AlbiStock – Mode d’emploi

15/12/2011 Version 5 page 1 sur 26

Description

AlbiStock est initialement un logiciel de gestion des produits de laboratoire de biologie médicale. Il

permet les tâches habituelles de gestion de stock commune à tout établissement non médical avec

des éléments spécifiques de surveillance de péremption et de traçabilité de mouvement et de

d’utilisation. Une gestion des documents relatifs aux produits est également prévue (fiches

techniques, procédures, fiches de sécurité...).

Conçu dans un environnement hospitalier, AlbiStock assimile la notion que le donneur d’ordre

effectif est le service économique d’un établissement.

Plusieurs modules ont été successivement intégrés à AlbiStock :

- planification et enregistrement des maintenances,

- définition et gestion des méthodes,

- planification et expertise des évaluations externes de qualité.

L’application client-serveur est développée en Pascal avec Delphi et repose sur une connexion ADO

avec une base de données relationnelle locale ou distante de type Access, MySql ou SQL-Server.

Modèle de données simplifié

AlbiStock – Mode d’emploi

15/12/2011 Version 5 page 2 sur 26

Dictionnaires de base

Ces dictionnaires ne nécessitent pas d’explications particulières. Ils sont cependant essentiels pour le

bon fonctionnement et l’ergonomie du logiciel pour l’utilisateur final.

Comme pour de nombreux écrans d’AlbiStock présentant des grilles de données, un clic droit de la

souris fait surgir un menu permettant l’accès à des fonctionnalités d’édition.

Ainsi, dans le paramétrage des fournisseurs, la sélection de l’option « Modifier » permet d’accéder à

la visualisation et à la saisie de la fiche d’un fournisseur.

Attardons nous cependant sur quelques champs du dictionnaire des fournisseurs.

Case à cocher « Actif » :

Un fournisseur créé et « utilisé » par le logiciel ne peut être supprimé. Cependant, si un fournisseur

cesse d’être un de vos partenaires en raison de modification de marchés, il convient d’éviter de le

faire disparaître dans les données de routine pour l’utilisateur final. Ainsi, si vous inactivez un

fournisseur, celui-ci ne sera plus proposé dans les choix accessibles en routine (commandes,

livraisons, inventaires, etc...)

Rythme de commande (en jours) :

Ce champ définit votre politique de commande auprès de ce fournisseur. Lors de l’établissement

d’un projet de commande, AlbiStock proposera un réapprovisionnement en fonction de l’intervalle

de temps entre 2 commandes. L’utilisateur pourra cependant décider en fonction d’autres éléments

de modifier cette période de réapprovisionnement (en nombre de périodes standard ou en jours).

Case à cocher « Barcode sur BL » :

Sur leurs bons de livraison, certains fournisseurs proposent des code-barres contenant les

informations relatives aux produits livrés. Référence, numéros de lot, date de péremption et nombre

d’articles peuvent ainsi être saisis automatiquement à l’aide d’une douchette code-barre. Cochez

cette case, définissez le format du code-barre (accès par bouton « définir » et AlbiStock activera ce

mode saisie rapide et fiable pour ces fournisseurs.

Case à cocher « Commandes sur abonnement » :

Si vous cochez cette case, vous pourrez ensuite définir des projets d’abonnement pour ce fournisseur

et les rappeler pour établir vos commandes.

Les autres champs « Délai de livraison » et « Conditions » sont purement informatifs et seront

rappelés sur les écrans de routine.

AlbiStock – Mode d’emploi

15/12/2011 Version 5 page 3 sur 26

Définition d’un produit

Code Produi t (10 caractères max) : c’est la clef du produit dans AlbiStock. Les utilisateurs

administrateurs décident de ce code lors de la création du produit. Il n’est pas accessible à la

modification dans cet écran, mais il est cependant de renommer un produit via un sous-menu du

menu principal « Dictionnaires / Renommer un produit ». Afin d’éviter une multitude d’appellations

différentes pour un même produit, il est conseillé d’utiliser le même code que le fournisseur.

