Mettre fin à la consultation M anuel Q ualité - … · 2 Gestion du Manuel Qualité Gestion du manuel suivant procédure P QS 2 - Maîtrise des documents Attribution : Ce manuel

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MMMM anuel QQQQ ualitéESAT FAUCONNET

Edition 12 - Avril 2014

EMETTEUR : DAVID Emilie - Responsable Qualité Sécurité

APPROBATEUR : LACOUCHE Michel - Directeur

ESAT FAUCONNET34 Rue des Confréries / 71530 CRISSEY

E-mail : [email protected]

Tél. : 03 85 46 88 66 Fax : 03 85 46 88 65

• Gestion du Manuel Qualité

• Présentation de l’ESAT

• Engagement de la Direction

• Système Documentaire

• Cartographie - Fiche Processus

• Lexique

• Récapitulatif des modifications

Mettre fin à la consultation

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Gestion du Manuel Qualité

Gestion du manuel suivant procédure P QS 2 - Maîtrise des documents

Attribution : Ce manuel est accessible à tout le personnel sur le serveur informatique : Communication/Qual Gest Risk/Qualité/Manuel Qualité/Manuel Qualité.

Il est également disponible sous version papier sur chaque site.

Avertissement : Ce manuel est la propriété de l’ESAT G.FAUCONNET. Aucune reproduction même partielle ne peut être réalisée sans l'autorisation écrite de la Direction. Les exemplaires papiers présents sur les 3 sites et la version informatique bénéficient des mises à jour. Les autres exemplaires papier ne sont attribués que pour information.

Références • NF EN ISO 9001v2008 Systèmes de management de la qualité – Exigences• NF EN 14065v2003 Textiles Traités en Blanchisserie.• Référentiel de certification des entreprises d’application en prestation de services

de produits Phytopharmaceutiques (Décret n°2011-1325)


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Présentation de l’ESAT

Organigramme L’ESAT G. FAUCONNET, géré par

l’AMEC, accueille des personnes

adultes souffrant d’un handicap

(principalement d’une déficience

mentale), hommes et femmes

reconnus et orientés par la

CDAPH, dans la limite de

l’agrément préfectoral.

L’ESAT est un établissement

médico-social et une structure de

mise au travail. Cette dualité

constitue le fondement même de

l’ESAT : aucun des deux aspects

ne saurait disparaître sans que la

vocation de l’établissement ne soit

gravement altérée.


Services généraux

Personnel Soutien Médico-social

Personnel Socio–professionnel des

ateliers

AMEC : Président

ESAT

Directeur M.LACOUCHE

IME HEBERGEMENT

AMEC : Conseil d’Administration / Bureau

Personnel Administratif

Psychologue Responsable Qualité / Sécurité

Personnel de Direction

AMEC : Directeur General – M.LACOUCHE

ESATDirecteur Adjoint B.BADET

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Présentation de l’ESATHistorique

1981 - Ouverture du CAT - Capacité d’accueil : 40

1985 - Adhésion au GIE les ateliers de Bourgogne

1986-93 - Augmentation de la capacité d’accueil de 40 à 72 puis 86 places

1994-95 –Début de la démarche Qualité

1997-99 – Augmentation de la capacité d’accueil de 86 à 100 places

1998 –Certification ISO 9002v1994 : accueil, formation et emploi de travailleurs handicapés en sous-traitance

2002 - Certification ISO 9001v2000 : prestations sociales et industrielles (excepté secteur EVH)

2006 –Reconfiguration de l’ESAT, en trois pôles d’activités professionnelles et sur trois sites différents

2008 –Aménagement de la Blanchisserie dans de nouveaux locaux et Certification RABC de la Blanchisserie.

2009 – Certification ISO 9001v2008 de l’ensemble des prestations

2012 – Création d’un Pôle Technique et mise en place d’une Direction générale

2014 – Obtention du CERTIPHYTO pour le Secteur EVH

La mission de l’ESAT G. FAUCONNET

est de :

- Proposer un emploi protégé à des

personnes en situation de handicap,

reconnues et orientées par la CDAPH.

- Favoriser l’insertion professionnelle

par des pratiques de travail structurées au

sein de l’établissement. Ceci dans l’optique

de mieux les préparer à une insertion

sociale et professionnelle en milieu ordinaire

de travail.

