Mise en.place d'un systeme transversal de contrble des pipettes dans un etabliSsement public de sante

Contexte de mise en place • . ; . .

La pipette est un outil indispensable a la ma-

jOnt,C des laborato;res pour effectuer des do- sages non automatises. Elle necess~te une at- tenl ion par l i cuheredans la precision et. la fiabihte du materiel utdise. Les laboratoires etant soumis par la Ioi au respect des regtes

de ,, bonnes pratique s - dans.!.'eKecution d e s

analyses qui leurs sent confiees [1], I'ublisateur est amene a evaluer reguherement sos ins- truments conformement aux procedures eta- blies avec un syst6me de co~r61e vo lun~- triquo adequat ef surtout, no pas attendre les dysfonctionnements pour reagir. De pare de #pettes dgit repondre aux exigences de la metrologie. La norme ISO 5"725 utilise d e ~ termes afro de decrire I'exacbtude d'une me- rhode de mesure : la j u s t e s s e . , e t la f idel i t l~,

Pour le t:ontr61e volumetr~que, la j u s t e s s e

correspond. & t 'apt i tude d'un ms~trumen! a d(Hi,;rer un volume meyer1 aussi pl'oche que possible du volume nominal. La f idel i te , cel- le de dehvrer des volumes ind~wduels auss~

proche que po:s,slble de:c_,~ux des al4tres, . Au sein du [aboratoire, [e contr61e volume- trique peut se faire. --:,jocalen~nt ~ ted~niques gravlm6triques (d& ~i; termination du poids d'un volume donne dis- tnbue par une p~petle) ou color,metnques (de- termination de I'absorbance d'une substance chimique en sqlution), : ' "" - par envo~ direct chez le fournisseur, - par deplacement sur s~te d'un techn,c~en d e m a i n t e n a n c e sp~c ia l i se ex te r ieu r a l '6tablissement. " " Afin de r()por~re aux ex~gences ,nsNut~onne!les : reduction des coots pour les h6pitaux, fede-

ration et mutuahsahon des moyens pour los plateaux medico-techmques, il dewent ne- cossaire que les laboratoires d'un h6pital se reun=ssent at,n danalyscr les avantages et les mconvenients des d=flercntes methodes, de definir une organisafion commune, si possible simple et conviv,ale, et d'avoir une meifleure tracab,hte pour le controle volumetr,que des

p~pette s, Ce ehoix transversal obl ige a un consensus entre les dffferents actcurs tels que ie responsable du projet, les cadres des laboratoires, la d~rect~on des services econo.

: mique se t le service biomedical. L'element cata!yseur de rorganisat,on est le res- ponsable de prolet. II represente le chef d'or. chestr e £ui va federer d'autres acteurs, creer et animer les groupes de travail, coordonner ies etapes du pror.:essus et contr61er son ben fonc- tJonnement, programmer les formations neces-

salres. Vhbpital Tenon sest donne les moyens pour mettre en place cet.

to dynamique. Aetuelle- mont. 11 laboratoires par- t,c~pent & ce projet : le laboratoire des explora- lions foncbonnelles mul- hdtselphnaires umte re- nal÷. I'hematolog~e, la parasitolog~e, la bioohl- mie. la biologic de la re- productton, La biologJe tu- morale, la FAMRA, le laboratoire de la phar- matte, la bactenolog~e et la virolog=e

Etapes de realisation

Demarr~ debut 2000, le processus s'est de. rou le en p lus ieurs etapes.

: . : . 4:

Tableau I / Bflan comparatif des methodes (prfx annie 2000).

Premi i~re d t a p e

~. Presentation du pro- jet a la r0union mensuel- ;e des cadfeq reed:co- techniques afln dobte-

56 Revue Fran(;a,~t" des Labofat,)~rus. mar~- 200,1. N = 361

ntr un accord de principe des participants et de I'ingenieur biomedical. • Diffusion d'un questionnaire & chaque laboratoire afin de recenser les inventaires des pipettes, I'existence ou non de fiches de vie et de suivi, les eventuelles classifications, les methodes de contr6les avec leur tra(;;abi- lite et les referents pipettes. • Presentation du bilan des questionnaires aux responsables concernes avec etude des 6carts observes par rapport & la reglementa-

tion et & la tra(~abilite (381 pipettes recen- sees en juin 2000). • Presentation des differents systemes de contr61es existants avec evaluation des coClts d'investissement en fonction du materiel choisi pour I'h6pital (tableau I).

D e u x i b m e (~tape

• Presentation sur site du photometre spe- cifique pour le contrSle volumetrique (la gra- vimetrie etant connue de tous) aux cadres

Q U I ? Q U O I ? C O M M E N T ?

