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AKANEA Développement Celtic Parc - ZAC du Bois des Côtes 304 Route Nationale 6 - 69578 Limonest Cedex RCS Lyon 330 573 775 - SAS au capital de 623 434 € - NAF 722 C

MODE D’EMPLOI DU

E_ENTREPOT SUR

AKANEA WMS V14

Version Utilisateur

Akanea

Mode Emploi E Entrepot

Document non contractuel, susceptible de modification sans notification préalable

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1. INTRODUCTION ..................................................................................................................................... 2

2. ACCES AU SITE ....................................................................................................................................... 4

3. ACCES EN UTILISATEUR .................................................................................................................... 5

3.1 Stock Visualisation ............................................................................................................................... 6

3.1.1 Détail de la barre d’outils ............................................................................................................... 9

3.2 Consultation par Numéro de Série (NS) ............................................................................................. 10

3.3 Tracing des Commandes d’Entrée ...................................................................................................... 11

3.3.1 Affichage des Numéros de Série (NS) ......................................................................................... 13

3.4 Tracing des Commandes de Sortie ..................................................................................................... 14

3.4.1 Affichage des Numéros de Série (NS) ......................................................................................... 15

3.4.2 Commande en Anomalie .............................................................................................................. 16

3.4.3 Détail de la barre d’outils ............................................................................................................. 17

3.5 Saisie d’une commande à préparer ..................................................................................................... 18

3.5.1 Détail des champs de saisie de l’entête de la commande ............................................................. 18

3.5.2 Détail des champs de saisie du détail de la commande ................................................................ 19

3.5.3 Modification d’une ligne de commande ...................................................................................... 20

3.5.4 Validation de la commande .......................................................................................................... 20

3.5.4.1 Envoi de mail ......................................................................................................................... 20

Historique des versions.

Version A : Création du Document.

Version B : Reprise suite modif de 12/2007

Version C : Reprise suite modif de 01/2009 – Statut par User + Code dépôt

Version D : Reprise suite modif du 07/2010 – Anglais + profil User + Extraction ligne cde sortie.

Version E : Reprise suite ajout de la visu des Numéros de Série en 09/2010

Version F : 20/12/11 - Précisions sur la synchro des stockeurs

Version G : 28/01/12 – Nouvel écran de stock. Nouvelles fonctionnalités sur le mode Admin

Version H : 20/03/12 – Nouvelles fonctionnalité admin + modif saisie commande.

Version I : 04/10/13 – Passage en Akanea

Le E_Entrepot est une interface WEB permettant d’accéder en temps réel à Akanea WMS. C'est-

à-dire que ce que vous voyez est le reflet exact du contenu du WMS au moment où vous interrogez.

Cette interface s’utilise sur deux modes :

Administrateur Client permet de :

o Récupérer les stockeurs gérés dans la Logistique.

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o Gérer les accès Utilisateur de consultation à l’attention des stockeurs. Création,

modification et suppression des logins.

Utilisateur permet à votre stockeur de :

o Consulter ses stocks et de les extraire sur Excel

o Consulter l’avancement de ses commandes, tant en entrée qu’en sortie

o Saisir une commande à préparer.

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Le produit est conçu pour tourner sur le navigateur Microsoft Internet Exploreur V5 ou supérieur.

Ouvrir Internet Explorer et taper l’adresse suivante :

http://eentrepot-wms.akanea.com/auth.asp?service=xxxxxx ou xxxxx est égal au nom du client.

Vous obtenez l’écran suivant :

Entrez votre login et votre mot de passe. Vous pouvez le saisir en majuscule ou en minuscule,

cela n’a pas d’importance.

Selon le login entré, vous vous trouvez loggué en « Administrateur Client » ou en « Utilisateur ».

L’icône téléphone permet de saisir un mail à l’attention de la maintenance AKANEA

Développement en cas de problème de connexion ou d’autres problèmes.

L’icône Internet Explorer permet de tester le navigateur Internet utilisé afin que celui-ci soit

compatible avec le site du E-Entrepôt.

http://eentrepot-wms.akanea.com/auth.asp?service=xxxxxx

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Une fois loggué vous obtenez l’écran suivant :

Vous devez confirmer le stockeur sur lequel vous travaillez. L’écran par défaut est la

visualisation du stock. Une fois le stockeur sélectionné, il est actif pour tous les écrans et il est

affiché devant la fonctionnalité en cours d’utilisation.

