Modèle d’évaluation / Plan d’affaires /Gabarit de candidature

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Organisports Consultants

• Plus de 25 ans d’expérience • Participé à 15 plans d’affaires/candidatures internationales

Spécialisé dans les domaines suivants :• Les mises en candidature• La production de plans d’affaires et de budgets détaillés• La production de plans de marketing• L’identification des besoins en immobilisation• Les relations avec les diffuseurs (TV et Internet) • La planification stratégique

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IntroductionLe rapport du comité fédéral sur l’accueil de manifestations sportives internationales au Canada recommande que:

� des ressources, des documents de référence, des modèles et de meilleures pratiques soient élaborés afin d’aider à préparer des demandes de candidature

� Considérer les organismes à l’extérieur du gouvernement et ayant l’expérience sur le terrain qui sont les mieux placés pour remplir cette fonction; l’ACTS est mentionnée comme telle.

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Avez-vous déjà eu des problèmes?

Les risques associés à des ressources erronées lors de la phase de candidature peuvent avoir un profond impact négatif pour la communauté hôtesse. Ceci peut causer non seulement des problèmes financiers mais peut aussi affecter la vie sociale, commerciale et politique de la communauté.

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Pour quels événement?

• Document produit dans le cadre d’événements internationaux

• Mais il peut aussi être utilisé pour un événement:o national*o provincial*

Note*: il est recommandé de supprimer les sections inutiles en premier lieu

Les types d’événements

• Jeux multisports • Manifestation unisports majeur• Manifestation unisports • Ligue et manifestation amateur et professionnel• Manifestation sportives inter communautaire• Manifestation sportives fabriqués

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Dans quel ordre ?

• Phase 1: Modèle d’évaluation de la candidature (MEC)

• Phase 2: Gabarit de Plan d’affaires*• Phase 3: Gabarit de candidature

Note*: il est suggéré d’annexer au plan d’affaires, le plan de marketing grâce au gabarit de Marketing de l’ACTS

Pourquoi utiliser le MEC ?

• Outil de prise de décision

• Offre une évaluation rapide de l’adéquation entre les atouts d’une collectivité et les exigences de l’événement

• Met en évidence les atouts et les faiblesses d’une communauté et le niveau de risque s’y rattachant

Avantages du MEC

• Fournit à la communauté une première indication du niveau de préparation de la collectivité à l’accueil d’une manifestation ainsi que les zones problématiques

• Fournit l’assurance qu’une communauté est en position concurrentielle et ce, avant même de solliciter le soutien des gouvernements.

Commentmettre à jour le MEC

• Chaque module pose une série de questions et présente des points de décision ayant un effet contraignant (« Oui/Non ») sur la poursuite de la démarche

• À chaque étape, une réponse affirmative est exigée pour aller de l’avant

• Une réponse négative (« Non ») conduit à une ou des questions concernant une solution; si la réponse continue est « Non », la recommandation est de ne pas poursuivre le dépôt de la candidature

Sept modules1. Atouts en infrastructures2. Soutien de la communauté3. Appui du secteur public4. Expertise en gestion d’événement5. Considérations financières6. Contexte de la concurrence7. Pérennité

Exemple

1. Atouts en infrastructures• La communauté doit démontrer que les

infrastructures – sportives, touristiques et communautaires – répondent aux normes exigées:– installations sportives, – hébergement des athlètes / officiels / spectateurs, – services alimentaires, – Opération: transport, médias, service médicaux– Services aux diffuseurs

• En cas d’écart, la communauté doit démontrer sa capacité à les combler

2. Soutien de la communauté• Le soutien de la communauté passe par la

participation des bénévoles qui sont la pierre angulaire de l’organisation de l’événement. C’est une ressource clé qu’il faut utiliser efficacement afin que la manifestation soit un succès.

3. Appui du secteur public

• Le soutien du secteur public est essentiel à des candidatures gagnantes et au succès de la manifestation.

