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Mercredi 4 juin 2 014- 14h00 Faculté d e scienc es économiques- R ennes Synchronisons nos temp autour du patient

Mercredi 4 juin 2014- 14h00 Faculté de sciences économiques- Rennes

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Mercredi 4 juin 2014- 14h00 Faculté de sciences économiques- Rennes. Synchronisons nos temps autour du patient. 14h00 – 14h30 Présentation de la démarche méthodologique 14h30 – 16h Exemples de pistes d’action 16h – 16h30 Présentation de l’étape 3 du projet 16h30 – 17h Conclusions. - PowerPoint PPT Presentation

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Mercr

edi 4

juin

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Facult

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éco

nomique

s- R

ennes

Synchronisons nos temps autour du patient

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PROGRAMME 14h00 – 14h30 14h00 – 14h30

Présentation de la démarchePrésentation de la démarche

méthodologiqueméthodologique

14h30 – 16h 14h30 – 16h

Exemples de pistes d’action Exemples de pistes d’action

16h – 16h3016h – 16h30

Présentation de l’étape 3 du projetPrésentation de l’étape 3 du projet

16h30 – 17h16h30 – 17h

ConclusionsConclusions

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Prése

ntation de l

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che

méthodologiq

ue

Monique ABAD Monique ABAD

et Stanislas JOHANETet Stanislas JOHANET

ANAPANAP

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4

INTRODUCTION

Synchroniser les temps : de quoi s’agit-il ?• L’équipe hospitalière : spécificités• Travailler ensemble : simultanément ?• Sujet « inconnu »

Qui ?• Projet institutionnel : management établissement, pôle• Pistes ciblées : management services ou unités

Pourquoi synchroniser ? Où et quand ? Comment ? Ouvrage et outils (après les témoignages des établissements)

• http://www.anap.fr/

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5

POURQUOI SYNCHRONISER ?

Thème porteur de gisement sur les 3 axes de la performance

POUR LES PATIENTS

Synchroniser les professionnels pour améliorer la qualité et la sécurité des soinsExemples d’indicateurs : Délai d’attente du patient, taux de satisfaction

POUR LES PROFESSIONNELS

Qualité des conditions de travail : Satisfaction des professionnels, valorisation des fonctions individuelles, sens du travail en équipe

Exemples d’indicateurs : taux de satisfaction au travail, absentéisme, taux d’anticipation des congés

POUR LES ETABLISSEMENTS

Efficience organisationnelle (le gaspillage est non éthique !) : adaptation des emplois aux besoins , optimisation des équipements

Exemples d’indicateurs : diminution du taux de retard au démarrage / débordement, réduction de l’intérim et des heures supplémentaires, taux d’occupation du plateau technique

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OU ET QUAND ? (1/3)

• Le bloc opératoire• On ne peut y travailler qu’ensemble : Brancardiers - AS - IBODE - IADE - Chirurgien – Anesthésiste• Tout maillon manquant interrompt/retarde la chaine des soins• Retard au démarrage = risque de débordement = impact sur d’autres activités• Exemples de bénéfices attendus o Diminution de l’attente inconfortable du patiento Meilleure lisibilité de la plus value des professionnels, valorisation des métiers, dynamisme d’équipeo Augmentation du taux réel d’occupation des salles d’intervention au bloc

• Les consultations externes• Nécessité d’acteurs alignés : praticien, infirmière, secrétaire, etc.• Image de marque de l’établissement• Retard au démarrage : risque de perte de clientèle et débordement• Exemples de bénéfices attendus o Diminution de l’attente du patient (et de la nécessité de rattraper le temps perdu…)o Meilleure synchronisation des personnels et diminution des tensions entre les membres de l’équipe o Meilleure fluidité : flux, facturation, etc.

6

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7

OU ET QUAND ? (2/3)

• Le plateau d’imagerie• Unité stratégique pour les flux de patients hospitalisés et consultants externes• Investissement coûteux : optimisation de son utilisation• Nécessité d’être en synergie : praticien, MER, secrétaire, brancardier• Bénéfices attendus o Meilleure disponibilité du serviceo Diminution des délais de prise en charge et réduction des DMSo Augmentation de recettes externes

• Les unités d’hospitalisation • La nécessité d’un alignement des acteurs parfois peu apparente• MAISo La décision/prescription médicale impacte les flux de patients et l’activité soignanteo Le retard ou la désynchronisation chronique de l’un des acteurs déstabilise l’équipe

• Bénéfices attendus o Pour le patient, diminution de l’attente d’information, de la décision de sortie, de la prescriptiono Pour les soignants, meilleure anticipation des flux de patients, de leur planning de soins et d’exécution des prescriptions,

meilleures conditions de travail (pause repas !)o Meilleure optimisation des lits (TO, DMS, etc.), réduction absentéisme et heures sup.

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OU ET QUAND ? (3/3)

• Synchronisation des congés et autres absences annuelles prévisibles• Simultanéité des présences des acteurs en fonction des besoins• Anticipation des congés et formalisation des organisations • Bénéfices attendus : respect mutuel dans l’équipe, optimisation des équipements, etc.

