Modèle PLAN DIRECTEUR DE VALIDATION

MEMD001Fa Plan Directeur de Validation.doc

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<Nom de la société>

Date de révision : PLAN DIRECTEUR DE VALIDATION

référence/révision <ref doc>

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SIGNATURES NOM FONCTION DATE SIGNATURE

RÉDACTION <P. Nom> <Fonction>

VERIFICATION <P. Nom> <Fonction>

APPROBATION <P. Nom> <Fonction>

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PLAN DIRECTEUR DE VALIDATION



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TABLE DES MATIERES

1 Objectif ......................................................................................................................... 3 2 Champ d’application ..................................................................................................... 3 3 Définitions ..................................................................................................................... 4 4 Références ................................................................................................................... 5 5 Description des sites et des produits ............................................................................ 6

5.1 Organisation de la société ..................................................................................... 6 5.2 Implantation du(es) site(s) ..................................................................................... 6 5.3 Activités du(es) site(s) ........................................................................................... 6 5.4 Liste des produits fabriqués sur le(s) site(s) .......................................................... 6 5.5 Liste des processus sur le(s) site(s) ...................................................................... 6 5.6 Liste des systèmes sur le(s) site(s) ....................................................................... 6

6 Responsabilités ............................................................................................................ 7 7 Directives générales de validation ................................................................................ 8 8 Stratégie de validation .................................................................................................. 9

8.1 Stratégie de Validation Prospective....................................................................... 9 8.2 Stratégie Globale de Test – Validation Intégrée .................................................. 10

9 Méthodologie de validation ......................................................................................... 11 9.1 Critères d’analyse des risques ou de criticité ...................................................... 11 9.2 Définition du périmètre de validation ................................................................... 11 9.3 Détermination des qualifications à mettre en oeuvre ........................................... 11 9.4 Qualification des Fournisseurs ............................................................................ 13 9.5 Revue de Conception Avancée - RCE ................................................................ 13

10 Activités de Validation ............................................................................................. 13 10.1 Etape 1 – Organisation de la validation ............................................................... 13 10.2 Etape 2 – Qualification des fournisseurs ............................................................. 13 10.3 Etape 3 – Vérification de la définition et de la réalisation du système (RCE) ...... 13 10.4 Etape 4 – Préparation des qualifications ............................................................. 13 10.5 Etape 5 – Exécution des qualifications ................................................................ 13 10.6 Etape 6 – Exploitation et maintenance du système ............................................. 14

11 Gestion documentaire ............................................................................................. 14 12 Gestion des modifications ....................................................................................... 14 13 Gestion des écarts de qualification ......................................................................... 14 14 Formation ................................................................................................................ 14 15 Revalidation / Requalification .................................................................................. 14 16 Planning de validation des systèmes ...................................................................... 14 HISTORIQUE DES RÉVISIONS ....................................................................................... 15 ANNEXE 1 : Liste des systèmes pour la validation (Validation Master List) ...................... 16



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1 Objectif

Le Plan Directeur de Validation (PDV) définit la stratégie et les méthodologies de validation des < sites/systèmes > en relation avec le périmètre d’application et définit les priorités de validation. Il décrit :

l’organisation générale des activités de validation

les responsabilités

les systèmes anciens, existants et en projet, ainsi que leur statut de validation

l’approche de validation et les activités correspondantes

le planning de validation

2 Champ d’application

Ce plan directeur de validation concerne <insérer le sujet >.

<description du champ d’application>



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3 Définitions

Nom Description

Validation AFSSAPS – « Etablissement de la preuve, en conformité avec les principes de bonne pratique de fabrication, que la mise en œuvre ou l'utilisation de tout processus, procédure, matériel, matière première, article de conditionnement ou produit, activité ou système permet réellement d'atteindre les résultats escomptés » (BPF France). FDA – « La validation établit la preuve documentée avec un haut degré d'assurance qu'un procédé spécifique produira régulièrement les résultats escomptés en termes de qualité et de spécifications » (General principles of process validation).

