ACNBH

Agrément FMCN° 100 168

DECLARATION D’INTERETDANS LE CADRE DE MISSIONS DE FORMATION

REALISEES POUR L’ACNBH

39ème Colloque Nationaldes Biologistes des Hôpitaux

Lille, 4 au 8 oct 2010

Mme. A. Wautersdans la société Clinical Laboratory ZNA déclare sur l’honneur

ne pas avoir d'intérêt, direct ou indirect (financier) avec les entreprisespharmaceutiques, du diagnostic ou d’éditionsen relation avec le DMDIV et/ou le sujet présenté.

Choix et évolution d’une solution robotiquedans un laboratoire hospitalierdans un laboratoire hospitalier

Colloque SNBH Lille, 5 octobre 2010

présentation

• Introduction

• EnGen à Middelheim

• Motivation, objectifs et choix

• Fonctionnement

• Résultats• Résultats

2

ZNA Middelheim

ZNA Middelheim

• Middelheim (hôpital général): cardiochirurgie, cardiologie,(hémato)oncologie, fertilité, ….

• Hôpital d’Enfants Reine Paola (pédiatrie)

• Hoge Beuken (revalidation et gériatrie)

Lits 800

4

Admissions 25.000

Nombre de journées d'hospitalisation 220.000

Admissions de jour 30.000

Consultations >1.000/j

ZNA Middelheim: Laboratoire en 2009

Demandes de laboratoires 400.000

Prestations (INAMI) 3.500.000

Nombre de tubes/jour 2500

Biologistes 8,5

5

Biologistes 8,5

Membres du staf 82 FTE

Laboratoire accredité ISO 15189

Automatisation du Laboratoire

• Totale

>pré-analytique

>analytique

>post-analytique

7

• Système: EnGen (Ortho-Clinical Diagnostics)

>installation en novembre 2003: 7 ans d’expérience

>Thermo Clinical Labsystems (Finlande)

exit

VITROS 5.1 FS

VITROS 5.1 FS

VITROS ECi

SYSMEX HST

exitzone de sortie

Input

Input

DecapTubesortingCentrifuges

AliquotageDébouchage

entrée/triage/exit

Centrifugeuses

zone d’entrée

zone d’entrée

Motivation pour automatisation

• consolidation des différents laboratoires de l’hôpitalen 2000: impact sur la phase pré-analytique

erreurs dans la zone de réception des échantillons

aliquotage, volumes, conservation, …

• pénurie en techniciens de laboratoire : problèmepour les postes spécialisés, ICT, QA

16

pour les postes spécialisés, ICT, QA

• amélioration de TAT: réduction du nombre dedemandes urgentes

• maximaliser la sécuritépersonnel, patients

OBJECTIFS: qualitatifs!

automatisation: exigences

• Système ‘ouvert’> compatible avec les analyseurs actuels et futurs,

SIL

> indépendant des fabricants en diagnostique

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• Flexibilité:> modularité

> expansion future possible

> bâtiment existant

Choix du système (1 an)

• analyse approfondie du processus

• choix dépend du bénéfice attendu> différent pour chaque laboratoire

> situation de départ

18

> situation de départ

> nombre de demandes / tubes par unité de temps

• centrifugation automatique?centrifugation impacte la vitesse de traitement des échantillons,manuellement toujours plus rapide, mais pas toujourscentrifugeuse ou technicien disponible

Choix du système

> aliquotage: idéalement dans un labo ‘LEAN’pas d’aliquots, en pratique nécessaire pour les analyseurs non-connectés, les analyses en batch ou les analyses en sous-traitance

> connexions avec les automates?gain de temps?le principe de la connexion?tubes restent ou ne restent pas sur le système de convoyage

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tubes restent ou ne restent pas sur le système de convoyagefile d'attente ou bypass

> considérationajuster TLA (automatisation totale) au fonctionnement dulaboratoire ou ajuster le fonctionnement du laboratoire au TLA?automatisation à 100% où 80%?