Référence économat :

C’est la référence d’enregistrement du produit dans le logiciel utilisé par les services économiques

qui adressent le bon de commande final au fournisseur. Il est destiné à aider les services

économiques à retranscrire vos projets de commandes dans leur logiciel. Si vous gérez vos

fournitures de manière totalement indépendante, cette référence peut rester vide.

Dans la majorité des écrans d’AlbiStock, cette référence est un élément possible de filtre ou de tri de

listes ainsi que de recherche avancée d’un produit.

Case à cocher « Actif » :

Afin de maintenir un historique complet de la gestion de stock, un produit défini n’est jamais

supprimé. En cessant d’être « Actif », un produit n’apparaît pas dans les listes par défaut

d’inventaire, de commande ou de mise en service.

Désignation :

C’est une description du produit. Là encore, il est conseillé de reprendre la désignation décidée par le

fournisseur.

Dans la majorité des écrans d’AlbiStock, cette désignation est un élément possible de tri de listes

ainsi que de recherche avancée d’un produit

Fournisseur :

C’est le code « Fournisseur » défini dans les dictionnaires de bases. La liste déroulante vous propose

la totalité des codes définis.

Secteur :

C’est le code « Secteur » défini dans les dictionnaires de bases. La liste déroulante vous propose la

totalité des codes définis.

AlbiStock – Mode d’emploi

15/12/2011 Version 5 page 4 sur 26

Automate :

Chaque produit est lié à un appareillage ou « groupe d’appareils » ou « paillasse » ou « système ». Un

« automate » peut être composé de plusieurs « instruments ». Dans les dictionnaires de base, il est

possible de définir des « instruments » (au sens large) faisant partie d’un «automate » (cf exemple du

paragraphe suivant).

Case à cocher « Gérer plusieurs instruments » :

Considérons l’exemple suivant : vous disposez de 2 appareils sur lesquels un produit peut être chargé

(par exemple : réactif GLU3 pour glycémie sur 2 COBAS6000 en miroir ou en backup) : vous avez

défini un automate qui se nomme « COBAS » et se compose de 2 instruments « COBAS#1 » et

« COBAS#2 ».

1/ En activant la gestion multi-instruments pour ce réactif GLU3, vous pourrez enregistrer

l’instrument destinataire de cette cassette lors de sa mise en service.

2/ Par contre, les contrôles ou calibrants pour ce réactifs sont généralement utilisés de façon

contemporaine sur les 2 instruments (pour le «système COBAS », un seul lot sera utilisé pour les 2

instruments en même temps) : il convient donc de ne pas activer la gestion multi-instruments pour

ces produits.

Type produit :

Il s’agit du code de type produit défini dans les dictionnaires de base.

Dans la majorité des écrans d’AlbiStock, ce type est un élément possible de filtre ou de tri de listes

ainsi que de recherche avancée d’un produit.

Référence (du fournisseur):

Il s’agit de la référence du produit telle qu’elle apparait dans le catalogue du fournisseur ou sur le

produit lui-même ou son emballage ainsi que sur les bons de livraisons. C’est aussi celle qui doit être

indiquée sur le bon de commande. Dans la majorité des écrans d’AlbiStock, cette référence est un

élément possible de filtre ou de tri de listes ainsi que de recherche avancée d’un produit.

Barcode :

C’est la transcription du code-barre apparaissant sur le produit lui-même ou son emballage. Ce code-

barre facilite toutes opérations de mouvements de stock si l’on dispose d’une douchette en

permettant la lecture.

Dans le cas ou le fournisseur ne met pas à votre disposition une identification code-barrée, il vous

est possible d’en définir une vous-même et d’imprimer des planches d’étiquettes avec l’application

« Cabauche ». A votre charge de coller ces étiquettes sur les emballages des produits lors de leur

réception.