Qualification Opération destinée à démontrer qu’un matériel fonctionne correctement et donne réellement les résultats attendus. Le concept de validation est parfois élargi pour comprendre celui de qualification. (BPF France)

Validation Prospective

Validation effectuée avant la production de routine de produits destinés à la vente. (BPF Europe Annexe 15)

Validation rétrospective

Validation d’un procédé pour un produit qui a été commercialisé, sur la base des données relatives à la fabrication, aux essais et au contrôle du lot. (BPF Europe Annexe 15)

Validation simultanée (ou concomitante)

Validation réalisée durant la production de routine de produits destinés à la vente. (BPF Europe Annexe 15).

Revalidation Renouvellement de la validation du procédé en vue de démontrer que les changements introduits dans le procédé/équipement conformément aux procédures de maîtrise des changements ne comportent aucun risque pour les caractéristiques du procédé et la qualité du produit. (BPF Europe Annexe 15)

Plan Directeur de Validation (PDV)

Document définissant la stratégie globale de validation au niveau d’une société ou d’un site ou bien au niveau d’une catégorie de systèmes ; exemple : systèmes informatisés

Plan de Validation (PV)

Document définissant les activités et les responsabilités de validation au niveau d’un système ou d’un ensemble de systèmes

Qualification de Conception (QC)

Vérification documentée que la conception proposée des installations, systèmes et équipements convient aux usages auxquels ils sont destinés. (BPF Europe Annexe 15) voir RCE

Revue de Conception Etendue (RCE)

Vérification formelle qui garantit que toutes les exigences réglementaires et utilisateurs sont non seulement prises en compte dès le début du projet mais aussi qu’elles sont correctement transcrites et mises en œuvre tout au long du cycle de développement, sans oublier la génération des codes sources.

Analyse des Risques (AR)

Méthode visant à évaluer et à caractériser les paramètres critiques de la fonctionnalité d’un équipement ou procédé. (BPF Europe Annexe 15)



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Nom Description

Qualification d’Installation (QI)

Vérification documentée que tous les aspects essentiels de l'installation des équipements et du logiciel sont satisfaisants pour l'utilisation du système, en accord avec les spécifications des équipements et les recommandations fournisseurs.

Qualification Opérationnelle (QO)

Vérification documentée que le système ou le sous-système et ses équipements connectés fonctionnent tel que demandé (vérification d'aptitude au bon fonctionnement).

Qualification de Performance (QP)

Vérification documentée que le procédé et/ou que le procédé avec son système intégré fonctionne tel que demandé à l'intérieur des limites prévues (vérification de service régulier).

Pire cas (worst case)

Condition ou ensemble de conditions englobant les circonstances et les limites opérationnelles supérieures et inférieures, dans les limites des procédures opératoires, comportant le plus grand risque de défaillance du produit ou du procédé comparé aux conditions idéales. Ces conditions n’entraînent pas nécessairement la défaillance du produit ou du procédé. (BPF Europe Annexe 15)

<Autres>

4 Références

La validation est effectuée conformément à la réglementation, aux guides et bonnes pratiques applicables au domaine d’activité concerné et conformément aux procédures et documents locaux.

Références

1. Réglementations

<Bonnes Pratiques de Fabrication>

2. Normes et guides

<ISO 13485:2003>

3. Documentation interne

<Procédure interne XXX…>



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5 Description des sites et des produits

5.1 Organisation de la société

5.2 Implantation du(es) site(s)

5.3 Activités du(es) site(s)

5.4 Liste des produits fabriqués sur le(s) site(s)

5.5 Liste des processus sur le(s) site(s)

5.6 Liste des systèmes sur le(s) site(s)

< Toutes les informations de cette section sont à adapter en fonction du niveau du PDV (société, site, bâtiment…) et peuvent être soit renseignées directement dans ce document, soit dans des documents séparés qui sont référencés dans cette section. >



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6 Responsabilités

Les responsabilités sont définies dans le tableau suivant :

Structure Responsabilités Composition

Direction Assurer que le responsable assurance qualité et le responsable validation ont les qualifications, les autorités et les ressources nécessaires.