Choisissez ensuite dans le menu l’action que vous souhaitez.

Note : Dans le cas où vous n’avez qu’un stockeur d’affecté, cet écran ne s’affiche pas et vous

arrivez directement sur l’écran de Stock Visualisation.

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3.1 Stock Visualisation

En cliquant sur ce menu, vous obtenez l’écran suivant :

A partir de cet écran vous pouvez faire une recherche :

Par Article L’affichage obtenu en cliquant sur le bouton peut changer selon que

vous ayez, ou non, des statuts attachés à votre utilisateur :

o Si l’utilisateur a des statuts attachés, il ne verra que les articles EN STOCK (à

l’instant T) ayant ces statuts

o Si l’utilisateur n’a pas de statuts attachés, il verra TOUS les articles créés pour ce

stockeur. Qu’ils soient en stock ou non.

Par Libellé Article

Par Famille

Par Statut

Par Fournisseur

Pour ces cinq critères, vous pouvez saisir tout ou n’importe quelle partie du champ recherché.

Des aides vous sont proposées pour le code article, la famille, le statut et le fournisseur.

Si la recherche ramène plusieurs articles, ils seront tous affichés.

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Stock vides affichés si vous cochez cette case vous obtiendrez également les lignes des

articles pour lesquels il n’y a pas de stocks validés en ce moment. Cela permet de voir, par

exemple, les encours de sortie comme dans le cas ci-dessous pour l’article ‘Essuie-Glace’.

Détail par Lot ; par Fournisseur ; par Statut ou par Dépôt en cochant ces cases une ligne

de stock pourra être éclatée en n lignes. Ex : Supposons un article stockée sous 3 statuts

différents, vous obtiendrez 3 lignes.

Le bouton « Tous » Si vous cliquez sur ce bouton, vous obtenez tous les articles (la

distinction ‘stock vide’ est également gérée) sur une seule page munie d’un ascenseur sur la droite.

Une fois vos critères entrés, la page de résultats s’affiche.

Les critères que vous avez posés sont rappelés en haut à gauche. Dans cet exemple on recherche

les articles du stockeur BOSCH (500) dont le libellé article contient ‘LANCE’

Si l’écran comprend plusieurs pages, il faut cliquer sur « >> » pour les faire défiler.

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En cliquant sur une ligne, vous ouvrez un écran qui vous donne le détail de la ligne. Ex si votre

ligne regroupe 5 palettes, l’écran de détail vous donnera 5 lignes. Sur chaque ligne vous pourrez

voir le N° de palette, le conditionnement. Si votre article gère des N° de Série (NS), vous verrez

apparaitre à la fin de la ligne un petit Code Barre

En cliquant sur ce code barre, vous ouvrez un écran qui vos donne le détail des NS contenus sur

cette palette.

Il est aussi possible de consulter directement un NS, voir plus loin dans ce document.

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3.1.1 Détail de la barre d’outils

Le haut de l’écran permet des actions.

Les mots ‘Liste’ et ‘Recherche Simple’ permettent de basculer de l’écran de résultat à

l’écran de critères.

Les mots ‘Stock / Choix Stockeur / Résultat’. Le mot souligné permet d’atteindre

directement l’écran auquel il fait référence (il n’est présent que dans le cas où l’utilisateur

voit au moins deux stockeurs).

L’icône double flèche permet de rafraichir l’écran. Seules les données sont ré affichées.

Si une opération a été faite dans le WMS le fait de rafraichir l’écran permet de voir le

résultat.

L’icône flèche à gauche permet de revenir à l’écran précédent. Ne pas la confondre

avec un clic sur les mots ‘Liste’ et ‘Recherche Simple’.

L’icône disquette permet de réaliser des extractions sous Excel. L’extraction du stock

prend en compte les critères demandés. Si votre recherche s’affiche sur plusieurs pages

écran, l’extraction se fera bien sur toutes ces pages. Si vous choisissez ‘Ouvrir’, votre PC

doit comporter Excel.

