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2016

MS Project 2013 AIDE A LA PLANIFICATION

OLIVIER DEHECQ

Olivier DEHECQ – http://aide.informatique1.fr 2

Table des matières 1 Rappels sur la notion de projet ....................................................................................................... 3

2 Projet piloté par les tâches ............................................................................................................. 6

3 Projet piloté par les ressources ................................................................................................... 14


1 Rappels sur la notion de projet

1.1 Définition et caractéristiques d’un projet

Plan de communication (comité de pilotage, réunion) défini au début du projet

Objectifs :

Qualité (tests) / Objectifs (produit, cahier des charges),

Délais (date de début, date de fin),

Couts (fonction des ressources et des moyens)

Analyse de risques (réponse aux risques : plan de formation, prestataire externe) à refaire à

chaque prise de décision.

Les équipes d’un projet

Définition :

Un projet est un effort unique, mettant en œuvre des moyens (humains, matériels ou services)

pour atteindre un objectif défini, dans les délais fixés

Caractéristiques d’un projet :

Attention aux :

délais incompressibles,

nombre d’acteurs (10% du projet est utilisé à la communication),

changements de stratégie globale,

besoins des clients qui évoluent (processus d’acceptation des changements : formaliser,

analyse/chiffrage, comité de pilotage si > 10JH-1).


Les deux composantes principales :

Organisation et méthode

Communication et relationnel (faire un effort)

1.2 Rôle de MS Project

Microsoft Project est un logiciel d’aide à la planification.

Détermine le délai en fonction des taches et des ressources.

Permet des synthèses visuelles

Ce que fait Microsoft Project :

Calcul des dates de début et de fin pour les taches

Calcul de la date prévisionnelle de fin (ou de début) de projet

Calcul de la durée totale du projet

Mise en évidence des tâches « critiques » (chemin critique, impacte la date de fin du projet)

y affecter les techniciens expérimentés

Ce que ne fait pas Microsoft Project :

Dresser la liste des tâches et jalons

o Avancement : nombre de jalons franchis réel / prévisionnel

Déterminer l’enchainement des tâches

Estimer la durée de chaque tâche

Diagramme de GANTT / Diagramme de PERT :

GANTT : positionné sur un calendrier

PERT : organigramme des tâches (dans Microsoft Project)


1.2.1 Planifier un projet

Dresser la liste des tâches et des jalons :

Ne pas TROP faire de tâches sous peine de se sentir trop materné et d’ajouter trop de suivi

pour le chef de projet

Il en faut quand même : aide à estimer la durée du projet

Déterminer les relations entre les tâches :

Tache achevée avant que la suivant ne débute (prédécesseur / successeur)

Relation fin à début : B ne peut pas commencer tant que A n’est pas terminé

Relation début à début : B ne peut pas commencer tant que A n’est pas commencé

Relation de fin à fin : B ne peut pas se terminer tant que A n’est pas terminé

Relation début à fin : B ne peut pas se terminer tant que A n’est pas commencé

Estimer la durée de chaque date

Attention à ne pas sous-estimer

Dans le schéma suivant, [I] nécessite que [A] et [B] soient réalisés ; [L] nécessite que [G] et [E] soient

réalisés et [D] nécessite que [B] et [K] soient réalisés.

Méthode de PERT

On organise ensuite son planning et on fait le diagramme de GANTT

Durée : quantité de temps entre le DEBUT et la FIN d’une tâche.

La durée est fonction du rapport entre quantité de travail et ressources affectée.

Si on augmente les ressources, on augmente la durée de pilotage


2 Projet piloté par les tâches

Mode planning : On indique la date de début, Project calcule tout au plus tôt

Mode rétro planning : On indique la date de fin, Project calcule tout au plus tard

A faire dès le début : PROJET > informations sur le projet > prévision à partir de …

Définir les périodes ouvrées du projet

Rentrer les tâches : attention au libellé.

