Mise en œuvre d’Office 365 Office 365 Denis …multimedia.fnac.com/multimedia/editorial/pdf/9782746096561.pdf · Mise en œuvre d’Office 365 Mise en œuvre d’Office 365 Gestion

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365

Mise en œuvre d’Office 365 Gestion de projet et conduite du changementPréface de Alain CROZIER, Président de Microsoft France

Avec Office 365, Microsoft a réussi à interpeller de nombreuses entreprises sur leur mode de travail notamment en matière de productivité, de communication, de colla-boration et de travail en réseau. Il est vrai qu’en proposant un ensemble de services innovants disponibles dans le cloud, Office 365 bouleverse les organisations mais également les collaborateurs dans leur quotidien.Dans ce contexte, déployer l’ensemble des services Office 365 nécessite de suivre une démarche adaptée s’appuyant sur une gestion de projet qui donne à la conduite du changement une place centrale.Ce livre a pour vocation de présenter une approche de déploiement d’Office 365 directement utilisable par l’ensemble des professionnels susceptibles d’être impliqués dans un projet de mise en œuvre : directeur des systèmes d’information, directeur du digital, directeur de la communication, directeur des ressources humaines, maître d’ouvrage, chef de projet, consultant, utilisateur...Après une présentation d’Office 365, de ses apports, de ses contraintes, d’exemples concrets d’utilisation et de son positionnement par rapport à la transformation digi-tale, vous verrez comment construire votre capacité à déployer et faire adopter Office 365. Vous apprendrez ensuite à définir et mettre en place une stratégie de déploiement et d’adoption d’Office 365. Enfin, une fois l’ensemble des services déployés, vous serez amené à découvrir de quelle manière pérenniser l’utilisation d’Office 365.Ce livre est illustré par des avis d’expert et de nombreux cas concrets de projet de mise en œuvre d’Office 365.

Partie 1 : Positionner Office 365 dans la transformation digitale : La transformation digitale • Vue d’ensemble d’Office 365 • Partie 2 : Développer sa compréhension d’Office 365 : Spécificités techniques d’Office 365 • Office 365 au quotidien • Partie 3 : Construire sa capacité à mettre en œuvre Office 365 : Disposer d’une gestion de projet adaptée • Avoir une conduite du changement pertinente • Assu-rer une gouvernance efficiente • Partie 4 : Assurer le déploiement et l’adoption d’Office 365 : Préparer la mise en oeuvre d’Office 365 • Réaliser le déploiement d’Office 365 • Développer l’adoption d’Office 365 • Ancrer les évolutions • Bas-culer vers les nouveaux modes de travail

Les chapitres du livre

isbn

: 978

-2-7

460-

9656

-1

Mise en œuvre d’Office 365Gestion de projet et conduite du changement

Denis MEINGAN Gilles BALMISSE

Denis MEINGAN est actuellement Directeur associé de KnowledgeConsult. Précédemment, il a travaillé, pendant plus de 15 ans pour des cabinets internationaux de conseil en manage-ment sur différentes problématiques dans diffé-rents pays d’Europe, aux États-Unis et au Japon. Il intervient maintenant sur la transformation digitale des organisations et, en particulier, sur la mise en œuvre du travail collaboratif, la gestion organisée des contenus ainsi que sur la conduite du changement. Gilles BALMISSE accompagne depuis plus de 15 ans les entreprises dans la mise en œuvre de la gestion des connaissances, du travail collabo-ratif, de la gestion des contenus et de la veille. Impliqué également dans le domaine de l’inno-vation, il intervient auprès de PME et de startups du secteur du numérique.Chargé d’enseignements sur la veille, les outils de gestion des connaissances et les systèmes d’information en France et en Suisse, il participe régulièrement à des conférences et séminaires. Il est également l’auteur de nombreuses publica-tions sur les enjeux de la gestion de l’information et des connaissances pour les organisations.