Dans la majorité des écrans d’AlbiStock, ce barcode est un élément possible de filtre ou de tri de

listes ainsi que de recherche avancée d’un produit.

Conditionnement :

Il s’agit d’un élément descriptif habituel de définition d’un produit (nombre de tests, flaconnage,

etc...). Il a peu d’utilité en routine.

Mode de conservation :

Vous devez choisir parmi les modes de conservation définis dans les dictionnaires de base (en

général condition de température de stockage). Dans plusieurs écrans d’AlbiStock, ce champ est un

élément possible de filtre ou de tri de listes.

Lieu (de rangement du stock) :

C’est l’emplacement ou le produit est stocké avant sa mise en service. Il peut s’agir d’une pièce,

d’une enceinte à température contrôlée, d’une armoire, etc... Ces lieux sont définis dans le

AlbiStock – Mode d’emploi

15/12/2011 Version 5 page 5 sur 26

dictionnaire de base. Dans la majorité des écrans d’AlbiStock, ce lieu est un élément possible de

filtre ou de tri de listes ainsi que de recherche avancée d’un produit.

Place (de rangement du stock) :

Dans chaque lieu de stockage, Il est possible d’attribuer des places précises à chaque produit

(numéro d’étagère, numéro d’ordre, etc...). Cette indication facilite considérablement le rangement

à la réception, la recherche d’un produit à mettre en service ainsi que la réalisation des inventaires.

Dans la majorité des écrans d’AlbiStock, ce champ est un élément possible de filtre ou de tri de listes

ainsi que de recherche avancée d’un produit.

Alerte péremption (en jours) :

Par rapport à la date de péremption, délai en dessous duquel le statut du produit en stock deviendra

« produit en péremption proche » afin d’alerter les utilisateurs de la nécessité de l’utiliser au plus tôt

ou de prendre en considération cet élément pour son réapprovisionnement.

Nombre de caractères de définition de lot :

Selon les fournisseurs, le format des numéros de lots est différent. Les numéros de lot et les

numéros de série ne sont pas toujours bien individualisés.

Lors de la saisie des numéros de lots (essentiellement au moment de la livraison des produits), ce

champ est rappelé à l’utilisateur. Il permet également de contrôler cette opération afin qu’elle soit

faite de façon identique par tous les utilisateurs.

Stock minimum :

C’est le stock minimum autorisé pour un produit. Un produit dont la quantité en stock devient

inférieure à ce nombre prend le statut de « produit manquant » ou « produit en stock insuffisant ». A

noter qu’un produit pour lequel un stock minimum à été défini à « 0 » est un produit qui ne sera pas

surveillé par AlbiStock !

Stock maximum :

Ce champ est utilisé pour les produits dont la quantité à réapprovisionner n’est pas calculée en

fonction d’une consommation habituelle et donc prévisible (cf mode de calcul de

réapprovisionnement).

Marge de sécurité (en %) :

L’estimation d’une consommation à venir en fonction de statistiques précédentes est imprécise.

Pour éviter une rupture prématurée de stock en raison d’une surconsommation inhabituelle d’un

produit, une marge de sécurité de 20% appliquera une prévision de consommation majorée de 20%

lors de l’établissement d’une commande.

Mode de calcul du réapprovisionnement :

Lors de la création d’un projet de commande, AlbiStock vous propose une liste de produits à

réapprovisionner et pour chaque produit estime le nombre d’items à commander (quantité

préconisée). Cette estimation est faite selon le paramétrage du champ « mode de calcul de

réapprovisionnement ». Un choix de 3 modes vous est offert :

1. calcul à partir de la consommation : grâce aux informations paramétrées de stock minimum,

de consommation annuel le et de marge de sécurité et en fonction de la période que vous

choisissez au moment de la commande, la quantité préconisée pour un produit sera calculée

afin de couvrir votre consommation et de garantir un stock en fin de période supérieur ou

égal à votre stock minimum exigé.

