Notice Bénévoles & Formationsad_benevoles-dev.restosducoeur.org/notice.pdf · Inscription des bénévoles de son centre à une formation Changement des droits d’un énévole Gestion

Notice du site Bénévoles & Formations 23 février 2017 Page 1 / 21

Notice Bénévoles & Formations 23 février 2017

Sommaire 1 Présentation ............................................................................................................................................... 2

1.1 Objectif ................................................................................................................................................ 2

1.2 Périmètres ........................................................................................................................................... 2

1.3 Déclaration CNIL .................................................................................................................................. 2

2 Les Entités .................................................................................................................................................. 3

3 Le bénévole ................................................................................................................................................ 3

3.1 Droit..................................................................................................................................................... 3

3.2 Identifiant, mot de passe .................................................................................................................... 5

3.3 Activité................................................................................................................................................. 5

3.4 Annuaire .............................................................................................................................................. 5

3.5 Prise en compte des modifications ..................................................................................................... 5

4 La formation ............................................................................................................................................... 6

4.1 Module ................................................................................................................................................ 6

4.2 Session ................................................................................................................................................. 6

5 La Page d’accueil ........................................................................................................................................ 6

6 Le contexte technique ............................................................................................................................... 7

7 Le contenu.................................................................................................................................................. 7

7.1 Description d’un bénévole .................................................................................................................. 7

7.2 Description d’une session de formation ............................................................................................ 7

7.3 Description d’une antenne .................................................................................................................. 8

7.4 Description d’un centre ....................................................................................................................... 8

7.5 Description d’une annexe ................................................................................................................... 9

8 Les fonctions accessibles selon les droits de l’utilisateur ........................................................................ 10

8.1 Animateur.......................................................................................................................................... 10

8.1.1 Créer un bénévole...................................................................................................................... 11

8.1.2 Inscrire un bénévole à une session ............................................................................................ 12

8.2 Suivi de centre ................................................................................................................................... 15

8.3 Chargé de formation ......................................................................................................................... 16

8.4 Administrateur AD............................................................................................................................. 17

8.5 Administrateur .................................................................................................................................. 18

9 Les listes (extrait) ..................................................................................................................................... 19

9.1 Annuaire ............................................................................................................................................ 19

9.2 Savoir faire......................................................................................................................................... 19

9.3 Formations recommandées par activité (principe)........................................................................... 20


1 PRESENTATION

1.1 OBJECTIF

Une Association Départementale des Restos du Cœur se doit de contracter une assurance pour ses

bénévoles et de leur dispenser les formations utiles à leur action. Chaque AD doit donc disposer d’un outil pour décrire les bénévoles actifs et suivre leur formation

Dans ce but et en accord avec le service informatique de l’Association Nationale, l’Association

Départementale de l’Ain a pris contact avec l’IUT Informatique de Bourg en Bress e (Université Lyon 1) pour créer sur Internet un site interactif de gestion de ses bénévoles. Dans le cadre d’un projet tuto ré de

2°année DUT Informatique de l’Université Lyon 1 à Bourg en Bresse, Mélanie Paday, Raynald Dantigny, Baptiste Lebeau et Ludovic Le Brech ont construit ce site en 2014. Flavie, bénévole de l’AD01, assure la

maintenance et la mise à disposition des évolutions. Le site est implanté sur un des serveurs des Restos du Cœur et accessible à l’adresse suivante (avec _ entre ad et bénévoles)

ad_benevoles.restosducoeur.org

1.2 PERIMETRES

L’organisation hiérarchique du site permet de décrire des antennes, des AD, des centres et des annexes avec des droits d’utilisateurs adaptés à chaque niveau

1.3 DECLARATION CNIL

La gestion des membres d’une association donne lieu à la dispense de déclaration CNIL suivante : « La dispense n°7 (ancienne norme simplifiée n°15) concerne les traitements de données personnelles mis en œuvre

par tout organisme privé ou public à des fins d’information et de communication externe. Elle s’applique aux sites internet institutionnels et aux fichiers de contacts. Elle exclut toute utilisation commerciale ou politique des données traitées. La dispense prévoit que seules peuven t

être enregistrées les données relatives à l ’identité, la vie professionnelle, les centres d’intérêts de la personne concernée, à l ’exception des données dites sensibles telles que les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, l’appartenance syndicale, l’état de santé ou la vie sexuelle des personnes.

