Mode emploi Albistock

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AlbiStock est un logiciel de gestion de stock

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AlbiStock Mode demploiDescription AlbiStock est initialement un logiciel de gestion des produits de laboratoire de biologie mdicale. Il permet les tches habituelles de gestion de stock commune tout tablissement non mdical avec des lments spcifiques de surveillance de premption et de traabilit de mouvement et de dutilisation. Une gestion des documents relatifs aux produits est galement prvue (fiches techniques, procdures, fiches de scurit...). Conu dans un environnement hospitalier, AlbiStock assimile la notion que le donneur dordre effectif est le service conomique dun tablissement. Plusieurs modules ont t successivement intgrs AlbiStock : - planification et enregistrement des maintenances, - dfinition et gestion des mthodes, - planification et expertise des valuations externes de qualit. Lapplication client-serveur est dveloppe en Pascal avec Delphi et repose sur une connexion ADO avec une base de donnes relationnelle locale ou distante de type Access, MySql ou SQL-Server.

Modle de donnes simplifi

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AlbiStock Mode demploiDictionnaires de base Ces dictionnaires ne ncessitent pas dexplications particulires. Ils sont cependant essentiels pour le bon fonctionnement et lergonomie du logiciel pour lutilisateur final. Comme pour de nombreux crans dAlbiStock prsentant des grilles de donnes, un clic droit de la souris fait surgir un menu permettant laccs des fonctionnalits ddition. Ainsi, dans le paramtrage des fournisseurs, la slection de loption Modifier permet daccder la visualisation et la saisie de la fiche dun fournisseur.

Attardons nous cependant sur quelques champs du dictionnaire des fournisseurs. Case cocher Actif : Un fournisseur cr et utilis par le logiciel ne peut tre supprim. Cependant, si un fournisseur cesse dtre un de vos partenaires en raison de modification de marchs, il convient dviter de le faire disparatre dans les donnes de routine pour lutilisateur final. Ainsi, si vous inactivez un fournisseur, celui-ci ne sera plus propos dans les choix accessibles en routine (commandes, livraisons, inventaires, etc...) Rythme de commande (en jours) : Ce champ dfinit votre politique de commande auprs de ce fournisseur. Lors de ltablissement dun projet de commande, AlbiStock proposera un rapprovisionnement en fonction de lintervalle de temps entre 2 commandes. Lutilisateur pourra cependant dcider en fonction dautres lments de modifier cette priode de rapprovisionnement (en nombre de priodes standard ou en jours). Case cocher Barcode sur BL : Sur leurs bons de livraison, certains fournisseurs proposent des code-barres contenant les informations relatives aux produits livrs. Rfrence, numros de lot, date de premption et nombre darticles peuvent ainsi tre saisis automatiquement laide dune douchette code-barre. Cochez cette case, dfinissez le format du code-barre (accs par bouton dfinir et AlbiStock activera ce mode saisie rapide et fiable pour ces fournisseurs. Case cocher Commandes sur abonnement : Si vous cochez cette case, vous pourrez ensuite dfinir des projets dabonnement pour ce fournisseur et les rappeler pour tablir vos commandes. Les autres champs Dlai de livraison et Conditions sont purement informatifs et seront rappels sur les crans de routine. 15/12/2011 Version 5 page 2 sur 26

AlbiStock Mode demploi

Dfinition dun produit

Code Produi t (10 caractres max) : cest la clef du produit dans AlbiStock. Les utilisateurs administrateurs dcident de ce code lors de la cration du produit. Il nest pas accessible la modification dans cet cran, mais il est cependant de renommer un produit via un sous-menu du menu principal Dictionnaires / Renommer un produit . Afin dviter une multitude dappellations diffrentes pour un mme produit, il est conseill dutiliser le mme code que le fournisseur. Rfrence conomat : Cest la rfrence denregistrement du produit dans le logiciel utilis par les services conomiques qui adressent le bon de commande final au fournisseur. Il est destin aider les services conomiques retranscrire vos projets de commandes dans leur logiciel. Si vous grez vos fournitures de manire totalement indpendante, cette rfrence peut rester vide. Dans la majorit des crans dAlbiStock, cette rfrence est un lment possible de filtre ou de tri de listes ainsi que de recherche avance dun produit. Case cocher Actif : Afin de maintenir un historique complet de la gestion de stock, un produit dfini nest jamais supprim. En cessant dtre Actif , un produit napparat pas dans les listes par dfaut dinventaire, de commande ou de mise en service. Dsignation : Cest une description du produit. L encore, il est conseill de reprendre la dsignation dcide par le fournisseur. Dans la majorit des crans dAlbiStock, cette dsignation est un lment possible de tri de listes ainsi que de recherche avance dun produit Fournisseur : Cest le code Fournisseur dfini dans les dictionnaires de bases. La liste droulante vous propose la totalit des codes dfinis. Secteur : Cest le code Secteur dfini dans les dictionnaires de bases. La liste droulante vous propose la totalit des codes dfinis.