Préface de Alain CROZIER, Président de Microsoft France

39 €

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1Table des matières

Préface

Avant-propos

Partie 1Positionner Office 365 dans la transformation digitale

Chapitre 1La transformation digitale

1. Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

2. La transformation digitale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132.1 Les premières analyses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132.2 Les analyses actuelles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182.3 Les perspectives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

3. Présentation d’Office 365 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293.1 Présentation d’ensemble d’Office 365 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293.2 Suite Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303.3 Office Online . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313.4 Exchange Online . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323.5 OneDrive Entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323.6 Skype Entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333.7 SharePoint Online . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343.8 Yammer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

4. Positionnement d’Office 365 dans la transformation digitale . . . . . 36

Chapitre 2Vue d'ensemble d'Office 365

1. Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

2. Panorama d’Office 365 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432.1 Un peu d’histoire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432.2 Vue d’ensemble . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

2Gestion de projet et conduite du changement

Mise en œuvre d'Office 365

3. Office dans le cloud (Office Online) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 483.1 Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 483.2 Produire en mobilité et collaborer sur des documents

en temps réel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503.3 Quelques mots sur OneNote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

4. Présentation de nouvelle génération (Sway) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 574.1 Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 574.2 Mise en forme simple, attractive et automatique . . . . . . . . . . . 584.3 Connexion forte avec Internet et

les principaux réseaux sociaux. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

5. Messagerie professionnelle (Exchange) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 605.1 Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 605.2 Prévenir la fuite d’informations sensibles . . . . . . . . . . . . . . . . . 625.3 Collaborer dans les groupes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

6. Conférence en ligne (Skype Entreprise) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 646.1 Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 646.2 Des fonctionnalités avancées de réunions à distance . . . . . . . . 646.3 Une intégration forte avec les autres services Office 365 . . . . . 666.4 Un accès au réseau d’utilisateurs Skype . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

7. Stockage et partage de fichiers (OneDrive Entreprise) . . . . . . . . . . . 687.1 Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 687.2 Stocker et synchroniser des documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 697.3 Partager des fichiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 697.4 Faciliter la collaboration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

8. Travail collaboratif et gestion des contenus dans le cloud (SharePoint Online) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 718.1 Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 718.2 Les sites SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 718.3 Le flux d’actualités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

9. Réseau social d’entreprise (Yammer) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 799.1 Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 799.2 Principe de fonctionnement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79


9.3 Liens avec les autres services Office 365 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

10. Office Graph et ses applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8610.1 Office Graph . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8610.2 Delve . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8710.3 Clutter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

11. Office 365 Vidéo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

12. Quelques mots sur les applications métiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9312.1 Power BI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9312.2 Dynamics CRM Online . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9412.3 Project Online . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

13. Quelles évolutions prévoir ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9713.1 Ouverture de plus en plus grande d’Office 365 . . . . . . . . . . . . . 9713.2 Développement de services intelligents et personnalisés . . . . . 9713.3 Mise à disposition de portails de nouvelle génération

prêts à l’emploi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Partie 2Développer sa compréhension d’Office 365

Chapitre 3Spécificités techniques d’Office 365

1. Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

2. Mise en perspective d’Office 365 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1042.1 Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1042.2 Office 365 propose des services dans le cloud . . . . . . . . . . . . . 1042.3 Office 365 est une plateforme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

3. Bénéfices et points d’attention liés à la notionde services disponibles dans le cloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1063.1 Bénéfices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1063.2 Points d’attention . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110



4. Bénéfices et points d’attention liés à la notion de plateforme . . . . 1204.1 Bénéfices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1204.2 Points d’attention . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

5. Des déploiements globaux encore limités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

Chapitre 4Office 365 au quotidien

1. Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

2. Traiter plus efficacement le processus commercial . . . . . . . . . . . . . 1322.1 Contexte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1322.2 Une intégration parfaite entre CRM Online et Outlook . . . . 1322.3 Un accès en mobilité aux outils et données clés . . . . . . . . . . . 1352.4 Travailler de manière collaborative à la réalisation

de livrables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1362.5 En synthèse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

3. Faciliter la collaboration au sein d’une équipe projet malgré la distance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1393.1 Contexte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1393.2 Gérer les tâches et les documents d’un projet . . . . . . . . . . . . . 1393.3 Faciliter les échanges et les discussions entre

des participants dispersés géographiquement . . . . . . . . . . . . . 1413.4 Communiquer et collaborer avec des intervenants

extérieurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1433.5 En synthèse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

