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Eurécia- SAS au capital social de 37 000 € - RCS Toulouse 487 820 268 - n° de TVA intracommunautaire FR88487820268 - Siège : 2, rue du Stade - 31320 Castanet-Tolosan France Mémo de l’administrateur Ce mémorandum guide les responsables RH, comptables, responsables financiers, chefs de projets et administrateurs dans leur utilisation d’Eurécia.

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Eurécia- SAS au capital social de 37 000 € - RCS Toulouse 487 820 268 - n° de TVA intracommunautaire FR88487820268 - Siège : 2, rue du Stade - 31320 Castanet-Tolosan – France

Mémo de l’administrateur

Ce mémorandum guide les responsables RH, comptables, responsables

financiers, chefs de projets et administrateurs dans leur utilisation d’Eurécia.

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Mémo de l’administrateur - 2 / 16

Sommaire

Congés & Absences 3

Accompagner la vie du salarié dans l’entreprise 3

Valider des éléments 4

Gérer des absences particulières 4

Préparer la paye 5

En fin de période de congés 6

Au besoin 6

Le circuit de validation d’une demande de congés 7

Temps & Activités 8

Accompagner la vie du salarié dans l’entreprise 8

Préparer la paye 9

Initialiser les projets 10

Planifier les activités 10

Suivre les projets 10

Le circuit de validation d’une feuille de temps et d’activités 11

Suivi RH 12

Au fur et à mesure des arrivées, départs, et autres mouvements de personnel 12

Chaque mois, après la paye 12

Occasionnellement 12

Notes de Frais 13

Chaque mois 13

De temps en temps 14

Le circuit de validation d’une note de frais 15

Tous modules 16

Quand l’organisation change 16

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Congés & Absences

Accompagner la vie du salarié dans l’entreprise

Un nouveau salarié arrive

Espace admin > Salariés et Utilisateurs > Nouveau salarié utilisateur

Renseigner a minima le nom, le prénom, l’email, la date d’embauche, le profil

congés, le circuit de validation, les modules souscrits

http://www.eurecia.com/guide/10530

notes

Un salarié évolue

Changer l’horaire de travail d’un salarié

Espace admin > Salariés et Utilisateurs > Ouvrir la fiche > Onglet Emploi

http://www.eurecia.com/guide/10581

Modifier le profil congé d’un salarié

Espace admin > Salariés et Utilisateurs > Ouvrir la fiche > Onglet Emploi

http://www.eurecia.com/guide/8745

Changer le profil utilisateur d’un salarié

Espace admin > Salariés et Utilisateurs > Ouvrir la fiche > Onglet Général

notes

Un salarié est sur le départ

http://www.eurecia.com/guide/10554

Mettre à jour la date de départ

Espace admin > Salariés et Utilisateurs > Ouvrir la fiche > Onglet Général

Traiter les demandes d’absences encore en cours

Module Congés & Absences > Vue Manager > Validation des demandes

Vérifier les soldes de congés

Module Congés & Absences > Vue Manager > Compteurs Equipe

Archiver le salarié (une fois parti)

Espace admin > Salariés et Utilisateurs > Ouvrir la fiche > Onglet Général

notes

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Congés & Absences

Valider des éléments

Valider des absences à la place d’un manager

Si le manager a oublié de mettre en place la délégation avant de partir en congés.

Module Congés & Absences > Vue Manager > Validation des demandes

Valider des demandes de transferts de droits

vers un autre compteur de congés

Lorsque le salarié souhaite envoyer des reliquats de congés vers un compteur de

type Compte Epargne Temps (CET).

Module Congés & Absences > Vue Manager > Transferts de droits

http://www.eurecia.com/guide/10564

notes

Congés & Absences

Gérer des absences particulières

Créer une demande d’absence collective

Lorsque la société impose les mêmes congés à un ensemble de salariés

(semaine de fermeture de l’entreprise, dates des RTT patronaux, …).

Module Congés & Absences > Planning Congés > Nouvelle demande d’absence>

Option Demande d’absence collective

http://www.eurecia.com/guide/10560

notes

Modifier exceptionnellement le jour de repos d’un salarié

Lorsqu’un salarié, à temps partiel par exemple, souhaite échanger un jour de

repos contre un autre.