• Il est nécessaire de cultiver les partenariats longtemps avant le dépôt de toute candidature

• L’ampleur et l’étendue de l’engagement du secteur public varieront en fonction de la taille de l’événement, et seront connus après la production d’un plan d’affaires

4. Expertise en gestion d’événement

• Connaissance des politiques d’accueil des gouvernements et des conditions des détenteurs de droits

• Habiletés pour préparer un plan d’affaires et évaluer la compétence des ressources humaines et de gestion d’événement disponibles

• Solides réseaux dans les secteurs du sport / tourisme

• Liens avec les leaders de la collectivité• Crédibilité dans le milieu sportif en relation avec

la manifestation

5. Considérations financières• Le dépôt d’une candidature et l’accueil d’une

manifestation requièrent des investissements importants

• La démonstration de la capacité financière revêt une importance capitale pour toute candidature tout comme l’atténuation des risques financiers

• L’aspect économique devrait avoir pour cible l’apport d’une nouvelle activité économique, et non pas uniquement la relocalisation d’activités économiques à l’intérieur d’une région

6. Contexte de la concurrence

Toute décision de déposer une candidature doit se prendre dans un contexte de :•Processus de candidature et momentum•Communautés hôtesses passées•Concurrence potentielle•Respect des exigences et bonification

7. Héritage• Les candidatures devraient permettre de

maximiser un héritage au plan:– des installations et ressources– maximiser sur les compétences existantes afin de

produire les meilleurs résultats au plan économique et social

Stratégie de tourisme sportif

Des stratégies doivent être élaborées

Elles doivent cibler les occasions les plus favorables:•Pertinence•Potentiel de commercialisation•Héritage

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Gérer votre risqueVous sauverez temps et argent et vous disposerez d’un document reconnu à présenter à vos partenaires financiers

Cette structure vous procurera la

sécurité

Vous analyserez

chaque élément dès

le départ pour ne pas avoir de

mauvaises

surprises à la fin

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Pourquoi produire un plan d’affaires?

• Élaborer la meilleure structure;• Élaborer un plan stratégique;• Identifier les sources de revenus potentielles;• Identifier les coûts d’organisation de l’événement;• Identifier les contributions en argent / biens et

services;• Vérifier si les infrastructures existantes sont

suffisantes;• Identifier quel héritage l’événement laissera à la

collectivité;

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Qu’est ce que le gabarit inclus ?

Fichier 1: Gabarit de Plan d’affaire (format Word)

Fichier 2: Gabarit de Plan d’embauch (format Excel)

Fichier 3: Logiciel budgétaire (format Access)

’

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Comment le mettre à jour?• Il vous propose une structure avec des textes suggérés:

• 1er : Vous supprimez ce dont vous n’avez pas besoin;

• 2ème: Vous conservez le texte sous l’intitulé[SPÉCIMEN] et vous l’adaptez pour votre événement;

• 3ème: Vous produisez le texte en fonction des suggestions données sous l’intitulé [CONTENU].

Fichier n°1: Table des matières

1 Introduction2 La Manifestation3 Mission et objectifs4 Le comité organisateur local5 Mandats et objectifs des services et secteurs6 Processus de mise en candidature7 Principaux jalons8 Sites9 Budget10 Impact et héritage11 Conclusion12 Annexes

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Fichier n°1: Impact et Héritage•Économique : L’impact de l’événement dans l’économie•Sportif : Stimuler l’intérêt pour un sport et favoriser le

développement d’athlètes d’élite•Financier : Création d’un fonds pour le développement du

sport•Matériel : Améliorer vos infrastructures, acquérir de

l’équipement sportif nouveau•Promotion : Visibilité exceptionnelle pour la ville hôtesse•Éducatif : Programme à l’intention des jeunes d’âge scolaire•Expertise : Développer l’expertise en matière d’accueil

d’événements sportifs d’envergure•Intégration : Regrouper toutes les forces vives de la

communauté.