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AlbiStock Mode demploiAutomate : Chaque produit est li un appareillage ou groupe dappareils ou paillasse ou systme . Un automate peut tre compos de plusieurs instruments . Dans les dictionnaires de base, il est possible de dfinir des instruments (au sens large) faisant partie dun automate (cf exemple du paragraphe suivant). Case cocher Grer plusieurs instruments : Considrons lexemple suivant : vous disposez de 2 appareils sur lesquels un produit peut tre charg (par exemple : ractif GLU3 pour glycmie sur 2 COBAS6000 en miroir ou en backup) : vous avez dfini un automate qui se nomme COBAS et se compose de 2 instruments COBAS#1 et COBAS#2 . 1/ En activant la gestion multi-instruments pour ce ractif GLU3, vous pourrez enregistrer linstrument destinataire de cette cassette lors de sa mise en service. 2/ Par contre, les contrles ou calibrants pour ce ractifs sont gnralement utiliss de faon contemporaine sur les 2 instruments (pour le systme COBAS , un seul lot sera utilis pour les 2 instruments en mme temps) : il convient donc de ne pas activer la gestion multi-instruments pour ces produits. Type produit : Il sagit du code de type produit dfini dans les dictionnaires de base. Dans la majorit des crans dAlbiStock, ce type est un lment possible de filtre ou de tri de listes ainsi que de recherche avance dun produit. Rfrence (du fournisseur): Il sagit de la rfrence du produit telle quelle apparait dans le catalogue du fournisseur ou sur le produit lui-mme ou son emballage ainsi que sur les bons de livraisons. Cest aussi celle qui doit tre indique sur le bon de commande. Dans la majorit des crans dAlbiStock, cette rfrence est un lment possible de filtre ou de tri de listes ainsi que de recherche avance dun produit. Barcode : Cest la transcription du code-barre apparaissant sur le produit lui-mme ou son emballage. Ce codebarre facilite toutes oprations de mouvements de stock si lon dispose dune douchette en permettant la lecture. Dans le cas ou le fournisseur ne met pas votre disposition une identification code-barre, il vous est possible den dfinir une vous-mme et dimprimer des planches dtiquettes avec lapplication Cabauche . A votre charge de coller ces tiquettes sur les emballages des produits lors de leur rception. Dans la majorit des crans dAlbiStock, ce barcode est un lment possible de filtre ou de tri de listes ainsi que de recherche avance dun produit. Conditionnement : Il sagit dun lment descriptif habituel de dfinition dun produit (nombre de tests, flaconnage, etc...). Il a peu dutilit en routine. Mode de conservation : Vous devez choisir parmi les modes de conservation dfinis dans les dictionnaires de base (en gnral condition de temprature de stockage). Dans plusieurs crans dAlbiStock, ce champ est un lment possible de filtre ou de tri de listes. Lieu (de rangement du stock) : Cest lemplacement ou le produit est stock avant sa mise en service. Il peut sagir dune pice, dune enceinte temprature contrle, dune armoire, etc... Ces lieux sont dfinis dans le 15/12/2011 Version 5 page 4 sur 26

AlbiStock Mode demploidictionnaire de base. Dans la majorit des crans dAlbiStock, ce lieu est un lment possible de filtre ou de tri de listes ainsi que de recherche avance dun produit. Place (de rangement du stock) : Dans chaque lieu de stockage, Il est possible dattribuer des places prcises chaque produit (numro dtagre, numro dordre, etc...). Cette indication facilite considrablement le rangement la rception, la recherche dun produit mettre en service ainsi que la ralisation des inventaires. Dans la majorit des crans dAlbiStock, ce champ est un lment possible de filtre ou de tri de listes ainsi que de recherche avance dun produit. Alerte premption (en jours) : Par rapport la date de premption, dlai en dessous duquel le statut du produit en stock deviendra produit en premption proche afin dalerter les utilisateurs de la ncessit de lutiliser au plus tt ou de prendre en considration cet lment pour son rapprovisionnement. Nombre de caractres de dfinition de lot : Selon les fournisseurs, le format des numros de lots est diffrent. Les numros de lot et les numros de srie ne sont pas toujours bien individualiss. Lors de la saisie des numros de lots (essentiellement au moment de la livraison des produits), ce champ est rappel lutilisateur. Il permet galement de contrler cette opration afin quelle soit faite de faon identique par tous les utilisateurs. Stock minimum : Cest le stock minimum autoris pour un produit. Un produit dont la quantit en stock devient infrieure ce nombre prend le statut de produit manquant ou produit en stock insuffisant . A noter quun produit pour lequel un stock minimum t dfini 0 est un produit qui ne sera pas surv