- J~ekent p~et~

- Cadre m6dico- tedmlque (CMT)

- C:adm sup6deur (CS)

-CMT

- R ~ n m t pipet~

-CIMT

- k l d p e e m

- Cldlr

- R~mmt pipette

-CMlr

- Rd~k~nt pipette

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- t ~ r ~ k ~ pipette

- ~ n t plpeue

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r - -q

N L I Figure 1 / Gestion du parc de pipettes.

LiMing - tableau

I~ ou tet~e a t J ~ u ~ ~ chaque pipeee

Grille danm6e par le guide du Mouvement franGds pour la qualit~ en fonction de F ~ a n de 18 pipaffL

Voir les dffMmnts modiJles en annexe ¢r~bllit6),

C:l~ IV et V

medico-techniques, & I'ingenieur biomedical et aux referents pipettes. • Choix de la methode pour I'h6pital Tenon : la photometrie pour les pipettes distribuant un volume inferieur ou egal & 500 #L (representant la majorite dans le travail quotidien) et la gravimetrie pour celles distribuant plus de 500 #L. Le spectrophotometre sera utilise en trans- versal et se deplacera de laboratoire en laboratoire. ,&. charge & chaque service

d 'u t i l iser sa ba lance pour le contr61e gravimetr ique ou de se deplacer dans un autre laboratoi- re si il n'y en a pas en local (par- tage du materiel).

T r o i s i ~ m e 6 t a p e

• Creation d'un groupe transversal de referents pipettes compose d'une vingtaine de participants : techniciens de laboratoires, techniciens de main- tenance du service biomedical, cadres medico-techniques et un pharmacien. Son r61e (tableau II) est de definir les organisations internes et communes : definition des inventaires avec pipettes fixes, reglables et multica- naux, creation des fiches de vie et de suivi des pipettes, classification sui- vant ,, Le guide de metrologie ,, du Mouvement fran(~ais pour la qualite (classe A pour la reconstitution de contr61es ou de calibrants ; classe B pour la realisation des analyses quan- titatives; classe C pour la reconstitu- tion des reactifs, dilution de serums pathologiques, realisation d'analyses qualitatives ou semi-quantitatives ou la mesure des diureses ;les pipettes de transfert ne donnant pas lieu & des verifications).

Q u a t r i b m e 6 t a p e

~- Acquisition du photometre speci- fique par le service biomedical.

Definition par le groupe transver- sal ,, referent pipette ,, du planning de rotation annuel du photometre (septembre 2001-juin 2002), de la gestion des commandes des reac- tifs par un seul service avec une redistribution budgetaire sous forme de ,, troc ,,. Validation du systeme par les cadres medico-techniques, I'ingenieur biomedical et la direction des services economiques.

C i n q u i b m e 6 t a p e

)~ Deuxieme formation des ref6rents pipettes & I'utilisation du photometre.

Revue Fran~aise des Laboratoires, mars 2004, N ° 361 57

• Cr6atior~ d'un sous.-groupe de r~f~rents pipettes pour I'ecritgre de la proc~ lure transvemaJe : definition dee reeponsabiStes des di f l~ents acteurs et d u , Qui, Fair, Ouoi, OQ, Quand, Comment -. • Creation de la fiche du transfert du photo- metre, d'un mode operatoire rapide d'utitk~a- tJen, d'un g~ossaJre afin que chacun parle le n~-ne langage, des valeum limites accep- tables pour le contr6le des pcpette~ en fo~c- tion de leuz classification el de la gestion des pipetles d~ec~ueuses.

>" Des reunions ont ~te orgarusbes toes les masque de presentat ion dej& existant des qu=nze joum pendant srx mo,s avec diffusion " procedures transyersales de I'hbp~tal. du compte re~lu & rensemble des r~dre~ts pipettes.

Sixi~rne (~tape • Validabon de la procedure transversale par I'ingenieur biom~lical et les cadres des laboratoires. • Presentat ioq de la procedure & la char- gee de mission ,, e~aJuat~on qualit~ accre- ditat ion ,, de l 'h~pital afin de I 'adapter au

QUI QUOI : gesUon d'un ¢ont~le volun~trique COMMENT

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Mode opkatoiro du pbotonmre

Mode op(natoim en ces de dysh)nctionnement de la pipette : lion de commande & demander au service I~conoraat

Tra;ablllt6 : - Rangement de la photoceple de la fe.ille d'impression du photo- mt~re - Enregistrement sur la fiche de vie de la pipette

Utllisation de la pipette conformo pour les dosages

Sept ieme drape • Bilan, evaluation de la premtere annee de la gestron transversale des pipettes et elude de co~t avec l'ensemble des referents pTpettes et I'ingen,eur biomedical (coOt total pour 5 cof- frets r~actffs utilis~s : 4 574 euros). Mist; en place d'a(:tions correctives : crOahon de for- mations pour I'entretien des pipettes, ~;enslbd~- sation a une meilleure utilisation des reachts et

rappel pour les contrOles des pipettes par gravimetne. • Presentation du b,lan de I'organi- sateen a la reunion des cadres med~- co-techniques • Creation d'un nouveau planmng dc rotahon d u photometre pour la deuxi@me annee (aoOt 2002-1u~n 2003) et iqtegration au systeme d'un nouw:au laboratoire.