Module Congés & Absences > Planning Congés> Clic droit sur le jour du planning

http://www.eurecia.com/guide/10561

notes

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Fermer une demi-journée exceptionnelle

(24 décembre après-midi par exemple)

Module Congés & Absences > Planning Congés > Nouvelle

demande d’absence > Absence collective

notes

Congés & Absences

Préparer la paye

Commander les titres restaurant (option)

Module Congés & Absences > Export Paye > Titres restaurant

http://www.eurecia.com/guide/10572

notes

Générer le fichier des congés et des absences

Module Congés & Absences > Export Paye > Export Paye Standard

http://www.eurecia.com/guide/1011

notes

Finaliser la saisie des éléments variables de paye et les exporter (option)

Module Congés & Absences > Export Paye > Saisie éléments variables de paye

http://www.eurecia.com/guide/10536

notes

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Congés & Absences

En fin de période de congés

Arrondir les droits acquis des compteurs de congés

En fin de période de cumul de droits, il est recommandé d’arrondir au nombre

entier supérieur les congés acquis afin de permettre au permet au salarié de

poser l’intégralité de ses congés.

Module Congés & Absences > Vue Manager > Compteurs Equipe

http://www.eurecia.com/guide/8538

notes

Basculer les reliquats de l’année N-2 vers un autre compteur

Quand il reste des congés à prendre sur l’année N-2, ceux-ci ne sont plus

accessibles pour le salarié. S’ils ne sont pas perdus, il faut alors les basculer vers

un compteur dont l’accès reste possible (N-1 par exemple).

Module Congés & Absences > Vue Manager > Compteurs Equipe

http://www.eurecia.com/guide/10547

notes

Congés & Absences

Au besoin

Extraire des données pour le bilan social

Module Congés & Absences > Rapports

Mettre à jour la liste des jours fériés

Espace Admin > Jours fériés > Ouvrir le calendrier

Créer un horaire de travail

Espace Admin > Horaires > Nouvel horaire de travail

notes

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Congés & Absences

Le circuit de validation d’une demande de congés

notes

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Temps & Activités

Accompagner la vie du salarié dans l’entreprise

Un nouveau salarié arrive

Espace admin > Salariés et Utilisateurs > Nouveau salarié utilisateur >

Renseigner a minima le nom, le prénom, l’email, l’horaire de travail, les modules

souscrits, le circuit de validation et, lors de l’enregistrement, la fréquence des

feuilles de temps et la date de début

S’il devra remplir les feuilles de temps

http://www.eurecia.com/guide/10531

S’il devra remplir les feuilles d’activités

http://www.eurecia.com/guide/10532

notes

Un salarié évolue

Changer l’horaire de travail d’un salarié

Espace admin > Salariés et Utilisateurs > Ouvrir la fiche > Onglet Emploi

http://www.eurecia.com/guide/10581

Changer le profil utilisateur d’un salarié

Espace admin > Salariés et Utilisateurs > Ouvrir la fiche > Onglet Général

notes

Un salarié est sur le départ

Mettre à jour la date de départ

Espace admin > Salariés et Utilisateurs > Ouvrir la fiche > Onglet Général

Archiver le salarié (une fois parti)

Espace admin > Salariés et Utilisateurs > Ouvrir la fiche > Onglet Général

notes

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Temps & Act i v i tés

Préparer la paye

Valider les feuilles (à la place d’un manager)

Modules Temps & Activités > Vue Manager

http://www.eurecia.com/guide/2102

notes

Valider les heures supplémentaires

Module Temps & Activités >Transfert des Heures supp.

http://www.eurecia.com/guide/4947

notes

Exporter les heures supplémentaires vers la paye

Module Temps & Activités > Export des heures pour paye

http://www.eurecia.com/guide/4947-1

notes

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Temps & Act i v i tés – P l anni ng Ressources

Initialiser les projets

Créer de nouveaux projets

Module Temps & Activités > Administration > Axes analytiques > Ouvrir l’axe >

Onglet Comptes > Insérer une nouvelle ligne

http://www.eurecia.com/guide/2409

notes

Définir les budgets et coûts prévisionnels des projets

Module Temps & Activités > Administration > Axes analytiques > Définition des

charges et budgets > Insérer un compte

http://www.eurecia.com/guide/4700

notes

Temps & Act i v i tés – P l anni ng Ressources

Planifier les activités

Préparer le planning

Module Planning Ressources > Planning Equipe > Nouvel événement

http://www.eurecia.com/guide/4505

notes

Temps & Act i v i tés – P l anni ng Ressources

Suivre les projets

Valider les activités déclarées projet par projet

Module Temps & Activités > Analyse des temps et activités > Valider la ligne

Contrôler l’avancement des projets et les budgets

Module Temps & Activités > Analyse des temps et activités

notes

Page 11: Mémo de l’administrateurMémo de l’administrateur - 2 / 16 Sommaire Congés & Absences 3 Accompagner la vie du salarié dans l’entreprise 3 Valider des éléments 4 Gérer des