4. Fournir des modules de formation disponibles en self-service . . . . 1454.1 Contexte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1454.2 Des chaînes Office 365 Vidéo pour la formation

des chercheurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1464.3 SharePoint et Yammer pour proposer des contenus

complémentaires et faciliter le dialogue . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1464.4 En synthèse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147


5. Trouver de l’assistance auprès de ses collègues . . . . . . . . . . . . . . . . 1485.1 Contexte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1485.2 Identifier des personnes en fonction de leurs compétences

et domaines d’intérêt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1485.3 En synthèse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

6. Synthèse générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1496.1 Travail en mobilité avec un environnement unique . . . . . . . . 1506.2 Travail en commun et en particulier sur les mêmes contenus 1506.3 Partage des informations et connaissances . . . . . . . . . . . . . . . 1506.4 Alignement de l’information entre les collaborateurs . . . . . . . 1516.5 Valorisation de l’information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1516.6 Suivi des collaborateurs et de leurs activités. . . . . . . . . . . . . . . 152

Partie 3Construire sa capacité à mettre en œuvre Office 365

Chapitre 5Disposer d’une gestion de projet adaptée

1. Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

2. La gestion de projet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1532.1 Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1532.2 Éléments historiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

3. Les principales approches de gestion de projet . . . . . . . . . . . . . . . . 1583.1 PMBOK du PMI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1583.2 PRINCE2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1663.3 Méthodes agiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174

4. Les éléments à retenir pour la gestion de projet de mise en œuvre d'Office 365 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1954.1 Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1954.2 Éléments à retenir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195



5. Les compétences et ressources nécessaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1975.1 Présentation d’ensemble. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1975.2 Compétences. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1975.3 Ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

Chapitre 6Avoir une conduite du changement pertinente

1. La conduite du changement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2011.1 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2011.2 Éléments historiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

2. Les principales approches de conduite du changement . . . . . . . . . . 2052.1 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2052.2 Modèles individuels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2052.3 Approches pour les groupes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2152.4 Modèles organisationnels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220

3. Les éléments à retenir pour la conduite du changement pour la mise en œuvre d'Office 365 . . . . . . . . . . . . 2503.1 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2503.2 Éléments existants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2503.3 Éléments devant être développés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2533.4 Éléments à retenir. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256

4. Les compétences et ressources nécessaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2584.1 Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2584.2 Compétences. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2594.3 Ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

Chapitre 7Posséder une gouvernance efficiente

1. La gouvernance des organisations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2631.1 Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2631.2 Types courants de gouvernance dans les organisations . . . . . 263


2. Les éléments à retenir pour la gouvernance d’Office 365. . . . . . . . . 2652.1 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2652.2 Gouvernance du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2662.3 Gouvernance opérationnelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280

Partie 4Assurer le déploiement et l’adoption d’Office 365

Chapitre 8Préparer la mise en œuvre d’Office 365

1. Le contexte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2931.1 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2931.2 Principaux travaux préparatoires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294

2. Le Business case . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2942.1 Objectifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2942.2 Composants critiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2952.3 Motifs identifiés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2952.4 Le périmètre souhaité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2962.5 Les impacts envisagés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2962.6 L’urgence d’agir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3002.7 Les bénéfices attendus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3002.8 Les ressources nécessaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3012.9 Le délai prévu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3012.10 Les risques majeurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3022.11 Synthèse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305

3. La gouvernance du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3083.1 Objectifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3083.2 Points clés pour l’implémentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308

4. La vision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3094.1 Objectifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3094.2 Contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310



4.3 Démarche de définition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

5. La maturité de l’organisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3165.1 Objectifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3165.2 Approche par l’organisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3165.3 Approche par la culture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3225.4 Approche par les dispositifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3245.5 Approche par l’utilisation du cloud. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3255.6 Mise en perspective . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327