Approuver la stratégie de validation dans le plan directeur de validation

Représentant de la direction

Comité de pilotage

Désigner les membres de l’équipe projet et de l’équipe qualification

Fournir les moyens nécessaires aux validations

Définir les objectifs à atteindre, en terme de planning et de priorités, et les orientations du projet de validation

Arbitrer les situations conflictuelles, les changements majeurs d'orientation, les dérives budgétaires.

Approuver la politique de validation

Responsable Assurance Qualité

Responsable Projet Validation

Sponsor du projet

Responsable département concerné

Représentant de la direction

Assurance Qualité

Approuver les plans de validation

Approuver les analyses des risques

Approuver les rapports finaux de validation

Contrôler l’ensemble du processus de validation par rapport aux procédures locales

Responsable Assurance Qualité

Validation Tenir à jour le plan directeur de validation

Suivre la maîtrise des modifications

Vérifier les plans de validation, les analyses des risques, les rapports finaux de validation

Approuver les protocoles de RCE, QI, QO, QP

Approuver les rapports de RCE, QI, QO, QP

Reporter au Comité de pilotage

Assurer que les stratégies de validation définies sont appliquées sur le projet

Responsable Validation

Propriétaire du système

Approuver l’ensemble des documents de validation

Assurer que le système/processus est validé en conformité avec les exigences

<Autres>



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7 Directives générales de validation

Chaque système doit faire l’objet d’une analyse préliminaire de criticité, visant à évaluer son impact direct ou indirect sur la qualité des produits (médicaments, dispositifs médicaux…) ou sur des données réglementées. Si l’influence sur la qualité des produits (médicaments, dispositifs médicaux…) ou sur une donnée réglementée est possible, le système doit être validé, conformément aux procédures de validation et de maîtrise des modifications. Pour chaque système, un degré de criticité est défini. La planification des validations est orientée en fonction du degré de criticité.

<Référencer les procédures ou documents internes à suivre si elles existent>



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PV

Protocole

QI/QO/QP

Protocole +

tests

fournisseur

RCA

PDV : Plan Directeur de Validation

RCA : Revue de Conception Avancée

AR : Analyse de risque

CT : Cas de Test

QI : Qualification d’Installation

QO : Qualification Opérationnelle

QP : Qualification de Performance

final

Rapport

traçabilité

Matrice de

Rapport

QI/QO/QP

Exécution

QI/QO/QP

CT

fournisseur

Accompagnement AR

Fournisseur

Qualification

PDV

8 Stratégie de validation

La validation des systèmes sera réalisée selon une approche prospective. La validation sera réalisée selon le principe de validation intégrée pour limiter les redondances de tests entre les fournisseurs et l’équipe de validation et réduire les délais de mise en œuvre des systèmes.

8.1 Stratégie de Validation Prospective

1) Définition du périmètre et des méthodologies à mettre en œuvre : Plan de Validation (PV)

2) Qualification des Fournisseurs 3) Revues de Conception Etendues (RCE) 4) Organisation de la validation (Analyses des risques, définition des tests à réaliser

et des profondeurs de test) 5) Préparation des qualifications (QI, QO, QP) 6) Exécution des qualifications et rapports



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8.2 Stratégie Globale de Test – Validation Intégrée

La stratégie globale de test des systèmes est décrite ci après :

1) Réunion entre le fournisseur et l’équipe de validation pour prendre connaissance des tests prévus par le fournisseur et pour les modifier et/ou adapter afin de les rendre acceptables d’un point de vue réglementaire si nécessaire (responsabilité utilisateur et fournisseur)

2) Rédaction de protocoles de test fournisseur (responsabilité utilisateur et fournisseur)

3) Définition de tous les tests à réaliser et des profondeurs de test associées avec les analyses des risques (responsabilité utilisateur)

4) Analyse d’écart entre les tests réalisés par le fournisseur et les tests déterminés par l’analyse des risques (responsabilité utilisateur)

5) Ecriture des tests restants (responsabilité utilisateur) 6) Exécution des tests restants et vérification des tests fournisseurs (responsabilité

utilisateur)