2. complément au stock maximum : on ne tient pas compte de consommation estimée, ni de

période de commande. Tout simplement, AlbiStock préconise un nombre de produits à

AlbiStock – Mode d’emploi

15/12/2011 Version 5 page 6 sur 26

réapprovisionner de telle façon que la quantité en stock après réception de la livraison

revienne au niveau indiqué par le champ « Stock maximum ».

3. complément au stock minimum : essentiellement pour les produits très peu consommés, ce

choix restaure simplement le stock minimum pour un produit. Notez que si vous avez défini

un stock minimum nul, AlbiStock ne vous présentera jamais ce produit dans la liste de

préconisation : ce produit sera dit « à surveiller » ; lors de l’établissement du projet de

commande, vous pouvez cependant afficher la liste de ces produits pour lesquels la décision

de commander incombe à l’utilisateur.

Marché :

Il s’agit d’un champ d’information simple qui n’est pas utilisé en routine dans AlbiStock. Il est

cependant accessible dans les requêtes expert.

Prix :

C’est le prix négocié pour un produit. Il permet le calcul du montant d’une commande.

Quantité annuelle :

C’est un champ essentiel si vous avez choisi de laisser AlbiStock estimer les quantités à commander

pour ce produit en fonction de votre consommation (cf plus haut « mode de calcul de

réapprovisionnement »). Veillez donc à réviser périodiquement cette donnée.

Bouton Ajouter/Modifier Commentaire :

Depuis la version 4, AlbiStock permet d’ajouter des notes aux fiches de dictionnaires ou de données.

Ces notes constamment éditables sont accessibles contextuellement à l’utilisateur qui peut ainsi les

enrichir à tout moment.

AlbiStock – Mode d’emploi

15/12/2011 Version 5 page 7 sur 26

Les 4 états d’un produits

1/ En commande :

Dans AlbiStock, un produit nait dès qu’il est mis en commande et que la commande est validée. Ainsi,

un produit « En commande » est pris en compte dans le calcul des stocks.

2/ En stock :

Lors de la livraison d’un produit, le produit devient dans l’état « En stock ». Son numéro de lot est

alors renseigné ainsi que sa date de péremption.

3/ En service :

Le produit prend cet état lors de sa mise en service (anciennement nommée « Sortie ». Si la

définition du produit stipule une gestion multi-instruments, on renseigne l’instrument à bord duquel

le produit est installé.

4/ Terminé :

2 évènements conduisent à la « terminaison » d’un produit :

- un produit « En service » devient « terminé » quand un produit identique est mis en service

(sur le même instrument quand la gestion multi-instruments est activé)

- un produit « En stock » ou « En service » devient « Terminé » lors de son « élimination »

(événement généralement décidé secondairement à la péremption du produit)

En stock

En commande Validation de la commande

Remplacement par la mise en service d’un même

produit

Terminé

Projet de commande

En service

Livraison

Mise en service

Elimination

AlbiStock – Mode d’emploi

15/12/2011 Version 5 page 8 sur 26

Inventaires

L’écran d’inventaire ouvre sur la table centrale de la base de données d’AlbiStock. Il permet de lister

l’ensemble des items répertoriés en fonction de leur état.

Un menu contextuel surgissant par un clic-droit permet l’accès à l’édition de l’item sélectionné, à la

visualisation des documents et commentaires lié au produit et à l’impression ou l’export des

éléments de la grille.

Réalisation d’un inventaire des stocks :

A l’ouverture, la liste filtre les items « En stock ».

Dans le bandeau supérieur de l’écran, d’autres filtres permettent de limiter cette liste par exemple à

un fournisseur ou à un lieu de stockage. Des critères de tri sont également laissés au choix de

l’opérateur.

Dans le bandeau inférieur, une liste de choix permet de modifier le mode d’affichage. Ainsi, pour un

simple contrôle d’inventaire consistant en un simple décompte, on préfèrera le mode d’affichage

« décompte sans détail » qui indique le nombre d’items disponibles pour chaque produit répondant

aux critères de filtre choisis. Les listes affichées sont imprimables sous une forme correspondant au

mode d’affichage choisi (les mêmes filtres et critères de tri sont repris).