Ne pas saisir directement les dates début / date de fin (c’est Project qui calcule cela)

Rentrer la durée de chaque tâche (jours, minutes, heures, semaines, ms : mois)

Jalon de durée non nulle : double clic > avancées > modifier la durée

Définir une étape (une tâche) :

En affichage de Gantt, nommer la tâche

Faire un clic droit « planification manuelle » (la date est rentrée à la main) ou « planification

automatique » (la date est calculée par Project)

Définir la durée de la tâche : renseigner la colonne « Durée » ou clic-doit « informations »

Pour définir la place de la tâche vis-à-vis des autres tâches, cliquer-glisser la ligne à

l’emplacement voulu

Rentrer les liaisons en mode tableur :

Exemple : 1;2 indique que la tâche ne peut être effectuée que si les tâches 1 et 2 sont terminées

Exemple : 3DD (de début à début). FD (fin à début), FF (fin à fin), DF (début à fin)

2.1 Techniques de gestion de projets

Modifier les types d’affichage : AFFICHAGE >

Afficher le diagramme de PERT : FORMAT > Réseau de taches

En rouge : chemin critique

FORMAT > Mise en forme du diagramme et Mise en forme globale

Affichage de la table prévision (clic droit en haut à gauche) en affichage Gantt :


Marge libre, marge totale

Marge libre : marge à laquelle je peux déplacer une tâche sans impacter les autres

Marge totale : marge à laquelle je peux déplacer une tâche sans impacter la date de fin de projet

Contraintes et échéances :

Sélectionner une tâche > Clic-droit > Informations > Onglet Avancés > Type de contrainte :

Contraintes inflexibles : « Doit … ». Contrainte semi-flexibles : les autres

Quand on crée une contrainte, on ajoute en + une remarque (pour éviter les bugs plus tard) :

Sélectionner une tâche > Clic-droit > Notes … (ou onglet « Remarques » des informations)

Afficher le mode « utilisation » ou ajouter la colonne « Indicateurs » :

ou

Ajoute des icônes dans les infos sur la tâche (1ere colonne)

Affichage des indicateurs d’une tâche

« Fin au plus tard le » est une échéance (et non pas une contrainte)

Echéance : recalcule si modification des autres tâches mais place une alerte

Contrainte : ne recalcule pas si modification des autres tâches


Un des intervenants n’utilise pas le même calendrier que nous (bossent le samedi) :

PROJET > Modifier les horaires de travail > Créer un nouveau calendrier…

Cliquer sur l’onglet « Semaines de travail », bouton « Détails », Samedi, définir des horaires de

travail spécifiques … : 09h-12h et 14h-18h. Ok

Double clic sur la tache > Onglet avancé > Calendrier : Affecter le calendrier voulu

2.2 Planifier un projet

Phases de planification d’un projet

Latence entre 2 taches

Notion de retard : infos sur la tache > onglet « Prédécesseurs » > colonne « Décalage »

Exemple : entre la cuisson et la 1ère couche d’une poterie, il y a 6h d’attente

On peut aussi écrire : 3FD+6hé é : on résonne en temps universel, pas en h ouvrées

Pour la tâche « cuisson », qui ne fonctionne pas non plus en heures ouvrées, on peut créer

un nouveau calendrier ou mettre « é ».

On peut mettre B A-2j (fixe) ou B A-20%é (dépend de la durée de A)

B

À 80% de la réalisation de A, début

de B

A (10j)


Tâches répétitives

Exemple : tous les matins, vérification du four (durée 5 minutes)

TÂCHE > Tache > Tâche périodique …

Mise en évidence du chemin critique

FORMAT > Tâches critiques ou AFFICHAGE > Diagramme de Gantt > Suivi Gantt

FORMAT > Format > Barres et style

Le chemin critique peut évoluer tout au long du projet


Vues particulières :

D’autres vues particulières :

Fractionner la fenêtre

AFFICHAGE > Détails (cocher) > Liste déroulante > Plus d’affichages > Schéma des dépendances

Créer une table personnalisée :

AFFICHAGE > Tables > Plus de tables… > Créer

Nom : ‘liaisons’, visible dans le menu

Colonnes : numéro cadré à droite largeur colonne4, nom cadré à gauche largeur 33,

prédécesseur centré largeur 16, successeur centré largeur 13

Optimisation :

On peut faire démarrer les taches critiques plus tôt

C’est le chemin critique qui conditionne la durée d’un projet : il faut donc agir sur le chemin

critique !

On peut essayer de découper les tâches critiques en plusieurs taches élémentaires pour en

faire commencer une plus tôt.