Automate

Avant l’automatisation

Integrate

Simplify

Simplify

Simplify

Remove from pneumatic

tube

14.6%

Label/rack aliquot tubes

4.9%

Attach extra labels to

racks

2.4%

Aliquot(s) made

4.9% Deliver to Analyzer for

testing

4.9%

Label/inspect tube

2.4%

Deliver aliquot rack to

drop counter

1.9%

Sample processing area: average 23 min(10 min centrifugation, hands on 3.43 min per tube)

Etude du processus (AVANT):Traitement de l’échantillon: moyenne de 23 minutes

(10 min de centrifugation, 3,43 minutes de manipulation par tube )

Order entry

58.3%

Other

12.6%

Load tube into centrifuge

1.5%

Aliquot tube placed into

rack

0.5%

Decap tube

0.5%

Load tube onto analyzer

tray

1.0%

Relabel tube

1.5%

Unload tube from

centrifuge

1.0%

Pre Analytical Processing Steps (Tube)Avg Tme

per TubeUnit

1. Remove from pneumatic tube 30 secs

2. Order entry 120 secs

3. Primary tube label/inspected 5 secs

4. Extra labels attached to racks 5 secs

5. Aliquot tubes labeled and placed in racks 10 secs

6 Primary tube loaded into centrifuge 3 secs

7. Primary tube unloaded from centrifuge 2 secs

8. Delay (tube waiting in rack) 237.9 secs

9. Primary tube relabeled/inspected 3 secs

10. Primary tube decapped 1 secs10. Primary tube decapped 1 secs

11. Aliquot(s) made 10 secs

12. Primary tube loaded onto analyzer tray 2 secs

13. Delay (tube waiting in tray) 348.5 secs

14. Aliquot tube placed into rack 1 secs

15. Aliquot rack delivered to drop counter 4 secs

16. Delivery to Analyzer for testing 10 secs

OperationInspectionRequired non-value activityWasteTransportValue Add

Observed Delays: Pre-Analytical Phase

200

300

400

500

600

Se

co

nd

s

Wait in rack after

centrifuging

Wait in 950 trays before

delivery to workstation

Wait for sampling on-

0

100

200

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Batch Number

Se

co

nd

s

Wait for sampling on-

analyzer

Choix?

• Décision: automatisation uniquement pré-analytiqueou totale?

• Intérêt premier sur l’automatisation du pré-analytique, sans connexion des analyseurs sur lachaine nécessité d’aliquots pour les

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chaine nécessité d’aliquots pour lesanalyseurs

• Trop de coûts supplémentaires si en deux phases

TLA !

TAT Hemoglobine

80

100

120

140

160

180

200

TA

T(m

in)

Mean

Median

97,5p

95p

90p

0

20

40

60

80

jan/

06

mar

t/06

mei

/06

jul/0

6

sep/

06

nov/06

jan/

07

mrt/

07

mei

/07

jul/0

7

sep/

07

nov/07

jan_

08

mar

t_08

mei

_08

jul_08

sep/

08

nov/

08

jan/

09

mar

t 09

mei

/09

jul/0

9

sep/

09

nov/

09

jan/

10

mrt/

10

mei/1

0

jul/1

0

maand

90p

75p

période avant l’ installation (1 an)

• infrastructure• optimisation du process

> flux du travail> consolidation préalable (sérologie, hormonologie,

immunologie)

• analyseur – connexions SIL

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• analyseur – connexions SIL• définition des routes, volume d’aliquotage

appropriés.. pour chaque analyse• algorithmes de validation technique automatique• harmonisation des tubes de prélèvements, code à

barres

15/11/2003 installation au laboratoire

24/11/2003 premier tube passe sur le système!

13/01/2004 routine (7am – 4pm)

27

13/01/2004 routine (7am – 4pm)

01/04/2004 24/24h +/- 60 techniciens qualifiés

06/10/2006 remplacement analyseurs du chimie de routine

(Vitros 5.1FS) et remplacement software PGP par IM

avril - mai 2007 installation Sysmex HST sur-EnGen

installation 3ième Vitros 5.1FS

• tout (Ø 13mm)

sauf> services d’urgence et demandes de l’hôpital ‘très’ urgentes

motivées: tube centrifugé sur le système> prélèvements micro en pédiatrie> tubes diamètre différent

Que passe t-on sur le système EnGen?

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> tubes diamètre différent> fluides, urines: après transfert dans un récipient adapté

• sauf pendant:> entretien quotidien 10min> entretien hebdomadaire 1h> entretien annuel 2-3 jours> entretien/3ans 3-4 jours

fonctionnement: 24/24h

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• en cas de problèmes avec une module: les autresmodules restent en opération

• en 2009: 13 interventions OCD (>> software)

Objectifs obtenus ?