6. La stratégie de mise en œuvre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3286.1 Objectifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3286.2 Approches globales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3286.3 Démarches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3326.4 Projets réalisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3336.5 Élaboration d’une stratégie de mise en œuvre . . . . . . . . . . . . . 341

Chapitre 9Réaliser le déploiement d'Office 365

1. Les composants de base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3491.1 Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3491.2 Gestion de projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3501.3 Conduite du changement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3581.4 Communautés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3861.5 Social . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4001.6 Contenus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4031.7 Technologies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408

2. La gestion du déploiement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4122.1 Principes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4122.2 Approche « informatique » . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4132.3 Approche « métiers ». . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420


Chapitre 10Développer l'adoption d'Office 365

1. Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423

2. Les mécanismes d’adoption . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4242.1 Le cheminement vers l’adoption . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4242.2 Atteindre le point de bascule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4252.3 De la nécessité d’utiliser les codes du marketing viral . . . . . . . 426

3. Suivre l’adoption . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4283.1 Comment suivre l’adoption ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4283.2 Présentation et mise en place des indicateurs . . . . . . . . . . . . . 4293.3 Modes de recueil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4393.4 Analyses et ajustements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442

4. Mettre en place une structure de support efficace . . . . . . . . . . . . . 4504.1 Différents besoins d’assistance, différents contenus . . . . . . . . 4504.2 Organisation et animation du support . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4564.3 Quelques mots sur la gestion des demandes d’évolution . . . . 459

5. Célébrer les résultats en mode viral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4625.1 Pourquoi célébrer les résultats ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4625.2 Comment célébrer les résultats ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463

Partie 5Pérenniser l’utilisation d’Office 365

Chapitre 11Ancrer les évolutions

1. Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467

2. Reconnaître les nouveaux comportements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4682.1 Comportement social . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4682.2 Comportement collaboratif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4742.3 Comportement lié à la sollicitation du management . . . . . . . 474



2.4 Sollicitation de l’appui du top management . . . . . . . . . . . . . . 475

3. Institutionnaliser les nouveaux modes de fonctionnement . . . . . . 4753.1 Nouveaux modes de fonctionnement au niveau du groupe . . 4753.2 Nouveaux modes de fonctionnement

au niveau organisationnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 476

4. Faire évoluer les modes de management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477

5. Formaliser les nouvelles compétences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4815.1 L’animation de communauté . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4815.2 La gestion des contenus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 483

6. Vérifier la bonne utilisation d’Office 365 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4856.1 De l’adoption d’Office 365 à sa bonne utilisation . . . . . . . . . . 4856.2 Les usages à surveiller . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 486

7. Consolider la plateforme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4897.1 Fonctionnalités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4897.2 Utilisabilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4907.3 Sécurité des données . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4917.4 Intégration avec le système d’information existant . . . . . . . . 4947.5 Disponibilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 494

Chapitre 12Basculer vers les nouveaux modes de travail

1. Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 495

2. Décider d’abandonner le mode projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4962.1 Aller au-delà des évidences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4962.2 Les principaux éléments à prendre en compte

pour la décision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4972.3 La question du changement de culture . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498

3. Abandonner le mode projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5003.1 Réaliser un bilan du déploiement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5003.2 Faciliter le passage de relais entre l’équipe projet

et l’équipe en charge du fonctionnement courant . . . . . . . . . 510


3.3 Préparer l’équipe projet à l’après-projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . 511

4. Pérenniser la gouvernance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5124.1 Point de vue analytique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5124.2 Point de vue opérationnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5144.3 Pérenniser la structure de support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515

AnnexesConclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 523

Bibliographie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527

Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 543

293

Partie 4Assurer le déploiement

et l’adoption d’Office 365

Chapitre 8Préparer la mise en œuvre d’Office 365

Préparer la mise en œuvre d’Office 365

1. Le contexte

1.1 Introduction

Décider de mettre en œuvre Office 365 peut se faire pour différentes raisonset à des niveaux de décision variables. Par exemple, il peut s’agir de suivre lesévolutions des produits de Microsoft pour ne rien rater de ses avancées tech-nologiques ou, a contrario, de réaliser l’opération parce qu’une bonne partiedes postes de travail, voire des serveurs, utilisent des logiciels qui ne sont plussupportés par l’éditeur. Il peut s’agir aussi de la volonté de s’engager dans latransformation digitale de l’organisation ou de commencer à passer dans lecloud… Dans certains des cas, le commanditaire sera le directeur des systèmesd’information ou le directeur du digital et dans d’autres, le directeur général.