• Lissage de l’activité hebdomadaire• Equilibre des effectifs d’un jour à l’autre et répartition équitable de l’activité  

• Prise en compte des priorités professionnelles et personnelles • Bénéfices attendus : limitation des déséquilibres et de leurs risques, meilleure réponse aux besoins de santé

publique

• Synchronisation journalière

• Désynchronisation ancrée dans les habitudes et vécue avec fatalisme• Conséquences significatives :o Qualité / sécurité des soins (pression de production, défaut de communication, interruptions)o Conditions de travail : sentiment de dévalorisation, défaut de solidarité d’équipe, démotivationo Efficience : heures supplémentaires, allongement de la DMS, diminution du volume d’actes

• Bénéfices attendus : limitation des retards chroniques au démarrage, diminution des parasitages, réduction des débordements

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9

FONDEMENT• Remettre à l’ordre du jour la notion d’ équipe….• …. Qui n’est pas que la juxtaposition de professionnels !• Tendre vers une entité organisée dans la complémentarité autour du malade

METHODE

• 11 établissements de santé bretons et lorrains volontaires

• Cf. pages suivantes

o Fiche synoptique de la méthodologie proposée (extraite de l’ouvrage en cours de publication)

o 3 étapes : préparer, conduire, pérenniser

* COMMENT ?

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PREPARER LE PROJET

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ÆTTAPES : PRINCIPE DE L’OUTIL« Quiz » autoportant défini sur 3 axes : médical, non médical et transversal

*

Un outil d’autoévaluation•Initier un travail de réflexion interprofessionnelle •Faciliter le dialogue de gestion RH•Etayer le dialogue social

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ÆTTAPES : DIAGNOSTIC ET PLAN D’ACTIONSl

• Un outil qui permet • Evaluation points forts et faiblesses

o Par axe et globalement dans un ES/pôleo Organisation et gestion des effectifs, du temps

de travail, du pilotage

• Identification des priorités d’amélioration o Maquettes (PNM) et trames organisationnelles

(PM)o Formation des cadres, responsables médicaux o Anticipation des absences médicales

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CONDUIRE LE PROJET

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Ne pas s’endormir sur ses lauriers….

PERENNISER ....

Et déployer les bonnes pratiques dans votre établissement et ailleurs !

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Exemples de Exemples de pistes d’actions pistes d’actions

réalisées dans les réalisées dans les établissements établissements accompagnésaccompagnés

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AMÉLIORER L

A GESTI

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DES FLU

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CANNER

Centre hospitalier de LANNION

J-P. Glorian, I. Boiziau-Silve et C. Moragues

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Éléments contextuels

– La recherche par l’ établissement d’une amélioration de l’efficience économique par un meilleur utilisation des ressources dans un contexte

• d’activité « volatile »• De tension budgétaire forte

– Le Benchmark 2012 ARS Bretagne en Imagerie – La Communauté Hospitalière de Territoire Actions présentées:1- Une meilleure synchronisation des acteurs en HDJ chimiothérapie2- L’optimisation de l’utilisation des équipements en Imagerie

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Une meilleure synchronisation des acteurs en HDJ chimiothérapie

Démarche de mise en œuvre• Rappel du contexte : Activité en hausse depuis 2011 à effectifs constants

Multiples intervenants Unification des deux HDJ médecine en mai 2014

• Actions : Organisation des IDE et de l’ASH établie, en lien avec celle des médecins Elaboration des parcours patients en fonction du type de protocoles de

chimiothérapie Mise en place de médis rendez –vous, permettant de planifier les

consultations d’annonce IDE et les programmations des patients, consultable à distance par les médecins de SAINT BRIEUC

Mise en place des consultations IDE dans le cadre des thérapies ciblées Soins de support : traçabilité et programmation améliorées Arrivée décalée des patients

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Leviers et obstacles

Leviers :• Equipe IDE très investie dans ce projet et force de propositions• Investissement des médecins dans ce projet• Travail réalisé autour du circuit d’un patient pour la pose d’une chambre à

cathéter implantable• L’unification des deux hôpitaux de jour de médecine

Obstacles :• Plusieurs intervenants médicaux ayant chacun leurs contraintes de

fonctionnement• Patients habitués à solliciter les IDE, hors hospitalisation, pour toutes les

questions qu’ils peuvent se poser

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Résultats mesurablesPremier constat:• Une stabilité de l’équipe infirmière depuis 2011• Des heures supplémentaires IDE divisées par trois entre fin 2012 et

fin2013 ( 165H 59H)

Mise en place d’indicateurs suivis mensuellement:• Taux de rotation ( Hôpital de jour et de semaine): stabilité• Suivi des différents protocoles de chimio selon leur longueur: stabilité• Nombre de séjours convertis en consultation : stabilité• Nombre de séjours convertis en hospitalisation complète : stabilité• Nombre de consultations IDE (annonce et thérapies ciblées) : en pour

les deux entre 2012 et 2013 ( cons. annonce: 102 146 )• Taux de consultations d’annonce IDE rapporté au nombre de consultations

d’annonce médicales : 100%• Suivi des séjours annulés à moins de 24h: à mettre en place

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Optimisation de l’utilisation des équipements en Imagerie

Démarche de mise en œuvre

• Suite au benchmarking 2012 visant à promouvoir la qualité et la sécurité des examens et actes, l’équipe d’imagerie médicale du centre hospitalier Lannion – Trestel a choisi de poursuivre sa réflexion :

- pour améliorer la fluidité du travail - pour améliorer la programmation des examens pour les

patients hospitalisés

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Page 22: Mercredi 4 juin 2014- 14h00 Faculté de sciences économiques- Rennes