Ces données peuvent être conservées pendant toute la durée nécessaire à la réalisation des finalités prévues et une mise à jour annuelle doit être prévue. Les personnes concernées doivent être informées lors de la collecte des données de l ’utilisation ultérieure de ces

données à des fins de communication ou d’information, et mises en mesure de s’y opposer »

La page d’accueil de chaque AD doit rappeler l’obligation d’information des bénévoles Les informations recueillies sont nécessaires à la gestion de l ’AD et font l ’objet d’un traitement informatique. En application des articles 39 et suivants de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, chacun bénéficie d’un droit d’ac cès et de

rectification aux informations le concernant. Les animateurs de centre sont garants de l’exercice de ce droit.

http://ad_benevoles.restosducoeur.org/


2 LES ENTITES Par ordre hiérarchique décroissant, on trouve :

- L’antenne o La création d’une antenne génère automatiquement la création d’une AD du même nom

- L’AD (Association Départementale) o La création d’une AD entraine automatiquement la création d’un centre du même nom

Ceci permet de décrire les bénévoles rattachés directement à l’AD - Le centre

o Un centre est l’entité Restos à laquelle on peut rattacher des bénévoles o Un centre fait partie d’une AD qui fait elle-même partie d’une Antenne

o La notion de centre s’applique à tous les types de structure Restos : centre de distribution, Antenne, AD, entrepôt…

- L’annexe o Une annexe est un sous ensemble d’un centre

o Un bénévole est créé dans un centre avec, si besoin, l’indication de rattachement à une annexe du centre

Cas particuliers - Le centre Formation Externe

o C’est un centre fictif qui regroupe les bénévoles génériques comme Formateur externe o C’est un centre créé manuellement dans chaque AD

- L’Antenne Apprentissage o C’est une antenne fictive destinée à la formation des utilisateurs o Elle a été créée avec 2 AD et plusieurs centres

Des identifiants particuliers permettent d’accéder à cet espace qui est géré strictement de la même manière que les entités réelles

3 LE BENEVOLE

3.1 DROITS

L’utilisateur dispose de droits qui valident l'accès à certaines actions et le périmètre d'action

Droits Périmètre

Actions Centre AD AN

Bénévole Pas d’accès au site

Gestion centre x

Création / modification des bénévoles de son centre Inscription des bénévoles de son centre à une formation Changement des droits d’un bénévole Gestion des mots de passe

Suivi de centre x Idem Gestion centre pour tous les centres de son AD

Chargé de formation

x Idem Suivi de centre sauf la partie création / modification des bénévoles

Création, modification, validation des sessions de formation

Administrateur AD

x

Toutes les fonctions : Animateur, Suivi de centre et Chargé de formation pour son AD

Création / Modification des centres et annexes de son AD Changement des droits d’un bénévole (sauf Administrateur) Mise à jour du message de bienvenue

Administrateur x Idem Administrateur AD pour toutes les Antennes Création / modification des Antennes, Centres et Annexes


Mise à jour des listes Activité, Module, Savoir-faire et Annuaire


Les changements de droits sont gérés à plusieurs niveaux

Les droits sont gérés par

Droits Gestion centre Suivi de centre Administrateur

AD Administrateur

général

Bénévole temporaire x x x x

Bénévole x x x x Animateur x x x x

Suivi de centre x x Chargé de formation x x

Administrateur AD x Administrateur général x

Tous les bénévoles sont comptés comme actifs sauf les bénévoles temporaires et ceux rattachés au centre Formation Externe

3.2 IDENTIFIANT, MOT DE PASSE

Tous les bénévoles avec des droits autre que bénévole et bénévole temporaire ont accès au site via un identifiant / mot de passe géré à partir du niveau Gestion centre. La création des identifiants et mots de passe est soumise aux règles suivantes :