AlbiStock – Mode d’emploi

15/12/2011 Version 5 page 9 sur 26

Projets de commande et commandes

Conçu dans un environnement hospitalier, AlbiStock découpe la procédure de commande en 2

étapes :

1. l’établissement d’un projet de commande par le personnel du laboratoire,

2. la validation de la commande après enregistrement et émission du bon de commande par le

service économique.

AlbiStock propose également la gestion d’abonnements ; celle-ci sera détaillée dans le chapitre

suivant.

1/ Etablissement du projet de commande

Lors de la création d’un projet de commande, une référence interne unique lui est automatiquement

attribuée. Le format de cette référence comporte la date du jour (AAMMJJ) suivi d’un numéro sur 3

chiffres (incrément).

Après le choix du fournisseur destinataire de la commande, les paramètres qui lui sont spécifiques

sont rappelés (période de commande standard correspondant à la période à approvisionner, délai de

livraison...).

L’utilisateur peut en fonction d’éléments particuliers modifier cette période (en nombre de périodes

standard ou en en jour) en fonction d’éléments particuliers (congés, contraintes d’exercice

économique, etc...). Cette période représente le temps à couvrir jusqu’à l’échéance de la prochaine

commande.

AlbiStock – Mode d’emploi

15/12/2011 Version 5 page 10 sur 26

Par défaut, la grille supérieure comporte la liste des produits dont la commande est préconisée par

AlbiStock avec en rouge les produits manquants (stock inférieur au stock minimum) et en jaune les

produits en stock insuffisant (pour la période considérée). Des quantités à commander sont

proposées en fonction du paramétrage de la fiche du produit (champ « mode de calcul du

réapprovisionnement »). Si le paramétrage indique un calcul en fonction de la consommation

habituelle, la quantité préconisée tient compte de la période choisie.

Il est possible de restreindre ou d’étendre la liste des produits affichés dans la liste, en cochant les

autres options (« manquants », « à surveiller », « tous »).

Rappelons que la liste des produits « à surveiller » est une liste complémentaire de produits que le

système ne peut préconiser (produit paramétré avec Stock minimum nul et calcul de

réapprovisionnement par complément au stock minimum). Il incombe à l’utilisateur de juger de la

nécessité de commander ces produits en faisant un inventaire soigneux.

Deux boutons sont disponibles à l’utilisateur :

• « Ajouter tout » : tous les produits présents dans la liste sont

insérés dans la commande avec les quantités préconisées.

• « Ajouter » : une fenêtre de confirmation s’affiche ;

l’utilisateur, peut alors modifier la quantité préconisée avant

de confirmer la commande du produit.

Les produits mis en commande s’affichent dans la liste basse. Il

est possible de sélectionner un item et de faire apparaître par

un clic droit, un menu permettant de modifier cette mise en

commande ainsi que de consulter des documents ou

commentaires liés au produit.

Le projet de commande peut être sauvegardé en vue de modifications futures. A tout moment, le

bon de commande peut être imprimé.

Dans un environnement hospitalier, ce bon de commande est transmis aux services économiques qui

se chargent de la saisir dans le logiciel de l’établissement, de la contrôler et de la transmettre au

fournisseur.

Les services économiques retournent au laboratoire émetteur du projet de commande la référence

de la commande afin de procéder à sa validation dans AlbiStock.

2/ Validation de la commande

Lors de la validation de la commande, il est nécessaire de saisir la référence du bon de commande

émis par les services économiques.

La validation de la commande insère dans l’inventaire les produits qui la composent avec l’état « En

commande ».

NB : A tout moment, il est possible d’ajouter ou modifier une note de commentaire à la commande.

Cette note est visualisable lors des traitements suivants et sera accessible depuis les produits qui

composent la commande.

