Upload
hadien
View
216
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle basé sur le Décrêt 231/2001
MODELE D’ORGANISATION
DE GESTION ET DE CONTROLE
D. LGS. 231/2001
Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle basé sur le Décrêt 231/2001
MODELE D’ORGANISATION
DE GESTION ET DE CONTROLE
DEFINITIONS .......................................................................................................................................... 4
INTRODUCTION ..................................................................................................................................... 5
I. LE DECRET DE LOI DU 8 JUIN 2001 N.231 ....................................................................................... 7
1. CADRE D’APPLICATION ET NATURE DE LA RESPONSABILITE DES ORGANISMES POUR LES INFRACTIONS ADMINISTRATIVES
RESULTANT D’UN CRIME. ..................................................................................................................................... 7
2. TYPE D’INFRACTIONS DEFINIES PAR LE DECRET ET SES MODIFICATIONS ULTERIEURES. .............................................. 7
3. AUTEURS DE CRIMES ET CRITERES OBJECTIFS POUR L’ATTRIBUTION DE LA RESPONSABILITE A L’ORGANISME .................. 8
4. EXONERATION DE RESPONSABILITE: LE MODELE D’ORGANISATION, DE GESTION ET DE CONTROLE. ............................. 9
5. INDICATIONS DU DECRET CONCERNANT LES CARACTERISTIQUES DU MODELE ...................................................... 10
6. LES LIGNES DIRECTRICES DES ASSOCIATIONS SYNDICALES ................................................................................ 11
7. LES SANCTIONS ....................................................................................................................................... 12
8. LES EVENEMENTS MODIFICATIFS DE L’ORGANISME ......................................................................................... 13
II. LE MODELE D’ORGANISATION, DE GESTION ET DE CONTROLE DE BELENERGIA S.A. .................... 14
1. NATURE ET FINALITE DU MODELE ...................................................................................................... 14
2. METHODOLOGIE POUR LA REDACTION DU MODELE. ........................................................................ 15
3. ADOPTION ET MISE A JOUR DU MODELE. .......................................................................................... 16
4. DELITS FONDAMENTAUX CONCERNANT BELENERGIA S.A. ................................................................ 17
5. DESTINATAIRES DU MODELE ............................................................................................................. 18
III. ORGANISME DE VIGILANCE ......................................................................................................... 19
1. FONCTION .......................................................................................................................................... 19
2. PREREQUIS DE L’ODV ......................................................................................................................... 20
3. FLUX INFORMATIFS DE ET VERS L’ODV............................................................................................... 21
IV. SYSTEME DISCIPLINAIRE .......................................................................................................... 24
1. PRINCIPES GENERAUX ........................................................................................................................ 24
2. SANCTIONS ET MESURES DISCIPLINAIRES .......................................................................................... 25 2.1. Dirigeants .............................................................................................................................. 27
Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle basé sur le Décrêt 231/2001
2.2. Administrateurs .................................................................................................................... 27
2.3. Experts Comptable de Surveillance ...................................................................................... 27
2.4. Collaborateurs extérieurs et partenaires ............................................................................. 27
V. PLAN DE FORMATION ET DE COMMUNICATION .......................................................................... 28
1. FORMATION ....................................................................................................................................... 28
2. COMMUNICATION ............................................................................................................................. 30
Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle basé sur le Décrêt 231/2001
DEFINITIONS
Société: BELENERGIA S.A.;
Décret: le Décret de Loi du 8 juin 2001, n. 231 et modifications et intégrations successives;
Lignes Directrices: Les Codes comportementaux établis par les Associations du Secteur;
Modèle: le Modèle présent d’organisation, de gestion et de contrôle;
Délits Permanents: les délits d’importance au sens du Décret de loi du 8 Juin 2001, n.231, comme soulignés dans l’annexe F du présent Modèle;
Destinataires du Modèle: les sujets déterminés au paragraphe 2.5 du Modèle, qui sont tenus au respect des prescriptions prévues dans celui-ci;
OdV: Organisme de Vigilance – l’Organisme prévu au paragraphe 3 du présent Modèle;
Code Ethique: ensemble de principes et de valeurs formalisés par la Société pour l’exercice de son activité entrepreneuriale.
Sujets décideurs : c’est-à-dire ceux qui ont un pouvoir autonome pour prendre des décisions au nom et pour le compte de l’organisme.
Sujets subordonnés : c’est-à-dire ceux qui sont soumis à la direction et à la surveillance des sujets décideurs.
Zone d’activité à risque : opérations ou actes qui exposent la Société au risque de commissions pour un des délits prévu par le Décret;
CCNL : Contrat Collectif National de Travail, actuellement en vigueur et appliqué au sein de la Société;
Consultants : ceux qui agissent au nom et/ou pour le compte de la Société sur la base d’un mandat ou d’un autre rapport de collaboration;
Salariés : tous les salariés de la Société (y compris les dirigeants);
Sociétés extérieures : sociétés qui mènent une activité de service en faveur de la Société;
P.A. : l’Administration Publique, y compris ses fonctionnaires et les sujets en charge du service public;
Partenaire : parties adverses liées contractuellement à la Société, que ce soit des personnes physiques ou morales, avec lesquelles la Société vient à nouer n’importe quelle forme de collaboration règlementée par contrat, ou destinées à coopérer avec celle-ci dans le cadre de processus sensibles;
Processus sensible : activité/processus dont le cadre fait courir le risque de recours aux commissions des délits. Il s’agit des processus dont les phases, pré-phases ou l’activité pourraient engendrer sur le principe, les conditions, les occasions ou les moyens pour la commission des délits, et à titre accessoire à la concrète réalisation de l’actus Reus de délit;
Délits : les délits auxquels s’applique la discipline prévu par le D.Lgs. 231/2001 et modifications et intégrations successives;
Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle basé sur le Décrêt 231/2001
INTRODUCTION
Belenergia est une société de droit luxembourgeois titulaire de participations de contrôle au
capital de nombreuses sociétés de droit européen, chacune constituée dans le but de réaliser
pour ensuite exploiter et gérer des sites de production d’énergie électrique à partir de sources
renouvelables, encouragées par les états souverains respectifs.
Belenergia, via sa participation à la société AGRT Solar, possède huit sites photovoltaïques en
France pour un total de 1,5MW, alors qu’en Italie, par sa participation dans les sociétés Solar
Solution Puglia, Compagnia Solare 1-2-3, Casamassima Solare, Spes, Solaria, Acquaviva, Brindisi
Solar et Puglia Energia, elle est propriétaire de près de 22 MW répartis sur plusieurs sites
photovoltaïques implantés dans la région des Pouilles. Elle contrôle, par ailleurs, Beleolico et Bel
Lavello Vi.Gi., propriétaire respectivement d’un site éolien off-shore à Taranto (Puglia) et un parc
éolien dans la campagne de Lavello (Basilicata). Enfin, elle contrôle le capital d’Enterra,
propriétaire d’un projet autorisé pour réaliser un site de biomasse dans la campagne de Foggia.
Belenergia est née de la volonté de répondre à la demande d’un nouveau modèle économique
dans le cadre des Energies Renouvelables, dans un contexte européen qui nécessite toujours
plus de flexibilité.
L’approche industrielle et financière de Belenergia est tournée vers l’écoute d’un marché
énergétique en pleine mutation. Le savoir-faire et la réactivité de l’organisation permettent à la
société de réagir rapidement aux évolutions et aux changements règlementaires et législatifs.
Dans ces conditions, Belenergia a pu profiter d’opportunités d’investissements difficilement
accessibles aux grands acteurs du secteur.
En 2011, Belenergia a mis en service 15MW d’énergie solaire en Italie et 1,5MW en France,
renforcés en 2012 et 2013. Ce qui représente aujourd’hui, entre les sites construits et les projets
en développement ou en construction, un portefeuille qui dépasse 100MWp en puissance
totale installée et en cours d’installation.
Parmi les particularités de Belenergia, on trouve sa capacité à générer un partnership avec des
local partners sûrs et crédibles, capacité qui augmente sa propension à mobiliser des ressources
humaines et financières indispensables à la réalisation des objectifs de l’entreprise fixés par le
management de Belenergia.
Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle basé sur le Décrêt 231/2001
STRUCTURE DU DOCUMENT
Le Modèle de BELENERGIA donne effet à l’art. 6, 3° comma, du Décret 231/2001.