Il faut bien noter pourtant que, bien souvent, même si la décision est prise auniveau de la direction générale, elle ne sera pas forcément complètementétayée et différents travaux préparatoires devront être réalisés pour vraimentpréparer la mise en œuvre d’Office 365 comme le présente ce chapitre.

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1.2 Principaux travaux préparatoires

Par travaux préparatoires, il faut comprendre l’ensemble des activités qui doi-vent être réalisées, des livrables qui doivent être mis en forme et des supportsobtenus pour que la décision d’implémenter Office 365 soit mise en perspec-tive et confirmée et pour que l’opération de mise en œuvre se fasse pour lemieux.

La fixation des principaux travaux préparatoires à réaliser se base sur les élé-ments présentés dans les trois chapitres précédents. De manière plus précise,il s’agit de :

– la réalisation d’un Business case ;

– l’installation de la gouvernance du projet ;

– la définition d’une vision ;

– l’évaluation de la maturité de l’organisation ;

– l’élaboration d’une stratégie de mise en œuvre.

2. Le Business case

2.1 Objectifs

Un Business case doit permettre de mettre en perspective un projet et de va-lider l’opportunité de la décision d’investissement qu’est sa mise en œuvre. Deplus, il doit être le fil rouge du projet qui va permettre de vérifier tout au longde celui-ci que les activités réalisées et les résultats atteints sont en phase avecles objectifs initiaux. C’est pourquoi sa mise en forme est toujours nécessaire,même si elle n’est pas faite initialement dans tous les détails qui seraientidéalement nécessaires. Par ailleurs, il n’est pas possible d’indiquer qui sera leprofessionnel en charge de la réalisation effective de sa première approche carcela peut varier suivant le contexte de l’organisation.

295Préparer la mise en œuvre d’Office 365Chapitre 8

2.2 Composants critiques

Il existe de nombreuses définitions des composants d’un Business case et lesprésenter tous ici n’aurait pas une grande valeur ajoutée. C’est une approchepragmatique qui est retenue et seuls sont présentés les composants critiquesmême s’ils ne peuvent pas être analysés de manière détaillée au début du pro-jet. Il y a donc :

– les motifs identifiés ;

– le périmètre souhaité ;

– les impacts envisagés ;

– l’urgence d’agir ;

– les bénéfices attendus ;

– les ressources nécessaires ;

– le délai prévu ;

– les risques majeurs.

Il faut noter que la présentation des composants du Business case qui est réa-lisée ne doit pas laisser supposer qu’il faut qu’une analyse détaillée de tous sescomposants soit réalisée avant de démarrer le projet. La priorité doit être don-née à l’action même si celle-ci doit être mise en perspective. C’est le rôle duBusiness case et de ses différents composants dont le contenu doit être préciséprogressivement.

2.3 Motifs identifiés

Il s’agit de déterminer pourquoi il est souhaité par une ou la totalité des partiesprenantes de mettre en œuvre Office 365. De manière plus précise, il s’agit dedéterminer les facteurs qui ont amené la nécessité de lancer l’opération parmiles principaux suivants :

– évolution de l’environnement (agilité, mise à niveau par rapport auxconcurrents, travail en filière, etc.) ;

– besoin des métiers (digitalisation des interactions, partage des connais-sances, etc.) ;

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– amélioration de la performance opérationnelle (collaboration, communica-tion transversale, réduction des coûts, etc.) ;

– modification des comportements (partage, réactivité, souplesse, etc.) ;

– hétérogénéité ou obsolescence technologique (logiciels différents communi-quant difficilement et éventuellement plus supportés par l’éditeur).

