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Mise en place d'archives ouvertes: mesures pratiques
Iryna Kuchma, EIFL-OA Programme managerAtelier EIFL « Archives ouvertes », 14-15 Mai, 2012, Monastir, Université de Monastir
www.eifl.netAttribution 3.0 Unported
Comment démarrer?
Bureau d’étude de projet / Comité de gestion / Groupe de travail s'engage le
niveau élevé de gestion
Comment démarrer? (2)
Impliquer les parties prenantes clés: les recteurs, la gouvernance des
universités, le personnel académique, le personnel des bibliothèques,
personnel de soutien technique et d'autres
Trois hypothèses
1. La direction a approuvé la mise en
oeuvre d’une archive ouverte institutionnelle
2. Un serveur est en place pour accueillir de l'archive ouverte
3. Conduire et diriger
Action 1
former l'équipe (par exemple, consultant externe, le spécialiste de propriete
intellectuelle, catalogueur, spécialiste de la numérisation, informatique, etc)
Action 2
Identifier les 1 à 4 “champions” de la faculté pour travailler avec eux en
premier
Impliquez-les dans vos réunions et rendez-les partie prenante de l'équipe
mise en œuvre
Action 3
Procéder à une analyse des besoins et établir un rapport
Example: Needs Analysis: http://bit.ly/IVaD0X
Action 4
Évaluer les logiciels disponibles et décider quel logiciel utiliser
Rejoindre les listes de diffusion (mailing lists)
DSpace
Système : UNIX-like, Windows, MacOS X
Langue(s) de l'interface : français, anglais, autres
Licence : BSD
DSpace (2)
DSpace est un logiciel libre qui permet la construction d'archives électroniques
ouvertes
Le logiciel est fréquemment utilisé par les Universités ou les Organismes de
recherche pour stocker des collections d'articles, de thèses ou de livres
DSpace (3)
DSpace est un logiciel Java / PostGreSQL ou Oracle au choix
Deux interfaces web sont disponibles : l'interface JSPUI qui utilise JSP et l'API
de Servlet Java, et l'interface XMLUI basée sur Apache Cocoon et sur les
standards XML et XSLT
DSpace (4)
Le logiciel permet de gérer des communautés et des sous-
communautés d'utilisateurs, de gérer des collections de documents électroniques
Différents workflows de publication sont possibles, comprenant l'autoarchivage
DSpace (5)
Les processus de dépôt sont définis pour chaque collection et les tâches sont
assignées par des alertes mail
Les droits d'accès à une collection peuvent être limités à une communauté
d'utilisateurs
Les embargos d'accès sont gérés automatiquement
DSpace (6)
Les principales fonctions d'administration sont les suivantes :
- identification des utilisateurs (Identification possible via la base,
LDAP, Shibboleth ou par l'adresse IP)
- gestion des droits des utilisateurs (utilisateur, déposant, administrateur de
collection)
DSpace (7)
- gestion des documents / items
- gestion des collections / communautés
- gestion des droits d'accès (accès réservé ou libre, embargo)
- imports et exports par lot
- statistiques
DSpace (8)
Interopérabilité
Au niveau architecture logicielle, DSpace adopte le modèle de référence OAIS
Chaque document (item) est identifié par un numéro unique persistant, utilisant le
système des handles
DSpace (9)
Les métadonnées de chaque document sont affichées au format Dublin Core,
d'autres formats sont possibles
Les métadonnées de l'archive sont exposées selon le protocole OAI-PMH (Open Archives Initiative Protocol for
Metadata Harvesting)
DSpace (10)
Liste de diffusion ou de discussion, support et forums
https://listes.services.cnrs.fr/wws/info/dspace-fr (français)
http://www.dspace.org/ (anglais)
http://wiki.dspace.org/ (anglais)
Action 5
Commencer à penser au nom de l'archive ouverte
Action 6
Décider de la façon dont les communautés et les collections seront
structurées
Action 7
Définir les processus
Action 8
Discuter des questions de licences et droits d'auteur avec le département
juridique
Les listes de contrôle de planification
1. Qu'est-ce qu'une archive ouverte institutionnelle et ce que cela signifie
pour vous?
2. Avez-vous défini votre vision et les objectifs?
3. Quel est le contenu cible?
Les listes de contrôle de planification (2)
4. Comment allez-vous gérer la duplication, le transfert de ressources
et de métadonnées?
5. Votre institution a t-elle une stratégie de gestion de l'information?
Les listes de contrôle de planification (3)
6. Avez-vous défini les rôles et les responsabilités pour le développement
de votre archive ouverte institutionnelle?
7. Quel genre de statistiques et de rapports de gestion voulez vous de
votre archive ouverte institutionnelle?
Les listes de contrôle de planification (4)
8. Avez-vous décidé des types de rapport statistiques d'utilisation?
9. Avez-vous vérifié que vos métadonnées sont conformes aux
normes requises pour l'interopérabilité?
Les listes de contrôle de planification (5)
10. Avez-vous envisagé les workflows au sein de votre archive ouverte et la
mise en place des mécanismes appropriés pour traiter des contenus
entrants?
Action 9
Compiler un business plan et le présenter à la direction
Example: Proposal http://bit.ly/KbvJV3
Example: Business Plan http://bit.ly/IQ4LBg
Example: Implementation Timeline http://bit.ly/oysMEX
Action 10
Établir un accord avec le service informatique pour definir un niveau de service
Action 11
Commencer à travailler sur la politique
Action 12
Identifier les membres qui participeront à l'évaluation
Entrainement à l’utilisation du logiciel
Serveur de déploiement - serveur de développement - serveur d’assurance de la qualité - serveur de production
Action 13
Créer des communautés de chercheurs et des collections de documents
Avec l’aide des champions, faire une démonstration au personnel des
bibliothèques et de la communauté
Faire des présentations et communications!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