L’icône ? permet de charger ce document d’aide.

L’icône téléphone permet de saisir un mail à l’attention de la maintenance

AKANEA Développement en cas de problème.

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3.2 Consultation par Numéro de Série (NS)

Pour accéder à la consultation des NS cliquez sur Stock / Numéro de Série

Il est possible de faire des recherches par

NS. Vous pouvez :

Consulter tous les NS d’un

article, soit par son code, soit par

un bout de son libellé

Interroger un NS en particulier

Interroger du NS N°x au NS N°y

Interroger les mouvements de NS

par date

Interroger par N° de colis en

sortie.

On peut voir sur cet écran que le NS BO667 est entré le 10/09/10 sur la réception 7896 et qu’il est

ressorti le 13/12/2010 par la commande N° 130.

Les autres n’étant pas ressortis, sont toujours en stock.

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3.3 Tracing des Commandes d’Entrée

Sur le menu, cliquer sur ‘Tracing des

Commandes’, puis ‘Commandes

d’Entrée’.


Par Numéro de commande : Vous pouvez préciser :

Un Numéro de commande en tapant tout ou partie de ce N°. Si plusieurs commandes

correspondent à la recherche, elles seront affichées. Ces critères doivent être enrichis des

critères de dates un peu plus bas dans l’écran.

Toutes vos commandes Toutes les commandes comprises dans les critères de dates

entrés plus bas seront affichées.

Par Date : Vous pouvez préciser :

Un type de date Prévisionnelle, Rendez Vous ou Réelle.

Le fait de préciser un type de date vous donne accès à la saisie des dates. Vous pouvez indiquer :

Une date précise

Une fourchette de dates L’afficher à l’aide des listes déroulantes.

Par Fournisseur : Vous pouvez préciser tout où partie du nom du fournisseur ou le sélectionner

grâce au bouton d’aide associé.

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Cliquez sur ‘Rechercher’ vous obtenez l’écran suivant

Il est possible de filtrer cet écran par état de commande en cliquant sur le petit triangle à droite

dans la colonne ‘Etat’

Il est aussi possible de le trier, sur les dates, en cliquant sur les icones entourées en rouges.

Pour connaître le détail d’une commande, il suffit de cliquer dessus vous obtenez l’écran suivant :

Dans cet exemple on voit que l’on a créé une deuxième ligne de 24 UVC de l’article HP028, qui

n’étaient pas attendus.

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3.3.1 Affichage des Numéros de Série (NS)

Nota : cet exemple est réalisé avec un autre stockeur que Shell Chimie

Exemple d’affichage de la Réception N° 7896.

En cliquant sur l’entête de la Commande, on ouvre :

l’écran de ‘Détail de la commande d’entrée’ qui détaille les lignes de réception. En

cliquant sur une ligne de cet écran, on ouvre :

o L’écran ‘Détail des Palette’ qui détaille les palettes crées par cette ligne de

reception. En cliquant sur le CAB des NS (si présent) de cette ligne ou ouvre :

L’écran de ‘Détail des numéros de Série’ qui comporte une ligne par NS

de la palette. Le NS est indiqué en première colonne.

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3.4 Tracing des Commandes de Sortie

Sur le menu, cliquer sur ‘Tracing

des Commandes’, puis

‘Commandes de Sortie.


Vous pouvez saisir soit un N° de commande, soit demander toutes vos commandes. La recherche

ne se fera que sur la fourchette de dates que vous préciserez.

Vous pouvez également rechercher par état de commande grâce à l’aide associée.

La saisie d’un N° de commande peut être partielle. Exemple : si vous saisissez ‘31’ vous obtiendrez

toutes les commandes dont le N° contient ‘31’ (toujours à l’intérieur de la fourchette de dates

précisées).

Cliquez sur Rechercher, vous obtenez l’écran suivant :

Il est possible de filtrer cet écran par état de commande en cliquant sur le petit triangle entouré en

vert.

Il est possible de Trier par date en cliquant sur les petites icones entourées en rouge.

Il est possible de ré émettre le mail qui a été généré lors de la saisie de la commande sur E_Entrepot.