Le présent document se compose d’une PARTIE GENERALE, qui comprend: (i) un bref examen
de la discipline contenue dans le Décret 231/2001 et des composants essentiels du Modèle, (ii)
une description des catégories de délit (Délits Fondamentaux) qui peuvent entraîner la
responsabilité de la Société, (iii) la détermination des destinataires du Modèle, (iv) les
caractéristiques, les pouvoirs et les fonctions de l’Organisme de Vigilance et (v) le système de
sanctions pour la défense contre les violations des prescriptions contenues dans le Modèle.
Vient ensuite, une PARTIE SPECIALE, divisée en diverses sections, en référence aux différents
types de Délits Fondamentaux importants pour la Société, destinée à la détermination des
activités de la Société dans le cadre desquelles peuvent être commis des Délits Fondamentaux,
ainsi que les principes et les règles d’organisation, de gestion et de contrôle dédiés à la
prévention des risques de commissions des catégories de délits.
En plus de ce qui est établi expressément ensuite, font partie intégrante du document, ses
annexes, parmi lesquelles, le Code Ethique de la Société, ainsi que toutes les dispositions, les
mesures internes, les actes et les procédures opérationnelles qui participent à la réalisation de
ce document.
Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle basé sur le Décrêt 231/2001
PARTIE GENERALE
I. LE DECRET DE LOI DU 8 JUIN 2001 N.231
1. Cadre d’application et nature de la responsabilité des organismes pour les infractions administratives résultant d’un crime.
Le Décret introduit et ordonne la responsabilité administrative pour crime des organismes. Le
Décret, qui donne effet à la norme d’origine communautaire sur la lutte contre la corruption, a
introduit dans notre système, depuis 2001, la responsabilité directe des sujets collectifs dans
l’hypothèse de délits commis dans leur intérêt ou à leur avantage.
Le cadre opérationnel du Décret est plutôt vaste et recouvre tous les organismes dotés de
personnalité juridique, les sociétés, les associations, même sans personnalité juridique, les
organismes économiques publics, les organismes privés de service public. En sont en revanche
exclus, les organismes publics territoriaux, les organismes publiques à but non lucratif, les
organismes aux fonctions constitutionnelles (par exemple les partis politiques et les syndicats).
La nature de cette nouvelle forme de responsabilité des organismes, est une sorte de “mixte”.
L’organisme, en effet, est responsable d’une infraction administrative et est passible d’une
sanction administrative. Toutefois, la vérification de l’infraction se fait dans le cadre d’un procès
pénal, l’Autorité compétente pour contester l’infraction est le Ministère Public et l’Autorité apte
à infliger les sanctions est la Juridiction pénale.
La responsabilité administrative des organismes est autonome par rapport à celle de l’auteur de
l’infraction et subsiste, par conséquent, même si l’auteur du crime n’a pas été identifié ou si le
crime est éteint pour une cause autre que l’amnistie.
La responsabilité des organismes s’ajoute et ne substitue pas celle de l’auteur du crime.
2. Type d’infractions définies par le Décret et ses modifications ultérieures.
La responsabilité de l’organisme est engagée seulement pour des crimes expressément
mentionnés dans le Décret, et ses modifications ultérieures, ainsi que dans les lois qui rappellent
explicitement la discipline du Décret. (cf. Délits Permanents).
Le Décret est en constante évolution et ont été ajoutées tour à tour à son champ d’application,
des catégories de délits très différentes. Certains sont des crimes typiques et exclusivement liés
à l’activité de l’entreprise; tandis que d’autres, en revanche, sortent de l’activité propre à
l’entreprise et concernent des activités typiques d’organisations criminelles.
Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle basé sur le Décrêt 231/2001
Voici un résumé des types de délits permanents actuellement d’importance au sens du Décret.
Se reporter à l’annexe F pour la liste et la description spécifique des crimes entrants dans les
prévisions du Décret.
Crimes commis dans les relations avec l’administration publique (art. 24 et 25 du Décret);
Crimes de faux en monnaie, en cartes de crédit publiques et en timbres de valeur (art.25-
bis du Décret, introduit par le Décret de loi du 25 septembre 2001 n.350);
Infractions d’entreprise (art. 25-ter du Décret, introduit par le décret de loi du 11 avril 2002
n. 61);
Crimes à des fins terroriste ou de subversion de l’ordre démocratique prévus dans le code
pénal et dans les lois spéciales et crimes perpétrés en violation de ce qui est prévu par l’art.2
de la Convention Internationale pour la répression du financement du terrorisme conclue à
New York le 09/12/1999 (art. 25-quater du Décret, introduit par la loi du 14 janvier 2003 n. 7);
Mutilation des organes génitaux féminins (art. 25-quater.1 du Décret, introduit par la loi du 9
janvier 2006 n.7);
Infractions contre la personne (art. 25-quinquies du Décret, introduit par la loi du 11 aout
2003 n228);
Abus de marché (art. 25-sexies du Décret et art. 187-quinquies TUF, introduit par la loi du 18
avril 2005 n. 62);
Infractions transactionnelles (art. 10 Loi 146/2006; l’article est aujourd’hui abrogé au sens
du décret de loi du 21 nov. 2007 n.231, les délits sont inclus dans le 25-octies);
Homicide volontaire et blessures ou lésions corporelles graves volontaires commis en
violation des règles de prévention des risques et de la protection de l’hygiène et de la santé
au travail (art. 25-septies du Décret, introduit par la loi du 3 Aout 2007 n. 123);
Recel, blanchiment ou usage d’argent, de biens ou d’autres avoirs d’origine illicite (art. 25-
octies du Décret, introduit par le décret de loi du 21 novembre 2007 n. 231).
Les Délits Permanents sont susceptibles d’être élargis à l’avenir.
3. Auteurs de crimes et critères objectifs pour l’attribution de la responsabilité à l’organisme
Si un des Délits Permanents est commis, l’organisme ne peut être puni que si certaines
conditions sont vérifiées, lesquelles sont définies par des critères d’attribution de la
responsabilité à l’organisme.
La première condition subjective est que l’infraction ait été commise par un sujet lié à
l’organisme par un rapport qualifié. Conformément au Décret, la responsabilité de l’organisme
ne peut exister que si l’auteur du délit entre dans l’une de ces deux catégories de personnes:
Sujets “décideurs”, c’est à dire ceux qui ont un pouvoir indépendant qui leur permet de
prendre des décisions au nom et pour le compte de l’organisme. Il s’agit, par exemple, du
Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle basé sur le Décrêt 231/2001
représentant légal, de l’administrateur, du directeur général ou du directeur d’une unité
organisationnelle indépendante, ainsi que des personnes qui participent, même de fait, à la
gestion de l’organisme. Dans ce contexte, la structure du système de délégation de pouvoirs
et de fonctions, revêt une importance particulière dans la logique globale de définition du
présent Modèle d’organisation, de gestion et de contrôle;
Sujets “subordonnés”, c’est à dire, ceux qui sont soumis à la direction et à la supervision des
sujets “décideurs”. En général, les employés, mais aussi les personnes n’appartenant pas au
personnel de l’organisme, auxquels a été confiée une tâche à mener sous la direction et la
supervision des sujets décideurs, comme par exemple, les collaborateurs, agents ou
consultants.
La seconde condition objective requise par le Décret est que l’infraction ait été commise dans
l’intérêt et pour le compte de l’organisme. L’intérêt est avéré quand l’auteur du délit a agi dans
l’intention de favoriser la Société, indépendamment du fait que l’objectif ait été atteint ou non.
Le bénéfice est avéré quand la Société a tiré, ou aurait pu tirer, un résultat positif de l’infraction,
économique ou de toute autre nature.
L’organisme n’est en revanche pas responsable dans le cas où l’infraction a été commise
indépendamment et contre son intérêt, ou encore dans l’intérêt exclusif de l’auteur de
l’infraction ou de tiers.
4. Exonération de responsabilité: le Modèle d’organisation, de gestion et de contrôle.
L’existence des conditions mentionnées au paragraphe précédent est une condition nécessaire
mais pas suffisante pour établir la responsabilité de l’organisme.