AlbiStock – Mode d’emploi

15/12/2011 Version 5 page 11 sur 26

Commandes d’abonnement

Si les abonnements ont été autorisés pour ce fournisseur (case à cocher « Commandes sur

abonnement » de la fiche de définition du fournisseur), le pavé « Abonnements » sur le coté droit de

la grille des items du projet de commande est activé.

1/ Définition de projets d’abonnement

Vous pouvez définir autant de projets d’abonnement que vous le souhaitez (par

exemple un par mois, si vous avez établi avec votre fournisseur un tableau

mensuel).

Après construction de la liste et du nombre d’items comme lors de

l’établissement d’un projet de commande hors abonnement, cliquez sur le bouton « Sauver

abonnement » :

Après saisie d’une clé autorisant cette action, vous pouvez remplacer un projet ancien ou en définir

un nouveau. Vous pourrez alors saisir la référence établie avec le fournisseur et de celle de vos

services économiques.

Ces différents projets d’abonnements pourront être rappelés pour établir vos commandes « sur

abonnement ».

2/ Etablissement des commandes « sur abonnement »

Après sélection du fournisseur, activer le bouton « Charger abonnement » et sélectionner le projet

d’abonnement dans la liste que vous avez construite.

Les items prévus (produits et quantités) sont alors chargés dans la grille des produits en commande.

La référence de votre service économique est également intégrée vous permettant l’impression du

bon de commande et la validation immédiate de la commande.

Avant cette étape de validation, vous pouvez cependant modifier la composition de votre commande

en activant le menu contextuel (clic droit).

AlbiStock – Mode d’emploi

15/12/2011 Version 5 page 12 sur 26

Livraisons (réceptions de commande- entrées en stock)

En dehors de cas particuliers (dépannage ou dédommagement par une hotline, réception

d’échantillons gratuits, etc ...), une livraison succède à une et une seule commande.

Ainsi, lors de la saisie d’une livraison, la liste des commandes en cours est présentée à l’opérateur.

Le fournisseur peut également honorer une commande en plusieurs livraisons partielles : tant qu’une

commande n’est pas totalement honorée, celle-ci ne peut être close et est donc proposée dans la

liste des commandes en attente de livraison.

Lors d’une livraison, AlbiStock invite à choisir la commande parmi les commandes en cours (émises et

non totalement livrées).

Après sélection de la commande, un écran s’ouvre comportant dans la grille supérieure la liste des

produits commandés en attente de réception. Les articles réceptionnés s’affichent dans la grille

inférieure.

Fournisseur Laboratoire

• Colisage • Expédition

liste de reliquats

• Réception

• Mise en stock Bon de livraison

• Colisage • Expédition

liste de reliquats

• Réception

• Mise en stock Bon de livraison

• Colisage • Expédition

• Réception

• Mise en stock Bon de livraison

Complet

1 à n fois

Clôture automatique de la commande

Commande

AlbiStock – Mode d’emploi

15/12/2011 Version 5 page 13 sur 26

Si le fournisseur propose sur le bon de livraison une transcription code-barres des informations

relatives aux articles livrés, la lecture de chaque code-barres ouvre un écran de confirmation

présentant ces informations (cf définition des fournisseurs).

Il est également possible de choisir les autres modes de

réception :

• par lecture du code-barres de l’article à

réceptionner,

• par positionnement sur le produit dans la grille

supérieure et click sur le bouton «Réceptionner ».

Correction des informations relatives à un produit :

En cas de saisie erronée des informations relatives à des articles réceptionnés et donc présents dans

la grille inférieure de l’écran, un menu surgissant par click droit propose l’annulation de la réception

de ce produit qui peut être à nouveau réceptionné.

Edition des reliquats :

Le fournisseur peut honorer une commande en plusieurs livraisons (par exemple, lors de

l’indisponibilité d’un produit). En fin de saisie d’une livraison partielle, il est possible d’éditer la liste

des reliquats.