Le Projet Associatif et le Projet

d’établissement présentent et traduisent

les engagements, les perspectives

d’évolution et le positionnement éthique de

l’ESAT.


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Système Documentaire QualitéLa politique décrite dans ce manuel est établie selon le référentiel ISO 9001 à l'exclusion du paragraphe 7.3 «Conception et développement ».

Elle s’applique aux Prestations sociales et aux activités professionnelles.

L'application et la compréhension de cette politique sont évaluées en permanence par le responsable Qualité et par les audits internes.

Les modifications de cette politique sont l'objet de la Revue de Direction

�voir procédure P DI 1 – Revue de Direction.


MANUEL QUALITEDéfinition

politique Qualité Description SMQ

PROCEDURES GENERALES

Description pratique des règles de

fonctionnement

PROCEDURES SPECIFIQUESDescription d’activités

spécifiquesType Blanchisserie, Sous-

traitance

FICHES D’INSTRUCTIONComplémentaires aux procédures

Consignes d’utilisation d’équipement

FICHES D’ENREGISTREMENTFiche à compléter suivant procédureProuve le fonctionnement du SMQ

Le manuel, les procédures et les fiches sont consultables au Bureau qualité et sur le serveur informatique.

La gestion documentaire est réalisée suivant la procédure PQS 2 - Maitrise des Documents.

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CARTOGRAPHIEElle présente une vue globale du fonctionnement de l’établissement : on peut visualiser les différents processus et leurs interactions.


Processus DIRECTION – Pilote : Directeur

Processus SERVICES

GENERAUX

Pilote : Directeur Adjoint

Processus MEDICO-SOCIAL

Pilote : Chef de service (CSMS )

Pilote : RQS

Processus QUALITESECURITE

Processus PRODUCTION

Pilote : Directeur Adjoint

Processus ADMINSTRATION

ACHAT

Pilote : Directeur

Attentes et besoins des Travailleurs et des Clients

Exigences ARS

Attentes et besoins des Travailleurs et des Clients

Exigences ARS

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Processus : Direction Pilote : DirecteurMettre fin à la consultation

OBJECTIFS : Répondre à la commande sociale définie par l’ARS

Diriger, encadrer, animer, coordonner, organiser et analyser le système de management

Procédure Fiche

d'enregistrementMESURE

Fréquence

Valeur cible

Resp Mesure

MESUREFréque

nceResp

Mesure

Gestion communication interne et externe

Animation réunions

Mise en place calendrier annuel des réunions institutionnelles (10RG, 6CU et 3CVS)

Annuelle 1 DirecteurTaux Suivi du Plan d’action (défini dans les Compte rendu)

Annuelle Directeur

P DI 1 - Revues de Direction

CR Revue de Direction

Réalisation d'une RDD Annuelle 1 RQSTaux de satisfaction des Clients et des travailleurs

Tous les 5 ans

A définir

Projet d'établissement

Remise à jour du PE tous les 5ans

Tous les ans 1 Directeur

Taux Suivi du Plan d’action (en fonction des délais) suite à la RDD/PE

Annuelle RQS

Edition Budget prévisionnel DOTATION

M ensuelle 1 Directeur Ecart par rapport au budget DOTATION

M ensuelle Directeur

Edition Budget prévisionnel PRODUCTION

M ensuelle 1 Directeur Ecart par rapport au budget PRODUCTION

M ensuelle Directeur

P DI 5 - Mise en œuvre de la Formation Continue

Evaluation Formation FEF

Mise en place Plan de Formation N+1

Annuelle 1Secretariat

Bilan Plan de formation Année N

AnnuelleSecretariat

PDI 2 - Définition des Missions et Responsabilités

Fiche de poste EFP

Ecart entre 2 Entretiens professionnel des salariés CDI

Annuelle 2 ans Directeur

Livret d'accueil nouveau salarié

Garantie de bientraitance

Connaissance et promotion des droits/devoirs des travailleurs

P DI 4 - Protocole de lutte contre la maltraitance

Fiche d’enregistrement signalement FES

Diffusion de la procédure "Bientraitance" aux nouveaux salariés

Annuelle 100% RQSPourcentage d’action mise en place suite à signalement

Annuelle Directeur

Gestion ressources humaines

FormationEntretiens Professionnels…

Définition Politique de l’ESAT

Gestion financière

En accord avec les valeurs de l’AMEC et la mission de la structure

Budget prévisionnelBudget exécutoire Compte administratif

ACTIVITES

Indicateurs de Fonctionnement Indicateurs de RésultatMoyens Documentaire

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Processus : Qualité et Gestion des Risques Pilote : Responsable Qualité et sécurité