Le Décret stipule que l’organisme ne peut être puni s’il a, avant que l’infraction ne soit commise:
Adopté et mis en place de manière efficace un “Modèle d’organisation et de gestion”, apte
à empêcher que ne soit commis des Délits Permanents de la nature de celui qui a été
commis;
Confié à un organe de l’organisme, doté de pouvoirs indépendants d’initiative et de contrôle,
(Organisme de Vigilance) le devoir de veiller au bon fonctionnement et à l’observation du
Modèle et de prendre soin de sa mise à jour.
Veillé à ses propres devoirs de surveillance du Modèle.
Le Modèle élabore quelles sont les causes d’impunité de l’organisme que le délit ait été commis
par un sujet décideur ou par un subordonné, en distinguant les cas suivants:
Pour les infractions commises par un sujet décideur, l’organisme doit démontrer, en plus de
conditions indiquées ci-dessus, que le sujet a commis l’infraction en faisant frauduleusement
Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle basé sur le Décrêt 231/2001
abstraction du Modèle. L’organisme doit alors prouver que le Modèle était efficace et que le
sujet l’a violé frauduleusement.
Pour les infractions commises par des personnes en position de subordonnés, à l’inverse,
l’organisme peut être sanctionné que s’il s’avère que le délit a été rendu possible par l’absence
d’observation des obligations de direction ou de vigilance. Le non-respect des obligations de
direction ou de vigilance n’est pas un motif valable si l’organisme, avant que le délit ne soit
commis, avait adopté et mis en place de manière effective, un Modèle apte à empêcher des
infractions de la nature de celle qui a été commise. Pour l’organisme il est suffisant de prouver
l’adoption et la mise en place effective du Modèle et l’Autorité Judiciaire devra prouver
l’inefficacité du Modèle.
5. Indications du Décret concernant les caractéristiques du Modèle
Le Décret ne règlemente pas en détail la nature et les caractéristiques du Modèle, mais identifie
quelques principes généraux et certains éléments de contenu essentiels.
En particulier, le Modèle ne peut établir les causes d’impunité que s’il est:
efficace, c’est à dire raisonnablement apte à empêcher la ou les infractions commises. Le
Décret prévoit, à cet égard, que le Modèle présente les conditions minimum suivantes:
- que soient déterminées les activités de la Société dans le cadre desquelles peuvent être
commises des infractions;
- que soient prévus des protocoles spécifiques destinés à planifier la formation et la mise
en œuvre des décisions de la Société, en rapport avec les délits à empêcher;
- que soient déterminés les modalités de gestion des ressources financières aptes à
empêcher que des délits soient commis;
- que soit introduit un système disciplinaire apte à sanctionner l’absence de respect des
mesures indiquées dans le Modèle;
- que soient prévus des obligations d’information vis à vis de l’Organisme de Vigilance;
- qu’en rapport avec la nature et la dimension de l’organisation, ainsi qu’au type d’activité
développée, soient prévues des mesures aptes à garantir le développement de l’activité
dans le respect de la loi et à mettre au jour et à éliminer sans délai des situations à
risque;
effectivement en place, c’est à dire que son contenu trouve des applications dans les
procédures de l’entreprise et dans le système de contrôle interne. Le Décret prévoit, sur ce
point, la nécessité d’une vérification et d’une mise à jour périodique du Modèle, soit que
Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle basé sur le Décrêt 231/2001
des violations significatives des prescriptions contenues dans le Modèle émergent, soit que
surviennent des changements dans l’organisation ou dans l’activité de la Société.
6. Les Lignes directrices des Associations Syndicales
L’art. 6, 3 du Décret prévoit en outre que “les modèles d’organisation et de gestion puissent être
adoptés, en garantissant les exigences du point 2, sur la base de codes de conduite élaborés par
les associations représentatives des organismes et communiquées au Ministère de la Justice, qui,
en accord avec le Ministère compétent, peut formuler, sous 30 jours, des observations sur
l’aptitude des modèles à empêcher des infractions..”
En date du 7 mars 2002, Confindustria a élaboré et communiqué au Ministère les “Lignes
directrices pour la construction des modèles d’organisation, de gestion et de contrôle ex D.Lgs.
n. 231/2001”, qui initialement ne se référaient qu’aux infractions commises contre
l’Administration Publique puis mis à jour ensuite (31 mars 2008) pour se référer aux nouveaux
Délits Fondamentaux, dans lesquels sont explicitées les étapes opérationnelles qu’une société
devra mettre en place pour activer un système de gestion des risques conformes aux exigences
du Décret:
i. une cartographie des zones à risque de l’entreprise. Une fois identifiés les types de crimes
qui touchent la Société, on procède à l’identification des activités dans le cadre
desquelles de tels crimes peuvent être commis, en prenant aussi en considération, les
possibles modalités de mise en place de comportements illicites dans le carte d’activités
spécifiques de l’entreprise;
ii. Elaboration préalable de protocoles spécifiques, destinés à programmer la formation et
l’application des décisions de la société en ce qui concerne les crimes à empêcher. Les
composantes d’un système de contrôle qui doivent être appliquées pour garantir
l’efficacité du Modèle sont:
- un code de conduite, qui définisse les principes éthiques en rapport avec les
comportements dans lequel peuvent entrer les types d’infractions prévues dans le D.
Lgs. 231/2001;
- un système d’organisation qui définisse la hiérarchie des postes dans l’entreprise, et
des responsabilités dans la conduite des activités;
- un système d’autorisation, qui confère les pouvoirs d’autorisation internes et les
pouvoirs de signature vers l’extérieur, en cohérence avec le système organisationnel
adopté;
- les procédures organisationnelles, pour la discipline des principales activités de
l’entreprise, et en particulier, des processus à risque et pour la gestion des ressources
financières;
Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle basé sur le Décrêt 231/2001
- un système de contrôle de gestion, qui relève dans les meilleurs délais les situations
critiques;
- un système de communication et de formation du personnel, pour le bon
fonctionnement du Modèle;
iii. Détermination d’un Organisme de Vigilance, doté de pouvoirs autonomes d’initiatives
et de contrôle, à qui est confié le devoir de veiller au bon fonctionnement et au respect
des modèles, par des contrôles périodiques vérifications, et de prendre soin de leur mise
à jour quand apparaissent de significatives violations ou quand surviennent des
changements dans l’organisation ou dans les activités;
iv. Obligations spécifiques d’information vis à vis de l’Organisme de Vigilance sur les
principaux faits de l’entreprise et en particulier sur les activités repérées comme à
risque;
v. Obligations spécifiques d’information de la part de l’OdV envers la direction et les
organes de contrôle;
vi. Un système disciplinaire, apte à sanctionner le non-respect des mesures énoncées dans
le Modèle;
Les composantes du système de contrôle doivent être guidées par les principes suivants:
- traçabilité, vérifiabilité, cohérence et congruence de chaque opération;
- séparation des tâches (personne ne peut gérer de manière autonome un processus de A à Z);
- documentation des contrôles.
7. Les sanctions
L’art. 9 alinéa 1 du Décret précise les sanctions qui peuvent être prononcées contre l’organisme
tenu pour responsable d’un des Délits Fondamentaux commis, à savoir:
Sanction financière: qui consiste en une somme d’argent déterminée en fonction de la
gravité de l’infraction, du degré de responsabilité de l’organisme, de l’activité déployée pour
éliminer les conséquences de l’infraction et les atténuer ou pour empêcher que ne soient
commises d’autres infractions. Le jugement tiendra compte des conditions économiques et
financières de l’organisme et ce dans le but d’assurer de l’efficacité de la sanction. En cas de
condamnation de l’organisme, la sanction financière est toujours appliquée;
Sanctions d’interdiction (ne sont pas prévues pour les infractions de société et les délits
financiers) qui prévoient une “obligation de ne pas faire”. Les sanctions d’interdiction
prévues par le Décret sont:
Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle basé sur le Décrêt 231/2001
i. l’interdiction, temporaire ou définitive, d’exercer l’activité;
ii. la suspension ou la révocation des autorisations, licences ou concessions en fonction au
moment où l’infraction est commise;
iii. l’interdiction de contracter avec l’administration publique, excepté pour exécuter un
service public;
iv. l’exclusion de subventions, de financements, de contributions et éventuellement la
révocation de ceux déjà concédés;
v. l’interdiction, temporaire ou définitive, de faire de la publicité pour des biens ou des
services.
Les sanctions d’interdictions sont assorties de sanctions financières, seulement si cela est
expressément prévu pour ce genre d’infraction, comme par exemple pour:
- Les infractions commises dans les relations avec l’administration publique;
- Les infractions d’homicide involontaire et les blessures ou lésions corporelles
involontaires graves commises en violation des règles de sécurité et de protection de
l’hygiène et de la santé au travail.
