modele cahier des charges - archivistes- · PDF fileLes prestations décrites dans le présent cahier des charges concernent le siège et les sites suivants : 1.4. Présentation de

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MODELE DE CAHIER DES CHARGES
Externalisation des archives
Version 1.0

Archivistes-Experts / Cahier des charges - page
Publication - lundi 15 fvrier 2010 Archivistes Experts - www.archivistes-experts.fr Mise jour - mercredi 11 avril 2012
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Sommaire 1. Gnralits..
1.1. Contexte 1.2. Objectifs du cahier des charges 1.3. Primtre de lexternalisation des archives.. 1.4. Prsentation de lorganisme....................
1.5. Estimation des volumes darchives.....................
2. Prestations et proposition... ...
2.1. Description des prestations demandes 2.2. Contenu de la proposition. 2.3. Remise de la proposition.......................
3. Relation avec le soumissionnaire.................
3.1. Le soumissionnaire... 3.2. Critres de slection du soumissionnaire...... 3.3. Relation entre le prestataire..................... 3.4 Prix du march......
3.5. Droits de proprit intellectuelle.......
4. Modalits...... .
4.1. Modalits de ralisation et de livraison des prestations.................................... 4.2. Modalits de rception des prestations.............................. 4.3. Dure du march....
Annexes
Fiche n 1 : Planning.... Fiche n 2 : Prix.. Fiche n 3 : Liste des responsables..

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1. Gnralits
1.1. Contexte
Lorganisme public envisage la ralisation des travaux de classement, de tri et dinventaire des archives et de la documentation produites et reues par lexternalisation de sa fonction archives et documentation . Cette opration sinscrit dans le cadre dune part, dun dsengorgement des bureaux au regard du traitement et du stockage des archives et de la documentation et dautre part, dun assainissement, dune rhabilitation des locaux darchivage dans le respect des normes de scurit et de lHSCT (Hygine, scurit et conditions de travail).
1.2. Objectifs du cahier des charges
Le prsent document a pour but de dfinir les besoins et charges de lorganisme public en matire dexternalisation de sa fonction archives et documentation afin de slectionner un prestataire qui prendra en charge lensemble de la prestation.
1.3. Primtre de lexternalisation des archives
Les prestations dcrites dans le prsent cahier des charges concernent le sige et les sites suivants :
1.4. Prsentation de lorganisme (sige social (directions et services), sites, nombre de personnel, organisation, fonctionnement)
1.5. Estimation des volumes darchives
Le volume darchives traiter sera estim par chaque candidat auquel il sera remis un certificat de visite qui devra tre joint au dossier de rponse.
2. Prestations et proposition
2.1 Description des prestations demandes Pour la prsentation des besoins et loptimisation des prestations, le projet dexternalisation des archives est dcoup en lots et dcrit selon une approche fonctionnelle homogne dfinis ci-aprs :
Il est attendu en terme de prestation, les deux lots suivants :
Lot n 1 : Mission darchivage
La mission d'archivage doit comprendre : - La fourniture des conditionnements de stockage - Linventaire dtaill des archives - Le tri des archives conformment aux textes rglementaires en usage - Llimination des archives primes (identification et slection des documents
primes puis destruction physique) - Le classement des archives en fonction de la rglementation en usage - Le conditionnement des archives - La cotation des conditionnements de stockage en concordance avec linventaire - La formation de personnel aux techniques darchivage