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Fichier n°2: Plan d’embauche

• Structure du plan d’embauche disponible• Vous supprimez les positions non

nécessaires et en ajouter des nouvelles• Vous n’avez qu’à ajouter le nombre de

mois, le salaire et les bénéfices marginaux• Vous insérez le total dans le fichier n°3

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File n°3: Gabarit du Plan de budget

• Logiciel: Access

• Vous propose une structure où vous pouvez

utiliser votre propre structure• Vous n’avez qu’à ajouter la quantité et le coût

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Les contributions en biens et services - VIK

•Chaque ligne d’item budgétaire a deux colonnes différentes :

– la colonne Comptant; – la colonne Biens et services.

•Les contributions en : VIK ont été incluses dans le budget de manière à refléter la contribution:

– des gouvernements;– des institutions;– des organisations.

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Structure du budget çDivision budgétaire

– ex.: 01-01-00.000 Direction générale

çSubdivision budgétaire � ex.: 01-05-00.000 Frais de réunion

çPoste budgétaire � ex.: 01-05-01.000 Conseil d’administration

çExemples d’objets à l’intérieur d’un poste� 683 Buffets avant l’événement� 693 Boissons non alcoolisées� 694 Café

Commentaires à l’intérieur d’un objet� 683 Buffet avant l’événement : nourriture végétarienne exclusivement� 693 Boissons non alcoolisées : produits Coke seulement� 694 Café : avec sucre et crème

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Annexe budgétaire

.

• Obligations auprès du détenteur de droits•Analyse de risque•Taxes•Items non budgétisés•Biens et services des autorités•Insérer le Plan de Marketing*

Note*: il est suggéré d’annexer au plan d’affaires le plan de marketing grâce au gabarit de Marketing de l’ACTS

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La conclusion du plan d’affaires

• Objectifs du plan d’affaires• L’événement• Les inconnues• Legs et impact• Financement public• Analyse de risques• Plan d’action

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Comment avoir accès?

• Gratuit pour les membres de l’ACTS;• Disponible sur le site de l’ACTS, rubrique « Section des membres »;

• Télécharger le dossier dans votre ordinateur;• Service d’aide via:

o courriel: info@organisports.como téléphone: (647) 932-1799

Le détenteur de droits• Représentant international d’un sport spécifique • Responsable de la gestion du processus de

candidature, de la nomination du lieu de l’événement et e l’administration générale

• Genres de détenteurs de droits* (internationaux)� Organisations multi-sportives � Organisations unisports,

Note*: Normalement, un représentant de ces fédérations Canadien existe; leur support est essentiel avant la candidature internationale. Parfois, un processus de sélection national est mis en place pour choisir la communauté canadienne candidate.

10 éléments les plus recherchés par les détenteurs de droits

1.Motivation à tenir l’événement2.Communauté hôtesse3.Partenariats4.Site(s) de compétition5.Marketing et Communications6.Plan d’affaires7.Plans opérationnels8.Services aux athlètes9.Atmosphère et expérience des participants10.Expérience agréable

Facteurs critiques de réussite

• Approche ciblée et proactive• Bonne recherche / réseautage• Ressources humaines, financières, IT et

gestion du temps efficaces• Stratégie claire et plan de match élaboré• Partenariats gouvernementaux• Demeurer humble dans les tractations• Ne pas avoir peur de poser des questions• Préparer une liste de contrôle

Boite à outils de gestion de risque1. Structure organisationnelle2. Problèmes opérationnels3. Gestion financière4. Conformité juridique5. Couverture d’assurance6. Mécanisme approprié de règlement de différents7.Politique, Éthique, Moralité8. Réseau de communication9. Gestion de crise et réactions10. Cheminement critique11. Planification de la transition12. Stratégie de sortie