AlbiStock – Mode d’emploi

15/12/2011 Version 5 page 14 sur 26

Saisie obligatoire de la référence du bon de livraison :

La référence du bon de livraison doit être saisie pour

valider la livraison. En cas d’omission, un message vous

invite à la compléter.

Clôture de la commande :

Si l’ensemble des articles d’une commande est

réceptionné, un message propose de clôturer

définitivement la commande.

Entrée sans commande :

Dans les cas particuliers où des articles sont réceptionnés au laboratoire sans avoir fait l’objet d’une

commande (dépannage ou dédommagement par une hotline, réception d’échantillons gratuits, etc

...), la livraison doit être enregistrée via le module « Entrée sans commande ».

AlbiStock – Mode d’emploi

15/12/2011 Version 5 page 15 sur 26

Mises en service (sorties de stock)

Impliquant tous les utilisateurs, la mise en service est une opération essentielle tant pour maintien

rigoureux du stock et une bonne gestion des réapprovisionnements que pour la traçabilité de la

phase analytique requise dans les laboratoires de biologie médicale

La mise en service conditionne également de véritables actes techniques (reconstitution, calibration,

mise à jour de données informatiques, etc...) nécessitant fréquemment la consultation de

documents. Une gestion de messages essentiellement dévolue à la mise en service est intégrée dans

AlbiStock.

L’écran de mise en service est composé de 3 grilles :

• la grille supérieure comporte l’ensemble des produits du secteur

• la grille médiane affiche les items en stocks pour un produit donné

• enfin les items déstockés sont affichés dans la grille inférieure

Déroulement d’une mise en service simple :

Le réactif à déstocker est sélectionné soit manuellement dans la grille supérieure qu’il est possible de

filtrer, soit en scannant le code-barres qui lui est attribué.

Tous les items présents en stock sont alors affichés dans la grille médiane triés par date de

péremption et avec les informations relatives au lot dont son état qui peut être :

AlbiStock – Mode d’emploi

15/12/2011 Version 5 page 16 sur 26

• « Périmé » : la ligne s’affiche alors en rouge et un message accompagnera sa mise en service,

• « En service(n) » : des réactifs du même lot ont déjà été mis en service « n » fois,

• « Nouveau Lot » : le lot de ce réactif n’a jamais été mis en service.

Après sélection manuelle de l’item choisi et click sur le bouton « mise en service », l’item est

transféré de la grille médiane vers la grille inférieure.

Il est possible de revenir sur son choix par sélection dans la grille inférieure et click droit faisant

apparaître un menu surgissant.

Gestion multi-instruments :

Si l’option de gestion de plusieurs instruments a été sélectionné pour un produit (cf Dictionnaire des

produits), une boite de dialogue s’ouvre et oblige l’opérateur à informer l’instrument sur lequel le

réactif sera installé (« destination »). L’état du lot affiché dans cette boite de dialogue puis dans la

grille inférieure est alors corrigé spécifique du lot pour l’instrument choisi.

Prenons l’exemple du produit « GLUC3 », il existe 2 lots en stock :

n° 618116 : il ne reste qu’un seul item en stock et ce lot a déjà été mis en service 2 fois (les 2

instruments confondus),

n°619438 : il y a 3 items en stock et ce lot n’a jamais encore été mis en service sur l’un ou l’autre

appareil.

Ce produit étant paramétré «multi-instruments », lors du déstockage il est demandé d’indiquer

l’instrument de destination. Après sélection de « Cobas#2 », l’état affiché est l’état spécifique pour

cet instrument : le lot 618116 a donc déjà été mis en service 2 fois sur le « Cobas#1 » et jamais sur le

Cobas#2 ; d’où l’indication « Nouveau lot pour cette destination ».

Cet état spécifique d’instrument est celui qui s’affiche ensuite dans la grille inférieure.

AlbiStock – Mode d’emploi

15/12/2011 Version 5 page 17 sur 26

Messages à la mise en service :

La gestion de messages et de documents sera développée plus loin. Un de ses objectifs est

simplement présenté ici.