Ne pas laisser de prédécesseur ou de successeur qui se rapporte à une phase (ensemble de

tâches)

On peut ensuite afficher le Gantt relatif aux marges :

AFFICHAGE > Détails (cocher) > Liste déroulante > Plus d’affichages > Gantt relatif aux marges


2.3 Suivi de projet

2.3.1 Planification initiale

PROJET > Définir le planning de référence > Définir le planning de référence

Project peut enregistrer 10 planifications initiales (de référence) contenant les informations de :

Date début et fin des tâches

Informations relatives au travail (ressources) : pas dans la planification temporaire

Informations relatives aux coûts : pas dans la planification temporaire

Pour supprimer : PROJET > Définir le planning de référence > Effacer le planning de référence

Afficher les infos enregistrées dans la planification initiale :

AFFICHAGE > Tables > Planning de référence

2.3.2 Suivi d’avancement du projet

But : anticiper un retard (ou une avancée) éventuel ; pouvoir avoir une action correctrice en cas de

retard.

Moyen de retour d’informations :

CRA : Compte Rendu d’Activité :

Quantitatif, systématique

Pas de qualitatif

Réunion d’équipe :

Qualitatif, on peut être plus réactif

Plus difficile pour le quantitatif

Entretien individuel :

Suivi approfondi

Plus difficile à mettre en place

Il faut tout mettre en œuvre pour éviter les retards et prévoir les problèmes éventuels


PROJET > Informations sur le projet > Date actuelle (date où on fera l’avancement sur le projet)

FORMAT > Quadrillage > Quadrillage… > Date du jour : la mettre dans une autre couleur pour que ça pète !

PROJET > Mettre à jour le projet :

Mettre à jour le projet

Précis ou 0%|100%

Les parties achevées ont une encoche dans la colonne « indicateur », et sur le diagramme de Gantt la

tache a un trait noir représentant l’état d’avancement.

Une tache dure plus longtemps que prévu :

Exemple : 5 jours à la place de 3 jours.

TACHE > Avancement conforme > Mettre à jour les tâches

Modifier la durée réelle d’une tâche

Quand on va voir les équipes, on a besoin de savoir combien de temps ils ont passé sur la

tâche, et si le temps alloué restant est suffisant.


Afficher le résultat des modifications :

AFFICHAGE > Diagramme de Gantt > Suivit Gantt

PROJET > Informations sur le projet

AFFICHAGE > Tables > Suivi

En cas de grève (ou de coupure) :

Il faut avoir fait un suivi au moment de l’arrêt de l’activité

PROJET > Mettre à jour le projet

Mise à jour d’un projet après un arrêt total

Marges du chemin critique :

FICHIER > Options > Options avancées > Options de calcul pour ce projet

Définir la sensibilité du chemin critique


3 Projet piloté par les ressources Deux types de ressources

Type travail : humain, matériel ayant un cout horaire/journalier…

Type matériel : tout ce qui est consommable (cout à l’unité)

AFFICHAGE > Tableau des ressources

Pour pouvoir voir/modifier/ajouter des ressources

Etiquette matériau : conditionnement du matériel (sachet, boite, etc.)

Initiale : trigramme (doit être significatif)

Capacité max : capacité max de la ressource sur le projet. Est-on à 100% dédié au projet ? (50% : à mi-

temps sur le projet)

Calendrier de base : calendrier affecté à cette ressource

Affecter des jours de congés supplémentaires :

Modifier une personne (double clic dessus) : Dans l’onglet général, modifier les horaires de

travail, ajouter une exception.

Cliquer sur « Détails… » pour indiquer si le jour est chômé ou si les horaires sont particuliers.

On ajoute ensuite une remarque (dans l’onglet Remarques) car cette modification n’apparait

pas sinon

3.1 Durée, charge, ressource

Durée : intervalle de temps (date de début + date de fin). Exprimé en jours/semaines/mois …

Charge|Travail : quantité de travail à fournir. Exprimée en jour.homme

Ressource : homme/matériel

CHARGE = DUREE × RESSOURCE

Microsoft Project connait la durée car on lui a indiqué (méthode de Gantt)

Lors de la première affectation de ressources, Microsoft Project calcule la charge

Exemple :

Une tâche dure 2 jours ; j’affecte 3 ressources sur cette tâche

Microsoft Project définit une charge de 6J.h (jours d’homme = nombre de jours pour 1

ressource à temps plein)

MSProject considère ensuite cette charge comme CONSTANTE

Lors de la deuxième affectation de ressources, Microsoft Project modifie la durée

ON DIT QUE LA TACHE EST PILOTEE PAR L’EFFORT.