Huit ibme ~tape • Formabon entrehen pq3ette dun tourmsseur ouverte a tous les labora-

• tobies.

Neuv leme 6tape >. Presentation de rorgamsation lransversale aux chefs de servi<:e des d~fl~)rents laborat0ires lots de la iour - nee du bilan des auto evaluahons du plateau medico-technique organisee par ta chargee cle m,ssion ,, evalua- tion quahte accreditation - de l'h6pt- tal Tenon.

Dixieme 6tape ) , Bdan, evaluation et etude de coot de la deuxleme annee (coOt pour quatre coffrets reactifs ; 3 689 euros) (tableau III). Recherche d'mdica- teurs de suw~ e! d axes d'amehora- lions avec orgamsahon de m,m audKts afin d'amehorer les orgamsa- teens et les traq:ablhtes ~nternes. R;tppel pour les contr61e:~ des p~peltes par gravimetde. >" M~se en circulation du planning d'uhlisation du photometre pour la trois~eme annee (septembre 2003- juln 2004).

Onz iSme dtape • Deux;eme formation entrehen p~pette par un deuxieme fourn~ssuur ouverte a tousles laloorato~res. Les tigures 1 et 2 reprcsentent r( :spect lvement les Iog~grammes de gestion du parc des plp(-tt(~.~ et du contr61e d'un volume•

Figure 2 /Contr~le volumetr/que.

58 Revue, rl.ll,£,t,:.e d~.s Laboratolres. mars 2004. N ° 361

Conclusion La mise en place de cette organ/sat/on trans- versale a sollicit6 beaucoup d'energie de sec- teurs d 'hor izons di f ferents et a amene les laboratoires & s'ouvrir vers I'ext6rieur. Malgr6 le manque de formations (m6trologle, uti l isation de Word ou Excel, animation de groupe...), la charge de travail suppl6mental- re. I'obligation de changement des mentatit6s et des habitudes du personnel ainsi que le co~t de la restructuration, le syst~me a bien 6t~ accept& II permet & tous d'avoir confiance dans le materiel utilis& II fonctionne car chacun des acteurs a su trouver sa place et jouer plei- nement son r6|e. Commu n/cation, diffusion et retour d'informations, transparence et f6dera-

t/on dans les decisions, endurance pour faire avancer les 6tapes. sont des el6ments es- sentiels & son bon d6roulement. Ce projet de gestion commune des contr61es des pipettes a induit d'autres r6flexions d'ameliorations trans- versales et de mlses en conformite avec le GBEA au niveau de I'etablissement, comme la mlse en place d'une ,, tissutheque ,, sur I'hSpi- tal ou la gestion transversale du contr61e des hottes des laboratoires.

BIBLIOGRAPHIE

[1] Arr~t6 du 26 novembre 1999 relatif & la bonne ex6- cut/on des analyses de biologie m6dicale modifi6 oar arrete du 26 avfi12002. JORFdu 11 d~embre 1999, JORF du 4 rnai 2002.

Remerciements L'auteur tient ~ remercier tousles part/c/pants du projet : I'ing~nieur biomedical, les membres des services 6conomiques, les cadres su- p6rieurs et cadres m#dico-techniques, le phar- macien, les techniciens de laboratoire et la technicienne de maintenance du service bio- m6dical ; ainsi que la personne charg6e #va- luation accreditation pour le sum de la mise en forme de la procedure de la gestion du contrSle volum~trique des pipettes. II remercie 6galement les r~f6rents pipettes volontaires pour I'~criture de la procedure trans- versale qui ont donn6 beaucoup de leur temps pour part/c/per aux nombreuses r#unions d'6cri- ture : Mme M/chile Martin (service de biochi- m/e), M. Thierry Kedaffrec (service de pharma- c/e), Mme Sylvie Lehnen (service de bact~riologie),

Mme Sylvie Lucch in i (service d'histologie et b io logie de la repro- duction cytog#n#tique), Mme Dominique Dabit ( f~d~rat ion FAMBA), Mme Virginie Arno ld (service biomedical) , M. Olivier Charpignon (service de parasitolo- g/e), Mme Isabelle Sca- tena (service de bact6- riologie), M. Jean-Francois Henckel (service d'h~ma- tologie).

Nadine Robert Explorations fonctionnelles

multidisciplinaires, HSpital Tenon, Paris.

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