Leviers et obstacles

Leviers :

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Obstacles:

• Départ du cadre en octobre. Vacance du poste jusqu’au mois de janvier

• Benchmarking • Positionnement des radiologues et du cadre et de l’équipe

• Nouveau cadre non formé aux outils de suivi

• Un seul scanner

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Résultats mesurables

• Réorganisation du cycle de travail des MER

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• Réorganisation du travail des MER pour améliorer la composition du dossier patient

Gain de temps —> confort et satisfaction du patient Gain de temps —> meilleure organisation du travail = satisfaction des MER Gain de temps —> Amélioration des informations = satisfaction des radiologues

• Impact sur la baisse du délai de RDV au scanner (2mois à 15j), mais résultat multifactoriel

• Visualisation des bons de demandes d’examens dès le matin pour programmation des RDV

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Page 24: Mercredi 4 juin 2014- 14h00 Faculté de sciences économiques- Rennes

Environnement du projet dans l’établissement

Leviers :– Un binôme chef de projet ( non médical/médical) appuyé par un COMOP– Un projet s’appuyant sur des valeurs communes:

• La Qualité de l’accueil , le respect du patient, l’attention à ses besoins• La solidarité et la cohésion d’équipe

– Un suivi de projet s’appuyant sur des indicateurs – Un appui extérieur (CERCLH et ANAP)

Obstacles  – La rupture dans la continuité du projet lié au départ d’un des membres du binôme chef

de projet et de porteurs de pistes– Le choix des pistes retenues par l’institution partiellement validé par les acteurs de

terrains concernés – L’ absence de Leadership pour la mise en place des Trames d’Organisation Médicales

Opportunités– Le regroupement des hôpitaux de jour de médecine et de chimiothérapie– Une réorganisation médicale liée à des mouvements de praticiens – Les résultats du benchmark en imagerie– La certification ( travail sur les parcours patients)

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DE L’ACCOMPAGNEMENT

DU SERVIC

E GASTRO-E

NTEROLOGIE

A UN M

ODELE ORGANIS

ATIONNEL

DEPLOYE DANS L’

INSTIT

UTION

Centre hospitalier de SAINT BRIEUC

Dr B. Letellier, D. Le Gal, M. Guigo et C. Hamel

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Réaliser des sorties de patients le matin

Un échec en 2007Un objectif approprié par les acteurs médico-soignants en

2013

Une méthodologie partagée

Organisations médicales Organisations médico-soignantes

Cartographie de l’Organisation Médicale dans une unité pilote

Cartographie de l’activité AS

Indicateurs d’activitéEtude des heures de visite médicale et parallèle avec l’activité paramédicaleDescription d’un relevé de visite

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Indicateur = effectif cumulé

ENTRÉESSORTIES

Indicateurs d’activité dans une unité pilote

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Lundi 10/02/2014

Mardi 11/02/2014 15'

Mercredi 12/02/2014

Jeudi 13/02/2014 10'

Vendredi 14/02/2014

Samedi 15/02/2014

Dimanche 16/02/2014

Légende Temps moyen de transmission

Transmission ISG/MED Temps moyen de visite

Visite Temps moyen de relevé de visitePrésence internes

Relevé de visite

Heure moyenne de début de visiteTâches

TransmissionsPrise en charge patients / lire DDSDistribution / vérification des médicaments / chariot de soinsPause déjeunerRelévé visite, màj clinicom, trans écrites, DDSRangement pharmacie

VISITE

Se

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Date15'

15'

20'

Min 09:00

10'

Fiche de tâches

00:14

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Max 09:45

Relevé des heures de visite / tâches paramedicales

Détail d’un relevé de visite6:

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7:30

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8:30

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Nombre de sorties

Distribution des repasNbre d'aides au repas

Temps de toilettes

Nbre de toilettes

Temps de ménage

Nombre de sortiesDistribution des repas

Nbre d'aides au repas

Temps de toilettes

Nbre de toilettes

Temps de ménage

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Distribution des repasNbre d'aides au repas

Temps de toilettes

Nbre de toilettes

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Distribution des repasNbre d'aides au repas

Temps de toilettes

Nbre de toilettes

Temps de ménage

Nombre de sorties

Distribution des repasNbre d'aides au repas

Temps de toilettes

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Temps de ménage

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Distribution des repasNbre d'aides au repas