La durée des sanctions d’interdiction est généralement temporaire, et peut aller de trois mois à
deux ans. Seulement pour les cas très graves, certaines sanctions peuvent être prises de manière
définitive. Les sanctions d’interdiction peuvent aussi être appliquées de manière préventive, à
la demande du Ministère Public, dès lors que subsistent des indices lourds de responsabilité de
la part de l’organisme et qu’ils sont fondés, ainsi que des éléments qui montrent le danger
concret que ne soient commis des infractions semblables à celles déjà commises:
Confiscation, qui consiste dans l’acquisition de la part de l’Etat du prix ou du profit de
l’infraction ou d’une valeur équivalente;
Publication du Jugement de condamnation, sanction accessoire à la sanction d’interdiction,
qui consiste en la publication du jugement, une seule fois, en partie ou entièrement à la
charge de l’organisme, dans un ou plusieurs journaux indiqués par le Juge dans la sentence
ainsi que par l’affichage dans la ville où l’organisme a son siège.
8. Les évènements modificatifs de l’organisme
Le principe fondamental, qui sous-tend aussi toute la question de la responsabilité de
l’organisme, établit que seul l’organisme est redevable du paiement de la sanction financière
infligée à l’organisme, avec ses actifs ou son fond commun. La règle, donc, exclut la
responsabilité financière directe des actionnaires ou des associés, indépendamment de la
nature juridique de l’organisme collectif.
Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle basé sur le Décrêt 231/2001
Le législateur a adopté, en règle générale, d’appliquer aux sanctions financières infligées à
l’organisme, les principes des lois civiles sur la responsabilité de l’objectif de transformation pour
les dettes de l’organisme d’origine; corrélativement, pour les sanctions d’interdiction a été établi
que celles-ci restent à la charge de l’organisme dans lequel perdure (ou vers lequel converge) la
part de l’activité dans le cadre de laquelle l’infraction a été commise.
Le Décret régit ensuite expressément le régime de la responsabilité de l’organisme dans le cas
d’évènements modificateurs, c’est à dire dans le cas de transformation, fusion, scission ou vente
de l’entreprise.
En particulier, en cas de transformation de l’organisation perdure la responsabilité pour des
infractions commises avant la date à laquelle le changement a pris effet. Le nouvel organisme
sera donc destinataire des sanctions applicables à l’organisme d’origine, pour les faits commis
avant la transformation.
En cas de fusion, l’organisme résultant de la fusion, aussi dans le cas de prise de contrôle, répond
des infractions dont étaient responsables les organismes participant à la fusion. Si la fusion est
intervenue avant la conclusion d’une procédure de déclaration de responsabilité, le tribunal
tiendra compte des conditions économiques de l’organisme d’origine, et non de celles de
l’organisme résultant de la fusion.
En cas de scission partielle, perdure la responsabilité de l’organisme divisé pour les délits commis
avant la scission. Cependant, les organismes bénéficiaires de la scission, partielle ou totale, sont
fermement obligés au paiement des sanctions financières dues par l’organisme divisé pour les
délits ayant eu lieu avant la scission. L’obligation est limitée à la valeur des actifs transférés.
En cas de cession ou d’attribution de l’entreprise, dans le cadre de laquelle l’infraction a été
commise, à l’exception du bénéfice de l’audition préalable de l’organisme cédant, le
cessionnaire partage avec l’organisme cédant l’obligation au paiement des sanctions
financières, dans les limites de la valeur de l’entreprise cédée et dans les limites des sanctions
financières qui résultent des livres comptables obligatoires, ou dont le cessionnaire avait
connaissance. Dans tous les cas, les sanctions d’interdiction s’appliquent aux organismes
auxquels est restée ou a été transféré la branche d’activité dans le cadre de laquelle l’infraction
a été commise.
II. LE MODELE D’ORGANISATION, DE GESTION ET DE CONTROLE DE BELENERGIA S.A.
1. NATURE ET FINALITE DU MODELE
Observant les dispositions du Décret, la Société a adopté son propre Modèle d’organisation, de
gestion et de contrôle synthétisé dans le présent document.
Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle basé sur le Décrêt 231/2001
Le Modèle est basé sur les Lignes Directrices pour la construction des Modèles d’Organisation
de Gestion et de Contrôle élaborés par Confindustria dans le document du 7 mars 2002, et ses
successives modifications, (31 mars 2008), ainsi que sur les principes organisationnelles du Code
d’Autodiscipline des sociétés cotées émis par la Bourse Italienne S.p.A. et sur les best practice
nationales.
Le Modèle se fixe les fins suivantes:
Répéter que la Société ne tolère pas les comportements illicites, de quelque type que ce soit
et malgré leur finalité, du moment que ceux-ci, en plus de transgresser les lois en vigueur,
sont contraires aux principes éthiques auxquels la Société entend se conformer;
Délimiter les règles et les préceptes qui devront guider les comportements du personnel de
l’entreprise et de tous les sujets agissant au nom et pour le compte de la Société dans le
respect total de la loi et des principes éthiques.
Provoquer, en chacun de ceux qui agissent au nom et pour le compte de la Société, dans les
espaces d’activité à risque, la conscience de pouvoir s’exposer à un délit passible de
sanctions, sur le plan pénal et administratif, non seulement vis à vis de lui-même mais aussi
vis à vis de la Société;
Introduire des principes de contrôle auquel le système organisationnel doit se conformer afin
de pouvoir empêcher concrètement le risque que soient commis des délits indiqués dans le
Décret.
2. METHODOLOGIE POUR LA REDACTION DU MODELE.
Afin de rédiger le Modèle, la Société a procédé, en cohérence méthodologique avec le Décret
les Lignes Directrices, aux étapes suivantes:
a. Identification des activités/ processus sensibles (as-is analysis)
Par l’examen de la documentation d’entreprise (organigramme, délégations formelles de
pouvoirs et procurations, activités développées, procès-verbaux de CA, dispositions
organisationnelles, etc.) et une série d’entrevues et de rencontres avec les personnes
chargées des différents secteurs de l’activité de l’entreprise ( et donc tous les responsables
de toutes les Directions) ont été déterminés les processus et les activités soumis au risque
que soient commis d’éventuels délits indiqués dans le Décret, en analysant dans le contexte,
le statu quo (“As is analyse) du système de contrôle interne apte à empêcher les délits dans
les zones à risque.
b. Identification des actions d’amélioration (gap analyse)
Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle basé sur le Décrêt 231/2001
Sur la base de la situation existante, évaluée comme précédemment indiqué, ont été
déterminées les actions nécessaires à l’amélioration du système de contrôle interne et des
exigences organisationnelles essentielles pour la rédaction du Modèle.
c. Définition des contenus du Code Ethique et des éléments du Modèle
Dans ce but, et à la lumière des résultats des précédentes phases a et b, on a pourvu à préparer
les éléments du Modèle manquants, à ajuster les éléments organisationnels de la Société qui
nécessiteraient des améliorations, à vérifier le bon équilibre des éléments organisationnels
existants. En particulier, on a veillé à :
Rédiger le Code Ethique en annexe au présent Modèle, qui fait partie intégrante de celui-ci;
Mettre en forme les procédures destinées à ordonner en détail des modalités opératives
dans les processus et les activités à risque;
Mettre en forme un système de délégations de fonctions et de procuration pour la signature
des actes d’entreprise qui assure une claire et transparente représentation du processus de
prise et d’application des décisions;
Instituer un OdV avec le devoir de veiller au fonctionnement et à l’observation du Modèle
et d’en proposer la mise à jour (voir paragraphe 3 suivant);
Instituer le système de sanctions disciplinaires (voir paragraphe 4 suivant);
Mettre en forme un plan de diffusion et de communication efficace du Modèle, par le biais,
entre autres, de la sensibilisation de toutes les structures et de tous les niveaux de
l’entreprise à l’observation des règles et des procédures prévues par le Modèle (voir le
paragraphe 5 suivant).
3. ADOPTION ET MISE A JOUR DU MODELE.
Le Conseil d’Administration de BELENERGIA S.A. a adopté le Modèle dans sa version présente
par délibération du 17 février 2014. Le Conseil d’Administration est le seul organe de la société,
qui a la faculté, par délibération, de modifier le Modèle.