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Temps & Act i v i tés – P l anni ng Ressources

Le circuit de validation d’une feuille de temps et

d’activités

notes

Page 12: Mémo de l’administrateurMémo de l’administrateur - 2 / 16 Sommaire Congés & Absences 3 Accompagner la vie du salarié dans l’entreprise 3 Valider des éléments 4 Gérer des

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Suivi RH

Au fur et à mesure des arrivées, départs, et autres

mouvements de personnel

Intégrer les données RH (salaire, primes…) et les historiser

Espace admin > Salariés et Utilisateurs > Ouvrir la fiche > Onglet Général /

Emploi

http://www.eurecia.com/guide/8775

notes

Programmer des rappels sur les événements importants

(fin de contrat, visite médicale…)

Module Suivi RH > Dossier salarié

http://www.eurecia.com/guide/8792

notes

Su i v i RH

Chaque mois, après la paye

Importer les bulletins de salaire (option)

Espace Admin> Importer un nouveau fichier > Bulletins de salaire

Analyser les données RH

Module Suivi RH > Tableaux de bord > RH

notes

Su i v i RH

Occasionnellement

Mettre à jour les documents RH visibles du personnel

Module Suivi RH > Documents partagés

notes

Page 13: Mémo de l’administrateurMémo de l’administrateur - 2 / 16 Sommaire Congés & Absences 3 Accompagner la vie du salarié dans l’entreprise 3 Valider des éléments 4 Gérer des

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Notes de Frais

Chaque mois

Exporter les dépenses vers la comptabilité

Module Notes de Frais > Analyse des dépenses > Export comptable ou Export

Excel

http://www.eurecia.com/guide/10584

notes

Informer que les notes de frais sont remboursées

Module Notes de Frais > Vue Manager > Mettre le statut à Remboursé

notes

Générer les ordres de virement bancaire pour remboursement (option)

Pour générer les ordres de virement directement depuis Eurécia et rembourser les

salariés rapidement

Module Notes de Frais > Analyse des dépenses > Export SEPA

notes

Intégrer les dépenses de cartes affaires (option)

Quand les salariés sont des cartes professionnelles, importer les dépenses depuis

la banque directement dans Eurécia.

Espace Admin > Importer un nouveau fichier > Cartes Affaires

http://www.eurecia.com/guide/10636

notes

Page 14: Mémo de l’administrateurMémo de l’administrateur - 2 / 16 Sommaire Congés & Absences 3 Accompagner la vie du salarié dans l’entreprise 3 Valider des éléments 4 Gérer des

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Notes de Fra i s

De temps en temps

Valider les notes de frais

Module Notes de Frais > Vue Manager

http://www.eurecia.com/guide/1814

notes

Etablir des statistiques sur les frais

Module Notes de Frais > Rapports

http://www.eurecia.com/guide/6614

notes

Mettre à jour les plafonds du barème de remboursement

Module Notes de Frais > Administration > Barème de remboursement > Ouvrir le

barème > Onglet Plafonds / Budgets / Règles

http://www.eurecia.com/guide/2212

notes

Page 15: Mémo de l’administrateurMémo de l’administrateur - 2 / 16 Sommaire Congés & Absences 3 Accompagner la vie du salarié dans l’entreprise 3 Valider des éléments 4 Gérer des

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Notes de Fra i s

Le circuit de validation d’une note de frais

notes

Page 16: Mémo de l’administrateurMémo de l’administrateur - 2 / 16 Sommaire Congés & Absences 3 Accompagner la vie du salarié dans l’entreprise 3 Valider des éléments 4 Gérer des

Mémo de l’administrateur - 16 / 16

Tous modules

Quand l’organisation change

Mettre à jour le circuit de validation

De la société

Espace Admin > Sociétés > Ouvrir la fiche > Onglet Circuit de validation

http://www.eurecia.com/guide/6858

D’un salarié

Espace admin > Salariés et Utilisateurs > Ouvrir la fiche > Onglet Circuit de

validation

notes

Créer des listes personnalisées

Espace Admin > Listes personnalisées > Nouvelle liste

http://www.eurecia.com/guide/6866

notes

Créer des départements / structures

Espace Admin > Sociétés > Ouvrir la fiche > Onglet Départements ou Structures

http://www.eurecia.com/guide/372

http://www.eurecia.com/guide/2832

notes

Créer un nouveau profil utilisateur

Contacter le support Eurécia à [email protected]

notes