Temps de toilettes

Nbre de toilettes

Temps de ménage

Nombre de sorties

Distribution des repasNbre d'aides au repas

2 complètes + 4 aides

2

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03:002

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02:452 complètes + 3 aides

00:402 2

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2

2

3

Légende

Aide à la toilette

Aide au repas

Ménage

Cartographie de l’activité ASSemaine 21

Salle 1 Endo PC + urg AD AD VQ EB 1/2 sem paire -

TSDB  PC + MDH DB  DB

Salle 2 Colo TS MDH PZ VQ IJ  IJ

Salle 3 Interv VQ EB 1/4 sem impaire

PZ

Echo Abdo PC MDH AD RLS TS

EE haute PZ

EE basse MDH

Procto DB Procto

Hémodynamique

Consultation 1 AD DB gastro PZ AD TS TS

 Consultation 2 VQ ON MDH VQ PZ PZ

Consultations 3 Dr VESP ROUMIS Me LE TERTREDr REBILLARD + Me

GUILLEMOT

Gastro 1  - A MDH/M MDH/M MR/M MDH/M DB/M DB/M M DB/M TS/M TS/M

Gastro 1  - B AD/A AD/A PZ/A PZ/A AD/A AD/A PZ/A PZ/A  AD/A  AD/A

Gastro 2 VQ/D VQ/D TS/D VQ/D /D VQ/D MDH/D MDH/D PZ/D PZ/D

HJ Gastro DB DB AD AD TS TS DB DB PZ PZ

HJ Hémato

C. H. Lannion

Absences KA KA KA KA MR - MDH-KA MDH - MR-KA KA - VQ KA  - VQ MDH-KA-VQ MDH-KA-VQ

Dr REBILLARDDr REBILLARD

Mme DAVYDB addicto Dr BEDDIAF

AD

DB DB PZ

MDH VQ

Matin Après-midi Matin Après-midi

TS TS

DB

                    PLATEAU TECHNIQUE DE GASTRO-ENTEROLOGIE                     CONSULTATIONS de GASTRO-ENTEROLOGIE et d'ADDICTOLOGIE

Vendredi  23

Matin Après-midi Matin Après-midi Matin

Lundi 19 Mardi 20 Mercredi 21 Jeudi 22

Après-midi

PZ ON AD

Cartographie de l’Organisation Médicale

Outils du diagnostic

Page 29: Mercredi 4 juin 2014- 14h00 Faculté de sciences économiques- Rennes

Pas de réelle concordance entre les organisations médicales et paramédicales un frein aux sorties le matin

Influence de l’organisation du ménage des sortants sur l’entrée

des patients l’après-midi

Prise de conscience médicale : l’organisation médicale impacte - l’organisation soignante- l’heure de sortie des patients

Levier choisi : appui en bio nettoyage pour les chambres de patients sortants le matin

Bénéfices attendus : -Augmenter le nombre d’entrées en début d’après midi et notamment celles du SAU Diminuer l’attente des patients au SAU avant leur montée dans le service-Prise en charge plus précoce des patients entrant l’après midi par l’équipe médicale Meilleure cohérence dans l’organisation médico-soignante en soirée.

DIAGNOSTIC

Page 30: Mercredi 4 juin 2014- 14h00 Faculté de sciences économiques- Rennes

Indicateurs opérationnels

Indicateurs de performanceEN HÉPATO GASTRO (DU LUNDI AU SAMEDI)

Nombre de lits nettoyésEn moyenne 5,8 lits nettoyés sur les 2 unités par jour

TAUX DE SORTIES LE MATIN-10/06 au 15/06/13 : 21% soit 9/43 semaine-03/03 au 08/03/14 : 41% soit 18/41 semaine-12/05 au 17/05/14 : 51% soit 27/53 semaine

Nombre d’isolements 1 lit pour patient en isolement en gastro US1

NOMBRE D’ENTRÉES AVANT 15H00-10/06 au 15/06/13 : 26% soit 11/43 semaine-03/03 au 08/03/14 : 26% soit 11/42 semaine-12/05 au 17/05/14 : 36% soit 17/47 semaine

Programmations avancées-49% de patients programmés-12 transferts d’un autre service du CH dont 4 SAU

DMS PMSI des RUM en gastro (hors séances)-1er trimestre 2013: 5,68 jours (IPDMS 1,08)-1er trimestre 2014 : 4,85 jours (IPDMS 1,07)

Heure d’arrivée :80% des arrivées, liées aux sorties le matin, réalisées avant 16H

Equipe médicale : Amélioration du fonctionnement médecin/infirmières grâce à l’arrivée précoce en début d’après midi des patientsEquipe paramédicale : Meilleure prise en charge des arrivées (plus de temps AS, lissage de leur activité, Les entrants sont vus par l’ISG lors du tour de soins.

Evaluation à 1 mois

Taux en augmentation

Taux en augmentation

DMS en baisse

Amélioration de la prise en charge des entrants

EVALUATION APRES 1 MOIS

Page 31: Mercredi 4 juin 2014- 14h00 Faculté de sciences économiques- Rennes

Action 1

UN SCHEMA ORGANISATIONNEL À DEPLOYER

Page 32: Mercredi 4 juin 2014- 14h00 Faculté de sciences économiques- Rennes

APPORT DE L

A CHARTE D

E

FONCTIONNEMENT D

U SERVIC

E

POUR L’ORGANIS

ATION D

ES

VISIT

ES EN C

HIRURGIE

Centre hospitalier de GUINGAMP

Dr D. Lonesco et Dr S. Leret

Page 33: Mercredi 4 juin 2014- 14h00 Faculté de sciences économiques- Rennes

ContexteContexte

• Activité mixte public-privé et pluridisciplinaire;Activité mixte public-privé et pluridisciplinaire;

• 4 unités de soins chirurgicaux (HC,HS,CA,USC) ayant au centre le 4 unités de soins chirurgicaux (HC,HS,CA,USC) ayant au centre le bloc opératoire- 7530 séjours, DMS:2,31;bloc opératoire- 7530 séjours, DMS:2,31;

• Amélioration du circuit patient par une anticipation du parcours Amélioration du circuit patient par une anticipation du parcours péri-chirurgical ( USPC, M. Gériatrique ,SSR);péri-chirurgical ( USPC, M. Gériatrique ,SSR);

