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Le rôle de l’équipe webLe rôle de l’équipe webet ses relations avec les autres et ses relations avec les autres

intervenants dans l’application du intervenants dans l’application du nouveau règlementnouveau règlement

Benoît Girard, Benoît Girard,

conseiller stratégique au réseau des webmestresconseiller stratégique au réseau des webmestres

DAPC, MSGDAPC, MSG

IntroductionIntroduction

L’obligation de diffuser l’information par L’obligation de diffuser l’information par défaut crée un lien plus étroit entre les défaut crée un lien plus étroit entre les archivistes et l’équipe Webarchivistes et l’équipe Web

Il faut définir clairement le rôle de chacun Il faut définir clairement le rôle de chacun et jeter les bases de la collaboration plus et jeter les bases de la collaboration plus étroite à venir.étroite à venir.

Le rôle de l’équipe WebLe rôle de l’équipe Web

Diffuser l’informationDiffuser l’information

Le rôle de l’équipe WebLe rôle de l’équipe Web

Diffuser l’informationDiffuser l’informationS’assurer que l’information est intelligible S’assurer que l’information est intelligible

pour les usagers à qui elle est destinée;pour les usagers à qui elle est destinée;

Le rôle de l’équipe WebLe rôle de l’équipe Web

Diffuser l’information;Diffuser l’information;S’assurer que l’information est intelligible S’assurer que l’information est intelligible

pour les usagers à qui elle est destinée;pour les usagers à qui elle est destinée;

Le foyer de toutes les interventions de Le foyer de toutes les interventions de l’équipe Web: l’équipe Web: le service aux usagersle service aux usagers..

Le rôle des archivistes et des Le rôle des archivistes et des détenteurs de contenusdétenteurs de contenus

Centré sur la qualité des documents Centré sur la qualité des documents diffusés.diffusés.

Le rôle des archivistes et des Le rôle des archivistes et des détenteurs de contenusdétenteurs de contenus

Centré sur la qualité des documents Centré sur la qualité des documents diffusés.diffusés.

Exactitude du contenuExactitude du contenu

Le rôle des archivistes et des Le rôle des archivistes et des détenteurs de contenusdétenteurs de contenus

Centré sur la qualité des documents Centré sur la qualité des documents diffusés.diffusés.

Exactitude du contenuExactitude du contenuExhaustivité du contenu;Exhaustivité du contenu;

Le rôle des archivistes et des Le rôle des archivistes et des détenteurs de contenusdétenteurs de contenus

Centré sur la qualité des contenus à Centré sur la qualité des contenus à diffuser.diffuser.

Exactitude du contenuExactitude du contenuExhaustivitéExhaustivitéConformité aux normesConformité aux normesEtc.Etc.

Croisement des commandesCroisement des commandes

Pour assurer la diffusion conformément au Pour assurer la diffusion conformément au règlement, les archivistes passent des règlement, les archivistes passent des commandes à l’équipe Web ;commandes à l’équipe Web ;

Pour assurer un service adéquat aux Pour assurer un service adéquat aux usagers, l’équipe Web passe des usagers, l’équipe Web passe des commandes aux détenteurs de contenus commandes aux détenteurs de contenus et aux archivistes.et aux archivistes.

Le contexte de la collaborationLe contexte de la collaboration

La collaboration va se dérouler dans le La collaboration va se dérouler dans le cadre de deux ensembles distincts cadre de deux ensembles distincts d’opérations :d’opérations :La chaîne normale de traitement de La chaîne normale de traitement de

l’informationl’information

Le contexte de la collaborationLe contexte de la collaboration

La collaboration va se dérouler dans le La collaboration va se dérouler dans le cadre de deux ensembles distincts cadre de deux ensembles distincts d’opérations:d’opérations:La chaîne normale de traitement de La chaîne normale de traitement de

l’informationl’informationL’implantation initiale du règlement;L’implantation initiale du règlement;

Au terme de la période d’implantation,Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents une chaîne de traitement des documents adaptée au règlementadaptée au règlement

Au terme de la période d’implantation,Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents une chaîne de traitement des documents adaptée au règlementadaptée au règlement

Réception du document, nouvellement créé(ou ayant fait l’objet d’une demande d’accès recevable)

Création oudocumentexistant

Au terme de la période d’implantation,Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents une chaîne de traitement des documents adaptée au projet de règlementadaptée au projet de règlement

Le document arrivant est-il assujetti ? (oui ou nno)Si oui, il est destiné au site Web.

Création oudocumentexistant

Assujetti ?

Au terme de la période d’implantation,Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents une chaîne de traitement des documents adaptée au projet de règlementadaptée au projet de règlement

Le document est ensuite indexé.