Identifiant Mot de passe 8 caractères

Au moins 3 chiffres Au moins 5 lettres

Contrôle majuscule / minuscule

De 7 à 10 caractères

Au moins 1 chiffre Au moins 1 caractère spécial

Au moins 2 majuscules Au moins 2 minuscules

3.3 ACTIVITE

L’activité définit le domaine d'action du bénévole : accueil, distribution, inscription... La participation aux formations obligatoires est recherchée à partir de l'activité L’activité Animateur de formation caractérise la possibilité d’animer des sessions de formation. Le libellé de cette activité n’est pas modifiable et elle ne peut être rendue obsolète.

3.4 ANNUAIRE

L'annuaire définit le niveau de responsabilité

un responsable des inscriptions est noté Inscription en Activité et Resp Inscription en Annuaire l'édition d'un centre liste les coordonnées du centre et de ses différents responsables

3.5 PRISE EN COMPTE DES MODIFICATIONS

Tout changement (création d’un bénévole, modification d’une activité, passage inactif…) est pris en compte le jour de la modification

Il n’est actuellement pas gardé de trace des modifications


4 LA FORMATION

4.1 MODULE

Les modules de formation sont définis par l’AN

La liste des modules est gérée par l’Administrateur général

4.2 SESSION

Une session est la déclinaison locale d’un module national On ne gère que les formations des bénévoles de l’AD

Une session ne peut se dérouler que dans un centre de l’AD Un centre fictif nommé Formation externe est disponible dans chaque AD

Une session externe à l’AD pour des bénévoles de l’AD est localisée dans le centre fictif Formation Externe

Un formateur externe est un bénévole fictif du centre Formation Externe Un bénévole d’une autre AD qui suit une formation de l’AD sera inscrit dans son AD de rattachement

Seul un bénévole avec l’activité Animateur de formation peut être associé comme formateur. Les différents états d’une session sont :

Actions possibles

Statut Inscription de

participant

Edition de la

feuille présence

Visible dans la

page Accueil

Validation de la

présence En attente oui oui oui non

Démarrée non oui oui non

Clôturée non non non oui

à la clôture

5 LA PAGE D’ACCUEIL Plusieurs zones :

Identification de l’utilisateur, de ses droits et de son centre de rattachement, un lien pour la déconnexion

Un bandeau de fonctions personnalisé selon les droits Ces 2 zones sont toujours présentes à l’écran.

o L’icône Restos du Cœur permet le retour à la page d’accueil o La déconnexion est automatique après un temps d’inactivité

Le message d’accueil personnalisé par AD et modifiable par l’Administrateur AD La liste des sessions de formation en cours et le nombre de places encore disponibles

L’accès à une extraction des bénévoles n’ayant pas suivi une formation obligatoire liée à leur activité

En bas de toutes les pages, des liens renvoient vers cette notice, le site Internet des Restos et permet de communiquer avec les administrateurs via un lien Contact


6 LE CONTEXTE TECHNIQUE Le site est optimisé pour le navigateur Internet Firefox. L’utilisation via tout autre navigateur n’est pas garantie

7 LE CONTENU

7.1 DESCRIPTION D’UN BENEVOLE

7.2 DESCRIPTION D’UNE SESSION DE FORMATION


7.3 DESCRIPTION D’UNE ANTENNE

La création et la modification sont assurées par l’Administrateur

7.4 DESCRIPTION D’UN CENTRE

La création et la modification sont assurées à partir du niveau Administrateur AD


7.5 DESCRIPTION D’UNE ANNEXE

La création et la modification sont assurées à partir du niveau Administrateur AD


8 LES FONCTIONS ACCESSIBLES SELON LES DROITS DE L’UTILISATEUR

8.1 GESTION CENTRE

Dans l’export des bénévoles on trouve toutes les informations particulières à un bénévole (dont les savoirs faire et la disponibilité) sauf les activités qui sont accessibles via Exporter / Activités


8.1.1 Créer un bénévole

Les contrôles indiquent les anomalies :