OBJECTIFS : Maintenir la sécurité des personnes et de leur environnement de travail

Maintenir/améliorer le niveau de Qualité des prestations/activités réalisées au sein de l’ESAT


Procédure Fiche

d'enregistrementMESURE

Fréquence

Valeur cible

Resp Mesure

MESUREFréque

nceResp

Mesure

P QS 2 – Maitrise des Documents

FE des documents qualité applicables - FEDQA

Nb Audits programmés/ Nb Audits réalisés

Annuelle 100% RQSNb de Points NC relevés en Audit Interne et Externe

Annuelle RQS

P QS 3 – Maitrise des Instruments de Mesure

Fiche d'enregistrement instrument de mesure - FEIM

Nb instrument de mesure contrôlé / Nb instrument de mesure

Annuelle 100% RQSTaux de satisfaction des Clients et des travailleurs

Tous les 5 ans

A définir

P QS 6 - Audit Interne

Résultat d'audit - FERA

Calendrier prévisionnel audits internes - FECPAI

P QS 4 – Gestion des Non conformités et Réclamations

FE non conformités et actions correctives - FENC

Réalisation et diffusion Tableau de bord

Trimestrielle 100% RQS

Taux d'indicateur conforme dans tableau de bord

Trimestrielle RQS

P QS 5 – Actions correctives – Préventives

Actions mises en place suite Audit, NC/RC

M ensuelle 100% RQSNb de NC/RC déjà relevé

Trimestrielle RQS

Document UniquePlan de formation sécurité respecté

Annuelle 100% RQSNb accidents du travail par site

M ensuelle Secrétaria

t

P QS 7 – Sécurité Incendie

Plan d’évacuation Mise à jour du DU Annuelle 1 par

anRQS Nb de jour d'AT par site M ensuelle

Secrétariat

P QS 8 – Accident de travail

Déclaration Accident du travail

P QS 9 - Protocole de sécurité

FEPHC – Personnel habilité à la conduite

P QS 11- Accueil Visiteur

Registre Visiteur

Nb de contrôle réalisé/Nb de contrôle règlementaire

Annuelle 100% RQSNb NC suite contrôle règlementaire non pris en compte

Annuelle RQS

Taux d'entretien mensuel des véhicules de l'ESAT

Trimestrielle 90% RQS

Locaux et Matériels aux normes de sécurité :

Vérification électrique, légionnelle, gaz, extincteurs, compresseu

Indicateurs de RésultatMoyens Documentaire

Conformité du SMQ par rapport aux exigences légales, Normes et clients

Audit/Evaluation interne et externe

Veille règlementaire

Maitrise instruments de mesure

Gestion documentaire

Mise en place de moyens de prévention et de protection des salariés et travailleurs

Formation sécurité : SST, Habilitation électrique, CACES, ExtincteurEPIAutorisation de conduite…

Amélioration continue

Analyse indicateurs, Planification, suivi et mesure de l’efficacité des actions d’améliorati

ACTIVITES Indicateurs de Fonctionnement

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Processus : Production Pilote : Directeur Adjoint

OBJECTIFS : Fournir un support permettant le maintien/développement des savoirs (savoir-faire, savoir-être

et savoir professionnel), de l’autonomisation et de la citoyenneté

Répondre aux attentes Clients

ACTIVITÉS : Jardins de VIREY et Equipes Espaces Verts : 181 rue Jean MOULIN / 71530 VIREY le GRAND

Production et vente de plants / Arbres / arbustes

Entretien d’espaces verts : Tonte, Taille, Elagage, Débroussaillage…

Equipes intégrées et Mise à Disposition : Intervention dans différentes entreprises chalonnaises avec ou sans encadrement

Sous-traitance industrielle : 34 rue des Confréries / 71530 CRISSEY / Tél. 03.85.46.88.66

Montage, conditionnements divers, cartonnage, mise sous pli ….