R e s p o n s a b ilité s

U T IL IS A T E U R

R a p p o r t

E x é c u tio n c a s d e te s t re s ta n t +

v é r ific a t io n te s t

fo u rn is s e u r

R é s u lta ts te s ts

fo u rn is s e u r

R é d a c tio n

c a s d e te s t

re s ta n ts

E x é c u tio n te s ts

fo u rn is s e u r

A n a ly s e

d ’é c a r ts

L is te d e s te s ts à

ré a lis e r

P ro to c o le + te s ts

fo u rn is s e u r

R C A

S y s tè m e

q u a lité

fo u rn is s e u r

A R

R e s p o n s a b ilité s

F O U R N IS S E U R



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9 Méthodologie de validation

9.1 Critères d’analyse des risques ou de criticité

Les systèmes sont analysés par rapport à leur impact sur la santé du patient.

Criticité Description

1 Pas d’impact sur le produit, sur une donnée critique ou sur une activité réglementée.

2 Pas d’impact direct sur le produit ou sur une donnée critique. Impact indirect sur une activité réglementée : Sécurité physique.

3 Pas d’impact direct sur le produit ou sur une donnée critique. Impact direct sur une activité réglementée : Activités AQ, sécurité logique, formation, maintenance préventive, sauvegarde.

4 Impact direct sur le produit ou sur une donnée critique. Conséquence de l’impact confinée à l’intérieur de la société.

5 Impact direct sur le produit ou sur une donnée critique. Conséquence de l’impact à l’extérieur de la société (client, patient).

9.2 Définition du périmètre de validation

Afin de déterminer le périmètre de validation : - générer une liste exhaustive de tous les systèmes à valider sur le site, - définir les systèmes à valider en déterminant la criticité du système à partir

des critères définis au paragraphe 9.1

NB 1 : Tous les systèmes appartenant à la catégorie 1 ne sont pas à valider.

NB 2 : L’ensemble des informations concernant tous les systèmes est résumé dans un document géré séparément. (Voir Exemple en annexe 1).

9.3 Détermination des qualifications à mettre en oeuvre

Les qualifications à mettre en œuvre sont définies en se basant sur les recommandations du GAMP V4 détaillées ci dessous :

Catégorie Description

1 Systèmes d’exploitation : Ce sont des systèmes d’exploitation reconnus, disponibles dans le commerce. Exemple : Unix, Windows NT, VMS.

2

Microprogrammes (Firmware) : Une configuration de ces microprogrammes peut être nécessaire afin d’adapter l’environnement d’exécution et les paramètres des procédés. Exemple : balances de pesée, lecteurs de code barre, régulateurs 3 points.



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Catégorie Description

3

Progiciels standard : Ce sont des progiciels standard, disponibles dans le commerce, offrant une solution disponible en l’état à un procédé industriel ou de production. Le progiciel n’est pas configuré pour définir le procédé industriel ou de production proprement dit. La configuration doit se limiter à l’établissement de l’environnement d’exploitation du progiciel (par exemple : raccordement au réseau et aux imprimantes). Les paramètres de procédé peuvent être entrés dans l’application. Exemple : Progiciel d’analyse statistique, les logiciels intégrés dans les instruments de laboratoire comme les équipements HPLC.

4

Progiciels configurables : Les progiciels configurables offrent des interfaces et des fonctions standard permettant de configurer des procédés spécifiques industriels ou de production. Ceci implique la configuration de modules logiciels prédéfinis et éventuellement le développement d’autres modules sur mesure ou personnalisés. Les progiciels et la plate-forme doivent être parfaitement reconnus et matures avant d’être considérés comme appartenant à la catégorie 4, dans le cas contraire, la catégorie 5 peut être plus pertinente. Exemples : systèmes de contrôle commande (DCS), systèmes de supervision (SCADA), systèmes d’exécution de fabrication (MES) et certains progiciels LIMS, ERP et MRPII.

5 Logiciels personnalisés (sur mesure) : Ces systèmes sont développés pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise de l’utilisateur.