Création oudocumentexistant

Assujetti ? Indexa-

tion

Au terme de la période d’implantation,Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents une chaîne de traitement des documents adaptée au projet de règlementadaptée au projet de règlement

Le document est ensuite élagué pour en masquerles renseignements personnels à protéger

Élagage PRP

Création oudocumentexistant

Assujetti ? Indexa-

tion

Au terme de la période d’implantation,Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents une chaîne de traitement des documents adaptée au projet de règlementadaptée au projet de règlement

Le document est ensuite préparé pour le site Web.

Prépa- ration

Élagage PRP

Création oudocumentexistant

Assujetti ? Indexa-

tion

Au terme de la période d’implantation,Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents une chaîne de traitement des documents adaptée au projet de règlementadaptée au projet de règlement

Numérisation ?

Le document est ensuite préparé pour le site Web.

Prépa- ration

Élagage PRP

Création oudocumentexistant

Assujetti ? Indexa-

tion

Au terme de la période d’implantation,Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents une chaîne de traitement des documents adaptée au projet de règlementadaptée au projet de règlement

Numérisation ?Reconnaissance optique des caractères ?

Le document est ensuite préparé pour le site Web.

Prépa- ration

Élagage PRP

Création oudocumentexistant

Assujetti ? Indexa-

tion

Au terme de la période d’implantation,Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents une chaîne de traitement des documents adaptée au projet de règlementadaptée au projet de règlement

Numérisation ?Reconnaissance optique des caractères ?Changement de format ?

Le document est ensuite préparé pour le site Web.

Création ouDocumentexistant

Assujetti? Index- ation

Prépa- ration

Élagage PRP

Au terme de la période d’implantation,Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents une chaîne de traitement des documents adaptée au projet de règlementadaptée au projet de règlement

Numérisation ?Reconnaissance optique des caractères ? Changement de format ?Traduction, etc. ?

Le document est ensuite préparé pour le site Web.

Création ouDocumentexistant

Assujetti? Index- ation

Prépa- ration

Élagage PRP

Au terme de la période d’implantation,Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents une chaîne de traitement des documents adaptée au projet de règlementadaptée au projet de règlement

Numérisation ?Reconnaissance optique des caractères ?Changement de format ?Traduction, etc. ?Multimédia ?

Le document est ensuite préparé pour le site Web.

Prépa- ration

Élagage PRP

Création oudocumentexistant

Assujetti ? Indexa-

tion

Au terme de la période d’implantation,Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents une chaîne de traitement des documents adaptée au projet de règlementadaptée au projet de règlement

Le document est enfin mis en ligne.

Dépôt du document en ligne.Ajout à la navigation.

Prépa- ration

Mise en ligne

Élagage PRP

Création oudocumentexistant

Assujetti ? Indexa-

tion

Autre terrain de collaborationAutre terrain de collaboration

Les coûts d’opération courante ne sont Les coûts d’opération courante ne sont pas les seuls auxquels les ministères et pas les seuls auxquels les ministères et organismes devront consentir ;organismes devront consentir ;

L’implantation de la nouvelle chaîne de L’implantation de la nouvelle chaîne de traitement constitue une démarche elle-traitement constitue une démarche elle-même onéreuse.même onéreuse.

Une démarche d’implantationUne démarche d’implantationDans la liste des documents assujettis, quels sont ceux qui nous concernent ?En quelle quantité ?

Inventaire

Une démarche d’implantationUne démarche d’implantationDans la liste des documents assujettis, quels sont ceux qui nous concernent ?En quelle quantité ?

Nécessité de statuer surles cas ambigus.

Inventaire

Une démarche d’implantationUne démarche d’implantationCertains documents requis devront peut-être être créés spécialement pour faire partie du site.

Inventaire Création

Une démarche d’implantationUne démarche d’implantationL’information elle-même doit-elleêtre corrigée et nettoyée avantsa diffusion ?

Inventaire Mise à

niveau Création

Une démarche d’implantationUne démarche d’implantationAménager les menus de navigation,les répertoires et les textes de présentation des nouveaux documents.

Inventaire Mise à niveau

Création Adaptation

du site

Une démarche d’implantationUne démarche d’implantation

Inventaire Mise à

niveau

Expliquer les nouvelles responsabilités ;Décréter des consignes et des règles ;S’assurer qu’elles sont correctement appliquées ;Établir des points de contrôle de qualité.

Création Adaptation

du site Nouvelle

procédure

ConclusionConclusion

J’espère que ces quelques remarques J’espère que ces quelques remarques vous aideront à partir du bon pied dans la vous aideront à partir du bon pied dans la collaboration qui vous attend.collaboration qui vous attend.

Je vous invite à amorcer les contacts le Je vous invite à amorcer les contacts le plus tôt possible. Comme tout autre plus tôt possible. Comme tout autre processus d’apprivoisement, celui-ci processus d’apprivoisement, celui-ci nécessite un mûrissement qui prend du nécessite un mûrissement qui prend du temps. temps.

Merci de votre attention Merci de votre attention

Des questions ?Des questions ?