CAT’NET Campus Industriel / 71100 CHALON S/SAONE / Tél. 03.85.46.43.45

Traitement du linge des collectivités, des entreprises et des particuliers , suivant la méthode RABC : Lavage,

séchage, pliage, marquage , filmage, livraison…


MOYENS DOCUMENTAIRES : P PR 1 – Traitement des consultations – commandes – avenants

Devis - FED

P PR 2 - Gestion du Dossier commercial et Création code article

P PR 3 – Contrôle - Bons de Livraison - Livraison

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Processus : Production Pilote : Directeur Adjoint Mettre fin à la consultation

Fréquence

Valeur cible

Resp Mesure

Indicateurs de fonctionement

Révision annuelle des contrats proposés

Annuelle 100% MPA

Chiffre d'affaire M ensuelle Comptable

Taux de satisfaction Clients et travailleurs

Tous les 5 ans A définir

Coût de non Qualité Trimestrielle RQS

Respect du Plan de nettoyage RABC

M ensuel 100% MPA


Annuelle 100% MPA

Taux de relavage M ensuelentre 2 et

4%MPA


Coût de traitement du linge par Kilo

Annuelle MPA



Résultat Prélèvement microbiologique

Semestriel RQS

Suivi Hebdo Contrat par rapport aux tontes / tailles et traitement

M ensuel 100% MPA


Annuelle 1 MPA





Annuelle 100% MPA

Révision annuelle des conventions

Annuelle 100%Chef de service





Indicateurs de resultat


Equipe IntégréeMise à disposition

Processus PRODUCTION





Blanchisserie

EVHHorticulture /pepineire

Sous-traitance

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Processus : Médico-social Pilote : Chef de service

OBJECTIFS

Répondre aux demandes – besoins des travailleurs par le biais du Projet Personnalisé (PP)

Permettre à la personne d’accéder à une situation d’emploi

Favoriser l’insertion professionnelle en milieu ordinaire

Permettre le maintien /développement des savoirs faire professionnels, de l’autonomie et de la

citoyenneté

Développer ou maintenir le potentiel et les compétences

Susciter de nouvelles possibilités d’apprentissage

Garantir la reconnaissance et le respect de la Personne dans sa dimension psychique


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Processus : Médico-social Pilote : Chef de serviceMettre fin à la consultation

MESURE Fréquence Valeur cibleResp

Mesure

Admission - P MS 1Règlement de fonctionnement

Indicateur de Fonctionnement

Ecart maxi entre 2 révisions du PP

Annuel 30 mois CSMS

Livret d'accueilTaux de satisfaction des Travailleurs

Annuel CSMS

Contrat de SoutienRetard / envoie CDAPH 3 mois avant échéance

Annuel CSMS

Dossier de demande d’admission

Projet personnalisé - p MS 3

Livret d’évaluation

Avenant au Contrat de soutienCarnet de Bord

Mise à disposition - P MS 5

Convention MAD

Traitement demandes et réclamations des travailleurs - P MS 9

Enregistrement demandes travailleur - FEDU

Accès au dossier - P MS 10

Enregistrement émargement

Sortie - P MS 11

FEQF - qualification et formation

Respect du Plan de formation

Annuel

FEEPC - Evaluation professionnelle collective

Nb d'inscription RSFP Annuel

Nb d'heure de formation AnnuelNb de bénéficiaire Annuel

Stage "sortant" et stage en interne - P MS 8

FEESO - Evaluation Stage

Indicateur de résultat

Taux de satisfaction des participants Annuel CSMS

Evaluation des intervenants soutien

Annuel 1 ES

Nombre moyen d’heure de soutien par usager et par an (41semaines)

Annuel 1,5h ES


Taux de satisfaction des Travailleurs

Annuel CSMS


Autant d'entretien de prépa RPP que RPP

Annuel Psy



Annuel CSMS

CSMS


Définir/réajuster le PP

Formation professionnelle des travailleurs - P MS 4

Stage "entrant" - P MS 2

Livret d'accueil du stagiaire

Suivi Clinique

Soutien à caractère médico-

social

Formation Pro, RSFP


Indicateur de FonctionnementSoutien à caractère

médico-social - P MS 6

Convention d'intervention en animation

Suivi Psychologique - P MS 7

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OBJECTIFS : Coordonner les services et les interventions

Optimiser les Achats

Processus : Administration - Achat Pilote : DirecteurMettre fin à la consultation

