NOTICE DE SAISIE DES LICENCES CLUB SUR LE f4. Saisie Licences SIFF · LICENCES CLUB SUR LE ... du siffa…

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    10-Sep-2018

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    NOTICE DE SAISIE DES

    LICENCES CLUB SUR LE

    SITE DE LA F.F.A.

    Le but de ce document est de servir de support aux bnvoles devant saisir et mettre

    jour les donnes des licencis de leur club chaque saison sur le site internet ddi de

    la fdration franaise d'athltisme.

    Rdig par l'U.S. Issoire Athltisme.

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    Accs au site internet :

    Ouvrir un navigateur internet et saisir l'adresse (URL) suivante :

    http://www.athle.com/siffa

    La page internet d'authentification suivante s'affiche

    Saisir comme utilisateur : siffa

    Et comme mot de passe : siffa

    Reste cliquer sur le bouton OK

    S'affiche alors la nouvelle fentre du site fdral o l'on peut s'identifier en tant

    qu'administrateur club

    Saisir comme code d'accs : c063012_Licences

    Et comme mot de passe : 2014Lic !

    http://www.athle.com/siffa

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    Le click sur le bouton Connexion ouvre la porte du site

    il faut cliquer sur le bouton bleu Licences

    Comment saisir une licence :

    .1. Si l'adhrent avait dj une licence la saison prcdente ET si aucune des

    informations le concernant (adresse, tlphones, courriel ) n'a chang ET si le type

    de licence voulu est le mme que la saison prcdente (Comptition, dcouverte,

    running, dirigeant)

    .2. L'adhrent existe dj sur une des saisons passes : la prcdente ou une plus ancienne et l'on veut modifier son type de licence ou mettre jour une donne

    personnelle.

    .3. Le nouvel adhrent n'a jamais t licenci

    .4. Le nouvel adhrent tait licenci dans un autre club

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    .1. Aucune modification apporter, juste saisir le certificat mdical

    Renouvellement rapide des licences d'un adhrent dj prsent l'anne

    prcdente:

    Valable pour un adhrent n'ayant aucune modification des donnes personnelles

    (tlphone, adresse, .) et conservant le mme type de licence (running, comptition

    encadrement, .)

    Saisir le n de licence puis cliquer sur le bouton Rechercher

    S'assurer que le choix Oui pour assurance individuelle accident est slectionn.

    Saisir la date du certificat mdical

    Saisir le courriel de l'adhrent

    Slectionner sa discipline principale et s'il y a lieu la discipline secondaire.

    Cliquer sur le bouton Renouveler la licence pour la saison.

    Identit acteur

    N lic.

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    .2. Renouvellement d'une licence avec mise jour des donnes de l'adhrent

    Gestion des acteurs permet aussi bien de renouveler une licence, mettre jour les

    donnes et saisir un nouvel adhrent

    S'affiche la liste des licencis selon les critres dans le cadre rouge.

    Slectionner un licenci dans la liste en cherchant dans les pages successives ou

    rechercher par le numro de licence ou le nom puis double cliquer sur le nom pour

    afficher le dtail par le choix Coordonnes dans le groupe Actions de la

    colonne de droite.

    Le Click sur le bouton Modifier permet de reprendre les informations voulues.

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    Prise de licence d'un acteur

    Slectionner le choix Licence du groupe Relations dans le menu vertical de

    gauche puis cliquer sur le bouton Renouvellement de la licence .

    Une fois le type de licence slectionn, la date du certificat mdical de moins de trois

    mois saisie, l'assurance individuelle slectionne Oui et l'adresse de courriel

    vrifie il ne reste qu' saisir une discipline principale et cliquer sur le bouton

    Valider le renouvellement.

    Ladresse email est OBLIGATOIRE en labsence saisir celle du club.

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    .3. Saisie d'un nouvel adhrent

    Gestion des acteurs permet de saisir un nouvel adhrent

    S'affiche la liste des licencis selon les critres dans le cadre rouge.

    Cliquer sur le bouton Ajout d'un acteur pour saisir l'identit de l'intress.

    Il est absolument essentiel aprs avoir saisi Nom et Prnom de vrifier l'existence de

    la personne. Pour cela cliquer sur -- Recherche des homonymes --

    S'affiche alors la liste des homonymes trouvs. Il faut alors vrifier par les dates de

    naissance si la personne n'a pas dj eu par le pass une licence.