Le Modèle doit toujours être modifié dans les meilleurs délais par délibération du Conseil
d’Administration quand:
Sont intervenues des violations ou des fraudes aux prescriptions contenues dans celui-ci,
qu’en ait été démontrée ou pas l’inefficacité ou l’incohérence quant à la prévention des
Délits Fondamentaux;
Sont intervenus des changements significatifs du cadre normatif, dans l’organisation ou dans
l’activité de la Société.
Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle basé sur le Décrêt 231/2001
Les modifications de nature formelle ou substantielle peuvent advenir sur proposition de l’OdV
ou être suggérées par les responsables de l’entreprise. Ces derniers soumettent leurs
suggestions sous forme écrite au Président du Conseil d’Administration, en indiquant les
motivations opérationnelles ou légales qui sous-tendent la modification proposée. Le Président
prendra soin de convoquer le Conseil et de mettre à l’ordre du jour la proposition de
changement.
Dans tous les cas, l’Organisme de Vigilance, doit rapidement signaler par écrit au Président du
Conseil d’Administration d’éventuels faits qui mettent en lumière la nécessité de modifier ou de
mettre à jour le Modèle. Le Président du Conseil d’Administration dans ce cas, doit convoquer
le Conseil d’Administration, afin que soit adoptées les délibérations en son pouvoir.
L’application des principes et des prescriptions contenus dans le Modèle relève de la
compétence, non seulement de l’organe administratif de la Société, mais aussi des Directions
de l’entreprise compétentes. L’OdV est informé en permanence de la mise à jour et de la mise
en place des procédures opérationnelles ainsi que des suggestions faites pour leur modification.
4. DELITS FONDAMENTAUX CONCERNANT BELENERGIA S.A.
A la lumière de l’analyse faite de la Société dans le cadre de la rédaction du présent Modèle, ont
été relevées comme catégories de Délits Fondamentaux qui pourraient potentiellement engager
la responsabilité de la Société:
Délits contre l’Administration publique (art. 24 et 25 du Décret);
Délits de société (art. 25-ter du Décret);
Délits d’homicide involontaire ou de blessures graves ou très graves, commis en violation
des normes anti risque, sous tutelle de l’hygiène et de la santé au travail. (art. 25-septies du
Décret).
Délits environnementaux
En ce qui concerne les catégories restantes de Délits Fondamentaux, on retient qu’à la lumière
de l’activité principale développée par la Société, du contexte socio-économique dans laquelle
elle opère et des rapports et des relations juridiques et économiques que celle-ci instaure
d’ordinaire avec des tiers, il n’existe pas de réel risque que des délits dans l’intérêt ou pour le
bénéfice de la société puissent être commis. Sur ce point on tient pour efficace et défense
suffisante les principes de comportement contenus dans le Code Ethique qui contraignent les
Destinataires au respect des valeurs essentielles que sont la solidarité, le respect de la personne
humaine, la moralité, la correction et la légalité.
Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle basé sur le Décrêt 231/2001
La Société s’engage, dans tous les cas, à évaluer en permanence l’importance par rapport à ce
Modèle, d’éventuels délits futurs ainsi que de ceux actuellement prévus par le Décret ou
introduits par ajouts successifs à celui-ci.
Pour chacune des catégories de Délits Fondamentaux qui concerne la Société, on déterminera
les activités à risque de la Société dans lesquelles il est éventuellement possible que soit commis
un des Délits mis en évidence ci-après.
Pour une détermination complète des Délits Fondamentaux, voir Annexe 1 du document.
5. DESTINATAIRES DU MODELE
Le présent Modèle constitue un règlement interne de la Société et s’applique:
a) à ceux qui occupent des fonctions de gestion, d’administration, de direction ou de contrôle
dans la Société ou dans une de ses unités organisatrices autonomes;
b) aux salariés de la Société, même s’ils sont détachés sur d’autres sièges de la Société pour le
développement de l’activité parmi lesquels sont compris aussi les travailleurs administrés
pour toute la durée de l’administration en faveur de la Société;
c) à tous ceux qui collaborent avec la Société dans un rapport de travail para subordonné
(collaborateurs sur projet etc.);
d) à ceux qui, n’appartenant pas à la Société, travaillent sur mandat ou pour le compte de celle-
ci (experts techniques, consultants etc.) aux conditions indiquées ci-après;
e) à ceux qui agissent dans l’intérêt de la Société d’autant qu’ils sont liés à la Société par des
rapports juridiques contractuels ou par d’autres accords de nature commerciale, aux
conditions indiquées ci-après.
Pour les sujets des points d) et e) de l’OdV, avec accord du Responsable des zones auxquelles le
contrat ou le rapport s’appliquent, on détermine les typologies des rapports juridiques avec les
sujets extérieurs à la Société, auxquels il convient d’appliquer, en raison de la nature de l’activité
développée, les prévisions du Modèle.
Au moment de la conclusion des contrats ou des accords avec un tiers, la Société dote ses
interlocuteurs commerciaux de son propre Code Ethique ou d’un extrait significatif et du présent
Modèle. A cette fin, l’OdV détermine, avec l’accord du Responsable de la zone à laquelle le
contrat ou le rapport se réfèrent, les modalités de communication du Modèle et les procédures
nécessaires au respect des dispositions qu’il contient.
Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle basé sur le Décrêt 231/2001
Dans tous les cas, les contrats qui établissent les rapports avec ces sujets doivent prévoir des
clauses spéciales qui indiquent la nette responsabilité en cas de manquement au respect des
politiques d’entreprise de la Société, du Code Ethique et du présent Modèle, ainsi que, dès lors
que cela est jugé opportun, l’obligation de se soumettre aux demandes d’informations ou de
démonstration de documents de la part de l’OdV de la Société et de signaler directement à
l’OdV de la société les violations du Modèle ou des procédures établies pour son application.
Tous les destinataires du Modèle sont tenus de respecter avec la plus grande diligence, les
dispositions contenues dans le Modèle et ses procédures de mise en œuvre.
III. ORGANISME DE VIGILANCE
1. FONCTION
Le D. Lgs. n. 231/2001 à l’art. 6, alinéa 1, b) prévoit, parmi les présupposés indispensables à
l’exonération de responsabilité suite à la commission des Délits Fondamentaux, l’institution d’un
Organisme de Vigilance interne à l’organisme doté de pouvoirs autonomes d’initiative et de
contrôle, avec le devoir de veiller au fonctionnement et à l’observation du Modèle et de prendre
soin de sa mise à jour.
L’OdV a les devoirs fondamentaux suivants:
attention constante à l’observation du Modèle de la part des différents organes de la
Société, des salariés et des consultants de la Société;
attention constante à l’efficacité du Modèle et son effective capacité à empêcher la
commission de délits dont traite le Décret;
attention constante à l’effective mise en œuvre des prescriptions du Modèle et du Code
Ethique dans le cadre du développement des activités de la Société;
attention constante et mise à jour du Modèle, quand sont relevées des exigences de
congruence de celui-ci avec les changements de la structure et de l’organisation de
l’entreprise ou du cadre normatif de référence.
L’OdV doit entre autres:
gérer les flux informatifs qu’il génère ou qu’il reçoit et qui sont prévus, comme indiqué au
paragraphe suivant 3.3;
mener une activité périodique de reporting des activités menées auprès du Conseil
d’Administration;
mener des vérifications sur la mise en œuvre des protocoles, même par surprise.
Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle basé sur le Décrêt 231/2001
2. PREREQUIS DE L’ODV
Pour satisfaire les fonctions établies par la norme rappelée précédemment, l’OdV doit satisfaire
aux points suivants:
autonomie et indépendance: de même que précisé dans les Lignes Directrices, la position
de l’OdV dans l’Organisme “doit garantir l’autonomie de l’initiative de contrôle de toute
forme d’interférence et/ou de conditionnement de la part de n’importe quel membre de
l’Organisme” (y compris l’organe dirigeant). L’OdV doit pour cela être inséré dans une
position hiérarchique la plus élevée possible, en prévision d’un report informatif au plus haut
placé dans l’entreprise. De plus, afin d’en garantir la nécessaire autonomie d’initiative et
d’indépendance, “il est indispensable que ne soient pas attribuées à l’OdV des tâches
opérationnelles qui, en le rendant partie prenante dans des décisions et des activités
opératives, en réduirait l’objectivité de jugement au moment des vérifications des
comportements et du Modèle”. On précise que pour les “tâches opératives” dans le cadre
de ce Modèle et dans l’activité de la Société, on entend toute activité qui peut se répercuter
sur les aspects stratégiques ou financiers de la Société même;
professionnalisme: ce prérequis se réfère aux compétences techniques spécifiques dont
doit être doté l’OdV pour pouvoir développer l’activité que la norme lui attribue. En
particulier, les membres de l’OdV doivent avoir des connaissances spécifiques en lien avec
n’importe quelle technique nécessaire pour accomplir l’activité d’inspection, de conseil,
d’analyse du système de contrôle et de type juridique, ( surtout dans le domaine pénale et
d’entreprise), comme cela est clairement spécifié dans les Lignes Directrices. La
connaissance des techniques d’analyse et d’évaluation des risques, du flow charting des
procédures et processus, des méthodologies pour l’identification des fraudes, de
l’échantillonnage statistique et de la structure et des modalités de réalisation des délits, est,
en fait, essentielle;
continuité d’action: de la part de l’OdV, pour garantir l’efficace mise en œuvre du Modèle
Organisationnel.
La Société a opté pour l’adoption d’un OdV en composition collégiale, constitué de 3 membres
élus directement par le Conseil d’Administration, qui se distinguent, comme indiqué dans le
Statut de l’OdV, dans les figures suivantes:
- le responsable de la fonction d’Audit Interne de la Société, confiée à un professionnel
extérieur;
- un expert en matières comptable et fiscale, externe à la Société;
- un expert en matière légale, externe à la Société.
[NDR la composition de l’OdV doit encore être discutée précisément avec la Société]
L’OdV en réfère exclusivement au Conseil d’Administration.
Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle basé sur le Décrêt 231/2001
Les modalités de nomination, de révocation, de durée et de cessation de l’OdV, ainsi que les
prérequis d’éligibilité, d’indépendance professionnelle de celui-ci et ses pouvoirs et devoirs sont
établis dans le Statut de l’OdV.
Le Statut de l’OdV, approuvé par le Conseil d’Administration du 17 février 2014, est joint au
présent Modèle et en fait partie intégrante (Annexe G).
3. FLUX INFORMATIFS DE ET VERS L’ODV
L’efficacité de l’activité menée par l’OdV trouve un support fondamental dans un système
rapide, correct et complet de signalements et d’informations effectués par les Destinataires du
Modèle concernant tous les actes, comportements ou évènements qui peuvent engendrer une
violation du Modèle, ou qui, plus généralement, sont importants par rapport au Décret, dont ils
ont pris connaissance.
Tous les salariés et les membres du Board de la Société, s’engagent, dans le respect des visées
de ce Modèle à collaborer avec l’OdV, en signalant tous les faits qui comportent ou pourraient
comporter une violation du Modèle ou des procédures établies pour sa mise en œuvre. Les
salariés de la Société se réfèreront de préférence à leur propre supérieur hiérarchique direct,
mais peuvent aussi se tourner directement vers l’OdV.
Dans tous les cas, les responsables des fonctions concernées par les activités à risque,
communiquent à l’OdV toutes les informations utiles pour faciliter le déroulement des
vérifications de la bonne mise en œuvre du Modèle. En particulier, ils doivent communiquer
périodiquement, ou au moins, semestriellement, à l’OdV, l’état de mise en œuvre des protocoles
de prévention des activités à risque relevant de leur compétence, ainsi que l’indication
argumentée de l’éventuelle nécessité de modifier les protocoles en question.
Les collaborateurs et toutes les personnes extérieures à la Société, auxquels, selon ce qui est
établi au précédent paragraphe 2.5, s’applique le Modèle, sont tenus dans le cadre de l’activité
développée pour le compte ou dans l’intérêt de la Société, de signaler directement à l’OdV les
violations du Modèle ou des procédures établies pour sa mise en œuvre, pourvu qu’une telle
obligation soit inscrite dans le contrat qui lie ces sujets à la Société.
Les obligations de signalement font partie du devoir plus large de diligence et de fidélité du
travailleur dont traite les art. 2104 et 2105. Les prescriptions suivantes sont donc établies:
Envoi d’informations générales à l’OdV
L’OdV doit être immédiatement informé de ce qui suit:
conclusions des vérifications d’inspections rédigées par les instances de contrôle interne
dont la responsabilité est engagée pour des délits énoncés dans le Décret;
Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle basé sur le Décrêt 231/2001
pratiques en désaccord avec les normes de comportement et le Code Ethique émanant de
la Société;
comportements qui, dans tous les cas, peuvent entrainer une violation du Modèle;
les nouvelles relatives à l’effective mise en œuvre du système disciplinaire, aux procédés
disciplinaires menés et aux éventuelles sanctions prononcées (y compris les mesures
disciplinaires prises envers les salariés) ou des mesures d’archivage de tels procédés avec
leurs motivations;
communication des mesures disciplinaires et/ou nouvelles provenant des organes de police
judiciaire, ou de quelque autre autorité, desquelles découlent le déroulement d’enquêtes
vis à vis de la Société ou des représentants légaux, pour des délits qui pourraient avoir violé
les dispositions contenues dans le D.Lgs. 231/01;
demande d’assistance légale envoyée par les dirigeants et/ou les salariés vis à vis que la
Magistrature traite pour des délits concernant le D.Lgs. 231/01, sauf interdiction expresse
de l’autorité judiciaire;
mesures disciplinaires d’archivage de tels procédés avec les motivations liées;
Toutes les communications avec l’OdV se font par le biais de l’adresse électronique dédiée:
L’OdV, ainsi que les personnes auxquelles l’OdV fait appel, à quelque titre que ce soit, sont tenus
à l’obligation de confidentialité sur toutes les informations dont ils ont eu connaissance au cours
de l’exercice de leurs fonctions ou activités.
La Société adopte des mesures aptes à toujours garantir la confidentialité autour de l’identité
de celui qui transmet des informations à l’OdV. Est interdite n’importe quelle forme de rétorsion,
de discrimination ou de pénalisation vis à vis de ceux qui effectuent en toute bonne foi des
signalements auprès de l’OdV. La Société se réserve le droit d’agir contre celui qui,
volontairement, a donné de faux signalements.
L’OdV évalue les signalements reçus et décide de manière autonome d’éventuelles actions à
mener.
Envoi d’informations de la part des services de l’entreprise
En plus des signalements relatifs aux violations d’ordre général, comme décrit ci-dessus, il
convient que les services de l’entreprise qui travaillent dans le champ des activités à risque,
transmettent à l’OdV, toutes les informations utiles dans le but de garantir à celui-ci une
information efficace nécessaire à l’activité de vigilance, parmi lesquelles, par exemple:
les résultats périodiques de l’activité de contrôle mises en place pour la réalisation du
Modèle (report résumé de l’activité développés, activité de monitoring, indices de bilan,
comme prévu par les protocoles en place du Modèle pour chaque activité sensible etc.);
Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle basé sur le Décrêt 231/2001
décisions relatives à la demande, à l’attribution et à l’usage de financements publics;
chaque modification et/ou éventuel ajout du système de délégation et de procurations;
chaque promulgation, modification et/ou ajout du système organisationnel de la Société
(par ex. en lien avec les procédures opératives concernant le changement de situation à
risque ou potentiellement à risque);
existence d’activités d’entreprise qui résultent ou qui sont perçues comme privées de tout
ou partie d’une réglementation adéquate et/ou spéciale;
éventuelles communications de la société de révision ayant pour objet les aspects relatifs au
système organisationnel;
copie des procès-verbaux des réunions du CdA
copie des communications à l’Autorité de Vigilance (Consob, Borsa Italiana etc.);
copie du document d’évaluation des risques basé sur le D. Lgs. 626/94 et toutes les
informations ayant une importance par rapport à l’application de l’art. 25 septimes du
Décret (informations d’accidents survenus et/ou évités; procès-verbaux des organes de
contrôle comme Asl, Inail, Inps etc.; procès-verbaux des visites d’inspection de RSPP et des
audits de procédures; procès-verbaux de la réunion annuelle comme selon l’art.11 D. Lgs.