1) Réduction d’erreurs

> pas de données mesurables en relation avec les erreurspré-analytiques par le passé

> risque d’erreur réduit :> risque d’erreur réduit :nombre d’aliquots diminué de >1.250 à

+/- 150 par jour sur Engen

> risque pour les aliquots manuels: micro tubespédiatriques, tubes insuffisamment remplis

Objectifs atteints ?

2) Techniciens de Laboratoire

> au départ : objectif qualitatif

> Quantitatif ?

Pe. C.D. Hawker et al. (ARUP laboratoires), ClinChem 2002, 48:10 1761-1767Pe. C.D. Hawker et al. (ARUP laboratoires), ClinChem 2002, 48:10 1761-1767

25% réduction FTE: 49/200

> ROI: aspects financiers: amortissement annuel,contrat d’entretien et consomables:

par réduction des FTE

110%

120%

130%

140%

prestaties %

FTE labo %

70%

80%

90%

100%

2004 2005 2006 2007 2008 2009

Evolution nombre de techniciens FTE core lab

40

45

50

55

60

65

70

tota

ala

an

talF

TE

(ML

T+

Ad

m)

10

15

20

25

aa

nta

lFT

E(S

tra

at)

33%

1 tech/instrument

20

25

30

35

40

2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009

tota

ala

an

talF

TE

(ML

T+

Ad

m)

0

5

10

aa

nta

lFT

E(S

tra

at)

21%

of

- 8 FTE18,5 % of

- 10 FTEconsolidation

par jour 10 FTE:

ICT, QA, POCT...

Objectif atteint: Temps de réponse?

temps de réponse= TATtemps entre l’enregistrement SIL et le temps du résultatvalidé technique, disponible pour l’hôpital

devrait êtreTemps entre ‘prise de sang’ et résultat disponible

50 %

60 %

70 %

80 %

90 %

100 %

TAT Glucose

0 %

10 %

20 %

30 %

40 %

50 %

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

10

0

11

0

12

0

13

0

14

0

15

0

16

0

17

0

18

0

19

0

20

0

%

TAT Glucose: % (min)

TAT CRP

50 %

60 %

70 %

80 %

90 %

100 %

0 %

10 %

20 %

30 %

40 %

50 %

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

10

0

11

0

12

0

13

0

14

0

15

0

16

0

17

0

18

0

19

0

20

0

21

0

22

0

23

0

24

0

25

0

26

0

27

0

28

0

29

0

30

0

%

Résultats TAT

>Résultats ‘routine’ disponible ~1h30 aprèsréception dans le laboratoire

>Conséquences logistiques: complainte capacitédu système pneumatique de transportdu système pneumatique de transport

Automatisation post-analytique

> Validation technique: +/- 90% auto-validation enbiochimie

Deltacheckvaleurs de référence

> Addition automatique de commentaires (H,I,L)

> Réroutage (les tubes repassent pour dilution, re-> Réroutage (les tubes repassent pour dilution, re-analyse, en fonction des codes d’erreur)

> Réflexe (en fonction du résultat effectuer des analysessupplémentaires)

> archivage des tubes avec l’envoi des positionsd’archivage au LIS

conditions requises au système?

• Flexible/extensible: 3ième configuration en 4années

• Ouvert à: analyseurs hors connexion/en ligneanalyseurs non-OCDanalyseurs non-OCD> Expérience avec la liaison du Sysmex HST:

processus de longue durée (ZNA, OCD, TCA, Goffinet Meyvis, Sysmex Europe); bonne volonté cheztoutes les parties (5!)

> connexion réussie

> la plupart des problèmes à cause du software

HIS

LIS

LinkIT

Valab

Hémoglobine: de lademande au résultat: 14étapes

IM

TWIST

SIS

instrument analytique

TCA

LASC

Avenir/liste de souhaits

• Remplacement et connexion immuno-analyseurs

• Connexion coagulation routine

• Prescription connectée (electronic ordercommunication)communication)

• caméra: tubes reconnus

• module de rebouchage

• stockage réfrigéré, archivage réfrigéré de tubesprimaires et aliquots secondaires

questions?