3.2 Première affectation des ressources

Double clic sur une tache, Onglet avancé

Clic-droit > Informations > Onglet ressources… ou clic droit >

Liste des ressources du tableau des ressources, affecter (utiliser la touche [CTRL])

Dans la partie gauche on voit l’évolution du travail (=charge), mais pas l’évolution de la durée

(sauf congés)


3.2.1 Définir des ressources faisant partie d’un groupe, mais sans définir leur nom

Il faut avant tout terminer d’affecter les ressources.

1. Clic droit sur la tâche

2. Cliquer sur

Affecter 200% (2 personnes à temps plein)

3.3 Ajustement des ressources

Ajouter des ressources sans changer la durée, juste que la charge de travail qui a augmenté

Ajouter des ressources pour diminuer la durée

On s’est trompé dans la première affectation et on veut corriger le tir

3.3.1 Ajouter des ressources sans changer la durée, juste que la charge a augmenté ou On s’est trompé dans la première affectation et on veut corriger le tir

Double cliquer sur la tache > onglet avancé > Décocher ‘pilotée par l’effort’

Onglet ressources > ajouter une personne (exemple : Olivier Dehecq)

La durée de la tâche n’est pas modifiée

Une icône information est apparue


3.3.2 Ajouter des ressources pour diminuer la durée

Double cliquer sur la tache > onglet avancé > laisser coché ‘pilotée par l’effort’

Onglet ressources > ajouter une ressource (exemple : Vincy Lamour et Henry Randy)

La durée de la tâche est modifiée

Une icône information est apparue

On peut aussi modifier le pourcentage

3.3.3 Heures supplémentaire

1. Partie du haut : AFFICHAGE > Giagramme de Gantt

2. Partie du bas : AFFICHAGE > Détails > Formulaire tâche

3. Sur une des colonnes de la partie du bas > clic-droit > Travail

Pour rattraper un retard (ne pas modifier la durée) :

On a ajouté 2h à travail, on a aussi ajouté 2h supplémentaires

Afficher les taches avec de heures supplémentaire :

AFFICHAGE > filtres > taches/affectation avec heures supplémentaires.

Afficher les heures par ressources :

Affichage > Utilisation des taches

Modifier l’évolution de la charge de travail

Une icône apparait dans la colonne « indicateurs »


Vues particulières :


Partie haute : utilisation des ressources

Partie basse : Graphe des ressources

Clic droit sur la partie basse

On va afficher la disponibilité des ressources

Penser à Outils > Organiser … pour exporter les rapports, tables, etc. vers le disque pour les réutiliser

Calculs de MS Project

Double clic sur une tache > Avancée (en laissant « piloté par l’effort »)

Modification de :

Type de tâche Durée Capacité Travail

Durée fixe Travail Travail Capacité

Capacité fixe Travail Durée Durée

Travail fixe Capacité Durée Durée


3.4 Résoudre les problèmes de sur utilisation

Exemple : une personne affectée en même temps à plusieurs taches (et donc > à son maxi.)

1) PROJET > Définir le planning de référence > Définir le planning de référence

2) Afficher les taches > Clic droit > Onglet général > Priorité de la tâche

Augmenter la priorité des tâches prioritaires, etc.

3) RESSOURCE > Options de nivellement

Cliquer ensuite sur auditer maintenant

4) RESSOURCE > Niveler tout

5) Utiliser le Gantt suivi et constater que les ressources surutilisées ne le sont plus, et que les

tâches ont été décalées

3.5 Suivi d’avancement du projet

Cliquer sur « TACHE > Avancement conforme » et remplir les champs l’un après l’autre.

Incorporer des informations sur l’avancement du projet

3.5.1 Heures travaillées, pourcentage de tache réalisée


En haut (clic-droit en haut à gauche) : travail

En bas (AFFICHAGE > Détails) : Tableau des ressources

Le fait de modifier le nombre d’heure travail réel modifie le pourcentage achevé en même temps que

le pourcentage de tache achevée

FICHIER > Options > Echéancier : le temps de tache réalisé n’est pas fonction du temps de travail réel

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