Fréquence

Valeur cible

Resp Mesure

P AC 1 – Traitement des achats

Evaluation intervenant Soutien FEST

Annuelle 1 MPA

P AC 2 – Evaluation des fournisseurs

Evaluation Fournisseur FEEF

Annuelle 1 ES

P CP 1- Traitement des Factures Fournisseurs

P CP 2- Facturation des commandes clients

Indicateurs de Fonctionnement

M ensuelle 12 Secretariat

Indicateurs de Résultat

M ensuelleAvant le

15 du mois

Secretariat


Administration

Etat des présence /absenceDéclaration Sécu et MutuelleAttestation AGEFIPH

Vérification et Demande si besoin des IJSS (indemnités journalières de sécurité sociale)

Transmission des états de présence /absence à la comptable Avant le 15 du mois

Taux de satisfaction C lients et travailleurs

Achat

Sélection et évaluation des fournisseurs - Passage de commandes - Traitement factures fournisseurs

Indicateurs de Fonctionnement

Evaluation des fournisseurs spécifiques par siteEvaluation des intervenants soutien

Indicateurs de Résultat

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OBJECTIFS :

Maintenir l’état de propreté et de fonctionnement des locaux/materiels/vehicules de l’établissement

Servir les Repas

Processus : Services Généraux Pilote : Directeur AdjointMettre fin à la consultation

Frequence

Valeur cible

Responsable mesure

Listing Linge M ensuel 100% MPA ST

M ensuel 100% MPA EVH

M ensuel 100% MPA BL

Indicateur d'efficacité M ensuelle RQS

Suivi Qualitatif des repas - P SG 1

Fiche Suivi Repas - FSR M ensuel 100% MPA ST

Service Repas P SG 4

FE Température Réfrigérateur / Congelateur / Plat

M ensuel 100% MPA BL

Fiche approvisionnement Cusine

Annuel 5 CSMS

FE Thermomètre Annuel CSMS

FE Plan de Nettoyage M ensuelle RQS

FE Demande Intervention - FEDI

M ensuel 100% RQS

FECV- Contrôle véhicule M ensuel 100% MPA BL

Trimestrielle RQS

M ensuelleDirecteur Adjo int

Taux de suivi des véhicules

Nombre de Commission Repas par an et par prestataire


Respect du plan de nettoyage EVH

Respect du plan de nettoyage RABC BL

Réclamation Travailleurs/salariés

Respect du plan de nettoyage ST

Respect du plan de nettoyage BL

Maintenance /entretien

Indicateurs d'efficacité

Processus Services Generaux

Service repas

Ménage

Respect des délais d'intervention notés sur les FEDI- Fiche de demande d'intervention

Respect du plan de nettoyage ST

Réclamation travailleurs/salariés

Edition des FECV-Fiche de suivi contrôle véhicules

Respect du plan de maintenance CAT'NET

Plan de Nettoyage (Service Repas) P SG 5


Entretien du linge de l'Etablissement - P SG 2

Maintenance - Entretien locaux/matériels - PSG 3

Indicateur d'efficacité



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Lexique

AMEC Association Médico-Educative Chalonnaise

CDAPH Commission des Droits et de l’Autonomie des Personnes Handicapées, anciennement COTOREP (COmission Technique d’Orientation et de Reclassement Professionnel)

ESAT Etablissement et service d’aide par le Travail, anciennement CAT (Centre d’aide par le travail).

Indicateur de Fonctionnement : décrit l’activité mise en œuvre (service rendu, objet réalisé) et/ou mesure le résultat direct de la production d'un service

Indicateurs de Résultat : mesure l'efficacité ou bien l'efficience de l'organisation et permet de juger si les objectifs ont été atteints.

PE – Projet d’Etablissement

RDD - Revue de Direction

RABC (Risk Analysis and Biocontamination Control)Le RABC est une méthode qui s’adresse spécifiquement à la sécurité des fonctions linge et textiles et permet de développer un plan d’assurance sécurité en blanchisserie.

Mettre fin à la consultationRécapitulatif des

Modifications

Page 2 ► Ajout Référentiel de « certification des

entreprises d’application en prestation de services de

produits Phytopharmaceutiques (Décret n°2011-

1325) »

Page 4 ► Ajout « 2014 – Obtention CERTIPHYTO »

Page 16 ► Ajout « Indicateur de fonctionnement,

Indicateur de résultat, PE et RDD »

Sur tout le document :

► Remplacement des termes « usager » et « client

interne » par « travailleur »

► Mise à jour des fiches processus : pilote,

indicateurs, procédures