soumettre une offre de prix.

Les documents contractuels pourront être obtenus par l’intermédiaire du Service électronique d'appels d'offres en ligne (SÉAO), en acquittant les frais requis.

Seuls sont admis à soumissionner les entrepreneurs ayant au Québec un établissement où ils exercent leurs activités de façon permanente, clairement identifié à leur nom et accessible durant les heures normales de bureau ou, lorsqu’un accord intergouvernemental est applicable, au Québec ou dans une province ou territoire visé pour cet accord et détenant la licence requise en vertu de la Loi sur le bâtiment (L.R.Q., chapitre B-1.1).

Les soumissions devront être accompagnées d’un cautionnement de soumission délivré par une institution financière, telle que définie à l’article 12 du Règlement sur les contrats de travaux de construction des organismes publics (L.R.Q., c. C-65.1, r.3) et établi au montant de dix pour cent (10%) de la valeur de la soumission incluant les taxes applicables et valide pour une période de quarante-cinq (45) jours de la date d’ouverture des soumissions.

Les soumissions seront reçues à l’endroit suivant :

Nom : Université McGill, att : Services des approvisionnementsAdresse : 1010, rue Sherbrooke Ouest Courriel : [email protected] : Montréal, Québec Tél. : 514 398-8115Date : Heure locale en vigueur : 15 h

pour être ouvertes publiquement au même endroit, le même jour et à la même heure.

Les entrepreneurs soumissionnaires sont responsables du choix des sous-traitants, tant pour leur solvabilité que pour le contenu de leur soumission, et doivent les informer des conditions qu’ils entendent leur imposer et s’assurer qu’ils détiennent les permis et licences requis.

Le Propriétaire ne s’engage à accepter ni la plus basse des soumissions reçues ni quel qu’autre des soumissions reçues.

Signature : Représentant du Propriétaire désigné



Annexe C

Menu d’aide disponible sur le site web SEAO qui explique les étapes de création d’un avis sur SEAO (www.seao.ca )


Un menu d’aide est disponible sur le site

http://www.seao.ca/



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Les différentes étapes sont expliquées via ce menu