Pour cela il suffit de cliquer sur l’icône. L’adresse d’envoi est celle qui a été attaché au user lors de

sa création (voir le chapitre admin). Nota : cette colonne n’apparait que si le user que vous utilisez

a une adresse mail d’attaché.

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Pour connaître le détail d’une commande, il suffit de cliquer dessus vous obtenez l’écran suivant :

On peut voir sur cet exemple que la première ligne de commande n’est pas préparée du tout, la

deuxième de façon partielle et que la troisième est préparée en totalité.

Il est possible d’extraire les lignes de la commande en cliquant sur l’icône

3.4.1 Affichage des Numéros de Série (NS)

Nota : cet exemple est réalisé avec un autre stockeur que Shell Chimie

Si la ligne de détail contient des NS, un petit Code Barre apparait dans la dernière colonne.

En cliquant sur la ligne vous obtenez l’écran suivant qui détaille la palette sur laquelle se fait le

prélèvement. Pal 6576 dans cet exemple.

Ligne Code Article Libellé article

Qte Palette

commandé

Qte Colis

commandé

Qte UVC

commandé

Qte Palette

préparé

Qte Colis

préparé

Qte UVC

préparé Statut Num Lot Douane Support Commentaire Numéro de série

1 400 PROTECTION SEUIL PORTE JK 0711 - - 12 0 1 12 - - - - - Non

2 LANCE LANCE POUR NETTOYEUR - - 3 0 0 3 - - - - - Non

Détail de la commande de sortie n°= 40

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En cliquant sur le code barre vous obtenez l’écran suivant

Cet écran affiche le contenu de la palette 6576. On peut voir en première colonne les 4 Numéros

de Série contenus sur cette palette. On peut voir que le NS BO667 est celui qui est en train de sortir

sur la commande 130.

3.4.2 Commande en Anomalie

Dans l’écran d’entête de commandes ci-dessus on peut voir que la colonne ‘Etat’ contient un petit

triangle sur deux lignes.

Cela correspond à une anomalie sur une commande reçue en EDI. L’anomalie provient, en général,

du système informatique du stockeur.

Pour connaître la nature de l’anomalie, il suffit de passer la souris sur le triangle, sans cliquer, et

une info bulle explique la cause.

Ex : signifie que la commande est arrivée avec une commune

de destinataire qui est inconnue. Cette commande doit être corrigée par l’exploitant logistique.

Attention : La correction doit aussi être apportée dans le système du stockeur pour éviter qu’elle

ne se reproduise à chaque commande.

Ces commandes en anomalies ne sont pas visibles directement dans les plannings d’exploitation

du WMS. Le logisticien ne peut pas traiter la commande tant que l’anomalie n’est pas corrigée.

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3.4.3 Détail de la barre d’outils

Le haut de l’écran permet des actions :

Les mots ‘Liste’ et ‘Recherche Simple’ permettent de basculer de l’écran de résultat à

l’écran de critères.

Les mots ‘Stock / Choix Stockeur / Résultat’. Le mot souligné permet d’atteindre

directement l’écran auquel il fait référence (il n’est présent que dans le cas où l’utilisateur

voit au moins deux stockeurs).

Recherche Avancée. En cliquant sur cet onglet vous obtenez l’écran suivant :

Il est ainsi possible de rechercher ces commandes par Destinataire.

Les autres icones fonctionnent de la même façon que pour le suivi des commandes d’entrées

L’extraction Excel permet les lignes et l’entête des commandes, pour l’ensemble des pages.

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3.5 Saisie d’une commande à préparer

Sur le menu, cliquer sur ‘Ordre de

Livraison’, puis ‘Saisie’.


3.5.1 Détail des champs de saisie de l’entête de la commande

Commande (BP) :

N° de commande Facultatif Si vous ne mettez rien, le WMS débitera un N° de commande.

Si vous avez un N° (numérique uniquement) vous pouvez le saisir

Ref Commande Facultatif Si vous avez un N° alpha numérique à saisir c’est ici qu’il faut

le mettre

Date :

Date Liv Souhaitée Facultatif vous pouvez la saisir en utilisant le petit calendrier à droite.

Date Liv impérative Facultatif vous pouvez la saisir en utilisant le petit calendrier à droite.