• L’ évolution favorable du modèle d’organisation en chirurgie L’ évolution favorable du modèle d’organisation en chirurgie ambulatoire – 4028 séjours (53,49%);ambulatoire – 4028 séjours (53,49%);

Page 34: Mercredi 4 juin 2014- 14h00 Faculté de sciences économiques- Rennes

Objectifs et leviersObjectifs et leviers• Définir en HC (chirurgie viscérale et orthopédie), la meilleure Définir en HC (chirurgie viscérale et orthopédie), la meilleure

chronologie médecin-soignant ;chronologie médecin-soignant ;

• Identifier le rôle et les attributions des prescripteursIdentifier le rôle et les attributions des prescripteurs

(chirurgiens/anesthésistes);(chirurgiens/anesthésistes);

• S’appuyer sur la programmation préexistante:S’appuyer sur la programmation préexistante:

- logiciel Advantime bloc opératoire et fiches- logiciel Advantime bloc opératoire et fiches

- cellule de programmation - cellule de programmation

- en lien avec la PDS- en lien avec la PDS

• Préparer l’uniformité des pratiques pour la mise en place des Préparer l’uniformité des pratiques pour la mise en place des

prescriptions informatisées en chirurgieprescriptions informatisées en chirurgie

Page 35: Mercredi 4 juin 2014- 14h00 Faculté de sciences économiques- Rennes

La charte de fonctionnementLa charte de fonctionnement• Elaborée en s’appuyant sur le temps soignant ;Elaborée en s’appuyant sur le temps soignant ;

• Identification des responsables des unités et sous-unités ;Identification des responsables des unités et sous-unités ;

• Créneaux horaires obligatoires pour accorder les transmissions Créneaux horaires obligatoires pour accorder les transmissions

anesthésiste/chirurgien/soignant;anesthésiste/chirurgien/soignant;

• Implication du cadre de santé dans la cohérence des actions et Implication du cadre de santé dans la cohérence des actions et

la gestion du parcours patient ;la gestion du parcours patient ;

• Dispositions de bonne conduite professionnelle :Dispositions de bonne conduite professionnelle :

- signalement des dysfonctionnements- signalement des dysfonctionnements

- transversalité et bon usage des biens- transversalité et bon usage des biens

- veille professionnelle- veille professionnelle

Page 36: Mercredi 4 juin 2014- 14h00 Faculté de sciences économiques- Rennes

RésultatsRésultats

• Meilleure coordination des prescriptions et de la traçabilité Meilleure coordination des prescriptions et de la traçabilité

écrite dans les dossiers des soins;écrite dans les dossiers des soins;

• Diminution des signalements des événements indésirables;Diminution des signalements des événements indésirables;

• Articulation plus efficace avec les autres unités chirurgicales ;Articulation plus efficace avec les autres unités chirurgicales ;

• Valorisation plus pertinente des séjours;Valorisation plus pertinente des séjours;

• Projet d’amélioration du parcours patient en lien avec l’unité Projet d’amélioration du parcours patient en lien avec l’unité

mobile gériatrique;mobile gériatrique;

Page 37: Mercredi 4 juin 2014- 14h00 Faculté de sciences économiques- Rennes

Intervention de l’équipe mobile de gériatrie en service de chirurgie au CH de Guingamp

Démarche de mise en œuvre

EMG fonctionne depuis 2004, 673 interventions en 2013, dont 3.8% en service de chirurgie.

Moyenne d’âge des patients sur le pôle chirurgie-obstétrique de 55.7 ans, 66.45 ans en chirurgie orthopédique.

Double objectif = améliorer la prise en charge des personnes âgées > 70 ans et valoriser les séjours en chirurgie.

Définition de critères d’appel de l’EMG: troubles cognitifs, chutes, fracture du col fémoral…(réalisation d’un arbre décisionnel pour les soignants).

Réalisation d’un bilan sanguin « gériatrique » systématique pour toute PA > 70 ans entrant en service de chirurgie.

Page 38: Mercredi 4 juin 2014- 14h00 Faculté de sciences économiques- Rennes

Leviers et obstaclesLeviers et obstacles

Leviers:- Rencontre hebdomadaire avec le cadre de santé du service et

l’équipe IDE.- Formation des équipes soignantes aux bonnes pratiques gériatriques.- Projet de mise place d’évaluations gériatriques pour les chirurgies programmées à l’arrivée d’un nouveau chirurgien orthopédiste.- Présence d’une filière gériatrique complète au CH de Guingamp.

Obstacles:- Avis consultatif uniquement.- Difficultés pour avoir un interlocuteur sur le plan médical (manque de

disponibilité).

Page 39: Mercredi 4 juin 2014- 14h00 Faculté de sciences économiques- Rennes

Résultats mesurablesRésultats mesurables•Démarche initiée depuis peu si bien que nous ne pouvons pas encore analyser l’efficacité de nos interventions.

• Premier bilan prévu dans 6 mois en mesurant notamment l’incidence des ré-hospitalisations précoces (< à 1 mois et < à 3 mois après la sortie).

• Nombre d’interventions de l’EMG.

•Amélioration des codages des séjours T2A à évaluer avec le DIM.

•Satisfaction des usagers, de leur entourage et des équipes soignantes.