- Absence du nom qui est une information obligatoire

- Format incorrect pour le n° de téléphone (10 chiffres sans espace) - …


-

8.1.2 Inscrire un bénévole à une session

- Choisir la session


- Inscrire un ou plusieurs bénévoles

- Valider


- En consultation, possibilité de désinscrire les bénévoles de son centre et d’éditer la feuille de présence


8.2 SUIVI DE CENTRE

Les droits sont identiques à la Gestion de centre mais pour tous les centres


8.3 CHARGE DE FORMATION

Le Chargé de formation dispose d’un accès à tous les centres sans possibilité de modifier les

bénévoles Il gère les sessions de formation


8.4 ADMINISTRATEUR AD

Les fonctions regroupent celles de l’Animateur de centre, du Suivi de centres et du Chargé de formation

De plus, o Il dispose d’un accès à tous les centres de l’AD o Il modifie le message d’accueil o Il crée les centres et les annexes o Il change les droits d’un bénévole


8.5 ADMINISTRATEUR

L’Administrateur dispose des fonctions d’Administrateur AD pour toutes les antennes o Il crée les antennes

De plus, o Il gère des listes communes à toutes les entités

liste de l’annuaire liste des activités

liste des modules liste des savoir-faire


9 LES LISTES (EXTRAIT)

9.1 ANNUAIRE

Liste annuaire

Animateur Resp Formation

Animateur adjoint Resp Formation adjoint

Chargé de formation Resp Informatique

Comptable Resp Informatique adjoint

Comptable adjoint Resp Inscription

Membre du bureau AD Resp Inscription adjoint

Membre du CA Resp Jardin

Resp Départemental Resp Jardin adjoint

Resp Départemental adjoint Resp Logistique

Resp Accueil Resp Logistique adjoint

Resp Accueil adjoint Resp Manifestation

Resp Aide à la personne Resp Manifestation adjoint

Resp Aide à la personne adjoint Resp Point Bébé

Resp Départemental Appros Resp Point Bébé adjoint

Resp Départemental Appros adjoint Resp Ramasse

Resp Chariots Resp Ramasse adjoint

Resp Chariots adjoint Resp Stock

Resp Conseil budgétaire Resp Stock adjoint

Resp Conseil budgétaire adjoint Resp Vestiaire

Resp Distribution Resp Vestiaire adjoint

Resp Distribution adjoint Secrétaire général

Resp Entrepôt Suivi de centre

Resp Entrepôt adjoint Trésorier Départemental

Trésorier Départemental adjoint

9.2 SAVOIR FAIRE

Savoir Faire

Accueil

Communication

Finance Budget

Formation

Informatique

Logistique

Social


9.3 FORMATIONS RECOMMANDEES PAR ACTIVITE (PRINCIPE)

Module

Activité _ A

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Accompagnement

Accueil x

Aide à la personne x

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Animateur de formation x x x x x x x x x

Chargé de formation x x x x x x x x x

Chauffeur

Comptable

Comptable départemental

Conseil budgétaire x

Distribution

Gestion des stocks

Informatique

Inscription x

Logistique

Membre du bureau AD

Membre du CA

Point Bébé

Pointage

Préparation

Préparation de commande

Ramasse

Resp Aide à la personne x

Resp Chariots

Resp Conseil budgétaire x

Resp départemental x

Resp départemental adjoint

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Resp Entrepôt

Resp Formation x

Resp Informatique

Resp Jardin x

Resp Manifestation

Secrétaire

Secrétaire général

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Trésorier départemental

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Chargé de formation x

Chauffeur x

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Comptable départemental x

Conseil budgétaire x

Distribution x

Gestion des stocks x x

Informatique x

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Logistique x

Membre du bureau AD x

Membre du CA x

Point Bébé x

Pointage x

Préparation x

Préparation de commande x

Ramasse x

Resp Aide à la personne x

Resp Chariots x

Resp Conseil budgétaire x

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Resp Informatique x

Resp Jardin x

Resp Manifestation x

Secrétaire x

Secrétaire général x

Suivi de centre x x x

Trésorier départemental x

Vestiaire x

Documents

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