Certaines opérations cruciales du processus techniques accompagnent la mise en service d’un

produit (reconstitution, calibration de lot, saisie de valeurs de calibrateurs ou de contrôles, etc...).

Le module de gestion de message intégré dans AlbiStock permet ainsi d’alerter l’opérateur en lui

rappelant des procédures générales à respecter ou de l’informer de dispositions particulières ou

ponctuelles liées à un produit ou à un lot et/ou à un instrument de destination.

Considérons un exemple :

Sur le module E du Cobas6000, la procédure générale de

calibration fait intervenir 2 calibrateurs disposés

successivement Cal1 puis Cal2. Pour la TSH et la PCT, la

calibration réalisée dans ces conditions échoue

régulièrement. En inversant la disposition des 2

calibrateurs, la calibration se déroule généralement avec

succès.

Un message peut être paramétré afin de rappeler au

technicien cette « astuce ».

C’est ce message qui s’affichera lors de la mise en service

d’une nouvelle cassette de réactif TSH.

Il est possible de restreindre la portée d’un message à un numéro de lot ou à un instrument. Aussi, si

le lot est paramétré à « New », le message ne s’affichera que lors de la mise en service d’un nouveau

lot.

Le message peut également indiquer un lien vers un document et ainsi permettre sa consultation

immédiate.

Conséquence de la mise en service d’un produit – Terminaison du produit en service

Lors de la mise en service d’un produit, le produit précédemment en service (sur le même instrument

si la gestion multi-instruments est activée) passe à l’état « Terminé ».

AlbiStock – Mode d’emploi

15/12/2011 Version 5 page 18 sur 26

Eliminations

L’élimination permet de terminer des produits avant leur remplacement. Elle est principalement

dévolue à l’élimination de produits périmés qu’ils soient « En service » ou « En stock ».

AlbiStock – Mode d’emploi

15/12/2011 Version 5 page 19 sur 26

Documents associés aux produits

Nous avons abordés plus haut la gestion documentaire lors de la présentation des messages

surgissant lors de la mise en service de produits.

Les fichiers (en général au format pdf) sont stockés sur un disque local ou accessible sur le réseau.

Outre les fiches techniques, il est possible de référencer ainsi tout autre document comme fiches de

sécurité, modes opératoires, compte rendu de validation de méthodes, alertes, éléments de

bibliographie...

Leur consultation est possible à tout moment à partir de la plupart des écrans d’AlbiStock par

sélection de l’option « Documents associés » d’un menu surgissant par un simple clic droit sur un

code produit (exemples : inventaire, sortie, dictionnaire...).

AlbiStock – Mode d’emploi

15/12/2011 Version 5 page 20 sur 26

Statistiques

A votre demande via le menu « Statistiques/Requêtes », AlbiStock met à votre disposition vos

statistiques de stocks et d’utilisation des produits.

Statistiques par produit

Un filtre vous permet l’étude de votre consommation d’un produit par instrument.

Statistiques par période

Vous pouvez filtrer votre requête pour un fournisseur particulier et visualiser vos statistiques en

nombre d’unité de produits ou en Euros.

AlbiStock – Mode d’emploi

15/12/2011 Version 5 page 21 sur 26

Module analytique (définition des méthodes)

AlbiStock – Mode d’emploi

15/12/2011 Version 5 page 22 sur 26

Module Gestion des EEQ

Les dictionnaires

AlbiStock – Mode d’emploi

15/12/2011 Version 5 page 23 sur 26

La routine

Planification d’enquêtes

Saisie des résultats et retours d’une enquête

AlbiStock – Mode d’emploi

15/12/2011 Version 5 page 24 sur 26

Analyse d’une enquête

AlbiStock – Mode d’emploi

15/12/2011 Version 5 page 25 sur 26

Analyse d’une méthode

AlbiStock – Mode d’emploi

15/12/2011 Version 5 page 26 sur 26

Corrélation d’instruments