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Lot n 2 : Stockage et suivi
- Stockage externalis dans le centre darchivage du prestataire dsign doit comprendre : lenlvement et le transport des archives, le stockage proprement dit ;
- Suivi et gestion contractuels des archives conserves par le prestataire comprenant : o la mise disposition des inventaires et des outils permettant deffectuer les
recherches de documents et les demandes de consultations. o les moyens de communication et de consultation rgulires des archives sur
demande. Il est demand imprativement une mise disposition physique des documents originaux dans un dlai maximum de trois heures.
o les moyens de gestion futurs des liminations et destructions physiques des documents prims1.
Les deux lots font lobjet de lapproche fonctionnelle suivante :
LOT 1
LOT 2
Mission darchivage
Stockage externalis (dont enlvement et
transport des archives)
Conditions du suivi et de la
gestion contractuels des archives conserves par le prestataire
Dure totale de la prestation
2.2 Contenu de la proposition
Au regard des prestations demandes, il est attendu en terme de proposition :
) Une prsentation de la solution technique propose pour lensemble de la prestation, avec une
description prcise des moyens mis en uvre pour raliser les diffrentes prestations attendues (moyens techniques et procduraux ainsi que les rfrences aux normes et textes lgislatifs et rglementaires utiliss)
) Une expression des moyens pour assurer la prennit et la qualit de service de la solution propose,
C) Un projet de planning en conformit avec les dlais souhaits (voir fiche n 1), D) Le prix des prestations par lots puis globalis (voir fiche n 2), ) Les modalits de rception des lots et la description des livrables (voir 4.2), F) Les coordonnes des responsables, des intervenants archivistes et les rfrences des intervenants
archivistes dont il sera communiqu un curriculum vitae (voir fiche n 3), G) Le certificat de visite remis par lorganisme au prestataire aprs estimation par celui-ci des
volumes darchives traiter, H) Les dclarations URSSAF, ASSEDIC, fiscal et social, I) Le modle de contrat du prestataire, J) Les attestations dassurance multiprofessionnelle et en responsabilit civile du prestataire, K) Lagrment du prestataire, L) La dclaration du centre darchivage du prestataire, la prfecture du lieu de stockage, au regard
de la rglementation relative aux installations classes pour la protection de lenvironnement (ICPE).
Toute proposition incomplte sera considre comme non conforme et ne sera pas prise en considration.
1 : Les archives de lorganisme public. sont des archives publiques conformment au code du patrimoine (loi du
15 juillet 2008), dans ce cadre, lapprobation et le visa concernant les liminations des documents prims sont du ressort de la direction des archives dpartementales.

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2.3 Remise de la proposition
La proposition rdige en langue franaise comprendra au moins une version sur support papier accompagne dune version lectronique correspondante. La proposition sur support papier sera date et signe. La version lectronique sera fournie sur disque numrique au format Adobe Acrobat (pdf) sans protection sur la capture de texte. En outre, la proposition comportera une dure de validit gale trois mois et devra imprativement tre remise avant le JJ/MM/AAAA XX heures,
Par courrier postal ladresse suivante : Ou par voie dmatrialise ladresse suivante : Quel que soit lenvoi, un accus de rception sera fourni aux soumissionnaires.
3 Relation avec le soumissionnaire
3.1 Le soumissionnaire
Le soumissionnaire au prsent appel propositions doit mettre en oeuvre les moyens dassurer pour le compte de .. , lensemble des prestations demandes. Il ne sera pris en considration que des rponses globales rpondant lensemble des services attendus sur la totalit des deux lots. Le soumissionnaire rpondra seul, aucune attention ne sera apporte aux rponses issues de soumissionnaires organiss en consortium, alliance ou groupement solidaire. Le soumissionnaire sera une socit de prestation darchivage et de gestion externalise de documents.
3.2 Critres de slection du soumissionnaire
La slection du soumissionnaire est base sur les critres suivants :
Techniques :
- la comprhension du problme, - lorganisation, la dmarche et la mthodologie proposes dans le traitement et
lexternalisation des archives.
Qualitatifs :
- lergonomie et lintgration de la solution, - les rfrences des intervenants archivistes et leurs comptences dans le domaine, - la qualit de service, - la prennit de la solution.
Quantitatifs :
- la conformit du planning avec les dlais de livraison des prestations, - le cot global de lintervention.
3.3 Relation avec le prestataire
Pour lorganisme public, le responsable social est le , le responsable du projet est M. (fonction). Le prestataire devra dsigner les personnes responsables du projet vis--vis de lorganisme public et la liste des intervenants archivistes (voir fiche n3). En cas descalade sur incidents, le prestataire devra dsigner la ou les personnes responsables avec leur titre respectif.

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