Les activités à mettre en oeuvre sont les suivantes :

Catégorie GAMP

Qualification Fournisseur -

QF

Revue de Conception

Etendue - RCE

Qualification d’Installation -

QI

Qualification Opérationnelle

- QO

Qualification de

Performance - QP

1 Non Non Oui (QI1) Non Non

2 Non Non Oui (QI2) Oui (QO1) Non

3 Oui (QF1) Oui Oui (QI3) Oui (QO2) Oui

4 Oui (QF1) Oui Oui (QI3) Oui (QO3) Oui

5 Oui (QF2) Oui Oui (QI3) Oui( QO3) Oui

QF1 = Si applications critiques et complexes QF2 = Audit Fournisseur obligatoire QI1 = Nom / Version (y compris service pack) QI2 = Nom / Version, Configuration, étalonnage QI3 = Nom / Version, Configuration environnement, Installation, Configuration QO1 = QO des fonctionnalités QO2 = QO des applications développées QO3 = QO système et applications développées



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9.4 Qualification des Fournisseurs

La qualification des fournisseurs devra au minimum comporter les éléments suivants :

Envoi d’un questionnaire de qualification au fournisseur

Analyse des réponses et rédaction d’un rapport D’autres méthodes pourront être utilisées ; par exemple :

Audit formel du fournisseur

Rédaction d’un rapport d’audit

9.5 Revue de Conception Etendue - RCE

Les Revues de Conception Etendues devront être exécutées sur les éléments suivants :

Spécifications des besoins utilisateurs : Cahier des Charges

Spécifications fonctionnelles

Spécifications techniques

Dossier de conception (y compris les revues de code)

Programmes et logiciels

Procédures et manuels

10 Activités de Validation

Les activités de validation sont réalisées en parallèle des activités du projet avec des revues et synchronisations périodiques. La validation contient les étapes suivantes :

10.1 Etape 1 – Organisation de la validation

Cette étape a pour objet d’organiser et de planifier de manière détaillée le projet de validation.

10.2 Etape 2 – Qualification des fournisseurs

Cette étape a pour objet de réaliser les qualifications fournisseurs

10.3 Etape 3 – Vérification de la définition et de la réalisation du système (RCE)

Cette étape a pour objet de réaliser des revues de conception étendues (RCE).

10.4 Etape 4 – Préparation des qualifications

Cette étape a pour objet de déterminer les tests à réaliser sur les processus, fonctions et composants pour chacun des systèmes à qualifier ainsi que les profondeurs de test.

10.5 Etape 5 – Exécution des qualifications

Cette étape a pour objet d’exécuter les tests et de construire la démonstration justifiant la validité du système à partir des protocoles rédigés à l’étape 4.



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10.6 Etape 6 – Exploitation et maintenance du système

L’objectif de cette étape est de maintenir la « validité » du système.

11 Gestion documentaire

La création, approbation, conservation et modification des documents issus et/ou impactés par la validation est décrite dans la procédure <procédure locale référence XXX >

12 Gestion des modifications

Une procédure de gestion des modifications doit exister pour tous les systèmes contenus dans ce Plan Directeur de Validation

13 Gestion des écarts de qualification

La gestion des écarts de qualification est décrite dans la procédure < référence procédure >. Ou, < Décrire la procédure de gestion des écarts >

14 Formation

Toutes les personnes impliquées dans le processus de validation ainsi que toutes les personnes impliquées dans le processus et les activités de production doivent être qualifiées et avoir reçu une formation adéquate en fonction de leur responsabilité.

15 Revalidation / Requalification

Le plan directeur de validation est revu régulièrement par le comité de validation.

La re-validation/re-qualification de chaque système doit être définie dans les plans de validation des systèmes.

16 Planning de validation des systèmes

Voir planning en annexe.



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HISTORIQUE DES RÉVISIONS

REVISION DATE DESCRIPTION DE LA MODIFICATION PARAGRAPHES

CONCERNES

A Création du document N/A

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ANNEXE 1 : Liste des systèmes pour la validation (Validation Master List)

Référence

Nom du

système

Description

Version

Localisation

Nombre

Date de mise en service

Responsabilité

Niveau de Criticité

Statut

Validation prévue pour :

Date de validation

Responsabilité : propriétaire du système Statut = validé, à valider, retiré, ne pas valider Validation prévue pour = mois, année, semestre…

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