Page 40: Mercredi 4 juin 2014- 14h00 Faculté de sciences économiques- Rennes

COORDONNER LES

ACTEURS DE LA

CONSULTATIO

N EXTERNE

Centre hospitalier de DINAN

N. Montay et Dr JM. Laine

Page 41: Mercredi 4 juin 2014- 14h00 Faculté de sciences économiques- Rennes

Description de l’actionDescription de l’actionDémarche de mise en œuvre

• Pourquoi cette piste?  nombreux dysfonctionnements :– Décalages entre horaires des consultations et présence du personnel– Retard courriers médicaux / Insatisfaction des professionnels– Plages de consultation mal structurées / retard pour les patients– Absence de visibilité / absence médicales– Outils de gestion de RDV nombreux et variés

• Acteurs impliqués : Médecins, cadre, paramédicaux, AMA, bureau des admissions, DRH.

• Pistes travaillées :– Structuration de la gouvernance– Révision de l’organisation paramédicale et administrative– Lissage de la charge de travail– Anticipation de l’absence des médecins– Formalisation d’un référentiel commun de gestion des RDV

• Calendrier

Centre Hospitalier"René Pleven"

Page 42: Mercredi 4 juin 2014- 14h00 Faculté de sciences économiques- Rennes

Leviers et obstaclesLeviers et obstacles

Leviers :– 2 projets en perspective :

• Ouverture d’un nouveau plateau de consultation• Déploiement de Medis, logiciel de gestion des RDV

– Continuité de la démarche qualité– Motivation des équipes pour travailler sur les circuits patients

Obstacles/freins :– Démographie médicale nombreuses contraintes dans les emplois

du temps– Architecture : absence d’unité de lieu sur le secteur actuel

Centre Hospitalier"René Pleven"

Page 43: Mercredi 4 juin 2014- 14h00 Faculté de sciences économiques- Rennes

Résultats mesurablesRésultats mesurables

• Autres indicateurs retenus :– Activité– Taux d’occupation des bureaux de consultation– Reports de consultations

Indicateur Avant AprèsDiminution de l’attente 30’ à 1 heure 5’ à 30’

Délai d’envoi des courriers 1 mois < 5 jours

Accueil  physique  :  présence des professionnels paramédicaux et administratifs sur l’ensemble des consultations

Lissage de l’activité : effectif / programmation des actes paramédicaux.

Satisfaction des professionnels : dynamique retrouvée chez les paramédicaux

Structuration de la gouvernance : Mise en place d’un Conseil de consultation Élaboration d’une Charte de fonctionnement

Centre Hospitalier"René Pleven"

Page 44: Mercredi 4 juin 2014- 14h00 Faculté de sciences économiques- Rennes

MIEUX A

RTICULER LES

ACTEURS : ANTIC

IPATIO

N DES

CONGES MEDIC

AUX ET N

ON

MEDICAUX A

U BLOC

OPERATOIRE

Centre hospitalier de SAINT MALO

C. Roquet et Dr G. Cam

Page 45: Mercredi 4 juin 2014- 14h00 Faculté de sciences économiques- Rennes

Description de l’actionDescription de l’actionDémarche de mise en œuvre

Description : • Périmètre : bloc opératoire• Acteurs impliqués

– Chirurgiens, anesthésistes– Cadre de bloc, IBODE, IADE

Bénéfices  attendus• Mise en cohérence des absences au bloc (chirurgiens, anesthésistes, IBODE,

IADE)• Ajustement à court terme des ressources paramédicales aux plannings

opératoiresDémarche de mise en œuvre:

• Groupe de travail piloté par Binôme chef de pôle / cadre de bloc• 10 réunions d’1h30 (pour l’ensemble des thématiques BO / UCA)

pluridisciplinaires• Lien avec la direction des affaires médicales plus spécifiquement sur cette

action

Page 46: Mercredi 4 juin 2014- 14h00 Faculté de sciences économiques- Rennes

Leviers et obstaclesLeviers et obstacles

Leviers:

• Chef de pôle et encadrement très motivé• Appui de l’ANAP (en dehors du présent projet)• Mise en place d’AGIRH temps médical (module tableau

de service)

Obstacles:

• Absence de leadership dans l’équipe d’anesthésistes (démission du responsable médical de la structure)

• Absence de logiciel de gestion du bloc opératoire

Page 47: Mercredi 4 juin 2014- 14h00 Faculté de sciences économiques- Rennes

Résultats mesurablesRésultats mesurables

Indicateur opérationnel retenu:• % des absences médicales non déclarées 2 mois ou plus à l’avance• Valeur cible = 0%• Résultats:

Valeur de départ > 50%

Mesure novembre 13 0%

Mesure mai 14 0%

Page 48: Mercredi 4 juin 2014- 14h00 Faculté de sciences économiques- Rennes

Résultats mesurablesRésultats mesurablesIndicateur de performance retenu:• Cohérence du présentéisme médical et non médical• Valeur cible = superposition des courbes• Résultats: (Période de relevée = début avril)

Proportion de vacations par métier au BO

0

50

100

150

200

250

L 7 M 8 M 9 J 10 V 11 L 14 M 15 M 16 J 17 V 18

MAR (x10)

IBODE

IADE

Page 49: Mercredi 4 juin 2014- 14h00 Faculté de sciences économiques- Rennes

APPORT DE LA C

HARTE

DE FONCTIO

NNEMENT

D’UN S

ERVICE D

E

MEDECINE

Centre hospitalier de PAIMPOL

Y. Marrec et Dr JJ. Bodenes

Page 50: Mercredi 4 juin 2014- 14h00 Faculté de sciences économiques- Rennes

Environnement du projet dans Environnement du projet dans l’établissementl’établissement

50

Éléments contextuels • Mars 2012 : 2ème restructuration avec un impact sur plusieurs services de l’établissement et

notamment en médecine court séjour.• Nouvelle équipe médicale et paramédicale, confrontation de plusieurs logiques de travail avec

un manque d’uniformisation des pratiques.• Manque de structuration dans l’organisation générales des présences médicales et de la

continuité des soins.