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    Si l'on retrouve une personne dans la liste avec exactement la mme date de

    naissance, il est fort probable qu'il s'agisse du nouvel adhrent.

    A partir de l il faut stopper la saisie (pour ne pas gnrer un doublon de licence

    pour un mme individu) en cliquant sur le bouton annuler.

    Attention si lacteur na pas pris de licence depuis plus de trois ans (modification

    du siffa en septembre 2015) , il ne sera peut-tre pas possible de le trouver dans la

    grille de gestion des acteurs du point 1.

    Aprs s'tre assur en prenant contact, il faut :

    - soit gnrer une demande de mutation si la personne tait licenci lors de la saison prcdente, voir point 4 ci-aprs.

    - Soit saisir la licence comme un adhrent dj existant, voir point 1.

    Si aucune correspondance nest trouve dans la liste ou si la liste est vide, il suffit de

    fermer la fentre en cliquant sur le bouton Fermer puis de continuer la saisie des

    renseignements (Sexe, date de naissance, tlphones, ) et enfin de cliquer sur le

    bouton Valider l'ajout .

    S'affiche alors la mme fentre que pour un acteur existant permettant de renseigner

    la date du certificat mdical et le type de licence.

    Vous ne trouvez pas lathlte dans la gestion des acteurs en saisissant le numro

    de licence que vous avez trou ;v dans la liste des homonymes ???

    Normal les dveloppeurs de la fd nous font des farces

    Appliquer la mthode ci-aprs

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    Certaines modifications des interfaces de gestion des acteurs ont introduit un filtre sur

    un nombre dannes limits (3 ans introduit en 2015)

    Dans ce cas retour au point 3.

    Saisissez toutes les donnes dans lcran du nouvel acteur sans vous soucier de la

    recherche dhomonyme.

    En fin de saisie, validez en toute mauvaise conscience ;-) pour voir safficher un

    message de rappel lordre.

    Reste cliquer sur ICI pour voir lacteur dans la grille

    Il est alors possible de slectionner lathlte en cliquant sur la ligne et accder aux

    informations. Saisir sa licence comme au point 1 devient possible. Ouf !!!

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    .4. Saisie d'une demande de mutation (licenci venant d'un autre club)

    A partir du sous-menu LICENCES choisir Gestion des demandes de mutation .

    Cliquer le bouton Ajout d'une nouvelle demande

    Saisir le n de licence et cliquer sur le bouton Rechercher

    Aprs avoir vrifi les informations du licenci et leurs correspondance avec le

    bulletin d'adhsion il ne reste qu' cliquer sur le bouton Valider la demande pour

    que soient gnrs les documents de mutation.

    Quand celle-ci aura t valide par ligue et club de dpart, elle changera de statut ce

    qui permettra la saisie de la licence, sur laquelle il faudra alors renseigner les

    nouvelles coordonnes de l'adhrent.

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    Divers fonctionnalits :

    R-expdition de l'email de licence

    Dans la partie droite de l'cran et le groupe Relations choisir la ligne Licence

    puis cliquer sur le bouton R-expdition de l'email licence pour renvoyer le

    courriel de prise de licence et information de connexion au site de la fd directement

    l'adhrent.

    Rcupration de la fiche licence (= attestation de licence)

    Dans la partie gauche de l'cran et le groupe Autres choisir la ligne Fiche acteur

    choisir la deuxime ligne A03 - Attestation de licence avec logo puis cliquer sur

    le bouton Prparer la fiche

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    Rcupration du fichier des licencis

    Dans le sous-menu Autres le choix Etats amne sur des ditions de documents

    Dans la partie centrale 05 - LISTE , choisir la premire ligne L1.1-Informations

    des licencis

    Saisir le n du club, conserver le format du rsultat pdf , puis cliquer sur le

    bouton Excuter

    Dans le bandeau vert cliquer sur Etat des ditions () pour avoir accs la liste des

    fichiers en attente de cration et pouvoir le rcuprer quand celui-ci est gnr.

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    1 cliquer sur Actualiser la liste pour faire apparatre le bouton 2 quand celui-ci

    n'est pas prsent ce qui est le cas tant que le fichier est en cours de cration. Le clic

    sur 2 affiche, en une page internet, le fichier des licencis au format pdf

    Il ne reste qu' l'enregistrer par l'icne de disquette ou en cliquant avec le bouton de

    droite et choisissant Enregistrer sous .Sortie du SIFFA en cliquant sur Quitter

    en haut droite de la page.

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