2.4 Le périmètre souhaité

Le périmètre souhaité recouvre en fait plusieurs dimensions. Il peut être fonc-tionnel, géographique, limité à des groupes à forts enjeux ou a priori favo-rables au changement, etc. mais il peut aussi être lié à Office 365 et la volontéde déployer une partie ou la totalité de la plateforme.

Le périmètre souhaité pour la mise en œuvre d’Office 365 est, de par sa nature,la totalité de l’organisation. Cependant, cette opération ne se réalise pas enune seule fois. C’est dans le contexte que doivent être fixés une suite de péri-mètres à atteindre et les groupes cibles à mobiliser par rapport à ceux-ci. À ceniveau, il s’agit d’une première approche de définition qui sera précisée avecl’avancée des travaux.

2.5 Les impacts envisagés

2.5.1 Présentation

À ce niveau, il s’agit d’une première approche des impacts que peut avoir unprojet sur l’organisation. Généralement les impacts qui sont distingués sontles impacts organisationnels, les impacts techniques et les impacts financiers.L’analyse des impacts de la mise en œuvre d’Office 365 va utiliser ces mêmesregistres.

S’agissant de l’étude des impacts organisationnels, il faut séparer les impactssur les métiers des impacts sur la DSI. Concernant le premier aspect, le plusjudicieux est de procéder à partir des différents niveaux d’analyse usuellementretenus dans une structure : l’individu, le groupe et l’organisation dans sonensemble.

297Préparer la mise en œuvre d’Office 365Chapitre 8

Pour l’analyse des impacts techniques, il s’agit d’examiner de quelle manièreles différentes caractéristiques d’Office 365 vont impacter notamment la ges-tion des systèmes et infrastructures informatiques en particulier sur les as-pects de sécurité.

S’agissant des impacts financiers, il est nécessaire d’intégrer d’un côté lescoûts liés à l’utilisation d’Office 365 et, d’un autre côté, les économies réaliséessur l’utilisation des ressources en particulier internes.

2.5.2 Analyse des impacts organisationnels

Impacts sur les métiers

Le tableau suivant présente les impacts envisageables d’Office 365 à différentsniveaux.

Niveau d’impact Nature de l’impact

Individu – Mise en avant aisée de ses compétences et de son ac-tion personnelle

– Possibilité d’une rapidité d’action et d’une productivitéinégalées

– Disponibilité d’un poste de travail multi-services

– ...

Groupe – Multiplicité des moyens d’interaction

– Possibilité de travail en commun

– Capacité à réaliser des interactions rapides y comprispar des réunions en ligne

– ...

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Impacts sur la DSI

S’agissant des impacts organisationnels sur la DSI, c’est le passage au cloudqui va avoir des impacts sur l’organisation, les métiers et les compétences ausein de la DSI qui va devoir réaliser une sorte d’externalisation d’une partie deses ressources informatiques et se mettre en capacité de gérer l’opération avecles différents intervenants de l’éditeur pour garantir sa réussite. De manièreconcrète, il va s’agir d’identifier et de former des collaborateurs susceptibles degérer les aspects techniques du passage dans le cloud et de supporter les utili-sateurs pour le passage de certains de leurs applicatifs dans le cloud.

De manière plus profonde, cette opération aura aussi des impacts sur l’archi-tecture applicative et des données gérée par la DSI et donc, là aussi, nécessiteraune montée en compétences d’un ou plusieurs collaborateurs, voire une nou-velle organisation de celle-ci. Il s’agit donc d’un changement d’ampleur quidoit être géré comme tel.

2.5.3 Impacts techniques

Pour l’analyse des impacts techniques, les principales catégories à retenir sontles suivantes :

– ergonomie ;

– confidentialité ;

– sécurité ;

– réseau.

Organisation – Unicité d’environnement quel que soit le poste de tra-vail

– Facilitation de la collaboration et de la communicationtransversale

– Opportunité d’interagir aisément avec tous les collabo-rateurs

– ...

Niveau d’impact Nature de l’impact

Documents

Mise en œuvre d’Office 365 Office 365 Denis …multimedia.fnac.com/multimedia/editorial/pdf/9782746096561.pdf · Mise en œuvre d’Office 365 Mise en œuvre d’Office 365 Gestion