Leviers

Certification…

Obstacles • Instabilité au sein de l’équipe médicale, départs et arrivées de nouveaux médecins

• Depuis la restructuration de 2012, le service a changer quatre fois d’orientations.

Opportunités• Arrivée d’un nouveau médecin Chef de service en novembre 2012, élément moteur et porteur de

projets. Le service de médecine trouve son orientation et devient un service de médecine polyvalente. Trois médecins généralistes sont recrutés.

• Meilleure stabilité au sein de l’équipe médicale.

Page 51: Mercredi 4 juin 2014- 14h00 Faculté de sciences économiques- Rennes

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Pourquoi cette piste ?• Manque de structuration dans l’organisation générale des présences et de la continuité

des soins.• Problème de cohérence de temps entre l’équipe médicale et paramédicale ayant un

impact sur :– l’organisation des visites– La qualité des transmissions– l’organisation des sorties– Les durées de séjours– l’organisation des absences et congés– Les délais de dictée et de rédaction des courriers avec une désorganisation

du secrétariat– Pas de staffs structurés et de liens fonctionnels avec les équipes transverses– ...

Proposition de l’A.N.A.P : Élaboration d’une charte de fonctionnement et proposition d’un outil.

Pourquoi cette piste ?• Manque de structuration dans l’organisation générale des présences et de la continuité

des soins.• Problème de cohérence de temps entre l’équipe médicale et paramédicale ayant un

impact sur :– l’organisation des visites– La qualité des transmissions– l’organisation des sorties– Les durées de séjours– l’organisation des absences et congés– Les délais de dictée et de rédaction des courriers avec une désorganisation

du secrétariat– Pas de staffs structurés et de liens fonctionnels avec les équipes transverses– ...

Proposition de l’A.N.A.P : Élaboration d’une charte de fonctionnement et proposition d’un outil.

Élaboration d’une charte de Élaboration d’une charte de fonctionnementfonctionnement

Page 52: Mercredi 4 juin 2014- 14h00 Faculté de sciences économiques- Rennes

Problématiques  Avant  Aujourd’hui avec l’apport de la charte de fonctionnement

Organisation des visites Pas d’organisation structurée : pas d’horaires définis, pas de transmissions formalisées entre l’équipe médicale et paramédicale.

Un temps de transmissions est formalisé entre médecins et paramédicaux avant le démarrage de la visite, les horaires de la visite sont définis et respectés.

Continuité des soins/organisation des congés médicaux

Pas de concertation pour la pose des congés médicaux (trop de médecins en congés), pas d’information du cadre et des équipes sur les congés et leur programmation, manque de transmission entre médecins pour la continuité des soins pendant les congés. Impact sur la DMS

Pose des congés institutionnellement structurée

Les médecins se concertent sur leurs absences et assurent la continuité des soins sans l’intervention du Cadre ou de la Direction

L’équipe PNM est informée

L’organisation des sorties et du devenir des patients sortants

Pas d’anticipation avec parfois des sorties précipitées ne permettant au service de gérer sereinement les activités liées à une sortie (courriers, bio-nettoyage, organisation des transports, …) pas d’horaires de sortie et peu le matin. Courrier de sortie régulièrement rédigé en retard

les sorties sont programmées et échelonnées

Organisation d’un staff pluridisciplinaire le mardi.

La rédaction du courrier de sortie est systématique

Page 53: Mercredi 4 juin 2014- 14h00 Faculté de sciences économiques- Rennes

Indicateurs   Valeur de départ  Ce jour 

Continuité des soins/organisation des congés médicaux

La direction était confrontée aux demandes d’intérim médical pour pallier parfois certaines absences

2011  : 18 jours d’intérim médical pour assurer la continuité de service en raison des congés (médecine et CSG/Méd B) soit 22  343€.

2012  : 15 jours d’intérim médical pour assurer la continuité de service en raison des congés (médecine et CSG/Méd B) soit 16  273€

2013  : pas d’intérim médical pour congés

2014  : demande d’un service pour prendre 3 jours en raison des congés non prévus  : refus de la Direction

Nombre de demandes des équipes transverses

Exemple de l’infirmière gériatrique : apport de l’accompagnement de l’ANAP, : création d’un bon d’intervention des équipes transverses.

En 2013, les quinze premiers jours d’avril : sur 18 interventions, 6 bons sont formalisés.

En 2014 : les quinze premiers jours d’avril :

sur 15 interventions, 15 bons sont formalisés.