Client Facturé :

Pour tous les champs Facultatif Permet de distinguer le client à facturer du client à livrer.

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Destinataire :

N° de client Facultatif Si vous saisissez des commandes régulières pour un destinataire,

vous avez intérêt à le faire créer dans le WMS. Il suffit alors de taper son N° et toutes ses

coordonnées s’affichent, ce qui évite de les saisir

Les autres champs sont à renseigner si vous n’avez pas mis de N° de Client.

Nom Obligatoire Mettre le nom du destinataire

Adresse1 Obligatoire en transport il faut au moins renseigner la première ligne de l’adresse

du destinataire

Adresse 2 et Adresse 3 Facultatif

CP / Ville Obligatoire Le Code postal est décomposé en deux. Dans le premier champ il

faut mettre le département, dans le deuxième le reste du code postal. La Ville est Obligatoire

Pays Obligatoire Le pays doit être saisit en utilisant l’aide sur le bouton

Nom Contact – Téléphone – E-mail – Ref Commande Facultatif La Ref Commande est le

N° de commande que le Destinataire à utilisé dans son système.

Transport :

Trafic Facultatif Si nécessaire utilisez le bouton d’aide

Instruction de livraison Facultatif

3.5.2 Détail des champs de saisie du détail de la commande

Code article Obligatoire Vous pouvez soit :

le saisir directement

saisir le début du code. Dans ce cas une fenêtre s’ouvre avec les codes articles

correspondants.

ou utiliser le bouton d’aide

o Si les conditions de sélection et de restriction appliquées au User font qu’il n’y a

plus qu’un seul article possible, il s’affiche alors directement sur la ligne de saisie.

Rappel :

Si l’utilisateur à des statuts d’attachés à son user, il ne verra que les articles en stock, à

l’instant T, pour ses statuts. Par contre il peut saisir un code connu du stockeur, mais non

en stock à l’instant T.

Si l’utilisateur est limité aux seuls articles en stocks, il ne verra donc que ceux-ci. Par

contre il peut saisir un code connu du stockeur. La ligne saisie sera alors, créé ou non,

selon le paramètre « Stock Bloquant » attaché à l’utilisateur.

Libellé Il se renseigne automatiquement

Numéro de Lot Facultatif ou Obligatoire selon le User Vous pouvez préciser un N° de lot à préparer, si

nécessaire. Il est possible d’afficher les lots en stock, à l’instant T, en cliquant sur

Statut Facultatif ou Obligatoire selon le User Il ne peut être renseigné que par la liste déroulante.

Qte à Préparer Obligatoire Vous saisissez la quantité. L’unité est exprimée dans la colonne

suivante selon l’unité préférentielle définie pour cet article dans le WMS (Pal Colis ou UVC)

Unité Obligatoire Renseignée par défaut selon le paramétrage de l’article dans le WMS. Peut être

modifié si nécessaire

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Commentaire Facultatif Ce commentaire se retrouve sur la ligne de commande à préparer. Il est

imprimé sur le Bon de Préparation

Douane Obligatoire Renseignée par défaut selon le paramétrage de l’article dans le WMS. Peut

être modifié si nécessaire.

Cliquez sur ce bouton pour

créer la ligne. Si le stock commandé

n’est pas disponible un message vous

informe.

Rappel : si l’utilisateur est configuré en

« Stock Bloquant » à ‘Oui’, après ce

message la ligne de commande ne sera

pas créée.

3.5.3 Modification d’une ligne de commande

Une fois qu’une ligne est saisie, vous pouvez la modifier ou la supprimer.

Pour modifier une ligne, il suffit de ressaisir le code article de la ligne à modifier et de taper la

nouvelle quantité. La nouvelle ligne remplace l’ancienne.

Pour la supprimer il suffit de cliquer sur le bouton

3.5.4 Validation de la commande

A la fin de la saisie cliquez sur le bouton Ok tout en bas de l’écran. Un message vous informe que

la commande a été créée dans le WMS de votre logisticien.

3.5.4.1 Envoi de mail

Si votre user est associé à une adresse mail (paramètre « Mail du service Transport »), un e_mail

de confirmation est automatiquement envoyé à cet adresse..

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