626/94 etc.);
anomalie ou bizarrerie rencontrées dans le cadre des informations disponibles, comme par
exemple:
opérations perçues comme “à risque” (parmi lesquelles les décisions relatives à la
demande, à l’attribution et à l’usage de financements publics; résumés de
perspectives d’adjudication publiques obtenues suite à des appels d’offre
nationaux et internationaux; nouvelles relatives à des commandes attribuées par
des organismes publics, etc.);
les rapports préparés par les responsables d’autres secteurs de l’entreprise dans
le cadre de leur activité de contrôle et desquels pourraient émerger des faits, des
actes, des évènements ou des oublis critiques par rapport à l’observation des
normes et des prévisions du Modèle;
toute autre information qui, même si elle n’a pas été reprise au paragraphe
précédent, est importante pour une correcte et complète activité de vigilance et
de mise à jour du Modèle.
Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle basé sur le Décrêt 231/2001
IV. SYSTEME DISCIPLINAIRE
1. PRINCIPES GENERAUX
La Société accorde une importance fondamentale au respect de toutes les normes et les
procédures d’entreprise contenues dans le Modèle et dans le Code Ethique.
Dans ce but, est institué le système disciplinaire suivant qui constitue un système autonome de
sanctions destiné à renforcer le respect et l’efficace mise en œuvre du présent Modèle et de
toutes les dispositions internes qui y participent.
Le système se base sur des principes de transparence et d’équité des enquêtes pour prouver la
violation et garantir le droit à se défendre des personnes interrogées ainsi que l’application sans
délai de la sanction.
L’application des mesures de sanction établie par le Modèle ne se substitue pas à d’éventuelles
sanctions ultérieures d’une autre nature (pénale, administrative, civile ou fiscale) qui peuvent
dériver du même délit.
Chaque violation du Modèle et des procédures établies pour la mise en œuvre de celui-ci,
commise par n’importe qui, doit immédiatement être communiquée, par écrit, à l’OdV, sans
effet sur les procédures et les mesures disciplinaires relevant de la compétence du titulaire du
pouvoir disciplinaire.
Le devoir de signalement pèse sur tous les destinataires du présent Modèle, comme déterminé
au paragraphe précédent 2.5.
Une fois le signalement reçu, l’OdV doit immédiatement mettre en place les vérifications
nécessaires. L’Organisme, toutefois, est tenu d’identifier la source et d’évaluer la véracité de ce
qui est rapporté dans le signalement. Le recueil des informations de la part de l’OdV se fait selon
des modalités qui assurent le traitement confidentiel et secret du contenu des signalements. En
aucun cas l’OdV ne communique de noms ni de circonstances qui puissent permettre de
remonter à la source des informations reçues. L’OdV s’organise pour conserver en lieux sûrs et
inaccessibles la documentation relative au signalement.
Une fois la violation évaluée, l’OdV informe immédiatement le détenteur du pouvoir
disciplinaire, qui mettra en route le processus disciplinaire de son ressort pour l’éventuelle
application des sanctions ou leur contestation.
Les sanctions pour les violations des dispositions du présent Modèle sont adoptées par les
organes et les services de l’entreprise compétente, en vertu des pouvoirs qui leur sont conférés
par le Statut, par les règlements internes de la Société, par la Loi et le CCNL.
A titre d’exemple, constituent des infractions disciplinaires les comportements suivants:
Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle basé sur le Décrêt 231/2001
la violation, même par conduite involontaire et éventuellement par le concours d’autrui, des
principes et des procédures prévues dans le présent Modèle ou établis pour sa réalisation;
la rédaction, éventuellement avec le concours d’autrui, de documentation frauduleuse;
la facilitation, par une conduite involontaire, de la rédaction de la part de tiers, d’un
document mensonger;
la soustraction, la destruction ou l’altération de documents relatifs à la procédure pour se
soustraire ou système des contrôles prévus par le Modèle;
l’obstacle à l’activité de vigilance de l’OdV ou des sujets dont ce dernier se sert;
l’empêchement d’accéder aux informations et à la documentation demandée par les sujets
préposés aux contrôles des procédures et des décisions;
la réalisation de n’importe quelle autre conduite à même d’éviter le contrôle prévu par le
Modèle.
2. SANCTIONS ET MESURES DISCIPLINAIRES
Le respect des dispositions du Modèle constitue une obligation spécifique des contrats de travail
de n’importe quel type et n’importe quelle nature, inclus ceux des Dirigeants, ceux des
consultants sur projets, ceux à mi-temps, ainsi que des contrats de collaboration entrant dans
le cadre de la para subordination.
Salariés
L’observation des dispositions et des règles comportementales prévues par le Modèle constitue
l’accomplissement de la part des salariés de la Société des obligations prévues à l’art. 2104,
alinéa 2, dont le contenu du Modèle fait partie intégrante.
Par conséquent, la violation des dispositions et des règles de comportement prévues par le
Modèle de la part des salariés de la Société, constitue toujours un délit disciplinaire.
Le Modèle constitue un ensemble de normes auxquelles le personnel salarié doit se conformer
aussi dans le sens de ce qui est prévu par le CCNL en matière de normes comportementales et
de sanctions disciplinaires. Pour autant, la violation des prévisions du Modèle et de ses
procédures de réalisation, comporte l’application du processus disciplinaire et des sanctions
relatives, au sens de la loi et du CCNL.
Vis à vis des travailleurs salariés, opérateurs, salariés et cadres, le système disciplinaire est
appliqué en conformité avec l’art. 7 de la loi du 20 mai 1970 n. 300 (Statut des Travailleurs) et
avec les normes du CCNL pour les travailleurs salariés. Dès lors que le fait constitue aussi une
violation des devoirs découlant de la loi ou du rapport du travail, telle qu’elle ne permet pas la
Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle basé sur le Décrêt 231/2001
poursuite du rapport de travail même provisoirement, on pourra décider du licenciement sans
préavis, en fonction de l’art. 2113, sans effet sur le respect de la procédure disciplinaire.
Les sanctions disciplinaires prédisposées par la Société sont formulées dans le respect total des
limites imposées par la législation en vigueur, par les contrats collectifs et, par-dessus tout, par
le principe de prescription qu’impose, en la matière, le Statut des Travailleurs.
Les mesures disciplinaires irrévocables, sont prises en fonction de la gravité des infractions:
Rappel verbal ou avertissement écrit ou amende (jusqu’à trois heures de rétribution
maximum) ou suspension du service et du traitement rétributif (pendant un max de trois
jours) dans les cas de violation des procédures internes prévues par le Modèle, comme par
exemple:
- Non observation des procédures prescrites;
- Oubli de communication à l’OdV des informations prescrites;
- Oubli du déroulement des procédures de contrôle prévues;
- Comportement non conforme aux prescriptions du Modèle entrainant une situation
de danger pour l’ensemble des biens de l’entreprise ou alors causant un dommage à
la Société.
Licenciement avec préavis, dans le cas d’actes non conformes aux prescriptions du Modèle
et destinés de manière univoque à la commission d’un délit sanctionné par le Décret,
reconnaissant dans un tel comportement une infraction à la discipline et aux devoirs du
travail si grave que ne puisse être envisagée la poursuite même provisoire du rapport de
travail.
Licenciement sans préavis, dans les cas d’actes non conformes aux prescriptions du Modèle
et entrainant la concrète application à la charge de la Société des mesures de sanctions
prévues par le Décret ou encore dans les cas le salarié aurait reporté une condamnation
passée en jugement pour un des délits fondamentaux. De tels comportements
amoindrissent le rapport de confiance entre la Société et le salarié, constituant ainsi un
grand dommage matériel et/ou moral pour la Société et son organisation.
A chaque signalement de violation du Modèle, l’implication de l’OdV est nécessaire dans la
mesure où il devra évaluer la subsistance de la violation même. En particulier, dans la phase de
vérification, il considèrera d’abord le salarié comme innocent, et lui garantira un délai de
réponse suffisant pour préparer sa défense.
On assure la prérogative de la Société à demander l’indemnisation des dommages causés par la
violation du Modèle de la part d’un salarié. L’indemnisation des dommages éventuellement
demandée sera proportionnelle:
• Au niveau de responsabilité et d’autonomie du salarié, auteur du délit disciplinaire;
Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle basé sur le Décrêt 231/2001
• À l’éventuelle existence de précédentes condamnations disciplinaires contre l’auteur;
• Au niveau d’intentionnalité de son comportement;
• À la gravité des effets de celui-ci;
La concrète application des mesures disciplinaires décrites ci-dessus est confiée au Responsable
de la Gestion des Ressources Humaines, lequel, prescrira les sanctions éventuellement sur
signalement de l’OdV, en accord, avec le supérieur hiérarchique de l’auteur de la conduite
répréhendée.