Page 54: Mercredi 4 juin 2014- 14h00 Faculté de sciences économiques- Rennes

Indicateurs   Valeur de départ  Ce jour 

Courriers

de sortie

En 2013 :

Sur 48 dossiers évalués d’avril à mai, les délais moyens constatés entre la sortie du patient et la réception du dossier au DIM était de 18,77 jours.

Le délai entre la sortie et le CRH : 11,52 jours.

Le délai secrétaire : 7,25 jours

En 2014 :

Sur 40 dossiers évalués d’avril à mai, les délais moyens constatés entre la sortie du patient et la réception du dossier au DIM sont de 2 jours.

Le délai entre la sortie et le CRH : 1 jour.

Le délai secrétaire : 1 jour

- 29 courriers réalisés le jour de la sortie du patient,

- 5 courriers réalisés une journée avant la sortie,

- 6 courriers réalisés à trois jours de la sortie.

Organisation

des sorties

En 2013 :

Sur 48 dossiers évalués :

- 2 sorties organisées le matin

- 11 sorties anticipées et organisées entre 14h30 et 15h00

- 35 sorties organisées au dernier moment

En 2014 :

Sur 40 dossiers évalués :

- 6 sorties anticipées et organisées le matin.

- 1 sortie organisée après 17h00

- 33 sorties organisées et anticipées entre 14h00 et 15h00

Page 55: Mercredi 4 juin 2014- 14h00 Faculté de sciences économiques- Rennes

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Véritable « colonne vertébrale » des organisations :Elle fixe et rappel le respect des règles.

C’est un outil d’aide à l’intégration pour les nouveaux arrivantset stagiaires.

Elle favorise la cohésion et l’adhésion de l’équipe pluridisciplinaire.

Elle apporte une meilleure lecture des organisations, dans le qui fait quoi ?Le comment ?et le quand ?

Au final , elle optimise la qualité des prises en soins, et surtout dans un contexte de retour à l’équilibre financier elle contribue à réduire les dépenses...

Véritable « colonne vertébrale » des organisations :Elle fixe et rappel le respect des règles.

C’est un outil d’aide à l’intégration pour les nouveaux arrivantset stagiaires.

Elle favorise la cohésion et l’adhésion de l’équipe pluridisciplinaire.

Elle apporte une meilleure lecture des organisations, dans le qui fait quoi ?Le comment ?et le quand ?

Au final , elle optimise la qualité des prises en soins, et surtout dans un contexte de retour à l’équilibre financier elle contribue à réduire les dépenses...

Apports de la charte de fonctionnementApports de la charte de fonctionnement

Page 56: Mercredi 4 juin 2014- 14h00 Faculté de sciences économiques- Rennes

OUTILS DE LA

SYNCHRONISATIO

N DES

PROFESSIONNELS

ANAP

M. Abad et S. Johanet

Page 57: Mercredi 4 juin 2014- 14h00 Faculté de sciences économiques- Rennes

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GUIDE et OUTILS

• Méthode et retour d’expérience• Document de 92 pages• Téléchargement libre et gratuit : http://www.anap.fr/ - onglet « outils et publications »

• Outils créés au cours de l’accompagnement ANAP• Téléchargement libre et gratuit : http://www.anap.fr/ - onglet « outils et publications »

• Outils de formalisation de l’organisationoCharte de fonctionnement d’un serviceoCharte détaillée de fonctionnement d’un service

• Outils de formalisation des besoins théoriquesoTOM (trame d’organisation médicale)oMaquette organisationnelle (PNM)

• Outils de formalisation de l’organisation opérationnelleoCOM (cartographie d’organisation médicale)oPlanning (PNM)

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GUIDE REX et METHODOLOGIE

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EXEMPLE D’OUTIL : CHARTE

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EXEMPLE D’OUTILS

Formalisation des besoins théoriques

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EXEMPLE D’OUTILSFormalisation de l’organisation opérationnelle

Page 62: Mercredi 4 juin 2014- 14h00 Faculté de sciences économiques- Rennes

PRESENTATIO

N DE

L’ETA

PE 3 DU P

ROJET

ANAP

M. Abad et S. Johanet

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63

DEPLOIEMENT : PROJET ETAPE 3

•Adapter la démarche méthodologique et les outils de la cohérence des temps à d’autres typologies d’établissements•Conforter les indicateurs de résultat permettant de mieux objectiver la pertinence de la démarche•Préparer les modalités de déploiement national (ex. : relais professionnels, tutelles ?)•Achever le guide de synchronisation des temps médicaux et non médicaux autour du patient

Objectifs

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Méthodologie

• Accompagner • Pendant 18 mois • 20 établissements au volontariat affirmé (CHU – CH – ESPIC) et ayant pré-diagnostiqué les gisements de cohérence des temps• Travaux sur site de mise en œuvre directe de la méthode et des outils sur quelques pistes ciblées• Groupes de travail nationaux (ANAP)

• Appel à candidatures • Dossier de candidature comportant au mieux

• La pré-identification des pistes de travail de l’établissement• La pré-désignation du binôme chef de projet• Une délibération des instances portant engagement dans le projet

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CALENDRIER PREVISIONNEL

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CONCLUSIO

NS

André FRITZAndré FRITZ

Président de la FHF BretagnePrésident de la FHF Bretagne Alain GAUTRONAlain GAUTRON

Directeur général de l’ARSDirecteur général de l’ARS

Christian ANASTASY Christian ANASTASY

Directeur général ANAPDirecteur général ANAP