Le processus de candidature

• Dicté par le détenteur de droit dans les directives de candidature o Échéancier de la candidatureo Informations concernant l’événement et historiqueo Normes d’accueilo Exigences de la candidatureo Processus de sélection et critères d’évaluationo Documents de référence

Échéances de candidature• Les échéances de candidature peuvent

comprendre plusieurs composants o Soumission d’une lettre d’intention de la part des

communautés intéressées à l’accueil de l’événemento Réception des documents de référence du détenteur

de droitso Soumission du/des document(s) de candidature*, o Visite du détenteur de droits*o Présentation auprès du détenteur de droits par le

comité de candidatureo Nomination de la communauté hôtesse avec signature

du contrat et paiement des droits d’accueil

Note*: lors de certaines candidatures, un processus de «short list » est mis en place par le détenteur de droits

Document de candidature

• 2 situationso Soit le détenteur de droit impose:

� Son questionnaire de candidature ou bien � La table des matières du document de candidature

o Soit la communauté candidate doit créer son document de candidature, sa table des matières et son document de candidature

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Que comprend le modèle proposé?

• Il y a 2 sections pour chaque sujet:oNormes générales d’accueiloContenus recommandés de mise en candidature

Le Document de Candidature

SECTION A – IntroductionSECTION B – La communauté hôtesseSECTION C – Le comité organisateurSECTION D – Plan d’affairesSECTION E – Plan opérationnelSECTION F – La conclusion / le résuméSECTION G – Annexe(s)

SECTION A - Introduction

• Lettre d’introduction / formulaire de candidature

• Motivations à accueillir l’événement et raisons

• Engagement à se conformer aux normes d’accueil établies par le détenteur de droits

• Sommaire exécutif des points clés –avantages, forces, pourquoi sélectionner cette communauté-là

SECTION B – La communauté hôte

1.Profil de la communauté2.Soutien des gouvernements 3.Soutien de la communauté4.Réalisations de la communauté

SECTION C – Le comité organisateur

• Structure légale, de gouvernance et d’opérations

• Organigramme avec les rôles et responsabilités pour les positions directoriales

• Individus clés auprès de la communautéhôtesse avec leurs bios

• Mandats, vision, mission, valeurs majeurs, buts et objectifs

• Plans de transition de comité de candidature à celui de communauté hôtesse

SECTION D – Plan d’affaires

1.Finance2.Ventes / Revenus3.Marketing et Communications4.Ressources Humaines5.Planification de l’héritage6.Impact Économique7.Cheminement critique

SECTION E – Plans opérationnels

1.Aspects techniques2.Site(s) de compétition3.Services aux athlètes4.Hébergement5.Services d’alimentation6.Services de transport7.Inscription et accréditation8.Services de sécurité9.Technologie de l’information

SECTION E – Plans opérationnels

10.Gestion des sites / Opérations11.Services aux médias12.Accueil et Protocole13.Cérémonies et événements spéciaux14.Installations médicales et services d’urgence15.Services linguistiques bilingues16.Services environnementaux17.Entreposage et approvisionnement18.Gestion de risques

SECTION F – Conclusion / Résumé

• Une autre opportunité pour clairement énoncer les raisons pour lesquelles le détenteur de droit devrait désigner votre communauté pour l’organisation de son événement

• Mettre en avant les avantages compétitifs et/ou les forces de votre communauté et comment vous émergez face à vos concurrents

SECTION G – Annexes

• Étoffer le dossier de candidature avec des annexes pertinenteso Feuilles d’analyse budgétaire/chiffriers,o Organigramme, o Carte(s), o Plan de site(s), o Lettres d’engagement et de support,o Etc.

Bénéfices de l’accueil de manifestation

• Héritages• Impact économique• Expertise en matière d’accueil• Développement du bénévolat et du leadership• Partenariat au sein de la communauté• Profil de la communauté et visibilité• Qualité de la vie et esprit de la communauté

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