2.1. Dirigeants
Si la violation est commise par un Dirigeant, le système disciplinaire est appliqué en conformité
avec la loi, ainsi qu’avec le contrat et le Code National du Travail applicable. En cas de
contestation, d’éventuelles procurations confiées au Dirigeant peuvent être révoquées.
2.2. Administrateurs
En cas de violation du Modèle de la part des administrateurs, l’OdV tiendra informé le Conseil
d’Administration et le Collège des Experts Comptable de Surveillance immédiatement, lesquels
adopteront les mesures disciplinaires prévues selon leurs respectives attributions, y compris
l’éventuelle convocation des actionnaires et proposition de révocation éventuelle de la charge.
Les communications y afférant seront adressées directement à tous les membres du Conseil
d’Administration, excepté ceux mis en cause, au Président du Collège des Experts Comptable de
Surveillance, et aux membres effectifs. En particulier, il reviendra au Collège des Experts
Comptable de Surveillance de communiquer au CONSOB les irrégularités relevées. L’OdV
informera aussi le Comité de contrôle interne.
2.3. Experts Comptable de Surveillance
En cas de violation du Modèle de la part de membres du Collège des Experts Comptable de
Surveillance, l’OdV, informera immédiatement le Conseil d’Administration et le Collège des
Experts Comptable de Surveillance, lesquels adopteront les mesures disciplinaires prévues selon
leurs respectives attributions, y compris l’éventuelle convocation des actionnaires et
proposition de révocation éventuelle de la charge. Les communications y afférant seront
adressées directement à tous les membres du Conseil d’Administration et du Collège des Experts
Comptable de Surveillance (Président et membres effectifs) sauf ceux mis en cause. L’OdV
informera aussi le Comité de contrôle interne.
2.4. Collaborateurs extérieurs et partenaires
Dès lors qu’est vérifiée la violation des dispositions et des règles de comportement prévues dans
le Modèle de la part de collaborateurs extérieurs, de partenaires commerciaux ou financiers ou
d’autres personnes ayant des rapports contractuels avec BELENERGIA S.A. l’OdV informera par
écrit le Conseil d’Administration qui évaluera les modalités pour procéder à la vérification de la
violation. En cas de violations graves ou répétées, le Conseil d’Administration, avec l’avis du
Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle basé sur le Décrêt 231/2001
Responsable de la zone à laquelle le rapport ou le contrat se réfèrent, peut procéder à
l’immédiate cessation du contrat ou à sa résiliation, selon ce qui est prévu dans les clauses
spécifiques insérées dans les contrats en lien avec les conséquences de l’absence d’application
du Décret.
Est assurée de toute façon la prérogative de BELENERGIA S.A. à demander l’indemnisation des
dommages causés par la violation des dispositions et des règles de comportement prévues dans
le Modèle dès lors que découlent de ce comportement des dommages concrets pour la Société.
V. PLAN DE FORMATION ET DE COMMUNICATION
1. FORMATION
La formation interne constitue un instrument fondamental pour une mise en œuvre efficace du
Modèle et pour une diffusion à tous des principes de comportement et de contrôle adoptés par
la Société, afin de parvenir à une prévention acceptable des délits dont le Décret expose la
responsabilité administrative.
Le responsable des Ressources Humaines est responsable de la formation correcte du personnel
quant à l’application du Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle, laquelle est soumise
à la vérification de l’OdV.
Les programmes de formation doivent être partagés avec l’OdV.
Les prérequis qu’un programme de formation doit respecter sont les suivants:
Être en adéquation avec la position des personnes dans l’organisation interne (nouvellement
diplômé, employé, cadre, dirigeant, etc.);
Les contenus doivent être différents en fonction de l’activité menée par le sujet à l’intérieur
de l’entreprise (activité à risque, de contrôle, sans risque, etc.);
La périodicité de l’activité de formation doit être fonction du degré de changement auquel
est soumis l’environnement extérieur dans lequel se développe l’activité de l’entreprise,
ainsi que de la capacité d’apprentissage du personnel et du degré de commitment du
management à donner autorité à l’action de formation menée;
Le formateur doit être une personne compétente et autoritaire afin d’assurer la qualité des
sujets traités, ainsi que de rendre explicite l’importance que revêt la formation pour la
Société et pour la stratégie que celle-ci poursuit;
La participation aux programmes de formations doit être obligatoire et des mécanismes
adéquats de contrôle de présence du personnel doivent être définis;
Des mécanismes de contrôle du degré d’apprentissage des participants doivent être prévus.
Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle basé sur le Décrêt 231/2001
La formation peut être classée selon qu’elle soit générale ou spécifique. En particulier la
formation générale doit s’adresser à tous les niveaux de l’organisation afin de permettre la
connaissance pour tous les individus:
Des préceptes contenus dans le D. Lgs. 231/2001 sur le thème de la responsabilité
administrative des Organismes, des Délits et des sanctions prévus contre ceux-ci;
Des principes de comportement prévus par le Code de Conduite;
Du Système Disciplinaire;
Des Lignes Directrices et des principes de contrôle contenus dans les procédures
opérationnelles internes et des standards de comportement;
Des pouvoirs et devoirs de l’OdV;
Du système de reporting interne de l’OdV.
La formation spécifique, en revanche, s’adresse à tous ceux qui par leur activité ont besoin de
compétences spécifiques pour gérer les particularités de celle-ci, comme le personnel qui œuvre
dans le champ des activités signalées comme potentiellement à risque pour les délits explicités
dans le Décret. Ceux-ci devront faire l’objet de formations générales et spécifiques. La formation
spécifique devra permettre à la personne de:
Avoir conscience des risques potentiels associés à son activité, ainsi que des mécanismes
spécifiques à mettre en œuvre pour surveiller l’activité même;
Connaitre les techniques d’évaluation des risques inhérents à l’activité qu’il mène ainsi que
les exactes modalités de développement de celle-ci et/ou les procédures qui la
règlementent, afin d’acquérir la capacité à repérer d’éventuelles anomalies et de les signaler
selon les modalités et dans les temps permettant la mise en place de possibles actions
correctives.
Les sujets préposés au contrôle interne à qui revient la gestion des activités relevées comme
potentiellement à risque, recevront aussi une formation spécifique, afin de leur faire prendre
conscience de leur responsabilité et de leur rôle en interne par le système de contrôle interne,
ainsi que des sanctions qui attendent ceux qui manquent à leur responsabilité et à leur rôle.
En cas de modifications et/ou de mise à jour importante du Modèle des modules
d’approfondissement seront organisés afin de permettre la connaissance des changements
survenus.
Enfin, des modules spécifiques pour les nouveaux arrivants destinés à travailler dans des zones
à risque, seront organisés.
Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle basé sur le Décrêt 231/2001
2. COMMUNICATION
En adéquation avec les dispositions du Décret et les Lignes Directrices, la Société diffusera le
présent Modèle, afin de s’assurer que tout le personnel aura pleine connaissance de tous ses
éléments.
La communication doit être diffuse, efficace, claire et détaillée, avec des mises à jour
périodiques en fonction des changements du Modèle, dans le respect de ce qui est prévu par les
Lignes Directrices.
En particulier, la communication doit, pour être efficace:
Être suffisamment détaillée en fonction du niveau hiérarchique des Destinataires;
Utiliser les canaux de communication les plus appropriés et facilement accessibles aux
destinataires de la communication afin de fournir les informations en temps voulus, et
permettant ainsi au personnel destinataire de tirer profit de la communication de manière
efficace et efficiente;
Être de qualité, en terme de contenus (être exhaustive), être rapide, tenue à jour (elle doit
contenir les informations les plus récentes), et accessible.
Pour autant, le plan effectif de communication relatif aux composants essentiels du présent
Modèle, devra être développé, en cohérence avec les principes définis ci-dessus, par les
meilleurs moyens de communication internes, comme, par exemple, l’envoi d’e-mail, ou la
publication sur l’intranet.
Il est obligatoire pour tout le personnel de la Société de participer aux programmes de formation
organisés et ayant pour objet les thématiques abordées par le Décret et le Modèle de la Société.